4. Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions

Une demande de prix et de disponibilité (P et D) est une demande adressée aux fournisseurs pour obtenir des renseignements concernant les prix estimés et la disponibilité de biens ou de services précis. Elle est utilisée lorsque ces renseignements sont exigés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ( TPSGC) ou par un ministère client pour la planification des programmes ou à des fins budgétaires. La demande de P et D peut être adressée directement aux fournisseurs sélectionnés, ou être affichée publiquement sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Les demandes de P et D doivent indiquer clairement que la demande ne constitue pas une demande de soumissions et qu'elle ne présente aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.

1. La demande de renseignements (DR) ou la lettre d'intérêt (LI) est utilisée lorsque des renseignements et des commentaires détaillés sont exigés des fournisseurs. Il se pourrait que ces demandes décrivent un besoin éventuel et demandent aux fournisseurs de démontrer leur capacité de satisfaire ce besoin et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont la demande de soumissions éventuelle pourrait être structurée. Les réponses serviront à aider le ministère client et TPSGC à finaliser leurs plans pour répondre au besoin et établir des objectifs et des résultats réalisables. En général, les DR ou les LI seraient affichées sur le SEAOG afin d'obtenir des réponses d'un large public. Si une liste de fournisseurs doit être utilisée, la DR ou la LI ne peut être envoyée qu'aux fournisseurs figurant sur la liste. Les DR et les LI doivent indiquer clairement qu'elles ne sont pas des demandes de soumissions et qu'elles ne comportent aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.
2. Les DR et les LI précisent le besoin éventuel du ministère client et ses objectifs opérationnels.
3. Les principaux objectifs de la DR ou de la LI sont comme suit :
   1. donner suffisamment de temps aux fournisseurs pour :
      1. évaluer et commenter le bien-fondé et la clarté des exigences telles qu'elles sont définies;
      2. proposer des suggestions concernant les solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions qui réduisent au minimum les répercussions sur l'environnement;
      3. faire des observations sur la stratégie d'approvisionnement, sur la base de paiement préliminaire et sur le calendrier des projets ; et
      4. fournir des commentaires sur l'ébauche de la demande de soumissions lorsque cette dernière est jointe à la DR ou à la LI;
   2. fournir des renseignements pour aider le ministère client à :
      1. déterminer s'il y a lieu d'aller de l'avant avec les exigences ou les stratégies tel que prévu, et si oui, poursuivre l'élaboration de la planification interne et l'approbation des documents qui pourraient déboucher sur une demande de soumissions;
      2. améliorer la stratégie d'approvisionnement, la structure du projet, l'estimation des coûts, les calendriers, la définition des exigences et d'autres volets de ce besoin;
      3. devenir un acheteur mieux avisé grâce à une meilleure connaissance des biens et services offerts par l'industrie dans le domaine d'intérêt; et
      4. évaluer les concepts de solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions à privilégier du point de vue environnemental.

1. Une demande de prix peut être utilisée en vue de solliciter des soumissions pour l’achat de faible valeur des biens et/ou des services commerciaux d’une valeur de moins de 25 000 $ pour des biens et de moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables, auprès d’un ou de plusieurs fournisseurs.
2. Avant de solliciter une soumission en utilisant une demande de prix, les agents de négociation des contrats doivent vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et vérifier que le soumissionnaire n'est pas inadmissible.
3. En raison de son caractère abrégé, une demande de prix peut ne pas comprendre toutes les modalités qui sont habituellement utilisées pour former un contrat, mais elle doit inclure les dispositions relatives à l’intégrité – soumission des Instructions uniformisées 2003 ou 2004.
4. Les exigences du contrat doivent être bien définies pour permettre l'évaluation et la comparaison des soumissions en fonction du prix et de la livraison et pour que l'attribution du contrat puisse être déterminée selon la soumission la plus basse qui satisfait aux exigences.
5. Les demandes de prix ne sont pas affichées publiquement. Si une date et une heure précises sont établies pour la réception des propositions de prix, les agents de négociation des contrats peuvent demander aux soumissionnaires de les leur soumettre directement.
6. Consulter l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat ou l’émission d’un bon de commandes.

1. Un achat par téléphone est un type de demande de prix, laquelle est effectuée lorsqu’un, ou plusieurs fournisseurs sont invités à présenter une soumission verbalement, en personne ou par téléphone, pour un besoin d'une valeur de moins de 25 000 $ pour des biens et de moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables.
2. Avant de solliciter une soumission par téléphone, l’agent de négociation des contrats doit vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et s'assurer que le soumissionnaire n'est pas inadmissible.
3. Lorsqu’il demande une soumission par téléphone, l’agent de négociation des contrats doit veiller à ce que le soumissionnaire soit avisé qu’il sera assujetti à la Politique d'inadmissibilité et de suspension et qu’il devra se conformer à la Politique pour qu’un contrat lui soit attribué. L’agent de négociation des contrats doit inviter le soumissionnaire à se familiariser avec la Politique.
4. L'agent de négociation des contrats peut conclure un contrat verbal par téléphone (et passer une commande) s’il a les pouvoirs pertinents.
5. Il n'est pas nécessaire de demander au soumissionnaire de confirmer par écrit une soumission reçue par téléphone. Toutefois, l'agent de négociation des contrats doit noter, dans le dossier d'achat, les détails de la soumission reçue par téléphone, et la commande doit être confirmée par écrit par l'émission du document contractuel pertinent, dont une copie doit être fournie à l'entrepreneur.
6. Voir le Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement et l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat ou l’émission d’un bon de commandes.

1. Un appel d'offres est utilisé lorsque la sélection est fondée sur le prix le plus bas. Il devrait être utilisé lorsque tous les critères suivants sont respectés :
   
   1. au moins deux fournisseurs sont considérés comme étant en mesure de satisfaire au besoin;
   2. le besoin est suffisamment défini pour permettre l'évaluation des soumissions en fonction des critères clairement établis;
   3. les conditions du marché sont telles que les soumissions peuvent être présentées sur une base de tarification commune;
   4. on a l'intention d'accepter la soumission recevable la plus basse sans négocier; et
   5. l'évaluation des soumissions ne tiendra pas compte des considérations relatives aux facteurs coûts liés au produit, aux ressources, à l'exploitation et aux imprévus ou des considérations socio-économiques autres que l'équité en matière d'emploi.
2. Un appel d'offres peut être émis pour solliciter des soumissions au moyen :
   
   1. d'une annonce publique sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG);
   2. d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis; ou
   3. d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
3. Avant d'émettre un appel d'offres, les agents de négociation des contrats doivent vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et veiller à ce que les fournisseurs invités ne sont inadmissibles, s’ils n'ont pas été sélectionnés à partir d'une liste de candidats préqualifiés.
4. Un appel d’offres doit inclure les dispositions relatives à l’intégrité – soumission des Instructions normalisées 2003 ou 2004.
5. L'appel d'offres peut faire l'objet d'un dépouillement public. On devrait envisager le dépouillement public pour tous les appels d'offres dont la valeur estimative est supérieure à 25 000 $. Si les circonstances le justifient, les appels d'offres pour des besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $ peuvent aussi être dépouillés publiquement. On devrait envisager le dépouillement public de toute soumission lorsque l'attribution du contrat aura une grande visibilité.  
6. Consulter l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat.

1. Une demande de soumissions peut être utilisée pour les besoins de faible valeur (simple), de complexité moyenne (MC) et plus complexe (HC). Elle peut être utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur le prix ou sur le meilleur rapport qualité-prix. Les instructions uniformisées 2003 et 2004 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat doivent être utilisées dans les demandes de soumissions pour les biens ou les services. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une demande de soumissions pour des besoins de faible valeur, de complexité moyenne et plus complexe, doivent utiliser les modèles uniformisés d'approvisionnement en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnement, lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
2. La demande de propositions (DP) est une forme de demande de soumissions utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur le meilleur rapport qualité-prix plutôt que sur le prix seulement. On devrait avoir recours à la DP lorsque, en raison de la nature du besoin, les fournisseurs sont invités à proposer une solution à un problème, un besoin ou un objectif, et que le choix de l'entrepreneur repose sur l'efficacité de la solution proposée.
3. Les soumissions doivent être évaluées et le fournisseur retenu doit être choisi conformément à certains critères et méthodes précisés dans la demande de soumissions.
4. Une demande de soumissions peut être émise pour solliciter des soumissions au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe aux fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
5. Les réponses à la demande de soumissions peuvent donner lieu à des négociations préalables à l'attribution du contrat lorsque la demande de soumissions précise le droit de négocier conformément aux accords commerciaux internationaux et/ou l’Accord de libre-échange canadien (ALEC).
6. Souvent, la préparation des soumissions coûte cher aux fournisseurs. Pour maintenir ces coûts le plus bas possible tout en assurant un libre accès aux fournisseurs éventuels, on devrait émettre des demandes de soumissions en deux étapes.
   1. à la première étape, on demande aux fournisseurs d'envoyer une lettre d'intérêt avec leurs qualifications qui serviront à établir une liste restreinte de fournisseurs. À la seconde étape, on demande aux fournisseurs inscrits sur cette liste de présenter des soumissions détaillées;
   2. les fournisseurs qui ne figurent pas sur la liste restreinte peuvent quand même obtenir la demande de soumissions et présenter des soumissions.
7. Un processus semblable peut être approprié lorsqu'on a identifié un grand nombre de fournisseurs éventuels. Lorsqu'ils réalisent un processus d'approvisionnement en deux étapes, les agents de négociation des contrats doivent suivre les procédures exigées en vertu des accords commerciaux internationaux applicables et de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) en ce qui a trait à l’appel d’offres sélectif et à la présélection des fournisseurs, respectivement.
8. Une demande de soumissions doit contenir, au minimum, les renseignements suivants :
   1. une définition claire du besoin;
   2. les instructions à l'intention des soumissionnaires;
   3. les instructions pour la préparation des soumissions;
   4. les procédures d'évaluation clairement définies;
   5. les exigences relatives aux attestations;
   6. les exigences en matière de sécurité et financières;
   7. validité de la soumission;
   8. les clauses du contrat subséquent;
   9. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DP et sur l'évaluation de leur soumission. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.).

1. La demande d'offres à commandes (DOC) est utilisée pour solliciter des offres dans le cadre des méthodes d'approvisionnement par offre à commandes. Pour plus de renseignements sur l'application des offres à commandes, consulter l'article 3.40 L'offre à commandes comme méhtode d'approvisionnement.
2. Une DOC peut être utilisée pour solliciter des offres au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
3. La DOC doit contenir des instructions sur l'utilisation et le but de l'offre à commandes proposée, ainsi que sur les restrictions qui y sont rattachées. Les instructions uniformisées 2006 (besoins concurrentiels) et 2007 (besoins non concurrentiels) et les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) sont conçues expressément pour les offres à commandes, et elles doivent être incorporées par renvoi dans chaque DOC. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une DOC doivent utiliser le modèle DOC en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnement, lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
4. Une DOC devrait contenir, au minimum, les renseignements suivants : 
   1. une définition claire du besoin et la période durant laquelle on peut passer les commandes subséquentes;
   2. l'information sur le nombre d'offres à commandes dont on veut autoriser l'utilisation;
   3. les instructions pour la préparation des offres;
   4. les critères d'évaluation précis;
   5. des procédures d'évaluation et une méthode de sélection clairement définies;
   6. les instructions informant les offrants qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DOC et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.);
   7. la méthode précise de classement, le cas échéant;
   8. un processus de commande subséquente clairement défini, y compris la méthode d'attribution des tâches pour les offres à commandes multiples;
   9. l'avis aux offrants en ce qui concerne la divulgation de leurs prix unitaires (voir les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA);
   10. les conditions applicables à la DOC;
   11. les conditions applicables à l'offre à commandes;
   12. les clauses du contrat subséquent applicables aux commandes subséquentes;
   13. une estimation du volume des biens ou des services à commander, dans la mesure du possible.

4.10.20.10 Formulaires d'offre à commandes

(2010-01-11)

Les formulaires suivants sont utilisés pour les commandes subséquentes à une offre à commandes et disponibles par l'entremise du site Web de TPSGC Catalogue de formulaires :

Formulaires d'offre à commandes

Numéro du formulaire	Titre du formulaire
PWGSC- TPSGC 942	Commande subséquente à une offre à commandes
PWGSC- TPSGC 944	Commande subséquente à plusieurs offres à commandes (Disponible en anglais seulement)
PWGSC-TPSGC 8251	Commande subséquente à une offre à commandes pour du personnel temporaire
PWGSC- TPSGC 7169-1	Commande subséquente à une offre permanente de services de gardiennage
PWGSC-TPSGC 191	Demande de carte d'achat (MasterCard)1, qu'on peut également utiliser pour faire une commande subséquente à une offre à commandes, tout comme les autres méthodes figurant dans l'offre à commandes2.

¹Parce que l'entrepreneur est payé immédiatement lorsqu'on se sert d'une carte de crédit, les dispositions sur le délai normal de paiement et les intérêts sur les comptes en souffrance ne s'appliquent pas. (Voir le modèle DOC [partie 6B, article 2] du Guide des CCUA.)

²Les agents de négociation des contrats doivent procéder à une vérification pour savoir si les clients ont besoin de ces services et reproduire les détails pertinents dans les offres à commandes. Dans ces cas, le formulaire de commande subséquente peut être justifié ou non.

1. La demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) est utilisée en vue de demander des arrangements de la part des fournisseurs pour l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement. Pour plus de renseignements, consulter l'article 3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement.
2. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une DAMA doivent utiliser les instructions uniformisées 2008, les conditions générales 2020 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) et le modèle DAMA en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnement, lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
3. Une DAMA doit contenir, au minimum, les renseignements suivants : 
   1. une définition claire du besoin;
   2. les instructions à l'intention des fournisseurs;
   3. les instructions pour la préparation des arrangements;
   4. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection clairement définies pour l'établissement de la liste des fournisseurs qualifiés;
   5. les exigences relatives aux attestations;
   6. les conditions pertinentes à l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), y compris les modalités de la demande de soumissions;
   7. les clauses du contrat subséquent applicables à tout contrat subséquent à chaque demande de soumissions;
   8. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DAMA et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus).
4. La liste des fournisseurs qualifiés résultant d'une DAMA est considérée comme une liste de fournisseurs dans le cadre d'accords commerciaux internationaux.

Les outils de sélection de services professionnels qui peuvent aider les ministères clients à combler leurs besoins sont les suivants.

1. Services d'aide temporaire (SAT)
   
   1. Les SAT sont habituellement utilisés :
      
      1. lorsqu'un fonctionnaire est absent de façon temporaire;
      2. lorsqu'il y a une augmentation temporaire de la charge de travail et que le personnel affecté ne suffit pas pour satisfaire aux exigences;
      3. pour pourvoir des postes vacants durant les procédures de dotation.
   2. Les SAT sont un outil qui aide les ministères fédéraux de la région de la capitale nationale à acquérir des services d'aide temporaire dont la valeur (incluant toutes les modifications subséquentes et la taxe sur les produits et services) est inférieure aux seuils établis par la section « règles opérationnelles » de l’arrangement en matière d’approvisionnement pour les services d'aide temporaire. Voici certaines sources :
      
      1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) émet des offres à commandes principales et régionales (OCPR) en vue de disposer d'un personnel qualifié pour des affectations temporaires.
      2. Les bureaux régionaux de TPSGC demandent et autorisent des OCPR pour les services d'aide temporaire. Les agents de négociation des contrats doivent tenir les ministères clients au courant des processus et procédures de passation de contrats, et des définitions des catégories en ce qui a trait aux services d'aide temporaire.
      3. Il existe un réseau d'agents de négociation des contrats de services d'aide temporaire, guidés par la Direction de l'acquisition des services professionnels, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies.
   3. Pour plus de renseignements, communiquer avec la personne-ressource identifiée sur le site Web du Système pour les services d'aide temporaire (système en ligne).
2. ProServices est une méthode d’approvisionnement obligatoire en services professionnels pour les besoins d’une valeur inférieure au seuil de l’Accord de libre-échange Canada-Chili, disponible par l’entremise du portail électronique du Système des services professionnels centralisés.
3. Le système SELECT renferme les données sur les entreprises approuvées dans les domaines de la construction, de l'architecture et du génie, ainsi que de l'entretien et de l'expertise-conseil connexes. Le système SELECT est utilisé par TPSGC pour inviter les fournisseurs à soumissionner dans le secteur des biens immobiliers pour des services d'experts-conseils et des services de construction dont la valeur est inférieure au 100 000 $.
4. L'arrangement en matière d'approvisionnement pour le soutien en service (AMA pour le SES) est actuellement limité à un arrangement en matière d'approvisionnement pour les services professionnels liés à la Gestion des ressources humaines, à la Gestion organisationnelle et à la Gestion de projets.

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'est engagé à promouvoir une présentation uniforme pour les documents d'approvisionnement en uniformisant la terminologie, en simplifiant le libellé des contrats, en utilisant un langage clair et en s'assurant d'une plus grande cohérence et meilleure uniformité.
2. TPSGC a mis en place les documents uniformisés d'approvisionnement ministériel qui comprennent les instructions uniformisées, les conditions générales et les modèles de demandes de soumissions, de demandes d'offres à commandes (DOC) et de demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA), à l'intention de ses agents de négociation des contrats pour l'achat de biens, de services ou les deux (à l'exclusion des travaux de construction et des services d'architecture et de génie).
3. Sous réserve des procédures applicables à l'utilisation des modèles uniformisés d'approvisionnement contenus dans le Guide des CCUA, les agents de négociation des contrats doivent utiliser les modèles de demandes de soumissions et de contrats subséquents pour les besoins concurrentiels et non concurrentiels de faible valeur (Simple), de complexité moyenne (MC) et plus complexes (HC), et les modèles de demande d'offres à commandes (DOC) et de demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) pour les achats de biens, de services ou les deux. Afin de maintenir l'uniformité dans la présentation des documents d'approvisionnement de TPSGC, les agents de négociation des contrats ne doivent ni modifier, ni changer l'ordre ou le contenu de ces modèles, sauf lorsque cela est indiqué. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats devraient obtenir de leur superviseur le modèle uniformisé le plus récent utilisé dans leur secteur respectif qui a été adapté à des exigences spécifiques conformément aux modèles uniformisés. Les directions qui ont besoin d'aide pour élaborer des documents selon ces modèles doivent communiquer avec la Direction de l'élaboration et de l'intégration de la politique stratégique du Secteur de la politique stratégique par courriel, à l’adresse : TPSGC.Outilsdapprovisionnement-ProcurementTools.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
4. Il existe six modèles uniformisés d’approvisionnement, offerts en format Microsoft Word (.doc ou .docx). Un fichier en format PDF identifiant les modifications les plus récentes est également offert pour chacun des modèles. De plus, des Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d'approvisionnement, lesquelles fournissent aux agents de négociation des contrats des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles, sont également disponibles.
5. La plupart des achats de biens ou de services doivent être effectués selon les conditions générales et les conditions générales supplémentaires reproduites dans le Guide des CCUA. La nature et la complexité de l'approvisionnement dictent les conditions à utiliser. Ces dernières figurent à l'Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires.
6. L'Attribution des marchés immobiliers utilise ses propres modèles uniformisés pour les travaux de construction ainsi que les services d'architecture et de génie.
7. Les pages de couverture standards des demandes de soumissions doivent être utilisées pour les demandes de soumissions émises par TPSGC. L'émission de demandes de soumissions qui n'utilisent pas les pages de couverture standards doit être approuvée par le gestionnaire. La date de clôture doit être indiquée sur la page couverture des demandes de soumissions.
8. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les instructions concernant la présentation des soumissions ainsi que la date et l'heure de clôture des soumissions pour chaque demande de soumissions sont clairement indiquées dans les documents d'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats doivent également s'assurer que la date de clôture de la soumission, qui apparaît sur l'avis de projet de marchés, correspond à celle de la demande de soumission.

1. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de l'optimisation des ressources pour le Canada. Dans ce contexte, l'optimisation des ressources comprend la prise en considération de plusieurs facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et la performance environnementale.
2. Les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de l'achat écologique dans la préparation des documents de demandes de soumissions et des contrats subséquents, y compris les demandes d'offres à commandes et les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement, afin de s'assurer que les facteurs environnementaux sont pris en considération le cas échéant. Ils doivent également consulter les équipes appropriées de biens et de services en ce qui a trait aux Plans sur les achats écologiques et Guide sur l'achèvement. Les facteurs environnementaux relatifs à des biens et services précis peuvent ensuite être utilisés dans le cadre de l'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats devraient tenir compte des objectifs ministériels en matière d'achats écologiques et de l'expérience des autres ministères sur la question.
3. Jusqu'à ce que des clauses et conditions uniformisées sur les facteurs de performance environnementale aient été élaborées centralement, les agents de négociations des contrats devraient les élaborer, au besoin, pour appuyer l'inclusion d'exigences en matière de performance environnementale, tout en se rappelant qu'elles devront être approuvées par les Services juridiques.
4. Les agents de négociation des contrats peuvent consulter l'Annexe 2.2 : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation pour une liste des facteurs dont il faut tenir compte dans l'élaboration de la demande de soumissions.
5. Les agents de négociation des contrats peuvent contacter l'Équipe d'approvisionnement écologique du Secteur de la politique stratégique par courriel à : TPSGC.PAAchatsEcologiques-APGreenProcurement.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin d'obtenir de l'aide en ce qui a trait aux facteurs de performance environnementale à intégrer dans leurs documents de demandes de soumissions.

1. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer de la meilleure valeur pour le Canada. Dans ce contexte, la meilleure valeur comprend la considération de plusieurs facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et l’accessibilité.
2. Les autorités contractantes doivent tenir compte de l’accessibilité dans la préparation des documents de demandes de soumissions et des contrats subséquents, y compris les demandes d’offres à commandes et les demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement, afin de garantir l’inclusion des critères d’accessibilité dans l’approvisionnement, le cas échéant. Pour plus de renseignements, consultez les sections 4.2.7.1 et 4.2.7.1 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor.
3. Les autorités contractantes peuvent consulter l’Annexe 2.6 Approvisionnement accessible : facteurs et considérations, où ils trouveront la liste des facteurs et exigences desquels on doit tenir compte dans l’élaboration d’une invitation à soumissionner, ainsi que la page Web du Centre de ressources pour l’approvisionnement accessible (CRAA), et la page Web du Bureau de l’accessibilité de la fonction publique.
4. Les agents de négociation des marchés peuvent communiquer avec le CRAA, au sein de la Direction générale des approvisionnements (DGA), par courriel à l’adresse TPSGC.PACRAAccessible-APAccessiblePRC.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca, pour obtenir de l’aide quant à l’intégration des considérations d’accessibilité à leurs documents de demandes de soumissions.

1. La méthode et l'endroit de réception de la soumission doivent être indiqués dans la demande de soumissions.
2. Les méthodes suivantes peuvent être utilisées pour répondre à une demande de soumissions :
   1. par écrit et soumise au Module de réception des soumissions désigné, quelle que soit la valeur;
   2. par écrit et soumise directement à l'agent de négociation des contrats : les besoins d'une valeur inférieur à 25 000 $ pour des biens et à 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables;
   3. verbalement, par téléphone :
      1. les besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $ pour des biens et à 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables;
      2. quelle que soit la valeur du besoin, s'il s'agit d'un cas d'extrême urgence documenté (l'approbation du directeur est obligatoire);
   4. par support électronique (DVD, clé USB, CD) et soumises au Module de réception des soumissions désigné;
   5. transmission par télécopieur;
   6. transmission par le service Connexion de la Société canadienne des postes (SCP).
3. Lorsqu'une méthode pour répondre à une demande de soumissions n'est pas acceptable, les agents de négociation des contrats doivent l'indiquer clairement dans la demande de soumissions et cette exigence doit également figurer dans l'avis de projet de marchés.

1. Pour des données techniques qui ne sont pas propriété de TPSGC, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le gouvernement obtienne le droit de distribuer et d'utiliser ces données techniques.
2. En ce qui concerne les besoins du MDN, il faut utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 1065, Demande de distribution de données techniques. L'agent de négociation des contrats doit faire parvenir le formulaire rempli par télécopieur, courrier électronique à la Direction - Opérations de la chaîne d'approvisionnement (DOCA 4-7) Imprimerie nationale, 45, boul. Sacré-Cœur, Gatineau, le plus tôt possible afin d'assurer que les données sont disponibles au moment du lancement de la demande de soumissions.
3. TPSGC ne fournira pas aux soumissionnaires éventuels des données qui sont habituellement disponibles dans le cours normal des affaires.

   Comme données techniques, on pense notamment aux normes de l'Association canadienne de normalisation (ACNOR), la Society of Automotive Engineers (SAE), la National Electrical Manufacturers' Association (NEMA), et aux normes des Laboratoires des assureurs du Canada (ULC) et de l'Office des normes générales du Canada (ONGC).

1. Tous les avis de marché et les documents d'appel d'offres connexes affichés sur le SEAOG doivent être dans les deux langues officielles. Les contenus français et anglais doivent être de qualité égale et être publiés simultanément.
2. Par conséquent, tous les avis de marché et les documents d'appel d'offres connexes doivent être traduits avant d'être publiés sur le SEAOG.
3. Les avis et les documents d'appel d'offres connexes soumis à ces obligations comprennent notamment :
1. les avis de projet de marché (APM);
2. les demandes de soumissions (p. ex. les demandes de propositions (DP), les demandes d'offre à commandes (DOC), les demandes d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA));
3. les préavis d'adjudication de contrat (PAC);
4. les demandes de renseignements (DDR);
5. les lettres d'intérêt (LI);
6. les invitations à se qualifier (ISQ);
7. les formulaires, les normes, les descriptions d'achat, les énoncés des travaux, les contrats subséquents, les plans, les dessins architecturaux, les rapports, les graphiques et les autres documents faisant partie du dossier d'appel d'offres;
8. tout autre avis affiché sur le SEAOG;
9. les modifications apportées à tout ce qui précède.
4. Une traduction adéquate est essentielle pour garantir l'intégrité du processus d'approvisionnement et s'assurer que les achats ne sont pas affectés défavorablement. Les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) et les clients devraient prendre note de la norme relative au contenu gouvernemental en ce qui a trait à la Loi sur les langues officielles à la section 1.3 du Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca, à savoir que le contenu du gouvernement doit :
   
   1. être traduit par des professionnels (pour assurer une qualité égale dans les deux langues officielles);
   2. refléter les règles d'usage canadiennes du français et de l'anglais;
   3. comprendre des images, des fichiers multimédias et des transcriptions entièrement bilingues, ou contienne de l'information équivalente dans les deux langues officielles.
5. Pour les services de traduction, les agents de négociation des contrats du PA sont encouragés à tirer parti des services du Bureau de la traduction, y compris en ce qui concerne la traduction et la révision. Ces services sont également offerts aux autres ministères et organismes gouvernementaux. Pour en savoir plus sur ces services et sur la façon de soumettre une demande en ligne pour les obtenir, veuillez consulter la page des services de traduction et de révision en langues officielles (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
   
   1. Si les clients veulent faire appel aux services du Bureau de la traduction ou d'un tiers pour la traduction de documents portant un sceau professionnel, ils devraient s'assurer que cette démarche respecte les normes ou exigences provinciales ou territoriales régissant la traduction de ces documents scellés professionnellement. Pour de plus amples renseignements sur la traduction des documents portant un sceau professionnel, veuillez consulter la section 4.20.1.1.2 Traduction de documents portant un sceau professionnel et l'annexe 1.1.1 Matrice des responsabilités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) (section 3.1).

Les ententes administratives sont gérées par la Direction générale de la surveillance. Elles sont des ententes conclues entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur, actuel ou éventuel, afin de notamment :

1. réduire la période d’inadmissibilité à l’obtention d’un contrat avec le Canada;
2. conclure un contrat lorsque l’exception relative à l’intérêt public est invoquée et que le délai n'est pas une condition essentielle;
3. maintenir un contrat lorsque l’autorité contractante a le droit de résilier le contrat en raison de la non-conformité à la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

Des renseignements supplémentaires concernant les ententes administratives sont fournis dans la Section 14. Entente administrative de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

1. S'il est nécessaire de le faire dans l'intérêt public, Travaux publics et services gouvernementaux Canada peut conclure un contrat avec un soumissionnaire, émettre une offre à commandes à un offrant, ou un arrangement en matière d’approvisionnement à un fournisseur qui a été déclaré inadmissible ou a été suspendu conformément à la Politique d'inadmissibilité et de suspension.
2. Une exception relative à l’intérêt public ne peut pas être invoquée dans les cas où le fournisseur n'a pas la capacité de conclure un contrat avec le Canada en vertu du paragraphe 750(3) du Code criminel.
3. Si un contrat doit être attribué à un fournisseur inadmissible ou suspendu, l'agent de négociation des contrats doit porter la demande à l’attention du sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements par le biais du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements en envoyant un courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
4. Les détails complets concernant les exceptions relatives à l’intérêt public sont disponibles dans la Section 15. Exception destinée à protéger l’intérêt public de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

1. Lorsqu’ils concluent un contrat avec le gouvernement du Canada, les entrepreneurs conviennent qu’ils ne pas peuvent établir de contrats avec des premiers sous-traitants déclarés inadmissibles ou suspendus conformément à la Politique d'inadmissibilité et de suspension. Un premier sous-traitant est défini dans la Politique comme étant « un sous-traitant qui entretient avec un fournisseur une relation contractuelle directe faisant en sorte qu’il doive accomplir une partie des travaux prévus par un accord immobilier ou un contrat conclu entre le fournisseur et le Canada, sauf si le sous-traitant ne fait que fournir des produits commerciaux au fournisseur. ».
2. Il incombe aux soumissionnaires de vérifier le statut des premiers sous-traitants avant de présenter une soumission comportant des premiers sous-traitant et avant d’établir une relation contractuelle avec ceux-ci.
3. Si un entrepreneur doit conclure un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu, il doit obtenir l’approbation écrite de l’administrateur général pertinent ou de son délégué afin d’aller de l’avant. Les entrepreneurs qui concluent un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu sans le consentement écrit de l’administrateur général pertinent peuvent être déclarés inadmissibles pour une période de cinq ans à compter de la date de détermination établie par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
4. Si un soumissionnaire retenu souhaite remplacer un premier sous-traitant qui serait devenu inadmissible ou suspendu avant l'attribution du contrat, un processus de réévaluation rigoureux, garantissant aux soumissionnaires un traitement juste et équitable, doit être suivi. Ce processus sera personnalisé, au besoin, à chaque situation et selon les circonstances propres au marché en question.
5. Toute demande soumise par un soumissionnaire retenu pour remplacer un premier sous-traitant devenu inadmissible ou suspendu, ou par un entrepreneur souhaitant établir un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu doit être acheminée au Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA) par courriel à l'adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
6. Dans les cas où la période d’évaluation des soumissions s’étend sur une longue période, les agents de négociation des contrats doivent rappeler au soumissionnaire retenu, au moyen du formulaire fourni par le SIPA :
   1. qu’il a l’obligation d'obtenir l'approbation de TPSGC avant d’entreprendre une relation contractuelle avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu;
   2. qu’il peut remplacer un premier sous-traitant devenu inadmissible ou suspendu, c’est-à-dire pour qui le statut d’admissibilité a changé depuis que la présentation initiale de la soumission, à condition que le sous-traitant proposé en remplacement soit accepté par le Canada.
7. Des renseignements supplémentaires concernant la passation de contrats avec des sous-traitants inadmissibles ou suspendus sont disponibles dans la Section 16. Sous-traitants de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

Le besoin doit être clairement identifié, les produits livrables et le calendrier de livraison doivent être définis et les tâches doivent être incluses dans l'énoncé des travaux.

Pour plus de renseignements, consulter le Guide pour l’élaboration d'un énoncé des travaux (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnement).

1. Pour tous les projets de marchés assortis d’exigences relatives à la sécurité, y compris les ententes précontractuelles, les contrats, les commandes subséquentes et les ententes sur les services, le ministère client doit préparer la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et l’énoncé des travaux et les remettre directement au Programme de sécurité des contrats (PSC) avant d’envoyer le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 Demande de biens et de services, et construction au module d’attribution de TPSGC. Le ministère client indique donc les exigences relatives à la sécurité de chaque projet de marché en remplissant une LVERS ou en attestant, par écrit, l’absence de telles exigences. Le PSC transmettra les clauses de sécurité au ministère client. La LVERS, les clauses de sécurité ou l’attestation doivent être fournies avec le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 Demande de biens et de services, et construction, être versées au dossier et être disponibles sur demande.
2. Pour les demandes de soumissions comportant des exigences en matière de sécurité, y compris les demandes de propositions dans le cadre de processus concurrentiels, les demandes d’offres à commandes (DOC) et les demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement (DAMA), les agents d’approvisionnement doivent donner des instructions aux soumissionnaires pour qu’ils soumettent le formulaire de demande d’inscription (DI) rempli, daté et signé dans le cadre de leur proposition (c.-à-d. la réponse à l’appel d’offres). Les agents d’approvisionnement doivent donner aux soumissionnaires jusqu’à la date de l’attribution du contrat pour obtenir l'attestation de sécurité requise. Une fois que le processus de demandes de soumissions prend fin, les agents d’approvisionnement doivent soumettre les éléments suivants à l’équipe du PSC à l’adresse tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca :
   1. une feuille couverture pour la présentation des soumissions contenant le numéro de la demande de soumissions, la date prévue d’attribution du contrat ainsi que les noms des soumissionnaires confirmés;
   2. des copies des formulaires DI remplis; et
   3. la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) approuvée par le responsable du PSC avec la signature de l’agent d’approvisionnement dans le bloc-signature 16.
   Le défaut de fournir l’un de ces documents retardera le processus d’enquête de sécurité sur l’organisation à l’égard des soumissionnaires.
3. Le rôle du PSC, entre autres, est :
   1. d’examiner la LVERS, les formulaire de demande d’inscription (DI), si applicable, le cas échéant, et les documents à l’appui qui contiennent des renseignements de sécurité, comme l'énoncé des travaux ou les guides connexes de sécurité et d'informatique, pour vérifier s'ils sont exacts et complets, et si les signatures autorisées y sont apposées. Les renseignements sur la sécurité dans les documents à l’appui doivent être en harmonie avec les catégories de sécurité de la LVERS;
   2. dans le cas de contrats potentiels impliquant des fournisseurs établis à l’étranger et/ou des renseignements classifiés étrangers, de s'assurer que les pays participants ou les organisations internationales ont l’instrument de sécurité bilatéral approprié (protocole d'entente, entente ou accord), avec le Canada (voir l'article 4.30.25 Sécurité et contrats internationaux). Si l'on s'attend à ce que des fournisseurs établis à l'étranger soumissionnent, il faut fournir à la Direction de la sécurité industrielle internationale (DSII) du PSC une liste des pays d'origine concernés, et cette dernière fournira les clauses appropriées relatives aux fournisseurs établis à l'étranger;
   3. de signer la LVERS en tant que le responsable contractuel de la sécurité, et fournir au ministère client les clauses applicables relatives à la sécurité;
   4. de fournir à l'agent de négociation des contrats des renseignements quant au statut sécuritaire détenu par chaque soumissionnaire, entrepreneur ou offrant, selon le cas;
   5. de fournir aux soumissionnaires, entrepreneurs ou offrants Canadiens les instructions sur la préparation et la transmission des renseignements ou biens de nature classifiée ou protégée. Les renseignements et les biens de nature protégée doivent être acheminés à la Section du contrôle des documents (SCD) du PSC.
4. La LVERS signée doit comprendre les signatures suivantes :
   1. le chargé de projet de l'organisation doit signer le formulaire pour indiquer que la LVERS reflète de façon appropriée les catégories de sécurité du besoin;
   2. le responsable de la sécurité de l'organisation doit également signer le formulaire pour indiquer que la LVERS reflète de façon appropriée les catégories de sécurité du besoin. Si les deux signatures précitées ne sont pas apposées, l’équipe du PSC ne traitera pas la LVERS et ne fournira pas les clauses applicables;
   3. l’agent de négociation des contrats doit apposer sa signature dans le bloc-signature 16, « Agent d'approvisionnement », uniquement après que l’équipe du PSC a signalé que le soumissionnaire retenu a obtenu l'attestation de sécurité requise, c'est-à-dire juste avant l'attribution du contrat. Cette signature de l’agent d’approvisionnement sur la LVERS confirme que :
      1. tous les renseignements au dossier relatifs aux exigences relatives à la sécurité ont été fournis à l’équipe du PSC pour examen avant l'étape de la demande de soumissions;
      2. l'agent de négociation des contrats a l'intention de joindre la LVERS dûment remplie et signée, ainsi que d'insérer dans le contrat les clauses de sécurité fournies par l’équipe du PSC; et
      3. l’équipe du PSC a confirmé que l'entrepreneur proposé respecte les exigences relatives à la sécurité.
         Important : Lorsque des capacités en matière de sécurité comme la protection des documents, les TI (y compris l’informatique en nuage), la production et/ou COMSEC sont requises, il faut obtenir l’assurance de ces types de sécurité particuliers auprès de l’équipe du PSC, car ils sont propres au contrat.
   4. Le responsable du PSC appose sa signature comme il est indiqué en (c) (iii) ci-dessus.
5. Les ministères clients peuvent fournir la version papier du formulaire LVERS Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) ou utiliser le service en ligne pour la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS). Pour utiliser ce service en ligne, inscrivez-vous en ligne ou veuillez communiquer avec le Programme de sécurité des contrats.
6. Les agents de négociation des contrats doivent informer les responsables du PSC à l’adresse tpsgc.ssilvers-isssrcl.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca des dates cibles d’affichage et de clôture de l’appel d’offres, et aviseront les responsables du PSC une fois l’appel d’offres affiché.
7. Si un besoin est annulé, l'agent de négociation des contrats doit informer immédiatement le PSC afin que le dossier puisse être fermé de façon appropriée.
8. Les agents de négociation des contrats ne doivent pas réutiliser les clauses de sécurité approuvées antérieurement, sauf dans le cadre des processus ou des instruments qui ont été préapprouvés par le PSC.
9. À sa discrétion, l’équipe du PSC pourra faire des exceptions au nouveau processus de demande de parrainage pour soutenir les engagements de la lettre de mandat ministérielle et les priorités du gouvernement du Canada. Dans ce cas, les ministères clients et les agents de négociation des contrats peuvent parrainer les fournisseurs pour les enquêtes de sécurité sur le personnel et les organisations du secteur privé, même si les fournisseurs ne participent pas activement à un processus de demande de soumissions. Pour parrainer un fournisseur dans de telles circonstances, les ministères clients ou les agents de négociation des contrats doivent fournir les documents suivants à l’équipe du PSC à l’adresse tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca :
   1. Un formulaire de demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) dûment rempli et signé par un cadre supérieur (c.-à-d. niveau de directeur ou niveau supérieur); et
   2. Une justification de l’enquête par rapport à la lettre de mandat du ministre ou à d’autres priorités du gouvernement du Canada.
   Pour parrainer un fournisseur en vue d’obtenir une attestation de sécurité d’installation et/ou une autorisation de détenir des renseignements, l’agent de négociation des contrats devra également fournir une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) dûment remplie ainsi qu’un énoncé des travaux au PSC avec son formulaire d’ESOSP et sa justification valide.

1. Lorsqu’il existe des exigences relatives à la sécurité, la section de l'évaluation ou la section des exigences relatives à la sécurité des documents de demandes de soumissions doit clairement indiquer à quel moment les exigences relatives à la sécurité doivent être satisfaites. L'agent de négociation des contrats devrait connaître tous les délais nécessaires pour que les enquêtes de sécurité soient effectuées.
2. La LVERS dûment remplie doit être jointe en annexe à la demande de soumissions, mais la page signature peut toutefois être omise.
3. Dans certains cas, les fournisseurs et leur personnel peuvent avoir besoin d’attestations de sécurité pour les conférences des soumissionnaires, les visites sur place ou l’accès à des documents protégés ou classifiés durant l’étape de la demande de soumissions et aux fins de la préparation de leurs soumissions. Dans de tels cas, l’équipe du PSC peut accorder une autorisation de sécurité provisoire aux soumissionnaires admissibles et à leurs équipes respectives de préparation des soumissions s’ils ne sont pas déjà approuvés au titre du PSC. Ces autorisations de sécurité provisoires seront valides seulement pour la durée du processus de demande de soumissions.
4. Afin de demander une autorisation de sécurité provisoire pour les soumissionnaires admissibles, les agents d’approvisionnement doivent soumettre les documents suivants au PSC à l’adresse tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca :
   
   1. Le formulaire de demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) dûment rempli pour chaque soumissionnaire nécessitant un accès;
   2. Une feuille couverture pour la présentation des soumissions remplie;
   3. Le numéro de l’appel d’offres et les délais associés à la lettre d’intérêt, à la demande d’information, à la demande de propositions, etc.;
   4. La Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) approuvée par le responsable du PSC;
   5. L’énoncé des travaux ou la description substantielle des travaux (s’ils ne sont pas déjà fournis); et
   6. Le formulaire de demande d’inscription (DI) rempli par chaque soumissionnaire emandant l’accès.
5. Pour tous les approvisionnements auprès de personnel du secteur privé ou d’agents de négociation des contrats ayant des exigences en matière de filtrage de sécurité qui doivent être satisfaites comme exigence obligatoire pour l’attribution du contrat, le formulaire de demande d’inscription (DI) du PSC doit être joint aux documents de demande de soumissions. Tout fournisseur qui souhaite soumissionner devra remplir et soumettre le DI avec sa soumission. Les fournisseurs déjà inscrits auprès du PSC devront remplir le DI même s’ils détiennent déjà les attestations de sécurité nécessaires.
6. Une fois toutes les soumissions reçues, l’agent de négociation des contrats chargé de superviser l’appel d’offres soumettra une feuille couverture pour la présentation des soumissions, la LVERS approuvée par le responsable du PSC et les DI complétées pour chacun des soumissionnaires au PSC à l’adresse tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Les DI remise avec des soumissions incomplètes (si connu) ne doivent pas être transmis au PSC. La DI fournit aux responsables du PSC des renseignements obligatoires sur l’organisation requis aux fins de vérifications des antécédents et de la sécurité.
7. Après examen des formulaire de demande d’inscription (DI), l’équipe du PSC tiendra l’agent de négociation des contrats au courant de l’avancement de tous les dossiers de filtrage.
8. Il faut s’attendre à des retards dans le processus d’enquête de sécurité de l’organisation lorsque des vérifications supplémentaires doivent être effectuées pour un motif précis. Si les responsables du PSC ont besoin de plus de temps pour valider un soumissionnaire retenu, ils en informeront l’agent de négociation des contrats. Si le contrat doit être attribué de toute urgence, l’agent de négociation des contrats, le dirigeant principal de la sécurité (DPS) du ministère client et le responsable technique ou chargé de projet peuvent consulter l’équipe du PSC pour obtenir des conseils et des directives sur l’élaboration d’une stratégie acceptable d’atténuation des risques pour que le contrat soit attribué avant la fin du processus d’attestation de sécurité. Si les mesures d’atténuation des risques proposées par l'agent de négocitation des contrats et les ministères clients ne peuvent pas être mises en œuvre pour le soumissionnaire retenu ou acceptées par toutes les parties (y compris le PSC), l’autorité contractante devra soit retarder l’attribution du contrat jusqu’à ce que le fournisseur recommandé obtienne son attestation de sécurité appropriée ou, si le fournisseur recommandé ne peut obtenir l’attestation de sécurité appropriée, sélectionner le soumissionnaire techniquement conforme qui est classé au rang suivant.
9. Une fois le processus de filtrage terminé par les responsables du PSC, ceux-ci informeront l’agent de négociation des contrats des résultats des enquêtes et indiqueront par écrit quels soumissionnaires répondent aux exigences en matière de sécurité avant l’attribution du contrat.
10. Dans le cas de besoins comportant des exigences relatives à la sécurité visant la réalisation des travaux ou la sauvegarde des documents dans les installations de l’entrepreneur, une enquête de sécurité doit être effectuée pour ces installations avant le commencement des travaux. L’adresse de l’entrepreneur indiquée dans le document de soumission ne correspond pas nécessairement à l’endroit où il prévoit réaliser les travaux ou sauvegarder les documents. Il est important que l’équipe du PSC sache, le plus tôt possible au cours du processus, dans laquelle de ces installations l’entrepreneur compte réaliser les travaux ou sauvegarder les renseignements ou les biens sensibles du gouvernement s’il se voit attribuer un contrat ou une commande subséquente. Les responsables du PSC effectueront une inspection contractuelle des lieux de l’entrepreneur.
11. L’agent de négociation des contrats doit ajouter, sous les références relatives à la sécurité dans le document de demande de soumissions, la rubrique « Lieux de réalisation des travaux », que l’entrepreneur doit remplir.

1. Lorsque l'agent de négociation des contrats et le ministère client ont déterminé qu'il est approprié d'utiliser une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement pour les besoins comprenant une exigence relative à la sécurité des contrats, d’offre à commandes (OC) ou d’arrangement en matière d’approvisionnement (AMA) devraient préciser la cote minimale de sécurité exigée, ainsi que les circonstances où une cote plus élevée serait exigée. Les instructions à l'intention des utilisateurs doivent être claires quant :
   1. à la façon de déterminer le niveau de sécurité qui s'applique aux contrats subséquents; et
   2. au fait qu’il incombe au ministère client de confirmer auprès du Programme de sécurité des contrats (PSC), préalablement à la passation de la commande subséquente ou du contrat, que le fournisseur satisfait aux exigences relatives à la sécurité.
   IMPORTANT : Si l’on exige des capacités en matière de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements, la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander au PSC de vous garantir ces types particuliers de sécurité puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché.
2. Les commandes et les contrats subséquents, qui comprennent des exigences relatives à la sécurité, doivent préciser l'exigence relative à la sécurité applicable, et la LVERS pertinente doit être jointe en annexe à la commande ou au contrat.
3. Une copie de toutes ces commandes subséquentes et de tous les contrats doit être envoyée au PSC à l'adresse tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

1. Conformément aux engagements du Canada en matière de sécurité internationale, l’autorité désignée en matière de sécurité pour le Canada (ADS du Canada) est le directeur, Sécurité industrielle internationale, au titre du PSC, et il a le pouvoir de confirmer la conformité aux exigences internationales en matière de sécurité concernant les fournisseurs étrangers et/ou les renseignements et les biens classifiés à l’étranger.
2. Lorsque l’approvisionnement peut faire intervenir des fournisseurs établis à l’étranger ou lorsque les travaux prévus au contrat exigent l’accès à une organisation internationale (p. ex., OTAN) ou à des renseignements, biens ou sites classifiés étrangers, l’agent de négociation des contrats doit présenter l’énoncé des travaux à la Direction de la sécurité industrielle internationale (DSII) du PSC le plus tôt possible pour examen de tout libellé relatif à la sécurité afin d’assurer la conformité aux engagements du Canada en matière de sécurité internationale. L’adresse de courriel de la DSII est tpsgc.dgsssiprojetintl-dobissintlproject.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
3. En ce qui concerne les contrats potentiels avec des fournisseurs établis à l'étranger, l'agent de négociation des contrats doit informer la DSII du PSC du pays d'origine de chaque fournisseur établi à l'étranger intéressé à participer à l'activité d'approvisionnement. La DSII du PSC confirmera ensuite les exigences en matière de filtrage de sécurité internationales en fonction des instruments de sécurité bilatéraux internationaux en place avec l’entité étrangère concernée et d’autres engagements du Canada en matière de sécurité internationale. Si l’échange de renseignements sensibles est autorisé aux termes de ces engagements internationaux en matière de sécurité, des clauses propres au pays seront fournies à l'agent de négociation des contrats.
4. La DSII du PSC communiquera avec les autorités compétentes en matière de sécurité à l’étranger pour confirmer à l’agent de négociation des contrats que l’entrepreneur étranger destinataire a satisfait aux exigences en matière de filtrage de sécurité avant que celui-ci ne soit autorisé à accéder à des renseignements de nature délicate au Canada.
5. Avant et pendant le contrat, la transmission de renseignements ou de biens de nature délicate du Canada à l’extérieur du Canada ou la transmission de renseignements classifiés de l’OTAN ou de l’étranger au Canada doivent être approuvées et normalement effectuées par l’intermédiaire de la DSII du PSC, conformément aux engagements du Canada en matière de sécurité internationale.

1. Une évaluation de participation, contrôle et influence de l'étranger (PCIE) vise à évaluer la nature et la portée du pouvoir, de la participation, du contrôle et de l’influence que pourraient avoir des intérêts étrangers sur des organisations canadiennes.
2. L’évaluation permet de déterminer et d’atténuer le risque que des tiers non autorisés exercent une influence indue sur une organisation canadienne dans le but d’accéder à des renseignements, à des biens ou à des sites gouvernementaux classifiés.
3. Une évaluation de la PCIE est obligatoire lorsque le travail sous contrat nécessite l’accès à des renseignements, des biens ou des sites classifiés d’une organisation internationale (p. ex., l’OTAN) ou d’entités étrangères; l’accès à des renseignements ou des biens relatifs à la sécurité des communications (COMSEC); ou selon les directives du Programme de sécurité des contrats (PSC).
4. Les obligations et les engagements du Canada à réaliser les évaluations de la PCIE sont énoncés dans la Directive en matière de sécurité des TI sur le contrôle du matériel COMSEC au sein des entreprises du secteur privé canadien (ITSD-06A), la Politique de sécurité de l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) et divers instruments internationaux bilatéraux de sécurité industrielle entre le Canada et ses partenaires internationaux étrangers.
5. Les fournisseurs doivent être informés des exigences relatives aux évaluations PCIE dans les documents de demande de soumissions; cependant, des documents dûment remplis des fournisseurs ne devraient être demandés qu'après que le processus d'évaluation des soumissions a permis de déterminer quel fournisseur se verra attribuer un contrat. Le matériel exigé d'un fournisseur pour cette évaluation est souvent volumineux et demande beaucoup de temps à rassembler.
6. Une évaluation de la PCIE est propre à un besoin et doit être achevée avant que l’on accorde l’accès à des renseignements, à des biens ou à des sites de nature délicate. L’évaluation de la PCIE demeure valide pour la durée du contrat et aussi longtemps que le degré de contrôle ou d’influence potentielle de l’étranger exercés sur l’organisation privée demeure inchangé. Des réévaluations sont effectuées lorsqu’une nouvelle exigence contractuelle de la PCIE est établie ou dans le cas où un changement aurait des répercussions sur la nature et la portée de la participation, du contrôle ou de l’influence d’intérêts étrangers sur des organisations privées.

Pour plus de renseignements sur les ententes sur les revendications territoriales globales, consulter l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).

Pour plus de renseignements sur la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, consulter l'article 9.40 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

Les instructions uniformisées, clauses et conditions du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) publié par TPSGC peuvent être ajoutées dans les demandes de soumissions pour répondre aux besoins particuliers de biens et de services. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'il n'y a aucune incohérence avec les conditions générales applicables.

Pour plus de renseignements sur les taxes et les droits de douane, consulter les annexes  Annexe 4.3 : Taxes et droits de douane, Annexe 4.4 : Fourniture exonérée de la Taxe sur les produits et services ou Taxe de vente harmonisée et Annexe 4.5 : Biens assujettis à la taxe d'accise.

Les demandes de soumissions pour des services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité doivent comprendre la clause A0075T du guide des CCUA lorsque de l'information visant chaque employé d'un fournisseur antérieur doit être fournie à d'autres fournisseurs, conformément à la législation du travail de l'Ontario. Voir l'article  4.70.105 Législation du travail de l'Ontario et l' Annexe 4.6 : Législation du travail de l'Ontario.

Processus annulé conformément aux instructions fournies par la Direction générale des communications en juillet 2010.

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les exigences obligatoires sont réellement des exigences essentielles, puisqu'on ne peut pas déroger à une seule exigence obligatoire lorsque confronté à une soumission, une offre ou un arrangement qui serait autrement recevable. Les agents de négociation des contrats devraient discuter de ces exigences avec les ministères clients, puisque la majeure partie des exigences obligatoires sont définies, en règle générale, par le ministère client. Les critères d'évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l'exécution efficace des travaux. Les agents de négociation des contrats doivent réduire au minimum le nombre de critères obligatoires afin de favoriser le dépôt de soumissions, offres ou arrangements recevables. Les critères obligatoires doivent être clairement énoncés dans le document de demandes de soumissions et peuvent comprendre ce qui suit :

1. les permis et licences nécessaires;
2. les caractéristiques de rendement minimal de l'équipement;
3. les dates et les conditions de livraison;
4. l'expérience ou les compétences essentielles minimales du personnel proposé;
5. les limites budgétaires.

1. Seuls les soumissions, les offres ou les arrangements qui satisfont aux critères obligatoires seront cotés par points, le cas échéant. Les critères cotés servent à évaluer divers éléments de la soumission, l'offre ou l'arrangement technique pour faire ressortir le mérite relatif de chaque soumission, offre ou arrangements. Le document de demandes de soumissions précise le maximum de points pouvant être obtenus pour chaque critère.
2. Lorsque l'on utilise la cotation numérique, une soumission, une offre ou un arrangement doit obtenir dans son ensemble un nombre minimal de points pour être considéré comme recevable, et doit souvent obtenir un nombre minimal de points par rapport à certains critères. Les documents de demandes de soumissions doivent clairement énoncer les seuils minimaux et indiquer que ces minimums sont obligatoires. En pondérant chaque critère, l'agent de négociation des contrats et le ministère client doivent s'assurer qu'un nombre global élevé de points accumulés pour des critères mineurs ne masque pas un faible total de points relativement à des critères majeurs.
3. Lorsque l'évaluation des connaissances et de l'expérience est importante, les agents de négociation des contrats doivent préciser dans les documents de demandes de soumissions la façon dont les connaissances et l'expérience seront évaluées. Dans le cas des coentreprises, par exemple, il s'agit de préciser l'expérience qui sera évaluée, c'est-à-dire celle d'un membre de la coentreprise seulement ou le regroupement des expériences de tous les membres.

Le contenu de cet article a été révisé et déplacé vers l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité. L'article 4.45.1 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, Version 2013-7.

Les formulaires de cautionnement sont les suivants :

1. PWGSC- TPSGC 504, Cautionnement de soumission;
2. PWGSC- TPSGC 505, Cautionnement d'exécution;
3. PWGSC- TPSGC 506, Cautionnement pour le paiement de la main-d'œuvre et des matériaux.

1. La décision d'obtenir une garantie financière de soumission devrait tenir compte des éléments suivants :
   
   1. la mesure dans laquelle il est possible d'effectuer une préqualification des soumissionnaires;
   2. le type de travaux et les pratiques commerciales courantes;
   3. la possibilité de tentatives de désistement; 
   4. les conséquences du refus ou de l'incapacité du soumissionnaire de conclure un contrat.
2. La garantie financière de soumission est le montant minimum requis pour s'assurer que le soumissionnaire conclut le contrat. La clause E0004T du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008T si une garantie financière de soumission est exigée. Lorsqu'on utilise la clause E0004T pour exiger une garantie financière de soumission et qu'une garantie financière de contrat est exigée conformément au contrat subséquent, elle doit être utilisée en conjonction avec les clauses E0003T, E0005C et E0008C. Lorsqu'on utilise la clause E0004T pour exiger une garantie financière de soumission, mais qu'aucune garantie financière de contrat n'est exigée, la clause E0009T doit être utilisée.
3. Si la valeur estimative du contrat est de 250 000 $ et moins, la garantie ne devrait pas dépasser 10 p. 100 du prix de la soumission. Dans le cas d'achats de valeur supérieure, l'agent de négociation des contrats fixera le pourcentage.
4. Toute lettre de crédit reçue par le Canada doit comporter une date d'expiration appropriée. La lettre de crédit ne devrait pas expirer en même temps que la période de risque qu'elle couvre. Par exemple, la date d'expiration précisée dans la lettre de crédit ne devrait pas être la même que celle qui est prévue pour l'attribution du contrat. Plutôt, la date d'expiration devrait être fixée de manière à prévoir un délai d'exécution suffisant par rapport à la date prévue d'attribution du contrat, pour faire en sorte que l'agent de négociation des contrats soit en mesure d'établir que le soumissionnaire s'est acquitté des obligations prévues par la lettre de crédit. En effet, si le soumissionnaire ne remplit pas ses obligations, l'agent de négociation des contrats doit disposer de suffisamment de temps pour préparer et présenter la demande de paiement requise en vertu de la lettre de crédit.
5. Afin de prévenir les problèmes liés à l'obtention, à une date ultérieure, de la garantie contractuelle exigée (s'il y a lieu), la demande de soumissions doit préciser que si l'entrepreneur ne fournit pas la garantie contractuelle exigée dans le délai prescrit, il perdra le dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change, une lettre de crédit de soutien irrévocable) versé à titre de garantie de soumission, ou encore des demandes de paiements tirés sur la lettre de crédit de soutien seront effectuées. Le montant confisqué n'excédera pas la différence entre le prix de la soumission et le montant du contrat conclu par le Canada. Cette disposition figure également dans le formulaire PWGSC-TPSGC 504.
6. Sauf si les seules garanties acceptables sont les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change et les lettres de crédit de soutien irrévocables), la demande de soumissions doit comprendre une liste des compagnies d'assurance autorisées à fournir une garantie sur le territoire visé par le contrat éventuel, ainsi que le formulaire de cautionnement pertinent. Les changements apportés aux formulaires de cautionnement doivent être approuvés par les Services juridiques.
7. Pour les procédures relatives au traitement de la garantie de soumission, voir l'Annexe 5.2 : Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières/Traitement des lettres de change. L'agent de négociation des contrats doit donner des instructions au module de réception des soumissions désigné sur la façon de traiter les garanties de soumissions reçues.

1. Dans le cas du soumissionnaire retenu, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que l'entrepreneur n'est pas déchargé de la garantie de soumissions avant que l'entrepreneur ne fournisse la garantie financière de contrat exigée. La décision d'obtenir une garantie financière de contrat et le montant de la garantie exigée devrait être prise en tenant compte des éléments suivants :
   1. le type de travaux et les pratiques commerciales courantes;
   2. les conséquences du défaut ou de l'incapacité de l'entrepreneur de remplir ses obligations contractuelles;
   3. les coûts liés à l'obtention d'une garantie, par rapport au degré de risque en cause.
2. Pour les contrats de construction d'une valeur estimative de 100 000 $ et plus, on doit obtenir une garantie financière de contrat.
3. Les décisions quant à la nécessité d'exiger une garantie financière et à l'établissement du montant de cette dernière doivent être prises compte tenu des circonstances particulières du marché. Certaines entreprises peuvent éprouver de la difficulté à fournir certains types de garanties; les agents de négociation des contrats doivent donc en tenir compte et établir des exigences contractuelles raisonnables sur ce chapitre. Dans certains cas, il n'est pas nécessaire d'exiger de garanties avant l'exécution des travaux; des retenues sur les sommes à verser peuvent suffire. Le Conseil du Trésor recommande de ne pas exiger de garantie financière tant que la valeur estimative du contrat ne dépasse pas 100 000 $. Toutefois, les questions relatives à la nature du besoin sont habituellement plus importantes que la valeur.
4. Lorsqu'ils décident d'obtenir une garantie contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent le préciser dans les documents de demandes de soumissions. Lorsque l'entrepreneur doit fournir une garantie financière de contrat après l'attribution du contrat, la clause  E0007C du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec la clause  E0008C. Lorsque le fournisseur retenu doit fournir un dépôt de garantie à titre de garantie financière de contrat, la clause  E0005C doit être utilisée en conjonction avec la clause  E0008C.

1. Les conditions générales du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) décrivent les droits et les obligations du gouvernement et des entrepreneurs dans divers types de situations contractuelles. Les agents de négociation des contrats doivent déterminer quelles conditions générales s'appliquent à un besoin précis. On doit avoir recours à un seul ensemble de conditions générales pour un besoin. Des conditions supplémentaires, qui ne sont pas couvertes dans les conditions générales choisies, peuvent être ajoutées au document d'approvisionnement ; toutefois, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'il n'existe aucune contradiction, incohérence ou redondance dans les clauses disponibles dans les modèles, dans les instructions uniformisées et les conditions générales. Pour toute condition supplémentaire, les agents de négociation des contrats devraient consulter les Services juridiques.
2. Les conditions générales sont incorporées par renvoi dans le document d'approvisionnement. Les remarques comprises dans les conditions générales fournissent des instructions sur leur application.
3. Pour plus de renseignements sur les conditions générales et leur utilisation, consulter l' Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires.

1. Les agents de négociation des contrats doivent déterminer quelles conditions générales supplémentaires du guide des CCUA s'appliquent à un besoin particulier. Les conditions générales supplémentaires doivent être utilisées en conjonction avec un ensemble de conditions générales du guide des CCUA. Elles ont pour objectif d'étayer et de préciser certains points dans un domaine déterminé.
2. Les conditions générales supplémentaires sont incorporées par renvoi dans le document d'approvisionnement. Les remarques comprises dans chaque ensemble de conditions générales supplémentaires fournissent des instructions quant à leur application.
3. Pour plus de renseignements sur l'utilisation des conditions générales supplémentaires, consulter l' Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires et le guide des CCUA.

La période du contrat ou la date de livraison doit être indiquée, selon le cas. La clause  A9022C du guide des CCUA peut être utilisée dans les contrats de services. Si le contrat prévoit des périodes d'option, utiliser en conjonction avec la clause A9009C.

1. La section 4.1 Base de paiement du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement fournit des orientations supplémentaires sur la sélection et l’utilisation des différentes bases de paiement pour les contrats.
2. Les quatre principaux types de base de paiement sont les suivants :
   1. prix forfaitaire incluant les options : prix forfaitaire concurrentiel, prix forfaitaire non concurrentiel et prix forfaitaire assujetti à l’indexation des prix;
   2. taux horaire/unitaire forfaitaire incluant les options : taux horaire/unitaire forfaitaire assujetti à l’indexation des prix;
   3. frais remboursables incluant les options : sans tarif, tarif forfaitaire, coût cible/mesure incitative sans prix maximal, coût cible/mesure incitative avec prix maximal, avec tarif fondé sur les coûts réels;
   4. prix provisoire.
3. La détermination de la base de paiement devrait tenir compte de la clarté de la portée et des exigences, des forces du marché, de la durée du contrat, de la validation du prix, de l’état de préparation de l’entrepreneur et de l’applicabilité des mesures incitatives. Plusieurs bases de paiement peuvent être utilisées dans un même contrat.
4. Un contrat ou une partie d’un contrat avec une base de paiement à taux horaire/unitaire forfaitaire ou à frais remboursables doit inclure un prix plafond ou une limitation des dépenses.
5. Lorsqu’un prix contractuel doit être fondé sur des coûts estimatifs ou réels, l’autorité contractante, en consultation avec le Secteur des services de soutien en matière d’approvisionnement, peut exiger une déclaration des pratiques de comptabilité analytique acceptée, appuyée par une lettre d’acceptation de la déclaration des pratiques de comptabilité analytique (PCA) pour clarifier les pratiques de comptabilité analytique qui serviront à établir les prix contractuels. Voir la section 5.1.2 Déclaration des pratiques comptables en matière de prix de revient du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.

1. On entend par exécution du contrat la réalisation ou l'accomplissement des travaux exigés dans le cadre du contrat. Pour obtenir des orientations supplémentaires sur les mesures incitatives, veuillez consulter la section 4.4 Mesures incitatives du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement et les documents de travail suivants, qui sont présentés à l’annexe 5.2 Gestion du rendement de la section 6.0 Annexes.
   • Annexe 5.2.1 – Mesures incitatives contractuelles afin d’encourager et de récompenser la valeur ajoutée pour le Canada
   • Annexe 5.2.2 – Mesures de gestion des cas de non-conformité ou de comportement inacceptable de l’entrepreneur
   • Annexe 5.2.4 – Gestion des relations contractuelles à long terme
2. Une mesure incitative est un outil utilisé dans la passation de contrats pour maximiser la valeur tant pour le gouvernement du Canada que pour l’entrepreneur en motivant et en récompensant l’atteinte des résultats souhaités par le Canada, le cas échéant. Les mesures incitatives peuvent être établies à court terme pour atteindre des objectifs précis, ou à long terme pour encourager le maintien de comportements.
3. Les mesures incitatives peuvent être utilisées dans le cadre d’approvisionnements concurrentiels ou non concurrentiels.
   1. Lorsqu’il s’agit d’approvisionnements concurrentiels, il est recommandé de mettre les mesures incitatives en place au moment de la demande de soumission, faisant partie des clauses subséquentes au contrat. En présence d’incertitudes liées à l’application des mesures incitatives, on peut énoncer des paramètres précis pour les mesures incitatives dans la demande de soumission.
   2. En ce qui concerne les contrats non concurrentiels, on peut mettre en place les mesures incitatives pendant les négociations du prix du contrat et les appliquer à n’importe quel moment au cours de la durée de vie du contrat.
4. Les mesures incitatives ne sont pas forcément appropriées ou efficaces dans tous les contrats, en particulier lorsque :
   1. l’entrepreneur respectera les critères de rendement visés sans mesure incitative;
   2. les mesures incitatives ne motiveront pas l’entrepreneur à respecter les critères de rendement visés; ou
   3. la valeur pour le Canada, associée à une performance du contrat supérieure aux normes de base établies dans l’énoncé des besoins, est minime ou nulle.
5. On peut avoir recours aux mesures incitatives avec tous les types de bases de paiement pour récompenser une exécution d’une performance contractuelle supérieure dépassant les normes de base établies dans l’énoncé des besoins/travaux et apportant une valeur ajoutée au Canada.
6. Les objectifs de rendement ou les résultats associés à la mesure incitative devraient être équilibrés et correspondre aux objectifs d’importance supérieure de l’achat. Il faut éviter de récompenser un entrepreneur pour avoir simplement répondu à l’exigence du contrat.
7. Les mesures incitatives doivent représenter un défi et ajouter de la valeur à l’achat lorsqu’elles sont réalisées. Il est important d’éviter les mesures incitatives facilement réalisables qui n’ajoutent aucune valeur à l’achat. En outre, des mesures incitatives représentant un défi trop important peuvent dissuader l’entrepreneur d’investir les efforts et le coût nécessaires pour atteindre les objectifs de rendement.
8. Pour s’assurer que les mesures incitatives motiveront un entrepreneur à s’investir, une évaluation est nécessaire. Cela varie d’un entrepreneur à l’autre en fonction de plusieurs facteurs, y compris, mais sans s'y limiter, la propriété, la taille, la diversification et la culture organisationnelle.
9. Il faut examiner si l’entrepreneur exerce un contrôle sur la réalisation des objectifs des mesures incitatives et s’il est possible de mesurer et de vérifier les objectifs de rendement, ce qui signifie notamment veiller à ce que les systèmes de l’entrepreneur puissent assurer un suivi adéquat des renseignements nécessaires à l’évaluation.
10. Les avantages produits par les résultats du contrat devraient excéder le coût combiné des mesures incitatives et de leurs frais d’administration pour l’ensemble des parties.
11. La structure et l’administration des mesures incitatives devraient être aussi simples que possible. Des mesures objectives simples, limitées et d’un niveau élevé sont préférables aux algorithmes complexes à variables multiples. Cela signifie notamment qu’il faut éviter de recourir à un nombre excessif de mesures incitatives dans un seul et même contrat. Un nombre trop élevé de mesures incitatives réduit l’attention et augmente les risques pour le gouvernement du Canada de devoir payer pour des résultats inattendus. Voir la section sur les mesures incitatives multiples et les objectifs contradictoires à la section 4.4 Mesures incitatives du Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement.
12. Si la conjoncture économique est instable et si l’achat comprend l’utilisation d’une indexation des prix ou d’un redressement en devises étrangères, il faut exclure ces derniers du calcul de détermination des mesures incitatives.
13. La participation de tous les intervenants au processus de planification des mesures incitatives, notamment les responsables des programmes, des aspects techniques et de l’acquisition et les conseillers responsables de l’établissement des prix, ainsi que la communication active avec chacun d’entre eux, est essentielle. En outre, il est essentiel de modéliser l’incidence et la valeur des programmes de mesures incitatives, tant au niveau de la perspective du gouvernement du Canada que de celui de l’entrepreneur.
14. Les mesures incitatives peuvent modifier le comportement des entrepreneurs. Afin de s’assurer que la modification des comportements soit planifiée et bien accueillie, la structure du contrat (base de paiement, énoncé des travaux et plans de gestion du rendement) doit absolument être élaborée en tenant compte de la perspective du gouvernement du Canada et de celle de l’entrepreneur. Des conséquences inattendues peuvent survenir dans le cadre d’un approvisionnement lorsque le plan de mesures incitatives a été élaboré sans la participation de l’ensemble des intervenants et sans tenir compte de la perspective de chacun.
15. Il existe plusieurs options incitatives. Voici une liste de mesures incitatives pour lesquelles des orientations supplémentaires sont données dans le Guide à l’intention des praticiens sur l’établissement des prix en approvisionnement. Il ne faut pas la considérer comme une liste exhaustive de mesures incitatives, mais plutôt comme un point de départ pour établir une mesure incitative de base :
    1. mesures incitatives liées au rendement technique;
    2. mesures incitatives liées au respect des échéances; et
    3. primes au rendement.

La méthode de paiement est la façon dont le Canada paiera pour les travaux exécutés ou les biens livrés, comme tous les arriérés (de préférence), à l'avance, à la livraison d'un lot ou d'articles individuels. Les différents types de méthodes de paiement sont décrits ci-dessous.

1. La vérification fait partie intégrante du processus de planification de l'achat. Les conditions générales 2010A, 2010B, 2010C, 2015A, 2029, 2030, 2035 et 2040 du guide des CCUA renferment une clause de vérification générale exigeant que l’entrepreneur tienne des dossiers complets et exacts des coûts des contrats et qu’il autorise le gouvernement à inspecter et à examiner les dossiers sur demande.
2. Il existe certaines circonstances où les contrats doivent comporter des dispositions particulières en ce qui a trait à la vérification ou à la validation. Lorsque le prix du contrat est fondé sur des coûts estimés ou réels, il peut être nécessaire d’atténuer le risque de prix. Des dispositions supplémentaires en matière de vérification ou de validation sont nécessaires pour vérifier le prix du contrat et rajuster le paiement au besoin. Consulter la clause C1004C du Guide des CCUA.

Les agents de négociation des contrats doivent inclure dans les contrats la clause applicable de vérification discrétionnaire des comptes suivante du guide des CCUA :

C0100C :

pour les biens ou les services commerciaux lorsque la clause d'attestation des prix  C0002T, C0004T ou C0006T est utilisée; ou lorsque la clause d'attestation des taux C0600T est utilisée ;

C0101C :

pour les biens ou les services non commerciaux lorsque la clause d'attestation des prix C0003T est utilisée ; ou lorsque la clause d'attestation des taux C0601T est utilisée.

Les agents de négociation des contrats doivent inclure dans les contrats la clause applicable de vérification du temps suivante du guide des CCUA :

C0710C :

pour les contrats à taux fixe basé sur le temps pour les services et le matériel ;

C0711C :

pour les contrats à taux fixe basé sur le temps pour la vérification du temps facturé et de l'exactitude du système d'enregistrement. On ne doit pas utiliser cette clause lorsque la clause C0705C est utilisée.

1. Les conditions générales du guide des CCUA comprennent des conditions relatives à la présentation des factures, et les modèles relatifs aux achats comprennent des instructions de facturation.
2. La clause H5001C du guide des CCUA doit être utilisé dans les contrats pour les biens et les services lorsque l'entrepreneur doit soumettre des factures conformément à tous les renseignements exigés en vertu de l'article « Présentation des factures » des conditions générales pertinentes, et les factures seront soumises lorsque tous les travaux décrits dans la facture auront été complétés.
3. Lorsqu'on propose les paiements partiels ou les paiements anticipés, la clause appropriée du guide des CCUA doit être incluse dans le contrat. Si le formulaire de demande de paiement partiel PWGSC- TPSGC 1111 est exigé pour effectuer les paiements partiels ou les paiements d'étape et que des pièces à l'appui doivent être présentées, la clause  H3022C peut être utilisée. D'autre part, la clause  H3024C peut être utilisée lorsqu'il n'est pas exigé de joindre des pièces à l'appui à la demande. Dans les contrats pour des services d'entretien facturés sur une base mensuelle, bimestrielle ou trimestrielle, la clause  H3020C peut être utilisée.

1. Le gouvernement du Canada peut utiliser différentes méthodes pour régler le paiement d’un bien ou d’un service. Ces méthodes sont appelées « instruments de paiement », et ces instruments établissent la façon dont l’entrepreneur sera payé.
2. Les factures de l’entrepreneur peuvent être réglées à l’aide des instruments de paiement suivants :
   1. Dépôt direct (paiements nationaux et internationaux);
   2. Carte d’achat du gouvernement du Canada (cartes d’achat Visa et MasterCard du gouvernement du Canada pour les paiements nationaux et internationaux);
   3. Échange de données informatisées (pour les paiements nationaux);
   4. Virement télégraphique (pour les paiements internationaux seulement);
   5. Système de transfert de paiements de grande valeur (paiements nationaux supérieurs à 25 millions de dollars);
   6. Chèque (pour les paiements nationaux et internationaux);
   7. Petite caisse (pour les paiements nationaux).
3. À l’exception des chèques et de la petite caisse, tous les éléments ci-dessus sont des instruments de paiement électronique. Les instruments de paiement électronique sont les instruments de paiement privilégiés par le gouvernement du Canada.
4. Si le ministère ou l’organisme client souhaite effectuer le paiement à l’aide d’un instrument de paiement électronique, il peut indiquer sa préférence dans la demande de soumissions et les documents du contrat subséquent. Les soumissionnaires ou les entrepreneurs pourront alors indiquer s’ils sont en mesure d’accepter diverses formes de paiement électronique. Se reporter aux clauses H3027T et H3027C du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat.
5. Pour en savoir plus sur les instruments de paiement électronique, veuillez consulter le site Web du receveur général.

Lorsque le fournisseur fournit des attestations dans sa soumission, son offre ou son arrangement, ces attestations pourront faire l'objet d'une vérification par le Canada pendant toute la période du contrat, de l'offre ou de l'arrangement. En cas de manquement à toute déclaration de la part de l'entrepreneur, de l'offrant ou du fournisseur ou si on constate que les attestations qu'il a fournies comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada peut résilier le contrat pour manquement, mettre de côté l'offre à commandes (OC) ou l'AMA et retirer le fournisseur de la liste des fournisseurs qualifiés. Pour voir la clause relative aux attestations, consulter les modèles uniformisés d'approvisionnement (CM, CE, DOC et DAMA).

1. Tout contrat qui constitue un « contrat de défense », selon la définition dans la Loi sur la production de défense(LPD), doit comprendre la clause A9006C du guide des CCUA.
2. Un contrat attribué au nom du ministère de la Défense nationale (MDN) n'est pas nécessairement un contrat de défense. Par exemple, un contrat portant sur des biens utilisés dans le cadre des activités quotidiennes du MDN ne constitue pas un contrat de défense. De plus, il est possible qu'un contrat de défense soit attribué au nom d'un ministère autre que le MDN. Le ministère client, en qualité de responsable technique, déterminera si un besoin précis conduira à l'attribution d'un contrat de défense, conformément aux dispositions de la LPD.
3. La clause  C2611C du guide des CCUA doit être incluse dans toutes les demandes de soumissions et les contrats portant sur du matériel de défense évalué à 250 000 $ et plus, qui comportent l'importation de matériel de défense et qui exigent que l'entrepreneur soit l'importateur. Cette clause stipule que l'entrepreneur sera responsable de voir à la remise des droits de douane à l'importation ou au paiement de ces mêmes droits et de demander un remboursement à l'Agence du revenu du Canada (ARC). On doit utiliser la clause  C2610C du guide des CCUA lorsque le MDN est l'importateur. Le MDN est responsable de demander à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en temps opportun, l'attestation exigée en vertu du Tarif des douanes.
4. Selon l' ARC, le « matériel de défense » n'inclut que les biens spécifiés, servant ou pouvant servir, directement ou indirectement à la défense du Canada. Les biens achetés pour les opérations quotidiennes du MDN ne sont pas admissibles.

1. Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et le règlement connexe établissent les conditions en vertu desquelles les résidents non permanents obtiennent un permis d'emploi avant d'être autorisés à séjourner au Canada en vue d'occuper un emploi temporaire. Cela comprend le séjour temporaire en vue d'exécuter les travaux en vertu d'un contrat du gouvernement fédéral.
2. Pour l'approvisionnement de biens et de services qui peuvent nécessiter des services au Canada rendus par des résidents non permanents, les clauses pertinentes du guide des CCUA suivantes doivent être incluses :
   1. A2000C lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur établi au Canada;
   2. A2001C lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur établi à l'étranger.

1. Pour les exigences particulières en matière d'assurance dans le cadre d'un besoin, la clause G1001C du guide des CCUA peut être utilisée dans le contrat. D'autre part, lorsque aucune exigence en matière d'assurance ne s'applique à un besoin particulier, la clause G1005C peut être utilisée dans le contrat.
2. Les agents de négociation des contrats doivent insérer les clauses d'assurance applicables contenues dans la sous-section 5-G du guide des CCUA. Pour plus de renseignements, voir l' Annexe 4.7 : Clauses des risques assurables pour les clauses d'assurance, l' Annexe 4.8 : Assurance relative aux véhicules loués ou appartenant au gouvernement pour l'assurance des véhicules loués par le gouvernement ou lui appartenant, et l' Annexe 4.9 : Assurance relative à l'équipement loué ou appartenant au gouvernement pour l'assurance du matériel loué par le gouvernement ou lui appartenant. Consulter également le site Web de la Gestion des risques. Pour tout renseignement supplémentaire sur l'assurance, les agents de négociation des contrats peuvent communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques de TPSGC par courriel à : rcnscgra.ncrrmias@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

1. Lorsqu'ils décident d'obtenir une garantie financière contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent le préciser dans les documents de demandes de soumissions. La clause  E0007C du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008C lorsque l'entrepreneur doit fournir une garantie financière contractuelle après l'attribution du contrat. La clause E0005C doit être utilisée en conjonction avec la clause  E0008C lorsque le fournisseur retenu doit fournir un dépôt de sécurité à titre de garantie financière contractuelle.
2. Toute lettre de crédit reçue par le Canada doit comporter une date d'expiration appropriée. La lettre de crédit ne devrait pas expirer en même temps que la période de risque qu'elle couvre. Par exemple, la date d'expiration précisée dans la lettre de crédit ne devrait pas être la même que celle qui est prévue pour l'achèvement des travaux. La date d'expiration devrait être fixée de manière à prévoir un délai d'exécution suffisant par rapport à la date prévue d'achèvement des travaux, pour faire en sorte que l'agent de négociation des contrats soit en mesure d'établir que l'entrepreneur s'est acquitté des obligations prévues par la lettre de crédit. Si l'entrepreneur ne remplit pas ses obligations, l'agent de négociation des contrats doit disposer de suffisamment de temps pour préparer et présenter la demande de paiement requise en vertu de la lettre de crédit.
3. Lorsqu'une garantie financière sous forme de cautionnement d'exécution est exigée dans le contrat, on doit utiliser la clause E5000C.
4. Lorsqu'une garantie financière sous forme de cautionnement pour le paiement de la main-d'œuvre et des matériaux est exigée, la clause E8000C doit être utilisée.

Lorsque le programme des marchandises contrôlées s'applique à un besoin, la clause A9131C du guide des CCUA doit être utilisée dans les contrats afin d'informer l'entrepreneur de ses obligations dans le cadre de ce programme. Lorsqu'il s'agit d'un contrat pour le ministère de la Défense nationale, la clause B4060C doit être utilisée dans le contrat.

1. La limitation de la responsabilité de l'entrepreneur devrait constituer une exception aux conditions standards utilisées dans la pratique courante. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada, les agents de négociation des contrats, avec le concours des ministères, doivent être en mesure de démontrer que les risques associés au contrat ont été analysés et que la limitation de la responsabilité permet de protéger adéquatement le Canada. Pour en savoir plus sur la gestion des risques, consultez le chapitre 3 – Stratégie d’approvisionnement. On devrait prendre ces décisions avant d'émettre la demande de soumissions ou, dans le cas de contrats non concurrentiels, avant le début des négociations.
   Lorsqu'une limitation de la responsabilité s'applique à un besoin, les clauses relatives à la limitation de la responsabilité du guide des CCUA peuvent être incluses dans le contrat. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe de produits approprié (habituellement « le prix du contrat au moment où les dommages ont été causés » ou un montant en dollars prédéterminé établi par le groupe de produits et services).
2. Pour limiter la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada, sans limiter la responsabilité de chaque partie en ce qui concerne les réclamations de tiers, la clause N0001C doit être utilisée. De façon générale, cette clause serait utilisée lorsqu'un groupe de produits existe (autres que ceux qui se rapportent à la GI-TI ou aux services de satellite, qui ont leurs clauses particulières) ou après qu'une évaluation aura permis de déterminer le risque auquel le Canada est exposé et la protection requise.
3. Pour limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada et exiger de l'entrepreneur qu'il indemnise le Canada à l'égard des réclamations de tiers, la clause N0002C doit être utilisée.
4. Les clauses N0001C et N0002C sont similaires car elles créent toutes les deux une limitation de la responsabilité de l'entrepreneur pour les dommages causés au Canada. Cependant, les deux clauses traitent la responsabilité de l'entrepreneur pour des réclamations de tiers de différentes façons. La clause N0001C prévoit essentiellement que les parties consentent à ce que la responsabilité pour les dommages aux tiers soit déterminée selon les lois applicables au contrat. Cette clause prévoit également que si le Canada doit payer les dommages causés par l'entrepreneur aux tiers à cause d'une responsabilité conjointe et solidaire, l'entrepreneur doit rembourser ce montant au Canada. En bref, selon la clause N0001C, chaque partie est responsable pour tous les dommages qu'elle cause aux tiers. La clause N0002C pour sa part prévoit que l'entrepreneur doit indemniser le Canada contre toutes les réclamations de tiers qui sont reliées au contrat.
5. Pour limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada en ce qui concerne les réclamations de première et de tierces parties, la clause N0003C doit être utilisée.
6. On devrait éviter de limiter la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada en ce qui concerne les réclamations de tiers, étant donné que cela pourrait constituer un risque énorme pour le Canada. On ne peut limiter la responsabilité civile d'un entrepreneur que dans de très rares cas, généralement dans le cas de contrats non concurrentiels. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité civile de tiers d'un entrepreneur, les approbations suivantes doivent être obtenues :
   1. la limitation de la responsabilité civile de tiers de l’entrepreneur sans transfert important des risques doit être approuvée par le directeur, Programme des approvisionnements, administration centrale, responsable du domaine ou du produit visé; et
   2. la limitation de la responsabilité civile de tiers de l’entrepreneur avec transfert important de risques nécessite l’approbation du Conseil du Trésor (CT), par l’intermédiaire du sous ministre adjoint (SMA), Direction générale des approvisionnements, ou du SMA, Approvisionnement maritime et de défense, et l’approbation du dirigeant principal des finances du ministère client.
7. Pour les besoins en services de satellite dans le cadre desquels le CT a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0008C doit être utilisée.
8. Dans le cas de besoins en logiciels-services (SaaS) dans un nuage public pour lesquels le CT a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0004C doit être utilisée. Voici ce qui est stipulé dans la nouvelle clause N0004C : Limitation par incident : Sous réserve de l’article suivant, quel que soit le fondement ou la nature de la réclamation, la responsabilité totale de l’entrepreneur par incident n’excédera pas la valeur cumulative des factures contractuelles pour les 12 mois précédant l’incident.
9. Pour les besoins de gestion de l'information ou de technologie de l'information (GI-TI) dans le cadre desquels le Conseil du Trésor a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0000C du guide des CCUA doit être utilisée uniquement dans le cas des contrats de GI-TI.

Cet article est supprimé du Guide des approvisionnements en raison de l’abrogation de la Loi sur les justes salaires et les heures de travail, le 1^er janvier 2014.

L'article 4.70.95 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, Version 2014-2.

1. Le terme Incoterms 2000 « FCA franco transporteur (… lieu convenu) » doit être utilisé dans tous les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN) attribués à des fournisseurs uniques, dans tous les contrats de réparation et de révision lorsque le transport ne fait pas partie de la soumission concurrentielle, et dans tous les contrats de vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger (et non pour tous les contrats passés avec les États-Unis). Le MDN gérera la logistique interne (la coordination, l'organisation et le paiement de tous les frais de transport à l'arrivée) de ces contrats. Pour ces contrats, l'entrepreneur doit livrer les biens « FCA franco transporteur », et le lieu convenu sera toujours l'établissement de l'entrepreneur, à moins d'avis contraire du MDN. L'agent de négociation des contrats doit inclure dans le contrat la clause sur le transport D0035C ou D0037C du guide des CCUA. Ces clauses obligent l'entrepreneur à s'adresser au MDN pour obtenir des instructions d'expédition et connaître la marche à suivre.
2. Si l'entrepreneur n'est pas situé au Canada et que les biens doivent être importés au Canada par le MDN, l'agent de négociation des contrats doit inclure la clause  C2608C et, s'il y a lieu, la clause C2610C. Si les biens doivent être importés au Canada par l'entrepreneur, inclure la clause  C2611C, s'il y a lieu.
3. Pour aider les agents de négociation des contrats à déterminer quelle clause relative à l'expédition s'applique à leur contrat, voici la liste des clauses et leur application :
   1. Contrats du MDN :
      1. D0035C : pour les entrepreneurs établis à l'étranger et les contrats de vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger (les clauses  C2608C et C2610C peuvent s'appliquer);
      2. D0037C : pour les entrepreneurs canadiens;
      3. D4001C : pour livraison FAB destination.
   2. Tous les autres ministères du gouvernement :
      1. D4000C : pour livraison FAB origine (utiliser les clauses  C5200T dans les demandes de soumissions et C5200C ou C5201C dans les contrats);
      2. D4001C : pour livraison FAB destination (utiliser les clauses  C5200T dans les demandes de soumissions et C5200C dans les contrats).

Pour les contrats de services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité lorsque l'entrepreneur doit garder les dossiers de ses employés à jour et fournir, sur demande, l'information à l'agent de négociation des contrats, conformément à la législation du travail de l'Ontario, la clause  A0075C du guide des CCUA doit être utilisée. Voir l' Annexe 4.6 : Législation du travail de l'Ontario.

1. Pour des achats de nature délicate ou à risques élevés, avant l'émission d'une demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit expliquer clairement au ministère client ses responsabilités à l'égard de la demande de soumissions et obtenir la confirmation écrite du ministère client, soit par courriel, par télécopie ou par la poste, pour ce qui suit :
   1. que l'énoncé des travaux, l'énoncé des besoins ou les spécifications techniques qui seront compris dans la demande de soumissions représentent exactement ses besoins;
   2. que le ministère client accepte les critères pour l'évaluation des soumissions et la méthode de sélection de l'entrepreneur décrits dans la demande de soumissions, et que le taux de pourcentage lié à l'évaluation technique par rapport à l'évaluation du prix représente l'optimisation des ressources.
2. Les agents de négociation des contrats devraient diriger leurs ministères clients vers tout accord officiel conclu entre TPSGC et le ministère client portant sur le partage des responsabilités liées au processus d'achat (voir l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique)). L'agent de négociation des contrats doit inscrire au dossier toutes décisions importantes prises en collaboration avec le ministère client concernant la définition des besoins et l'évaluation technique. Pour plus de renseignements sur les critères d'évaluation, consulter l'article  4.35 Critères d'évaluation.
3. Il incombe au ministère client de déterminer le niveau d'autorité requis du personnel autorisé à fournir la confirmation du client décrite ci-dessus.

1. Les fournisseurs doivent toujours disposer d'un délai raisonnable pour préparer et présenter des soumissions valables, indépendamment de toute période de demande de soumissions minimale prescrite. La date de clôture d'une demande de soumissions doit tenir compte de la complexité du marché et de la proportion prévue du travail sous-traité. Le temps accordé doit être suffisant pour permettre au fournisseur d'obtenir la demande de soumissions et, s'il y a lieu, tout document supplémentaire, et de préparer et soumettre son offre.

   À l'exception des marchés de faible valeur (c.-à-d. moins de 25 000 $ pour les biens et 40 000 $ pour les travaux de construction et les services, y compris toutes les taxes applicables), les périodes de demande de soumissions doivent être d'au moins 15 jours civils, sauf en cas d'urgence.

2. Dans le cas des marchés qui ne sont pas assujettis à un quelconque accord commercial, la période de la demande de soumissions ne devrait pas être inférieure à 15 jours civils, à moins qu'une urgence ne le justifie, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marché ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des demandes qui ne sont pas annoncées publiquement. La période de demande de soumissions pour les marchés de faible valeur (c.-à-d. moins de 25 000 $ pour des biens et moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables) peut être inférieure à 15 jours, pour raisons d'efficacité et d'économie.
3. Dans le cas des marchés qui sont uniquement assujettis à l'Accord de libre-échange canadien (ALEC), la période de la demande de soumissions ne devrait pas être inférieure à 15 jours civils, à moins qu'une urgence ne le justifie, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marché ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des demandes qui ne sont pas annoncées publiquement. Si une urgence le justifie, alors la période de demande de soumissions peut être inférieure à 15 jours civils.
4. Pour les marchés sujets à un ou plusieurs accords commerciaux internationaux :
   1. En général :
      1. La période de demande de soumissions minimale est de 40 jours civils et peut être réduite de cinq (5) jours, jusqu'à un minimum de 25 jours civils, pour chacune des conditions suivantes :
         1. l'avis de projet de marché (APM) est publié par voie électronique;
         2. tous les documents d'appel d'offres sont rendus accessibles par voie électronique à compter de la date de publication de l'APM;
         3. l'entité contractante accepte des soumissions par voie électronique.
      2. Cette période de demande de soumissions minimale peut encore être réduite à :
         1. Un minimum de 15 jours civils, si au moins 40 jours et pas plus de 12 mois avant la publication de l'APM, l'entité contractante a publié un avis de projet de marché qui contient :
            1. une description du marché;
            2. les dates limites approximatives de présentation des soumissions ou des demandes de participation;
            3. une déclaration selon laquelle les fournisseurs intéressés devraient exprimer leur intérêt dans le marché à l'entité contractante;
            4. l'adresse à laquelle les documents relatifs au marché peuvent être obtenus; et
            5. autant de renseignements qu'en demande l'APM que possible;
         2. Un minimum de 15 jours civils, lorsque la procédure d'appel d'offres limité est employée.

   2. Pour les marchés de biens et de services commerciaux, à condition que l'avis de projet de marché (APM) et les documents relatifs à l'appel d'offres soient publiés en même temps par voie électronique, la période de demande de soumissions serait d'un minimum de 15 jours civils. Les biens et services commerciaux sont généralement des besoins « courants » qui ne comportent que peu ou pas de personnalisation et pour lesquels un prix peut être proposé sur catalogue ou des frais de service standard s'appliquent. Lorsque 15 jours civils est impraticable, la période de demande de soumissions peut être réduite à un minimum de 13 jours civils ou, si les soumissions sont acceptées par voie électronique, à un minimum de 10 jours civils.

      Si l'APM et les documents d'appel d'offres ne sont pas publiés en même temps par voie électronique, alors les règles générales concernant les périodes de demande de soumissions minimales pour les marchés assujettis à au moins un accord commercial international, décrites ci-dessus, s'appliqueront.

   3. Si une urgence fait en sorte que la période normale de soumission (établie conformément à ce qui précède) est impraticable, la période de demande de soumissions peut être réduite à :
      1. Un minimum de 10 jours civils, à condition que l'entité contractante puisse dûment justifier l'état d'urgence; ou
      2. Jusqu'à moins de 10 jours civils, lorsque la procédure d'appel d'offres limité est employée.
5. Lors de l'établissement d'une liste à utilisation unique ou permanente de fournisseurs qualifiés, la période de préqualification doit toujours être un délai raisonnable pour que les fournisseurs puissent préparer et présenter leurs qualifications. Si un ou plusieurs accords commerciaux internationaux s'appliquent, l'invitation à se qualifier ou la demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) doit être affichée pendant au moins 25 jours civils avant que tout appel d'offres puisse être clos. Si l'état d'urgence dûment justifié par l'entité contractante rend ce délai impraticable, il peut être réduit à 10 jours au moins.

   Pour les marchés passés en vertu d'une liste à utilisation unique de fournisseurs préqualifiés ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, la période de demande de soumissions doit être déterminée conformément aux obligations décrites ci-dessus.

   De plus amples renseignements sur les obligations découlant des accords commerciaux pour les listes de fournisseurs préqualifiés figurent à la section 3.25. Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux.

6. La mention « expiré » n'apparaît que le jour ouvrable suivant sur le SEAOG pour les avis comportant une date de clôture. Les avis échus et les documents connexes demeurent disponibles sur le SEAOG.
7. Un résumé des orientations sur les périodes de demande de soumissions minimales peut être trouvé à l’annexe 4.10.

Pour annoncer les marchés concurrentiels, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) préfère recourir au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).

Le SEAOG est le babillard où le gouvernement du Canada affiche ses occasions d'affaires et où les fournisseurs peuvent les chercher en ligne. Le site Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres est le site officiel où le Canada honorera ses obligations au titre des accords commerciaux qu'il a signés et est la source faisant autorité pour les appels d'offres du gouvernement du Canada. Pour de plus amples renseignements sur le SEAOG, consulter le site Appels d'offres d'Achatsetventes.gc.ca ou communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.

1. L'avis concernant la possibilité d'une demande de soumissions est diffusé par l'intermédiaire d'un avis de projet de marchés (APM) affiché sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
2. L'APM est un résumé de la demande de soumissions qui décrit brièvement le besoin et fournit des renseignements pertinents qui aideront les soumissionnaires éventuels à définir leur intérêt à combler le besoin et leur capacité de satisfaire aux conditions essentielles de participation. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'APM quels accords commerciaux ou autres ententes s'appliquent ou si des restrictions en matière de contenu canadien s'appliquent. (Par exemple, les demandes de soumissions peuvent préciser que le besoin a été réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones ou restreint aux fournisseurs établis au Canada en raison de l'exception en matière de sécurité nationale. Dans ces cas, seuls les fournisseurs autochtones ou les fournisseurs établis au Canada, respectivement, seraient admissibles à soumissionner.)
3. L'APM doit indiquer si des documents additionnels seront affichés sur le SEAOG ou s'ils seront disponibles séparément.
4. De nombreuses unités d'achat ont établi des modèles pour aider les agents de négociation des contrats à élaborer les APM. Les agents de négociation des contrats devraient consulter leurs gestionnaires afin de déterminer si les modèles sont couramment utilisés dans leur unité d'achat.
5. L'APM devrait aviser les fournisseurs de leur option de demander un compte rendu. Pour des exemples de textes suggérés, consulter les modèles uniformisés d'approvisionnement (Simple, CM, CE, DOC et DAMA) du Guide des CCUA. Le même énoncé doit figurer dans tous les avis (notamment les journaux).
6. Au moment d’inscrire les renseignements concernant les points de livraison relativement à une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement dans l’APM, l’agent de négociation des contrats doit choisir uniquement les provinces ou les territoires où il pourrait y avoir des livraisons.

1. Pour les achats assujettis à un quelconque accord commercial, l'affichage d'un avis par l'entremise du SEAOG est requis dans les cas suivants :
   1. appel d'offres ouvert; et
   2. appel d'offres sélectif :
      1. Si l’appel d’offres est uniquement assujetti à l’ALEC, seule une invitation à se qualifier ou une demande d’arrangement en matière d’approvisionnement doit être affichée dans le SEAOG. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences relatives à la préqualification, consultez 4.10.25.15 L’Accord de libre échange canadien et utilisation des arrangements en matière d’approvisionnement et 4.10.25.20 Processus continu de qualification.
      2. Si l’appel d’offres est assujetti à un ou plusieurs accords commerciaux internationaux, l’invitation à se qualifier ou la demande d’arrangement en matière d’approvisionnement et les APM doivent être affichés dans le SEAOG. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez 4.10.25.5. Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d’approvisionnement.

   Il n’est pas nécessaire d’afficher dans le SEAOG si l’on utilise un appel d’offres limité, bien que l’affichage dans le SEAOG soit toujours recommandé.

2. Les agents de négociation des contrats peuvent créer des APM et des documents de demandes de soumissions, et les transmettre au SEAOG par le biais de la solution d’achats électroniques (SAE).
3. Afin de s'assurer que l'ensemble des documents de demandes de soumissions sont affichés sur le SEAOG le jour ouvrable suivant, les agents de négociation des contrats doivent faire parvenir leurs avis et documents de demandes de soumissions avant 6 h (HE). Les fichiers requis sont joints en utilisant l’application de gestion des appels d’offres (AGAO) avant l’affichage sur le SEAOG. Pour de plus amples détails sur la façon de joindre des fichiers au moyen de l’AGAO, s'il vous plaît voir la page Pièces jointes électroniques de l’application de gestion des appels d'offres (AGAO) – Foire aux questions.
4. Les agents de négociation des contrats sont responsables de préparer, et d'afficher les avis de marchés sur le SEAOG, et dans le cas des procédures de demandes de soumissions sélectives, tous les avis annuels qui permettent de dresser et mettre à jour une liste permanente de fournisseurs qualifiés.

1. Les agents de négociation des contrats de TPSGC utilisent la solution d’achats électroniques (SAE) pour créer leurs demandes de soumissions associées à chaque demande concurrentielle annoncée publiquement, qui est ensuite affichée sur le SEAOG.
2. Le groupe de soutien d’AchatsCanada agit à titre de centre de liaison entre le SEAOG et les agents de négociation des contrats pour faciliter les corrections.
3. Les agents de négociation des contrats devraient vérifier le SEAOG le lendemain de l'envoi de l'avis. S’il y a des anomalies ou si l'avis n'est pas affiché, l’agent de négociation des contrats devrait en informer le groupe de soutien d’AchatsCanada.
4. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer de l’exactitude et de l’intégralité des avis et des demandes de soumissions (incluant toutes les pièces jointes) ainsi que de leur affichage sur le SEAOG comme il se doit. Les corrections à apporter aux demandes de soumissions demeurent la responsabilité de l'agent de négociation des contrats.

1. Lorsque les demandes de soumissions ou tout autre document supplémentaire ne peuvent être affichés sur le SEAOG, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de la distribution des demandes de soumissions sur support matériel tel que papier, CD ou DVD ou des documents supplémentaires (p. ex. échantillons, dessins techniques et devis) aux soumissionnaires.
2. Les agents de négociation des contrats devraient confirmer que les documents ne sont pas protégés par des restrictions au droit de propriété et qu'ils peuvent être copiés et distribués.
3. Pour obtenir le nombre voulu d'exemplaires des demandes de soumissions non électroniques, les agents de négociation des contrats peuvent tirer eux-mêmes des copies ou demander au ministère client de leur fournir le nombre d'exemplaires requis ou payer pour qu'un tiers reproduise la demande de soumissions non électronique en quantité voulue.
4. Lorsque des documents supplémentaires en relation avec une demande de soumissions (comme des échantillons ou des documents protégés) sont directement envoyés aux fournisseurs, le bureau initiateur de TPSGC est responsable de choisir la méthode la plus appropriée afin d'assurer l'expédition de toute la documentation ou tout le matériel pertinent au marché à chaque fournisseur qui a demandé une demande de soumissions.
5. Si des données techniques provenant d'une autre source doivent être envoyées aux fournisseurs (p. ex., distribuées par le ministère client), la demande de soumissions ne doit pas être diffusée pour affichage tant que les données ne sont pas accessibles de cette source. La demande de soumissions doit identifier la source.
6. Les fournisseurs sont responsables d'obtenir des exemplaires des documents techniques nécessaires s'ils peuvent être obtenus par le truchement des réseaux commerciaux habituels.

1. À l'occasion, en se fondant sur sa connaissance du produit ou du marché, un agent de négociation des contrats peut juger que des fournisseurs d'un bien ou d'un service ne verront pas ou ne pourront pas répondre à une demande de soumissions si celle-ci est affichée uniquement sur le site du SEAOG. Dans ces cas, afin de favoriser la concurrence et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables canadiens, l'agent de négociation des contrats peut communiquer avec ces fournisseurs pour les informer qu'une occasion de marché a été publiée.
2. La communication doit se faire seulement après que l'avis de projet de marchés ait été publié sur le SEAOG, aussitôt que possible afin que les fournisseurs avisés aient le temps d'y répondre. Afin de s'assurer qu'il n'y a pas de traitement préférentiel, cette communication devrait se faire par écrit, pour qu'il puisse être démontré que tous les fournisseurs ont eu accès à la même information, en même temps.
3. Le but particulier d'informer les fournisseurs est de s'assurer qu'ils sont au courant qu'il y a une occasion offerte et de les inciter à consulter le site du SEAOG. Pour cette raison, l'avis ne doit contenir que de brefs renseignements sur le bien ou le service, de même qu'une référence appropriée (numéros de référence, identification du demandeur ou numéro de la demande de soumissions). Il ne doit pas comprendre d'information qui ne serait pas à la disposition des fournisseurs qui sont mis au courant de l'occasion de marché en consultant directement le SEAOG.
4. Les agents de négociation des contrats doivent indiquer, dans le dossier, le nom de chaque fournisseur avisé ainsi que la date de l'avis. La méthode recommandée est de fournir un exemplaire de l' APM.

1. Lorsque le marché ne sera pas affiché sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les demandes de soumissions sont distribuées aux fournisseurs invités.
2. Pour les besoins qui ne sont pas annoncés publiquement, la liste des fournisseurs invités à soumissionner doit être transmise automatiquement à tous les fournisseurs y figurant, à l'étape de la demande. Les listes seront mises à jour lorsque de nouveaux soumissionnaires demandent la demande de soumissions.
3. Lorsqu'un ministère client est responsable de distribuer du matériel technique supplémentaire qui peut accompagner la demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats doit transmettre le nom et l'adresse des fournisseurs invités au ministère client. On devrait exiger que les ministères clients attestent que le matériel technique a été distribué aux destinataires appropriés.
4. Les listes de fournisseurs et l'information relative aux soumissions et aux contrats ne doivent pas être divulguées quand il s'agit de besoins de nature délicate (désignés ou classifiés). Les demandes de liste des soumissionnaires devraient être transmises au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, au 819-956-1820.

1. Afin d'assurer l'intégrité du processus de demandes de soumissions concurrentiel, toutes les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la demande de soumissions doivent être adressées uniquement à l'agent de négociation des contrats de TPSGC dont le nom est indiqué dans la demande de soumissions, et non au ministère client ou un autre représentant du gouvernement. Voir les instructions uniformisées et la clause A0012T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat.
2. Les agents de négociation des contrats devraient éviter de rencontrer personnellement les fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions. Toutes les communications devraient être transmises par écrit, dans la mesure du possible.

1. Les fournisseurs devraient poser leurs questions par écrit à l'agent de négociation des contrats, avant la date indiquée dans les documents de demandes de soumissions.
2. Les questions simples dont la réponse ne nuit pas aux autres fournisseurs ni à la réponse qu'ils feront à la demande de soumission, pourront être traitées directement avec le fournisseur qui a posé la question.
3. Les questions plus complexes ou les questions portant sur le besoin devraient être dirigées vers le ministère client afin que l'agent de négociation des contrats y réponde. Les réponses à des questions techniques qui peuvent être traitées par l'agent de négociation des contrats devraient être réunies et figurer sur un addenda ou une modification à la demande s'il s'agit d'une demande de soumissions annoncée publiquement, ou constituer un addenda qui sera transmis aux fournisseurs invités à présenter une soumission. Lorsque les questions sont publiées pendant la période de la demande de soumissions, l'identité du fournisseur qui a posé les questions ne devrait pas être divulguée.
4. Les changements apportés à la demande de soumissions qui reflètent les éclaircissements entraînées par les questions, y compris les éventuelles prorogations, devront faire l'objet d'une modification de la demande.
5. Il est de la responsabilité du soumissionnaire de surveiller le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) pour toutes les mises à jour ou modifications liées à un avis de demande de soumissions.

1. Tout changement important apporté à des renseignements fournis dans l'avis de projet de marchés (APM) ou aux documents de demandes de soumissions avant la date de clôture des soumissions nécessite l'établissement d'une modification de l' APM ou du document de demandes de soumissions. Toutes les modifications doivent être distribuées de la même manière que l' APM ou le document de demandes de soumissions original.
2. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les modifications de l' APM ou des documents de demandes de soumissions sont complets. Le fournisseur pourra ensuite consulter sur le SEAOG le document même de modification à la demande de soumissions et le télécharger. La mise à jour fait alors partie intégrante du document de demandes de soumissions.
3. Lorsqu’un document de demandes de soumissions est annulé et qu'une nouvelle demande est émise, un nouvel APM doit être envoyé pour affichage sur le SEAOG.
4. Tout renseignement important communiqué à un fournisseur concernant un projet de marchés doit également être communiqué à tous les autres fournisseurs concernés suffisamment à l'avance pour que ces derniers puissent en tenir compte dans la préparation de leur soumission. Les agents de négociation des contrats qui fournissent ces renseignements doivent prendre en considération le temps nécessaire à l'affichage de ces modifications sur le SEAOG.
5. Si le délai n'est pas suffisant pour permettre à tous les fournisseurs d'examiner les renseignements et de répondre en conséquence, les agents de négociation des contrats peuvent décider de prolonger la période de demandes de soumissions ou d'annuler la demande de soumissions et d'en émettre une nouvelle.
6. L'agent de négociation des contrats doit informer le Module de réception des soumissions (MRS) de tout changement apporté à la date ou à l'heure de clôture des soumissions, et doit s'assurer qu'un avis à cet effet est parvenu au MRS.
7. La décision de prolonger la période de demandes de soumissions au-delà de la date de clôture établie initialement est une décision d'ordre opérationnel que peut prendre l'agent de négociation des contrats, en fonction des circonstances particulières du projet de marchés. Il est possible de traiter une prolongation dans un délai relativement court (plus ou moins 24 h), lorsque les listes de fournisseurs ont été utilisées pour les demandes de soumissions ou lorsque les demandes annoncées publiquement sont affichées sur le SEAOG.

1. Pour obtenir des renseignements généraux sur la façon de faire affaire avec le gouvernement fédéral, les agents de négociation des contrats devraient inviter les fournisseurs à consulter Achatsetventes.gc.ca.
2. Les fournisseurs intéressés à faire affaire avec le gouvernement fédéral sont invités à s'inscrire au système Données d'inscription des fournisseurs pour obtenir un numéro d'entreprise – approvisionnement (NEA).
3. Les fournisseurs sont invités à consulter les occasions d'affaires offertes pas le gouvernement dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG).
   Pour toute demande de renseignements généraux sur les achats, les fournisseurs devraient communiquer avec la LigneInfo, au 1-800-811-1148.
4. Les questions au sujet d’une demande de soumissions en particulier doivent être acheminées à l'agent de négociation des contrats désigné dans la demande de soumissions en question.

1. Toutes les demandes concurrentielles, la date et l'heure de clôture des soumissions stipulées dans la demande de soumissions sont fermes. Il incombe aux fournisseurs de s'assurer que la soumission, l'offre ou l'arrangement, selon le cas, est livré à temps au Module de réception des soumissions ou à l'agent de négociation des contrats indiqué dans la demande. Le reçu émis par le Module de réception des soumissions désigné est le seul document accepté prouvant que la soumission, l'offre ou l'arrangement, selon le cas, a été reçu dans les délais établis.
   1. Les seules preuves acceptées par TPSGC pour justifier un retard attribuable au service de la SCP sont les suivantes :
      1. un timbre à date d'oblitération de la SCP;
      2. un connaissement de Messageries prioritaires de la SCP;
      3. une étiquette Xpresspost de la SCP;

      prouvant que la soumission, l'offre ou l'arrangement a été envoyé au plus tard, le jour avant la date de clôture de la demande.

   2. La seule preuve d'un retard du service Connexion de la SCP généré par le système de la Société canadienne des postes (SCP) qui sera acceptée par TPSGC est un dossier du service Connexion de la SCP avec la date et l'heure dans une conversation Connexion de la SCP, qui démontre clairement que la soumission a été envoyée avant la date et l'heure de clôture des soumissions.
2. Pour tous les processus concurrentiels, les soumissions, les offres ou les arrangements en retard envoyés par d'autres moyens qu'à l'aide du service Connexion de la SCP ne seront pas acceptés par le Module de réception des soumissions et seront retournés à moins qu'ils se qualifient comme soumissions, offres ou arrangements en retard.
3. Pour tous les processus concurrentiels, les soumissions, les offres et les arrangements (selon le cas) en retard qui sont soumis à l'aide du service Connexion de la Société canadienne des postes, les conversations entamées par le Module de réception des soumissions à l'aide du service Connexion de la SCP relatifs à une soumission, une offre ou un arrangement (selon le cas), déposé en retard seront supprimées. Des registres seront conservés pour documenter l'historique des transactions des soumissions, des offres et des arrangements déposés en retard à l'aide du service Connexion de la SCP.
4. Les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat.

1. Pour les soumissions, les offres ou les arrangements retardés, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
2. Ils devraient, toutefois consulter l'article 9.10.15 Services de construction lorsqu'ils traitent des présentations de soumissions en matière de contrats de construction.

1. Pour la transmission par télécopieur des soumissions, des offres ou des arrangements, les agents de négociation des contrats devraient consulter les instructions uniformisées applicables du guide des CCUA.
2. Afin de s'assurer que tous les appareils d'horodatage officiels servant à la réception de soumissions soient réglés à la même heure, le Module de réception des soumissions désigné doit procéder à l'étalonnage de ces appareils et autres dispositifs officiels servant à l'horodatage, selon l'heure officielle du Conseil national de recherches du Canada (CNRC), au moins tous les deux jours ouvrables.
   On peut vérifier l'horloge officielle du CNRC 24 heures par jour; il suffit de composer le 613-745-9426 (français) ou le 613-745-1576 (anglais).

1. Le module de réception des soumissions (MRS) désigné suivra les instructions fournies par l'agent de négociation des contrats concernant la protection des soumissions, offres ou arrangements.
2. Si une soumission, une offre ou un arrangement porte la mention « protégé », « confidentiel », « secret » ou « très secret », les procédures gouvernementales s'appliquant à la transmission de renseignements ou de biens « protégés » ou « classifiés » doivent être respectées. Les soumissions, offres ou arrangements et les autres renseignements ou biens ayant trait à une soumission, une offre ou un arrangement de nature délicate doivent être livrés par porteur à l'agent de négociation des contrats responsable de la demande de soumissions; et un reçu doit être délivré.
3. Les renseignements sur les procédures relatives à la sécurité sont disponibles sur le site web du Programme de sécurité des contrats.

1. Lorsque les soumissions sont dépouillées publiquement, les soumissions (version papier) sont retirées de l’endroit sécurisé et verrouillé, transportées à l'endroit où se fera le dépouillement public et toutes les soumissions (versions papier et électroniques reçues) seront ouvertes en présence d'un témoin. Le nom et l'adresse de chaque soumissionnaire ainsi que le montant de chacune des soumissions sont lus à haute voix.
2. S'il y a plusieurs articles énumérés dans la soumission mais pas de prix total de la soumission, alors le prix de chaque article est lu à haute voix. Il y a également confirmation (s'il y a lieu) qu'une garantie de soumissions s'y trouve.

1. Les soumissions écrites (offres de prix) présentées en réponse à une demande de prix et envoyées directement à l'agent de négociation des contrats seront déclarées non recevables si elles sont reçues après la date et l'heure de clôture, indépendamment de la date de la mise à la poste.
2. Afin de s'assurer que toutes les offres de prix recevables sont examinées et afin de tenir compte des heures de livraison du courrier interne, les agents de négociation des contrats peuvent devoir retarder l'émission d'une commande d'achat jusqu'après la première livraison du courrier du matin, le lendemain de la date de clôture.
3. Les offres de prix doivent être signées et datées par l'agent de négociation des contrats au moment de leur réception. Les secteurs ou régions doivent s'assurer que les offres de prix envoyées directement à l'agent de négociation des contrats sont reçues, conservées et traitées de façon à respecter le principe d'équité envers tous les fournisseurs.