8. Chapitre 8 - Gestion des contrats

Dans l’objectif de clarifier les directives concernant l'organisation des dossiers d'approvisionnement, les renseignements qui se trouvaient dans cette annexe ont été incorporés à l’Annexe 1.4 : Lignes directrices sur la documentation des dossiers papier concernant l’approvisionnement et à l’Annexe 1.5 : Lignes directrices sur la documentation des dossiers électroniques concernant l’approvisionnement.

Aux fins de consultation seulement, Annexe 8.1 est disponible dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2021-3.

La présence des facteurs suivants dans le cadre d'un achat particulier indique que le dossier pourrait poser certains problèmes. Ces facteurs mériteraient un examen et une réflexion plus approfondis et, dans certains cas, justifieraient un renvoi à des niveaux décisionnels plus élevés.

1. Avant l'attribution du contrat
   1. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes dans le cadre du besoin :
      1. la demande a été reportée plusieurs fois;
      2. la réception d'une demande pour un achat distinct alors qu'un instrument d'achat (tel qu'une offre à commandes) existe déjà;
      3. les demandes urgentes qui ne justifient pas de façon satisfaisante le caractère d'urgence;
      4. les situations qui peuvent donner lieu à l'établissement d'une relation employeur-employé;
      5. les besoins de type « fournisseur unique » ou « aucun succédané », sans justification satisfaisante;
      6. les contrats passés avec d'anciens fonctionnaires ne respectant pas les lignes directrices;
      7. une description des travaux ou du besoin vague ou manquant de clarté;
      8. la présence d'indices qui donnent à penser qu'un accord est déjà conclu;
      9. les besoins complexes ou innovateurs qui demandent l'élaboration de nouvelles méthodes;
      10. les travaux déjà entrepris pour lesquels une confirmation et une opération antidatée sont nécessaires;
      11. les échéanciers irréalistes;
      12. le manque de réceptivité de l'entrepreneur durant les négociations;
      13. des indices du fractionnement du besoin;
      14. la faible capacité financière de l'entrepreneur.
   2. Indicateurs pour la détection rapide de dossiers sensibles :
      1. les besoins de nature délicate susceptibles d'intéresser différents intervenants ou groupes d'intérêt;
      2. les besoins dont la visibilité est très importante, en particulier ceux qui suscitent l'intérêt des médias;
      3. des besoins de nature litigieuse pouvant entraîner une concurrence agressive.
2. Après l'attribution du contrat
   1. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes sur les plans de l'exécution et de la gestion :
      1. des modifications dont le nombre ou la valeur sont inhabituels en l'absence de justification claire;
      2. des activités de sous-traitance imprévues ou qui manquent de transparence;
      3. l'exclusion de TPSGC des réunions entre l'entrepreneur et le ministère client;
      4. des échéances non respectées, des rapports non remis ou des réunions manquées;
      5. une qualité d'exécution ou des livrables inférieurs aux attentes;
      6. une réclamation excessive au titre de la garantie;
      7. des services de maintenance excessifs;
      8. des factures pour des articles non pertinents;
      9. un roulement fréquent et inexpliqué du personnel de l'entrepreneur;
      10. une demande de modifications dépassant l'étendue des travaux;
      11. des difficultés et des différends liés à la résolution de problèmes.
   2. Indicateurs pour la détection rapide des problèmes sur le plan financier :
      1. les coûts du contrat ne correspondent pas aux prévisions;
      2. des factures en souffrance et des réclamations en suspens;
      3. des pratiques de facturation médiocres et irrégulières;
      4. la réticence à présenter des copies des réclamations ou des factures;
      5. la réticence à fournir des informations financières justificatives;
      6. la difficulté à mener des vérifications;
      7. les indices qui donnent à penser que les pratiques commerciales dérogent aux politiques.

1. Aperçu
   1. Le Direction du soutien des prix (DSP), Secteur de la gestion des activités d’approvisionnement (SGAA) a été désignée pour fournir les services de règlement en cas de résiliation pour des raisons de commodité par le Canada des contrats de biens et de services, y compris le traitement des réclamations. DSP s'occupe également des réclamations associées aux contrats des États-Unis (É.-U.) et de la Corporation commerciale canadienne (CCC) résiliés pour des raisons de commodité par le gouvernement des É.-U. Pour les résiliations de contrats des É.-U. et de la CCC, le directeur exécutif de la Direction de l’élaboration et de l’intégration de la politique stratégique (DEIPS) du Secteur de la politique stratégique (SPS) s'assure du respect des fonctions de règlement concernant l'attestation et la résiliation afin que le tout soit conforme à la lettre d'entente entre le Département de la défense (DoD) des É.-U. et le ministère de la Défense nationale (voir les articles 225.870-6 et 249.7000 (disponibles en anglais seulement) des Defense Federal Acquisition Regulation Supplements des É.-U. Le directeur exécutif de la DEIPS est également responsable des demandes présentées par le gouvernement des É.-U. concernant la vérification de contrats ou de contrats de sous-traitance que ce gouvernement a attribués directement à des fournisseurs canadiens, et résiliés pour raisons de commodité.
   2. L'agent de négociation des contrats et l'agent des réclamations liées aux résiliations (voir 8.135.10 Participation de l'agent des réclamations liées aux résiliations) sont responsables des fonctions qui suivent en matière de résiliation :
      • L’agent de négociation des contrats :
        • émet les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation;
        • gère la partie non exécutée du contrat.
      • L'agent des réclamations liées aux résiliations :
        • évalue les demandes de l'entrepreneur relatives à une augmentation de prix pour la partie non exécutée du contrat;
        • présente une demande de règlement à l'entrepreneur et lui fait parvenir les formulaires de réclamation pertinents;
        • assure l’acceptabilité de la réclamation et aide l’entrepreneur à la préparer; détermine, définit et organise la vérification, au besoin;
        • prend les dispositions en vue d'une vérification des stocks et de la sélection par le client;
        • négocie le règlement final avec l'entrepreneur;
        • prépare le document Règlement et quittance;
        • répartit le surplus d'inventaire;
        • fait parvenir le document Règlement et quittance à l'entrepreneur pour autorisation;
        • obtient la facture et le document Règlement et quittance signé auprès de l’entrepreneur;
        • achemine les factures au ministère client;
        • distribue le document Règlement et quittance.
   3. À l'occasion, le client peut demander un rapport sur l'état du contrat avant de décider d'annuler le contrat. Dans ce cas, il doit informer TPSGC de son intention de réduire ou d'annuler un contrat en lui faisant parvenir un « avis d'intention d'annuler » par téléphone ou par écrit. Le client aura habituellement besoin de la totalité ou d'une partie des renseignements suivants avant de résilier définitivement un contrat :
      1. la quantité de fournitures produites en vertu du contrat;
      2. la quantité de fournitures en cours de production;
      3. la valeur des matières premières et/ou des composantes acquises par l'entrepreneur afin d'exécuter un contrat en particulier;
      4. la situation relative à l'équipement et à l'outillage, particulièrement si l'entrepreneur a dû acquérir de l'outillage pour exécuter le contrat;
      5. la situation des contrats de sous-traitance;
      6. la façon la plus économique de résilier le contrat; et
      7. le montant approximatif des réclamations liées à la résiliation, si celui-ci est disponible.
   4. L'agent de négociation des contrats doit demander immédiatement à l'entrepreneur les renseignements requis et s'assurer que l'entrepreneur les lui fait parvenir dès que raisonnablement possible. Lorsqu'il a reçu les renseignements, l'agent de négociation des contrats les fera parvenir au client, accompagnés des recommandations. Habituellement, la première demande du client visera à annuler la totalité ou une partie d'un contrat, auquel cas, l'agent de négociation des contrats devrait émettre immédiatement un ordre d'arrêt des travaux. Un ordre d'arrêt des travaux est une mesure de protection qui permet de s'assurer que les travaux sont arrêtés et d'écarter la possibilité que l'entrepreneur poursuive à engendrer des coûts. Pour résilier le contrat, un ordre d'arrêt des travaux doit être suivi de l'émission d'un avis de résiliation pour des raisons de commodité.
2. Ordre d'arrêt des travaux – avis de résiliation
   Lorsque l'agent de négociation des contrats reçoit du client des instructions initiales écrites en vue d'une résiliation partielle ou totale par le Canada d'un contrat pour des raisons de commodité (voir l'article 8.135.5 Résiliation pour raisons de commodité par le Canada), il devrait émettre immédiatement un ordre d'arrêt des travaux pour aviser l'entrepreneur « d'arrêter les travaux » (voir les clauses J0500C et J0502C du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat [CCUA]). L'avis de résiliation (voir les clauses J0001C, J0002C, J0003C, J0006C) ne peut pas être émis avant la réception de la modification de la demande officielle et avant d'avoir obtenu un avis juridique. L'agent de négociation des contrats doit également communiquer avec l'agent des réclamations liées aux résiliations et lui fournir une copie de l'avis de résiliation.
3. Aucune demande de règlement
   Lorsqu'un entrepreneur informe l'agent de négociation des contrats qu'il ne présentera pas de demande de règlement à la suite d'un avis de résiliation, l'agent de négociation des contrats doit annuler les crédits relatifs aux articles faisant l'objet de la résiliation. Étant donné qu'il n'y a pas de demande de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations n'intervient pas dans ce processus.
4. Décision du client
   1. Le client est responsable de décider à quelle étape le contrat devrait être résilié en totalité ou en partie. Les modifications officielles à la demande, corroborant la décision de résiliation, doivent être fournies le plus rapidement possible.
   2. L'agent de négociation des contrats ne doit pas émettre un avis de confirmation de la résiliation pour des raisons de commodité avant d'avoir reçu la modification de la demande du client.
   3. L'agent de négociation des contrats devrait s'assurer que les crédits affectés à la modification de la demande sont suffisants pour couvrir la valeur du contrat.
5. Avis de résiliation
   1. Quand il reçoit la modification de la demande, l'agent de négociation des contrats préparera l'avis de résiliation totale ou partielle en utilisant les clauses de la sous-section 5-J du Guide des CCUA et, sur l'avis des Services juridiques, l'enverra à l'entrepreneur.
   2. Après l'émission de l'avis de confirmation de la résiliation totale ou partielle, l'agent de négociation des contrats doit immédiatement en faire parvenir une copie à l'agent des réclamations liées aux résiliations.
      Afin d'éviter des coûts supplémentaires pour le Canada et des problèmes pour l'entrepreneur, un avis de résiliation doit être émis le plus rapidement possible, en complément de l'ordre d'arrêt des travaux.
6. Rajustement des crédits
   Les crédits engagés dans le contrat ne doivent pas être rajustés au moment de l'émission de l'avis de résiliation. Ils le seront dans le document Règlement et quittance.
7. Rajustement du prix de la partie non exécutée du contrat
   Lorsqu'un entrepreneur demande d'augmenter le coût ou le prix unitaire de la partie non exécutée d'un contrat, il doit faire parvenir sa réclamation à l'agent des réclamations liées aux résiliations, qui doit l'évaluer avant de conclure une entente à cet effet avec l'entrepreneur.
8. Dossier de résiliation
   1. Dans le cas des contrats simples et entièrement résiliés, l'agent de négociation des contrats doit transférer le dossier d'achat complet à l'agent des réclamations liées aux résiliations, si une réclamation est faite.
   2. Dans le cas des achats complexes ou des résiliations partielles qui comportent une partie non exécutée en vigueur, l'agent de négociation des contrats doit envoyer une version électronique de chacun des documents suivants à l'agent des réclamations liées aux résiliations, tel qu'applicable : le contrat, l'ensemble des modifications, des spécifications, des prix détaillés, de la correspondance associée et de tout autre renseignement pertinent relatif à la résiliation.
9. Informer l'entrepreneur
   1. Si une demande de règlement est faite, l'agent des réclamations liées aux résiliations fera parvenir à l'entrepreneur les formulaires de réclamation de résiliation, que contient le Guide d’information générale des procédures pour le traitement de proposition de règlement relative à un contrat résilié pour des raisons de commodité.
   2. On peut obtenir les formulaires de réclamation suivants auprès de l'agent des réclamations liées aux résiliations :
      • TPSGC 581-1 (PDF Version 860 Ko) - (Aide sur les formats de fichier) – Proposition de règlement à l’usage de l’entrepreneur ou du sous-traitant ayant un contrat à forfait (y compris les annexes Liste de stock A à D)
      • TPSGC 582-1 PDF Version 313 Ko) - (Aide sur les formats de fichier) - Liste de renseignements comptables
      • TPSGC 583-1 (PDF Version 469 Ko) - (Aide sur les formats de fichier) - Demande de paiement partiel
   3. La lettre à l'intention de l'entrepreneur doit comprendre les directives suivantes :
      « Si des sous-traitants sont touchés par la présente résiliation, veuillez nous mentionner le nombre de sous-traitants qui devront remplir le formulaire de réclamation de résiliation et leurs coordonnées. Veuillez remplir toutes les sections de la demande en fournissant le plus de détails possible. Après avoir obtenu la signature de l'autorité responsable, veuillez retourner l'original et une (1) copie du formulaire au bureau.
      Vous devez par la présente faire parvenir votre demande de règlement dûment remplie dès que raisonnablement possible. Pour vous aider à respecter cette échéance, nous vous fournirons avec plaisir les conseils et les explications nécessaires afin que votre entreprise puisse prendre les mesures appropriées et que les formulaires contiennent les renseignements pertinents.
      Veuillez noter que toutes les communications et tous les documents relatifs à votre réclamation doivent être adressés à : ___________. (Insérer le nom et l'adresse de l'agent des réclamations liées aux résiliations.) »
   4. Lorsque les formulaires de réclamation de résiliation ont été envoyés, l'agent des réclamations liées aux résiliations communiquera avec l'entrepreneur pour s'assurer qu'il les a reçus et qu'il prend les mesures nécessaires pour présenter une demande de règlement. Si l'entrepreneur a des questions au sujet de la présentation de la demande de règlement ou des procédures de règlement suite à la résiliation du contrat, il devrait communiquer directement avec l'agent des réclamations liées aux résiliations. L'entrepreneur doit renvoyer l'original des formulaires dûment remplis et signés à l'agent des réclamations liées aux résiliations qui sera alors responsable de régler la réclamation.
10. Vérification des demandes de règlement
    1. Sur réception d'une demande de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations détermine s'il faut procéder à une vérification et si cela s'avère nécessaire, il établit le cadre de référence de la vérification et veille à ce qu'elle soit effectuée.
    2. Lorsqu'une vérification est effectuée, l'agent des réclamations liées aux résiliations examine les coûts signalés par le vérificateur et rapproche la demande de règlement de l'entrepreneur. Les répercussions sur les coûts de tout rajustement d'inventaire doivent être discutées avec le vérificateur et l'entrepreneur.
11. Stocks
    1. Si la demande de règlement découlant d'une résiliation porte sur un surplus de stocks, l'agent des réclamations liées aux résiliations doit envoyer au client des copies des listes d'inventaire faisant l'objet d'une résiliation pour que le client lui donne des instructions sur la façon de disposer des stocks, c'est-à-dire :
       1. prévoir la vérification et l'envoi de l'ensemble ou d'une partie des stocks à une personne désignée par le client. Les frais d'emballage, d'acheminement, de transport, etc., sont des coûts découlant de la résiliation qui s'ajoutent à la demande de règlement de l'entrepreneur; ou
          prévoir la vérification des stocks (par l'agent des réclamations liées aux résiliations en collaboration avec le responsable de l'inspection du client) de façon à ce que l'offre de règlement soit rajustée pour tenir compte des écarts dans les stocks; ou
       2. prévoir l'aliénation des stocks résiduels par un Centre de distribution des biens de la Couronne (CDBC). Dans ce cas, l'agent des réclamations liées aux résiliations devrait préparer un formulaire Demande de vente (de surplus matériel et équipement) dans l'Interface client GCSurplus (GCSic).
          (NOTA  : Seuls les employés autorisés du gouvernement ont accès à ce site.)
    2. Avant de présenter la demande de vente, l’agent des réclamations liées aux résiliations obtiendra l’attestation du ministère client et du directeur de la Direction de l’attribution des marchés de TPSGC que les stocks sont raisonnables par rapport aux exigences touchant la partie résiliée du contrat; que, de par leur nature, les biens ne peuvent être utilisés dans le cadre d'un autre contrat de TPSGC; et que, par conséquent, on recommande d'en disposer. L'agent des réclamations liées aux résiliations soumettra au CDBC une Demande de vente en ligne dans l'Interface client GCSurplus.
    3. Le produit de la vente des stocks résiduels (moins la commission du CDBC) est versé au client, au Trésor ou aux fonds renouvelables, selon le cas.
12. Offre de règlement, clôture et règlement des différends
    1. L'agent des réclamations liées aux résiliations est responsable de l’examen du rapport de vérification, si un tel rapport a été rempli, et de la négociation d'une offre de règlement avec l’entrepreneur. Cette offre informe l'entrepreneur du montant du règlement que l'agent des réclamations liées aux résiliations recommandera au directeur exécutif, Direction de l’élaboration et de l’intégration de la politique stratégique (DEIPS) aux fins d'approbation.
    2. Une fois l'offre de règlement acceptée par l'entrepreneur, l'agent des réclamations liées aux résiliations préparera le document Règlement et quittance, qu'il soumettra aux Services juridiques pour examen, au directeur exécutif, DEIPS, pour approbation et signature, et à l'entrepreneur pour exécution et signature. Lorsque l’acceptation écrite du document Règlement et quittance provenant de l’entrepreneur est reçue avec la facture finale, ces documents sont placés dans le dossier de la Direction du soutien des prix (DSP) et une copie est envoyée à l'agent de négociation des contrats pour le dossier d'achat. Une copie de ces documents est aussi envoyée au client pour effectuer le paiement.
    3. Si l'entrepreneur refuse l'offre de règlement, l'agent des réclamations liées aux résiliations l’avisera, par écrit, des autres services et autres mécanismes de règlement des différends offerts dans le cadre du Programme de gestion des différends opérationnels de la Direction générale de la surveillance du Ministère. (Voir l'article 8.140 Différends.)
13. Paiement du règlement
    Le paiement partiel ou le règlement final d'une demande de règlement suite à un contrat résilié en tout ou en partie par le Canada pour des raisons de commodité est approuvé et signé par le directeur exécutif, Direction de l’élaboration et de l’intégration de la politique stratégique (DEIPS). L'agent des réclamations liées aux résiliations versera l'original du document dûment rempli au dossier de la DSP et prendra les arrangements nécessaires pour le versement du règlement approuvé.

1. La décision de résilier un contrat pour manquement ne devrait être prise qu'après avoir envisagé toutes les autres solutions possibles. Dans tous les cas, on doit obtenir l'avis des Services juridiques dès le début du processus pour s'assurer que toute mesure envisagée n'est pas préjudiciable à la position juridique du Canada, et que la résiliation est exécutoire.
2. Le défaut d'agir peut être préjudiciable aux intérêts du Canada.
   Si un contrat est garanti par des cautionnements, la résiliation du contrat peut modifier le lien contractuel avec la société de cautionnement.
3. Le Canada peut résilier un contrat en tout ou en partie pour manquement si :
   1. L'entrepreneur ne fait pas avancer les travaux, ce qui compromet l'exécution du contrat.
      1. L'agent de négociation des contrats peut accorder par écrit à l'entrepreneur un délai raisonnable de dix jours, en général, pour corriger la situation. Si le délai doit être plus long, l'agent de négociation des contrats peut demander à l'entrepreneur de lui fournir la preuve, dans les dix jours, qu'il envisage de prendre des mesures correctives.
      2. Si l'entrepreneur ne corrige pas la situation, l'agent de négociation des contrats peut, sous réserve des restrictions de la clause de non-exécution, entreprendre les démarches en vue de résilier le contrat pour manquement.
   2. L'entrepreneur ne respecte pas une des autres dispositions du contrat.
      Si l'entrepreneur ne corrige pas la situation dans les dix jours suivant la réception d'un avis de l'agent de négociation des contrats, ce dernier peut, sous réserve des dispositions de la clause de non-exécution, prendre les mesures nécessaires pour résilier le contrat en tout ou en partie pour manquement.
   3. L'entrepreneur ne livre pas les biens ou ne rend pas les services dans les délais stipulés dans le contrat.
      1. Si les retards ne sont pas justifiés, le Canada peut résilier le contrat immédiatement, sans égard à la durée du retard. Cela inclut le droit d'accepter ou de refuser les biens qui ont été envoyés, mais pas encore livrés. De plus, si l'entrepreneur livre les biens dans les délais prescrits, mais que ces biens sont défectueux, ou s'il fournit des services de façon inadéquate et ne peut prendre de mesures correctives dans les délais prescrits, le Canada peut résilier le contrat pour manquement.
      2. Lorsqu'un agent de négociation des contrats envisage la possibilité de résilier un contrat pour non-respect des délais, l'entrepreneur doit en être avisé aussitôt que possible après l'inexécution. Le défaut d'agir pourrait être préjudiciable pour le Canada.
      3. Lorsque l'on a toutes les raisons de croire que la livraison sera faite, même si elle est en retard, il peut être souhaitable de négocier une prolongation du délai avec le client. Si le délai est prolongé, il peut être approprié de négocier un type de compensation. Cela constitue une modification conditionnelle (voir l'article 8.70.5 Modification des contrats) qui engendre le besoin d'une évaluation de MCRF.
      Cette situation se présenterait si la livraison était retardée davantage par la résiliation et l'attribution du contrat à une autre entreprise.
   4. L'entrepreneur fait faillite ou devient insolvable.
      Sur réception d'un avis de faillite ou d'insolvabilité, il faudrait suivre les procédures de règlement énoncées en 8.155 Paiements finals.

1. Toutes les informations provenant de quelque source que ce soit indiquant que des bénéfices exagérément élevés ont été réalisés dans le cadre d'un contrat attribué en vertu de la Loi sur la production de défense ou d'un contrat autre qu'un contrat concurrentiel à prix ferme attribué en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux devraient être examinées en collaboration avec le directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA).
2. Remboursements négociés :
   1. D'ordinaire, la première étape du processus de négociation d'un remboursement consiste, pour l'agent de négociation des contrats et le SIPA, à étudier les preuves disponibles pour décider si l'on peut recommander l'approbation des bénéfices réalisés par l'entrepreneur ou si ces derniers dépassent un niveau que l'on peut considérer comme juste et raisonnable. Si les preuves sont incomplètes ou non concluantes, il s'agira de décider s'il faut inviter l'entrepreneur à expliquer sa position ou bien demander à Services de vérification Canada de procéder à une vérification plus approfondie. Une fois toutes les preuves nécessaires recueillies, il faudra procéder à un dernier examen pour déterminer quel sera le montant du remboursement éventuel et le mode de paiement.
   2. Pour que les fournisseurs soient traités de la même façon dans l'ensemble de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le Groupe de certification des coûts et des profits (GCCP) remettra aux membres du Comité de révision des vérifications de contrats le plan d'action proposé par l'agent de négociation des contrats lorsqu'une vérification a permis de constater qu'un entrepreneur avait réalisé des bénéfices supérieurs à la limite admise. Tout commentaire et toute préoccupation touchant le plan d'action doivent être transmis au GCCP dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Le GCCP rassemblera tous les commentaires reçus et les acheminera à l'autorité contractante principale, pour examen.
   3. Dans certains cas, il faudra soit se faire rembourser des bénéfices excédentaires en défalquant le montant de créances alors exigibles pour l'entrepreneur, soit en obtenir un remboursement partiel par affectation de remboursements d'impôt sur le revenu. Néanmoins, l'entrepreneur est normalement censé régler le plein montant par chèque. Si cette façon de procéder risque de lui causer des inconvénients majeurs, on peut envisager de lui accorder des délais de paiement plus longs.
   4. Le montant convenu du remboursement et les modalités de son règlement seront indiqués dans une lettre adressée à l'entrepreneur, laquelle doit être approuvée par les Services juridiques et signée par le responsable du secteur ou de la région. Des copies de cette lettre doivent être envoyées au directeur du Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA).
   5. À l'issue de règlement, il peut être souhaitable de libérer l'entrepreneur de toute autre obligation en détaillant, dans un accord officiel, les contrats auxquels s'applique le règlement. Les Services juridiques devraient se charger de la préparation de cet accord.
   6. Les chèques émis par l'entrepreneur doivent être établis à l'ordre du Receveur général et expédiés par la poste à l'agent de négociation des contrats qui les transmettra au GCCP; ce dernier les enverra au Chef des services financiers du client.
   7. Se référer à l'article 10.70. Recouvrement et règlement des rajustements des réclamations contractuelles.
3. Remboursements volontaires :
   1. Lorsqu'un entrepreneur avise l'agent de négociation des contrats qu'il souhaiterait rembourser des bénéfices excédentaires ou envoie volontairement un chèque de remboursement à cet effet, l'agent de négociation des contrats doit demander un relevé
      1. récapitulant les bénéfices excédentaires réalisés par contrats,
      2. expliquant les principales raisons de l'excédent et donnant le détail du calcul du montant.
   2. En attendant que soient analysés les renseignements fournis par l'entrepreneur et les détails du cas, il faut transmettre aussitôt, au directeur du SIPA, les chèques reçus et y joindre, si possible, une ventilation du remboursement se rapportant aux contrats en cause. Le directeur du SIPA fera alors parvenir les chèques au Chef des services financiers du client.
   3. L'ampleur de l'examen à effectuer dans chaque cas dépendra :
      1. de la valeur des contrats visés et du montant global des contrats attribués à l'entrepreneur;
      2. des explications fournies par l'entrepreneur à propos de la méthode de calcul du remboursement;
      3. de la capacité avérée de l'entrepreneur de collecter et d'interpréter les données sur les coûts conformément aux Principes de coûts contractuels 1031-2, le cas échéant.
   4. En cas de doute quant à l'exactitude des calculs de l'entrepreneur ou à la possibilité d'autres bénéfices excédentaires non déclarés, il faut alors procéder à une enquête en règle.
   5. Le secteur ou la région concerné et le directeur du SIPA s'entendront sur la décision finale et la communiqueront au Chef des services financiers du ministère client concerné.
4. Remboursements par des sous-traitants

   La procédure ci-dessus s'applique aux remboursements provenant de sous-traitants. Toutefois, TPSGC devra également tenir l'entrepreneur principal au courant de ses négociations avec le sous-traitant et dans certains cas, traiter de préférence avec le sous-traitant par l'intermédiaire de l'entrepreneur principal. Si le remboursement découle d'une disposition contractuelle liant l'entrepreneur principal et le sous-traitant, c'est à l'entrepreneur principal que le remboursement incombe. Si le remboursement est imputable à des circonstances non prévues dans les arrangements contractuels existant entre le sous-traitant et l'entrepreneur principal, il doit être effectué par TPSGC et ne pas engendrer d'avantages financiers pour l'entrepreneur principal.

5. Affectation de remboursements d'impôt sur le revenu
   1. Au cas où il désire effectuer un remboursement partiel en utilisant le produit d'un remboursement d'impôt sur le revenu revendiqué, le secteur ou la région intéressé doivent s'arranger pour obtenir un document autorisant volontairement l'application du remboursement d'impôt sur le revenu, document qui sera libellé comme suit :

      « Receveur général du Canada
      Ottawa, Ontario

      (Entreprise) ________ de la ville de _________ située dans la province de ______________ autorise et demande, par la présente, que les montants, qui lui sont actuellement payables, ou le deviendront ultérieurement, par l'Agence du revenu du Canada, soient déduits de la dette d'une valeur de _________ $ qu'elle a, au titre de __________, envers Sa Majesté le Roi du Chef du Canada. »

   2. Dans le cas d'une société, la direction doit porter son sceau et la signature de ses fondés de pouvoir. Le formulaire, qui doit être un document distinct et ne pas faire partie intégrante d'une lettre, doit être alors transmis par le secteur ou la région au directeur général des Finances et des Services ministériels, pour être traité conformément aux procédures habituelles du gouvernement. Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation du Conseil du Trésor.
   3. Que l'affectation soit volontaire ou qu'elle soit effectuée conformément à l'article 155 (Déduction et compensation) de la Loi sur la gestion des finances publiques, le secteur des Finances est responsable d'en aviser l'Agence du revenu du Canada (ARC). C'est le secteur des Finances qui décide de la façon dont les fonds sont transférés de l' ARC à TPSGC ou au ministère de la Défense nationale (dans le cas de remboursements imputables à ses propres crédits). Néanmoins, le transfert doit se faire soit au moyen d'un chèque du Receveur général, soit par le truchement d'une pièce de journal interministérielle. Quelle que soit la méthode, l'avis de transfert sera communiqué au secteur ou à la région intéressés qui le transmettra au directeur général des Finances.

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Ce tableau montre l'ensemble des étapes obligatoires de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le tableau est divisé selon les quatre phases suivantes du processus d'approvisionnement : Phase 1 : Précontractuelle, Phase 2 : Contractuelle, Phase 3 : Administration du contrat, Phase 4 : Post contractuelle. Les phases précontractuelle et contractuelle font partie des facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF. Les phases de l'administration du contrat et post contractuelle font partie du processus lié à la PMCRF. Chaque étape obligatoire est indiquée dans la phase du processus d'approvisionnement appropriée. Par exemple, il faut déterminer lors de la phase précontractuelle si un programme de secteur/région existe.

Facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF (Phases 1 et 2)

Phase 1 : Précontractuelle

Dans cette phase, il faut déterminer l'incidence des problèmes de rendement des fournisseurs sur la stratégie d'approvisionnement en suivant ces étapes :

• Étape 1 - Évaluer l'incidence des problèmes de rendement qui pourraient survenir, dans le cadre de la gestion du risque lié à l'approvisionnement et de la recherche sur les biens et services. Pour les contrats à fournisseur unique, consulter le Système d'information sur les fournisseurs (SIF) afin de vérifier si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) s'applique avant de négocier les modalités.
• Étape 2 - Décision : Existe-t-il un programme de secteur/région?
  • Si oui, suivre le processus de secteur/région pour évaluer les soumissions et cesser la lecture du contenu du tableau.
  • Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 1.
• Étape 3 - Décision : Évaluer si un programme de secteur/région est requis.
  • Si oui, élaborer un programme de secteur/région à l'aide de l'Annexe 8.12 du Guide des approvisionnement. Jusqu'à ce que le programme soit opérationnel, l'agent de négociation des contrats doit suivre l'approche générique. Passer à la Phase 2 : Contractuelle (facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF).
  • Si non, passer à la Phase 2 : Contractuelle (facteurs de risque à considérer pour l'application de la PMCRF).

Phase 2 : Contractuelle

Cette phase confère le droit de rejeter des soumissions à l'étape de l'évaluation. Le droit de rejet s'applique aussi aux offres et aux arrangements. Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

• Étape 1 - Inclure des critères de rendement pour évaluer le rendement du fournisseur pendant toute la durée du contrat.
• Étape 2 - Décision : Déterminer s'il y a une MCRF dans le SIF qui s'applique au fournisseur, une fois les soumissions reçues.
  • Si oui, vérifier si les modalités de la MCRF s'appliquent au marché. Le cas échéant, rejeter la soumission et aviser le fournisseur. Cesser la lecture du contenu du tableau.
  • Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 2.
• Étape 3 - Poursuivre l'évaluation.
• Étape 4 - Vérifier de nouveau dans le SIF si une MCRF n'a pas été appliquée avant l'attribution d'un contrat.
• Étape 5 - Attribuer le contrat si aucune MCRF n'a été appliquée. Aucune commande subséquente ne peut être contractée avec un fournisseur assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent. Passer à la Phase 3 : Administration du contrat (processus lié à la PMCRF).

Application du processus lié à la PMCRF (Phases 3 et 4)

Phase 3 : Administration du contrat

L'évaluation du rendement du fournisseur doit être faite durant la période du contrat. D'autres enregistrements quant au rendement sont ajoutés lorsque d'importants problèmes de rendement l'exigent, conformément à l'alinéa 8.180.15.1 (h) du Guide des approvisionnnement. Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

• Étape 1 - Surveiller et documenter le rendement du fournisseur avec le client. Voir l'alinéa 8.180.15.1 (b) du Guide des approvisionnnement pour les détails sur la documentation requise.
• Étape 2 - Décision : Déterminer si les problèmes de rendement sont réglés.
  • Si oui, le contrat se termine normalement. Cesser la lecture du contenu du tableau.
  • Si non, passer à l'étape 3 de la Phase 3.
• Étape 3 - Décision : Déterminer s'il y a un besoin opérationnel de continuer avec le contrat.
  • Si oui, offrir une modification conditionnelle au lieu d'une résiliation pour manquement et passer à l'étape 4 de la Phase 3.
  • Si non, résilier le contrat pour manquement et passer directement à l'étape 5 de la Phase 3.
• Étape 4 - Décision : Est-ce que la modification conditionnelle est acceptée?
  • Si oui, émettre une modification conditionnelle et passer à l'étape 5 de la Phase 3.
  • Si non, résilier le contrat pour manquement et passer à l'étape 5 de la Phase 3.
• Étape 5 - À la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commande, passer à la Phase 4 : Post contractuelle (processus lié à la PMCRF).

Phase 4 : Post contractuelle

Phase menant à l'application d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF). Les étapes suivantes décrivent le processus à suivre :

• Étape 1 - Aviser le coordonateur de MCRF qu'il faut ajouter une note dans le SIF et obtenir l'autorisation de procéder au processus d'évaluation d'une MCRF.
• Étape 2 - Compléter l'évaluation obligatoire d'une MCRF afin d'atténuer les risques.
• Étape 3 - Voir l'Annexe 8.6.1 : Procédure à suivre pour l'application d'une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) du Guide des approvisonnement pour obtenir de l'information sur la procédure à suivre pour l'application d'une MCRF. L'information obtenue suite à l'analyse du rendement doit être conservée. Elle sera considérée pour les processus d'approvisionnement à venir lors de la première étape de la Phase 1 : Précontractuelle.

1. Pointage des répercussions pour le contrat actuel
   Ce pointage est associé aux répercussions découlant des problèmes de rendement insatisfaisant survenus pendant toute la durée du contrat ou toute la période de l'offre à commandes, entraînant une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle. Ce pointage tient compte de l'importance relative des exigences dans le contexte global. Trois catégories de problèmes de rendement sont prises en compte dans le formulaire d’évaluation TPSGC 149-1 (le temps de livraison, la qualité du produit ou du service, et autre) et la grille de notation suivante s'applique :
   1. Répercussion faible = 1 à 3
   2. Répercussion moyenne = 4 à 6
   3. Répercussion élevée = 7 à 9
2. Pointage converti
   Lorsqu'une note de 9 est attribuée à l'un des problèmes de rendement, le pointage converti s'établira à 40 points. Cette situation entre dans la catégorie des répercussions majeures découlant d'un rendement insatisfaisant. Sinon, la table de conversion suivante sera utilisée :

   Tableau 1 – Conversion du pointage total des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s)

   Ce tableau montre comment établir le pointage converti d'après le pointage total des répercussions pour le contrat actuel. Les en-têtes de colonne identifient les variables permettant d'établir le nombre de points à allouer au dossier du fournisseur pour le contrat actuel: Pointage total des répercussions pour le contrat actuel, Catégorie de pointage total des répercussions pour le contrat actuel et Pointage converti. Le pointage total des répercussions pour le contrat actuel permet d'établir la catégorie de répercussion de même que le pointage converti. Par exemple, si le pointage total des répercussions pour le contrat actuel est de 17 points, la catégorie de répercussion sera majeure et le pointage converti s'établira à 40 points.

   Pointage total des répercussions pour le contrat actuel	Catégorie de pointage total des répercussions pour le contrat actuel	Pointage converti
   Égal ou plus petit que 9	Mineure	10 points
   Plus grand que 9 mais moins que 15	Moyenne	20 points
   15 ou plus	Majeure	40 points

3. Pointage de l'historique

   Les contrats comportant une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle et les mesures correctives du rendement des fournisseurs sont pris en compte dans le calcul du pointage total de l'historique, qui s'établit comme suit :

   1. 10 points pour chaque cas de MCRF;
   2. 10 points pour chaque cas de contrat comportant une répercussion mineure découlant d'un rendement insatisfaisant;
   3. 20 points pour chaque cas de contrat comportant une répercussion moyenne découlant d'un rendement insatisfaisant.
4. Pointage total des répercussions et les conséquences d'une MCRF

   Ce pointage se calcule en additionnant le pointage converti et le pointage total de l'historique. Si le pointage total des répercussions est de 40 points ou plus, les conséquences sont les suivantes.

   Tableau 2 - Conséquences des MCRF selon l'incidence des cas

   Ce tableau montre les conséquences d'une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) selon l'incidence des cas dans les six dernières années. Les en-têtes de colonne identifient ce qui détermine la sévérité d'une radiation : Historique des MCRF, Conséquence. Le nombre de cas de MCRF des six dernières années est suffisant pour établir la durée d'une radiation. Par exemple, s'il y a un cas antérieur de MCRF pour le fournisseur, la conséquence de la nouvelle MCRF sera une radiation de 18 mois ou l'imposition de conditions, si cela convient mieux.

   Historique des MCRF	Conséquence
   Aucun cas dans les six dernières années	Radiation de 6 mois ou conditions, si cela convient mieux
   Un cas dans les six dernières années	Radiation de 18 mois ou conditions, si cela convient mieux
   Deux cas dans les six dernières années	Radiation de 36 mois ou conditions, si cela convient mieux

   Remarque : Les points accumulés au-delà du seuil (40 points) justifiant l'imposition d'une MCRF (points qui sont compilés par suite du calcul de la note totale des répercussions) ne seront pas pris en compte dans le calcul des notes totales de répercussions se rapportant à des mesures correctives du rendement des fournisseurs futures.

5. Uniformité des évaluations

   Comme chaque cas de manquement est différent, on estime qu'il importe d'accorder une certaine marge de manœuvre aux agents de négociation des contrats et aux ministères clients dans l'évaluation de leurs cas particuliers.

   Les directives qui suivent sont fournies afin d’assurer l’uniformité à l’échelle du Programme des approvisionnements de TPSGC.

   Dans le formulaire d'évaluation, le terme « répercussions » assorti des qualificatifs « élevées », « moyennes » ou « faibles » servent à indiquer la gravité des répercussions du manquement dont il est question.

6. Directives au sujet des facteurs desquels tenir compte au moment de déterminer les répercussions

   Lorsque l’on détermine la gravité des répercussions en cas de manquement, deux facteurs liés au rendement du fournisseur doivent être pris en compte : les conséquences et la conduite du fournisseur comme décrit ci-dessous.

   • Facteur 1. Conséquences

     L’évaluation des conséquences pour les activités du gouvernement entraînées par le manquement est le facteur le plus important. En évaluant ces conséquences, le Canada tiendra compte des éléments suivants, sans s’y limiter :

     1. les blessures subies par l’être humain, la mise en danger ou la mort d’êtres humains;
     2. la réduction de la qualité et de la rapidité des services offerts à la population canadienne;
     3. la compromission de la réussite éventuelle d'activités connexes futures du gouvernement;
     4. le gaspillage de ressources et de fonds publics;
     5. la destruction de biens.
   • Facteur 2. Conduite du fournisseur

     Le degré de négligence attribuable au fournisseur dans le développement du cas de manquement et les efforts déployés par le fournisseur (esprit de coopération démontré) pour aider le gouvernement à atténuer les conséquences du manquement.

7. Directives sur la façon de déterminer si le manquement a des répercussions élevées, moyennes ou faibles en ce qui concerne chaque type de problème de rendement (c.-à-d. temps de livraison, qualité du produit ou du service, autre)

   1. Répercussions élevées

      Le fournisseur a manqué à une exigence dont la satisfaction était essentielle à une activité importante et urgente ou courante du gouvernement, si bien que la réussite d'une activité importante s'en est trouvée compromise.

      Exemple : Un fournisseur n’a pas livré comme il le devait du matériel militaire essentiel à la conduite d’un théâtre d'opérations outre-mer, si bien que la capacité militaire du Canada pour cette mission internationale importante s'en est trouvée diminuée. En raison de ce manquement, le personnel militaire et les partenaires internationaux du Canada ont été exposés à un danger plus grand, et le succès de la mission a été compromis. Le fournisseur a été informé qu'il avait manqué à son contrat et s'est montré peu coopératif à l'égard de l'atténuation des dommages causés.

   2. Répercussions moyennes

      Le fournisseur a manqué à une exigence et le ministère a subi des conséquences importantes, compliquant les activités du gouvernement à court ou à moyen terme.

      Exemple : Un fournisseur n'a pas assuré dans une mesure acceptable la maintenance courante d’équipement qu'un ministère particulier utilise pour fournir des services importants mais non cruciaux à la population canadienne. Le fournisseur s'est montré coopératif quand le problème n'a plus fait de doute, sans toutefois réussir à le régler et il a manifestement omis d'indiquer et d'admettre dans sa soumission que ses capacités étaient limitées.

      En raison de l’inadéquation des travaux de maintenance effectués par le fournisseur, la fiabilité des activités courantes du gouvernement a été partiellement compromise. Le manquement au contrat a eu pour conséquences de réduire l'efficacité et l’efficience avec laquelle les activités du gouvernement étaient menées, et de diminuer ainsi la qualité des services fournis à la population canadienne. La prestation du service a été ralentie pendant de nombreuses semaines, le temps qu'un fournisseur capable de corriger le problème soit embauché.

   3. Répercussions faibles

      Le fournisseur a manqué à une exigence d'une faible valeur financière dont la satisfaction n'était ni urgente ni cruciale à la conduite des activités courantes du gouvernement. Le manquement était attribuable à des facteurs qui étaient en partie indépendants de sa volonté.Le fournisseur a manqué à une exigence d'une faible valeur financière dont la satisfaction n'était ni urgente ni cruciale à la conduite des activités courantes du gouvernement. Le manquement était attribuable à des facteurs qui étaient en partie indépendants de sa volonté.

      Exemple : Un fournisseur n’a pas livré comme il le devait du matériel de bureau parce que son fournisseur étranger a cessé de fabriquer, sans préavis, le produit visé par le contrat. Le matériel en question était destiné aux étagères de fournitures du local d'entreposage, pouvait être obtenu d'autres fournisseurs et son utilisation ne revêtait pas une importance capitale. Le fournisseur a fait savoir de façon proactive qu'il n'était pas en mesure de fournir le matériel de bureau en question, a expliqué la situation en détail, et indiqué qu'il était disposé à offrir son aide de quelque manière que ce soit. En conséquence, l'agent de négociation des contrats a dû répéter le processus d’approvisionnement, et les réserves de fournitures dans le local d'entreposage ont été de plus faible niveau qu’à l’habitude.

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si le seuil pour appliquer une MCRF n’est pas atteint, le directeur général/directeur général régional (DG/DGR) informe le fournisseur qu’aucune MCRF ne sera appliquée à ce moment. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-bas doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

COURRIER RECOMMANDÉ OU SERVICE DE MESSAGERIE

Date : XXXX

Nom du fournisseur
Adresse

À l’attention de : XXXXX

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (DGA-TPSGC) a réalisé un processus d’évaluation d’une MCRF à la fin {inscrire « du contrat identifié » ou « de l'offre à commandes identifiée » et supprimer cette instruction} ci-haut. Ce processus d’évaluation d’une MCRF a été déclenché par ce qui suit :

• {Énumérer toutes les résiliations pour manquement et toutes les modifications conditionnelles liées au contrat ou à l'offre à commandes identifié(e) ci-haut en incluant la date d’émission et supprimer cette instruction}

En fonction des résultats de l’évaluation, cette lettre vise à informer {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} que :

• aucune MCRF ne s’applique à ce moment;
• {inscrire la catégorie de répercussion ici et supprimer cette instruction} et {inscrire le pointage converti correspondant ici et supprimer cette instruction} seront inscrits dans le Système d’information sur les fournisseurs (SIF) à titre de pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s);
• le pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) fera partie de votre pointage de l’historique;
• dans l’éventualité où une autre évaluation serait déclenchée par une résiliation pour manquement ou une modification conditionnelle ultérieure, le Canada se réserve le droit d’utiliser le pointage de l’historique de tous les contrats pour lesquelles il y a eu des notes de résiliations pour manquement et des notes de modifications conditionnelles, en excluant toutefois les notes déjà utilisées comme fondement de l’application d’une MCRF antérieure.

Conformément au contenu de la Politique, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a l’opportunité de fournir une réponse écrite quant à l’évaluation d’une MCRF. Une telle réponse écrite doit être soumise au soussigné dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de cette lettre. {Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} peut aussi demander, à l’intérieur de la période de 15 jours, de présenter son point de vue verbalement et doit, à cette fin, contacter le soussigné afin de prendre rendez-vous. Soyez de plus avisé que si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} ne répond pas à l’intérieur de la période de 15 jours ouvrables mentionnée ci-haut, la DGA-TPSGC procédera à l’inscription du pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) dans le SIF.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Nom du DG/DGR
Nom du secteur ou de la région
Adresse
Numéro de téléphone

Pièce jointe : Copie du formulaire d'évaluation d’une MCRF

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si le seuil pour appliquer une MCRF est atteint, le directeur général/directeur général régional (DG/DGR) informe le fournisseur de l’intention d’appliquer une MCRF. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-dessous doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

COURRIER RECOMMANDÉ OU SERVICE DE MESSAGERIE

Date: XXXX

Nom du fournisseur Adresse

À l’attention de : XXXXX

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF), la Direction générale des approvisionnements (DGA) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a réalisé un processus d’évaluation d’une MCRF à la fin {inscrire « du contrat identifié » ou « de l'offre à commandes identifiée » et supprimer cette instruction} ci-haut. Ce processus d’évaluation d’une MCRF a été déclenché par ce qui suit :

• {Énumérer toutes les résiliations pour manquement et toutes les modifications conditionnelles liées au contrat ou à l'offre à commandes identifié(e) ci-haut en incluant la date d’émission et supprimer cette instruction}

En fonction des résultats de l’évaluation, la DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} conformément à la PMCRF de TPSGC. Cette lettre vise à informer {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} de ce qui suit :

• La DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer la MCRF suivante :
  • une radiation de xx mois
  • la période de radiation commencera à la date de signature par le sous-ministre adjoint (SMA) de la DGA de la lettre signifiant la décision d'imposer une radiation à titre de MCRF
  • la portée (Voir 8.180.15.10(b)(ii)(B))
• ou
  La DGA-TPSGC a l’intention d’appliquer la MCRF suivante :
  • les conditions qui doivent être remplies
  • la portée (Voir 8.180.15.10 (b)(ii)(B))
  • quand et comment la MCRF recommandée prendra fin
  • qui déterminera que les conditions ont été satisfaites

En plus de ce qui est mentionné ci-dessus, pour les produits et les services visés par la MCRF, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} est informé que la portée de la MCRF s’étendrait à tout autre arrangement d’affaires impliquant {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction}, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise.

Conformément au contenu de la Politique, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a l’opportunité de fournir une réponse écrite quant à cet avis d’appliquer une MCRF. Une telle réponse écrite doit être soumise au soussigné dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la réception de cette lettre. {Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} peut aussi demander, à l’intérieur de la période de 15 jours, de présenter son point de vue verbalement et doit, à cette fin, contacter le soussigné afin de prendre rendez-vous. Soyez de plus avisé que si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} ne répond pas à l’intérieur de la période de 15 jours ouvrables mentionnée ci-haut, la DGA-TPSGC procédera à l’inscription du pointage des répercussions pour le(s) contrat(s) actuel(s) dans le SIF et poursuivra le processus afin d’appliquer la MCRF mentionnée ci-haut.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Nom du DG/DGR
Nom du secteur ou de la région
Adresse
Numéro de téléphone

Pièce jointe : Copie du formulaire d’évaluation d’une MCRF

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si, en fonction des résultats de l’évaluation, une décision est prise d’appliquer des conditions comme MCRF, le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) informe le fournisseur de la décision. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-bas doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

COURRIER RECOMMANDÉ OU SERVICE DE MESSAGERIE

Date: XXXX

Nom du fournisseur
Adresse

À l’attention de : XXXXX

Sujet : Décision d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la lettre d’avis d’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) en date du XXXX, la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (DGA-TPSGC) applique à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} les conditions suivantes à titre de MCRF en accord avec la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.

{Inscrire ce qui suit ici et supprimer cette instruction}

• les conditions qui ont à être remplies
• la date d’entrée en vigueur
• la portée (voir 8.180.15.10(b)(ii)(B))
• quand et comment la MCRF recommandée prendra fin
• qui déterminera que les conditions ont été satisfaites

{Inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} doit fournir toute l’information et toute la documentation requises par la DGA-TPSGC dans le but d’évaluer si {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} a rempli les conditions. D’ici à ce que TPSGC soit en position de confirmer que les conditions ont été remplies, la MCRF s’appliquera.

En plus de ce qui est mentionné ci-dessus, pour les produits et les services visés par la MCRF, {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} est informé que la portée de la MCRF s’étendrait à tout autre arrangement d’affaires impliquant {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction}, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise.

Bien que TPSGC regrette tout inconvénient pour votre entreprise, le souci primordial du Canada réside dans la saine gestion des fonds publics. Si vous souhaitez obtenir des renseignements additionnels, veuillez contacter {inscrire le nom du DG/DGR et supprimer cette instruction}, {inscrire le titre « Directeur général » ou « Directeur général régional ») et supprimer cette instruction} de {inscrire le nom du secteur ou de la région et supprimer cette instruction} au {inscrire le numéro de téléphone du DG/DGR et supprimer cette instruction}.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Sous-ministre adjoint
Direction générale des approvisionnements

CC : {Inscrire le nom du DG/DGR et supprimer cette instruction}

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

(Les résiliations totales ou partielles pour manquement et les modifications conditionnelles déclenchent le processus obligatoire d’évaluation à la fin du contrat ou à la date d'échéance de l'offre à commandes afin de déterminer si une mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) est appliquée ou non. Si, en fonction des résultats de l’évaluation, une décision est prise d’appliquer une radiation comme MCRF, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) informe le fournisseur de la décision. Ce modèle de lettre se veut un rappel des dispositions de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF). Le texte en bleu, gras, italique dans le modèle de lettre ci-dessous doit être ajusté en fonction de la situation spécifique.)

Entête de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

COURRIER RECOMMANDÉ OU SERVICE DE MESSAGERIE

Date: XXXX

Nom du fournisseur
Adresse

À l’attention de : XXXXX

Sujet : Décision d’appliquer une mesure corrective du rendement d'un fournisseur

Madame, Monsieur {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction}

Conformément à la lettre d’avis d’intention d’appliquer une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) en date du XXXX, la Direction générale des approvisionnements (DGA) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a pris la décision d’appliquer à l’endroit de {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction} la radiation suivante à titre de MCRF en accord avec la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.

{Inscrire ce qui suit ici et supprimer cette instruction}

• une radiation de xx mois à compter de la date de signature de cette lettre
• la portée (voir 8.180.15.10(b)(ii)(B))

En plus de ce qui est mentionné ci-dessus, pour les produits et les services visés par la MCRF, {inscrire le nom ici et supprimer cette instruction} est informé que la portée de la MCRF s’étendrait à tout autre arrangement d’affaires impliquant {inscrire le nom du fournisseur ici et supprimer cette instruction}, y compris la sous-traitance, le partenariat et la coentreprise.

Bien que TPSGC regrette tout inconvénient pour votre entreprise, le souci primordial du Canada réside dans la saine gestion des fonds publics. Si vous souhaitez obtenir des renseignements additionnels, veuillez contacter {inscrire le nom du directeur général/directeur général régional (DG/DGR) et supprimer cette instruction}, {inscrire le titre « Directeur général » ou « Directeur général régional ») et supprimer cette instruction} de {inscrire le nom du secteur ou de la région et supprimer cette instruction} au {inscrire le numéro de téléphone du DG/DGR et supprimer cette instruction}.

Veuillez agréer mes salutations distinguées,

Sous-ministre adjoint
Direction générale des approvisionnements

NB : Vous pouvez consulter la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs en allant à l’adresse suivante : {inscrire l’adresse Internet de la version appropriée de la PMCRF et supprimer cette instruction}.

Les programmes personnalisés de rendement antérieur devraient traiter des éléments suivants, s'il y a lieu, et s'ils sont applicables selon les circonstances :

1. Portée : Dans cette section, les secteurs ou les régions définiront la portée de chaque programme personnalisé de rendement antérieur en ce qui concerne le(s) bien(s) ou service(s), le type de marché, les seuils en dollars et le risque lié à l'exécution du marché. La définition de la portée précisera également si le programme est intégré à une quelconque initiative sur les achats stratégiques.
2. Comment fonctionne le programme personnalisé : Cette section décrira le fonctionnement du programme personnalisé. Les éléments suivants doivent être considérés au moment de l'élaboration d'un programme :
   1. Implication des associations pertinentes de l'industrie et/ou des fournisseurs/ fournisseurs potentiels
      1. Décrire de quelle manière les associations de l'industrie et les fournisseurs ou fournisseurs potentiels seront impliqués au processus d'élaboration du programme personnalisé.
      2. Décrire la façon par laquelle les modalités du programme seront communiquées aux fournisseurs ou fournisseurs potentiels.
   2. Critères de rendement
      1. Fournir une définition claire des critères de rendement. Les critères doivent être objectifs, mesurables et pertinents par rapport au bien ou service ou au groupe de biens ou services.
      2. Décrire la méthode et le processus auxquels on aura recours pour évaluer le rendement, y compris le niveau de surveillance et la responsabilité du client. La méthode doit être pertinente par rapport au(x) bien(s) ou service(s).
   3. Conséquences découlant du rendement antérieur
      1. Définir ce qui suscitera une action engendrant des conséquences.
      2. Décrire les conséquences sur les possibilités futures de soumissionner des marchés ou d'obtenir des contrats, y compris la portée de l'application, les périodes de temps, etc. Justifier la nature, la gravité et la pertinence des conséquences en se fondant sur l'évaluation du risque pour le programme.
   4. Niveau d'approbation pour l'application des conséquences - Établir le niveau d'autorisation nécessaire pour une telle approbation.
   5. Processus de notification
      1. Décrire comment et à quel moment les fournisseurs seront avisés des conséquences conformément au programme personnalisé pertinent. Ce processus est conditionnel à l'existence d'un processus de notification pour chaque cas de rendement insatisfaisant.
      2. La notification décrira en détail les conséquences et l'ampleur de leur portée.
   6. Mécanisme de recours - Établir un mécanisme de façon à ce que les fournisseurs aient la possibilité de contester les motifs qui ont engendré les mesures prises.
   7. Responsabilité - Clarifier les rôles et les responsabilités des intervenants dans le programme.
   8. Révision de la documentation - Tous les documents pertinents et nécessaires tels les documents d'invitation à soumissionner et les documents contractuels doivent être révisés en vue de l'application du programme personnalisé.
   9. Outils, formulaires et systèmes - Énumérer tous les outils, formulaires et systèmes créés pour les besoins du programme.

1 - Lettre type pour le rejet d'une soumission, d'une offre ou d'un arrangement pour des raisons liées à l'intégrité

La présente lettre type doit être utilisée dans les cas où l'agent de négociation des contrats doit informer le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur que sa soumission, son offre ou son arrangement a été jugé non recevable aux termes de lois pertinentes ou en raison de condamnations.

Le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur devrait disposer de deux jours ouvrables pour répondre.

Nota : Les agents de négociation des contrats devront adapter la lettre en fonction de la situation.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date : {insérer la date}

À l’attention de : {insérer le nom de la personne-ressource}
{insérer le nom et l'adresse du fournisseur}

Objet : Soumission no {insérer le numéro de la soumission}

Madame, Monsieur,

Nous avons le regret de vous informer que votre {insérer « soumission » ou « offre » ou « arrangement », selon le cas} a été jugé{e} non recevable aux termes d'une loi pertinente ou en raison d'une condamnation qui correspond à l'une de celles énumérées dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, et que vous avez par conséquent été déclaré inadmissible à l'obtention d'un contrat.

{Insérer le nom de l’entreprise ou du particulier reconnu coupable} a été reconnu coupable de {insérer le nombre et le titre de la condamnation} aux termes de la {insérer le titre de la loi pertinente en italique}.

Comme il est indiqué dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension, la commission desdits actes ou infractions vous rend inadmissible à l'obtention d'un contrat.

Si vous possédez de l'information qui pourrait indiquer que les constatations sont inexactes, veuillez fournir cette information à l'autorité contractante dont le nom figure ci-dessous, au plus tard le {insérer la date correspondant à deux jours ouvrables suivant l’avis envoyé au fournisseur}, à 17 heures (heure normale de l’Est).

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur ces nouvelles mesures qui visent à renforcer l’intégrité du processus d’approvisionnement, veuillez consulter le site Web du Régime d'intégrité de TPSGC à l’adresse suivante : www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/politique-policy-fra.html.
{Insérer le nom de l’autorité contractante}

Autorité contractante, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
{Insérer les coordonnées}

2 - Lettre type pour l'ajout de dispositions à un contrat en vigueur

La présente lettre doit être utilisée lors de l'ajout ou la révision de dispositions relatives à l’intégrité dans un contrat en vigueur, lorsqu'une modification importante doit être apportée à un contrat pour en augmenter la valeur (exercice d’une option), pour en prolonger la période, pour modifier le besoin ou pour la cession d’un contrat.

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés à l'entrepreneur et à ses affiliés, à n'importe quel moment, si cela est requis par le registraire d’inadmissibilité et de suspension pour effectuer une vérification plus approfondie.

Nota : Les agents de négociation des contrats devront adapter la lettre en fonction de la situation.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Date : {insérer la date}

À l’attention de : {insérer le nom de la personne-ressource}
{insérer le nom et l'adresse de l’entrepreneur}

Objet : Contrat numéro{insérer le numéro du contrat}

Modification numéro {insérer le numéro de la modification}

Madame, Monsieur,

La présente vise à vous informer que le gouvernement du Canada a récemment annoncé qu’il mettait à jour son régime d’intégrité lancé en juillet 2015. Le régime, qui présente des mesures visant à protéger l’intégrité des activités d’approvisionnement et des transactions immobilières, comporte un libellé simplifié et fournit des précisions et des renseignements supplémentaires concernant les processus.

Dorénavant, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) appliquera le régime d'intégrité mis à jour, tel que stipulé dans les annexes à cette lettre, à toutes les invitations et à tous les contrats.

Conformément au régime d’intégrité mis à jour, TPSGC demande si vous consentez à ce que le contrat susmentionné soit révisé afin de respecter ces nouvelles mesures et à ce que les conditions générales {insérer 2010A ou 2010B ou 2010C ou 2029 ou 2030 ou 2035 ou 2040, selon le cas} ({insérer la date pertinente}) soient remplacées par les conditions générales {insérer 2010A ou 2010B ou 2010C ou 2020 ou 2029 ou 2030 ou 2035 ou 2040, selon le cas} ({ insérer la date de la version la plus récente}) et fassent partie intégrante du contrat susmentionné.

Si vous y consentez, veuillez retourner à mon attention une copie dûment signée de la présente lettre au plus tard le {insérer le jour, le mois, l'année}, avant 17 heures (heure normale de l’Est). Si une suspension de casier (pardon) a été obtenue ou les droits ont été rétablis par le gouverneur en conseil, veuillez nous soumettre une copie certifiée des documents de confirmation d'une source officielle dans ce même délai.

Entente

Je, ___________________________________ {nom de l’entrepreneur} (ci-après désigné « l’entrepreneur », par ses signataires autorisés) atteste de l’authenticité des déclarations dont il est fait mention à l’annexe A de la présente lettre et accepte les modifications proposées aux conditions générales afin d’incorporer les nouvelles clauses d’intégrité (tel que stipulé dans l’annexe B à cette lettre) dans le contrat cité précédemment.

Signature :  _________________________________________________________

Date :  _________________________________________________________

Nom en caractères d’imprimerie :  ________________________________________

Titre :  _____________________________________________________________

Annexe A

Attestation - Mise à jour des dispositions relatives à l'intégrité

En signant et retournant la présente lettre, l’entrepreneur atteste  :

• qu’il a lu et qu’il comprend la Politique d'inadmissibilité et de suspension que l’on peut consulter à l’adresse suivante : www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/politique-policy-fra.html.
• qu’il comprend que certaines accusations au criminel et déclarations de culpabilité au Canada et à l’étranger, et certaines autres circonstances, décrites dans la Politique, entraîneront ou peuvent entraîner une détermination d’inadmissibilité ou une suspension conformément à la Politique;
• qu’il est au courant que le Canada peut demander des renseignements, des attestations et des validations supplémentaires auprès du soumissionnaire ou d’un tiers, afin de prendre une décision à l’égard de son inadmissibilité ou de sa suspension;
• qu’il a fourni avec sa soumission une liste complète de toutes les accusations au criminel et déclarations de culpabilité le concernant ou concernant ses affiliés et les premiers sous-traitants qu’il propose et qui, à sa connaissance, peuvent être semblables aux infractions énoncées dans la Politique;
• qu’aucune des infractions criminelles commises au Canada ni aucune autre circonstance décrite dans la Politique et susceptible d’entraîner une détermination d’inadmissibilité ou de suspension ne s’appliquent à lui, à ses affiliés et aux premiers sous-traitants qu’il propose;
• qu’il n’est au courant d’aucune décision d’inadmissibilité ou de suspension rendue par TPSGC à son sujet.

Si un entrepreneur est incapable de fournir les attestations susmentionnées, ou s’il doit soumettre la liste complète de toutes les accusations au criminel et déclarations de culpabilité à l’étranger , il doit soumettre avec la présente lettre le Formulaire de vérification de l’intégrité, téléchargeable à l’adresse suivante : http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/formulaires-forms-fra.html.

Annexe B

Nouvelles dispositions à inclure dans le contrat

{insérer 2010A ou 2010B ou 2010C ou 2020 ou 2029 ou 2030 ou 2035 ou 2040, le cas échéant} ({ insérer la date de la version la plus récente }) Dispositions relatives à l’intégrité – Contrat

La Politique d'inadmissibilité et de suspension (la « Politique ») et toutes les directives en vigueur le {date} ({ insérer la date d’envoi de la lettre}) sont incorporées par renvoi au contrat et en font partie intégrante. L’entrepreneur doit respecter les dispositions de la Politique et des Directives, que l’on peut consulter sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à l’adresse www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ci-if/politique-policy-fra.html.

{insérer 2010A ou 2010B ou 2010C ou 2020 ou 2029 ou 2030 ou 2035 ou 2040, le cas échéant} ( { insérer la date de la version la plus récente }) Code de conduite de l’approvisionnement – Contrat

L’entrepreneur accepte de se conformer au Code de conduite de l’approvisionnement et d’être lié par celui-ci pendant la durée du contrat.