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7. Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement

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L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

7.1 Aperçu de l'attribution de contrats et l'émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement

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  1. Le présent chapitre décrit le processus d'attribution d'un contrat à un soumissionnaire retenu, ainsi que le processus d'autorisation du recours à une offre à commandes (OC) ou à un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) établi avec un offrant ou un fournisseur retenu. Il contient également des instructions générales sur la divulgation de renseignements sur les résultats de la demande de soumissions.
  2. Avant l'attribution ou l'émission du document, l'agent de négociation des contrats doit vérifier si les éléments suivants ont été dûment traités :
    1. les exigences relatives à la sécurité industrielle (voir 3.55 Exigences relatives à la sécurité industrielle (personnel ou organismes) et 5.15 Vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité);
    2. les mesures correctives du rendement du fournisseur (voir 8.180 Politique sur le rendement des fournisseurs);
    3. la capacité financière ou la garantie financière du fournisseur (voir 5.60 Capacité financière de l'entrepreneur);
    4. l'attribution ou l'émission a été faite conformément à l'approbation obtenue et à toute exception aux pouvoirs d'approbation internes (voir l'article 1.1. de l' Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne);
    5. les dispositions relatives à l'intégrité (voir l'article 5.16 Conformité en matière d'intégrité);
    6. le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi (consulter l'Annexe 5.1 Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi).
  3. Signature électronique : Lorsqu’il attribue un contrat ou émet une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement, l’agent de négociation des contrats peut choisir de signer électroniquement la page couverture du document contractuel en se servant de maCLÉ (ou d’un certificat d’infrastructure à clés publiques [ICP]) pour s’auto-identifier. L’agent de négociation des contrats doit sauvegarder le document achevé à l’extérieur de l’Environnement automatisé de l’acheteur (EAA), en format PDF. Il pourra alors signer électroniquement le document en utilisant Adobe Acrobat ou un autre logiciel générateur de documents en format PDF après qu’il se soit auto-identifié à l’aide de maCLÉ (ou d’un certificat ICP).

7.5 Attribution de contrats

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  1. Un contrat peut être attribué à n'importe quel moment, après la date de clôture des soumissions et l'exécution de l'évaluation, et avant la date d'expiration de la période de validité des soumissions. Le type de contrat dépendra du genre de demandes de soumissions émises.
  2. Un bon de commande sera émis une fois que les prix auront été reçus, soit à la suite d'une demande de prix ou d'un achat par téléphone. Si les demandes sont faites par téléphone, le fournisseur doit confirmer, par écrit, les modalités du bon de commande.
    Nota : Avant d’émettre un bon de commande, les agents de négociation des contrats doivent suivre le processus de vérification de l’intégrité décrit à l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité.
  3. Un document qui porte la mention « Nous acceptons votre soumission/proposition » sera émis pour toute soumission ou proposition demandée, et lorsque la soumission ou la proposition acceptée a été reçue par écrit. Ce genre de document est utilisé lorsque le contrat représente fidèlement les conditions proposées ou acceptées par écrit par le soumissionnaire retenu. Le document devrait faire référence à la soumission ainsi qu'à ses modifications.
    Nota : Les contrats de construction sont attribués à la suite d'un processus de soumission et d'acceptation. Le soumissionnaire présente la soumission et le formulaire d'acceptation dûment rempli, et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lui transmet un document d'acceptation.
  4. Un document portant la mention « Vous êtes invité à » est émis lorsque le contrat proposé peut comporter une condition non convenue par écrit par le soumissionnaire retenu. Ceci correspond à une contre-offre de la part de TPSGC, et il doit être accepté par le soumissionnaire retenu, par écrit, pour constituer un contrat juridiquement valable.
    Nota : Les documents qui portent la mention « Vous êtes invités à » et, dans certains cas, les bons de commande , ne sont pas des contrats, mais uniquement des offres faites par TPSGC à des entrepreneurs éventuels. Bien qu'il n'y ait pas de contrat au sens de la loi, ces offres constituent habituellement une confirmation que l'agent de négociation des contrats comprend les conditions qui sont acceptables pour le soumissionnaire retenu. Si le soumissionnaire retenu n'accepte pas l'offre de TPSGC ou qu'il y propose des modifications au contrat, il faut s'adresser aux Services juridiques.
  5. Accords officiels. Les agents de négociation des contrats doivent consulter les Services juridiques lorsqu'ils envisagent la possibilité de passer ce genre de contrat.

7.10 Émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement

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Après que le processus de la demande d'offres à commandes (DOC) ou de la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) est initié, un document d'autorisation est émis  qui confère aux agents de négociation des contrats et aux ministères clients, s'il y a lieu, le droit d'avoir recours le document d'achat. Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation de ces documents d'achat, voir les articles 3.5 Instruments d'achat existants, 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels, 4.10.20 Demande d'offres à commandes et 4.10.25 Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement.

7.10.1 Offres à commandes

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  1. Le document d'autorisation pour établir des offres à commandes (OC), intitulé « Autorisation de passer des commandes subséquentes à une offre à commandes », peut prendre différentes formes :
    1. une « offre à commandes principale et nationale (OCPN) », qui est généralement émise à l'intention de tous les ministères. Les agents de négociation des contrats de TPSGC et les ministères clients sont tous autorisés à passer des commandes subséquentes;
    2. une « offre à commandes individuelle et ministérielle (OCIM) », qui est généralement émise à l'intention d'un seul client. Seuls les agents de négociation des contrats de TPSGC sont autorisés à passer des commandes. Il existe toutefois une exception à cette règle : les OCIM portant sur l'achat de logiciels, dont la structure est semblable aux OCPN, autorisent les clients à passer eux-mêmes des commandes subséquentes;
    3. une « offre à commandes individuelle et nationale (OCIN) », qui est généralement émise à l'intention d'un seul client. Les agents de négociation des contrats de TPSGC et les ministères clients sont autorisés à passer des commandes subséquentes;
    4. une « offre à commandes principale et régionale (OCPR) », qui est généralement émise à l'intention de plusieurs clients à l'intérieur d'une région géographique précise; et
    5. une « offre à commandes individuelle et régionale (OCIR) », qui est généralement émise à l'intention d'un seul client à l'intérieur d'une région géographique précise.
  2. Les commandes subséquentes doivent être passées selon les procédures énoncées dans l'offre à commandes et, dans le cas d'offres à commandes multiples, conformément à la méthode de commande subséquente décrite dans toutes les offres à commande citées en référence. La valeur des commandes subséquentes ne peut pas être supérieure à la limite contractuelle établie dans l'offre à commandes. Pour de plus amples renseignements sur la limite admissible des commandes subséquentes, voir l'article 4.10.20.1(a).
  3. En passant une commande subséquente à une offre à commandes, l'utilisateur désigné confirme qu'il accepte l'offre. L'offre à commandes (l'offre) et la commande subséquente (l'acceptation) constituent un contrat exécutoire entre le Canada et l'offrant. Plusieurs options existent afin d’émettre une commande subséquente :
    1. la carte d’achat (Visa ou MasterCard) pour les commandes subséquentes à faible valeur,
    2. PWGSC-TPSGC 942 Commande subséquente à une offre à commandes
    3. PWGSC-TPGSC 942-2 Commande subséquente à une offre à commandes (Livraison multiple)
    4. PWGSC-TPSGC 944 Commande subséquente à plusieurs offres à commandes (anglais seulement)
    5. PWGSC-TPSGC 945 Commande subséquente à plusieurs offres à commandes (français seulement)

7.10.5 Arrangements en matière d'approvisionnement

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  1. L'autorisation de recourir à un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) sera sous forme d'un document d' AMA émis à l'intention de tous les ministères clients. Les ministères clients peuvent être autorisés ou non à attribuer des contrats ou à émettre des demandes de soumissions. S'ils sont autorisés à le faire, ils attribueront des contrats en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués, selon les autorisations financières qui leur sont accordées. Dans le cas des contrats que les ministères clients ne sont pas autorisés à passer, TPSGC agira en qualité d'autorité contractante.
  2. Les contrats subséquents doivent être attribués conformément aux procédures, et aux limites contractuelles, établies dans l'arrangement en matière d'approvisionnement.

7.15 Entité juridique

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  1. Peu importe le type de document d'approvisionnement utilisé, l'agent de négociation des contrats doit veiller à ce que le document soit établi avec un fournisseur qui est une entité juridique ayant la capacité juridique nécessaire pour conclure le contrat, et que le nom légal du fournisseur soit utilisé.
  2. La possession d'un numéro d'entreprise – approvisionnement (NEA) n'est pas l'équivalent de posséder la capacité juridique de conclure un contrat. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le fournisseur possède la capacité juridique de conclure un contrat.
  3. Par exemple, un contrat ne peut pas être attribué à une division d'une société, puisqu'il ne s'agit pas d'une entité juridique. Il est possible que les noms des fournisseurs soient abrégés dans les listes informatisées de fournisseurs.  Dans certains cas, une entité juridique (une société à dénomination numérique, par exemple) utilisera un nom commercial dans ses opérations courantes. Dans de tels cas, l'appellation légale (soit la dénomination numérique de la société) doit être utilisée, mais elle pourrait être suivie de la mention « exploitée également sous le nom de ________(insérer le nom commercial). »

7.20 Lettre d'intention

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  1. Lorsque la livraison de biens ou la prestation de services en temps opportun pourrait être compromise par de longues négociations, une lettre d'intention autorise le commencement des travaux avant l'attribution du contrat. Cette lettre est un engagement obligatoire à passer un contrat avec un fournisseur désigné.
  2. Les lettres d'intention peuvent seulement être utilisées dans des circonstances exceptionnelles, et elles ne doivent être émises qu'avec l'approbation préalable du sous-ministre (SM).
  3. La lettre d'intention est émise à la suite de l'approbation, du SM des conditions déjà convenues avec l'entrepreneur proposé, mais avant l'approbation de toutes les modalités du contrat proposé.
  4. Les lettres d'intention sont rédigées par les Services juridiques, en collaboration avec l'agent de négociation des contrats.
  5. Aucun engagement contractuel ne peut être pris à titre de première étape d'un achat qui pourrait nécessiter l'approbation du Conseil du Trésor.
  6. La lettre d'intention doit décrire exactement les travaux autorisés, préciser le maximum des engagements du Canada, exprimés en termes de dépenses engagées par l'entrepreneur, et préciser les modalités de paiement. Le numéro de série qui sera attribué au contrat subséquent doit être indiqué dans la lettre d'intention.
  7. Après l'approbation par le SM, la lettre d'intention originale doit être signée par le pouvoir de signature du contrat compétent, et distribuée de la même manière qu'un contrat.
  8. Une fois que toutes les modalités du contrat proposé sont négociées, le document d'approbation du contrat sera soumis aux fins d'examen et d'approbation aux niveaux appropriés.
  9. L'agent de négociation des contrats doit préciser clairement dans le contrat que les travaux autorisés dans la lettre d'intention ne doivent pas être réalisés une deuxième fois.

7.25 Lettres d'autorisation

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Des lettres d'autorisation peuvent être émises après l'approbation finale du document d'approbation du contrat, pourvu que l'entrepreneur proposé connaisse et accepte toutes les modalités pertinentes du contrat proposé. Ces lettres d'autorisation doivent être approuvées par les titulaires des pouvoirs de signature compétents. Le contrat doit être envoyé à l'entrepreneur peu de temps après l'émission de la lettre d'autorisation.

7.30 Rapports sur les approvisionnements et publication des avis d'attribution de contrats

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Les sections suivantes décrivent les procédures que doivent observer les agents de négociation des contrats pour satisfaire aux responsabilités ministérielles en matière d’avis d’attribution et de rapports d’activités contractuelles. Ces exigences découlent de lois, de politiques ministérielles et gouvernementales, de besoins parlementaires et de procédures ministérielles, dont voici un résumé :

  1. les avis d'attribution diffusés sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG);
  2. les Rapports sur les acquisitions (publiés annuellement et applicables à l'ensemble du gouvernement);
  3. la base de données Contrats octroyés publiée dans Achatsetventes.gc.ca;
  4. les rapports des marchés assujettis aux ententes sur les revendications territoriales globales;
  5. les rapports relatifs à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones;
  6. les rapports relatifs aux accords commerciaux;
  7. les activités d’approvisionnement spécifiques, comme l’établissement de contrats avec autorisations de tâches, la résiliation ou la modification conditionnelle de contrats liée au rendement des fournisseurs.

Remarque : Le présent article ne couvre pas toutes les exigences en matière d'établissement de rapports des ministères clients ou des fournisseurs. Il traite des exigences en matière d'établissement de rapports visant les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

7.30.1 Avis d’attribution diffusés dans le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement

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  1. Pour les achats assujettis aux accords commerciaux internationaux et à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), un avis d'attribution doit être affiché sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) dans les 72 jours suivant l'attribution du contrat. Bien qu'il n'y ait pas de période minimum requise en vertu de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), la limite de 72 jours s'applique pour des raisons d'uniformité.
  2. Pour tous les documents contractuels émis par l'entremise de l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), des avis d'attribution sont générés automatiquement dans l'EAA lors de l'achèvement et la diffusion des résumés d’approvisionnement, puis publiés dans Achatsetventes.gc.ca, sauf si la case de l'indicateur relatif à la sécurité nationale est cochée. Voir l’article 7.30.30 – Usage de l’indicateur relatif à la sécurité nationale pour de plus amples détails.
  3. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de remplir le résumé d’approvisionnement, consulter le Livre bleu de l'Environnement automatisé de l’acheteurL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PDF Version 1.55 MB) - (Aide sur les formats de fichier).
  4. En ce qui concerne les approvisionnements assujettis aux accords commerciaux dans le cadre desquels l’EAA n’est pas utilisé pour attribuer le contrat, les agents de négociation des contrats doivent créer les avis de marchés au moyen de l’application de gestion des appels d’offres (AGAO) sur Achatsetventes.gc.ca. Pour de plus amples informations sur l’obtention d’un compte d’utilisation de l’AGAO, veuillez communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.

7.30.5 Établissement de rapports l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les activités d’approvisionnement

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  1. En 1996, TPSGC a convenu avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) recueillirait les données contractuelles d’autres ministères et organismes fédéraux en vue d’établir les rapports annuels sur les activités d’approvisionnement. Dans le cadre de cette activité annuelle, les rapports établis doivent faire état de :
    1. la passation de contrats du gouvernement fédéral (pour le compte du Secrétariat du Conseil du Trésor);
    2. la passation de contrats du gouvernement fédéral en ce qui concerne tous les accords commerciaux pour lesquels le Canada est signataire (pour le compte du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international);
    3. la passation de contrats du gouvernement fédéral en ce qui concerne l’Accord de libre-échange canadien, l’Accord sur le commerce interne et les droits de propriété intellectuelle (pour le compte du ministère de l’Industrie);
    4. l’ensemble des activités d’approvisionnement liées aux entreprises autochtones (pour le compte d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada).
  2. Le Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique (BPME-ES) est chargé de réunir les données relatives aux activités contractuelles à partir des commentaires fournis par tous les ministères et organismes. Ces renseignements sont ensuite transmis au SCT aux fins de publication du Rapport sur les acquisitions du gouvernement pour chaque année civile.
  3. Dès que le résumé d’approvisionnement est rédigé et publié dans l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), les données d’attribution sont transmises automatiquement au Système d’information sur les acquisitions (SIA) et feront partie des rapports sur les activités contractuelles.
  4. Activités contractuelles de TPSGC non réalisées au moyen de l’EAA : Tous les ans, on doit faire état au BPME-ES des contrats qui ne sont pas établis au moyen de l’EAA à l’adresse : NCRReporting.RCNRapportage@pwgsc-tpsgc.gc.ca. Les rapports, le résumé ou les détails devraient être fournis au plus tard à la fin de février. Ces rapports doivent faire état des activités contractuelles, comme les ententes officielles, les commandes de confirmation, les contrats comprenant des renseignements de nature délicate sur la sécurité et tout autre contrat ou toute autre commande subséquente qui ne sont pas générées automatiquement dans l’EAA.
  5. Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement : Par le passé, les ministères et organismes ne faisaient état que du total des activités contractuelles réalisées dans le cadre de conventions d’offre à commandes plutôt que des données détaillées de chaque commande subséquente, du fait que bon nombre de ministères n’étaient pas en mesure de faire état de l’utilisation des commandes subséquentes. Dès 2011, les ministères et organismes ont graduellement fait état les commandes subséquentes à des offres à commandes dans les rapports sur les acquisitions. Depuis janvier 2011 :
    1. toutes les commandes subséquentes émises par les agents de négociation des contrats de TPSGC sont saisies dans le rapport sur les activités contractuelles du gouvernement produit par le BPME-ES. Les agents de négociation des contrats doivent publier le résumé d’approvisionnement de toutes les commandes subséquentes dans l’EAA, pour s’assurer de la saisie des données s’y rapportant;
    2. la valeur inscrite comme valeur estimative totale, qui figure sur la page couverture des offres à commandes, n’est plus prise en compte dans le rapport sur les activités contractuelles, sans égard au type d’offre à commandes. Les agents de négociation des contrats de la Direction générale des approvisionnements (DGA) ne sont pas tenus de signaler les contrats ou les commandes subséquentes des ministères clients dans le cadre desquels on utilise les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement de TPSGC, du fait que les ministères signalent ces renseignements directement au BPME-ES;
    3. un rapport séparé au BPME-ES doit faire état des commandes subséquentes émises à la DGA de TPSGC sans avoir eu recours à l’EAA conformément au paragraphe d. du présent article.

7.30.10 Contrats octroyés dans Achatsetventes.gc.ca

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  1. La base de données Contrats octroyés, qui porte sur les services communs d’approvisionnement de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), a initialement été mise en œuvre pour faciliter l’établissement des demandes relatives aux contrats attribués par TPSGC. Les fournisseurs tout comme les acheteurs du gouvernement y ont accès. La disponibilité de ces données favorise la diminution des demandes d’accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIRP) pour l’attribution de contrats. Le 8 mars 2013, cette base de données a été ajoutée à la section Données sur l'approvisionnement dans Achatsetventes.gc.ca. D'autres données, comme celles sur les Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (OCAMA) et le Numéro d’identification des biens et services (NIBS) (le 1er juin 2013) ont également été ajoutées à cette même section.
  2. Dès que le résumé d’approvisionnement est rédigé et publié dans l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), les données sur l’attribution des contrats sont transmises automatiquement dans la base de données Contrats octroyés, puis affichées dans Achatsetventes.gc.ca, sauf si la case de l'indicateur relatif à la sécurité nationale est cochée. Les acheteurs n’ont pas à signaler dans ce système les contrats établis en n’ayant pas eu recours à l’EAA.

7.30.15 Rapports concernant les ententes sur les revendications territoriales globales

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  1. Comme il est précisé dans l’Avis sur la politique sur les marchés 2008-4 du Secrétariat du Conseil du Trésor, le gouvernement surveille les marchés visés par les ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) et établit des rapports en faisant état. Par conséquent, les agents de négociation des contrats doivent veiller à l’exactitude du codage des marchés assujettis aux ERTG. Voir l’article 7.70.30 Codage des ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG), pour obtenir des instructions au sujet de l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA).
  2. Un rapport doit faire état des contrats établis en n’ayant pas recours à l’EAA conformément au paragraphe d. de l’article 7.30.5 Établissement de rapports à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les activités d’approvisionnement.

7.30.20 Établissement de rapports dans le cadre de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones

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  1. La ARCHIVÉ - Politique d'approvisionnement concernant les entreprises autochtones – objectifs de rendement (Avis sur la Politique sur les marchés 1996-6) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) précise les responsabilités des ministères pour ce qui est de fixer des objectifs de rendement en matière d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones et de mettre au point des mécanismes de rapports à cet égard. Les objectifs annuels fixés et les rapports établis en appui au programme font état entre autres de la valeur et du nombre de contrats attribués à des entreprises autochtones, des activités de promotion des fournisseurs et de l’augmentation du nombre d’entreprises autochtones sur les listes de fournisseurs des ministères.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent donc s’assurer de l’exactitude des rapports sur les approvisionnements réalisés dans le cadre de marchés réservés aux Autochtones en vertu de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA). Tout approvisionnement visé par la SAEA doit être codé comme tel. Il faut cliquer sur « Accord commercial » dans l’Environnement automatisé de l’acheteur (EAA), puis choisir « Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones (PMREA) ».

7.30.25 Rapports dans le cadre d’accords commerciaux

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  1. Dans le cadre de certains accords commerciaux, incluant l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG), l’Accord sur le commerce intérieur (ACI), l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) et l’Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), les parties doivent faire rapport des marchés visés. Pour s’acquitter de cette obligation, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournit des statistiques au Secrétariat du Conseil du Trésor, qui doit établir des rapports à l’échelle gouvernementale.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent veiller au codage approprié des résumés d’approvisionnement dans l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) lorsque leur marché est visé par l'ALEC, l’ACI, l'AECG, l’ALENA et/ou l’AMP-OMC. Les choix offerts dans l’EAA, dont l’ALENA, comprennent aussi les accords commerciaux bilatéraux pour lesquels des rapports doivent être établis.
  3. Un rapport doit faire état des contrats établis en n’ayant pas recours à l’EAA conformément au paragraphe d. de l’article 7.30.5 Établissement de rapports l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les activités d’approvisionnement. Les rapports établis doivent indiquer si le marché était visé par l'ALEC, l’ACI, l'AECG, l’ALENA et/ou l’AMP-OMC.

7.30.30 Usage de l'indicateur relatif à la sécurité nationale

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  1. Dans certains cas, il se peut, pour des raisons autres que la sécurité nationale, que la publication d'un avis d'attribution puisse compromettre des secrets du gouvernement, entraîner des perturbations économiques ou, pour des raisons analogues, être contraire à l'intérêt du public. Par ailleurs, dans le cas de certains processus d'approvisionnement, une exception au titre de la sécurité nationale (ESN) a été approuvée conformément à l'article 3.105 Exception relative à la sécurité nationale du Guide des approvisionnements, mais il convient tout de même d'afficher un avis d'attribution de contrat.
  2. Les agents de négociation des contrats peuvent uniquement interdire l'affichage d'un avis d'attribution en cochant la case de l'indicateur relatif à la sécurité nationale dans le sommaire de l'approvisionnement de l'EAA. Ils doivent traiter l'indicateur comme s'il s'agissait d'une « interdiction d'affichage ».
  3. Pour les documents de modification publiés dans l'EAA, l'indicateur relatif à la sécurité nationale indique toujours par défaut « non » (case laissée libre) et ce, peu importe la valeur du document initial. Si la case de l'indicateur relatif à la sécurité nationale était cochée (ce qui signifie « oui ») dans le cadre de l'attribution initiale, l'agent de négociation des contrats doit se souvenir d'indiquer « oui » (en cochant la case) pour toutes les modifications subséquentes. Si la case de l'indicatif relatif à la sécurité nationale était laissée libre pour indiquer « non » dans le cadre de l'attribution initiale, l'agent de négociation des contrats doit laisser la case libre, non sélectionnée pour indiquer « non » pour toutes les modifications subséquentes. Le fait de changer la valeur de l'indicateur relatif à la sécurité nationale dans le cadre d'une modification de l'attribution peut entraîner la publication des attributions par erreur sur le site d' Achats et ventes.
  4. Par conséquent, les procédures suivantes s'appliquent en ce qui a trait à l'indicateur relatif à la sécurité nationale dans le résumé d'approvisionnement de l'EAA :
    1. lorsqu'une ESN est invoquée dans le cadre d'un processus d'approvisionnement, conformément à l'article 3.105 Exception relative à la sécurité nationale du Guide des approvisionnements, et que l'affichage d'un avis d'attribution est contraire à l'intérêt public, l'agent de négociation des contrats doit cocher la case de l'indicateur relatif à la sécurité nationale pour le contrat initial et pour toutes les modifications subséquentes. Ainsi, aucun avis d'attribution ne sera affiché pour tout document;
    2. lorsqu'une ESN est invoquée conformément à l'article 3.105 Exception relative à la sécurité nationale du Guide des approvisionnements, et que la publication de l'avis d'attribution n'est pas contraire à l'intérêt public, il faut laisser libre la case de l'indicateur relatif à la sécurité nationale pour le document initial ainsi que pour toutes les modifications subséquentes, et l'avis d'attribution sera publié.
    3. si une ESN ne s'applique pas, mais que le gestionnaire de l'agent de négociation des contrats a prévenu qu'il n'est pas dans l'intérêt public de diffuser un avis d'attribution, l'agent de négociation des contrats doit cocher la case de l'indicateur relatif à la sécurité nationale pour le document du contrat initial, et pour toutes les modifications subséquentes.
    4. si, pendant la durée du contrat, on décide et on approuve de modifier l'indicateur relatif à la sécurité nationale (par rapport au document initial), les agents de négociations des contrats doivent communiquer avec le Bureau d'aide des systèmes d'acquisition (Direction générale des services d'infotechnologie (DGSIT)) au assd.basa@tpsgc.pwgsc.gc.ca pour le modifier. Il s'agit d'un processus complexe qui, s'il n'est pas respecté, pourrait entraîner des enjeux en matière de production de rapports. Ainsi, les agents de négociation des contrats ne doivent pas tenter d'y apporter des changements sans l'aide de DGSIT.

7.30.35 Rapport sur les contrats avec autorisations de tâches

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Après avoir émis un contrat avec autorisations de tâches (AT) ou une modification à un tel contrat, les agents de négociation des contrats doivent établir un rapport faisant état du contrat en question. Voir l’article 7.70.35 Codage des contrats avec autorisations de tâches, pour obtenir des instructions à ce sujet.

7.30.40 Rapports sur les besoins urgents

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Le pouvoir de conclure des marchés en cas d’urgence est assujetti aux exigences d'établissement de rapports pour de tels contrats, conformément à la Politique sur les marchés du CT (voir l’article 11.2.9 – Passation de marchés en cas d’urgence pour de plus amples détails).

7.35 Avis aux soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus

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Les agents de négociation des contrats devraient informer les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu'ils n'ont pas été retenus dès que possible après l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commandes  ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Des exemples de lettres de refus sont fournis à l'Annexe 7.1 : Lettres types de refus.

7.40 Comptes rendus et rencontres de rétroaction à l'intention des soumissionnaires, offrants ou fournisseurs

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  1. Comptes rendus
    1. Les comptes rendus visent à expliquer aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus pourquoi leur soumission, offre ou arrangement n'a pas été accepté, afin de leur permettre d'améliorer leurs documents pour une prochaine occasion. Les comptes rendus permettent de montrer que le processus d'approvisionnement de l'administration fédérale est équitable, ouvert et transparent. Aussi, les agents de négociation des contrats peuvent améliorer les prochaines demandes de soumissions d'après les suggestions et commentaires formulés par les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs.
    2. Toute demande de soumissions doit comporter une disposition précisant que les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs peuvent demander un compte rendu sur les résultats de la demande de soumissions. Les modèles uniformisés d'approvisionnement ministériels comprennent une disposition à cet égard.
    3. À la suite de l'attribution d'un contrat ou de l'émission d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, un compte rendu sera fourni sur demande. En règle générale, le compte rendu par écrit sera intégré à la lettre de refus envoyée à chaque soumissionnaire, offrant ou fournisseur non retenu. Des exemples de lettres de refus sont disponibles à l'Annexe 7.1 Modèles de lettres de refus.
    4. Dans le cas d'un approvisionnement complexe, c'est-à-dire lorsque la demande de soumissions comporte plusieurs étapes, l'agent de négociation des contrats avisera les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus à la fin de chaque étape et fournira un compte rendu sur demande.
    5. Selon les limites précisées à l'article 7.45 Divulgation des renseignements, un compte rendu doit comprendre, le cas échéant:
      1. le nom du ou des soumissionnaires, offrants ou fournisseurs retenus;
      2. l'estimation du coût total du ou des contrats, le ou les prix unitaires ou taux de main-d'œuvre convenus dans l'offre à commandes, ou (le cas échéant) le ou les prix fermes, taux plafonds ou taux de main-d'œuvre convenus dans l'arrangement en matière d'approvisionnement;
      3. le prix total évalué par le ou les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs retenus et la note totale, le cas échéant;
      4. des renseignements très généraux sur les points forts relatifs de la ou des soumissions, de l'offre ou des offres ou de l'arrangement ou des arrangements retenus, en veillant à ce que des renseignements confidentiels et commerciaux ne soient pas divulgués;
      5. un sommaire des raisons pour lesquelles la soumission, l'offre ou l'arrangement faisant l'objet d'un compte rendu n'a pas été retenu, conformément aux critères d'évaluation et à la méthode de sélection. En outre, les notes obtenues pour tous les critères cotés seront fournies et justifiées pour que le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur puisse comprendre pourquoi ces notes lui ont été attribuées.
  2. Rencontres de rétroaction
    1. La rencontre de rétroaction est une forme de compte rendu. Elle sera fournie, sur demande, lorsqu'une demande de soumissions doit être annulée, puis lancée à nouveau. Elle vise à fournir au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur des renseignements spécifiques à son offre, soumission ou arrangement. Par exemple, on peut indiquer au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur quels critères obligatoires ont été respectés ou non ou lui fournir sa note technique globale, ou encore sa note à chacun des critères techniques. Ces renseignements permettent au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur de mieux comprendre en quoi sa soumission, son offre ou son arrangement ne satisfaisait pas aux critères. Aucune information concernant les autres soumissions, offres ou arrangements, ni la nouvelle demande de soumissions ne doit être divulguée.
    2. Afin de préserver l'équité, l'ouverture et la transparence du processus de demande de soumissions, tous les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs doivent disposer des mêmes renseignements sur la demande de soumissions qui sera relancée. Par conséquent, tous les renseignements fournis lors d'une rencontre de rétroaction doivent être consignés par écrit par l'autorité contractante. Les renseignements donnés pendant la rencontre de rétroaction, si cela s'avère pertinent, seront fournis dans un format générique dans la nouvelle demande de soumissions par souci d'équité pour tous les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs éventuels. L'une ou l'autre des mesures suivantes, ou les deux, doivent être prises pour fournir ces renseignements aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs: Mise en évidence des aspects problématiques au moyen d'instructions supplémentaires à l'intention des soumissionnaires, offrants ou fournisseurs dans la nouvelle demande de soumissions (par exemple, par l'ajout de texte dans le but d'informer ou de concentrer l'attention sur certains renseignements). Organisation d'une conférence des soumissionnaires pour la nouvelle demande de soumissions. Pour plus de détails sur les conférences des soumissionnaires, consulter l'article 4.30.45.15 Conférence des soumissionnaires et visites des lieux.
    3. Afin de déterminer laquelle de ces deux mesures prendre, b. ii. A. et/ou B., les agents de négociation des contrats devraient tenir compte des facteurs suivants :
      1. la complexité de l'approvisionnement ou des documents de demandes de soumissions;
      2. la probabilité que la nouvelle demande de soumissions soit non concluante, p. ex., si aucun arrangement, soumission ou offre recevable n'a été reçu;
      3. la nature des problèmes qui ont forcé l'annulation ou la réémission de la demande de soumissions;
      4. la nature délicate de l'approvisionnement;
      5. la valeur en dollars prévue de l'approvisionnement.
    4. Les deux mesures énumérées en b. ii. A. et B. ci-haut doivent être prises lorsque le contrat doit être approuvé par le Conseil du Trésor.
    5. Conformément au paragraphe f. de l'article 4.100. Annulation d'une demande de soumissions et émission d'une nouvelle, toutes les demandes de soumissions publiées à nouveau devront comprendre la clause A9043T Réémission d'une demande de soumission du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), qui informe les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs que la nouvelle demande de soumissions annule et remplace la demande précédente et qu'une rencontre de rétroaction ou un compte rendu sera fourni sur demande aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs qui ont répondu à la première demande de soumissions.
  3. Demandes de soumissions annulées
    1. Lorsqu'une demande de soumissions est annulée avant sa date de clôture, l'autorité contractante doit se conformer aux procédures établies à l'article 4.100. Annulation d'une demande de soumissions et émission d'une nouvelle.
    2. Lorsqu'une demande de soumissions est annulée après sa date de clôture mais avant la conclusion de l'évaluation des critères obligatoires ou cotés, l'autorité contractante informera les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs de l'annulation et leur indiquera que l'évaluation n'a pas été terminée.
    3. Lorsqu'une demande de soumissions est annulée après sa date de clôture et après que l'évaluation des critères obligatoires et cotés est terminée, et qu'on ne compte pas lancer une nouvelle demande de soumissions, un compte rendu sera fourni sur demande, conformément à l'article 7.40 Comptes rendus et rencontres de rétroaction à l'intention des soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus.
    4. Lorsqu'une demande de soumissions est annulée après que l'évaluation des critères obligatoires ou cotés est terminée et qu'on prévoit lancer une nouvelle demande de soumissions, une rencontre de rétroaction sera fournie sur demande.
      1. Si la demande de soumissions est annulée parce que tous les arrangements, soumissions ou offres proposés sont jugés non recevables ou ne représentent pas une juste valeur, et que l'énoncé des besoins de la nouvelle demande de soumissions comporte d'importantes modifications, les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs seront uniquement informés du ou des critères obligatoires et cotés qui n'ont pas obtenu le nombre minimal de points requis et ils ne recevront aucun détail sur les raisons pour lesquelles ce ou ces critères n'ont pas été respectés. Aucun renseignement sur les autres critères cotés ne sera fourni.
      2. Si la demande de soumissions est annulée parce que tous les arrangements, soumissions ou offres proposés sont jugés non recevables ou ne représentent pas une juste valeur, et que l'énoncé des besoins de la nouvelle demande de soumissions ne comporte pas d'importantes modifications, les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs seront informés du ou des critères obligatoires et cotés qui n'ont pas obtenu le nombre minimal de points requis et ils recevront suffisamment de détails pour qu'ils puissent comprendre pourquoi ce ou ces critères n'ont pas été respectés. Aucun renseignement sur les autres critères cotés ne sera fourni.
      3. Si la demande de soumissions est annulée pour des raisons autres que celles énumérées ci-haut, les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs seront informés uniquement du ou des critères obligatoires et cotés qui n'ont pas obtenu le nombre minimal de points requis et ils ne recevront aucun détail sur les raisons pour lesquelles ce ou ces critères n'ont pas été respectés. Aucun renseignement sur les autres critères cotés ne sera fourni.
      Les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs seront informés qu'ils ne devraient formuler aucune hypothèse à la suite des renseignements reçus concernant l'annulation de la demande de soumissions lorsqu'ils présentent leur soumission, offre ou arrangement dans le cadre de la nouvelle demande de soumissions, puisque les critères d'évaluation peuvent être différents.
  4. Les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs devraient demander un compte rendu ou une rencontre de rétroaction dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception des résultats du processus de demande de soumissions ou de l'annulation du processus de demande de soumissions.
  5. Un compte rendu ou une rencontre de rétroaction devrait être fourni dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date de réception d'une demande.
  6. Un compte rendu ou une rencontre de rétroaction peut être fourni par écrit, par téléphone ou en personne. Les agents de négociation des contrats doivent déterminer lequel de ces moyens est le plus efficace selon l'approvisionnement visé. Dans la mesure du possible, toute demande de compte rendu ou rencontre de rétroaction en personne, ou toute demande d'information d'une manière particulière, devrait être acceptée.
  7. Les agents de négociation des contrats devraient consulter la direction et, le cas échéant, les services juridiques, avant de fournir un compte rendu ou une rencontre de rétroaction pour un besoin qui comporte des renseignements de nature délicate ou des risques élevés.
  8. Si un surveillant de l'équité a participé au processus d'évaluation, l'agent de négociation des contrats l'avisera de la date et de l'heure de tout compte rendu ou rencontre de rétroaction par téléphone ou en personne ou de toute conférence à l'intention des soumissionnaires.
  9. Si un conseiller juridique doit accompagner le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur à un compte rendu ou une rencontre de rétroaction en personne, ou s'il doit y participer par téléphone, l'agent de négociation des contrats doit en informer les Services juridiques pour discuter de leur participation.
  10. Les agents de négociation des contrats doivent consigner par écrit les renseignements fournis lors du compte rendu ou de la rencontre de rétroaction, y compris, sans s'y limiter, le procès-verbal ou le compte rendu de toute réunion ainsi que tout commentaire ou suggestion formulé par les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs.
  11. Sur demande, les agents de négociation des contrats devraient fournir aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs les renseignements généraux suivants sur les organismes judiciaires ou quasi judiciaires auxquels on peut soumettre une contestation. Pour tout approvisionnement, un soumissionnaire, offrant ou fournisseur peut avoir recours à l'un ou plusieurs des moyens suivants s'il désire contester un processus d'approvisionnement :
    1. le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) : La question de savoir si le TCCE est compétent dans un cas particulier dépend de facteurs tels que l'organisme fédéral chargé de l'approvisionnement, la valeur estimative de l'approvisionnement et la nature des biens, des services ou des travaux de construction dont il est question. Pour en savoir davantage, consulter la section Comment déposer une plainte de marchés publics sur le site Web du TCCE;
    2. le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) : Si la valeur de l'approvisionnement est inférieure au seuil minimal établi en vertu de l'Accord sur le commerce intérieur, le BOA peut être habilité à procéder à un examen. Pour en savoir davantage, consultez la section Dépôt d'une plainte sur le site Web du BOA;
    3. une poursuite devant un tribunal supérieur provincial ou territorial ou devant la Cour fédérale.
    Remarque : Des dates d'échéance strictes sont fixées relativement aux contestations liées aux soumissions, et les périodes varient selon l'endroit où les contestations sont déposées. Les fournisseurs peuvent consulter leurs avocats pour déterminer la méthode de contestation appropriée.

7.45 Divulgation des renseignements

()

  1. Les agents de négociation des contrats peuvent communiquer de façon systématique les renseignements suivants après l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commandes (OC) ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) :
    1. pour toutes les demandes de biens et de services, le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu et non retenus, qu'elles aient été déclarées recevables ou non, ainsi que le prix global évalué du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu et le pointage final, s'il y a lieu. Puisque les renseignements relatifs aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs qui sont des individus pourraient être exclus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les demandes d'information à leur sujet devraient être envoyées au Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, comme cela est indiqué au paragraphe 7.45.b.;
    2. pour toutes les demandes de biens et de services assujetties au dépouillement public, les renseignements qui ont été divulgués lors du dépouillement public des soumissions, comme le nom de chaque soumissionnaire et le montant total de leur soumission;
    3. les renseignements relatifs aux prix unitaires et les taux de main-d'œuvre contenus dans les offres à commandes (voir les instructions à l'article 7.45.c.).
  2. Les demandes de renseignements énumérées ci-dessous portant sur les soumissions, les contrats, les offres à commandes ou les arrangements en matière d'approvisionnement devraient être transmises au Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels :
    1. le nom des soumissionnaires ou des offrants qui sont des individus et le contenu de leur soumission ou de leur offre, y compris les prix, car cette information pourrait être exclue en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
    2. les copies des soumissions ou des offres, y compris les catalogues, les manuels et les listes de prix;
    3. les copies de contrats, de commandes d'achat ou d'offres à commandes, y compris les catalogues, les manuels et les guides d'achat publiés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC);
    4. les renseignements relatifs aux soumissions et aux contrats lorsqu'il s'agit de besoins classifiés;
    5. les renseignements contenus dans les soumissions, les offres ou les arrangements annulés ou remplacés par des soumissions ou des offres ultérieures;
    6. les renseignements relatifs aux prix unitaires, lorsqu'il s'agit de contrats et de commandes d'achat portant sur des biens et des services, ou sur la construction;
    7. tout autre renseignement non visé par l'alinéa a) ci-dessus.
    Tout renseignement non transmis au Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels devrait d'abord faire l'objet de discussions avec les Services juridiques.
  3. Afin d'assurer l'uniformité des renseignements qui sont diffusés au grand public, TPSGC divulguera de façon systématique les prix unitaires et les taux de main-d'œuvre qui sont indiqués dans les offres à commandes portant sur des biens et des services. Les offrants doivent être informés de l'intention de TPSGC de divulguer les prix unitaires et les taux de main-d'œuvre contenus dans les offres retenues au cas d'une offre à commandes subséquente. Les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) comprennent une disposition du même genre.
    Il peut se présenter des situations où les dispositions relatives à la divulgation d'information, telles que décrites ci-haut, ne peuvent être appliquées. De telles situations doivent être traitées au cas par cas et nécessiteront l'approbation du gestionnaire ou d'une autorité supérieure, selon l'autorité d'approbation, avant d'émettre la DOC ou la DAMA.

7.50 Garanties de soumission et garanties contractuelles

()

  1. Les cautionnements viennent automatiquement à échéance et doivent être détruits à la fin de la période pour laquelle ils ont été exigés. Les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) doivent être retournés aux soumissionnaires. Pour s'acquitter de toutes ses obligations, le soumissionnaire doit retourner les lettres de crédit à l'émetteur.
  2. L'expiration des cautionnements ou le retour des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) doit avoir lieu de la façon suivante pour tous les besoins, sauf dans le cas des services de construction :
    1. pour tous les soumissionnaires, à la fin de la période de validité de la soumission, telle qu'elle a été établie au départ ou telle qu'elle a été prolongée;
    2. dans le cas des soumissionnaires non retenus, il est essentiel d'aviser ces derniers ou de renvoyer leur dépôt de garantie dans les plus brefs délais, immédiatement après l'attribution du contrat, afin de ne pas limiter leur capacité de présenter de nouvelles soumissions ;
    3. pour le soumissionnaire retenu, si aucune garantie contractuelle n'est exigée, immédiatement après l'attribution du contrat ou, si une garantie contractuelle est exigée, une fois que la garantie contractuelle a été reçue ; et
    4. si une garantie contractuelle est exigée, le contrat doit être attribué avant l'échéance de la garantie de soumission, s'il y a lieu, mais pas avant que la garantie contractuelle ait été reçue.
  3. L'expiration des cautionnements ou le retour des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) relatifs aux besoins de services de construction doit avoir lieu dès que possible après :
    1. la date de fermeture de la demande de soumissions, pour un soumissionnaire dont la soumission est non-conforme;
    2. la révision administrative des soumissions, pour les soumissionnaires dont la soumission est conforme et classée du quatrième au dernier rang dans l'échelle de classement;
    3. l'attribution du contrat, pour les soumissionnaires dont la soumission est retenue et classée au deuxième et troisième rang dans l'échelle de classement;
    4. la réception de la garantie contractuelle du soumissionnaire retenu; ou
    5. l'annulation de la demande de soumissions, pour tous les soumissionnaires.
    6. Si une ou plusieurs soumissions classées du troisième au premier rang sont retirées ou rejetées, pour quelque raison que ce soit, le Canada se réserve le droit de retenir la garantie de soumission du soumissionnaire conforme occupant le rang suivant dans le classement afin de retenir la garantie de soumission d'au moins trois soumissions valides et conformes.
  4. Dans le cas des besoins de services de construction, si une garantie contractuelle est exigée, la garantie doit être reçue dans les 14 jours suivant l'attribution du contrat et avant que la garantie de soumission ne soit échue.

7.55 Exigences relatives à la sécurité industrielle

()

  1. Pour tous les projets de marchés, le ministère client doit identifier les exigences relatives à la sécurité en remplissant une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS), ou encore certifier par écrit que ce besoin ne contient aucune exigence relative à la sécurité (la date à laquelle cette certification est faite doit être incluse).
  2. Avant l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit vérifier auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC), et non en utilisant le Système de gestion de l’information sur les fournisseurs (SGIF), si l'entrepreneur proposé satisfait aux exigences relatives à la sécurité. Pour de plus amples renseignements, voir l'article 5.15 Vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité.
  3. Les agents de négociation des contrats doivent inclure la mention suivante sur la première page du contrat, de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement :
    « LE PRÉSENT DOCUMENT COMPORTE UNE EXIGENCE RELATIVE À LA SÉCURITÉ (précisez la date de l’énoncé) »
    Ou
    « LE PRÉSENT DOCUMENT NE COMPORTE AUCUNE EXIGENCE RELATIVE À LA SÉCURITÉ (précisez la date de l’énoncé) »
  4. S’il y a lieu, l’index du document doit contenir la rubrique intitulée :
    « Exigences relatives à la sécurité »
    ET, le cas échéant,
    « Lieux de réalisation des travaux »
  5. Si le contrat, l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement comporte des exigences relatives à la sécurité, l'agent de négociation des contrats doit faire parvenir une copie du contrat, de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement, et toute modification ou révision, à la DSIC dans les deux jours ouvrables qui suivent l'émission du document. Les agents de négociation des contrats peuvent faire parvenir une version PDF du document par courriel à sncrcontracts@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Dans le cas des achats traités par l'environnement automatisé de l'acheteur (EAA), une copie du contrat est automatiquement transmise à la DSIC.
  6. Lorsqu’ils attribuent un contrat portant sur la destruction de document de nature délicate (protégés ou classifiés) appartenant au gouvernement, les agents de négociation des contrats doivent être conscients des mesures additionnelles liées à la destruction de ce type de documents et gérer les risques qui s'y rattachent. La Norme technique sur la sécurité définit les procédures et la politique de TPSGC concernant la destruction de documents classifiés. Les agents de négociation des contrats devraient respecter la norme provisoire concernant les niveaux de classification des déchiqueteuses et remplir le formulaire ARC 0203, Demande d'élimination des documents non enregistrés, pour la destruction de documents de nature délicate.
    Il est possible de dépasser la limite établie pour TPSGC lorsque l'on administre des contrats de destruction pour le compte d'autres ministères clients, selon l'évaluation de la menace et des risques du client. Si tel est le cas, le client peut élaborer un guide de sécurité pour servir d'instructions complémentaires, et doit le joindre à la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS).
  7. En ce qui concerne l'information classifiée venant de pays étrangers, consulter la DSIC avant de procéder à la destruction.

7.60 Considérations environnementales

()

Des renseignements sur les considérations environnementales se trouvent aux articles  3.4 Attribution des contrats et 3.5 Clauses d'exécution des contrats des Lignes directrices concernant l'intégration de facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.

7.65 Divulgation proactive

()

  1. Les ministères clients doivent présenter des rapports trimestriels sur les contrats attribués d'une valeur supérieure à 10 000 $, les modifications d'une valeur supérieure à 10 000 $, et les modifications lorsque celles-ci modifient la valeur initiale du marché et que la nouvelle valeur modifiée est supérieure à 10 000 $. Après le 1er janvier 2013, les ministères devront inclure des renseignements sur les marchés de services et les modifications de marché de plus de 10 000 $ attribués à d’anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique sur la page Divulgation des contrats de leur site Web.
  2. Les agents de négociation des contrats responsables des services communs devraient fournir l'information requise aux ministères clients dans des délais raisonnables afin de faciliter leur processus d'établissement de rapports. Pour de plus amples renseignements, consulter les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

7.70 Procédures de codage

()

Pour répondre aux besoins de la haute direction et du Parlement en matière de renseignements, il est nécessaire d'obtenir des données statistiques sur les activités contractuelles de TPSGC. Les agents de négociation des contrats ont la responsabilité de s'assurer de la saisie complète et exacte de toutes les données relatives aux contrats.

7.70.5 Rapports de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (services communs)

()

  1. La base de données du Service d’information sur les acquisitions (SIA) comprend des données historiques sur la passation de contrats qui portent sur une période datant de plus de 16 années complètes, soit depuis l’année civile 1993. Le SIA est une base de données relationnelle, c’est-à-dire que les renseignements qui s’y trouvent sont regroupés en tableaux connexes. Un tableau renferme des renseignements sur un sujet particulier. On y trouve des données sur les contrats, les requêtes, les demandes de soumissions, les avis, les organisations, les fournisseurs et les clients. Le SIA transmet des données à l’application Contrats octroyés d’Achatsetventes.gc.ca. La plupart des données d’approvisionnement proviennent de l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA); toutefois, les organisations n’ayant pas accès à l’EAA peuvent utiliser l’interface pour utilisateur de première ligne appelée Saisie automatisée des données (SAD). Dans l'EAA, la copie de travail des demandes, les renseignements sur les contrats et les articles sont transmis dès que le résumé d’approvisionnement est publié pour les contrats originaux ainsi que lorsqu'est codée une modification, une cession ou une résiliation de contrat. L’environnement de l’EAA comprend plusieurs champs obligatoires ou qui ne peuvent pas être modifiés afin de protéger l’intégrité des données qu’ils contiennent.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent suivre les procédures de codage du Guide de référence sur le codage des contratsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..
  3. Le Guide de référence sur le codage des contrats reprend une liste d’éléments et de définitions du résumé d’approvisionnement qui est publié. L’agent de négociation des contrats complète le résumé d’approvisionnement, qui est ensuite versé dans le SIA.

7.70.10 Codage des résultats d'un préavis d’adjudication de contrat

()

  1. Dans le résumé d’approvisionnement de l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), choisir le champ vide dans les résultats du PAC lorsqu’il s’agit d’un besoin concurrentiel. La mention « sans objet » s’affichera dans le champ Motif d’absence d’un PAC.
  2. S’il décide de ne pas publier un PAC pour un autre motif, l’utilisateur doit uniquement choisir « Aucun PAC ». Le champ « PAC non exigé » a été supprimé; il faut s’en tenir aux instructions du paragraphe a. ci-dessus afin de le laisser vide.
  3. L’utilisateur doit choisir l’un des motifs figurant sous « Aucun PAC » pour justifier la raison pour laquelle il ne peut pas avoir recours à un processus concurrentiel et pourquoi un PAC ne peut être utilisé. Voir l’article 3.15.5.15 Exceptions aux préavis d'adjudication de contrats pour de plus amples détails.

7.70.15 Codage de la région de livraison

()

Lorsqu’ils saisissent les renseignements sur les points de livraison d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d’approvisionnement dans le résumé d’approvisionnement de l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), les agents de négociation des contrats doivent choisir uniquement les provinces ou les territoires où il pourrait y avoir des livraisons. Le « bouton national » du résumé d’approvisionnement doit être choisi uniquement lorsqu’il s’agit d’une offre à commandes nationale (principale ou individuelle), et s’il y a des possibilités de livraison dans l’ensemble des provinces et des territoires.

7.70.20 Codage des commandes subséquentes

()

Les commandes subséquentes sont codées comme des besoins concurrentiels ou non concurrentiels tout dépendant de la stratégie d’approvisionnement utilisée dans l’offre à commandes s’y rapportant.

  1. Si une offre à commandes est émise en régime de concurrence et qu’elle comporte une méthode précise de classement pour l’émission de commandes subséquentes, conformément à l’article 4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes, les commandes subséquentes établies sont jugées concurrentielles et doivent être codées en conséquence.
  2. Une offre à commandes pour laquelle un préavis d’adjudication de contrat est utilisé est jugée concurrentielle aux fins d’approbation uniquement; les commandes subséquentes à une offre à commandes faisant l’objet d’un PAC doivent être codées comme des besoins non concurrentiels.
  3. Si une offre à commandes est émise en ayant recours à une stratégie d’approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique), ou qu’elle ne comporte aucune méthode précise de classement (p. ex., le client peut choisir les entreprises auxquelles il émettra des commandes subséquentes), les commandes subséquentes établies sont jugées non concurrentielles et doivent être codées en conséquence.

7.70.25 Codage des résiliations et des modifications conditionnelles

()

Les agents de négociation des contrats doivent coder les approvisionnements dans l’Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) en observant la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), comme suit :

  1. Résiliation pour manquement : Lorsqu'un contrat, un bon de commande ou une commande subséquente est résilié (fournisseur unique ou processus concurrentiel), les agents de négociation des contrats doivent choisir l'un des deux nouveaux codes, soit « Résiliation totale pour manquement » ou « Résiliation partielle pour manquement », à partir de la liste déroulante du champ Genre de document du résumé d’approvisionnement. Le code « Résiliation pour manquement » ne fait plus partie de la liste déroulante des types de documents.
  2. Modifications conditionnelles : Lorsqu'un contrat, un bon de commande ou une commande subséquente est modifié (fournisseur unique ou processus concurrentiel) sous certaines conditions, les agents de négociation des contrats peuvent maintenant choisir le nouveau code « Modification conditionnelle » à partir de la liste déroulante du champ Genre de document du résumé d’approvisionnement.
    Remarque : Une modification conditionnelle est émise lorsqu’un événement défini dans la PMCRF se produit. Pour de plus amples informations à ce sujet ou pour déterminer s’il y a lieu d’émettre une modification conditionnelle, voir les définitions figurant à l’article 8.180.10 Définitions.

7.70.30 Codage des ententes sur les revendications territoriales globales

()

Les agents de négociation des contrats qui utilisent l’Environnement automatisé de l’acheteur (EAA) doivent coder adéquatement tous les marchés visés par les ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) en suivant les étapes suivantes :

  1. cliquer sur la case des ERTG dans la Partie I du résumé d’approvisionnement;
  2. dans la Partie II du résumé d’approvisionnement, sous « ID du projet », choisir toutes les ERTG applicables;
  3. dans la Partie II du résumé d’approvisionnement, sous « ID du projet », choisir « Les critères de soumission de l'entente sur les revendications territoriales globales sont-ils compris dans la demande de soumissions? -- Oui » ou « Les critères de soumission de l'entente sur les revendications territoriales globales sont-ils compris dans la demande de soumissions? -- Non », selon le cas;
  4. s’il s’agit de soumissionner un marché réservé aux bénéficiaires d’une entente sur les revendications territoriales globales à la suite du droit de premier refus accordé dans l’entente sur les revendications territoriales globales, le marché doit être codé dans la Partie I du résumé d’approvisionnement, en cochant « Seuls les bénéficiaires d'une entente sur les revendications territoriales globales sont sollicités », dans le champ Accord commercial, et « Marchés réservés aux petites entreprises et aux entreprises minoritaires », dans le champ Dérogation.

7.70.35 Codage des contrats avec autorisations de tâches

()

Les agents de négociation des contrats doivent coder les contrats avec autorisations de tâches comme suit :

  1. Pour les utilisateurs de l'environnement automatisé de l'acheteur (EAA) : à la page principale du résumé d'approvisionnement, appuyer sur « ID du programme » et sélectionner « Contrat qui permet les autorisations des tâches »;
  2. Pour les utilisateurs de la saisie automatisée des données (SAD) : inclure l'énoncé suivant au moment de soumettre le rapport sur les achats de la SAD : « ID du programme : Contrat qui permet les autorisations des tâches ».

Annexe  7.1 : Lettres types de refus

()

Appendice A  7.1.1 : Lettre de refus adressée aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus – soumission, offre ou arrangement recevable

()

Remarque à l'agent de négociation des contrats : Étant donné que la méthodologie d'évaluation diffère pour chaque achat, la lettre devra être modifiée selon les besoins individuels. La lettre a été rédigée en supposant que le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur, bien que non retenu, sa soumission, offre ou arrangement a toutefois été déclaré recevable puisqu'il a satisfait à toutes les exigences obligatoires. Les agents de négociation des contrats devraient utiliser l'autre lettre type de refus  figurant à l'Appendice B 7.1.2 : Lettre de refus adressée au soumissionnaire, offrant ou fournisseur non retenu – soumission, offre ou arrangement non recevable si la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré non recevable.

___________(inscrire l'adresse du ministère)

______________(inscrire la date)

______________(inscrire le nom et l'adresse du fournisseur)

À l'attention de : _____________(inscrire le nom du destinataire)

Monsieur/Madame ____________(insérer le nom du destinataire),

Objet : Numéro de soumission _____________

Merci de votre ___________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») présenté(e) en réponse à notre demande de ____________(inscrire une courte description des biens ou des services).

Nous tenons à vous informer qu'un(e) __________(insérer « contrat », « offre à commandes (OC) » ou « arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) ») ne vous sera pas __________(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») dans le cadre du présent besoin. Un(e) __________(insérer « contrat », « OC » ou « AMA ») a été _________(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») pour __________(insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») présenté(e) par ___________(inscrire le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu) en réponse à la demande de soumissions précitée. Le montant ________(insérer « du contrat », « de l'OC » ou « de l'AMA ») attribué(e) ou émis(e) est de ____________(inscrire la valeur du contrat attribué ou de l'OC ou de l'AMA émis(e)), excluant la taxe sur les produits et services ou la taxe sur la vente harmonisée, selon le cas.

Bien que votre _________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ait été déclaré(e) conforme aux exigences obligatoires de la demande de soumissions, elle ne s'est pas classée au premier rang en fonction de la méthodologie d'évaluation décrite dans la demande de soumissions.

À titre d'information et pour vous aider à répondre à de futures demandes de soumissions, je vous informe que votre ________ (insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») a été évalué(e) de la façon suivante, comparativement à _________ (insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») retenu(e) :

Appendice A - Le tableau démontre la cotation numérique obtenue par les soumissionnaires retenus et non retenus.
Comparaison Points techniques Points financiers
________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») retenu(e)    
Votre _______(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »)    

Je désire vous remercier d'avoir présenté votre ___________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») et de l'intérêt que vous avez manifesté pour être fournisseur du gouvernement du Canada. Je vous sais gré de votre participation et j'espère que vous continuerez de répondre aux demandes de soumissions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation de votre _________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »), n'hésitez pas à communiquer avec moi.

Si vous avez des préoccupations relativement au processus d'approvisionnement, veuillez vous référer à la page Mécanismes de recours sur le site Achatsetventes.gc.ca. Veuillez noter qu'il y a des échéances strictes pour le dépôt des plaintes auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) ou du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA).



____________(insérer le nom de l'autorité contractante)
Autorité contractante

Téléphone : ____-____-______
Courriel : _________@tpsgc-pwgsc.gc.ca

c.c. _________(insérer les noms des personnes devant recevoir une copie)

Appendice B  7.1.2 : Lettre de refus adressée au soumissionnaire, offrant ou fournisseur non retenu – soumission, offre ou arrangement non recevable

()

Remarque à l'agent de négociation des contrats : Étant donné que la méthodologie d'évaluation diffère pour chaque achat, la lettre devra être modifiée selon les besoins individuels. La lettre a été rédigée en supposant que la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré non recevable puisqu'il n'a pas satisfait à une ou plusieurs des exigences obligatoires. Les agents de négociation des contrats devraient utiliser l'autre lettre type de refus figurant à l'Appendice A 7.1.1 : Lettre de refus adressée aux soumissionnaires, offrants ou fournisseurs non retenus – soumission, offre ou arrangement recevable si la soumission, l'offre ou l'arrangement a été déclaré recevable, mais n'a pas été classé au premier rang.

_________(insérer la date)

____________(insérer l'adresse du ministère)

____________(insérer le nom et l'adresse du fournisseur)

Monsieur/Madame ___________(insérer le nom du destinataire)

Objet : Numéro de soumission _________

Merci de votre _________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») présenté(e) en réponse à notre demande de _____________(insérer une courte description des biens ou des services).

Nous tenons à vous informer qu'un(e) ________(insérer « contrat », « offre à commandes (OC) » ou « arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) ») ne vous sera pas ________ (insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») dans le cadre du présent besoin. ________(insérer « Un contrat » ou « Une OC » ou « Un AMA ») a été _______(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») pour _________(insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») présenté(e) par _________(insérer le nom du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu) en réponse à la demande de soumissions précitée. Le montant ________(insérer « du contrat » ou « de l'OC » ou « de l'AMA ») est de ________ $ (insérer la valeur du contrat, de l'OC ou de l'AMA attribué/émis(e)), excluant la taxe sur les produits et services et la taxe sur la vente harmonisée, selon le cas.

Comme l'indiquait la demande de soumissions, _________(insérer « la soumission » ou « l'offre » ou « l'arrangement ») devait être conforme à toutes et à chacune des exigences obligatoires. Malheureusement, l'équipe d'évaluation a conclu que votre ________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ne répondait pas à toutes les exigences obligatoires de la demande de soumissions, incluant celles qui suivent :

_______________(Insérer la description des éléments non conformes)

Afin de vous fournir des données sur les caractéristiques et les avantages relatifs de __________(insérer « la soumission » ou « l'OC » ou « l'AMA ») retenu(e), je vous informe que __________(insérer « la soumission » ou « l'OC » ou « l'AMA » ou « l'arrangement » retenu(e) a satisfait à toutes les conditions obligatoires de la demande de soumissions et a obtenu le résultat requis pour les critères cotés par point (insérer le tableau ci-dessous, si applicable), comme suit :

Appendice B - Le tableau démontre la cotation numérique obtenue par les soumissionnaires retenus et non retenus
Comparaison Points techniques Points financiers
________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») retenu(e)    
Votre _______(insérer « soumission  » ou « offre » ou « arrangement »)    

Instruction à l'agent de négociation des contrats :

  1. Si vous n'avez pas attribué de pointage à la soumission ou l'offre parce qu'elle a été rejetée tôt dans le processus, ajoutez la phrase suivante (i.e. Votre______) et supprimez la seconde rangée du tableau qui précède (i.e. Votre _____).
  2. Si vous fournissez au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur non retenu les points obtenus, supprimez la phrase suivante (i.e. Votre______)

Votre ________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») ayant été déclaré(e) non recevable, elle a été rejeté(e) et le Canada n'a pas procédé à la poursuite de son évaluation et, par conséquent, n'a pas déterminé les points techniques pour votre _________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »).

Je désire vous remercier d'avoir présenté votre _________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement ») et de l'intérêt que vous avez manifesté pour être fournisseur du gouvernement du Canada. Je vous sais gré de votre participation et j'espère que vous continuerez à répondre aux projets de marché de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation de votre ____________(insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement »), n'hésitez pas à communiquer avec moi.

Si vous avez des préoccupations relativement au processus d'approvisionnement, veuillez vous référer à la page Mécanismes de recours sur le site Achatsetventes.gc.ca. Veuillez noter qu'il y a des échéances strictes pour le dépôt des plaintes auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) ou du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA).



_______________(insérer le nom de l'autorité contractante)

Téléphone : ______ _____-______
Courriel : _______@tpsgc-pwgsc.gc.ca

c.c . : _________ (insérer les noms des personnes devant recevoir une copie)