Définir les besoins

Table des matières

• Remplir et soumettre la demande
• Accuser réception de la demande d'achat
• Prendre connaissance de la demande d'achat
• La définition des besoins
• Renseignements supplémentaires

Remplir et soumettre la demande

Lorsque Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) achète des biens ou des services au nom d’un ministère ou organisme client, le client doit remplir le formulaire de Demande de biens et de services et construction (PWGSC-TPSGC 9200) et le soumettre à une unité d’attribution de TPSGC.

Présenter une demande complète est l'un des meilleurs moyens d'accélérer l'attribution de votre demande à un agent d'approvisionnement. Voici des trucs pour remplir et soumettre une demande :

• Obtenez le formulaire de demande.
• Vérifiez si votre demande est complète avec la liste de contrôle des demandes.
• Incluez le Numéron d'idetification de biens et services (NIBS), un code d’identification unique des biens et services. Par exemple, le NIBS pour les fruits et légumes est N8915.
• Remplissez, si nécessaire, la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) de façon électronique avec les Services en direct de sécurité industrielle (SEDSI) (pour des exigences relatives à la sécurité, remplir les Services en direct de sécurité industrielle) qui accélèrera la production des clauses de sécurité nécessaires à votre demande.
• Joignez toute documentation technique ou énoncé des travaux (EDT) pertinents.
• Envoyez votre demande remplie a) par courriel et b) à l’unité d’attribution appropriée de votre secteur.

Accuser réception de la demande d'achat

Vous devez d'abord accuser réception de la demande d'achat qui vous a été adressée. Vous devez le faire rapidement, généralement dans un délai d'au plus cinq jours ouvrables.

Prendre connaissance de la demande d'achat

Puis, vous devez en prendre connaissance attentivement le formulaire TPSGC 9200 Demande de biens et de services, et construction, pour savoir si elle comprend toute l'information dont vous avez besoin pour lancer le processus d'achat. La Liste de contrôle des demandes de TPSGC peut vous aider dans votre démarche.
Quelques questions à poser, par exemple :

• Le responsable chargé du contrôle du budget au sein du groupe de votre client a-t-il approuvé l'opération d'achat ?
• Le montant approximatif de financement semble-t-il suffisant?
• Les codes financiers sont-ils indiqués?
• Les instructions relatives à la facturation sont-elles fournies?
• Les facteurs de performance environnementale ont-ils été traités?
• Cette demande est-elle assujettie aux dispositions d'une entente sur les revendications territoriales globales?
• Une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) est-elle exigée?
• Les délais et les calendriers de livraison sont-ils réalistes ou faut-il prendre des mesures spéciales pour pouvoir les respecter?
• Les biens ou les services sont-ils définis de façon adéquate dans la demande, dans les documents techniques qui y sont joints ou l'énoncé des travaux?

La définition des besoins

À cette étape du processus d'achat, la nature des biens ou des services, leur utilité, le calendrier de livraison et les points de destination sont les principaux facteurs qui déterminent les besoins. Si vous et votre client pouvez décrire clairement tous ces facteurs, vous avez défini exactement les besoins. Il se peut que vous deviez préciser d'autres facteurs; c'est alors l'expérience qui vous permettra de savoir ce à quoi vous devez être attentif.

Lorsque vous avez défini clairement, avec votre client, les besoins à satisfaire, vous devez vous assurer qu'ils sont exprimés selon des termes qu'un entrepreneur compétent pourra comprendre.

L'un de vos objectifs consiste à réaliser le meilleur rapport qualité-prix pour vos clients. En fait, l'objectif de tous les marchés de l'État consiste à faire l'acquisition de biens et de services de manière à :

• favoriser la transparence, la concurrence et l'équité
• respecter les objectifs nationaux, tels que le développement industriel régional, le développement économique des autochtones et l'environnement; et
• obtenir le meilleur rapport qualité-prix qui soit.

Dans de nombreux cas, on peut réaliser le meilleur rapport qualité-prix à l'étape de la définition des besoins. Il se peut que vous deviez faire des compromis sur certaines questions, comme la qualité, le service, le coût et la facilité de l'opération, et établir un lien entre le marché et un secteur d'activité ou une région en particulier. Prenons l'exemple de la qualité : la meilleure qualité technique, parce qu'elle est sans doute trop chère, pourrait ne pas vous permettre de réaliser la meilleure opération d'achat.

Après avoir défini les besoins de votre client et s'il faut faire appel à la concurrence, vous devez collaborer à la rédaction de l'Énoncé des travaux (EDT).

Renseignements supplémentaires

Pour de plus amples renseignements, veuillez voir le Guide des approvisionnements de TPSGC, Chapitre 2 : Définition des besoins et réception d'une commande.