Attribuer le contrat

Table des matières

Types de contrats

Un contrat peut être attribué à n'importe quel moment, après la date de clôture des soumissions et l'exécution de l'évaluation, et avant la date d'expiration de la période de validité des soumissions. Le type de contrat dépendra du genre de demande de soumissions émise.

On retrouve parmi les types de documents contractuels, les suivants :

La carte d'achat du gouvernement

Cette carte d'achat est confiée aux agents d'approvisionnement et aux commis aux achats qui répondent à certaines conditions, pour leur permettre d'acheter des biens ou des services jusqu'à concurrence de 5000$. Il s'agit de la méthode la moins complexe pour la passation des marchés. La carte d'achat est essentiellement une carte de crédit; elle permet d'acheter des biens, comme on le ferait avec une carte de crédit personnelle dans un grand magasin. Votre gestionnaire ou votre supérieur hiérarchique vous fera savoir si vous pouvez en utiliser une.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 3 : Section 3.155 Cartes d'achat.

Le bon de commande

On établit un bon de commande lorsqu'on lance une demande de prix. En principe, on demande d'indiquer des prix par téléphone, pour ensuite les faire confirmer par écrit.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Section 7.5 : Attribution de contrats.

Votre offre ou proposition est acceptée

On se sert de ce document lorsqu'on demande des offres ou des propositions et que l'offre ou la proposition acceptée est déposée par écrit. On se sert de ce type de document uniquement lorsque le projet de contrat tient compte des clauses et des conditions proposées ou convenues par écrit avec le fournisseur retenu. Ce document doit rappeler l'offre ou la proposition et toutes les modifications qui s'y sont apportées.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Section 7.5 : Attribution de contrats.

Vous êtes invité à ...

On se sert du document qui porte ce titre lorsqu'on demande des propositions et que la proposition acceptée est transmise par téléphone, ou dans tous les cas dans lesquels le projet de contrat peut comporter une clause ou une condition qui n'a pas été convenue par écrit avec l'entrepreneur retenu. Ce type de document constitue une contre-offre, que l'entrepreneur retenu doit accepter.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Section 7.5 : Attribution de contrats.
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L'offre à commandes

L'offre à commandes n'est pas un contrat. Toutefois, la commande subséquente passée dans le cadre d'une offre à commandes devient un contrat.

Pour une liste des formulaires qui sont utilisés pour les commandes subséquentes à une offre à commandes, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.20.10 Formulaires d'offre à commandes.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Section 7.10 Émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement.

L'arrangement en matière d'approvisionnements

Cette méthode d'approvisionnement vous permet de lancer un appel d'offres auprès d'un ensemble de fournisseurs dont les compétences techniques sont présélectionnées et établies. L'arrangement en matière d'approvisionnements n'est pas un contrat : la signature de ce document seulement n'engage pas la responsabilité des deux parties selon la loi. Toutefois, cette méthode permet d'accélérer le traitement des contrats qui deviendront exécutoires selon la loi. L'arrangement en matière d'approvisionnements comprend un minimum de clauses et de conditions s'appliquant à chaque contrat.

Rappelez-vous qu'il n'y a pas de contrat selon la loi entre vous et le fournisseur tant que ce dernier n'a pas rempli intégralement le formulaire d'arrangement en matière d'approvisionnement et que ce formulaire n'a pas été accepté par le client.

Pour les formulaires qui sont utilisés par les ministères clients, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.25.1 Procédures d'arrangement en matière d'approvisionnement.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement.

Avis aux soumissionnaires non retenus

Les agents de négociation des contrats devraient informer les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu'ils n'ont pas été retenus dès que possible après l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Section 7.35 Avis aux soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus.

Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires non retenus

En conformité avec la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et des divers accords commerciaux, tout fournisseur peut bénéficier d’un compte rendu du gouvernement fédéral à la suite de l’attribution d’un marché concurrentiel. Cela s’applique également aux offres à commandes et aux arrangements en matière d’approvisionnement.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Section 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus.

La divulgation de renseignements

Il faut faire preuve de prudence en communiquant les renseignements afin de protéger ceux de nature confidentiels relatifs à d'autres soumissions. La divulgation de renseignements relatifs à d'autres soumissions par les agents de négociation des contrats doit comprendre :

  • le nom du soumissionnaire retenu;
  • la valeur du contrat attribué ;
  • le résultat global de l'évaluation du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu;
  • un résumé des raisons pour lesquelles le soumissionnaire n'a pas été retenu, en renvoyant aux critères d'évaluation et à la méthode de sélection;
  • s'il y a lieu, des données très générales sur les avantages de l'offre retenue, en veillant à ne pas divulguer de renseignements commerciaux confidentiels.

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Section 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus.

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Les plaintes

Si les soumissionnaires le demandent, les agents de négociation des contrats devraient fournir les données générales suivantes concernant les organismes judiciaires ou quasi-judiciaires auxquelles s'adresser en cas de contestation. Pour tout achat, un fournisseur peut avoir recours à l'un des moyens suivants s'il désire contester un processus d'achat :

Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE)

La question de savoir si le TCCE a ou n'a pas la compétence pour un besoin particulier dépendra des facteurs tels que l'institution fédérale chargée de l'achat, la valeur estimative de l'achat, ainsi que de la nature des biens, des services ou des services de construction dont il est question.

De plus amples renseignements peuvent être obtenus en visitant le site Web du TCCE.

Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA)

Si la valeur de l'achat est inférieure au seuil minimal établit en vertu de l'Accord de libre-échange canadien (ALEC) le BOA peut avoir juridiction à procéder à un examen.

De plus amples renseignements peuvent être obtenus en visitant le site Web du BOA.

Renseignements supplémentaires

Pour de renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 7 : Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement.