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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

8. Chapitre 8 - Gestion des contrats

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

8.1 Aperçu de la gestion des contrats

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  1. La gestion des contrats est le processus qui consiste à gérer de façon systématique et efficace l'établissement, l'exécution et l'administration des contrats afin d'optimiser le rendement financier et le rendement opérationnel, et de réduire les risques inhérents. La gestion des contrats couvre le cycle de vie d'un contrat auquel participent plusieurs intervenants, y compris, mais non exclusivement, l'agent de négociation des contrats, le ministère client et le fournisseur.
  2. Partie importante de la gestion des contrats, l'administration des contrats comprend les activités exécutées après l'attribution d'un contrat, afin de s'assurer que les dossiers sont tenus de manière appropriée et que l'entrepreneur se conforme aux exigences du contrat.
  3. Élément essentiel du processus d'achat, la gestion des contrats permet de protéger les intérêts du Canada tout en veillant à ce que les fournisseurs soient traités de manière équitable. Elle se divise en quatre phases distinctes :
    1. phase précontractuelle (planification);
    2. phase contractuelle (demande de soumissions et attribution du contrat);
    3. administration du contrat (après l'attribution du contrat);
    4. phase post-contractuelle (clôture, garantie et vérification).
    Le Chapitre 2 - Définition des besoins et réception d'une commande et le Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement portent sur la phase précontractuelle. On ne saurait trop insister sur l'importance de l'intervention des agents de négociation des contrats dès le début de cette phase, car elle donne le ton au reste des activités du cycle de vie du contrat.
  4. La planification des détails concernant la façon dont un contrat sera géré doit commencer lors de la formulation du besoin, lequel définit les critères associés à ce que l'entrepreneur doit faire, les moyens de surveillance du rendement et les normes utilisées. Ces renseignements, ainsi que les autres procédures de gestion du contrat, doivent être indiqués dans la demande de soumissions afin de permettre aux soumissionnaires de déterminer ce que l'on attend d'eux, de planifier les activités requises et d'inclure les coûts dans leurs soumissions.
  5. La phase contractuelle est traitée du Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions au Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement. La responsabilité liée aux éléments de la phase contractuelle incombe généralement à l'agent de négociation des contrats, bien que les ministères clients soient responsables de certains éléments voir l'Annexe: Ententes sur le partage des responsabilités particulières.
  6. En général, le niveau d'effort requis pour gérer les contrats variera selon la valeur et la complexité du marché. Les contrats simples ou de faible valeur peuvent exiger une gestion minimale seulement, alors que les contrats plus complexes nécessitent un suivi continu tant par le client que par l'agent de négociation des contrats. Une équipe formée des clients et des agents de négociation des contrats pourrait s'occuper des projets importants, dans lesquels les rôles et les responsabilités sont bien définis.

8.5 Administration des contrats

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  1. Tant le ministère client que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doivent se charger de l'administration des contrats. Il est important que le client et l'agent de négociation des contrats comprennent et s'entendent sur les personnes qui doivent gérer et administrer les différents aspects du contrat.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient être informés des sanctions qui peuvent être prises contre leur institution ou contre eux-mêmes. Selon l'article 12.1.3 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), celui-ci peut exiger que des sanctions soient imposées au ministère ou à certains agents lorsque les pratiques contractuelles ou l'administration des contrats ne sont pas acceptables.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient établir et tenir à jour les documents portant sur chaque aspect du contrat, à la fois pour consigner les mesures prises et pour protéger les intérêts du Canada dans le cadre du contrat. Les dossiers fourniront une mémoire organisationnelle des activités et des événements, et devraient notamment comprendre, s'il y a lieu, les éléments suivants :
    1. les documents de planification des achats;
    2. la demande et toutes les modifications apportées;
    3. les documents de soumissions;
    4. le plan d'évaluation des soumissions et les documents résultant de cette évaluation;
    5. les avis d'experts et de professionnels;
    6. les documents relatifs à l'identification, à l'évaluation et à l'atténuation des risques;
    7. les considérations environnementales, les impacts et leur atténuation;
    8. les conditions ou les sanctions imposées par la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs ou la politique d’inadmissibilité et de suspension;
    9. la correspondance avec les clients;
    10. les conditions du contrat;
    11. les modifications au contrat;
    12. le calendrier des travaux, y compris les étapes et les livrables;
    13. les calendriers des paiements, les factures et les paiements;
    14. d'autres documents de correspondance (par écrit ou les courriels);
    15. les comptes rendus des discussions téléphoniques;
    16. les comptes rendus officiels des réunions, y compris les procès-verbaux;
    17. les comptes rendus des décisions;
    18. les garanties;
    19. les rapports de gestion, y compris les rapports de vérification;
    20. les documents relatifs à la clôture du contrat.
  4. Des renseignements supplémentaires sur les considérations environnementales sont fournis dans les Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral, à la section 4. Gestion des contrats, à la section 5. Utilisation, exploitation et entretien, et à la section 6. Aliénation.
  5. Pour les directives sur l'organisation des dossiers, voir l'Annexe 8.1 : Lignes directrices sur l'organisation et composition des dossiers.

8.10 Administration des contrats de services

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  1. L'article 16.1 Généralités de la Politique sur les marchés du CT établit la politique concernant les contrats de services. L'article 16.11.3 mentionne que :
    « L'autorité contractante devrait nommer un agent d'approvisionnement et l'autorité technique devrait nommer un agent de projet (lequel peut être la même personne) pour assumer la responsabilité de la surveillance du travail de la façon suivante :
    1. en recevant périodiquement des rapports financiers et des rapports du consultant ou du professionnel;
    2. en assistant avec le consultant ou le professionnel à des réunions d'examen des progrès accomplis;
    3. en examinant les travaux en cours pour assurer leur conformité avec les dispositions du marché;
    4. en surveillant le travail sous l'angle des délais, des ressources, des coûts et de la qualité, à l'aide d'un plan de travail préétabli et accepté de part et d'autre;
    5. en modifiant le marché pour répondre à l'évolution des circonstances, par l'insertion de nouvelles exigences, d'un nouvel ordonnancement des tâches et de nouvelles dispositions en matière de paiement;
    6. en effectuant des vérifications techniques et financières;
    7. en acceptant ou en approuvant le travail à diverses étapes intermédiaires ainsi qu'à son achèvement;
    8. en attestant tous les paiements et en assurant le suivi nécessaire pour que les paiements soient effectués à temps.
    Ces responsabilités devraient être réparties entre les autorités avant la passation du contrat. »

8.15 Exécution du contrat

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  1. La gestion d'un contrat comprend un grand nombre d'activités qui visent à assurer l'exécution du contrat. Des événements peuvent parfois bouleverser ou gêner l'exécution d'un contrat. Par exemple, un entrepreneur peut manquer à ses obligations contractuelles, les conditions du contrat peuvent faire l'objet de différends, ou il peut s'avérer nécessaire d'apporter des modifications au contrat après son attribution.
  2. Lorsque l'exécution satisfaisante d'un contrat est compromise, les agents de négociation des contrats devraient prendre les mesures nécessaires pour servir et protéger les intérêts du Canada. Les différends contractuels devraient être réglés équitablement et aussi promptement que possible. Les agents de négociation des contrats devraient voir à ce que les dossiers soient complets et à jour, pour fournir un relevé exact des mesures prises.

8.20 Obligations du Canada

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Dans le cadre de la gestion d'un contrat, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada se conforme de manière rigoureuse à toutes ses obligations. Le non-respect de ces obligations pourrait entraîner l'annulation d'un cautionnement. Lorsque la responsabilité incombe au ministère client, l'agent de négociation des contrats devrait s'assurer que le client connaît ces obligations.

8.25 Paiements contractuels

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Les travaux exécutés ou les biens reçus en vertu d'un contrat doivent être payés conformément à la politique du gouvernement sur le paiement des comptes, soit un règlement dans les 30 jours. La période de paiement est calculée à partir de la date de réception des biens ou des services, dans des conditions acceptables, aux lieux de destination indiqués dans le contrat, ou de la date de réception de la facture présentée de manière appropriée, le délai le plus long étant retenu.

8.30 Paiements progressifs

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  1. Les paiements progressifs doivent être établis en fonction des étapes. Un système de surveillance de l'état d'avancement du projet devrait être en place pour indiquer quand les travaux ont été exécutés. Ces paiements doivent comprendre les documents pertinents, lesquels seront versés au dossier.
  2. Lorsqu'il n'est pas approprié de verser des paiements progressifs en fonction des étapes, les paiements peuvent alors être effectués à des moments déterminés pendant la période du contrat.

8.35 Demandes de paiement progressif et facturation

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  1. Aucun paiement (autre qu'un paiement progressif) ne peut être effectué en vertu d'un contrat à moins qu'une personne autorisée par le ministre concerné atteste que :
    1. les travaux ont été exécutés;
    2. les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus, selon le cas;
    3. le prix facturé est conforme au contrat ou, s'il n'est pas précisé dans le contrat, que ce prix est raisonnable.
  2. Lorsqu'un paiement doit être versé avant la fin des travaux, la livraison des biens ou la prestation des services, il doit l'être conformément au contrat.
  3. Les demandes de paiement progressif sont normalement envoyées, par l'entremise de l'agent de négociation des contrats, au client qui en assure la vérification et autorise le paiement. Les agents de négociation des contrats qui traitent les demandes de paiement doivent agir promptement. Le paiement arrive normalement à échéance 30 jours après la facturation ou la réception des biens, le délai le plus long étant retenu. Les secteurs ou régions doivent fixer des normes d'exécution acceptables afin de laisser assez de temps pour l'attestation de la demande par un représentant autorisé du client.
  4. Les demandes de paiement progressif doivent se faire à l'aide du formulaire PWGSC-TPSGC 1111 Demande de paiement progressif, dûment rempli, qui exige une attestation des dépenses contractuelles.
  5. Généralement, l'entrepreneur envoie ses factures directement au client. Une copie doit également être envoyée à l'agent de négociation des contrats et conservée au dossier.
  6. Les factures qui comprennent des articles non reçus ne sont pas exigibles tant que tous les articles ne sont pas reçus. Si un entrepreneur souhaite le paiement d'une livraison partielle, il doit présenter, en autant que les conditions du contrat le permettent, une facture révisée.
  7. Les clients doivent aviser les entrepreneurs de toute erreur ou omission dans une facture ou dans les pièces justificatives, au plus tard 15 jours suivant la date de réception. Dans les 15 jours suivant sa réception, les clients devraient retourner à l'entrepreneur toute facture qui n'est pas conforme aux modalités du contrat afin que ce dernier en présente une nouvelle.

8.40 Disposition relative à la fluctuation du taux de change

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Pour les contrats comprenant une disposition relative à la fluctuation du taux de change, les ministères clients et les autorités contractantes doivent veiller à ce que cette disposition soit appliquée à la facturation et au paiement. Les factures doivent indiquer le rajustement requis et le formulaire PWGSC-TPSGC 450 Demande de rajustement du taux de change, qui illustre les calculs de rajustement conformément à l’ensemble des modalités du contrat, doit habituellement y être joint.

8.45 Intérêts

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  1. Les intérêts simples seront payés automatiquement sur toute somme en souffrance, à la condition que le Canada soit responsable du retard. Les conditions générales du guide des CCUA se fondent sur cette politique. Le montant des intérêts sera indiqué séparément sur le talon du chèque ou sur le bordereau de paiement.
  2. Les intérêts seront calculés à partir du lendemain de la date d'échéance jusqu'au jour précédant la date d'émission du paiement. Toutefois, les intérêts ne seront pas payés tant que les paiements prévus dans le contrat n'auront pas été effectués.
  3. Les intérêts sont calculés selon la formule suivante :
    Intérêts =Montant dû x ([taux d'escompte du jour + 3 %] x [nombre de jours d'intérêts payables/365])
  4. Les dispositions relatives aux paiements d'intérêts sur les comptes en souffrance prévus dans les conditions générales doivent être respectées scrupuleusement, sauf dans des circonstances spéciales, lorsque le besoin du client et les dispositions du contrat prévoient une période de paiement plus longue que 30 jours, par exemple, pour des évaluations exhaustives, des inspections ou des mises à l'essai.

8.50 Heures supplémentaires

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  1. Lorsque, en vertu d'un contrat, un entrepreneur doit faire des heures supplémentaires, le Canada peut en assumer les frais sous forme de primes d'heures supplémentaires. Le Canada acceptera les frais supplémentaires suivant les circonstances et la cause des travaux. Les travaux exécutés pour le Canada en vertu du contrat ne devraient pas entraîner de frais pour les heures supplémentaires plus élevés que ceux qui s'appliqueraient pour des travaux commerciaux semblables.
  2. Les frais de rémunération des heures supplémentaires prévues qui sont inclus dans le compte des frais généraux de l'entrepreneur et s'appliquant aux contrats sont admissibles si un nombre d'heures supplémentaires correspondant a été consacré aux contrats.
  3. Les frais de rémunération des heures supplémentaires imprévues effectuées en vertu de contrats précis sont admissibles seulement si ces heures supplémentaires ont été faites parce que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou le client demandait la livraison plus rapide, l'augmentation des quantités à livrer ou pour d'autres raisons provenant du client et lorsqu'il en résulte des avantages évidents pour le Canada.
  4. S'il s'avère nécessaire de faire des heures supplémentaires imprévues, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les dispositions appropriées concernant l'autorisation, ainsi que les taux et montants plafonds soient inclus dans le contrat.
  5. L'agent de négociation des contrats doit consulter l'analyste des coûts pour vérifier si l'entrepreneur impute les frais de rémunération des heures supplémentaires au compte des frais généraux ou aux frais directs pour le contrat en question, conformément à la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PDF).
  6. Lorsqu'il décide d'autoriser des heures supplémentaires imprévues, l'agent de négociation des contrats doit :
    1. consulter le client afin de déterminer si cette autorisation et le besoin d'heures supplémentaires apporteront des avantages au Canada;
    2. s'assurer que des fonds soient disponibles pour rembourser l'entrepreneur;
    3. déterminer le nombre d'heures supplémentaires et le montant global à autoriser;
    4. déterminer quels pouvoirs devraient être délégués, le cas échéant, au représentant du client;
    5. s'assurer que le contrat contienne des dispositions en vue de réclamer des heures supplémentaires ainsi que pour l'autorisation et le paiement des heures supplémentaires à l'entrepreneur;
    6. s'assurer que le dossier d'achat documente clairement tous les éléments de la décision autorisant les heures supplémentaires.

8.55 Demande de versement supplémentaire

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  1. De temps à autre, les entrepreneurs présentent des demandes d'augmentation de prix des contrats à prix ferme, par suite de modifications découlant de mesures prises par le Canada. Un contrat à prix ferme ne peut pas être modifié en vue d'une révision à la hausse sans l'approbation préalable du Conseil du Trésor (CT), à moins que le contrat ne contienne une clause d'indexation justifiant le rajustement demandé ou que les conditions du contrat le permettent.
  2. On devrait obtenir l'opinion des Services juridiques afin de déterminer si les coûts supplémentaires peuvent être considérés comme une modification au contrat ou comme un paiement « à titre gracieux ».
  3. L'approbation du CT est nécessaire pour toutes les demandes d'indemnisation, quel qu'en soit le montant. En règle générale, le CT n'approuvera pas les demandes de versement supplémentaire découlant uniquement des causes suivantes :
    1. augmentation des coûts de la main-d'œuvre et des matériaux;
    2. modification des tarifs de fret;
    3. révision des taux de change;
    4. retard occasionné par l'entrepreneur;
    5. erreur de la part de l'entrepreneur;
    6. autre difficulté dont l'entrepreneur n'a pas tenu compte, mais qu'il aurait dû prévoir.
  4. Le CT a accordé aux administrateurs généraux le pouvoir d'effectuer des paiements « à titre gracieux », et de désigner des fonctionnaires pour agir en leur nom. Voir la Directive sur les paiements du CT.

8.60 Services de non-résidents – conditions d'entrée

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  1. Dans le cadre d'exécution d'un contrat, un entrepreneur peut souhaiter utiliser les services d'un employé non-résident sur une base temporaire. Il incombe à Immigration Canada de déterminer l'admissibilité du non-résident.
  2. Les ressortissants américains peuvent demander un permis de travail au point d'entrée. Les ressortissants de tous les autres pays doivent obtenir une autorisation avant leur arrivée au point d'entrée. Pour obtenir les documents requis et les autorisations nécessaires, le requérant doit se mettre en rapport avec l'ambassade ou le consulat du Canada le plus proche.
  3. Les citoyens canadiens résidant à l'extérieur du Canada ont toujours le droit de travailler au Canada.
  4. Lorsque des services d'urgence sont requis, le ministère client (ou Travaux publics et Services gouvernementaux Canada) doit fournir à l'entrepreneur un avis écrit indiquant les particularités de l'urgence. Dans certains cas, ces renseignements peuvent être fournis par téléphone aux responsables compétents de l'immigration.

8.65 Transfert de fonds

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  1. Les agents de négociation des contrats peuvent recevoir des états de compte ou des documents d'entrepreneurs, de banques, d'autres institutions financières ou d'autres sources indiquant que des personnes ou des sociétés, autres que l'entrepreneur, prétendent avoir le droit de recevoir des sommes d'argent en vertu d'un contrat avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou la Corporation commerciale canadienne (CCC).
  2. Les paiements à des personnes autres que celles désignées dans le contrat seront effectués uniquement dans les cas de faillite, de nomination d'un séquestre-gérant ou de délégation en vertu de la partie VII de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  3. Cela ne comprend pas les cas où l'entrepreneur a une dette envers le Canada pour des arriérés d'impôt, et que l'Agence du revenu du Canada a obtenu l'approbation du Conseil du Trésor (CT) de percevoir l'impôt à payer; ou a demandé une retenue pour les impôts payables au Canada.
  4. Si les demandes ont trait à une faillite ou à une situation d'insolvabilité, voir l'article 8.120 Faillite, mise sous séquestre, insolvabilité.
  5. Sur réception d'un avis de transfert de fonds en vertu d'un contrat, accompagné d'une demande de payer le cessionnaire de la dette de l'État, l'agent de négociation des contrats devrait immédiatement communiquer avec la Division des normes de paiement, au numéro de téléphone 819-956-2885, ou par courriel à : dlpsd.lddnp@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour obtenir des renseignements sur le traitement d'une cession de la dette de l'État.

8.65.1 Réception et dépôt de l'argent reçu

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  1. Lorsque les agents de négociation des contrats reçoivent de l'argent directement des entrepreneurs à la suite d'une demande particulière présentée par le Canada, conformément à l'instrument de politiques « ARCHIVÉ - Politique sur les dépôts » du Conseil du Trésor, l'argent doit être envoyé au service de comptabilité du ministère le plus tôt possible, accompagné d'une note explicative, dont des copies seront transmises au client ainsi qu'au Groupe de certification des coûts et des profit (GCCP). La note explicative devrait contenir les renseignements suivants :
    1. une courte explication de la raison pour laquelle l'argent est payé;
    2. le nom du client;
    3. le numéro du dossier ou de série du contrat de TPSGC;
    4. le nom et le numéro de téléphone de l'agent de négociation des contrats.
  2. Dans la région de la capitale nationale (RCN), l'argent doit être envoyé à l'adresse suivante :
    Direction générale des finances
    Travaux publics et Services gouvernement aux Canada
    Portage III, 12B1
    Gatineau (Québec) K1A 0S5
  3. À l'extérieur de la RCN, l'argent doit être envoyé au bureau du directeur régional de TPSGC concerné.
  4. Se référer à l'article 10.70 Processus de recouvrement et de disposition des rajustements des réclamations contractuelles.

8.65.5 Décharge de la garantie financière du contrat

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  1. Selon les modalités, les cautionnements viennent automatiquement à échéance lorsque l'entrepreneur a rempli toutes ses obligations en vertu du contrat. Lorsque le contrat est terminé, on doit annuler les cautionnements.
  2. Si un contrat pour lequel une garantie (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable) a été déposée est réalisé ou résilié pour une raison qui ne dépend pas de l'entrepreneur, la garantie est remise à l'entrepreneur. L'agent de négociation des contrats doit demander à la Direction générale des finances d'obtenir un chèque correspondant au montant indiqué dans la lettre de change plus les intérêts accumulés, ou demander de veiller à ce que les cautionnements, les lettres de crédit ou autres titres négociables soient remboursés.

8.65.10 Réclamations financières par le Canada

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  1. Les activités contractuelles peuvent donner lieu à deux catégories générales de réclamations par le Canada, soit :
    1. les paiements et réclamations en trop, ayant pu être constatés au cours d'une vérification;
    2. les différends d'ordre juridique, p. ex., la résiliation pour manquement, la faillite (uniquement lorsque le montant dû est effectivement connu et définitif).
      Nota : Ces réclamations ne peuvent être faites qu'après la fin du contrat.
  2. Si la dette envers le Canada découle d'une activité contractuelle, ce sont les secteurs et les régions qui doivent, avec l'aide des Services juridiques, au besoin, déterminer la responsabilité et le montant de la dette.
  3. Il existe des procédures spéciales à suivre lorsqu'il y a présomption de profits exagérément élevés tirés d'un contrat passé en vertu de la Loi sur la production de défense ou de tout contrat autre que concurrentiel à prix ferme. Voir l' Annexe 8.5 : Remboursement, par les entrepreneurs, de bénéfices excédentaires réalisés sur les contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour obtenir les détails de ces procédures.
  4. L'agent de négociation des contrats doit se mettre en rapport avec l'entrepreneur afin d'en venir à une entente sur le montant final de la dette. Une fois ce montant établi, l'agent de négociation des contrats doit, conformément à la Politique sur les marchés du CT, aviser officiellement le client d'établir un compte débiteur. Ceci fait, le client doit alors en aviser TPSGC et prendre des mesures de recouvrement.
  5. De nombreux organismes ont un rôle à jouer pour donner suite à ce genre de réclamation du Canada.
    1. L'agent de négociation des contrats est responsable des tâches suivantes :
      1. examiner l'admissibilité des montants réclamés à l'entrepreneur;
      2. donner suite aux observations notées pendant une vérification, au besoin;
      3. communiquer avec le ministère client concernant le montant final de la réclamation; et
      4. informer rapidement le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) des règlements convenus.
    2. Services de vérification Canada (SVC) prépare les rapports de vérification pour des contrats particuliers.
    3. Les Services juridiques sont responsables :
      1. de déterminer les risques éventuels et la responsabilité assumés par le Canada à la suite des réclamations déposées contre l'entrepreneur;
      2. d'aviser l'entrepreneur, lorsque l'agent de négociation des contrats le demande, de la réclamation du Canada au moyen d'une mise en demeure officielle;
      3. d'intenter une action en justice contre l'entrepreneur.
    4. L'Office des technologies industrielles d'Industrie Canada (IC) est responsable :
      1. d'assurer le suivi en ce qui concerne le règlement de toutes les réserves et questions en matière de vérification soulevées par SVC, à l'exception des questions de vérification qui font appel à une interprétation des Principes des coûts contractuels 1031-2, et qui relèvent de TPSGC; et
      2. de résoudre les problèmes et les litiges concernant les ententes conjointes entre la Corporation commerciale canadienne et Industrie Canada.
  6. Se référer à l'article 10.70 Processus de recouvrement et de disposition des rajustements des réclamations contractuelles.

8.65.15 Mesures de garanties financières en matière de modifications

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  1. Avant d'autoriser tout changement matériel des conditions du contrat, les agents de négociation des contrats devraient, pour s'assurer qu'ils n'annulent pas les obligations en matière de garantie, obtenir le consentement de la compagnie de cautionnement.
    "Changement matériel" signifie tout changement apporté au contrat à l'exception d'un changement qui, à première vue et sans autre explication ou examen, est manifestement à l'avantage de la caution. Des exemples de changements qui nécessitent l'approbation de la compagnie de cautionnement sont : le changement du prix du contrat; le changement de la portée des travaux; la révision des dates d'achèvement ou de livraison précisées dans le contrat; et le changement des échéances de paiement.
  2. Lorsque le changement doit s'effectuer au moyen d'une modification de contrat, un exemplaire du projet de modification doit être envoyé à la compagnie de cautionnement en vue d'obtenir son consentement. Lorsque le contrat contient une disposition prévoyant des modifications de conception ou techniques dans certaines limites, il n'est pas nécessaire d'obtenir le consentement préalable de la compagnie de cautionnement. Dans ce cas, il suffit de tenir la compagnie au courant de la situation. Si on doit modifier ces limites, il est nécessaire d'obtenir le consentement de la compagnie de cautionnement.
  3. Si le prix contractuel est augmenté, il est préférable d'augmenter le montant de la garantie en fonction du nouveau prix. La valeur nominale d'une lettre de soutien de contrat peut être augmentée ou réduite proportionnellement aux changements pouvant survenir quant au risque. La valeur nominale peut être changée par une modification à la lettre de crédit. Sinon, la lettre de crédit peut comporter une disposition expresse prévoyant la variation de la valeur selon des sommes précises ou déterminables, soit en fixant des dates précises à cet égard, soit sur présentation de la documentation prévue à cette fin, par exemple d'un certificat provisoire d'achèvement. Le cas échéant, une nouvelle lettre de crédit devrait être reçue avant la modification du contrat.
  4. Si le montant du dépôt de garantie excède le montant requis compte tenu de la modification du prix contractuel, l'excédent doit être remboursé à l'entrepreneur (voir l'article 8.155.1 Remboursements des profits excédentaires.) La valeur nominale d'une lettre de soutien de contrat peut être réduite proportionnellement aux changements pouvant survenir quant au risque. La valeur nominale peut être changée par une modification à la lettre de crédit. Sinon, la lettre de crédit peut comporter une disposition expresse prévoyant la variation de la valeur selon des sommes précises ou déterminables, soit en fixant des dates précises à cet égard, soit sur présentation de la documentation prévue à cette fin, par exemple d'un certificat provisoire d'achèvement.

8.70 Facteurs liés à l'administration des contrats

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8.70.1 Exigences relatives à la sécurité industrielle

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Le ministère client doit s'assurer que l'entrepreneur possède une cote de sécurité valable pendant toute la durée du contrat. Lorsqu’ils utilisent des offres à commandes ou des arrangements en matière d’approvisionnement comme méthode d’approvisionnement, les ministères clients doivent confirmer auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) que l’entrepreneur détient le niveau de sécurité exigé avant de passer des commandes subséquentes et d’attribuer des marchés. Le ministère client doit aussi veiller à ce que toutes les personnes accédant aux lieux de travail possèdent la cote de sécurité appropriée. Au moment de l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le ministère client connaît la situation de l'organisation en matière de sécurité. L'agent de négociation des contrats doit également informer le ministère client de tous les changements apportés aux statuts sécuritaires durant la période du contrat, qui sont signalés par la DSIC.

8.70.1.1 Respect et mise en application des exigences relatives à la sécurité industrielle

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  1. Dans le cas où les exigences relatives à la sécurité ne sont pas respectées pendant la durée du contrat, le Secteur de la sécurité industrielle (SSI) a mis en place une Politique sur la conformité et la mise en application des exigences relatives à la sécurité industrielleL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PM 123) qui fournit à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) un mécanisme lui permettant de corriger les problèmes de non-respect des exigences relatives à la sécurité industrielle du gouvernement du Canada qui proviennent du secteur privé. Ce mécanisme permet aussi d’adopter des mesures progressives afin de gérer les problèmes de non-conformité.
  2. Le Secteur de la sécurité industrielle (SSI) assurera le suivi des problèmes de non respect des exigences de sécurité industrielles relatifs aux instruments d’achat du gouvernement du Canada et fera le point auprès de l’autorité contractante, du ministère client et d’autres parties à des moments précis durant le processus de vérification de la conformité et de mise en application. En cas de révocation d’une attestation de sécurité, le sous-ministre adjoint de la direction générale concernée sera également informé pour que les autorités contractantes de TPSGC qui gèrent d’autres instruments d’achat soient aussi avisées.
  3. Les dispositions de la PM 123 seront appliquées lorsqu’on confirmera qu’il y a bel et bien eu non respect des exigences.
  4. Il existe trois niveaux d’application progressive qui exigent une action de la part de l’agent de négociation des contrats.
    1. Niveau 1 : Envoi d’une lettre d’avertissement énonçant les mesures correctives devant être prises par l’organisation
      Le SSI avisera l’autorité contractante ainsi que le ministère client en leur faisant parvenir une copie de la lettre envoyée à l’organisation. L’autorité contractante devrait commencer à discuter avec le ministère client des gestes qu’il peut poser ou des options qui s’offrent à lui si le fournisseur n’applique pas les mesures nécessaires afin de corriger les problèmes de non-conformité. L’organisation disposera de 30 jours civils pour obtempérer.
      Le dossier doit être documenté en conséquence.
    2. Niveau 2 : Envoi d’une lettre énonçant de nouveau les mesures correctives à prendre et l’intention de révoquer les attestations de sécurité de l’organisation si les problèmes persistent
      Cette fois encore, le SSI avisera l’autorité contractante ainsi que le ministère client en leur faisant parvenir une copie de la lettre envoyée à l’organisation. L’autorité contractante et le ministère client devraient dès cet instant discuter des conséquences que ce non-respect des exigences relatives à la sécurité peut avoir sur le contrat. L’organisation disposera de 30 jours civils pour obtempérer.
      Le dossier doit être documenté en conséquence.
    3. Niveau 3 : Envoi d’une lettre indiquant la révocation des attestations de sécurité
      À cette étape, il est très important pour l’autorité contractante et pour le ministère client de faire une évaluation des risques qui permettra d’examiner les options suivantes :
      1. modifier les exigences relatives à la sécurité comprises dans le contrat de manière à ce qu’elles correspondent à ce que l’organisation est en mesure d’offrir. Dans ce cas, des mesures devront être mises en place pour la portion des travaux que l’entrepreneur ne sera plus en mesure d’effectuer étant donné qu’il ne possédera plus la cote de sécurité nécessaire. Toute modification devra faire l’objet de discussions avec le conseiller juridique puisque cela pourrait ne pas être jugé comme de la gestion de contrat aux yeux du Tribunal canadien sur le commerce extérieur.
      2. résilier le contrat pour manquement (voir 8.135.15 Résiliation pour manquement). Dans ce cas, la Politique sur le rendement des fournisseurs s’appliquera (voir 8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs).

8.70.2 Conformité avec les dispositions relatives à l'intégrité

()

  1. Comme indiqué dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, les entrepreneurs, offrants ou fournisseurs doivent aviser le registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire), par écrit, dans les 10 jours ouvrables, de toute accusation au criminel, déclaration de culpabilité ou autre circonstance décrite dans la Politique les concernant ou concernant leurs affiliés et leurs premiers sous-traitants, de même que toute modification touchant la liste des administrateurs ou propriétaires.
  2. Si la non-conformité aux dispositions relatives à l’intégrité est déterminée durant la période du contrat (y compris les contrats comportant des autorisations de tâches, les offres à commandes ou les arrangements en matière d’approvisionnement), l'agent de négociation des contrats doit envisager, après avoir évalué l'incidence sur les besoins opérationnels et tenu compte de toute représentation faite par l'entrepreneur, de résilier le contrat pour manquement, de mettre de côté l'offre à commandes et résilier toute commande subséquente, ou d'annuler l'arrangement en matière d'approvisionnement et de mettre fin à tout contrat subséquent attribué par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
    1. Si le registraire fournit un avis selon lequel un entrepreneur a été déclaré inadmissible ou suspendu, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA) pour obtenir de l’aide, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
    2. Lorsqu’un contrat est résilié pour manquement en raison de la non-conformité aux dispositions relatives à l’intégrité, l'agent de négociations des contrats doit faire parvenir à l’entrepreneur un préavis d’au moins deux semaines indiquant que le contrat est résilié. Pendant cette période, l’entrepreneur peut présenter des arguments sur des questions comme le maintien du contrat.
    3. Un entrepreneur assujetti à une résiliation de contrat en raison de la non-conformité aux dispositions relatives à l’intégrité peut être tenu de conclure une entente administrative avec TPSGC comme solution de remplacement à la résiliation. Les ententes administratives sont négociées par Direction générale de la surveillance (DGS) de TPSGC et les modalités et conditions sont établies à la seule discrétion de la DGS.
  3. Pour l'approbation d'instruments d'achat, de contrats, d’arrangements en matière d’approvisionnement, d’offres a commandes et la cession de contrats dans les cas où le fournisseur a été déclaré inadmissible ou suspendu, consulter la section 1.1 Exceptions aux pouvoirs d'approbation internes de l'Annexe 6.4.1 Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.

8.70.5 Modification de contrats

()

  1. Les modifications de contrat servent à officiellement supprimer, modifier ou ajouter de nouvelles conditions au contrat original. La nécessité d'apporter une modification peut découler de négociations qui se poursuivent ou de la nécessité de réagir à des circonstances imprévues. Les modifications de contrat devraient tenir compte des intérêts fondamentaux du Canada. Elles sont soumises à l'approbation des deux parties au contrat. Lorsque le fournisseur est assujetti à une Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF) dont les modalités s'appliquent, la durée du contrat ne peut être prolongée autant par une modification que par l'exercice d'une option à moins que :
    1. la contrainte de temps ne permette pas d'amorcer un nouveau processus compétitif ; ou
    2. des circonstances exceptionnelles soient présentes.
    Ces situations requièrent l'approbation du SMA conformément à l'article 8.180.25 Exceptions.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent analyser soigneusement la nécessité d'apporter une modification à un contrat contre celle d'en émettre un nouveau et doivent tout faire pour éviter :
    1. un financement initial insuffisant, qui entraînerait une modification pour accroître la valeur du marché;
    2. une planification préalable insuffisante, qui entraînerait une modification à la conception, de nouveaux devis descriptifs ou une nouvelle quantité; et
    3. des procédures administratives qui ne conviennent pas, qui entraîneraient des modifications aux devis descriptifs, à la livraison ou à d’autres éléments afin de protéger l’entrepreneur ou l’organisme gouvernemental concerné.
  3. Aux fins de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF) et en sus de ce qui est mentionné ci-dessus en ce qui a trait aux modifications de contrat en général, une modification conditionnelle est un type particulier de modification au contrat. Elle est utilisée au lieu d'une résiliation totale ou partielle pour manquement pour des raisons de nécessités opérationnelles lorsqu'il y a un problème de rendement pour lequel le fournisseur est principalement responsable. Lorsqu'un agent de négociation des contrats est prêt à résilier totalement ou en partie pour manquement, le recours à une modification conditionnelle peut servir d'alternative à une résiliation immédiate. Si le fournisseur refuse la modification conditionnelle, le contrat doit alors être résilié pour manquement et aucune modification normale ne peut être émise. (Voir l'article 8.180.10 Définitions pour plus d'information au sujet des modifications conditionnelles et l'alinéa 8.180.15.1(c) pour le paragraphe à être inséré dans une modification conditionnelle. Voir aussi l'article 8.135.15 Résiliation pour manquement et l'Annexe 8.4 Résiliation pour manquement au sujet des résiliations pour manquement.) Tout comme pour une résiliation pour manquement, des modifications conditionnelles déclencheront un processus d'évaluation d'une MCRF suivant la PMCRF. (Voir l'article 8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.)
  4. Dispositions relatives à l'intégrité
    1. Pour chaque modification de contrat où les dispositions relatives à l’intégrité ont été modifiées, sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative et les commandes subséquentes à une offre à commandes, les agents de négociation des contrats doivent suivre le processus de vérification comme indiqué à l’article 5.16 Conformité en matière d'intégrité. Consulter les articles 5.16 Conformité en matière d'intégrité et 8.70.2 Conformité avec les dispositions relatives à l'intégrité pour plus détails concernant le processus de vérification.
    2. Lorsqu’une modification importante doit être apportée à un contrat en vigueur qui ne contient pas les plus récentes dispositions relatives à l’intégrité (p. ex. augmentation de la valeur du contrat, exercice d’une option, prolongation de la période du contrat, modification au besoin ou cession d’un contrat), les agents de négociations des contrats doivent proposer d’ajouter ou de modifier les dispositions relatives à l’intégrité dans le contrat. Les agents de négociation des contrats peuvent utiliser la Lettre type pour l’ajout de dispositions à un contrat en vigueur (voir 8.13 Annexe : Lettres types concernant l’intégrité).
    3. Si un entrepreneur refuse d’effectuer des modifications à l’article Dispositions relatives à l’intégrité, ou de fournir l’attestation demandée dans la Lettre type pour l’ajout de dispositions à un contrat en vigueur, tous les efforts doivent être faits pour s’assurer que le fournisseur a une bonne compréhension des modalités des nouvelles dispositions relatives à l’intégrité. Cela peut impliquer qu’un gestionnaire communique directement avec l’entrepreneur. Si l’entrepreneur refuse toujours de mettre à jour les dispositions relatives à l’intégrité, le refus ne devrait pas empêcher la continuité des opérations, et l’on peut procéder à la modification du contrat. Pour obtenir de l’aide, veuillez communiquer avec le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  5. La forme de la modification suivra la forme du contrat original. La modification devrait préciser, en se servant de clauses complètes, tout ajout ou toute modification, condition ou suppression.
  6. Pour réduire les frais d'administration, les agents de négociation des contrats et les ministères clients devraient regrouper le plus de changements possibles dans une même modification. Par exemple, divers changements ou altérations de conception peuvent faire l'objet d'une même modification.
  7. Les modifications devraient être distribuées à la même échelle que le contrat original.

8.70.10 Approbation des modifications de contrat

()

  1. Les Services juridiques doivent être consultés relativement aux modifications conditionnelles, avant qu'elles ne soient considérées.
  2. Sauf s’il s’agit de modifications administratives et d’options préapprouvées, les agents de négociation des contrats doivent remplir l’évaluation des risques liés àla modification de contrats afin de déterminer les risques associés à la modification proposée et l’autorité d’approbation compétente requise.
  3. Pour plus de renseignements sur les diverses demandes de modifications et les niveaux d'approbation pertinents, voir le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

8.70.15 Exercice des options

()

  1. Avant d'exercer une option contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent d'abord vérifier que cette option a été approuvée au préalable. Sinon, conformément au chapitre 6 Approbations et pouvoirs, il est nécessaire d'obtenir l'approbation auprès de l'autorité compétente avant de modifier le contrat.
  2. Avant d'exercer une option, l'agent de négociation des contrats devrait vérifier que les prix liés à cette option sont toujours justes et raisonnables. Il peut s'avérer nécessaire de négocier un prix plus bas lorsque les prix du marché pour les biens et services concernés ont fortement diminué depuis l'attribution du contrat.

8.70.20 Administration des contrats avec autorisations de tâches

()

  1. Les paragraphes suivants soulèvent sur certains points de l'administration des autorisations de tâches (AT). (Voir 3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches pour de l'information sur l'émission et le suivi de contrats avec autorisations de tâches.)
  2. Il faut tenir à jour un dossier détaillé de toutes les tâches pour chaque contrat avec autorisations de tâches. L'entrepreneur ou le ministère client est responsable de la création et de la mise à jour du dossier, tel qu'il est précisé après consultation avec le ministère client durant l'étape de planification de l'achat. Le dossier peut comprendre, notamment :
    pour chaque AT autorisée :
    1. le numéro de la tâche autorisée et s'il y a lieu, le numéro de révision de la tâche;
    2. le titre ou une courte description de chaque tâche autorisée, s'il y a lieu;
    3. le coût estimatif total de chaque tâche précisée dans l'AT autorisée TPS ou TVH en sus, s'il y a lieu;
    4. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
    5. s'il y a lieu, lorsque la tâche est achevée, le montant engagé devrait être réduit afin de tenir compte des dépenses réelles, et les changements devraient figurer dans le relevé des autorisations de tâches;
    6. la date de début et de fin de chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
    7. l'état actuel de chaque AT autorisée, s'il y a lieu ;

    pour toutes les AT autorisées :
    1. Le montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat (selon la dernière modification, s'il y a lieu) de la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées;
    2. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour toutes les AT autorisées.
  3. Avant d'autoriser une tâche, l'organisation chargée de l'autorisation de tâches (normalement le client) doit veiller à ce que :
    1. la tâche puisse être terminée à ou avant la date d'expiration du contrat avec autorisations de tâches. Si cela s'avère impossible, l'autorisation de tâches ne peut être donnée tant que l'agent de négociation des contrats ne modifie pas la période dans le contrat avec autorisations de tâches;
    2. le coût estimatif total de l'AT, TPS ou TVH en sus, respecte la limite des pouvoirs du client relative aux AT individuelles précisée dans le contrat. (Si la valeur totale dépasse cette limite, l'AT doit être transmise à TPSGC pour autorisation et émission);
    3. l'AT ne causera pas un dépassement du montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat, conformément à la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées.
  4. Lorsqu'une tâche est terminée, le montant prévu peut être réduit pour correspondre aux dépenses réelles, et ces révisions doivent être consignées dans le dossier d'autorisations de tâches.
  5. Voir 3.35.1.35 Séparation des fonctions au sujet de la séparation des fonctions pour les AT

8.70.25 Modification ou altération de conception

()

  1. Si le contrat ne prévoit aucune disposition de modification ou altération de conception, on ne peut amorcer la procédure qu'après avoir reçu du client un document d'autorisation et l'avoir inclus dans le contrat au moyen d’une modification (voir 8.70.10 Approbation des modifications de contrat). On doit autoriser et mettre de côté des fonds suffisants en vue des modifications. Si des fonds supplémentaires sont nécessaires, il faut faire une demande de modification.
  2. Chaque demande de modification ou altération de conception doit être approuvée par le responsable technique ou le chargé de projet et, tel qu'il est indiqué au contrat, par l'agent de négociation des contrats.
  3. Si possible, une modification de conception nécessitant un rajustement de prix devrait être négociée avant que les changements soient effectués.
  4. Les modifications ou altérations de conception peuvent entraîner des rajustements à la hausse ou à la baisse, ou encore ne provoquer aucun rajustement des coûts du contrat. Après que le client a donné son approbation, l'agent de négociation des contrats a la responsabilité de négocier promptement les rajustements de prix, et de s'assurer que ces modifications figurent dans le prix global du contrat.
  5. Le formulaire PWGSC-TPSGC 9038 Modification/Écart par rapport au modèle, devrait refléter les altérations et les changements prévus.
  6. On doit dresser une liste du matériel devenu excédentaire à la suite d'une modification ou altération de conception et en rendre compte à l'agent de négociation des contrats.

8.70.25.1 Procédure visant la modification ou altération de conception

()

Voici un exemple de la procédure visant la modification ou altération de conception :

  1. Lorsqu'il s'avère nécessaire de faire, temporairement ou non, un écart par rapport aux données techniques dans le contrat, le responsable technique, le chargé de projet ou l'entrepreneur peut présenter une demande afin d'apporter une modification ou altération de conception.
  2. L'entrepreneur peut amorcer le processus visant la modification ou altération de conception en remplissant la partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 9038 Modification/Écart par rapport au modèle, en indiquant un prix plafond (sujet à négociation) pour la modification, puis en faisant parvenir trois exemplaires du document au responsable technique ou au chargé de projet et un exemplaire à l'agent de négociation des contrats. Le cas échéant, on doit présenter des copies des données techniques connexes.
  3. Un sous-traitant doit présenter le formulaire par l'entremise de l'entrepreneur, lequel s'assurera auparavant que tous les renseignements nécessaires y figurent.
  4. Le responsable technique ou le chargé de projet, qui est le seul habilité à refuser une approbation, examinera la demande de modification ou altération de conception, l'approuvera et l'enverra à l'agent de négociation des contrats, ou la refusera et la retournera à l'entrepreneur.
  5. Le responsable technique ou le chargé de projet peut amorcer le processus en envoyant à l'entrepreneur cinq exemplaires du formulaire. Après avoir fourni les renseignements contractuels exigés, l'entrepreneur gardera un exemplaire du document, en transmettra trois exemplaires au responsable technique ou au chargé de projet et un à l'agent de négociation des contrats.
  6. Lorsque la modification concerne un équipement ou des fournitures fournis dans le cadre de plusieurs contrats, un formulaire est requis pour chaque contrat, à moins que le responsable technique ou le chargé de projet n'ait autorisé de manière précise l'utilisation du même formulaire pour tous les contrats attribués à un même entrepreneur. Dans tous les cas, toutes les références au contrat devraient figurer sur le formulaire, notamment le numéro de dossier et le numéro de série attribués par l'agent de négociation des contrats.
  7. L'agent de négociation des contrats :
    1. si possible, négociera un prix ferme ou une autre méthode d'établissement des prix compatible avec la base de paiement stipulée dans le contrat;
    2. donnera l'autorisation contractuelle pour la modification ou altération de conception;
    3. signera le formulaire et enverra un exemplaire à l'entrepreneur et un exemplaire au responsable technique ou au chargé de projet. Sur réception, l'entrepreneur procédera à la modification.
  8. L'entrepreneur devrait envoyer au responsable technique ou au chargé de projet les demandes de renseignements concernant la procédure visant la modification/écart par rapport au modèle. L'agent de négociation des contrats, le responsable technique ou le chargé de projet fournira des copies vierges du formulaire à l'entrepreneur, qui les remettra aux sous-traitants.

8.70.30 Prêts de matériel du ministère de la Défense nationale

()

  1. Lorsqu'un contrat ne prévoit pas de prêt de matériel du ministère de la Défense nationale (MDN), l'entrepreneur peut quand même en demander un.
  2. Ces demandes doivent être envoyées au Directeur - Surplus, ventes, artefacts et prêts (DSVAP) du MDN.
  3. Le matériel devra être retourné :
    1. lorsque le matériel n'est plus nécessaire;
    2. lorsque les réparations dépassent les capacités de l'entrepreneur;
    3. lorsque le DSVAP du MDN rappelle le matériel;
    4. à l'achèvement du contrat.
  4. L'entrepreneur doit retourner le matériel, suivant les instructions du DSVAP du MDN, et lui demander par écrit des instructions sur ce qu'il faut faire avec les articles à retourner. La demande doit comprendre une description des articles, le numéro d'identification ou de nomenclature de l'OTAN, l'état des articles, ainsi que le numéro de la convention de prêt.
  5. Le DSVAP du MDN donnera des instructions sur ce qu'il faut faire avec les articles et informera tous les intéressés. L'entrepreneur doit organiser le retour des articles demandés et confirmer cette intervention en renvoyant une copie signée de « l'avis d'expédition » au DSVAP du MDN.
  6. À sa discrétion, le représentant de l'assurance de la qualité des Forces canadiennes effectuera une inspection et retournera le matériel prêté par le MDN.
  7. L'entrepreneur doit signaler au DSVAP du MDN, par écrit, toute perte, tout endommagement ou toute destruction de matériel prêté par le MDN. Le DSVAP devra s'entendre avec l'entrepreneur à cet égard.

8.70.35 Retour de l'outillage spécial de production et matériel spécial d'essai

()

  1. Les entrepreneurs doivent transmettre au DSVAP du MDN un préavis écrit, au moins 60 jours avant la date où les biens de production ne seront plus nécessaires. Le préavis doit indiquer le numéro de série du contrat ou de la convention de prêt en vertu duquel (de laquelle) les biens de production étaient détenus, l'emplacement de l'équipement, une description brève mais adéquate des biens de production excédentaires ainsi que la valeur estimative totale, le cas échéant.
  2. Une décision de conserver des biens de production pour un usage ultérieur doit se fonder sur une analyse coûts-avantages qui présente une estimation des coûts d'entreposage et de transport occasionnés, de la durée de l'entreposage, des coûts de remise à neuf ou de modification susceptibles d'être requis pour réactiver les biens, y compris les frais d'installation ou de montage, le cas échéant, et le reste de l'usage opérationnel ou de la durée de l'équipement.
  3. Le DSVAP du MDN fera connaître à l'entrepreneur la meilleure méthode de conservation et d'entreposage des biens. Il organisera le transfert des biens de production à un autre entrepreneur ou à un entrepôt, ou préparera la documentation appropriée, en déclarant les articles excédentaires, et l'enverra au Centre de distribution des biens de la Couronne.

8.75 Administration des offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement

()

8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

()

  1. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le fournisseur satisfait à toutes les exigences en matière de rapport précisées dans l'offre à commandes (OC) et l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), selon le cas. Généralement, les fournisseurs doivent présenter un rapport trimestriel portant sur les activités liées aux commandes subséquentes et les contrats. Ces rapports peuvent contenir, entre autres, les renseignements suivants :
    1. le numéro de l'offre à commandes et de l'arrangement en matière d'approvisionnement;
    2. le nom du fournisseur;
    3. la période visée par le rapport;
    4. le numéro de la commande subséquente et du contrat pour chaque commande subséquente et contrat, y compris les modifications;
    5. le ministère client;
    6. l'autorité contractante;
    7. la date de la commande subséquente et du contrat;
    8. la période de la commande subséquente et du contrat;
    9. les articles acquis et les services fournis;
    10. la valeur de la commande subséquente et du contrat, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée incluse, selon le cas.
  2. Chaque offre à commandes et arrangement en matière d'approvisionnement devrait définir clairement les exigences en matière de rapports que doit observer le fournisseur, selon le cas, et doit indiquer le délai de présentation des rapports après la fin de la période visée. À cet effet, les agents de négociation des contrats doivent utiliser la clause M7010C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat dans leur offre à commandes et la clause S0010C dans leur arrangement en matière d'approvisionnement.
  3. Exigences en matière de rapports à l'intention des ministères clients
    Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les ministères clients satisfassent à toutes les exigences en matière de rapports comme utilisateurs identifiés de l'offre à commandes et de l'arrangement en matière d'approvisionnement, selon le cas, de façon opportune. On peut demander aux ministères clients de fournir des rapports plus détaillés que ceux exigés des fournisseurs, et de fournir des renseignements en ce qui concerne la demande de soumissions, les réponses des fournisseurs et le choix du ou des soumissionnaires retenus. Ces rapports fournissent aux agents de négociation des contrats de l'information très utile sur l'efficacité de ces méthodes d'approvisionnement.

8.75.5 Révisions des offres à commandes

()

  1. Les offres à commandes ne sont pas des contrats, elles ne peuvent donc pas être modifiées ou cédées.
  2. Généralement, les offres à commandes comportent une disposition selon laquelle un offrant doit donner un préavis écrit de 30 jours pour faire connaître son intention de retirer son offre à commandes. L'agent de négociation des contrats émet alors une « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » pour informer tous les utilisateurs désignés et l'offrant de la date d'entrée en vigueur du retrait. Les commandes subséquentes passées à l'offrant avant cette date étant exécutoires selon la loi, l'offrant doit donc les exécuter.
  3. L'agent de négociation des contrats peut émettre une « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » pour des motifs tels, la prolongation de l'OC ou de la mise à jour des instructions supplémentaires pertinentes dans l'OC.
  4. Un offrant peut réviser son offre à commandes dans les limites établies dans le processus de soumissions de demandes d'offres à commandes (DOC). L'agent de négociation des contrats émettrait ensuite la « Révision à l'autorisation de passer une offre à commandes et des commandes subséquentes » afin de refléter les révisions appropriées.

8.75.10 Gestion de la méthode de sélection proportionnelle

()

  1. Lorsqu'une méthode de sélection proportionnelle sert à choisir un entrepreneur parmi des offres à commandes multiples, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les utilisateurs identifiés connaissent l'obligation d'attribuer une commande subséquente, conformément à la répartition prédéterminée des travaux établie dans l'OC.
  2. L'offrant qui est le plus éloigné par rapport au pourcentage idéal associé aux travaux répartis aux autres offrants sera sélectionné pour la prochaine commande subséquente. Le pourcentage idéal est indiqué dans l'offre à commandes. Une feuille de calcul électronique constitue une méthode acceptable pour effectuer le suivi des commandes subséquentes et du total cumulatif de chaque offrant.
  3. Pour plus de renseignements sur la méthode de classement dans les cas d'offres à commandes multiples, voir l'article 4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes multiples.

8.80 Relations employeur-employé

()

  1. Le ministère client est responsable de s'assurer qu'il ne s'établit pas de relation d'employeur-employé pendant l'exécution d'un contrat.
  2. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que les descriptions des travaux ou des changements apportés aux travaux ne sont pas susceptibles de créer une relation employeur-employé. Pour plus de renseignements sur les relations employeur-employé, voir l'article 2.55 Relations employeur-employé.

8.85 Sous-traitance

()

  1. Comme l'indiquent les conditions générales (p. ex., 2030) du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) faisant partie intégrante du contrat, un entrepreneur doit, avant de recourir à la sous-traitance, demander le consentement de l'agent de négociation des contrats, à l'aide du formulaire PWGSC-TPSGC 1137 Demande d'autorisation de sous-traiter (PDF Version 76 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier). ( Remarque  : Seuls les employés du gouvernement ont accès à ce site.) Dans un tel cas, l'entrepreneur doit attester que le contrat de sous-traitance proposé est assujetti aux mêmes conditions que le contrat. L'agent de négociation des contrats ne donnera son consentement que s'il est satisfait du sous-traitant et du contrat de sous-traitance proposé.
  2. L'entrepreneur est entièrement responsable des risques découlant de tout écart au contrat.
  3. L'attribution d'un contrat de sous-traitance ne libère l'entrepreneur d'aucune responsabilité prévue au contrat ou n'impose au Canada aucune responsabilité relativement au sous-traitant.

8.90 Cession de contrats

()

  1. Conformément aux conditions générales du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doit donner son autorisation écrite avant toute cession d'un contrat.
  2. L'agent de négociation des contrats doit, avec la collaboration de la Direction de la sécurité industrielle canadienne, s'assurer que le cessionnaire répond à toutes les exigences en matière de sécurité stipulées dans le contrat.
  3. Afin de se conformer aux dispositions relatives à l'intégrité, le cessionnaire proposé doit fournir une attestation signée (voir Annexe 8.13 : Lettres types concernant l’intégrité) et, s'il y a lieu, une liste des administrateurs ou propriétaires. L'agent de négociation des contrats doit alors vérifier la conformité aux dispositions relatives à l’intégrité comme décrit à l'article 5.16 Conformité en matière d'intégrité.
  4. S'il est déterminé que le cessionnaire ou l'un de ses affiliés est inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d'inadmissibilité et de suspension, l'agent de négociation des contrats peut refuser la cession ou demander une exception relative à l’intérêt public au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements pour le contrat du cessionnaire proposé. Pour plus de détails concernant les marchés avec des fournisseurs inadmissibles ou suspendus, consulter l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité.
  5. Toutes les propositions de cession appuyées par un agent de négociation des contrats doivent être soumises pour examen à un analyste des coûts et, par la suite, aux Services juridiques pour la rédaction des documents juridiques nécessaires.
  6. Lorsqu'un entrepreneur cède un contrat, la responsabilité de l'exécution totale ou partielle du contrat est transférée à une tierce partie. Toutefois, la cession d'un contrat ne doit libérer l'entrepreneur initial d'aucune de ses obligations en vertu du contrat ou imposer de responsabilité au Canada envers le cessionnaire.
  7. Pour protéger les intérêts du Canada, le transfert des responsabilités et des droits en vertu du contrat initial de l'entrepreneur initial au cessionnaire s'effectuera de manière à ce que l'entrepreneur initial soit, en dernier ressort, responsable de l'exécution du contrat. Une façon acceptable de protéger les intérêts du Canada est d'obtenir de l'entrepreneur initial une garantie d'exécution dans l'éventualité où le cessionnaire manquerait à ses obligations.
  8. L'agent de négociation des contrats transmettra l'accord de cession au pouvoir de signature compétent de TPSGC, ainsi que les motifs de la cession, le nombre et la valeur des contrats dont il s'agit et la situation financière du cessionnaire.
  9. Pour les contrats conclus par la Corporation commerciale canadienne (CCC), une copie de l'accord de cession approuvé devrait être transmise au Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP), afin de mettre à jour les données relatives à la situation financière du fournisseur, ou au vice-président du CCC concerné.

8.95 Garantie financière et difficultés de l'entrepreneur

()

Si le contrat contient une garantie financière, et que l'agent de négociation des contrats constate qu'un entrepreneur pourrait avoir de la difficulté à exécuter adéquatement le contrat, alors la compagnie de cautionnement devrait en être informée immédiatement.

8.100 Compagnies de cautionnement

()

Lorsqu'une compagnie de cautionnement ne respecte pas ses obligations, on doit soumettre la question aux Services juridiques qui prendront les mesures qui s'imposent, et au bureau du Secrétaire général qui doit informer le Conseil du Trésor.

8.105 Protection des biens du Canada

()

  1. Lorsqu'un entrepreneur néglige de rembourser les dettes qu'il a contractées, les sous-traitants ou les fournisseurs peuvent exercer un droit de rétention sur les biens dont le Canada a acquis la propriété en contrepartie d'un paiement total ou partiel. On devrait prendre des mesures pour protéger les intérêts du Canada.
  2. Cette mesure n'est pas nécessaire pour les contrats de services, et elle n'est généralement pas rentable dans le cas des contrats de biens dont la valeur est inférieure à 25 000 $.
  3. Lorsqu'un entrepreneur a déposé une garantie conformément à l'article 427 de la Loi sur les banques, on doit obtenir de la banque une renonciation à sa priorité pour le titre de propriété du Canada sur les biens. L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques.
  4. Si l'entrepreneur fait appel aux services d'une autre banque et qu'il ne peut obtenir une nouvelle renonciation, ou s'il néglige de divulguer la garantie, le droit du Canada peut être modifié.
  5. Pour protéger les intérêts du Canada contre les entrepreneurs insolvables ou en faillite, l'agent de négociation des contrats doit obtenir une renonciation lorsqu'une banque ou une autre institution financière détient un privilège sur les biens de l'entrepreneur. S'il ne peut obtenir une renonciation, il doit consulter les Services juridiques, l'analyste des coûts et le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) afin de déterminer si la solvabilité de l'entrepreneur justifie la résiliation de ses obligations contractuelles relatives aux privilèges des banques.
  6. Pour éviter d'assujettir les biens à un privilège, l'agent de négociation des contrats doit vérifier si l'entrepreneur a respecté les obligations contractuelles en ce qui a trait au paiement de ses employés, des sous-traitants et de ses fournisseurs.
  7. L'agent de négociation des contrats devrait examiner rapidement tous les avis concernant des factures ou des salaires impayés ou les retards inacceptables quant au paiement de ceux-ci; et effectuer une analyse financière au besoin, en collaboration avec l'analyste des coûts, conformément à la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PDF).
  8. La fréquence, la portée et l'étendue des vérifications ainsi que leur exécution sont déterminées par l'agent de négociation des contrats, en fonction du rapport coûts-avantages, de la capacité de paiement, de la cote de crédit et de la situation financière de l'entrepreneur.
  9. Lorsque l'analyse financière fait état de problèmes potentiellement graves, on doit présenter un rapport au GCCP, qui en distribuera des exemplaires à tous les secteurs ou régions responsables des achats. Ceux-ci doivent dresser des listes des contrats ouverts passés avec l'entrepreneur visé, indiquer la valeur des contrats et les dates prévues de livraison, et faire parvenir ces listes au GCCP.
  10. Le GCCP décide si une vérification discrétionnaire doit être effectuée, et détermine la portée et l'étendue de cette vérification.
    Les secteurs ou régions doivent passer de nouveaux contrats avec l'entrepreneur en prenant les précautions nécessaires et en fournissant les justifications appropriées.
  11. La vérification discrétionnaire est effectuée par des spécialistes autorisés par le GCCP. Ce dernier est le seul à pouvoir demander la vérification discrétionnaire, qui est effectuée le plus rapidement possible afin de réduire au minimum les risques éventuels pour le Canada.
  12. Si les risques éventuels pour le Canada sont égaux ou supérieurs à 2 000 000 $ au total, on doit normalement effectuer une vérification discrétionnaire. On évalue ainsi la protection assurée par les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables), les cautionnements d'exécution, les cautionnements pour salaires et matériaux ou l'enregistrement établi ou prévu.
  13. Si les risques éventuels pour le Canada sont inférieurs à 2 000 000 $, le GCCP déterminera, en collaboration avec les secteurs ou régions concernés, si l'on doit effectuer une vérification discrétionnaire après avoir pris en compte les dispositions de garantie financière ou l'enregistrement.
  14. Lorsque l'on relève, dans le cadre de la vérification, une violation par l'entrepreneur de l'obligation contractuelle de payer promptement ses employés, sous-traitants ou fournisseurs, le GCCP fera parvenir un avis écrit aux secteurs ou régions et aux agents financiers principaux touchés par le contrat en défaut.

8.110 Enregistrement d'un avis d'intérêt à l'égard des biens

()

  1. Dans toutes les provinces, à l'exception du Québec, le Canada peut enregistrer un avis d'intérêt à l'égard des biens afin de se protéger contre les droits de rétention possible. Les exigences d'enregistrement varient d'une province à une autre. L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques.
  2. En pratique, cette mesure ne s'applique qu'aux contrats de grande valeur en raison de la complexité que comporte une telle démarche.

8.120 Faillite, mise sous séquestre, insolvabilité

()

  1. L'agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques dans les cas suivants :
    1. l'entrepreneur propose un règlement alors qu'il est en situation de mise sous séquestre, de faillite ou d'insolvabilité;
    2. le contrat est protégé par des cautionnements et d'autres garanties; ou
    3. l'entrepreneur a déposé une garantie auprès d'une banque en vertu de l'article 427 de la Loi sur les banques.
  2. Lorsqu'il reçoit un avis de faillite, de mise sous séquestre ou d'insolvabilité ou qu'il constate ces situations, l'agent de négociation des contrats doit :
    1. informer le directeur concerné;
    2. élaborer un plan d'achèvement des travaux, en collaboration avec le client; et
    3. aviser le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) et les Services juridiques.
  3. Lorsqu'un entrepreneur a déclaré officiellement faillite, l'agent de négociation des contrats doit, en collaboration avec les Services juridiques, défendre les droits du Canada, notamment :
    1. exécuter les garanties contractuelles;
    2. prouver le titre de propriété du Canada sur les biens que possède l'entrepreneur;
    3. assurer le versement en priorité des paiements aux créanciers qui ne détiennent pas de garantie, lorsque le Canada est dans la même situation; ou
    4. compenser les dettes contractées envers l'entrepreneur par les dettes envers le Canada.
  4. Après une faillite ou une mise sous séquestre, les sommes dues à l'entrepreneur doivent être versées au syndic de faillite ou au séquestre-gérant, selon le cas.

8.125 Biens et services non conformes au contrat

()

Le client est responsable d'informer l'entrepreneur, conformément au contrat, si les biens ou les services ne sont pas conformes au contrat. Si le client néglige d'informer l'entrepreneur, cela pourrait affecter les autres demandes présentées par le Canada.

8.130 Respect des délais

()

  1. Conformément aux conditions générales du guide des CCUA, le respect des délais est un élément essentiel du contrat. Si un entrepreneur ne respecte pas les délais de livraison des biens ou des services, l'agent de négociation des contrats devrait en vérifier la cause, de concert avec le client et les Services juridiques. Si le retard est attribuable à des facteurs hors du contrôle de l'entrepreneur ou qui ne sont pas le résultat d'une défaillance ou d'une négligence de sa part, l'agent de négociation des contrats doit prolonger l'échéance d'une période équivalente au retard. Les retards justifiables sont décrits dans les conditions générales. Dans toutes autres circonstances, l'entrepreneur est tenu responsable du retard. Si l'entrepreneur ne respecte pas ses obligations contractuelles, l'agent de négociation des contrats peut, sous réserve d'un avis écrit transmis à l'entrepreneur, résilier le contrat en totalité ou en partie.
  2. Lorsque l'échéance doit être reportée en raison de retards hors du contrôle de l'entrepreneur et que le contrat est garanti par des cautionnements, l'agent de négociation des contrats doit :
    1. informer la compagnie de cautionnement et obtenir son accord avant de prolonger le délai d'exécution; et
    2. informer la compagnie de cautionnement et obtenir son accord avant de rajuster le prix du contrat en fonction des travaux supplémentaires, le cas échéant.

8.135 Résiliations

()

Pour déterminer le type de résiliation applicable, voir les articles 8.135.5 Résiliation pour des raisons de commodité par le Canada, 8.135.15 Résiliation pour manquement et 8.135.20 Résiliation par consentement mutuel. Pour ce qui est des clauses de résiliation, voir la sous-section 5-J du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

8.135.1 Suspension des travaux – Ordre d'arrêt des travaux

()

Lorsqu'un client désire suspendre les travaux prévus au contrat plutôt que d'annuler le contrat, la clause J0500C ou J0502C du guide des CCUA doit être utilisée. La suspension des travaux permet au client d'examiner la situation actuelle du contrat avant de déterminer quel type de résiliation s'applique (y compris la résiliation pour manquement). Lorsqu'un client désire rétablir un contrat après l'émission d'un ordre d'arrêt des travaux, ce dernier doit être annulé (voir la clause J0501C). Dans ce cas, il peut être nécessaire de modifier les conditions d'exécution et(ou) le prix du contrat. L'agent de négociation des contrats est responsable de déterminer la validité de toutes les demandes relatives aux coûts supplémentaires que peut présenter l'entrepreneur. Les modifications qui visent à couvrir le paiement de ces frais doivent être approuvées conformément aux pouvoirs d'approbation et de signature des modifications de contrat. (Voir l' Annexe 8.3 : Processus de résiliation pour des raisons de commodité pour une description détaillée du processus de résiliation pour des raisons de commodité.)

8.135.5 Résiliation pour des raisons de commodité par le Canada

()

  1. Le Canada peut occasionnellement résilier un contrat pour des raisons de commodité, conformément aux dispositions des conditions générales applicables au contrat. Pour obtenir une description détaillée du processus de résiliation, voir l' Annexe 8.3 : Processus de résiliation pour des raisons de commodité. Cette résiliation peut se faire en raison du contingentement de fonds, de l'arrêt d'un programme gouvernemental ou pour d'autres raisons qui font que l'achat du bien ou du service n'est plus nécessaire. Pour préserver l'intégrité du processus de la demande de soumissions, le Canada peut aussi résilier un contrat pour des raisons de commodité s'il estime que le contrat a été attribué par erreur à un soumissionnaire autre que le soumissionnaire le moins disant. Les clauses relatives aux avis de résiliation pour des raisons de commodité figurent à la sous-section 5-J du guide des CCUA(voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C).
  2. La résiliation pour des raisons de commodité s'applique :
    1. lorsque le client en a fait la demande;
    2. lorsqu'un contrat ne peut être résilié pour manquement parce que l'entrepreneur n'est pas en défaut; et
    3. lorsqu'une résiliation par consentement mutuel ne serait pas plus avantageuse pour le Canada.

8.135.10 Participation de l'agent des réclamations liées aux résiliations

()

L'agent des réclamations liées aux résiliations (ARR) du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS), devrait procéder immédiatement au règlement des demandes relatives à des contrats résiliés en totalité ou en partie pour des raisons de commodité. Par conséquent, l'agent de négociation des contrats devrait communiquer avec l'ARR dès que l'avis de résiliation pour des raisons de commodité (voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C du guide des CCUA) est émis, et devrait fournir à l'ARR une copie de l'avis. L'adresse de courriel de l'ARR est TPSGC.parrc-aptfc.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

8.135.15 Résiliation pour manquement

()

La résiliation pour manquement s'applique lorsque l'entrepreneur manque à l'une des obligations prévues au contrat, normalement en raison de non-exécution des travaux ou du non-respect des dates de livraisons. L'article « Manquement de la part de l'entrepreneur » dans les conditions générales du guide des CCUA fait état des critères qui s'appliquent à la résiliation pour manquement. Pour plus de renseignements sur la résiliation pour manquement, voir l' Annexe 8.4 : Résiliation pour manquement.

8.135.20 Résiliation par consentement mutuel

()

  1. En de rares occasions, soit lorsque le client a demandé la résiliation totale ou partielle d'un contrat, l'entrepreneur a engagé peu ou pas de frais, il renonce à présenter une demande de règlement et la question peut être réglée sans frais pour le Canada, les deux parties peuvent convenir de résilier le contrat sans demande de règlement ou pénalité.
  2. La résiliation par consentement mutuel ne s'applique pas lorsque le Canada a intérêt à résilier un contrat pour manquement ou lorsque l'entrepreneur réclame des coûts supplémentaires, à la suite de la réduction ou de l'annulation d'une partie ou de la totalité du contrat.
  3. Lorsqu'il reçoit d'un client une demande de résiliation par consentement mutuel, l'agent de négociation des contrats devrait demander à l'entrepreneur de confirmer qu'aucune demande de règlement n'a été présentée, et il devrait porter la question devant les Services juridiques conformément à l'article 8.135.35 Participation des Services juridiques dans les cas de résiliation.
  4. Étant donné qu'il n'y a pas de demande de règlement, l' ARR n'intervient pas dans ce processus.

8.135.25 Demande de résiliation par l'entrepreneur

()

Lorsqu'un entrepreneur présente une demande de résiliation en raison de pertes prévues dans l'exécution du contrat, on refusera cette demande et on informera plutôt l'entrepreneur qu'il doit respecter ses obligations prévues au contrat. L'entrepreneur peut, à la fin du contrat, demander un « paiement supplémentaire » relativement aux coûts additionnels engagés ou aux pertes subies, lorsque le Canada est responsable de ces coûts supplémentaires ou de ces pertes. (Voir l'article 8.135.1 Suspension des travaux – Ordre d'arrêt des travaux.)

Si l'entrepreneur refuse de respecter ses obligations contractuelles, le contrat doit être résilié pour manquement.

8.135.30 Mesures de garanties financières en matière de résiliation

()

  1. Si l'exécution d'un contrat est garantie par un dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable), on ne peut le résilier sans consulter au préalable les Services juridiques.
  2. Si le contrat est garanti par des cautionnements, il ne doit pas être résilié car cela pourrait résilier le contrat établi avec la compagnie de cautionnement. Lorsqu'un entrepreneur ne peut exécuter un contrat ou qu'une demande de règlement est reçue relativement au non-paiement de la main-d'œuvre ou du matériel, et qu'un cautionnement est établi, l'agent de négociation des contrats doit informer immédiatement la compagnie de cautionnement par écrit, et lui demander que des mesures correctives soient apportées. L'agent de négociation des contrats ne doit pas entreprendre de négociation avec l'entrepreneur ou le demandeur.

8.135.35 Participation des Services juridiques dans les cas de résiliation

()

  1. Les types de résiliation suivants ne peuvent être émis sans avoir obtenu un avis juridique écrit :
    1. toutes les résiliations pour manquement;
    2. les résiliations par consentement mutuel;
    3. les résiliations pour des raisons de commodité.
  2. Afin d'obtenir l'avis des Services juridiques, l'agent de négociation des contrats devrait présenter le dossier d'achat, accompagné d'un index chronologique des documents relatifs à la demande de résiliation et d'une courte note faisant état du motif de la résiliation. En se fondant sur cette information, les Services juridiques donneront leur avis et recommanderont une méthode de résiliation appropriée.

8.135.40 Modification des listes des fournisseurs

()

Les résiliations de contrats par le Canada pour des raisons de commodité ne devraient pas entraîner la modification des listes des fournisseurs, mais les résiliations par consentement mutuel peuvent susciter des changements sur ces listes. La résiliation pour manquement entraîne habituellement la radiation ou la suspension de l'entrepreneur de la liste des fournisseurs.

8.135.45 Bureaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à l'étranger

()

Les procédures de résiliation des contrats attribués par les bureaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à l'étranger peuvent différer de celles pour les contrats attribués au Canada; par conséquent, elles servent seulement de guide général.

8.135.50 Pouvoir d'approbation

()

Les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation doivent être approuvés et signés par un agent de négociation des contrats conformément à l’évaluation des risques liés à la modification de contrats. La valeur du contrat à la date de résiliation doit être utilisée à la question portant sur la valeur dans l'évaluation des risques liés à la modification de contrats.

8.140 Différends

()

  1. Dans le cadre de la gestion d'un contrat, des différends peuvent survenir entre les parties au contrat. Les différends doivent être réglés rapidement. Toutes les parties doivent remplir leurs obligations contractuelles. Il est essentiel de tenir des dossiers sur les différends, à des fins de clarification, de vérification ou de résiliation.
  2. Si l'agent de négociation des contrats ne peut régler un différend relatif à un contrat, le problème devrait être porté à l'attention de son supérieur immédiat.
  3. Il est recommandé de consulter les Services juridiques afin de s'assurer que les intérêts du Canada sont protégés. Il est recommandé de recourir au Programme de gestion des conflits d’ordre commercial (PGCC) de la Direction générale de la surveillance (DGS), afin de prévenir ou limiter la dégénération non-nécessaire de la situation, et créer des conditions propices au règlement rapide.
  4. Lorsqu’un différend d’ordre commercial lié à un contrat (c.-à-d. construction, achat, louage, location et aliénation de biens immobiliers) ne peut être réglé par l’entremise de discussions, l’agent de négociation des contrats devrait aviser immédiatement l’entrepreneur, par écrit, concernant les services de règlement extrajudiciaire des différends (RED) qui sont offerts dans le cadre du PGCC.
  5. Toute question touchant le PGCC ou l’un des services connexes devrait être transmise immédiatement au gestionnaire responsable du Programme par courriel à l’adresse suivante : GestionConflit.ConflictManagement@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

8.140.1 Règlement des différends contractuels

()

  1. Qu'elles proviennent des entrepreneurs ou des agents de négociation des contrats, toutes les demandes concernant les solutions de règlement des différends devraient être adressées au gestionnaire du Programme de gestion des conflits d’ordre commercial (PGCC) de la Direction générale de la surveillance à l’adresse suivante : GestionConflit.ConflictManagement@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  2. Le PGCC offre, sur demande, des services de coordination, de prévention et de services de RED pour aider à gérer les conflits d’ordre commercial avec des tiers, d’autres ministères et des employés de TPSGC, et pour permettre que des mesures appropriées soient prises rapidement. Les services de RED offerts dans le cadre du PGCC comprennent la consultation, la facilitation de discussions, la médiation et l’arbitrage.
  3. Prévention et atténuation
    1. Si un conflit survient, l’agent de négociation des contrats doit déployer tous les efforts possibles pour le régler avec l’entrepreneur le plus tôt possible.
    2. Si l’agent de négociation des contrats et l’entrepreneur ne règlent pas le conflit en tout ou en partie, ils devraient essayer de le régler le plus tôt possible avec la participation de l'autorité contractante de niveau supérieur ou d'un chargé de projet principal.
  4. Intervention en cas de conflit
    1. Si la participation de l'autorité contractante de niveau supérieur ou d’un chargé de projet principal (mentionné en c. ii.) ne permet pas de régler le conflit en tout ou en partie, l’agent de négociation des contrats devrait immédiatement aviser l’entrepreneur, par écrit, concernant les services de RED offerts dans le cadre du PGCC de la Direction générale de la surveillance. L’autorité contractante peut également solliciter l’aide offerte dans le cadre du PGCC.
    2. Toute partie à un contrat de TPSGC peut recourir au PGCC et demander de l’aide pour gérer un conflit d’ordre commercial.
    3. Si un service de RED est demandé, le PGCC en informera les autres parties et déterminera si elles sont intéressées à recourir à ce processus. Le cas échéant, le processus de RED sera mis en œuvre.
    4. Si un processus de RED ne permet pas de régler le conflit, les droits des parties ne sont pas compromis.

8.145 Conseil de règlement des contrats

()

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.145.1 Conseil de règlement des contrats - procédures

()

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.145.5 Réunions du Conseil de règlement des contrats - réunions

()

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.145.10 Conseil de règlement des contrats – offre de règlement

()

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.145.15 Conseil de règlement des contrats – refus du règlement

()

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.150 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels

()

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.150.1 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels - procédures

()

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.150.5 Conseil consultatif de règlement des différends contractuels – refus du règlement

()

Cet article du Guide des approvisionnements a été supprimé. Le processus de règlement des différends a été modifié conformément à l'article 8.140 Différends.

8.155 Paiements finals

()

  1. Avant de traiter la demande finale aux fins de paiement, il faut vérifier l'acceptabilité et l'exactitude du temps enregistré. Les constatations de ces vérifications doivent être consignées au dossier d'achat.
  2. L'agent de négociation des contrats, ou une autre personne qualifiée désignée par la région ou le secteur concerné, devrait effectuer le contrôle du temps en vue de l'acceptation.
  3. Le contrôle du temps pour vérifier l'exactitude de l'enregistrement devrait être effectué par des employés compétents de la division ou section des finances de la direction intéressée, ou par d'autres employés compétents avec l'autorisation préalable du directeur qui est également responsable de l'établissement des normes de vérification en ce qui a trait à l'exactitude de l'enregistrement.

8.155.1 Remboursements des profits excédentaires

()

À la suite d'une vérification, ou pour diverses autres raisons, il peut être déterminé qu'un entrepreneur ait tiré d'un contrat des profits exagérément élevés. Un entrepreneur peut, dans ce cas, désirer retourner les profits excédentaires au ministère. L'Annexe 8.5 : Remboursement, par les entrepreneurs, de bénéfices excédentaires réalisés sur les contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada énonce les procédures spéciales à suivre dans ces situations.

8.160 Normes des états des coûts pour les contrats à frais remboursables

()

  1. Conformément au contrat, l'entrepreneur sera payé les coûts raisonnablement et dûment engagés pour l'exécution des travaux. Une fois tous les travaux terminés en vertu de tous les contrats à frais remboursables qui respectent le plafond des coûts, l'agent de négociation des contrats doit verser au dossier d'achat une attestation selon laquelle le montant final versé représente un prix raisonnable. Cette attestation devrait être fondée sur les conclusions de la vérification des coûts, le cas échéant.
  2. Après tous les rapprochements, le prix final convenu est alors confirmé dans la modification de contrat, habituellement désigné sous le nom de « étape finale de la modification des coûts », laquelle rajuste le prix contractuel total afin qu'il reflète le prix final. Cette modification devrait également faire mention qu'aucune autre demande ne peut être présentée par après.
  3. Les dispositions concernant la vérification qui figurent dans les contrats conclus avec des fournisseurs canadiens pour des contrats d'une valeur de 50 000 $ et plus prévoit l'établissement des coûts réels engagés en vue de déterminer le coût final des contrats à frais remboursables et d'établir si le prix est raisonnable.
  4. Tous les contrats à frais remboursables exigent un état des coûts après l'exécution du contrat. Tous les contrats pluriannuels à frais remboursables, à l'exception des contrats de services de réparation et de révision, comportent une disposition obligatoire de fournir un état annuel des coûts.

Remarque : Pour les contrats de services de réparation et de révision, l'état annuel des coûts est fait à la discrétion de l'agent de négociation des contrats et de l'organisme de vérification.

8.165 Vérification des coûts

()

  1. Après consultation avec le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, l'agent de négociation des contrats choisit les contrats à frais remboursables devant faire l'objet d'une vérification, en respectant ce qui suit :
    1. tous les contrats liés aux grands projets de l'État; et
    2. lorsqu'il est évident qu'il y aura un paiement en trop important.
  2. Dans le cas des contrats choisis pour faire l'objet d'une vérification, les secteurs ou régions remettront au GCCP une copie du document contractuel et des copies de tous les états de coûts reçus.
  3. L'agent de négociation des contrats recevra une copie du rapport de vérification, ainsi qu'un formulaire d'avis de vérification préparé par le GCCP donnant le détail des paiements en trop ou les commentaires qui doivent être approuvés.
  4. L'agent de négociation des contrats établira un prix final avec l'entrepreneur d'après les conclusions de la vérification. On s'efforcera d'établir ce prix dans les 90 jours suivant la réception du rapport de vérification. L'agent de négociation des contrats fait connaître au GCCP les modalités du règlement et les décisions prises par rapport à toutes les questions soulevées lors de la vérification du contrat.
  5. Lorsque l'entrepreneur a accepté le prix final, l'agent de négociation des contrats doit confirmer que le prix facturé est raisonnable et conformément au contrat.
  6. Se référer à l'article 10.70 Processus de recouvrement et de disposition des rajustements des réclamations contractuelles.

8.175 Fin et clôture du contrat

()

  1. Il incombe à l'agent de négociation des contrats de veiller à ce que toutes les activités liées au contrat soient achevées afin que le contrat soit jugé comme étant clos.
  2. Un contrat est jugé entièrement exécuté :
    1. lorsque les livrables requis ont été reçus conformément aux modalités du contrat, et
    2. lorsque le client a accepté les livrables et la facture a été payée conformément au prix du contrat et à la base de paiement, et
    3. lorsqu’il n'y a pas de lacunes non corrigées, de changements, de paiements ou de demandes de paiement en suspens, qui exigent des mesures d'autorisation officielles.
  3. Les agents de négociation de contrats doivent s'assurer que la clôture administrative du dossier d'approvisionnement a été faite selon les modalités établies (par ex. établissement de rapports, retour d’équipement fourni par le gouvernement ou de biens fournis par le gouvernement, aliénation du matériel excédentaire et des biens, etc.).
  4. Les agents de négociation de contrats doivent s'assurer que le dossier d'approvisionnement est complet et archivé en conformité avec les formalités relatives à la gestion des dossiers.
  5. Pratiques exemplaires :
    1. Si possible, les fichiers et contrats assortis de périodes de garantie devraient être conservés et les périodes de garantie devraient être consignées jusqu'à l'expiration de la garantie ou au règlement de toute réclamation au titre de la garantie.
    2. Lorsqu'un contrat a créé de la propriété intellectuelle (PI) pour le Canada ou des droits connexes, les documents liés devraient être conservés jusqu'à ce que le gouvernement du Canada n'ait plus besoin des droits de PI. Le contrat peut devoir être conservé indéfiniment.
    3. Les dossiers contractuels touchés par des questions opérationnelles ou juridiques en suspens ou qui doivent faire l'objet de contrôle (p. ex., audits) ne devraient pas être archivés avant la résolution des problèmes.

8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs

()

8.180.1 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs - Introduction

()

  1. La Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF) vise à appuyer la collectivité de l'approvisionnement de TPSGC dans l'atténuation des risques liés à l'approvisionnement des futurs contrats et à améliorer le service aux clients. De nombreux outils permettent d'atteindre cet objectif. La PMCRF est seulement l'un de ces outils. Les autres outils incluent le Code de conduite pour l'approvisionnement et les Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Collectivement ces outils constituent le cadre de référence dans lequel la relation avec les fournisseurs est établie.
  2. La PMCRF est en vigueur en date du 4 novembre 2010. Cependant, la PMCRF était en vigueur sur la base d'une période d'essai prolongée sans imposition de conséquences pour les fournisseurs du 4 novembre 2010 au 28 juin 2011 inclusivement. Il n'y aura pas de conséquences résultantes pour les résiliations pour manquement et/ou les modifications conditionnelles assujetties aux dispositions de la PMCRF et qui sont survenues durant cette période. Autrement, les dispositions de la version antérieure applicable demeurent en vigueur pour les opérations effectuées avant le 4 novembre 2010.
  3. Les problèmes de rendement du fournisseur sont une composante importante de la gestion des risques liés à l'approvisionnement. Comme l'illustre le tableau sur l'approche de la gestion du risque quant au processus lié au rendement du fournisseur (voir l'Annexe 8.6 Approche de la gestion du risque lié au rendement des fournisseurs Tableau du processus), ces problèmes doivent être pris en compte dans les quatre phases du processus de gestion des contrats.
  4. La PMCRF s'applique à la Direction générale des approvisionnements de TPSGC en tant que fournisseur de services communs pour les opérations sous son autorité. La portée de la PMCRF sur de telles opérations est précisée ci-dessous. La PMCRF met l'accent sur l'utilisation de l'information portant sur le rendement d'un fournisseur provenant des contrats fermés pour :
    1. Le rejet des offres provenant des approvisionnements compétitifs et non-compétitifs : Les soumissions, offres ou arrangements reçus de fournisseurs assujettis à une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) ne seront pas considérés aux fins de l'évaluation si les modalités de la MCRF s'appliquent à l'approvisionnement. Concrètement, pour les fournisseurs assujettis à une MCRF, ce qui suit s'applique :
      1. aucune négociation ne sera initiée et aucune offre ne sera acceptée pour les contrats à fournisseur unique;
      2. les soumissions présentées suite à des approvisionnements compétitifs de biens ou de services seront rejetées;
      3. les offres présentées pour des offres à commandes de biens ou de services seront rejetées; et
      4. les arrangements découlant des arrangements en matière d'approvisionnement de biens ou de services seront rejetés de même que les soumissions pour des contrats sous des arrangements en matière d'approvisionnement lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l'autorité contractante.
    2. L'évaluation d'une MCRF :  Les résiliations totales et/ou partielles pour manquement et/ou les modifications conditionnelles déclenchent une évaluation de MCRF à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes pour les opérations suivantes :
      1. les contrats à fournisseur unique attribués le 4 novembre 2010 ou postérieurement;
      2. les contrats attribués découlant d'un processus d'invitation à soumissionner (autres que ceux à (ii)(C) et (ii)(D) ci-dessous) lancé le 4 novembre 2010 ou postérieurement;
      3. les commandes subséquentes à des offres à commandes attribuées suite à des demandes d'offre à commandes lancées le 4 novembre 2010 ou postérieurement; et
      4. les contrats sous des arrangements en matière d'approvisionnement attribués suite à des demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement lancées le 4 novembre 2010 ou postérieurement, lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l'autorité contractante.
      Cependant, pour les opérations ci-dessus, aucune conséquence en vertu de la PMCRF ne sera imposée à l'endroit des fournisseurs en raison de résiliations pour manquement et/ou de modifications conditionnelles qui sont survenues entre le 4 novembre 2010 et le 28 juin 2011 inclusivement.
  5. Une MCRF dont les modalités s'appliquent entraîne de plus les effets suivants sur les approvisionnements :
    1. une MCRF ne touche pas les contrats existants;
    2. lorsque le fournisseur est assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent, la durée du contrat ne peut être prolongée ni par une modification ni par l'exercice d'une option à moins que :
      1. la contrainte de temps ne permette pas d'initier un nouveau processus compétitif; ou
      2. des circonstances exceptionnelles soient présentes.

      Ces situations requièrent l'approbation du SMA conformément à l’article 8.180.25 sur les exceptions.
    3. aucune commande subséquente ne peut être émise en vertu de toute offre à commandes existante.
  6. En outre, les renseignements généraux sur la nature et la portée des problèmes de rendement obtenus pendant la période du contrat et après la clôture du contrat devraient être utilisés pendant les autres phases. Lors de la phase précontractuelle, les renseignements contribueront à l'élaboration de la stratégie de gestion des risques liés à l'approvisionnement. Au cours de cette phase, les renseignements serviront également à évaluer la nécessité d'un programme personnalisé pour gérer le rendement du fournisseur relativement à une catégorie précise de biens ou services ou à un groupe de biens ou de services. À la phase contractuelle, les renseignements ont aussi leur importance non seulement pour le développement des critères de rendement mais également de tout autre terme d'atténuation des risques, tant dans les documents de demande de soumissions que ceux de contrat.

8.180.5 Principes

()

  1. TPSGC a le pouvoir et la responsabilité de prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que les fournisseurs respectent leurs obligations. TPSGC a, autant que tout autre acheteur sur le marché, le droit d'évaluer le rendement d'un fournisseur et peut, en se fondant sur le rendement antérieur d'un fournisseur, prendre des mesures afin d'éviter tout problème éventuel. Le pouvoir discrétionnaire permettant de prendre ces mesures doit être exercé de façon juste et raisonnable.
  2. La PMCRF se fonde sur les principes qui soutiennent l'engagement de TPSGC à exécuter les processus d'approvisionnement d'une manière qui contribue à accroître la concurrence, l'équité et la transparence.
  3. Toute mesure corrective prise doit correspondre logiquement à la nature et à la gravité du problème pour lequel elle est appliquée.

8.180.10 Définitions

()

Aux fins du processus générique de la présente Politique, les termes ou les expressions qui suivent se définissent comme suit :

  1. Modification conditionnelle : désigne l'utilisation dans le cas de rendement insatisfaisant d'une modification à un contrat plutôt qu'une résiliation totale ou partielle pour manquement en raison de nécessités opérationnelles. Ce type de modification peut seulement être considéré lorsque l'agent de négociation des contrats est prêt à résilier (totalement ou en partie) pour manquement. Ceci est une alternative à une résiliation immédiate pour manquement. Si ce n'est pas accepté par le fournisseur, la résiliation pour manquement sera émise.
  2. Rendement insatisfaisant : signifie toute exécution autre que la pleine exécution d'un contrat qui entraîne soit une résiliation pour manquement, soit une modification conditionnelle. Dans les deux cas, le fournisseur est le principal responsable du rendement insatisfaisant. Cette définition s'applique à tous les aspects du rendement que l'agent de négociation des contrats et le client souhaitent prendre en compte et qu'ils précisent en vue de l'évaluation du rendement du fournisseur pendant la durée du contrat. (Les résiliations pour manquement incluent les résiliations partielles pour manquement.)
  3. Mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) : désigne une condition ou une restriction imposée à un fournisseur, limitant sa capacité à passer de futurs contrats avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’évaluation de son rendement antérieur par TPSGC. La MCRF a une incidence sur l’admissibilité du fournisseur à obtenir des contrats et des modifications aux contrats.
  4. Date d'échéance de l'offre à commandes : signifie la date à laquelle l'offre à commandes a pris fin ou la date où l'offre à commandes est mise de côté de manière permanente selon la première des deux éventualités à se produire.
  5. Système d'information sur les fournisseurs (SIF) : désigne la base de données mise à la disposition des utilisateurs de l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA). Elle stocke des renseignements sur les fournisseurs, y compris les notes relatives à la PMCRF et les MCRF.

8.180.15 Processus générique

()

8.180.15.1 Administration de contrats liée à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs

()

  1. Les agents de négociation des contrats doivent appliquer les modalités contractuelles. Un problème de rendement peut mener à :
    1. l'application des mesures prévues au contrat;
    2. l'inscription d'une note dans le Système d'information sur les fournisseurs (SIF);
    3. une évaluation des mesures correctives du rendement des fournisseurs (MCRF).
  2. L'agent de négociation des contrats documentera ce qui suit dans le dossier contractuel :
    1. les problèmes de rendement du fournisseur, c.-à-d. sa non-conformité avec les critères de rendement précisés dans le contrat;
    2. les preuves de communication avec le fournisseur au sujet de ces problèmes;
    3. la preuve qu'une copie de la PMCRF a été envoyée au fournisseur dans le cadre de la communication mentionnée ci-dessus.
  3. Lorsqu'un contrat est résilié pour manquement ou qu’une modification conditionnelle est émise, le fournisseur doit être avisé par écrit des problèmes de rendement et une copie de la lettre d'avis doit être conservée dans le dossier contractuel. L'agent de négociation des contrats doit inclure l’énoncé applicable qui suit dans la lettre d'avis :
    1. Pour les modifications conditionnelles :
      « Les parties s'entendent sur cette modification à condition que le Canada ait le droit de tenir compte du rendement insatisfaisant qui a conduit à cette modification conditionnelle pour évaluer si une MCRF sera imposée ou non au fournisseur. Les parties s'entendent sur le fait que cette modification conditionnelle amènera une note dans le SIF et déclenchera un processus d'évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes. »
    2. Pour les résiliations pour manquement, voir les clauses J1000C et J1001C du Guide des CCUA pour le texte qui doit être inséré.
  4. Les procédures relatives aux résiliations pour manquement sont décrites à l'article 8.135.15 Résiliation pour manquement et à l'Annexe 8.4 Résiliation pour manquement. En ce qui concerne les modifications conditionnelles, voir l'article 8.70.5 Modification des contrats. Les Services juridiques doivent être consultés relativement à ces deux mesures.
  5. Un contrat résilié pour manquement ou ayant fait l'objet d'une modification conditionnelle entraîne une évaluation obligatoire visant à déterminer si une MCRF doit être appliquée. L'agent de négociation des contrats suivra le processus générique décrit à l'article 8.180.15.5 Évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur.
  6. Dès que le coordonnateur de MCRF est informé du cas de manquement, une lettre de rappel décrivant les premières étapes du processus d’évaluation sera envoyée par courriel à l’agent de négociation des contrats.
  7. Délais liés au contrôle, à la consignation et au suivi des mesures correctives
    1. L'agent de négociation des contrats doit remplir la Partie I du formulaire 149 et la faire parvenir au coordonnateur de MCRF à l’adresse CoordPMCRF.VPCMPCoord@tpsgc-pwgsc.gc.ca dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la lettre de rappel.
    2. Une vérification dans la base de données sur les MCRF sera menée afin de déterminer les antécédents du fournisseur au chapitre des mesures correctives du rendement des fournisseurs et si ce même fournisseur fait actuellement l'objet d'une évaluation.
    3. Si une évaluation relative à un autre contrat est en cours, l'agent de négociation des contrats sera informé par courriel que l'autorisation de la nouvelle évaluation sera mise en attente jusqu'à ce que l'évaluation déjà en cours soit menée à terme.
    4. Si ce même fournisseur ne fait l'objet d'aucune autre évaluation, l'agent de négociation des contrats sera autorisé à procéder à l'évaluation. L'autorisation émise comprendra les manquements antérieurs du fournisseur déjà consignés dans la base de données sur les MCRF.
    5. L'évaluation (y compris l'obtention des signatures requises) devra être achevée dans les trois mois suivant la date d'autorisation.
  8. Une note au SIF relativement à un contrat ou à une offre à commandes résilié pour manquement ou ayant fait l'objet d'une modification conditionnelle y demeurera pendant six ans après la date de la résiliation pour manquement ou de la modification conditionnelle. Après six ans, la note sera supprimée du SIF. Elle peut être supprimée plus tôt si la résiliation ou la modification conditionnelle est liée aux antécédents qui ont mené à l'imposition d'une MCRF.
  9. Outre les éléments ci-dessus, TPSGC se réserve le droit d'inclure une note dans le SIF, appelée « Autres enregistrements quant au rendement », pour tout autre problème important relatif à l'exécution d'un contrat. Pour être ajoutés dans le SIF, les autres enregistrements quant au rendement doivent être approuvés par le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA). Les dispositions du processus générique décrites à l’article 8.180.15.5 ne s'appliquent pas dans de tels cas. Bien que ces notes puissent entraîner l'application d'une MCRF, elles ne sont pas prises en compte aux fins du processus générique.
  10. Pour obtenir des renseignements au sujet de la PMCRF et de ses modalités d'application, communiquer avec le coordonnateur de MCRF par courriel à l'adresse suivante : CoordPMCRF.VPCMPCoord@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Les questions liées à la Politique sur le rendement des fournisseurs publiée en 1996 peuvent également être acheminées au coordonnateur de MCRF.

8.180.15.5 Évaluation d'une mesures corrective du rendement d'un fournisseur

()

  1. Des mesures correctives officielles sont mises en place lorsqu'il est évident que la poursuite d'un contrat avec un fournisseur peut engendrer un risque plus élevé que le risque acceptable pour le Canada. Cela se produira lorsqu'il y a un cas majeur de rendement insatisfaisant dans un contrat ayant entraîné une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle ou une accumulation de résiliations pour manquement ou de modifications conditionnelles.
  2. Toutes les étapes du processus d'évaluation d'une MCRF décrites ci-dessous doivent être pleinement documentées dans le dossier. Voir l'Annexe 8.6.1 Procédure à suivre pour l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) pour de l'orientation supplémentaire quant à la procédure à suivre pour l'application d'une MCRF résultant du processus générique.
  3. Aussitôt qu'un contrat ou qu'une offre à commandes pour lequel il y a eu une résiliation pour manquement et/ou une modification conditionnelle prend fin ou vient à échéance, l'agent de négociation des contrats, au nom du directeur, complétera le formulaire PWGSC-TPSGC 149-1 (PDF Version 72 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier) Évaluation d'une MCRF et devra :
    1. prendre en considération l'importance relative du ou des besoin(s) dans le contexte global ;
    2. inclure l'historique de MCRF sans considérer les notes utilisées comme fondement de l'application d'une MCRF antérieure ;
    3. déterminer les conséquences qui s'ensuivront en fonction du tableau de conséquences dans le formulaire.

    Les principaux éléments du formulaire sont énoncés à l'Annexe 8.7 Principaux éléments de l'Évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur.

  4. Dans le cas d'une coentreprise, une évaluation d'une MCRF sera complétée pour chacun des membres. Le pointage total des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) sera le même; toutefois, chaque membre aura un historique distinct aux fins de la détermination des conséquences.
  5. Le directeur doit présenter les résultats de chaque évaluation au directeur général/directeur général régional (DG/DGR) compétent.

8.180.15.10 Avis d'intention d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

()

  1. Aux fins de la PMCRF, il est possible d'avoir recours à deux types de MCRF :
    1. La radiation est le refus de la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) de faire affaire avec un fournisseur pour une durée précise. Lorsque le fournisseur est radié, il est inadmissible à soumissionner :
      1. des contrats;
      2. des offres à commandes et des commandes subséquentes; et
      3. des arrangements en matière d'approvisionnement et des contrats sous des arrangements en matière d'approvisionnement lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l'autorité contractante.
    2. Si jugées plus appropriées, des conditions peuvent être imposées aux fournisseurs plutôt qu'une radiation. Lorsque le fournisseur est assujetti à certaines conditions et qu'il n'a pas rempli ces conditions avant la date de clôture des soumissions ou avant le commencement d'un processus non-compétitif, il est alors déclaré inadmissible à soumissionner ou à obtenir:
      1. des contrats;
      2. des offres à commandes et des commandes subséquentes; et
      3. des arrangements en matière d'approvisionnement et des contrats sous des arrangements en matière d'approvisionnement lorsque la Direction générale des approvisionnements de TPSGC est l'autorité contractante.
  2. Avis au fournisseur quant au résultat de l'évaluation d'une MCRF :
    1. Si le seuil pour appliquer une MCRF n'est pas atteint, le DG/DGR informe le fournisseur (voir Annexe 8.8 Ébauche de lettre pour signifier qu'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur ne sera pas appliquée à ce moment pour le modèle de lettre) :
      1. qu'il n'y a pas de MCRF appliquée à ce moment;
      2. que la catégorie de répercussion et le pointage correspondant pour le(s) contrat(s) pour lesquels une évaluation d'une MCRF a été complétée;
      3. que le Canada se réserve le droit de considérer le pointage de l'historique de tous les contrats avec des résiliations pour manquement ou des modifications conditionnelles si une autre évaluation est déclenchée par une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle dans un autre contrat;
      4. que le fournisseur dispose de 15 jours ouvrables pour répondre par écrit et sa réponse pourrait comprendre une requête pour présenter oralement un point de vue au DG/DGR.
    2. Si le seuil pour appliquer une MCRF est atteint, le DG/DGR avisera le fournisseur de l'intention d'appliquer une MCRF (voir Annexe 8.9 Ébauche de lettre pour signifier l'intention d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur pour le modèle de lettre). En plus de la mesure corrective, l'avis d'intention d'application d'une MCRF au fournisseur doit inclure :
      1. une liste :
        • des résiliations pour manquement et modifications conditionnelles pour le contrat ou l'offre à commandes concerné incluant l'information sur la catégorie de répercussion et son pointage correspondant;
        • l'historique des contrats fermés, ayant fait l'objet d'une résiliation pour manquement et/ou d'une modification conditionnelle, pris en considération; et
        • l'historique des MCRF.
      2. les marchés sur lesquels la MCRF s'appliquerait, c.-à-d., si la MCRF s'appliquera à tous les marchés (touchant tous les aspects des activités du fournisseur) ou se limitera à un produit, à une division, à une division géographique ou à un type de contrat (par exemple pour répondre à des besoins urgents) ou tout autre facteur;
      3. le moment où et, s'il y a lieu, la manière dont, la MCRF prendra fin;
      4. lorsque des conditions sont recommandées, qui décidera qu'elles ont été remplies;
      5. un avis selon lequel la MCRF s'étendrait à tout autre arrangement d'affaires impliquant le fournisseur, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise; et
      6. une mention à l'effet que le fournisseur dispose de 15 jours ouvrables pour répondre par écrit, et que sa réponse pourrait comprendre une requête pour présenter oralement un point de vue au DG/DGR.
  3. Revue de la réponse du fournisseur
    1. pour les deux cas de (b) ci-dessus, si après avoir fait l'examen de la réponse écrite du fournisseur et tout autre matériel de présentation, le DG/DGR revoit les résultats de l'évaluation, le DG/DGR informe le fournisseur :
      1. des résultats révisés de l'évaluation; et
      2. que le Canada se réserve le droit de considérer le pointage de l'historique de tous les contrats avec des résiliations pour manquement ou des modifications conditionnelles si une autre évaluation est déclenchée par une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle additionnelle dans un autre contrat.
  4. Un fournisseur aura accès aux documents relatifs à son rendement pertinents, y compris le formulaire Évaluation d'une MCRF, de la même façon que cela serait disponible dans le cas d'une dispute contractuelle.
  5. Dans le cas où le seuil d'application d'une MCRF est atteint:
    1. Le DG/DGR enverra par courriel un résumé d’une page du cas de MCRF, une copie signée du formulaire d’évaluation (TPSGC 149-1), ainsi que toute réponse écrite du fournisseur y compris tout matériel de présentation au coordonnateur de MCRF.
    2. Le coordonnateur de MCRF demandera aux directeurs hiérarchiques du Comité des politiques du Programme des approvisionnements (CP-PA) de fournir de la rétroaction et d’émettre des recommandations au sujet de l’application d’une MCRF à l’endroit du fournisseur. Les directeurs hiérarchiques du CP-PA devront fournir une réponse dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande du coordonnateur de MCRF.
    3. Une fois la période de consultation complétée, le coordonnateur de MCRF transmettra la MCRF proposée et les résultats de la consultation avec les directeurs hiérarchiques du CP-PA au directeur général du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS) aux fins d’examen et de recommandation.

8.180.15.15 Décision du sous-ministre adjoint

()

  1. Dans le cas où une MCRF devra être appliquée, le directeur général du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS) soumettra les résultats de l’évaluation au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA-DGA). Seul le SMA-DGA a l’autorité d’approuver l’application d’une MCRF.
  2. Sauf dans les cas où il existe un Programme de secteur/région du rendement du fournisseur, le SMA/DGA examinera les résultats de l'évaluation, y compris les renseignements transmis par le fournisseur.
  3. Le SMA/DGA informera le fournisseur de la décision à savoir si une MCRF s'appliquera ou non. (Voir les Annexes 8.10 Ébauche de lettre quant à la décision d'appliquer des conditions à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur et 8.11 Ébauche de lettre quant à la décision d'appliquer une radiation à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur pour les modèles de lettre.)

8.180.15.20 Actions subséquentes à la décision d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

()

  1. Le coordonnateur de mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS) recevra du bureau du sous-ministre adjoint (SMA) une copie remplie du formulaire Évaluation d'une MCRF. L'information relative à une MCRF ne sera entrée dans le SIF que par le SPRIGS.
  2. Le coordonnateur de MCRF informera les personnes en autorité des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement pertinents de l'imposition d'une MCRF.
  3. La décision de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement en raison d'une MCRF peut être prise à n'importe quel moment avant l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Il faut vérifier l'existence d'une MCRF dans le SIF au moment de la clôture pour les marchés concurrentiels et avant tout échange avec un fournisseur unique. Pour ce qui est des commandes subséquentes, les offres à commandes doivent être mises de côté pour les fournisseurs à qui une MCRF pertinente est imposée. De plus, il faut vérifier de nouveau le SIF avant d'attribuer le contrat. Le SIF doit également être consulté avant d'émettre des modifications ou d'exercer des options visant la prolongation de la durée d'un contrat. Pour ce qui est du droit de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement en raison d'une MCRF, consulter l'article 5.55.5 Pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement.
  4. Conformément à l'article 7.35 Avis aux soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus, le fournisseur doit être informé de la décision de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement en raison d'une MCRF.
  5. Si une MCRF est imposée à un membre d'une coentreprise, la soumission, l'offre ou l'arrangement, le contrat ou la commande subséquente sera rejeté dans sa totalité.
  6. L'information relative à une MCRF sera pertinente et demeurera dans le SIF pendant six ans après la date d'entrée en vigueur de la MCRF. Par conséquent, pendant toute la période de six ans, en ce qui concerne le calcul de pointage aux fins de toute MCRF future, les MCRF consignées dans le SIF seront prises en compte dans le pointage de l'historique de toutes les évaluations subséquentes.
  7. Au terme de la MCRF, le coordonnateur de mesure corrective du rendement d’un fournisseur avisera le secteur ou la région l'ayant imposée afin que ce dernier puisse se charger d'en informer rapidement le fournisseur.

8.180.20 Dispositions du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat concernant les ordres d'arrêt des travaux, les suspensions de contrats et les autres motifs de rejet de soumissions

()

En aucun cas les dispositions de la PMCRF ne surpassent les droits de TPSGC en ce qui concerne les ordres d'arrêt des travaux, les suspensions de contrats ou d'arrangements en matière d'approvisionnement, les mise de côté d'offres à commandes et les autres motifs de rejet de soumissions, d'offres ou d'arrangements énoncés dans le Guide des CCUA.

8.180.25 Exceptions

()

Dans les cas d'urgence d'approvisionnement, un DG/DGR peut recommander une exception à une MCRF. En pareil cas, il faut apporter une attention particulière afin de protéger le Canada. Lorsqu'on a recours à une exception, le motif doit être noté dans le dossier du contrat. Ces exceptions doivent être approuvées par le SMA/DGA ou par le chargé d'approbation désigné du programme de rendement du fournisseur du secteur ou de la région en question.

8.180.30 Programmes de secteur/région du rendement des fournisseurs

()

  1. Un secteur ou une région peut établir un programme personnalisé ou sur mesure pour évaluer le rendement des fournisseurs et déterminer les mesures appropriées qui doivent s'appliquer dans le cas de biens ou de services précis ou de groupes de biens ou de services. Lorsqu'un tel programme a reçu l'approbation du SMA/DGA, il n'est pas nécessaire que ce dernier passe les cas en revue. Les décisions peuvent être prises par les personnes à qui l'on a délégué une telle autorité dans le cadre du programme.
  2. La décision de mettre en place un tel programme sera prise dans le contexte de la stratégie de gestion des risques contractuels pour des biens ou des services précis au cours de la phase précontractuelle du processus d'approvisionnement. Lorsqu'il est décidé qu'un tel programme sera mis sur pied dans un secteur ou une région, l'agent de négociation des contrats doit appliquer le processus générique de la PMCRF jusqu'à ce que ce programme soit opérationnel. L'Annexe 8.12 Cadre pour l'élaboration d'un Programme de secteur/région du rendement du fournisseur fournit un cadre de référence pour l'élaboration d'un tel programme.
  3. Le programme peut intégrer des éléments du processus générique de la PMCRF.
  4. Une fois en place, le programme personnalisé de rendement du fournisseur est administré par le secteur ou la région.

8.1651 Divergences d'opinion ou d'interprétation

()

À l'occasion, il peut y avoir des divergences d'opinion ou d'interprétation entre l'agent de négociation des contrats et le vérificateur au sujet de la légitimité des conclusions de la vérification. Le directeur concerné devrait résoudre ces divergences d'opinion ou d'interprétation en collaboration avec le directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements, avant la fermeture du dossier par le Groupe de vérification des coûts.

Annexe  8.1 : Lignes directrices sur l'organisation et composition des dossiers d’achat

()

  1. Aperçu
    1. Ces lignes directrices visent à aider le personnel chargé des achats à organiser les dossiers d'achat. Des méthodes de classement uniformes permettent de profiter d'une approche mieux organisée en matière d'approvisionnement et font en sorte que toute personne appelée à examiner le dossier sera en mesure de trouver des documents avec un minimum d'efforts. L'importance d'utiliser des techniques de classement appropriées peut être constatée davantage lorsqu’il est nécessaire, par exemple, de fournir rapidement des renseignements, pour des vérifications, des demandes d'accès à l'information, des plaintes auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur, lors de litiges, lorsqu'un agent de négociation des contrats prend en charge un dossier et veut déterminer l'état du processus d'achat, etc.
    2. De façon générale, les documents devraient être classés par ordre chronologique. Un format pour l'organisation des dossiers est proposé ci-dessous. La liste des documents n'est pas exhaustive et est sujet à l'opinion professionnelle des agents de négociation des contrats. Tous les documents peuvent ne pas s'appliquer à toutes les situations. De plus, l'organisation des dossiers et les documents exigés peuvent varier selon les procédures et lignes directrices suivies par les régions et secteurs. Des volumes distincts de dossiers peuvent être justifiés pour certains documents de taille excessive.
  2. Documents proposés pour la couverture gauche du dossier :
    1. la demande et les modifications de la demande signées;
    2. la version finale de l'énoncé des travaux (EDT) et tout document qui modifie le besoin, p.ex. les modifications de conception approuvées, etc.;
    3. la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS);
    4. les documents détaillés du Comité consultatif de la réparation et de la révision (CCRR), du Comité d’examen des acquisitions (CEA) ou du Comité consultatif supérieur de projet (CCSP);
    5. le compte rendu de décision du CCRR ou CEA ou CCSP;
    6. lorsqu’une seule personne à la capacité d’exécuter le travail, les raisons justifiant le recours à un fournisseur unique avec les réponses du client aux questions qui apparaissent à l’Annexe A de l’Avis sur les Politiques des marchés 2007-4 (voir l’Annexe 3.1 Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques);
    7. le Formulaire d’évaluation et de recommandation de la surveillance de l’équité rempli;
    8. le plan d’achat formel initial ou le plan d’achat initial, signé;
    9. les formulaires initiaux approuvés de Planification et approbation préalable de contrats (PAPC), de Sommaire du contrat et de Modification de la PAPC;
    10. la preuve documentée du niveau de complexité;
    11. l’évaluation des risques liés aux achats remplie et approuvée, y compris toute modification, ainsi que les résultats;
    12. l’évaluation des risques liés aux achats pour les modifications remplie et approuvée, avec les résultats;
    13. le formulaire de Demande d’approbation par le réviseur (pour les biens et services) signé;
    14. l’avis de projet de marché (APM);
    15. le préavis d’adjudication de contrat (PAC);
    16. la demande de contrat et la demande de modification de contrat approuvées;
    17. la présentation initiale au Conseil du Trésor, signée et approuvée, ainsi que toute modification;
    18. le contrat, l’offre à commande, l’arrangement en matière d’approvisionnement, les commandes subséquentes initiaux et signés, de même que les documents de modification connexes;
    19. la copie de l’accusé de réception signée par le fournisseur, au besoin (p. ex., si la signature du fournisseur est requise pour un contrat de type « On vous demande »);
    20. les lettres officielles (p. ex. lettre d’autorisation, lettre d’intention, exception relative à la sécurité nationale, limitation de responsabilité);
    21. les ententes juridiques officielles;
    22. la réponse à la vérification de l’intégrité (décision d’inadmissibilité), les preuves consignées indiquant que le formulaire de déclaration a été reçu, l’entente administrative a été conclue, l’exception relative à l’intérêt public a été accordée;
    23. les avis officiels (p. ex. rendement, modification conditionnelle, ordre de suspension des travaux, résiliation, Ententes sur les revendications territoriales globales);
    24. les copies de tout avis de délégation d’autorité intérimaire;
    25. les résumés d’approvisionnement de l’Environnement automatisé de l’acheteur (EAA);
    26. le Relevé des résumés et de dossiers partiels ((PWGSC-TPSGC 1015 (PDF Version 73 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier) - (Aide sur les formats de fichier);
    27. les copies des dossiers d’extraits de contrats et de modification de contrat;
    28. la Demande de fonds supplémentaires (PWGSC-TPSGC 329 (PDF Version 65 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier);
    29. les factures et les rapports.
  3. Documents proposés pour la couverture droite du dossier :
    1. l'accusé de réception de la demande;
    2. la demande de distribution de données techniques;
    3. l'index des dossiers (s'il y a plus d'un volume);
    4. le document de demande de soumissions initiale, ainsi que les mises à jour ou les modifications;
    5. les lettres d'intérêt;
    6. les procès-verbaux des conférences des soumissionnaires;
    7. les questions et réponses des soumissionnaires;
    8. les soumissions reçues, y compris le rapport de l’Unité de réception des soumissions (peuvent être placées dans un volume distinct);
    9. l'évaluation des soumissions, y compris les feuilles de calculs, les notes et la signature de chaque évaluateur;
    10. le rapport d'évaluation technique signé (avec la signature de tous les évaluateurs);
    11. le rapport d'évaluation financière signé (avec la signature de tous les évaluateurs);
    12. le rapport du surveillant de l’équité;
    13. l’attestation des prix;
    14. la justification des prix;
    15. l’analyse du transport;
    16. les avis juridiques;
    17. les avis des responsables des politiques;
    18. la documentation à l’appui d’orientation stratégique (considérations environnementales, les impacts et leur atténuation, accords commerciaux, ERTG/SAEA, propriété intellectuelle, rendement du fournisseur, vérification de l'intégrité, etc.) *;
    19. tout commentaire formulé à la suite d’examens par l’assurance de la qualité, l’analyste des coûts et/ou les pairs;
    20. les avis d’attribution de contrat;
    21. les lettres de refus;
    22. la correspondance avec le fournisseur;
    23. la correspondance avec le ministère client;
    24. les courriels pertinents;
    25. les ordres du jour et procès-verbaux;
    26. les notes au dossier (appels téléphoniques, sommaire des événements, mesures prises, leçons tirées, etc.); **
    27. pour les dossiers de la Corporation commerciale canadienne seulement, certains formulaires particuliers supplémentaires, selon le cas;
    28. documents de fermeture de dossier.

* Les documents liés aux questions litigieuses ou aux problèmes éventuels pourraient convenir davantage au coté gauche du dossier.

** Les dossiers d'achat devraient raconter une histoire du début à la fin, et les notes au dossier représentent une partie importante de ce processus. Les notes au dossier peuvent fournir un historique du dossier, expliquer les problèmes rencontrés, et servir de rappel aux agents de négociation des contrats.
Les notes au dossier devraient être lisibles, claires, complètes et concises. Elles devraient indiquer l'objet et le contenu des discussions, les mesures prises, la date, le nom de la personne et le nom de l'entreprise ou du ministère client, le numéro de téléphone, et le nom de la personne qui rédige la note.
L'utilisation de feuillets autoadhésifs, de feuillets de message téléphonique, de petits bouts de papier, etc., devrait être évitée puisqu'il peut être facile de les perdre ou de ne pas en tenir compte.

Annexe  8.2 : Indicateurs pour la détection rapide des problèmes en matière de gestion des contrats

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La présence des facteurs suivants dans le cadre d'un achat particulier indique que le dossier pourrait poser certains problèmes. Ces facteurs mériteraient un examen et une réflexion plus approfondis et, dans certains cas, justifieraient un renvoi à des niveaux décisionnels plus élevés.

  1. Avant l'attribution du contrat
    1. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes dans le cadre du besoin :
      1. la demande a été reportée plusieurs fois;
      2. la réception d'une demande pour un achat distinct alors qu'un instrument d'achat (tel qu'une offre à commandes) existe déjà;
      3. les demandes urgentes qui ne justifient pas de façon satisfaisante le caractère d'urgence;
      4. les situations qui peuvent donner lieu à l'établissement d'une relation employeur-employé;
      5. les besoins de type « fournisseur unique » ou « aucun succédané », sans justification satisfaisante;
      6. les contrats passés avec d'anciens fonctionnaires ne respectant pas les lignes directrices;
      7. une description des travaux ou du besoin vague ou manquant de clarté;
      8. la présence d'indices qui donnent à penser qu'un accord est déjà conclu;
      9. les besoins complexes ou innovateurs qui demandent l'élaboration de nouvelles méthodes;
      10. les travaux déjà entrepris pour lesquels une confirmation et une opération antidatée sont nécessaires;
      11. les échéanciers irréalistes;
      12. le manque de réceptivité de l'entrepreneur durant les négociations;
      13. des indices du fractionnement du besoin;
      14. la faible capacité financière de l'entrepreneur.
    2. Indicateurs pour la détection rapide de dossiers sensibles :
      1. les besoins de nature délicate susceptibles d'intéresser différents intervenants ou groupes d'intérêt;
      2. les besoins dont la visibilité est très importante, en particulier ceux qui suscitent l'intérêt des médias;
      3. des besoins de nature litigieuse pouvant entraîner une concurrence agressive.
  2. Après l'attribution du contrat
    1. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes sur les plans de l'exécution et de la gestion :
      1. des modifications dont le nombre ou la valeur sont inhabituels en l'absence de justification claire;
      2. des activités de sous-traitance imprévues ou qui manquent de transparence;
      3. l'exclusion de TPSGC des réunions entre l'entrepreneur et le ministère client;
      4. des échéances non respectées, des rapports non remis ou des réunions manquées;
      5. une qualité d'exécution ou des livrables inférieurs aux attentes;
      6. une réclamation excessive au titre de la garantie;
      7. des services de maintenance excessifs;
      8. des factures pour des articles non pertinents;
      9. un roulement fréquent et inexpliqué du personnel de l'entrepreneur;
      10. une demande de modifications dépassant l'étendue des travaux;
      11. des difficultés et des différends liés à la résolution de problèmes.
    2. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes sur le plan financier :
      1. les coûts du contrat ne correspondent pas aux prévisions;
      2. des factures en souffrance et des réclamations en suspens;
      3. des pratiques de facturation médiocres et irrégulières;
      4. la réticence à présenter des copies des réclamations ou des factures;
      5. la réticence à fournir des informations financières justificatives;
      6. la difficulté à mener des vérifications;
      7. les indices qui donnent à penser que les pratiques commerciales dérogent aux politiques.

Annexe  8.3 : Processus de résiliation pour des raisons de commodité

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  1. Aperçu
    1. Le Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS) a été désigné pour fournir les services de règlement en cas de résiliation pour des raisons de commodité par le Canada des contrats de biens et de services, y compris le traitement des réclamations. Il s'occupe également des réclamations associées aux contrats des États-Unis (É.-U.) et de la Corporation commerciale canadienne (CCC) résiliés pour des raisons de commodité par le gouvernement des É.-U. Pour les résiliations de contrats des É.-U. et de la CCC, le directeur du SIPA/SPRIGS s'assure du respect des fonctions de règlement concernant l'attestation et la résiliation afin que le tout soit conforme à la lettre d'entente entre le Département de la défense (DoD) des É.-U. et le ministère de la Défense nationale (voir les articles 225.870-6 et 249.7000 (disponibles en anglais seulement) des Defense Federal Acquisition Regulation Supplements des É.-U. Le directeur général du SPRIGS est également responsable des demandes présentées par le gouvernement des É.-U. concernant la vérification de contrats ou de contrats de sous-traitance que ce gouvernement a attribués directement à des fournisseurs canadiens, et résiliés pour raisons de commodité.
    2. L'agent de négociation des contrats et l'agent des réclamations liées aux résiliations (voir 8.135.10 Participation de l'agent des réclamations liées aux résiliations) sont responsables des fonctions qui suivent en matière de résiliation :
      • L’agent de négociation des contrats :
        • émet les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation;
        • gère la partie non exécutée du contrat.
      • L'agent des réclamations liées aux résiliations :
        • évalue les demandes de l'entrepreneur relatives à une augmentation de prix pour la partie non exécutée du contrat;
        • présente une demande de règlement à l'entrepreneur et lui fait parvenir les formulaires de réclamation pertinents;
        • assure l’acceptabilité de la réclamation et aide l’entrepreneur à la préparer; détermine, définit et organise la vérification, au besoin;
        • prend les dispositions en vue d'une vérification des stocks et de la sélection par le client;
        • négocie le règlement final avec l'entrepreneur;
        • prépare le document Règlement et quittance;
        • répartit le surplus d'inventaire;
        • fait parvenir le document Règlement et quittance à l'entrepreneur pour autorisation;
        • obtient la facture et le document Règlement et quittance signé auprès de l’entrepreneur;
        • achemine les factures au ministère client;
        • distribue le document Règlement et quittance.
    3. À l'occasion, le client peut demander un rapport sur l'état du contrat avant de décider d'annuler le contrat. Dans ce cas, il doit informer TPSGC de son intention de réduire ou d'annuler un contrat en lui faisant parvenir un « avis d'intention d'annuler » par téléphone ou par écrit. Le client aura habituellement besoin de la totalité ou d'une partie des renseignements suivants avant de résilier définitivement un contrat :
      1. la quantité de fournitures produites en vertu du contrat;
      2. la quantité de fournitures en cours de production;
      3. la valeur des matières premières et/ou des composantes acquises par l'entrepreneur afin d'exécuter un contrat en particulier;
      4. la situation relative à l'équipement et à l'outillage, particulièrement si l'entrepreneur a dû acquérir de l'outillage pour exécuter le contrat;
      5. la situation des contrats de sous-traitance;
      6. la façon la plus économique de résilier le contrat; et
      7. le montant approximatif des réclamations liées à la résiliation, si celui-ci est disponible.
    4. L'agent de négociation des contrats doit demander immédiatement à l'entrepreneur les renseignements requis et s'assurer que l'entrepreneur les lui fait parvenir dès que raisonnablement possible. Lorsqu'il a reçu les renseignements, l'agent de négociation des contrats les fera parvenir au client, accompagnés des recommandations. Habituellement, la première demande du client visera à annuler la totalité ou une partie d'un contrat, auquel cas, l'agent de négociation des contrats devrait émettre immédiatement un ordre d'arrêt des travaux. Un ordre d'arrêt des travaux est une mesure de protection qui permet de s'assurer que les travaux sont arrêtés et d'écarter la possibilité que l'entrepreneur poursuive à engendrer des coûts. Pour résilier le contrat, un ordre d'arrêt des travaux doit être suivi de l'émission d'un avis de résiliation pour des raisons de commodité.
  2. Ordre d'arrêt des travaux – avis de résiliation
    Lorsque l'agent de négociation des contrats reçoit du client des instructions initiales écrites en vue d'une résiliation partielle ou totale par le Canada d'un contrat pour des raisons de commodité (voir l'article 8.135.5 Résiliation pour raisons de commodité par le Canada), il devrait émettre immédiatement un ordre d'arrêt des travaux pour aviser l'entrepreneur « d'arrêter les travaux » (voir les clauses J0500C et J0502C du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat [CCUA]). L'avis de résiliation (voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C) ne peut pas être émis avant la réception de la modification de la demande officielle et avant d'avoir obtenu un avis juridique. L'agent de négociation des contrats doit également communiquer avec l'agent des réclamations liées aux résiliations et lui fournir une copie de l'avis de résiliation.
  3. Aucune demande de règlement
    Lorsqu'un entrepreneur informe l'agent de négociation des contrats qu'il ne présentera pas de demande de règlement à la suite d'un avis de résiliation, l'agent de négociation des contrats doit annuler les crédits relatifs aux articles faisant l'objet de la résiliation. Étant donné qu'il n'y a pas de demande de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations n'intervient pas dans ce processus.
  4. Décision du client
    1. Le client est responsable de décider à quelle étape le contrat devrait être résilié en totalité ou en partie. Les modifications officielles à la demande, corroborant la décision de résiliation, doivent être fournies le plus rapidement possible.
    2. L'agent de négociation des contrats ne doit pas émettre un avis de confirmation de la résiliation pour des raisons de commodité avant d'avoir reçu la modification de la demande du client.
    3. L'agent de négociation des contrats devrait s'assurer que les crédits affectés à la modification de la demande sont suffisants pour couvrir la valeur du contrat.
  5. Avis de résiliation
    1. Quand il reçoit la modification de la demande, l'agent de négociation des contrats préparera l'avis de résiliation totale ou partielle en utilisant les clauses de la sous-section 5-J du Guide des CCUA et, sur l'avis des Services juridiques, l'enverra à l'entrepreneur.
    2. Après l'émission de l'avis de confirmation de la résiliation totale ou partielle, l'agent de négociation des contrats doit immédiatement en faire parvenir une copie à l'agent des réclamations liées aux résiliations.
      Afin d'éviter des coûts supplémentaires pour le Canada et des problèmes pour l'entrepreneur, un avis de résiliation doit être émis le plus rapidement possible, en complément de l'ordre d'arrêt des travaux.
  6. Rajustement des crédits
    Les crédits engagés dans le contrat ne doivent pas être rajustés au moment de l'émission de l'avis de résiliation. Ils le seront dans le document Règlement et quittance.
  7. Rajustement du prix de la partie non exécutée du contrat
    Lorsqu'un entrepreneur demande d'augmenter le coût ou le prix unitaire de la partie non exécutée d'un contrat, il doit faire parvenir sa réclamation à l'agent des réclamations liées aux résiliations, qui doit l'évaluer avant de conclure une entente à cet effet avec l'entrepreneur.
  8. Dossier de résiliation
    1. Dans le cas des contrats simples et entièrement résiliés, l'agent de négociation des contrats doit transférer le dossier d'achat complet à l'agent des réclamations liées aux résiliations, si une réclamation est faite.
    2. Dans le cas des achats complexes ou des résiliations partielles qui comportent une partie non exécutée en vigueur, l'agent de négociation des contrats doit envoyer une version électronique de chacun des documents suivants à l'agent des réclamations liées aux résiliations, tel qu'applicable : le contrat, l'ensemble des modifications, des spécifications, des prix détaillés, de la correspondance associée et de tout autre renseignement pertinent relatif à la résiliation.
  9. Informer l'entrepreneur
    1. Si une demande de règlement est faite, l'agent des réclamations liées aux résiliations fera parvenir à l'entrepreneur les formulaires de réclamation de résiliation, ainsi que le Guide d’information générale des procédures pour le traitement de proposition de règlement relative à un contrat résilié pour des raisons de commodité.
    2. On peut obtenir les formulaires de réclamation suivants auprès de l'agent des réclamations liées aux résiliations :
    3. La lettre à l'intention de l'entrepreneur doit comprendre les directives suivantes :
      « Si des sous-traitants sont touchés par la présente résiliation, veuillez nous mentionner le nombre de sous-traitants qui devront remplir le formulaire de réclamation de résiliation et leurs coordonnées. Veuillez remplir toutes les sections de la demande en fournissant le plus de détails possible. Après avoir obtenu la signature de l'autorité responsable, veuillez retourner l'original et une (1) copie du formulaire au bureau.
      Vous devez par la présente faire parvenir votre demande de règlement dûment remplie dès que raisonnablement possible. Pour vous aider à respecter cette échéance, nous vous fournirons avec plaisir les conseils et les explications nécessaires afin que votre entreprise puisse prendre les mesures appropriées et que les formulaires contiennent les renseignements pertinents.
      Veuillez noter que toutes les communications et tous les documents relatifs à votre réclamation doivent être adressés à : ___________. (Insérer le nom et l'adresse de l'agent des réclamations liées aux résiliations.) »
    4. Lorsque les formulaires de réclamation de résiliation ont été envoyés, l'agent des réclamations liées aux résiliations communiquera avec l'entrepreneur pour s'assurer qu'il les a reçus et qu'il prend les mesures nécessaires pour présenter une demande de règlement. Si l'entrepreneur a des questions au sujet de la présentation de la demande de règlement ou des procédures de règlement suite à la résiliation du contrat, il devrait communiquer directement avec l'agent des réclamations liées aux résiliations. L'entrepreneur doit renvoyer l'original des formulaires dûment remplis et signés à l'agent des réclamations liées aux résiliations qui sera alors responsable de régler la réclamation.
  10. Vérification des demandes de règlement
    1. Sur réception d'une demande de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations détermine s'il faut procéder à une vérification et si cela s'avère nécessaire, il établit le cadre de référence de la vérification et veille à ce qu'elle soit effectuée.
    2. Lorsqu'une vérification est effectuée, l'agent des réclamations liées aux résiliations examine les coûts signalés par le vérificateur et rapproche la demande de règlement de l'entrepreneur. Les répercussions sur les coûts de tout rajustement d'inventaire doivent être discutées avec le vérificateur et l'entrepreneur.
  11. Stocks
    1. Si la demande de règlement découlant d'une résiliation porte sur un surplus de stocks, l'agent des réclamations liées aux résiliations doit envoyer au client des copies des listes d'inventaire faisant l'objet d'une résiliation pour que le client lui donne des instructions sur la façon de disposer des stocks, c'est-à-dire :
      1. prévoir la vérification et l'envoi de l'ensemble ou d'une partie des stocks à une personne désignée par le client. Les frais d'emballage, d'acheminement, de transport, etc., sont des coûts découlant de la résiliation qui s'ajoutent à la demande de règlement de l'entrepreneur; ou
        prévoir la vérification des stocks (par l'agent des réclamations liées aux résiliations en collaboration avec le responsable de l'inspection du client) de façon à ce que l'offre de règlement soit rajustée pour tenir compte des écarts dans les stocks; ou
      2. prévoir l'aliénation des stocks résiduels par un Centre de distribution des biens de la Couronne (CDBC). Dans ce cas, l'agent des réclamations liées aux résiliations devrait préparer un formulaire Demande de vente (de surplus matériel et équipement) dans l'Interface client GCSurplusL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (GCSic).
        (NOTA  : Seuls les employés autorisés du gouvernement ont accès à ce site.)
    2. Avant de présenter la demande de vente, l’agent des réclamations liées aux résiliations obtiendra l’attestation du ministère client et du directeur de la Direction de l’attribution des marchés de TPSGC que les stocks sont raisonnables par rapport aux exigences touchant la partie résiliée du contrat; que, de par leur nature, les biens ne peuvent être utilisés dans le cadre d'un autre contrat de TPSGC; et que, par conséquent, on recommande d'en disposer. L'agent des réclamations liées aux résiliations soumettra au CDBC une Demande de vente en ligne dans l'Interface client GCSurplusL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..
    3. Le produit de la vente des stocks résiduels (moins la commission du CDBC) est versé au client, au Trésor ou aux fonds renouvelables, selon le cas.
  12. Offre de règlement, clôture et règlement des différends
    1. L'agent des réclamations liées aux résiliations est responsable de l’examen du rapport de vérification, si un tel rapport a été rempli, et de la négociation d'une offre de règlement avec l’entrepreneur. Cette offre informe l'entrepreneur du montant du règlement que l'agent des réclamations liées aux résiliations recommandera au directeur, SIPA/SPRIGS aux fins d'approbation.
    2. Une fois l'offre de règlement acceptée par l'entrepreneur, l'agent des réclamations liées aux résiliations préparera le document Règlement et quittance, qu'il soumettra aux Services juridiques pour examen, au directeur, SIPA/SPRIGS pour approbation et signature, et à l'entrepreneur pour exécution et signature. Lorsque l’acceptation écrite du document Règlement et quittance est reçue par l'entrepreneur, la copie originale et la facture finale sont placées dans le dossier du SPRIGS et une copie est envoyée à l'agent de négociation des contrats pour le dossier d'achat. Pour effectuer le paiement, une copie est aussi envoyée au client.
    3. Si l'entrepreneur refuse l'offre de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations l’avisera, par écrit, des autres services et autres mécanismes de règlement des différends offerts dans le cadre du Programme de gestion des différends opérationnels de la Direction générale de la surveillance du Ministère. (Voir l'article 8.140 Différends.)
  13. Paiement du règlement
    Le paiement partiel ou le règlement final d'une demande de règlement suite à un contrat résilié en tout ou en partie par le Canada pour des raisons de commodité est approuvé et signé par le directeur, SIPA/SPRIGS. L'agent des réclamations liées aux résiliations versera l'original du document dûment rempli au dossier du SPRIGS et prendra les arrangements nécessaires pour le versement du règlement approuvé.

Annexe  8.4 : Résiliation pour manquement

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  1. La décision de résilier un contrat pour manquement ne devrait être prise qu'après avoir envisagé toutes les autres solutions possibles. Dans tous les cas, on doit obtenir l'avis des Services juridiques dès le début du processus pour s'assurer que toute mesure envisagée n'est pas préjudiciable à la position juridique du Canada, et que la résiliation est exécutoire.
  2. Le défaut d'agir peut être préjudiciable aux intérêts du Canada.
    Si un contrat est garanti par des cautionnements, la résiliation du contrat peut modifier le lien contractuel avec la société de cautionnement.
  3. Le Canada peut résilier un contrat en tout ou en partie pour manquement si :
    1. L'entrepreneur ne fait pas avancer les travaux, ce qui compromet l'exécution du contrat.
      1. L'agent de négociation des contrats peut accorder par écrit à l'entrepreneur un délai raisonnable de dix jours, en général, pour corriger la situation. Si le délai doit être plus long, l'agent de négociation des contrats peut demander à l'entrepreneur de lui fournir la preuve, dans les dix jours, qu'il envisage de prendre des mesures correctives.
      2. Si l'entrepreneur ne corrige pas la situation, l'agent de négociation des contrats peut, sous réserve des restrictions de la clause de non-exécution, entreprendre les démarches en vue de résilier le contrat pour manquement.
    2. L'entrepreneur ne respecte pas une des autres dispositions du contrat.
      Si l'entrepreneur ne corrige pas la situation dans les dix jours suivant la réception d'un avis de l'agent de négociation des contrats, ce dernier peut, sous réserve des dispositions de la clause de non-exécution, prendre les mesures nécessaires pour résilier le contrat en tout ou en partie pour manquement.
    3. L'entrepreneur ne livre pas les biens ou ne rend pas les services dans les délais stipulés dans le contrat.
      1. Si les retards ne sont pas justifiés, le Canada peut résilier le contrat immédiatement, sans égard à la durée du retard. Cela inclut le droit d'accepter ou de refuser les biens qui ont été envoyés, mais pas encore livrés. De plus, si l'entrepreneur livre les biens dans les délais prescrits, mais que ces biens sont défectueux, ou s'il fournit des services de façon inadéquate et ne peut prendre de mesures correctives dans les délais prescrits, le Canada peut résilier le contrat pour manquement.
      2. Lorsqu'un agent de négociation des contrats envisage la possibilité de résilier un contrat pour non-respect des délais, l'entrepreneur doit en être avisé aussitôt que possible après l'inexécution. Le défaut d'agir pourrait être préjudiciable pour le Canada.
      3. Lorsque l'on a toutes les raisons de croire que la livraison sera faite, même si elle est en retard, il peut être souhaitable de négocier une prolongation du délai avec le client. Si le délai est prolongé, il peut être approprié de négocier un type de compensation. Cela constitue une modification conditionnelle (voir l'article 8.70.5 Modification des contrats) qui engendre le besoin d'une évaluation de MCRF.
      Cette situation se présenterait si la livraison était retardée davantage par la résiliation et l'attribution du contrat à une autre entreprise.
    4. L'entrepreneur fait faillite ou devient insolvable.
      Sur réception d'un avis de faillite ou d'insolvabilité, il faudrait suivre les procédures de règlement énoncées en 8.155 Paiements finals.

Mesures de recouvrement des pertes ou des dommages

  1. Après la résiliation, l'agent de négociation des contrats détermine le montant réel des pertes ou des dommages subis par le Canada ou les évalue le plus exactement possible et établit la répartition des montants à récupérer auprès de l'entrepreneur.
    L'évaluation des pertes ou dommages doit comprendre tout montant que le Canada devra débourser en sus du prix contractuel pour se procurer les biens ou les services auprès d'un autre fournisseur.
  2. L'agent de négociation des contrats doit remettre les demandes de règlement aux Services juridiques dans le cas de contrats garantis par un dépôt (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change ou une lettre de crédit de soutien irrévocable) ou lorsque le Canada a une demande de règlement à l'égard d'un entrepreneur en ce qui concerne des travaux pour lesquels l'entrepreneur a une demande de règlement à l'égard du Canada.
  3. Dans tous les autres cas, l'agent de négociation des contrats tente de négocier un règlement. Lorsqu'il est impossible de négocier un règlement satisfaisant, la demande de règlement est remise aux Services juridiques, qui prendront les mesures nécessaires.
  4. Lorsqu'un entrepreneur accepte le règlement proposé, la recommandation relative à la récupération des fonds est soumise au Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) ou, dans le cas des contrats de la Corporation commerciale canadienne (CCC), au directeur, Administration des finances et des ressources (AFR). Le Groupe de vérification des coûts ou le directeur de l'AFR, envoie une facture à l'entrepreneur en vue de recouvrer les fonds.
  5. Si le paiement n'est pas reçu dans les soixante (60) jours suivant l'émission de la facture, le GCCP, ou le directeur de l'AFR, informe l'agent de négociation des contrats de prendre les mesures nécessaires auprès de l'entrepreneur. Lorsque les procédures de suivi normales ne portent pas fruit, on remet le dossier entre les mains des Services juridiques.
  6. Les demandes de règlement doivent demeurer dans les dossiers du ministère jusqu'à ce que le montant total ait été versé ou jusqu'à ce qu'on en autorise le retrait.

Paiement en vertu de cautionnements

Lorsqu'un cautionnement est en vigueur, les paiements sont effectués comme suit :

  1. Cautionnement d'exécution : Lorsque le contrat a été exécuté à la satisfaction du Canada, on peut verser à la compagnie de cautionnement tous les montants auxquels l'entrepreneur a droit en vertu du contrat.
  2. Cautionnement de paiement : La compagnie de cautionnement n'est pas remboursée pour le paiement aux créanciers à l'aide des fonds détenus par le Canada jusqu'à ce que les travaux soient achevés et que la compagnie de cautionnement se soit entièrement dégagée de ses obligations en vertu du cautionnement.

Annexe  8.5 : Remboursement, par les entrepreneurs, de bénéfices excédentaires réalisés sur les contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

()

  1. Toutes les informations provenant de quelque source que ce soit indiquant que des bénéfices exagérément élevés ont été réalisés dans le cadre d'un contrat attribué en vertu de la Loi sur la production de défense ou d'un contrat autre qu'un contrat concurrentiel à prix ferme attribué en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux) devraient être examinées en collaboration avec le directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA).
  2. Remboursements négociés :
    1. D'ordinaire, la première étape du processus de négociation d'un remboursement consiste, pour l'agent de négociation des contrats et le SIPA, à étudier les preuves disponibles pour décider si l'on peut recommander l'approbation des bénéfices réalisés par l'entrepreneur ou si ces derniers dépassent un niveau que l'on peut considérer comme juste et raisonnable. Si les preuves sont incomplètes ou non concluantes, il s'agira de décider s'il faut inviter l'entrepreneur à expliquer sa position ou bien demander à Services de vérification Canada de procéder à une vérification plus approfondie. Une fois toutes les preuves nécessaires recueillies, il faudra procéder à un dernier examen pour déterminer quel sera le montant du remboursement éventuel et le mode de paiement.
    2. Pour que les fournisseurs soient traités de la même façon dans l'ensemble de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) remettra aux membres du Comité de révision des vérifications de contrats le plan d'action proposé par l'agent de négociation des contrats lorsqu'une vérification a permis de constater qu'un entrepreneur avait réalisé des bénéfices supérieurs à la limite admise. Tout commentaire et toute préoccupation touchant le plan d'action doivent être transmis au GCCP dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Le GCCP rassemblera tous les commentaires reçus et les acheminera à l'autorité contractante principale, pour examen.
    3. Dans certains cas, il faudra soit se faire rembourser des bénéfices excédentaires en défalquant le montant de créances alors exigibles pour l'entrepreneur, soit en obtenir un remboursement partiel par affectation de remboursements d'impôt sur le revenu. Néanmoins, l'entrepreneur est normalement censé régler le plein montant par chèque. Si cette façon de procéder risque de lui causer des inconvénients majeurs, on peut envisager de lui accorder des délais de paiement plus longs.
    4. Le montant convenu du remboursement et les modalités de son règlement seront indiqués dans une lettre adressée à l'entrepreneur, laquelle doit être approuvée par les Services juridiques et signée par le responsable du secteur ou de la région. Des copies de cette lettre doivent être envoyées au directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA).
    5. À l'issue de règlement, il peut être souhaitable de libérer l'entrepreneur de toute autre obligation en détaillant, dans un accord officiel, les contrats auxquels s'applique le règlement. Les Services juridiques devraient se charger de la préparation de cet accord.
    6. Les chèques émis par l'entrepreneur doivent être établis à l'ordre du Receveur général et expédiés par la poste à l'agent de négociation des contrats qui les transmettra au GCCP; ce dernier les enverra au Chef des services financiers du client.
    7. Se référer à l'article 10.70 Processus de recouvrement et de disposition des rajustements des réclamations contractuelles.
  3. Remboursements volontaires :
    1. Lorsqu'un entrepreneur avise l'agent de négociation des contrats qu'il souhaiterait rembourser des bénéfices excédentaires ou envoie volontairement un chèque de remboursement à cet effet, l'agent de négociation des contrats doit demander un relevé
      1. récapitulant les bénéfices excédentaires réalisés par contrats,
      2. expliquant les principales raisons de l'excédent et donnant le détail du calcul du montant.
    2. En attendant que soient analysés les renseignements fournis par l'entrepreneur et les détails du cas, il faut transmettre aussitôt, au directeur du SIPA, les chèques reçus et y joindre, si possible, une ventilation du remboursement se rapportant aux contrats en cause. Le directeur du SIPA fera alors parvenir les chèques au Chef des services financiers du client.
    3. L'ampleur de l'examen à effectuer dans chaque cas dépendra :
      1. de la valeur des contrats visés et du montant global des contrats attribués à l'entrepreneur;
      2. des explications fournies par l'entrepreneur à propos de la méthode de calcul du remboursement;
      3. de la capacité avérée de l'entrepreneur de collecter et d'interpréter les données sur les coûts conformément aux Principes de coûts contractuels 1031-2, le cas échéant.
    4. En cas de doute quant à l'exactitude des calculs de l'entrepreneur ou à la possibilité d'autres bénéfices excédentaires non déclarés, il faut alors procéder à une enquête en règle.
    5. Le secteur ou la région concerné et le directeur du SIPA s'entendront sur la décision finale et la communiqueront au Chef des services financiers du ministère client concerné.
  4. Remboursements par des sous-traitants

    La procédure ci-dessus s'applique aux remboursements provenant de sous-traitants. Toutefois, TPSGC devra également tenir l'entrepreneur principal au courant de ses négociations avec le sous-traitant et dans certains cas, traiter de préférence avec le sous-traitant par l'intermédiaire de l'entrepreneur principal. Si le remboursement découle d'une disposition contractuelle liant l'entrepreneur principal et le sous-traitant, c'est à l'entrepreneur principal que le remboursement incombe. Si le remboursement est imputable à des circonstances non prévues dans les arrangements contractuels existant entre le sous-traitant et l'entrepreneur principal, il doit être effectué par TPSGC et ne pas engendrer d'avantages financiers pour l'entrepreneur principal.

  5. Affectation de remboursements d'impôt sur le revenu
    1. Au cas où il désire effectuer un remboursement partiel en utilisant le produit d'un remboursement d'impôt sur le revenu revendiqué, le secteur ou la région intéressé doivent s'arranger pour obtenir un document autorisant volontairement l'application du remboursement d'impôt sur le revenu, document qui sera libellé comme suit :

      « Receveur général du Canada
      Ottawa, Ontario

      (Entreprise) ________ de la ville de _________ située dans la province de ______________ autorise et demande, par la présente, que les montants, qui lui sont actuellement payables, ou le deviendront ultérieurement, par l'Agence du revenu du Canada, soient déduits de la dette d'une valeur de _________ $ qu'elle a, au titre de __________, envers Sa Majesté la Reine du Chef du Canada. »

    2. Dans le cas d'une société, la direction doit porter son sceau et la signature de ses fondés de pouvoir. Le formulaire, qui doit être un document distinct et ne pas faire partie intégrante d'une lettre, doit être alors transmis par le secteur ou la région au directeur général des Finances et des Services ministériels, pour être traité conformément aux procédures habituelles du gouvernement. Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation du Conseil du Trésor.
    3. Que l'affectation soit volontaire ou qu'elle soit effectuée conformément à l'article 155 (Déduction et compensation) de la Loi sur la gestion des finances publiques, le secteur des Finances est responsable d'en aviser l'Agence du revenu du Canada (ARC). C'est le secteur des Finances qui décide de la façon dont les fonds sont transférés de l' ARC à TPSGC ou au ministère de la Défense nationale (dans le cas de remboursements imputables à ses propres crédits). Néanmoins, le transfert doit se faire soit au moyen d'un chèque du Receveur général, soit par le truchement d'une pièce de journal interministérielle. Quelle que soit la méthode, l'avis de transfert sera communiqué au secteur ou à la région intéressés qui le transmettra au directeur général des Finances.

Annexe  8.6 : Approche de la gestion du risque lié au rendement des fournisseurs - Tableau du processus

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Ce tableau montre l'ensemble des étapes obligatoires de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF).

Aperçu du tableau du processus - version texte

Ce tableau montre l'ensemble des étapes obligatoires de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le tableau est divisé selon les quatre phases suivantes du processus d'approvisionnement : Phase 1 : Précontractuelle, Phase 2 : Contractuelle, Phase 3 : Administration du contrat, Phase 4 : Post contractuelle. Les phases précontractuelle et contractuelle font partie des facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF. Les phases de l'administration du contrat et post contractuelle font partie du processus lié à la PMCRF. Chaque étape obligatoire est indiquée dans la phase du processus d'approvisionnement appropriée. Par exemple, il faut déterminer lors de la phase précontractuelle si un programme de secteur/région existe.

Facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF (Phases 1 et 2)
Phase 1 : Précontractuelle

Dans cette phase, il faut déterminer l'incidence des problèmes de rendement des fournisseurs sur la stratégie d'approvisionnement en suivant ces étapes :

  • Étape 1 - Évaluer l'incidence des problèmes de rendement qui pourraient survenir, dans le cadre de la gestion du risque lié à l'approvisionnement et de la recherche sur les biens et services. Pour les contrats à fournisseur unique, consulter le Système d'information sur les fournisseurs (SIF) afin de vérifier si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) s'applique avant de négocier les modalités.
  • Étape 2 - Décision : Existe-t-il un programme de secteur/région?
    • Si oui, suivre le processus de secteur/région pour évaluer les soumissions et cesser la lecture du contenu du tableau.
    • Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 1.
  • Étape 3 - Décision : Évaluer si un programme de secteur/région est requis.
    • Si oui, élaborer un programme de secteur/région à l'aide de l'Annexe 8.12 du Guide des approvisionnement. Jusqu'à ce que le programme soit opérationnel, l'agent de négociation des contrats doit suivre l'approche générique. Passer à la Phase 2 : Contractuelle (facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF).
    • Si non, passer à la Phase 2 : Contractuelle (facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF).
Phase 2 : Contractuelle

Cette phase confère le droit de rejeter des soumissions à l'étape de l'évaluation. Le droit de rejet s'applique aussi aux offres et aux arrangements. Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

  • Étape 1 - Inclure des critères de rendement pour évaluer le rendement du fournisseur pendant toute la durée du contrat.
  • Étape 2 - Décision : Déterminer s'il y a une MCRF dans le SIF qui s'applique au fournisseur, une fois les soumissions reçues.
    • Si oui, vérifier si les modalités de la MCRF s'appliquent au marché. Le cas échéant, rejeter la soumission et aviser le fournisseur. Cesser la lecture du contenu du tableau.
    • Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 2.
  • Étape 3 - Poursuivre l'évaluation.
  • Étape 4 - Vérifier de nouveau dans le SIF si une MCRF n'a pas été appliquée avant l'attribution d'un contrat.
  • Étape 5 - Attribuer le contrat si aucune MCRF n'a été appliquée. Aucune commande subséquente ne peut être contractée avec un fournisseur assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent. Passer à la Phase 3 : Administration du contrat (processus lié à la PMCRF).
Application du processus lié à la PMCRF (Phases 3 et 4)
Phase 3 : Administration du contrat

L'évaluation du rendement du fournisseur doit être faite durant la période du contrat. D'autres enregistrements quant au rendement sont ajoutés lorsque d'importants problèmes de rendement l'exigent, conformément à l'alinéa 8.180.15.1 (h) du Guide des approvisionnnement. Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

  • Étape 1 - Surveiller et documenter le rendement du fournisseur avec le client. Voir l'alinéa 8.180.15.1 (b) du Guide des approvisionnnement pour les détails sur la documentation requise.
  • Étape 2 - Décision : Déterminer si les problèmes de rendement sont réglés.
    • Si oui, le contrat se termine normalement. Cesser la lecture du contenu du tableau.
    • Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 3.
  • Étape 3 - Décision : Déterminer s'il y a un besoin opérationnel de continuer avec le contrat.
  • Étape 4 - Décision : Est-ce que la modification conditionnelle est acceptée?
    • Si oui, émettre une modification conditionnelle et passer à l'étape 5 de la Phase 3.
    • Si non, résilier le contrat pour manquement et passer à l'étape 5 de la Phase 3.
  • Étape 5 - À la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commande, passer à la Phase 4 : Post contractuelle (processus lié à la PMCRF).
Phase 4 : Post contractuelle

Phase menant à l'application d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF). Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

  • Étape 1 - Aviser le coordonateur de MCRF qu'il faut ajouter une note dans le SIF et obtenir l'autorisation de procéder au processus d'évaluation d'une MCRF.
  • Étape 2 - Compléter l'évaluation obligatoire d'une MCRF afin d'atténuer les risques.
  • Étape 3 - Voir l'Annexe 8.6.1 : Procédure à suivre pour l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) du Guide des approvisonnement pour obtenir de l'information sur la procédure à suivre pour l'application d'une MCRF. L'information obtenue suite à l'analyse du rendement doit être conservée. Elle sera considérée pour les processus d'approvisionnement à venir lors de la première étape de la Phase 1 : Précontractuelle.

Annexe  8.6.1 : Procédure à suivre pour l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF)

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Ce graphique montre l'ensemble des étapes à suivre une fois l'évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) complétée par l'agent de négociation des contrats.

Tableau du processus - Aperçu

Ce graphique montre l'ensemble des étapes à suivre une fois l'évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) complétée par l'agent de négociation des contrats. En partant de la première étape, ce tableau identifie les responsabilités des agents de négociation des contrats selon les scénarios possibles. Par exemple, il faut déterminer si le directeur accepte ou non les résultats de l'évaluation. Une fois la décision prise, le lecteur doit suivre la flèche qui l'amène à l'étape obligatoire qui suit dans le processus. La procédure à suivre comprend les étapes suivantes.

Examen des résultats de l'évaluation d'une MCRF par le directeur
  • Étape 1 - Présenter les résultats de l'évaluation de la MCRF au directeur.
  • Étape 2 - Décision : Est-ce que le directeur accepte les résultats de l'évaluation?
  • Étape 3 - Le directeur doit présenter les résultats de l'évaluation au directeur général/directeur général régional (DG/DGR).
  • Étape 4 - Décision : Est-ce que le DG/DGR accepte les résultats de l'évaluation?
  • Étape 5 - Décision : Est-ce que le seuil pour appliquer une MCRF est atteint?
Volet 1 – Non-application d'une MCRF
  • Étape 1 - Le DG/DGR avise le fournisseur du résultat de l'évaluation (pas de MCRF), du niveau de répercussion et du nombre de points qui seront ajoutés à l'historique du fournisseur. Un modèle de lettre est fourni à l'Annexe 8.8.
  • Étape 2 - Le fournisseur doit répondre par écrit dans les 15 jours ouvrables. En outre, il peut demander la tenue d'une rencontre en personne.
  • Étape 3 - Le DG/DGR examine la réponse écrite du fournisseur et tout matériel de présentation.
  • Étape 4 - Le fournisseur est avisé de la décision finale, de la catégorie de répercussion et du nombre de points qui seront ajoutés à l'historique du fournisseur.
  • Étape 5 - L'agent de négociation des contrats avise le coordonateur de MCRF de mettre la note à jour dans le SIF en indiquant la catégorie de répercussion (mineure, moyenne, majeure) et le nombre de points à être ajoutés dans l'historique du fournisseur.
Volet 2 – Application d'une MCRF
  • Étape 1 - Le DG/DGR avise le fournisseur de l'intention d'appliquer une MCRF et du niveau de répercussion. Un modèle de lettre est fourni à l'Annexe 8.9.
  • Étape 2 - Le fournisseur dispose de 15 jours ouvrables pour répondre par écrit. En outre, il peut demander la tenue d'une rencontre en personne.
  • Étape 3 - Le DG/DGR examine la réponse écrite du fournisseur et tout matériel de présentation.
  • Étape 4 - Le DG/DGR envoie par courriel un résumé d’une page du cas de MCRF, une copie signée de l’évaluation ainsi que toute réponse écrite du fournisseur, s’il y a lieu, au coordonnateur de MCRF.
  • Étape 5 - Le coordonnateur de MCRF transmet la documentation aux directeurs hiérarchiques du Comité des politiques du Programme des approvisionnements (CP-PA) et demande à recevoir de la rétroaction au sujet de l’application de la MCRF proposée; le coordonnateur de MCRF transmet les résultats de la consultation au DG du Secteur de la politique, du risque, de l’intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS).
  • Étape 6 - Le DG du SPRIGS soumet les résultats de l'évaluation au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA-DGA).
  • Étape 7 - Le SMA revoit les résultats de l'évaluation.
  • Étape 8 - Décision : Est-ce que le SMA applique une MCRF?
  • Étape 9 - Le SMA avise le fournisseur qu'une MCRF sera appliquée et en précise le type et la portée. Des modèles de lettre sont fournis à l'Annexe 8.10 et l'Annexe 8.11.
  • Étape 10 - Le bureau du SMA informe le coordonnateur de MCRF de la décision d’appliquer une MCRF. Le coordonnateur de MCRF inscrit une note à cet effet dans le SIF.

Annexe  8.7 : Principaux éléments de l'évaluation d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

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  1. Pointage des répercussions pour le contrat actuel
    Ce pointage est associé aux répercussions découlant des problèmes de rendement insatisfaisant survenus pendant toute la durée du contrat ou toute la période de l'offre à commandes, entraînant une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle. Ce pointage tient compte de l'importance relative des exigences dans le contexte global. Trois catégories de problèmes de rendement sont prises en compte dans le formulaire d’évaluation TPSGC 149-1 (le temps de livraison, la qualité du produit ou du service, et autre) et la grille de notation suivante s'applique :
    1. Répercussion faible = 1 à 3
    2. Répercussion moyenne = 4 à 6
    3. Répercussion élevée = 7 à 9
  2. Pointage converti
    Lorsqu'une note de 9 est attribuée à l'un des problèmes de rendement, le pointage converti s'établira à 40 points. Cette situation entre dans la catégorie des répercussions majeures découlant d'un rendement insatisfaisant. Sinon, la table de conversion suivante sera utilisée :
    Tableau 1 – Conversion du pointage total des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s)

    Ce tableau montre comment établir le pointage converti d'après le pointage total des répercussions pour le contrat actuel. Les en-têtes de colonne identifient les variables permettant d'établir le nombre de points à allouer au dossier du fournisseur pour le contrat actuel: Pointage total des répercussions pour le contrat actuel, Catégorie de pointage total des répercussions pour le contrat actuel et Pointage converti. Le pointage total des répercussions pour le contrat actuel permet d'établir la catégorie de répercussion de même que le pointage converti. Par exemple, si le pointage total des répercussions pour le contrat actuel est de 17 points, la catégorie de répercussion sera majeure et le pointage converti s'établira à 40 points.

    Pointage total des répercussions pour le contrat actuel Catégorie de pointage total des répercussions pour le contrat actuel Pointage converti
    Égal ou plus petit que 9 Mineure 10 points
    Plus grand que 9 mais moins que 15 Moyenne 20 points
    15 ou plus Majeure 40 points
  3. Pointage de l'historique

    Les contrats comportant une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle et les mesures correctives du rendement des fournisseurs sont pris en compte dans le calcul du pointage total de l'historique, qui s'établit comme suit :

    1. 10 points pour chaque cas de MCRF;
    2. 10 points pour chaque cas de contrat comportant une répercussion mineure découlant d'un rendement insatisfaisant;
    3. 20 points pour chaque cas de contrat comportant une répercussion moyenne découlant d'un rendement insatisfaisant.
  4. Pointage total des répercussions et les conséquences d'une MCRF

    Ce pointage se calcule en additionnant le pointage converti et le pointage total de l'historique. Si le pointage total des répercussions est de 40 points ou plus, les conséquences sont les suivantes.

    Tableau 2 - Conséquences des MCRF selon l'incidence des cas

    Ce tableau montre les conséquences d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) selon l'incidence des cas dans les six dernières années. Les en-têtes de colonne identifient ce qui détermine la sévérité d'une radiation : Historique des MCRF, Conséquence. Le nombre de cas de MCRF des six dernières années est suffisant pour établir la durée d'une radiation. Par exemple, s'il y a un cas antérieur de MCRF pour le fournisseur, la conséquence de la nouvelle MCRF sera une radiation de 18 mois ou l'imposition de conditions, si cela convient mieux.

    Historique des MCRF Conséquence
    Aucun cas dans les six dernières années Radiation de 6 mois ou conditions, si cela convient mieux
    Un cas dans les six dernières années Radiation de 18 mois ou conditions, si cela convient mieux
    Deux cas dans les six dernières années Radiation de 36 mois ou conditions, si cela convient mieux

    Remarque : Les points accumulés au-delà du seuil (40 points) justifiant l'imposition d'une MCRF (points qui sont compilés par suite du calcul de la note totale des répercussions) ne seront pas pris en compte dans le calcul des notes totales de répercussions se rapportant à des mesures correctives du rendement des fournisseurs futures.

  5. Uniformité des évaluations

    Comme chaque cas de manquement est différent, on estime qu'il importe d'accorder une certaine marge de manœuvre aux agents de négociation des contrats et aux ministères clients dans l'évaluation de leurs cas particuliers.

    Les directives qui suivent sont fournies afin d’assurer l’uniformité à l’échelle du Programme des approvisionnements de TPSGC.

    Dans le formulaire d'évaluation, le terme « répercussions » assorti des qualificatifs « élevées », « moyennes » ou « faibles » servent à indiquer la gravité des répercussions du manquement dont il est question.

  6. Directives au sujet des facteurs desquels tenir compte au moment de déterminer les répercussions

    Lorsque l’on détermine la gravité des répercussions en cas de manquement, deux facteurs liés au rendement du fournisseur doivent être pris en compte : les conséquences et la conduite du fournisseur comme décrit ci-dessous.

    • Facteur 1. Conséquences

      L’évaluation des conséquences pour les activités du gouvernement entraînées par le manquement est le facteur le plus important. En évaluant ces conséquences, le Canada tiendra compte des éléments suivants, sans s’y limiter :

      1. les blessures subies par l’être humain, la mise en danger ou la mort d’êtres humains;
      2. la réduction de la qualité et de la rapidité des services offerts à la population canadienne;
      3. la compromission de la réussite éventuelle d'activités connexes futures du gouvernement;
      4. le gaspillage de ressources et de fonds publics;
      5. la destruction de biens.
    • Facteur 2. Conduite du fournisseur

      Le degré de négligence attribuable au fournisseur dans le développement du cas de manquement et les efforts déployés par le fournisseur (esprit de coopération démontré) pour aider le gouvernement à atténuer les conséquences du manquement.

  7. Directives sur la façon de déterminer si le manquement a des répercussions élevées, moyennes ou faibles en ce qui concerne chaque type de problème de rendement (c.-à-d. temps de livraison, qualité du produit ou du service, autre)
    1. Répercussions élevées

      Le fournisseur a manqué à une exigence dont la satisfaction était essentielle à une activité importante et urgente ou courante du gouvernement, si bien que la réussite d'une activité importante s'en est trouvée compromise.

      Exemple : Un fournisseur n’a pas livré comme il le devait du matériel militaire essentiel à la conduite d’un théâtre d'opérations outre-mer, si bien que la capacité militaire du Canada pour cette mission internationale importante s'en est trouvée diminuée. En raison de ce manquement, le personnel militaire et les partenaires internationaux du Canada ont été exposés à un danger plus grand, et le succès de la mission a été compromis. Le fournisseur a été informé qu'il avait manqué à son contrat et s'est montré peu coopératif à l'égard de l'atténuation des dommages causés.

    2. Répercussions moyennes

      Le fournisseur a manqué à une exigence et le ministère a subi des conséquences importantes, compliquant les activités du gouvernement à court ou à moyen terme.

      Exemple : Un fournisseur n'a pas assuré dans une mesure acceptable la maintenance courante d’équipement qu'un ministère particulier utilise pour fournir des services importants mais non cruciaux à la population canadienne. Le fournisseur s'est montré coopératif quand le problème n'a plus fait de doute, sans toutefois réussir à le régler et il a manifestement omis d'indiquer et d'admettre dans sa soumission que ses capacités étaient limitées.

      En raison de l’inadéquation des travaux de maintenance effectués par le fournisseur, la fiabilité des activités courantes du gouvernement a été partiellement compromise. Le manquement au contrat a eu pour conséquences de réduire l'efficacité et l’efficience avec laquelle les activités du gouvernement étaient menées, et de diminuer ainsi la qualité des services fournis à la population canadienne. La prestation du service a été ralentie pendant de nombreuses semaines, le temps qu'un fournisseur capable de corriger le problème soit embauché.

    3. Répercussions faibles

      Le fournisseur a manqué à une exigence d'une faible valeur financière dont la satisfaction n'était ni urgente ni cruciale à la conduite des activités courantes du gouvernement. Le manquement était attribuable à des facteurs qui étaient en partie indépendants de sa volonté.Le fournisseur a manqué à une exigence d'une faible valeur financière dont la satisfaction n'était ni urgente ni cruciale à la conduite des activités courantes du gouvernement. Le manquement était attribuable à des facteurs qui étaient en partie indépendants de sa volonté.

      Exemple : Un fournisseur n’a pas livré comme il le devait du matériel de bureau parce que son fournisseur étranger a cessé de fabriquer, sans préavis, le produit visé par le contrat. Le matériel en question était destiné aux étagères de fournitures du local d'entreposage, pouvait être obtenu d'autres fournisseurs et son utilisation ne revêtait pas une importance capitale. Le fournisseur a fait savoir de façon proactive qu'il n'était pas en mesure de fournir le matériel de bureau en question, a expliqué la situation en détail, et indiqué qu'il était disposé à offrir son aide de quelque manière que ce soit. En conséquence, l'agent de négociation des contrats a dû répéter le processus d’approvisionnement, et les réserves de fournitures dans le local d'entreposage ont été de plus faible niveau qu’à l’habitude.

Annexe  8.8 : Modèle de lettre pour signifier qu'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur ne sera pas appliquée à ce moment

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(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si le seuil pour appliquer une MCRF n’est pas atteint, le directeur général/directeur général régional (DG/DGR) informe le fournisseur qu’aucune MCRF ne sera appliquée à ce moment. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-bas doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

COURRIER RECOMMANDÉ OU SERVICE DE MESSAGERIE

Date : XXXX

Nom du fournisseur
Adresse

À l’attention de : XXXXX

Sujet :

Résultat du processus d’évaluation d’une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF)
{Inscrire le numéro du contrat ou de l'offre à commandes, le titre, et supprimer cette instruction}

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (DGA-TPSGC) a réalisé un processus d’évaluation d’une MCRF à la fin {inscrire « du contrat identifié » ou « de l'offre à commandes identifiée » et supprimer cette instruction} ci-haut. Ce processus d’évaluation d’une MCRF a été déclenché par ce qui suit :

  • {Énumérer toutes les résiliations pour manquement et toutes les modifications conditionnelles liées au contrat ou à l'offre à commandes identifié(e) ci-haut en incluant la date d’émission et supprimer cette instruction}

En fonction des résultats de l’évaluation, cette lettre vise à informer {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} que :

  • aucune MCRF ne s’applique à ce moment;
  • {inscrire la catégorie de répercussion ici et supprimer cette instruction} et {inscrire le pointage converti correspondant ici et supprimer cette instruction} seront inscrits dans le Système d’information sur les fournisseurs (SIF) à titre de pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s);
  • le pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) fera partie de votre pointage de l’historique;
  • dans l’éventualité où une autre évaluation serait déclenchée par une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle ultérieure, le Canada se réserve le droit d’utiliser le pointage de l’historique de tous les contrats pour lesquelles il y a eu des notes de résiliations pour manquement et des notes de modifications conditionnelles, en excluant toutefois les notes déjà utilisées comme fondement de l’application d’une MCRF antérieure.

Conformément au contenu de la Politique, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a l’opportunité de fournir une réponse écrite quant à l’évaluation d’une MCRF. Une telle réponse écrite doit être soumise au soussigné dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de cette lettre. {Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} peut aussi demander, à l’intérieur de la période de 15 jours, de présenter son point de vue verbalement et doit, à cette fin, contacter le soussigné afin de prendre rendez-vous. Soyez de plus avisé que si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} ne répond pas à l’intérieur de la période de 15 jours ouvrables mentionnée ci-haut, la DGA-TPSGC procédera à l’inscription du pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) dans le SIF.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Nom du DG/DGR
Nom du secteur ou de la région
Adresse
Numéro de téléphone

Pièce jointe : Copie du formulaire d'évaluation d’une MCRF

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

Annexe  8.9 : Modèle de lettre pour signifier l'intention d'appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

()

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si le seuil pour appliquer une MCRF est atteint, le directeur général/directeur général régional (DG/DGR) informe le fournisseur de l’intention d’appliquer une MCRF. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-dessous doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

COURRIER RECOMMANDÉ OU SERVICE DE MESSAGERIE

Date: XXXX

Nom du fournisseur Adresse

À l’attention de : XXXXX

Sujet :

Avis d’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur
{Inscrire le numéro du contrat ou de l'offre à commandes, le titre, et supprimer cette instruction}

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), la Direction générale des approvisionnements (DGA) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a réalisé un processus d’évaluation d’une MCRF à la fin {inscrire « du contrat identifié » ou « de l'offre à commandes identifiée » et supprimer cette instruction} ci-haut. Ce processus d’évaluation d’une MCRF a été déclenché par ce qui suit :

  • {Énumérer toutes les résiliations pour manquement et toutes les modifications conditionnelles liées au contrat ou à l'offre à commandes identifié(e) ci-haut en incluant la date d’émission et supprimer cette instruction}

En fonction des résultats de l’évaluation, la DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} conformément à la PMCRF de TPSGC. Cette lettre vise à informer {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} de ce qui suit :

  • La DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer la MCRF suivante :
    • une radiation de xx mois
    • la période de radiation commencera à la date de signature par le sous-ministre adjoint (SMA) de la DGA de la lettre signifiant la décision d'imposer une radiation à titre de MCRF
    • la portée (Voir 8.180.15.10(b)(ii)(B))
  • ou
    La DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer la MCRF suivante :
    • les conditions qui doivent être remplies
    • la portée (Voir 8.180.15.10 (b)(ii)(B))
    • quand et comment la MCRF recommandée prendra fin
    • qui déterminera que les conditions ont été satisfaites

En plus de ce qui est mentionné ci-dessus, pour les produits et les services visés par la MCRF, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} est informé que la portée de la MCRF s’étendrait à tout autre arrangement d’affaires impliquant {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction}, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise.

Conformément au contenu de la Politique, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a l’opportunité de fournir une réponse écrite quant à cet avis d’appliquer une MCRF. Une telle réponse écrite doit être soumise au soussigné dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de cette lettre. {Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} peut aussi demander, à l’intérieur de la période de 15 jours, de présenter son point de vue verbalement et doit, à cette fin, contacter le soussigné afin de prendre rendez-vous. Soyez de plus avisé que si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} ne répond pas à l’intérieur de la période de 15 jours ouvrables mentionnée ci-haut, la DGA-TPSGC procédera à l’inscription du pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) dans le SIF et poursuivra le processus afin d’appliquer la MCRF mentionnée ci-haut.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Nom du DG/DGR
Nom du secteur ou de la région
Adresse
Numéro de téléphone

Pièce jointe : Copie du formulaire d’évaluation d’une MCRF

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

Annexe  8.10 : Modèle de lettre quant à la décision d'appliquer des conditions à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur

()

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si, en fonction des résultats de l’évaluation, une décision est prise d’appliquer des conditions comme MCRF, le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) informe le fournisseur de la décision. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-bas doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

COURRIER RECOMMANDÉ OU SERVICE DE MESSAGERIE

Date: XXXX

Nom du fournisseur
Adresse

À l’attention de : XXXXX

Sujet : Décision d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la lettre d’avis d’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) en date du XXXX, la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (DGA-TPSGC) applique à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} les conditions suivantes à titre de MCRF en accord avec la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.

{Inscrire ce qui suit ici et supprimer cette instruction}

  • les conditions qui ont à être remplies
  • la date d’entrée en vigueur
  • la portée (voir 8.180.15.10(b)(ii)(B))
  • quand et comment la MCRF recommandée prendra fin
  • qui déterminera que les conditions ont été satisfaites

{Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} doit fournir toute l’information et toute la documentation requises par la DGA-TPSGC dans le but d’évaluer si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a rempli les conditions. D’ici à ce que TPSGC soit en position de confirmer que les conditions ont été remplies, la MCRF s’appliquera.

En plus de ce qui est mentionné ci-dessus, pour les produits et les services visés par la MCRF, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} est informé que la portée de la MCRF s’étendrait à tout autre arrangement d’affaires impliquant {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction}, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise.

Bien que TPSGC regrette tout inconvénient pour votre entreprise, le souci primordial du Canada réside dans la saine gestion des fonds publics. Si vous souhaitez obtenir des renseignements additionnels, veuillez contacter {inscrire le nom du DG/DGR et supprimer cette instruction}, {inscrire le titre « Directeur général » ou « Directeur général régional ») et supprimer cette instruction} de {inscrire le nom du secteur ou de la région et supprimer cette instruction} au {inscrire le numéro de téléphone du DG/DGR et supprimer cette instruction}.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Sous-ministre adjoint
Direction générale des approvisionnements

CC : {Inscrire le nom du DG/DGR et supprimer cette instruction}

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

Annexe  8.11 : Modèle de lettre quant à la décision d'appliquer une radiation à titre de mesure corrective du rendement d'un fournisseur

()

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si, en fonction des résultats de l’évaluation, une décision est prise d’appliquer une radiation comme MCRF, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) informe le fournisseur de la décision. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-dessous doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

COURRIER RECOMMANDÉ OU SERVICE DE MESSAGERIE

Date: XXXX

Nom du fournisseur
Adresse

À l’attention de : XXXXX

Sujet : Décision d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la lettre d’avis d’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) en date du XXXX, la Direction générale des approvisionnements (DGA) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a pris la décision d’appliquer à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} la radiation suivante à titre de MCRF en accord avec la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.

{Inscrire ce qui suit ici et supprimer cette instruction}

  • une radiation de xx mois à compter de la date de signature de cette lettre
  • la portée (voir 8.180.15.10(b)(ii)(B))

En plus de ce qui est mentionné ci-dessus, pour les produits et les services visés par la MCRF, {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction} est informé que la portée de la MCRF s’étendrait à tout autre arrangement d’affaires impliquant {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction}, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise.

Bien que TPSGC regrette tout inconvénient pour votre entreprise, le souci primordial du Canada réside dans la saine gestion des fonds publics. Si vous souhaitez obtenir des renseignements additionnels, veuillez contacter {inscrire le nom du directeur général/directeur général régional (DG/DGR) et supprimer cette instruction}, {inscrire le titre « Directeur général » ou « Directeur général régional ») et supprimer cette instruction} de {inscrire le nom du secteur ou de la région et supprimer cette instruction} au {inscrire le numéro de téléphone du DG/DGR et supprimer cette instruction}.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Sous-ministre adjoint
Direction générale des approvisionnements

CC : {Inscrire le nom du DG/DGR et supprimer cette instruction}

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

Annexe  8.12 : Cadre pour l'élaboration d'un Programme de secteur/région du rendement du fournisseur

()

Les programmes personnalisés de rendement antérieur devraient traiter des éléments suivants, s'il y a lieu, et s'ils sont applicables selon les circonstances :

  1. Portée : Dans cette section, les secteurs ou les régions définiront la portée de chaque programme personnalisé de rendement antérieur en ce qui concerne le(s) bien(s) ou service(s), le type de marché, les seuils en dollars et le risque lié à l'exécution du marché. La définition de la portée précisera également si le programme est intégré à une quelconque initiative sur les achats stratégiques.
  2. Comment fonctionne le programme personnalisé : Cette section décrira le fonctionnement du programme personnalisé. Les éléments suivants doivent être considérés au moment de l'élaboration d'un programme :
    1. Implication des associations pertinentes de l'industrie et/ou des fournisseurs/ fournisseurs potentiels
      1. Décrire de quelle manière les associations de l'industrie et les fournisseurs ou fournisseurs potentiels seront impliqués au processus d'élaboration du programme personnalisé.
      2. Décrire la façon par laquelle les modalités du programme seront communiquées aux fournisseurs ou fournisseurs potentiels.
    2. Critères de rendement
      1. Fournir une définition claire des critères de rendement. Les critères doivent être objectifs, mesurables et pertinents par rapport au bien ou service ou au groupe de biens ou services.
      2. Décrire la méthode et le processus auxquels on aura recours pour évaluer le rendement, y compris le niveau de surveillance et la responsabilité du client. La méthode doit être pertinente par rapport au(x) bien(s) ou service(s).
    3. Conséquences découlant du rendement antérieur
      1. Définir ce qui suscitera une action engendrant des conséquences.
      2. Décrire les conséquences sur les possibilités futures de soumissionner des marchés ou d'obtenir des contrats, y compris la portée de l'application, les périodes de temps, etc. Justifier la nature, la gravité et la pertinence des conséquences en se fondant sur l'évaluation du risque pour le programme.
    4. Niveau d'approbation pour l'application des conséquences - Établir le niveau d'autorisation nécessaire pour une telle approbation.
    5. Processus de notification
      1. Décrire comment et à quel moment les fournisseurs seront avisés des conséquences conformément au programme personnalisé pertinent. Ce processus est conditionnel à l'existence d'un processus de notification pour chaque cas de rendement insatisfaisant.
      2. La notification décrira en détail les conséquences et l'ampleur de leur portée.
    6. Mécanisme de recours - Établir un mécanisme de façon à ce que les fournisseurs aient la possibilité de contester les motifs qui ont engendré les mesures prises.
    7. Responsabilité - Clarifier les rôles et les responsabilités des intervenants dans le programme.
    8. Révision de la documentation - Tous les documents pertinents et nécessaires tels les documents d'invitation à soumissionner et les documents contractuels doivent être révisés en vue de l'application du programme personnalisé.
    9. Outils, formulaires et systèmes - Énumérer tous les outils, formulaires et systèmes créés pour les besoins du programme.

Annexe  8.13 : Lettres types concernant l’intégrité

()

1 - Lettre type pour le rejet d'une soumission, d'une offre ou d'un arrangement pour des raisons liées à l'intégrité

La présente lettre type doit être utilisée dans les cas où l'agent de négociation des contrats doit informer le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur que sa soumission, son offre ou son arrangement a été jugé non recevable aux termes de lois pertinentes ou en raison de condamnations.

Le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur devrait disposer de deux jours ouvrables pour répondre.

Nota : Les agents de négociation des contrats devront adapter la lettre en fonction de la situation.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date : {insérer la date}

À l’attention de : {insérer le nom de la personne-ressource}
{insérer le nom et l'adresse du fournisseur}

Objet : Soumission no {insérer le numéro de la soumission}

Madame, Monsieur,

Nous avons le regret de vous informer que votre {insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement », selon le cas} a été jugé{e} non recevable aux termes d'une loi pertinente ou en raison d'une condamnation qui correspond à l'une de celles énumérées dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, et que vous avez par conséquent été déclaré inadmissible à l'obtention d'un contrat.

{Insérer le nom de l’entreprise ou du particulier reconnu coupable} a été reconnu coupable de {insérer le nombre et le titre de la condamnation} aux termes de la {insérer le titre de la loi pertinente en italique}.

Comme il est indiqué dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension, la commission desdits actes ou infractions vous rend inadmissible à l'obtention d'un contrat.

Si vous possédez de l'information qui pourrait indiquer que les constatations sont inexactes, veuillez fournir cette information à l'autorité contractante dont le nom figure ci-dessous, au plus tard le {insérer la date correspondant à deux jours ouvrables suivant l’avis envoyé au fournisseur}, à 17 heures (heure normale de l’Est).

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur ces nouvelles mesures qui visent à renforcer l’intégrité du processus d’approvisionnement, veuillez consulter le site Web du Régime d'intégrité de TPSGC à l’adresse suivante : www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/politique-policy-fra.html.
{Insérer le nom de l’autorité contractante}

Autorité contractante, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
{Insérer les coordonnées}

2 - Lettre type pour l'ajout de dispositions à un contrat en vigueur

La présente lettre doit être utilisée lors de l'ajout ou la révision de dispositions relatives à l’intégrité dans un contrat en vigueur, lorsqu'une modification importante doit être apportée à un contrat pour en augmenter la valeur (exercice d’une option), pour en prolonger la période, pour modifier le besoin ou pour la cession d’un contrat.

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés à l'entrepreneur et à ses affiliés, à n'importe quel moment, si cela est requis par le registraire d’inadmissibilité et de suspension pour effectuer une vérification plus approfondie.

Nota : Les agents de négociation des contrats devront adapter la lettre en fonction de la situation.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date : {insérer la date}

À l’attention de : {insérer le nom de la personne-ressource}
{insérer le nom et l'adresse de l’entrepreneur}

Objet : Contrat numéro{insérer le numéro du contrat}

Modification numéro {insérer le numéro de la modification}

Madame, Monsieur,

La présente vise à vous informer que le gouvernement du Canada a récemment annoncé qu’il mettait à jour son régime d’intégrité lancé en juillet 2015. Le régime, qui présente des mesures visant à protéger l’intégrité des activités d’approvisionnement et des transactions immobilières, comporte un libellé simplifié et fournit des précisions et des renseignements supplémentaires concernant les processus.

Dorénavant, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) appliquera le régime d'intégrité mis à jour, tel que stipulé dans les annexes à cette lettre, à toutes les invitations et à tous les contrats.

Conformément au régime d’intégrité mis à jour, TPSGC demande si vous consentez à ce que le contrat susmentionné soit révisé afin de respecter ces nouvelles mesures et à ce que les conditions générales {insérer 2010A ou 2010B ou 2010C ou 2029 ou 2030 ou 2035 ou 2040, selon le cas} ({insérer la date pertinente}) soient remplacées par les conditions générales {insérer 2010A ou 2010B ou 2010C ou 2020 ou 2029 ou 2030 ou 2035 ou 2040, selon le cas} ({ insérer la date de la version la plus récente}) et fassent partie intégrante du contrat susmentionné.

Si vous y consentez, veuillez retourner à mon attention une copie dûment signée de la présente lettre au plus tard le {insérer le jour, le mois, l'année}, avant 17 heures (heure normale de l’Est). Si une suspension de casier (pardon) a été obtenue ou les droits ont été rétablis par le gouverneur en conseil, veuillez nous soumettre une copie certifiée des documents de confirmation d'une source officielle dans ce même délai.

Entente

Je, ___________________________________ {nom de l’entrepreneur} (ci-après désigné « l’entrepreneur », par ses signataires autorisés) atteste de l’authenticité des déclarations dont il est fait mention à l’annexe A de la présente lettre et accepte les modifications proposées aux conditions générales afin d’incorporer les nouvelles clauses d’intégrité (tel que stipulé dans l’annexe B à cette lettre) dans le contrat cité précédemment.

Signature :  _________________________________________________________

Date :  _________________________________________________________

Nom en caractères d’imprimerie :  ________________________________________

Titre :  _____________________________________________________________

Annexe A

Attestation - Mise à jour des dispositions relatives à l'intégrité

En signant et retournant la présente lettre, l’entrepreneur atteste  :

  • qu’il a lu et qu’il comprend la Politique d'inadmissibilité et de suspension que l’on peut consulter à l’adresse suivante : www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/politique-policy-fra.html.
  • qu’il comprend que certaines accusations au criminel et déclarations de culpabilité au Canada et à l’étranger, et certaines autres circonstances, décrites dans la Politique, entraîneront ou peuvent entraîner une détermination d’inadmissibilité ou une suspension conformément à la Politique;
  • qu’il est au courant que le Canada peut demander des renseignements, des attestations et des validations supplémentaires auprès du soumissionnaire ou d’un tiers, afin de prendre une décision à l’égard de son inadmissibilité ou de sa suspension;
  • qu’il a fourni avec sa soumission une liste complète de toutes les accusations au criminel et déclarations de culpabilité le concernant ou concernant ses affiliés et les premiers sous-traitants qu’il propose et qui, à sa connaissance, peuvent être semblables aux infractions énoncées dans la Politique;
  • qu’aucune des infractions criminelles commises au Canada ni aucune autre circonstance décrite dans la Politique et susceptible d’entraîner une détermination d’inadmissibilité ou de suspension ne s’appliquent à lui, à ses affiliés et aux premiers sous-traitants qu’il propose;
  • qu’il n’est au courant d’aucune décision d’inadmissibilité ou de suspension rendue par TPSGC à son sujet.

Si un entrepreneur est incapable de fournir les attestations susmentionnées, ou s’il doit soumettre la liste complète de toutes les accusations au criminel et déclarations de culpabilité à l’étranger , il doit soumettre avec la présente lettre le Formulaire de vérification de l’intégrité, téléchargeable à l’adresse suivante : http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/formulaires-forms-fra.html.

Annexe B

Nouvelles dispositions à inclure dans le contrat

{insérer 2010A ou 2010B ou 2010C ou 2020 ou 2029 ou 2030 ou 2035 ou 2040, le cas échéant} ({ insérer la date de la version la plus récente }) Dispositions relatives à l’intégrité – Contrat

La Politique d'inadmissibilité et de suspension (la « Politique ») et toutes les directives en vigueur le {date} ({ insérer la date d’envoi de la lettre}) sont incorporées par renvoi au contrat et en font partie intégrante. L’entrepreneur doit respecter les dispositions de la Politique et des Directives, que l’on peut consulter sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à l’adresse www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/politique-policy-fra.html.

{insérer 2010A ou 2010B ou 2010C ou 2020 ou 2029 ou 2030 ou 2035 ou 2040, le cas échéant} ( { insérer la date de la version la plus récente }) Code de conduite de l’approvisionnement – Contrat

L’entrepreneur accepte de se conformer au Code de conduite de l’approvisionnement et d’être lié par celui-ci pendant la durée du contrat.