6. Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs

Cette annexe décrit les pouvoirs d'approbation et de signature internes et les exceptions aux pouvoirs d'approbation internes. Elle traite également des pouvoirs de signature supplémentaires, tels que pour les paiements d'acomptes, les attestations, etc.

Texte principal

1. Pouvoirs d'approbation

1. Les pouvoirs d'approbation et de signature internes sont en conformité avec l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
2. L'approbation du Conseil du Trésor (CT) est exigée pour les présentations qui dépassent les pouvoirs d'approbation qui se trouvent à l'Annexe 6.4.2.
3. Les exceptions à l'Annexe 6.4.2 sont décrites en 1.1 ci-dessous.

1.1 Exceptions aux pouvoirs d'approbation internes

1.1.1 Anciens fonctionnaires

1. Les limites de passation de contrats de l’annexe 6.4.2 s’appliquent aux présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat pour les services d’anciens fonctionnaires recevant une pension, lorsque la valeur du contrat, incluant les modifications, dépasse 200 000 $ (non concurrentiel).
2. L'approbation du ministère est exigée pour les présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat non concurrentiel pour les services d'anciens fonctionnaires recevant une pension au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), lorsque la valeur du contrat, incluant les modifications, dépasse 200 000 $ (non concurrentiel).
3. L'approbation du ministre est requise avant de conclure un contrat de service non concurrentiel avec un ancien fonctionnaire I recevant une pension en vertu de la LPFP, lorsque le taux de rémunération annualisé dépasse 200 000 $ et la durée du contrat dépasse quatre-vingt-dix (90) jours ouvrables; On peut réduire les honoraires de tout contrat non concurrentiel si la personne a pris sa retraite depuis moins d'un an et si elle reçoit une pension. Voir l'article 3.90 Passation de contrats avec d'anciens fonctionnaires, au paragraphe f. L’utilisation de la formule de réduction des honoraires n’est pas obligatoire, mais demeure une mesure de contrôle des coûts qui peut être appliquée au besoin pour les marchés non concurrentiels.
4. L'approbation du ministre est exigée pour les présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat de service non concurrentiel avec d'anciens fonctionnaires ayant reçu un paiement forfaitaire lorsque le total des honoraires à payer dépassera 5 000 $ pendant la période de paiement forfaitaire prévue dans la Directive sur la réduction des effectifs émise en vertu de la Loi sur l'indemnisation du secteur public ou des anciens membres des Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada recevant des paiements forfaitaires dans le cadre des programmes de réduction des Forces correspondants, qu'il s'agisse d'un ou de plusieurs contrats. Voir le paragraphe i. de l'article 3.90.

Nota : Pour plus de renseignements sur la définition d'anciens fonctionnaires et de pension, voir le paragraphe b. de l'article 3.90.

1.1.2 Confirmation de commandes

Les présentations accordant le pouvoir d'émettre une confirmation de commandes doivent être approuvées au niveau du directeur ou à un niveau supérieur, selon les limites du pouvoir d'approbation de contrats non concurrentiels, telles que décrites à l' Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels. Les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels s'appliquent pour tous les postes au-dessous du niveau de sous-ministre adjoint. (Voir l'article 6.30.10 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels.)

1.1.3 Redevances

1. Dans le cas des contrats visés par la Loi sur la production de défense (LPD), lorsque les redevances dépassent 5 p. 100, l'approbation du sous-ministre est exigée avant de conclure un contrat. (Cette approbation n'est pas obtenue afin de conclure le contrat, mais bien pour permettre au Canada de payer les redevances.)
2. Lorsqu'il y a une augmentation du montant de la redevance ou lorsque des redevances doivent être payées pour d'autres articles pendant la durée du contrat, il faut appliquer les mêmes lignes directrices en matière d'approbation.
3. Lorsque l'approbation du sous-ministre est exigée pour le paiement de redevances supérieures à 5 p. 100, les renseignements suivants doivent être fournis à la Partie 2 de la demande de contrat :
   1. les détails des redevances;
   2. une estimation des achats éventuels prévus qui pourraient dépasser l'exigence stipulée dans la présentation en question;
   3. les commentaires des Services juridiques.

1.1.4 Exception relative à la sécurité nationale

1. Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) doit avoir approuvé l'exception relative à la sécurité nationale (ESN) à la suite d'une lettre de la part du SMA client demandant l' ESN avant que le processus d'approbation des documents ne soit mis en œuvre.
2. Après l'approbation de l' ESN par le SMA/DGA, le processus normal d'approbation des documents s'applique.
3. Pour des détails complets sur le processus d' ESN, voir l'article 3.105 Exception relative à la sécurité nationale.

1.1.5 Dispositions relatives à l'intégrité

1. Exception relative à l’intérêt public : Une exception relative à l’intérêt public doit être invoquée avant de conclure un contrat avec un soumissionnaire ou d’émettre un arrangement en matière d’approvisionnement ou une offre à commandes à un offrant ou un fournisseur, ou de céder le contrat d’un cessionnaire proposé qui a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Une demande d’exception relative à l’intérêt public doit être portée à l’attention du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA), par le biais du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
2. Vérification de l’intégrité : À la réception d’une réponse de type « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », il faut obtenir l’approbation au niveau indiqué sur la réponse en question (c.-à-d. au niveau du SMA ou du directeur général [DG]).
   1. Toutes les demandes exigeant une approbation du SMA doivent être transmises au SIPA en vue de leur traitement, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
   2. Toutes les demandes exigeant une approbation du DG doivent être transmises selon les processus établis au sein du secteur ou de la région. Au besoin, les agents de négociation des contrats peuvent demander l’aide du SIPA en envoyant un courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
   3. Une approbation de l’intégrité de plus haut niveau n’est pas nécessaire pour émettre :
      1. une modification lorsque les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées;
      2. une commande subséquente;
      3. un contrat subséquent à un arrangement en matière d’approvisionnement;
      4. une autorisation de tâches.
   4. Les agents de négociation des contrats peuvent obtenir l’approbation requise au niveau déterminé pour le contrat au moyen de l’évaluation des risques liés aux achats.
3. Si un entrepreneur souhaite établir un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu, l’agent de négociation des contrats doit transmettre la demande au SMA de la DGA par le biais du SIPA, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

2. Pouvoirs supplémentaires de signature

Les titulaires des pouvoirs de signature pour les commandes d'achat, les contrats, les offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement, les accords et les arrangements officiels, les demandes de transfert de marchandises et de biens et de services, les directives écrites à l'agence de distribution, les cessions, les lettres et messages d'autorisation, les lettres d'intention, les consentements à des contrats de sous-traitance, les avis de résiliation pour des raisons de commodité et toutes modifications à l'un ou l'autre des documents ci-dessus, sont comme suit :

1. conformément à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels;
2. et sous réserve du sceau ministériel, avec le Secrétaire général.

2.1 Paiements anticipés, d'étapes et progressifs

Le pouvoir pour l'attestation des demandes de paiements anticipés, d'étapes et progressifs (formulaire PWGSC-TPSGC 1111, Demande de paiement progressif) qui est un préalable pour l'attestation du client en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques est établi comme suit :

1. pour les titulaires de postes énumérés à l'Annexe 6.4.2, sauf les agents internes/stagiaires, les adjoints principaux des achats et les adjoints à l'approvisionnement, le pouvoir d'attestation illimité s'applique;
2. pour les adjoints principaux des achats :
   1. pour les contrats au-delà du pouvoir d'approbation : pouvoir d'attestation pour les réclamations jusqu'à 40 000$, qui ne sont pas une réclamation finale ou un versement d'une retenue;
   2. pour les contrats se situant dans les limites de leur pouvoir d'approbation : attestation pour toutes les réclamations.

2.2 Documents de règlement et de quittance

1. Le pouvoir de signature des documents de règlement et de quittance (formulaire PWGSC-TPSGC 9223-2, Règlement et quittance) pour les résiliations au nom du ministre est délégué comme suit :
   1. survenant lors de la résiliation pour des raisons de commodité :
      1. directeur général, Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, Direction générale des approvisionnements, (SPRIGS, DGA);
      2. directeur, Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements, SPRIGS, DGA;
      3. président, Conseil de règlement des contrats;
   2. autres que pour résiliation pour des raisons de commodité, le pouvoir appartient à l'une des personnes suivantes dans l'ordre énuméré ci-dessous :
      1. agent principal de gestion des risques;
      2. président, Conseil de règlement des contrats.
2. Pour obtenir de l'aide, les agents de négociation des contrats peuvent consulter les Services de soutien spécialisés pour la Division de l'approvisionnement en composant le 819-934-1382.

2.3 Sécurité des contrats

Le Programme de sécurité des contrats (PSC) a le pouvoir de fournir aux entrepreneurs des instructions concernant la conformité aux exigences relatives à la sécurité des contrats.

2.4 Attestations sous le sceau ministériel

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications a le pouvoir d'attester que les documents sous le sceau ministériel sont des copies conformes.

Instructions

1. Les tableaux de délégation des pouvoirs pour le Programme des approvisionnements se trouvent sur la page Délégation de pouvoirs.
2. Les limites indiquées dans les tableaux de délégation des pouvoirs sont des limites maximales obtenues par la réalisation d’une évaluation de la complexité et d’une évaluation des risques liés aux achats. Les pouvoirs nécessaires pour conclure un contrat ou y apporter des modifications seront déterminés au cas par cas, par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux achats en fonction du niveau de complexité. Cette évaluation permettra de cerner les risques propres au contrat ou à la modification proposée, de même que le niveau d’approbation exigé pour conclure le contrat ou y apporter des modifications.
3. Dans le cas des achats de niveaux de complexité 4 et 5, sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative, le pouvoir d’approbation de conclure des contrats ou d’y apporter des modifications non administratives relève du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA), peu importe la concurrence liée au besoin.
4. Les limites propres à chaque agent, qui peuvent être en deçà du maximum des pouvoirs indiqués dans les tableaux de délégation des pouvoirs, dépendent des politiques et des procédures de la Direction générale des approvisionnements. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que tout pouvoir qu’ils exercent est conforme à ce qui a été établi dans leur formulaire de délégation approuvé.
5. En ce qui concerne les pouvoirs d’approbation des contrats, un préavis d’adjudication de contrat (PAC) est classé dans la catégorie « invitation électronique à soumissionner ». Les niveaux d’approbation des invitations à soumissionner électroniques s’appliquent lorsqu’un PAC a été publié et qu’aucun énoncé de capacités acceptable n’a été présenté.
6. Voir l’Annexe 6.4.5 : Table d’équivalence des fonctions pour consulter les postes associées à chacun des niveaux.
7. Tout titulaire qui détient une délégation valide des pouvoirs d’approbation de conclure des contrats, peu importe son niveau, peut signer des documents contractuels pour les mêmes biens et services pour lesquels il détient la délégation de pouvoirs, peu importe la valeur du contrat. Par exemple, si le titulaire détient les pouvoirs d’approbation valides pour conclure les contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire, il détient également les pouvoirs de signature pour les contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire.
8. Par défaut, les limites de délégation des agents correspondent à un pourcentage des pouvoirs ministériels :
   1. les postes de niveau 1 et 2 détiennent 100 p. cent des pouvoirs ministériels;
   2. les postes de niveau 3, détiennent 50 p. cent des pouvoirs ministériels;
   3. les postes de niveau 4, détiennent 5 p. cent des pouvoirs ministériels.
9. Pour obtenir des renseignements sur les pouvoirs d’approbation de conclure des contrats nécessitant une ratification, consulter l’article 6.30.5 Ratifications en vertu des pouvoirs ministériels.
10. Si le coût total de l’achat pour lequel il faut obtenir l’approbation dépasse les limites établies dans l’instrument de délégation de pouvoirs de TPSGC, l’approbation du Conseil du Trésor est exigée.
11. Les tableaux de délégation des pouvoirs indiquent les limites contractuelles ministérielles de TPSGC, conformément à l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.
12. À moins d’indication contraire dans les « Remarques » qui accompagnent les tableaux de délégation des pouvoirs, les pouvoirs exceptionnels englobent la conclusion et la modification des contrats. Une fois que la limite associée au pouvoir exceptionnel du Ministère est atteinte, les approbations à obtenir par la suite doivent faire l’objet d’une présentation au Conseil du Trésor.
13. Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement
    1. Les pouvoirs d’approbation et de modification sont indiqués dans les limites contractuelles exceptionnelles présentées sur la page Délégation de pouvoirs.
    2. Le processus de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) présenté pour obtenir l’approbation préalable d’utiliser l’offre à commandes comme méthode d’approvisionnement ou d’établir un arrangement en matière d’approvisionnement (ou le plan d’achat formel présenté pour faire approuver la stratégie d’approvisionnement), doit être approuvé d’après la valeur totale estimative du besoin (soit l’ensemble du projet ou du programme), la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, que l’on propose de satisfaire grâce à cette méthode d’approvisionnement.
    3. Si toutefois l’intention est d’émettre plusieurs offres à commandes subséquentes à une demande d’offre à commandes, c’est la valeur totale estimative (TPS/TVH incluse) de toutes les offres à commandes subséquentes qui doivent être utilisée pour l’approbation du processus de PAPC ou du plan d’achat formel.

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.3 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2014-­3.

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, les notes relatives aux limites contractuelles ont été révisées et intégrées à la page Limites contractuelles et notes liées aux limites dans GCpédia.

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.4 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2014-­3.

Objet

Sauf indication contraire, toutes les fonctions indiquées dans cette table relèvent de la Direction générale des approvisionnements, située soit à l'administration centrale ou chez le client ou des opérations régionales responsables de la fonction d'approvisionnement en services communs.

Remarques :

1. À moins qu'une loi, un règlement ou une politique n'en convienne autrement, le sous-ministre et le sous-ministre adjoint exercent les mêmes pouvoirs que le ministre.
2. Pour tous les titres de fonctions non énumérés dans cette table d'équivalence des fonctions, les fonctions équivalentes reconnues par le chef des services financiers s'appliqueront.

1. Sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative et les modifications préalablement approuvées, le niveau de pouvoir d’approbation pour une modification proposée à un contrat pour un achat d’un niveau de complexité 1, 2 ou 3 est déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications.
2. Pour répondre à la question « Valeur » de l’évaluation de risques liés aux modifications, il faut tenir compte non seulement de la valeur de la modification proposée, mais également de la valeur cumulative (valeur globale) de toutes les modifications, tant positives que négatives (précédentes et proposées). Par conséquent, la valeur à inscrire pour répondre à cette question doit être la valeur globale des modifications (précédentes et proposées), en excluant les modifications préalablement approuvées.
3. Pouvoirs exceptionnels : À moins d’indication contraire dans les notes relatives aux limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels présentées à la page Délégation de pouvoirs, les pouvoirs exceptionnels englobent la conclusion et la modification des contrats. Pour répondre à la question « Valeur » de l’évaluation de risques liés aux modifications, il faut tenir compte non seulement de la valeur de la modification proposée, mais également de la valeur cumulative (valeur globale) de toutes les modifications, tant positives que négatives (précédentes et proposées) et de la valeur du contrat original. Par conséquent, la valeur à inscrire pour répondre à cette question doit être la valeur du contrat original et la valeur globale des modifications (précédentes et proposées).
4. Des exemples montrant quand une évaluation des risques liés aux modifications est exigée pour un contrat pour un achat de niveau de complexité 1, 2 ou 3 attribué à la suite d’un processus concurrentiel électronique se trouvent sur la page Établissement du pouvoir d’approbation des modifications de contrats dans GCpédia.

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cette annexe a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.6 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats de niveaux de complexité 1, 2 et 3.

L’Annexe 6.4.7 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnements, version 2014-­3.

1. Diminution de la valeur du contrat
   1. Situation : Le client réduit la quantité nécessaire et le fournisseur/l'entrepreneur accepte de réduire la quantité sans augmenter le prix unitaire.
      Niveau d'approbation  : L'autorité contractante, désignée comme telle dans le contrat, peut approuver une modification qui réduit la valeur du contrat (lorsque la modification est de nature administrative).
   2. Situation : Le client réduit la quantité nécessaire mais le fournisseur/l'entrepreneur veut augmenter le prix à cause de la diminution de la quantité. Il est donc nécessaire de renégocier.
      Niveau d'approbation : Dans le cas de cette modification, il faut multiplier le prix unitaire révisé par la nouvelle quantité. Les pouvoirs d'approbation sur la valeur globale des modifications s'appliquent.
   3. Situation : Le client désire dégager des fonds prévus pour un contrat de réparation et de révision au cours du dernier trimestre d'une année financière, puisqu'il ne prévoit pas de travaux supplémentaires au cours de cette période.
      Niveau d'approbation : L'autorité contractante, désignée comme telle dans le contrat, peut approuver une modification en vue de réduire la valeur du contrat (considérée comme une modification de nature administrative).
   4. Situation : Le client veut supprimer un ensemble des travaux aux termes d'un contrat de recherche et développement. On ne peut établir de relation nette entre la réduction des coûts et l'ensemble des travaux annulés.
      Niveau d'approbation : La modification sera approuvée par un titulaire de pouvoir dont la limite d'approbation équivaut à la réduction proposée. Les pouvoirs d'approbation sur la valeur globale des modifications s'appliquent. Une modification avec une valeur nulle n'est pas appropriée, puisqu'il n'y a pas de relation entre la valeur de l'ensemble des travaux et la réduction.
2. Article de remplacement (ou ensemble des travaux)
   Si un client demande à l'autorité contractante de modifier un contrat en supprimant un article (ou un ensemble des travaux) et en remplaçant par un article (ou un ensemble des travaux) différent, la valeur du nouvel article (ou de l'ensemble des travaux) déterminera le niveau d'approbation de la modification de contrat. Une évaluation des risques liés aux modifications doit être réalisée pour déterminer le niveau d’approbation exigé en vue de l’ajout de l’article (ou de l’ensemble de travaux) de remplacement.
3. Risques additionnels
   Les modifications de contrat proposées qui comportent des changements à la base de paiement, au mode de paiement ou aux conditions du contrat, de façon à ce que le Canada doive assumer des risques ou des responsabilités additionnels, doivent être autorisées conformément à l’évaluation des risques liés aux modifications de ce contrat, pourvu que les avantages d’indemnisation correspondants profitent au Canada. En l’absence de ces avantages, de telles modifications sont réputées entraîner des paiements supplémentaires dont l’approbation relève uniquement du CT.
   Les exemples suivants sont des modifications qui constituent des risques additionnels pour le Canada : 
   1. faciliter le versement des paiements progressifs;
   2. éliminer le besoin d'un cautionnement d'exécution;
   3. non respect, par l'entrepreneur, des dates de livraison ferme.
4. Approbation préalable du montant mis de côté
   1. Lorsque l'autorisation originale de conclure un contrat prévoyait également l'approbation préalable d'un montant destiné à des travaux imprévus, des modifications de conception ou des tâches supplémentaires, toute partie du montant mis de côté utilisée doit être approuvée par le titulaire du pouvoir d'approbation compétent pour conclure des contrats non concurrentiels, ne dépassant pas le niveau de directeur. Le titulaire du pouvoir d’approbation compétent sera déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications. À la question « Valeur » de l’évaluation des risques liés aux modifications, les agents de négociation des contrats doivent sélectionner « montant réservé ».
   2. Si une modification visant à permettre d'utiliser le solde du montant mis de côté pour un besoin particulier est supérieure à ce montant, le pouvoir d'approbation portant sur l'excédent revient au titulaire du pouvoir d'approbation compétent pour la valeur globale des modifications, conformément à l' Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels. La valeur globale des modifications pour les montants mis de côté approuvés au préalable est distincte de la valeur globale des modifications correspondant aux options ou aux modifications normales. Au besoin, on peut exercer les montants mis de côté jusqu'à concurrence de la valeur maximale, dans le cadre d'une même modification.
   3. Si une condition de l'approbation délivrée à l'origine prévoit d'autres niveaux d'approbation pour grever des montants mis de côté, les niveaux établis dans le cadre de l'approbation du contrat original sont prépondérants.
   4. Le montant mis de côté devrait être établi d'après une planification initiale et des préparatifs rigoureux. Meilleurs sont la planification et les préparatifs, mieux on peut prévoir les quantités supplémentaires ou les travaux imprévus, et plus les valeurs attribuées seront exactes. Il est plus vraisemblable qu'on approuvera un plan d'achat justifié minutieusement quant à l'objet de chaque dépense planifiée.
   5. Les exemples d’instruments permettent d’utiliser le montant réservés comprennent la modification de contrat, le formulaire d'autorisation des tâches, le formulaire DND 626 Demande relative à un contrat du MDN ou un montant préapprouvé pour les modifications proposées (MPMP).
5. Approbation préalable des options
   1. Lorsque l'approbation d'exercer une option a été obtenue, la modification de contrat pour exercer l'option ne nécessite que la signature d'un titulaire de poste ayant obtenu une délégation valide des pouvoirs d'approbation des contrats, peu importe son niveau, pour les catégories pour lesquelles le titulaire détient la délégation de pouvoirs. Par exemple, si un titulaire détient la délégation de pouvoirs pour la conclusion de contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire, il aurait aussi le pouvoir de signature pour les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire. Les valeurs globales des options, approuvées au préalable, sont distinctes des valeurs globales des modifications correspondant aux montants mis de côté ou aux modifications normales. Au besoin, on peut exercer les options jusqu’à concurrence de la valeur maximale dans le cadre d’une même modification.
   2. Les fonds et l’approbation reçus dans le but d’exercer une option ne peuvent être utilisés que dans la mesure précisée dans le document d’approbation. Par exemple, si on a obtenu l’approbation pour un contrat de services d’une année évalué à 200 000 $, avec une année optionnelle également évaluée à 200 000 $, l’agent de négociation des contrats ne peut se servir de l’approbation et des fonds visant l’année optionnelle afin de couvrir les frais liés à une augmentation des services requis au cours de la première année.
6. Code contractuel pour les modifications approuvées au préalable
   1. Le numéro de Type de document 22, correspondant au code contractuel pour les modifications approuvées au préalable est disponible dans SELECT et est utilisé pour identifier toutes les modifications approuvées au préalable.
   2. Ces modifications comprennent, mais ne se limitent pas : 
      1. aux modifications émises afin d’exercer une option pour des quantités ou des années supplémentaires qui font partie intégrante de la demande de soumissions originale et qui ont été approuvées lors de la demande d’approbation de contrat originale;
      2. aux modifications pour des montants mis de côté pour des modifications prévues mais qui ne sont pas clairement définies (p. ex. travaux imprévus, modifications de conception, tâches supplémentaires), et qui ont été approuvées lors de la demande d'approbation de contrat originale.
   3. Les modifications qui ne correspondent pas à la description contenue dans la demande d'approbation originale ou qui dépassent la portée ou la valeur de cette approbation devront être codées comme des « modifications normales » et devront être approuvées au niveau compétent conformément aux pouvoirs d'approbation de modifications délégués par le ministre.
7. Taux (ou prix à négocier)/taux (ou prix) provisoires
   Si la base de paiement d'un contrat comprend des taux (ou prix) provisoires et qu'il est proposé de modifier le contrat pour prévoir des taux (ou prix) fermes, le niveau du pouvoir d'approbation de la modification sera comme suit (à moins d'avis contraire de la part du pouvoir d'approbation du contrat) : 
   1. l'autorité contractante, à condition que les taux (ou prix) fermes soient égaux ou inférieurs aux taux (ou prix) provisoires;
   2. pour les achats de niveau 1, 2 et 3, une évaluation des risques liés à la modification de contrats est exigée pour déterminer le niveau d’approbation nécessaire;
   3. le directeur général, si le contrat a été approuvé par le sous-ministre adjoint, le ministre, ou le CT.
8. Combinaison de divers types de modifications en une modification
   Lorsqu'une modification renferme divers types de changements énumérés ci-dessus (c'est-à-dire consolider des articles dont le prix est à négocier, utiliser une partie d'un montant mis de côté, ajouter des articles ou augmenter les quantités, etc.), le plus haut niveau d'autorité doit approuver tout changement ou tout ensemble de changements qui sera incorporé au contrat par le biais de cette modification.
9. Modifications aux contrats avec d'anciens fonctionnaires
   Le Conseil du Trésor (CT) doit approuver toutes les modifications aux contrats de services avec d’anciens fonctionnaires recevant une pension conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique lorsque ces modifications dépassent les limites précisées à la section 1.1.1 de l’Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
10. Interprétation de la valeur globale des modifications
    1. Tous les pouvoirs d'approbation des modifications (non approuvées au préalable) doivent être établis en fonction de la valeur globale de ces modifications.
    2. La valeur globale des modifications s'entend de la somme totale des modifications apportées à un contrat, y compris les modifications positives et négatives; cette interprétation s'applique seulement aux modifications nécessitant l'approbation du CT. Pour les besoins internes et pour veiller à instituer des mesures de contrôle adéquates, on calcule le montant global des modifications non approuvées au préalable d'après les modifications à valeur positive seulement.
    3. En règle générale, lorsqu’un certain niveau d'approbation est atteint, il ne peut être diminué à un niveau inférieur. Par exemple, si le titulaire de pouvoir compétent pour l’approbation de modifications dans le cadre d’un achat de niveau de complexité 1 est le gestionnaire, alors le gestionnaire devra approuver toutes les autres modifications à valeur positive, quelle que soit leur valeur.
    4. Les modifications ayant une valeur nulle pour lesquelles il n'y a aucun risque ou responsabilité additionnel pour le Canada sont de nature administrative et peuvent être approuvées et signées par l'autorité contractante. En ce qui concerne les modifications ayant une valeur nulle mais qui entraînent un risque ou une responsabilité additionnel qu’assumera le Canada, la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications est exigée afin de déterminer le pouvoir d’approbation compétent.
    5. Le prolongement d’un contrat qui a une date de fin précise (p. ex., un contrat, un contrat d’autorisation de travail, une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement, etc.) ne peut être traité comme une modification de nature administrative. Prolonger le contrat entraîne des risques supplémentaires pour le Canada, peu importe si des fonds additionnels sont requis ou non. Par exemple, si un contrat a été attribué pour une période de deux (2) ans, à la fin du 31 mars, au montant de 10 M$ et qu’il reste 4 M$ le 1er avril, ce montant ne peut être utilisé pour la prolongation du contrat, sans avoir obtenu l’approbation nécessaire, bien que l’approbation initiale du contrat était de 10 M$.
11. Approbation de modifications par le Conseil du Trésor
    TPSGC doit demander l’approbation du Conseil du Trésor (CT) pour modifier un contrat ou une entente contractuelle dont la valeur totale, incluant l’ensemble des taxes et droits applicables, dépasse les limites énoncées dans l’annexe A – Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT.
12. Prolongation du facteur temps d’un contrat ou d’une entente contractuelle approuvé(e) par le Conseil du Trésor
    1. En vertu de l’Avis sur la Politique des marchés 2000-3 du Conseil du Trésor (CT), un contrat ou une entente contractuelle approuvé(e) par le CT peut être modifié(e) pour en prolonger le facteur temps sans demander de nouveau l’approbation du CT seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
       1. La durée maximale d’une prolongation est la plus courte des durées suivantes : deux ans ou 50 pour cent de la durée du contrat ou de l’entente contractuelle (incluant les modifications approuvées au préalable);
       2. La modification de la date de fin n'a pas d'impact financier ou, encore, l'impact financier ne dépasse pas les limites énoncées dans la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT;
       3. La date de fin indiquée dans la présentation initiale au CT n'était pas considérée comme un facteur essentiel par le CT au moment de l'approbation; et
       4. La période du contrat ou de l’entente contractuelle dans la présentation initiale au CT était approximative ou non spécifique.
    2. « Pas d’impact financier » ne signifie pas qu’il n’y aura pas de dépenses contractuelles durant la période de prolongation, mais plutôt que les dépenses contractuelles durant la prolongation devront respecter la portée et la valeur du contrat ou de l’entente contractuelle approuvées par le CT.
    3. Puisque la date de fin dépend d’une multitude de facteurs, la date de livraison ou la période indiquée dans la présentation au CT est estimée à l’aide d’outils de planification de projet, d’hypothèses et de scénarios optimistes. Par exemple, l’échéancier précis pourrait changer en raison de facteurs tels que la date de début réelle, des délais attribuables à des facteurs incontrôlables qui affectent les délais d’exécution ou la date de livraison, la nature et la complexité du travail ou l’environnement de travail. Par conséquent, il est possible que la date de fin n’ait pas été un élément essentiel au besoin ou à l’approbation du CT et elle devra être établie et expliquée au cas par cas.
    4. Les agents de négociation des contrats doivent évaluer attentivement les circonstances et les raisons proposées pour justifier la prolongation d’un contrat ou d’une entente contractuelle approuvé(e) par le CT. Cette évaluation doit être consignée au dossier et devrait inclure les éléments suivants :
       1. Y a-t-il des justifications appuyant la décision de procéder à la prolongation du contrat ou de l’entente contractuelle?
       2. Comment la prolongation rencontre-elle toutes les conditions requises pour modifier le contrat ou l’entente contractuelle sans demander de nouveau l’approbation du CT, tel qu’énoncé ci-dessus?
       3. La portée du contrat ou de l’entente contractuelle :
          1. Les dépenses contractuelles respectent-elles toujours la portée approuvée par le CT? Les dépenses contractuelles prévues dans le cadre de la prolongation sont-elles raisonnables ou supportées par l’historique des dépenses contractuelles?
          2. Les livrables sont-ils différents?
          3. Les modalités du contrat ou de l’entente contractuelle sont-elles compromises?
          4. Les changements apportés au contrat ou l’entente contractuelle initialement présenté(e) au CT sont-ils substantiels et est-ce que les ministres du CT pourraient s’y intéresser?
          5. Est-ce que la date de livraison ou la période était un élément essentiel pour l’approbation du CT?
          6. Dans les contrats ou ententes contractuelles de services, quelles étaient les attentes de l’industrie?
          7. Quelle était la date d’échéance ou de renouvellement prévue de la période de services?
          8. Y a-t-il de nouveaux fournisseurs sur le marché qui pourraient questionner l’équité de la prolongation?
    5. Si l’entrepreneur est responsable du délai, mais que la prolongation peut être justifiée (les contraintes de temps ne permettent pas d’amorcer un nouveau processus compétitif ou d’autres circonstances exceptionnelles), quelles mesures correctives du rendement des fournisseurs ont été appliquées à l’entrepreneur afin d’atténuer les risques contractuels pour la durée restante du contrat ou de l’entente contractuelle?
    6. Une modification pour prolonger la durée d’un contrat ou d’une entente contractuelle (excluant les modifications pour exercer des options approuvées au préalable) entraîne des risques supplémentaires pour le Canada et ne peut être traitée comme une modification de nature administrative. Les agents de négociation de contrats doivent obtenir l’approbation appropriée pour modifier un contrat ou une entente contractuelle dans le but d’en prolonger la durée. Le niveau de pouvoir d’approbation d’une telle modification dépendra des niveaux de risques et de complexité comme suit :
       1. pour un niveau de complexité 1, 2 ou 3, le niveau d’approbation est déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications.
       2. pour des niveaux de complexité 4 et 5, le pouvoir d’approbation relève du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA) ou de la Direction générale de l’approvisionnements maritime et de défense.