Administrer le contrat

Partie importante de la gestion des contrats, l'administration des contrats comprend les activités exécutées après l'attribution d'un contrat, afin de s'assurer que les dossiers sont tenus de manière appropriée et que l'entrepreneur se conforme aux exigences du contrat.

Table des matières

Un contrat entièrement exécuté

Un contrat est entièrement exécuté lorsque :

  • dans le cas de bons de commande ou de contrats à prix ferme, lorsque les biens ou les services à fournir ont été clairement définis, que les prix ont été précisés et que tous les biens et services à fournir l’on été conformément aux normes de qualité définies dans le contrat.
  • lorsque le client a reçu et accepté les biens et les services, qu’on lui a facturés et qu’il a payés conformément aux conditions de prix et à la base de paiement du contrat.
  • à la condition qu’il n’y ait pas de lacunes non corrigées, de changements, de paiements ou de demandes de paiement en suspens, qui exigent des mesures d’autorisation formelle.

Un contrat n’est pas entièrement exécuté

Un contrat n'est pas entièrement exécuté dans les cas suivants :

  • Produits et services livrables - Un contrat est considéré entièrement exécuté seulement lorsque tous les produits et services à livrer ont été reçus, acceptés et payés.
  • Les contrats sont soumis à une vérification - Ces contrats doivent être vérifiés et on pourrait éventuellement rajuster les coûts et la marge bénéficiaire admissible avant d’établir un modificatif contractuel final. Les contrats à coûts remboursables obligent l’entrepreneur à déposer un document obligatoire auprès de l’agent d’approvisionnement à la fin des travaux ou chaque année, dans le cas d’un contrat pluriannuel. Le modificatif contractuel final doit être conforme aux résultats de la vérification; on doit aussi résoudre ou négocier, avec l’agent d’approvisionnement, toutes les questions litigieuses dont fait état le rapport de vérification.
  • L'activité de cessation du contrat se poursuit - Ce contrat exige des procédures spéciales, notamment l’établissement d’un avis de cessation, dans le cadre de la clôture du contrat. Le type de mesures de cessation ou de clôture à prendre dépend des motifs de la cessation, par exemple pour raisons de commodité, de défaut ou d’accord réciproque.
  • Il y a des problèmes de propriété intellectuelle - Il s’agit des contrats qui comportent des travaux de recherche et de développement pour lesquels l’État continue d’être propriétaire, ce qui oblige à respecter les droits de propriété intellectuelle de l’État, les droits sur la conception et les données, les brevets et les licences permettant d’utiliser ces droits de propriété intellectuelle. L’entrepreneur doit soumettre un document faisant état des travaux particuliers, par exemple les activités de conception, qui ont été mis en application dans le cadre du contrat. Il faut les déclarer aux Services juridiques et obtenir le document de divulgation, le cas échéant, avant la clôture du contrat.

Il appartient à l’agent d’approvisionnement de s’assurer que toutes les mesures contractuelles nécessaires sont prises avant de considérer que le contrat est entièrement exécuté.

Renseignements supplémentaires

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 8 : Gestion des contrats.