Les phases du processus d'achat

Table des matières

La phase précontractuelle : Planification

Elle comprend la définition des besoins et le plan d’achat, ainsi que les activités connexes jusqu’à la diffusion de l’invitation à soumissionner. Voici une liste des activités qui pourraient survenir durant cette phase :

  • Réviser la demande de biens et de services, le budget et le besoin de sécurité
  • Réviser les besoins et analyser les options
  • Réviser l’énoncé des travaux
  • Déterminer les facteurs de performance environnementale
  • Choisir l'instrument d'approvisionnement approprié
  • Cerner les aspects liés à la propriété intellectuelle
  • Élaborer la stratégie d'achat
  • Réviser la justification d'un marché non concurrentiel
  • Réviser les critères d'évaluation
  • Élaborer le document de demande de soumissions
  • Déterminer le mode de sélection de l'entrepreneur
  • Approbation du processus d'achat

La phase précontractuelle est expliquée en plus grande détail dans le Guide des approvisonnements de TPSGC :

La phase contractuelle : Demande de soumissions et attribution du contrat

Elle regroupe toutes les activités allant du lancement de l’appel d’offres à l’attribution du contrat. Voici une liste d’activités qui pourraient survenir durant cette phase :

  • Lancer l’appel d'offres
  • Publier un Préavis d'adjudication de contrat (PAC)
  • Traiter les énoncés d'aptitudes des fournisseurs intéressés
  • Demande de propositions non concurrentielles
  • Répondre aux demandes des soumissionnaires
  • Tenir une conférence des soumissionnaires
  • Visite des lieux
  • Évaluer les soumissions concurrentielles
  • Évaluer les propositions non concurrentielles
  • Vérifier et confirmer les attestations de sécurité
  • Défis inhérents à la passation de marché
  • Attribuer le marché
  • Informer les soumissionnaires non retenus

La phase contractuelle est expliquée en plus grande détail dans le Guide des approvisonnements de TPSGC :

La responsabilité liée aux éléments de la phase contractuelle incombe généralement à l'agent de négociation des contrats, bien que les ministères clients soient responsables de certains éléments voir (l'Annexe 1.2 du Guide des approvisonnements de TPSGC).

La phase de la gestion du contrat : Après l'attribution du contrat

Elle comprend les activités telles que le contrôle de l’avancement des travaux, le suivi des livraisons, les modalités de paiement. Voici une liste des activités qui pourraient survenir durant cette phase :

  • Réunion de départ (procès verbaux afin d’avoir toute l’information)
  • Autorisations de tâches
  • Faire des suivis sur l’avancement des travaux
  • Régler les différends
  • Modifier le marché

Pour plus amples renseignements, voir le Guide des approvisonnements, Chapitre 8 : Gestion des contrats.

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La phase post-contractuelle : Clôture, garantie et vérification

Elle comprend les dernières interventions dans le dossier. Voici une listes des activités qui pourraient survenir durant cette phase :

  • Modification finale au contrat
  • Derniers paiements
  • Preuve de livraison
  • Remboursement des garanties financières du marché et des retenues
  • Vérification des marchés prévoyant le remboursement des coûts
  • Reprise de la propriété intellectuelle de l'État et du matériel fourni par le gouvernement
  • Réclamations au titre de la garantie
  • Règlement des réclamations de l'entrepreneur
  • Évaluation du rendement de l'entrepreneur
  • Évaluation des avantages pour l'environnement
  • Satisfaction de la clientèle
  • Dossier suffisamment documenté
  • Classement du dossier

Pour plus amples renseignements, voir le Guide des approvisonnements, Chapitre 8 : Gestion des contrats.