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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

6. Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs

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Contenu principal

6.1 Approbations et pouvoirs - Renseignements généraux

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  1. Ce chapitre traite des divers types de plans, d'examens et de processus d'approbation associés aux approvisionnements selon les divers niveaux de pouvoirs. Ces formes et processus d'approbation s'appliquent aux contrats ainsi qu'aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement. Ce chapitre traite également des pouvoirs pour l'approbation et la signature des documents d'approvisionnement, et il décrit en détail les considérations particulières et les exceptions concernant les pouvoirs d'approbation. Les agents de négociation des contrats y trouveront également des renseignements sur l'interprétation et l'utilisation des pouvoirs.
  2. Les contrats sont conclus par Sa Majesté la Reine, représentée par un ministre. Le pouvoir de conclure des contrats se trouve en général dans la législation instituant le ministère en question et conférant certains pouvoirs au ministre. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux) confère au ministre le pouvoir de conclure des contrats. Le pouvoir du ministre est délégué à des agents à l'échelle du ministère afin d'exécuter le processus contractuel interne.
  3. Les limites financières sont établies par le Conseil du Trésor (CT) en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et elles sont décrites dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés.
  4. Les pouvoirs de conclure, de signer et de modifier les contrats sont délégués aux agents de négociation des contrats en fonction du niveau et de la responsabilité du poste qu'ils occupent. Les détails relatifs aux pouvoirs et obligations délégués sont fournis à l'article  6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats.
  5. Les agents de négociation des contrats ne doivent pas fractionner les contrats ou les modifications de contrats, pour se soustraire à l'obligation d'obtenir soit l'approbation exigée par la Loi ou par la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, soit l'approbation des cadres compétents. De plus, les contrats ne doivent pas être fractionnés afin de se soustraire aux obligations du Canada en vertu des accords commerciaux nationaux ou internationaux, ou encore à l'application des politiques d'achat de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

6.5 Documents d'approbation de l'approvisionnement

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  1. Le bien ou le service, la valeur en dollars de l'approvisionnement, les risques qui y sont liés et d'autres facteurs comme une situation d'urgence ou l'étape du processus d'achat détermineront le niveau d'approbation que les agents de négociation des contrats devront obtenir ainsi que le processus pertinent qui devra être suivi. Afin de déterminer le niveau d'approbation pertinent et les documents exigés pour l'approbation, les agents de négociation des contrats doivent s'en remettre aux pouvoirs d'approbation décrits à l'article 6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats pour divers biens et services et autres considérations.
  2. Les divers types de processus ou de formulaires d'approbation sont énumérés ci-dessous :
    1. plan d'achat;
    2. planification et approbation préalable des contrats (PAPC);
    3. nouvelle présentation du processus de PAPC;
    4. sommaire du contrat;
    5. demande de contrat;
    6. présentation au Conseil du Trésor;
    7. demande de modification de contrat.
  3. Les sections ci-dessous décrivent ces documents. Les documents d'approbation peuvent exiger des examens supplémentaires, tels que détaillés à l'article 6.10 Examens supplémentaires.
  4. Avant que l'agent de négociation des contrats entreprenne toute activité d'achat importante, la stratégie d'achat doit être approuvée. Les activités d'achat importantes comprennent, sans s'y limiter, la publication d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC), d'un avis de projet de marché (APM), de la demande de soumissions, ou le début des négociations.
  5. Lorsque l'exception du paragraphe 6.d) du Règlement sur les marchés de l'État (RME) est invoquée, les réponses aux sept questions qui se trouvent à l'Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques doivent être jointes à tous les documents d'approbation et consignées au dossier, et ce, pour tous les achats.

6.5.1 Plan d'achat

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  1. Le plan d'achat est un document qui établit la stratégie visée quant à la façon dont un achat sera réalisé avant que toutes activités d'achat importantes ne soient entreprises, telles que l'affichage d'un PAC ou le début des négociations. Le plan d'achat constitue un élément clé pour la discussion et l'examen de questions telles que la soumission concurrentielle ou l'attribution d'un contrat à un fournisseur unique, et les retombées industrielles et régionales.
  2. Avant d'émettre une demande de soumissions pour tout approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent obtenir l'approbation du plan d'achat au niveau approprié. On doit utiliser le document d'approbation approprié selon le niveau d'approbation exigé, tel qu'indiqué aux articles 6.5.1.1 Plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau inférieur à celui de directeur général et 6.5.1.5 Plan d'achat formel. L'agent de négociation des contrats doit faire approuver le contrat subséquent avant de l'émettre.
  3. Deux formulaires sont disponibles pour les plans d'achat :
    1. le plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général;
    2. le modèle de plan d'achat formel.

6.5.1.1 Plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau inférieur à celui de directeur général

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  1. Le formulaire de plan d'achat est utilisé pour les achats que l'on estime devoir faire approuver à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général lorsque l'information exigée pour obtenir l'approbation préalable d'un contrat est insuffisante.
  2. Dans le cas des achats dans la sphère des pouvoirs délégués du Ministère, les agents de négociation des contrats peuvent utiliser le plan d’achat se trouvant dans l’Environnement automatisé de l’acheteur ou un formulaire semblable. Une évaluation des risques liés aux achats doit être effectuée avant de remplir le plan d'achat, puis y être jointe. Le plan d’achat doit comprendre une description des risques moyens-élevés et élevés ainsi que des propositions de stratégies d’atténuation, s’il y a lieu.
  3. Dans le cas des achats dépassant les pouvoirs du ministère, le plan d’achat doit prendre la forme d’une note de service du directeur principal (ou du directeur) à l’intention du directeur général ou du directeur général régional. Il doit comprendre les éléments indiqués à l’Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d’achat.
  4. Les plans d'achat sont préparés pour être signés par le titulaire du pouvoir d’approbation compétent. Les agents de négociation des contrats devraient consulter l'article 3.1.1 Planification des achats pour obtenir une liste des éléments qui pourraient être inclus dans un plan d'achat.
  5. Dans le cas des achats non concurrentiels, y compris ceux pour lesquels on a publié un préavis d’adjudication de contrat, une copie signée du plan d’achat formel approuvé doit être envoyée au sous-ministre adjoint dans les 48 heures suivant leur approbation par le directeur général ou le directeur général régional.
  6. En cas de modifications importantes au plan d’achat original, le niveau de complexité doit être revu, une nouvelle évaluation des risques doit être menée, les Services consultatifs de gestion des risques doivent être consultés au besoin, et le plan d’achat doit être présenté à nouveau.

6.5.1.5 Plan d'achat formel pour les niveaux de complexité 4 et 5

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  1. Le plan d'achat formel est obligatoire pour l'approbation de la stratégie d’achat. Il est préparé chaque fois qu’un contrat découlant d’un achat doit être approuvé par le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements ou de l’un de ses supérieurs.
  2. Le sous-ministre adjoint approuvera tous les plans d’achat formels liés aux achats de niveaux de complexité 4 et 5.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient préparer le plan d’achat formel suivant le modèle qui se trouve à l’Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d’achat.
  4. Le plan d’achat formel doit décrire en détail les risques moyens, moyens-élevés et élevés ainsi que les stratégies d’atténuation proposées tels que prévus dans l’évaluation des risques. L’évaluation des risques doit être jointe au plan d’achat formel.
  5. En cas de modifications importantes au plan d’achat original, le niveau de complexité doit être revu, une nouvelle évaluation des risques doit être menée, les Services consultatifs de gestion des risques doivent être consultés, et le plan d’achat doit être présenté à nouveau.

6.5.5 Planification et approbation préalable des contrats

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  1. Le processus de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) prévoit l'approbation de la stratégie d'approvisionnement et l'approbation préalable des contrats.
  2. Le processus de PAPC est utilisé pour des approbations à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général et de directeur général régional, à moins qu'un plan d'achat ne s'applique à l'achat (voir l'article 6.5.1 Plan d'achat).
  3. Le processus de PAPC ne devrait pas être utilisé si l'information quant aux résultats attendus de l'activité d'achat n'est pas suffisante.
  4. Une évaluation des risques liés aux achats doit être réalisée avant de compléter le processus de PAPC et elle doit être jointe aux documents liés au processus de PAPC au moment de les soumettre pour approbation. Les documents liés au processus de PAPC doivent comprendre une description des risques moyens-élevés et élevés ainsi que des stratégies d’atténuation proposées, s’il y a lieu.
  5. Le processus de PAPC permet aux agents de négociation des contrats d'émettre des contrats ou d'attribuer des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement sans examen par le titulaire du pouvoir d'approbation lorsqu'aucune modification importante n'a été apportée à la stratégie d'approvisionnement du processus de PAPC approuvé. À la suite de l'approbation du processus de PAPC, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat jusqu'à ce que le contrat soit prêt à être attribué. Si l'activité d'achat entraîne, avant l’attribution du contrat, une modification importante de la stratégie d'achat approuvée, une nouvelle évaluation des risques liés aux achats doit être réalisée et soumise à nouveau pour approbation, selon les résultats, conformément à l'article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats.
  6. Les agents de négociation des contrats doivent produire un résumé des mesures prises entre l'approbation de la stratégie d'achat et la conclusion du contrat à l'aide du sommaire du contrat dont il est question à l'article 6.5.5.10 Sommaire du contrat.

6.5.5.1 Instructions relatives au processus de planification et approbation préalable des contrats

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  1. Les agents de négociation des contrats doivent remplir le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) et expliquer la stratégie d'approvisionnement.
  2. Les agents de négociation des contrats devraient inclure les renseignements suivants, selon le cas :
    1. proposition ou description : indiquer la mesure proposée (p. ex., l'obtention d'une approbation, l'obtention d'une approbation préalable) ainsi que toutes les approbations exigées (p.ex., approbation de verser des paiements anticipés, approbation de raffermir les taux provisoires). Décrire le besoin, y compris les options, le cas échéant;
    2. coût estimatif total du besoin (y compris les approbations préalables, les droits et les taxes);
    3. dans les Remarques : traiter des points pertinents, tels que :
      1. pour les achats concurrentiels, indiquer le mode de sélection des fournisseurs, à savoir le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), une autre forme d'annonce publique ou les listes de fournisseurs (c.-à-d. répétitive, non répétitive), etc. Si le SEAOG n'est pas utilisé pour réaliser l'achat, une explication connexe doit être fournie;
      2. lorsqu'on choisit une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique), indiquer l'autorisation légale de recourir à une exception à la soumission concurrentielle (voir l'article 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels);
      3. décrire les risques et les stratégies proposées d'atténuation de ces risques dans le cadre du marché, conformément aux politiques, procédures et pratiques actuelles.
    4. questions stratégiques : identifier les considérations socio-économiques ou les dérogations quant à cette politique, et recommander un plan d'action;
    5. fournir des renseignements sur les risques relatifs à l’achat considérés comme moyens-élevés et élevés, ainsi que présenter les stratégies d’atténuation proposées;
    6. critères d'évaluation : identifier les critères d'évaluation et la méthode de demandes de soumissions qui doit être utilisée, y compris la base de tarification, et les critères obligatoires et cotés par points;
    7. méthode de sélection de l'entrepreneur : méthode de sélection qui doit être utilisée;
    8. étapes : fournir des dates cibles pour les étapes importantes (par exemple, la demande de soumissions, l'attribution du contrat, le calendrier de livraison);
    9. remarques supplémentaires : indiquer toute information qui devrait être portée à l'attention du titulaire du pouvoir d'approbation.
  3. Au moment de la réception de la présentation, le titulaire du pouvoir d'approbation doit, dans un délai de deux jours ouvrables, en faire l'examen et, soit donner sa pleine approbation, soit identifier les difficultés et recommander des modifications à la stratégie proposée. Le titulaire du pouvoir d'approbation peut également approuver la stratégie d'achat, sans toutefois donner l'approbation préalable de conclure un contrat; une demande de contrat doit alors être préparée et présentée pour approbation avant la conclusion du contrat. (Voir l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada relative aux conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation.)
  4. À la suite de l'approbation du processus de PAPC, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat. Si cette dernière entraîne une modification importante du plan originalement approuvé avant l'attribution du contrat, le processus de PAPC doit être présenté de nouveau conformément à l'article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC). Dans le cas contraire, l'agent de négociation des contrats préparera le contrat.

6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC)

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  1. Une demande de contrat ou un nouveau processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC) en présenté en cas de modification importante à la stratégie d’achat (par exemple, si un marché non concurrentiel devient un marché concurrentiel ou vice versa).
  2. Les détails des raisons pour lesquelles la stratégie d’achat a été modifiée et les nouveaux risques ou les modifications aux risques déjà identifiés liés à l’achat doivent être indiqués dans la demande de contrat ou le processus de PAPC, de même que les stratégies proposées d’atténuation des risques.
  3. Si une modification associée à la complexité ou aux risques a été apportée, l’évaluation de la complexité des achats doit être mise à jour, et une autre évaluation des risques liés aux achats au niveau de complexité pertinent doit être réalisée, et elles doivent être jointes aux documents d’approbation de l’approvisionnement avant de présenter la demande de contrat ou le nouveau processus de PAPC.
  4. Les agents de négociation des contrats doivent présenter la demande de contrat ou le nouveau processus de PAPC au titulaire du pouvoir d’approbation compétent conformément aux procédures sectorielles et régionales.
  5. Une fois l'approbation reçue, l'agent de négociation des contrats poursuivra l'activité d'achat.
  6. Voir l’Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat pour obtenir des instructions sur la préparation de la demande de contrat.

6.5.5.10 Sommaire du contrat

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Le sommaire du contrat est utilisé à la suite d'un processus de PAPC approuvé afin de documenter les mesures prises du moment où le processus de PAPC est approuvé jusqu'à l'émission d'un contrat, d'une offre à commandes (OC) ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) (y compris les résultats de l'évaluation des soumissions et du processus de sélection de l'entrepreneur).

6.5.10 Demande de contrat

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Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’article 6.5.5.5 Demande de contrat ou nouvelle présentation du processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC).

L’article 6.5.10 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., version 2014-­3.

6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor

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  1. Une présentation au Conseil du Trésor (CT) est un document officiel présenté au ministre au nom d'un ministère et qui est utilisé pour obtenir l'approbation des ministres du CT lorsque l'approbation du CT est requise. L'approbation du CT est requise pour tout contrat et toute modification au contrat dont la valeur dépasse la limite établie à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
  2. Une présentation au CT peut également être utilisée pour obtenir une approbation préalable (p. ex. à l'étape où la stratégie d'approvisionnement n'a pas été complètement élaborée), sous réserve des justifications appropriées. Dans ce cas, pour prendre une décision, les ministres du CT examinent les renseignements fournis dans la section intitulée « REMARQUES » de la présentation au Conseil du Trésor. Les analystes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) incluent dans l'analyse une évaluation des risques des éléments du processus de demandes de soumissions décrit dans la présentation. Si pendant le processus de demandes de soumissions on remarque un écart par rapport au contenu de la présentation au CT, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec l'analyste du SCT afin de déterminer s'il y a lieu d'adopter des mesures en raison de ce changement, notamment, envoyer une lettre au président du CT ou faire une nouvelle présentation au CT. Il incombe aux agents de négociation des contrats de consigner au dossier d'achat l'avis écrit de l'analyste du SCT.
  3. Les agents de négociation des contrats doivent préparer les présentations au CT conformément à ce qui suit :
    1. les lignes directrices du CT qui se trouvent dans la publication intitulée ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor, complétées par le document de la Direction générale des approvisionnements (DGA) intitulé « Guide de présentation au Conseil du Trésor pour les marchés de biens et services » qui contient les plus récentes exigences du SCT. On recommande aux agents de négociation des contrats de consulter la division responsable des présentations au CT au sein du Secteur de la gestion des affaires de la DGA pour obtenir des conseils supplémentaires à ce sujet;
    2. la justification suivante, le cas échéant, doit être incluse dans toutes les présentations au CT :
      1. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation d'un contrat non concurrentiel doivent fournir une justification explicite et convaincante pour ne pas avoir eu recours à un processus concurrentiel;
      2. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation d'un contrat concurrentiel ou non concurrentiel doivent fournir une évaluation de la mesure dans laquelle l'approbation des propositions par le CT pourrait restreindre, ou encourager, la compétitivité des activités d'achat connexes dans le futur;
      3. les présentations dont le but est d'obtenir l'approbation de contrats par le Conseil du Trésor doivent préciser que l'entrepreneur proposé se conforme aux exigences du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Consulter l'Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi pour de plus amples renseignements.
  4. Les contrats et les modifications aux contrats proposés, qui nécessitent l'approbation du CT, doivent être approuvés par le CT avant d'être conclus et avant que tout travail, quel qu'il soit, ne soit entrepris.
  5. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne peut conclure un contrat, ou prendre un engagement contractuel quel qu'il soit (p. ex. une lettre d'intention), lorsqu'il représente la première étape d'un projet susceptible d'être soumis ultérieurement à l'examen et l'approbation du CT.
  6. Lorsque le CT a approuvé une modification, TPSGC peut modifier de nouveau le contrat sans l'approbation du CT si la valeur cumulative des modifications après la prise d'effet de chaque modification conformément à l'approbation du CT ne dépasse pas la limite indiquée à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour les modifications de contrats non concurrentiels.
  7. L'approbation du CT est également nécessaire pour un certain nombre de domaines décrits dans ses directives et circulaires courants, ainsi que pour le versement d'un « paiement supplémentaire », c'est-à-dire là où il n'y a aucune obligation légale de faire un tel paiement ou que celui-ci n'a pas été approuvé par le Canada ou lorsqu'un doute subsiste quant à l'existence d'une obligation légale de faire ce paiement en vertu du contrat.

6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor

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  1. Pour les niveaux de complexité 1 à 3 inclusivement, l’agent de négociation des contrats doit réaliser une évaluation des risques liés aux achats à l’étape de l’élaboration de la stratégie d’achat, et communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques (SCGR) au terme de cette évaluation afin de discuter des résultats.
  2. Dans le cas des niveaux de complexité 4 et 5, l’agent de négociation des contrats doit communiquer les SCGR à l’étape de l’élaboration de la stratégie d’achat et collaborer à la réalisation d’une évaluation personnalisée tenant compte des particularités des achats de ces niveaux.
  3. L’agent de négociation et les SCGR doivent préparer ensemble la section de présentation au Conseil du Trésor (CT) qui porte sur les risques et les stratégies d’atténuation et retenir jusqu’à cinq risques principaux jugés moyens, moyens-élevés ou élevés qui sont représentatifs de l’évaluation. Chaque risque présenté dans la description de la présentation au CT doit comprendre les éléments suivants :
    1. l’énoncé des risques, qui définit les torts qui pourraient être causés, la probabilité que ces torts se concrétisent et les répercussions que ceux-ci pourraient avoir sur l’achat ou l’organisation;
    2. la stratégie de réaction aux risques, résumant les mesures ou les facteurs liés à l’achat qui pourraient réduire la probabilité ou la gravité des risques;
    3. le niveau résiduel ou restant de risque une fois que les mesures de réaction aux risques seront prises en considération.
  4. Les résultats de chaque évaluation des risques énoncés dans une présentation au CT sont mis à jour par les SCGR et sont signalés aux secteurs opérationnels et aux bureaux régionaux de la Direction générale des approvisionnements sous forme de rapports résumant les activités et les principales constatations de l’évaluation.

6.5.15.2 Traduction

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  1. La partie 1 des présentations au CT doit être préparée dans les deux langues officielles, présentées côte à côte.
  2. Lorsqu'il faut faire traduire un document technique ou spécialisé, il est utile de transmettre une copie d'un projet initial aux traducteurs afin de faciliter les recherches terminologiques nécessaires et accélérer la traduction. Afin de garantir l'uniformité de la terminologie, les modèles uniformisés d'approvisionnement ministériels ou d'autres modèles qui ont été traduits et approuvés doivent être fournis comme références au Bureau de la traduction.
  3. Les demandes de modification de contrat qui exigent l'approbation du CT doivent être préparées en format bilingue à l'aide du formulaire  PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Demande de contrat ou demande de modification du contrat.

6.5.15.5 Approbation du contrat de façon rétroactive

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Ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles, par exemple les cas urgents qui mettent en cause la protection ou la sécurité du public, les incidents ou les dépassements de coûts, que les ministres du CT pourront prendre en considération des présentations sollicitant l'approbation d'un contrat ou une modification de contrat de façon rétroactive. En pareil cas, le CT exige une attestation selon laquelle le ministre intéressé a permis qu'on entreprenne les travaux avant que l'approbation du CT n'ait été reçue, incluant un rapport complet sur les raisons, les responsabilités administratives en cause et les mesures correctives prises.

6.5.20 Modification de contrat

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  1. Le document d'approbation de la modification de contrat est utilisé pour obtenir l'approbation de modifier un contrat, une offre à commandes, ou un arrangement en matière d'approvisionnement. Le titulaire du pouvoir d'approbation de la modification déterminera quel document doit être utilisé. Les documents d'approbation de la modification sont les suivants :
    1. le formulaire « Demande de modification de contrat » est utilisé pour les approbations à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général, de directeur général régional et à un niveau inférieur, à la discrétion du secteur ou de la région;
    2. le formulaire  PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Demande de contrat et de modification du contrat, doit être utilisé pour les approbations qui relèvent du sous-ministre adjoint;
    3. le formulaire de présentation au CT, disponible dans la publication du CT intitulée Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor, doit être utilisé pour les modifications devant être approuvées par le CT;
    4. voir l' Annexe 6.3 : Préparation des documents d'approbation de la modification de contrat pour les instructions sur la préparation des documents d'approbation de la modification de contrat précisées en (i) et (ii) ci-dessus. Pour les présentations au CT, voir l'article  6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor.

6.10 Examens supplémentaires

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L'agent de négociation des contrats est responsable de s'assurer que les documents d'approvisionnement soient examinés de façon appropriée et approuvés par le secteur ou le titulaire du pouvoir compétent. Certaines des autorités d'examen qui doivent être consultées avant ou pendant le processus d'approbation sont énumérées ci-dessous.

6.10.1 Examen de contrôle de la qualité des contrats

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L’examen par la Division des services de soutien et de contrôle de la qualité ou les responsables de l’assurance de la qualité régionale est laissé à l’appréciation de l’agent de négociation des contrats ou du titulaire du pouvoir d’approbation. L’organe d’examen compétent fera parvenir par écrit ses commentaires sur l’exactitude et la pertinence des documents d’approbation à l’agent de négociation des contrats.

6.10.5 Examen par les Services juridiques

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  1. L’agent de négociation des contrats doit consulter les Services juridiques lorsqu’il envisage une dérogation aux clauses du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), aux modèles uniformisés d’approvisionnement ministériels ou aux modèles officiellement approuvés propres au secteur ou aux biens et services.
  2. Les Services juridiques doivent examiner toutes les demandes de dérogation à la pleine capacité juridique du Canada, d’exonération de responsabilité, de limitation de la responsabilité de l’entrepreneur, ou de réduction de la durée d’application d’une garantie. Les modifications proposées doivent également être acceptables pour le client et faire partie intégrante de la demande d’approbation.
  3. L’examen par les Services juridiques est laissé à l’appréciation de l’agent de négociation des contrats ou du titulaire du pouvoir d’approbation, sauf dans les cas où l’examen est exigé par des politiques ou directives du Programme des approvisionnements (par exemple, dans le cas de besoins où des renseignements de nature délicate entrent en jeu).
  4. Voir l'article 3.110 Services juridiques pour d’autres situations qui exigent une consultation auprès des Services juridiques.

6.10.10 Services d'analyse des coûts et du prix

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  1. Recours obligatoire aux services d'analyse des coûts et du prix
    Les agents de négociation des contrats doivent communiquer avec un analyste des coûts pour :
    • toute présentation au Conseil du Trésor;
    • une demande de contrat ou de modification de contrat; ou
    • les processus de planification et d’approbation préalable des contrats;
    chaque fois que ceux-ci répondent à l'une des conditions obligatoires définies dans la Directive sur les services d'analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PDF). L'analyste des coûts déterminera si une analyse ou un examen plus approfondi est nécessaire.
    Consulter la Directive pour prendre connaissance du détail des conditions, du processus, des coordonnées et des rôles et responsabilités.
  2. Recours facultatif aux services d'analyse des coûts et du prix
    Mis à part les cas où le recours à leurs services est obligatoire, les analystes de coûts sont toujours disponibles, de manière facultative, pour discuter de tout approvisionnement. Consulter la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PDF) pour de plus amples renseignements sur les services offerts.

6.10.15 Sécurité industrielle

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Les agents de négociation des contrats devraient s'assurer que toutes les exigences relatives à la sécurité industrielle soient traitées dans les documents d'approbation et que la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) ait effectué l'examen approprié. Pour plus de renseignements sur la sécurité industrielle, voir les articles  4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre de contrats à 4.30.30 Participation, contrôle et influence de l'étranger et 5.15 Vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité.

6.10.20 Examen du ministère client

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  1. Conformément à l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) et à l'Annexe 1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières, les ministères clients doivent examiner le document d'invitation à soumissionner et la présentation au CT et approuver ceux-ci par écrit s'ils jugent que l'information fournie par le client dans le document d'invitation à soumissionner (énoncé des travaux, énoncé du besoin, spécifications, évaluation) est exacte.
  2. Pour la répartition générique des types de responsabilités anticipées entre TPSGC et les ministères clients, consulter l'Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique); pour les deux ententes propres aux clients avec le ministère de la Défense nationale, consulter l' Annexe 1.2 : Ententes sur le partage des responsabilités particulières.
  3. Un achat particulier peut nécessiter la modification ou l'annulation de certaines conditions. Ces modifications doivent être examinées avec le client avant d'être intégrées à la demande de soumissions ou au contrat, à l'offre à commandes, à l'arrangement en matière d'approvisionnement, afin de s'assurer que les droits et les responsabilités du client sont bien compris. Pour les responsabilités du ministère client quant à la demande de soumissions, voir l'article 4.75.1 Évaluation par le ministère client des éléments d'une demande de soumissions.

6.20 Pouvoirs d'approbation et de signature des contrats

()

  1. Les pouvoirs internes d'approbation et de signature, les conditions imposées quant aux limites du pouvoir d'approbation, les exceptions aux limites du pouvoir d'approbation et les autres lignes directrices sont contenus dans les annexes du présent chapitre.
  2. Les pouvoirs d'approbation et de signature des contrats à l'appui des programmes des clients doivent être exercés conformément aux mesures législatives et aux règlements applicables ainsi qu'aux politiques et lignes directrices de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
  3. Les pouvoirs d'approbation et de signature des contrats détaillés à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels s'appliquent aux demandes d'achat des ministères clients, ainsi qu'à celles de TPSGC lorsque ce dernier est un client.
  4. Les pouvoirs d'approbation et de signature à l'appui des programmes de clients, s'appliquent à tous les documents et arrangements contractuels, y compris :
    • les commandes d'achat;
    • les contrats;
    • les accords et arrangements officiels (p. ex., protocoles d'entente interministériels);
    • les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement;
    • les lettres d'intention;
    • les lettres et messages d'autorisation;
    • les demandes de transfert de marchandises;
    • les demandes de transfert de biens et services;
    • les directives écrites à l'agence de distribution (p. ex., autorisation de travail);
    • les cessions;
    • les consentements à des contrats de sous-traitance;
    • les avis de résiliation pour des raisons de commodité;
    • les modifications à l'un ou l'autre des documents ci-dessus.
  5. Les conditions et les limites énoncées à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s'appliqueront à l'approbation et la signature de tous les documents et arrangements contractuels, y compris les arrangements qui ne sont pas assujettis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, sauf si les limites d'approbation et de signature sont précisées dans un protocole d'entente en vigueur.
  6. L'approbation du sous-ministre est exigée lorsque la valeur des accords de transfert entre les ministères (p. ex. les demandes de transfert avec CORCAN) dépasse les limites d'approbation établies à l'Annexe 6.4
  7. L'approbation du Conseil du Trésor est exigée lorsque la valeur des arrangements contractuels avec des gouvernements provinciaux ou des administrations municipales ou des sociétés d'État provinciales ou fédérales, dépasse les limites d'approbation établies à l'Annexe 6.4.
  8. L'approbation des contrats qui incluent des options sera obtenue en vertu du coût total prévu y compris toutes options pour lesquelles les fonds sont disponibles ou le seront dans l'avenir (voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.
  9. Il est interdit d'émettre, dans quelque circonstance que ce soit, plus d'un document contractuel afin de contourner l'exigence d'obtenir le pouvoir d'approbation requis.
  10. S'il y a publication d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC) lorsque l'on fait appel à un fournisseur ou à un vendeur particulier, l'achat est classé dans la catégorie « invitation électronique à soumissionner » pour ce qui est des pouvoirs d'approbation des contrats.
  11. Les niveaux d'approbation des invitations électroniques à soumissionner s'appliquent lorsqu'un PAC a été publié et qu'aucun énoncé des capacités acceptable n'a été présenté. Voir l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

6.20.1 Pouvoirs délégués aux titulaires

()

6.20.1.1 Responsabilités

()

Tous les pouvoirs accordés à des agents de négociations des contrats de TPSGC et exercés par eux s'accompagnent de cette mise en garde :

  1. si les responsabilités d'un agent de négociation des contrats ne l'obligent pas à exercer des pouvoirs particuliers (pour quelque type de pouvoirs que ce soit ou au-delà d'un seuil en dollars précis), cet agent de négociation des contrats n'a pas, de fait, ces pouvoirs. Tous les pouvoirs accordés au titulaire d'un poste doivent être proportionnels, mais non supérieurs, à l'échelon nécessaire pour lui permettre de s'acquitter des responsabilités qui lui sont confiées;
  2. pour chacun des agents de négociation des contrats visés, il est impératif de signifier, sur le formulaire de délégation, la relation entre les responsabilités et les pouvoirs. Voir le Guide de la délégation des pouvoirsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..

6.20.1.5 Titulaire

()

  1. Les limites des pouvoirs d'approbation et de signature des contrats accordés par le ministre et le sous-ministre aux titulaires de postes désignés sont établies à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Il s'agit de limites maximales qui peuvent être réduites à la discrétion des gestionnaires compétents.
  2. Une personne est habituellement nommée titulaire d'un poste suite à des mesures de dotation. Les superviseurs doivent informer les nouveaux titulaires des limites de leurs pouvoirs d'approbation et de signature des contrats en signant le formulaire de délégation PWGSC-TPSGC 524, Délégation des pouvoirs d'acquisition des services communs - Barème 3 (PDF 156 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier).
  3. Les agents de négociation des contrats qui ont antérieurement exercé des pouvoirs d'approbation et de signature des contrats dans un autre poste peuvent exercer, lors d'une promotion, les pouvoirs délégués aux titulaires à leur nouveau niveau une fois qu'un nouveau formulaire de délégation est rempli et signé en bonne et due forme. Les employés de TPSGC peuvent obtenir en ligne des renseignements généraux sur les instruments de délégation des pouvoirs sur le site Web suivant : Délégation des pouvoirs. Des renseignements sur les principes de délégation des pouvoirs et sur l'utilisation adéquate des pouvoirs figurent sur le site Principes de la délégation.
  4. Les directeurs généraux doivent retenir les pouvoirs de signer et d'approuver des contrats de toute personne qui n'a pas d'expérience en matière d'achats ou d'établissement de contrats au sein du TPSGC, jusqu'à ce que cette personne ait démontré sa compétence à un niveau d'autorité inférieur, durant au moins six mois.
  5. Afin de répondre aux exigences en matière de vérification, un original du formulaire de délégation signé doit être acheminé au bureau du gestionnaire, Délégation interne, Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS), Direction des politiques du Programme des approvisionnements (DPPA). Les bureaux régionaux doivent envoyer une copie du formulaire signé. Une copie signée devrait être conservée au dossier dans le secteur d'approvisionnement ou dans un emplacement central.

6.20.1.10 Titulaire intérimaire

()

  1. La désignation d'un titulaire suppléant ou remplaçant à un poste auquel on a accordé un niveau d'autorité doit être faite par une personne dont le niveau d'autorité est au moins équivalent à celui du superviseur du titulaire.
  2. Le titulaire intérimaire devrait normalement obtenir les pleins pouvoirs d'approbation et de signature des contrats qui sont rattachés au poste. Toutefois, le titulaire intérimaire ne doit pas exercer ces pouvoirs s'il s'agit d'un dossier d'achat dont il était responsable dans son poste régulier.
  3. Si un titulaire doit effectuer des tâches d'un poste à titre intérimaire pour une période indéterminée, alors le superviseur du titulaire lui déléguera les pouvoirs d'approbation et de signature en signant le formulaire de délégation PWGSC-TPSGC 524 (PDF 157 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier), en indiquant la période durant laquelle ces pouvoirs devront être en vigueur.
  4. Dans une situation où un titulaire doit exécuter les fonctions d'un poste à titre intérimaire pour une courte durée (par ex. remplacement de vacance), alors le superviseur du titulaire lui délèguera les pouvoirs par courriel, en indiquant la période durant laquelle ces pouvoirs devront être en vigueur. Voici un exemple d'un courriel :
    Objet / Subject : Absence de ______________ / Absence of______________
    Par la présente, je vous avise que l'employé(e) sous-nommé(e) sera absent(e) pendant la période précisée. Pour assurer la continuité des opérations, les pouvoirs contractuels seront délégués au(à la) candidat(e) nommé(e) ci-dessous.
    This is to advise that the individual named below will be absent for the specified period. To ensure continuity of operations, acting contractual authorities have been delegated to the following appointee.
    Personne absente /
    Person Absent : ___________________
    Titre du poste occupé /
    Position Title occupied : ___________________
    Période / Period : ___________________
    Candidat(e) nommé(e) /
    Appointee's name :___________________
    Approuvé par /
    Approved by : ___________________
  5. Le courriel doit être envoyé au titulaire intérimaire, avec une copie aux agents de négociation des contrats relevant de ce poste ainsi qu'au supérieur immédiat de l'acheteur principal adjoint au superviseur. En outre, une copie doit être versée au dossier de tout document contractuel approuvé et signé par le titulaire pendant qu'il exerce des pouvoirs à titre intérimaire.

6.25 Considérations spéciales d'approbation

()

6.25.1 Lettres d'autorisation

()

Des lettres d'autorisation peuvent être envoyées après l'approbation finale de la présentation relative au contrat, pourvu que l'entrepreneur éventuel connaisse et accepte toutes les modalités appropriées du contrat proposé. Ces lettres d'autorisation doivent être approuvées par les titulaires de pouvoirs de signature compétents.

6.25.5 Remise de dettes

()

Aucun employé de TPSGC n'est autorisé à remettre des dettes liées à des mesures contractuelles et qui sont dues au Canada. Pour le pouvoir de radier les dettes, consulter la section intitulée « Radiation de dettes (abandon de créances)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. » dans l'Instrument de délégation de pouvoirs du ministère. Pour plus de renseignements concernant la radiation des créances, voir le Règlement sur la radiation des créances (1994).

6.25.10 Dispense d'intérêts

()

Aucun employé de TPSGC n'est autorisé à accorder une dispense des intérêts dus au Canada sans avoir obtenu le pouvoir délégué approprié. Pour le pouvoir d'accorder une dispense des frais d'intérêts, consulter la section intitulée « Dispense d'intérêt »L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. dans l'Instrument de délégation de pouvoirs du ministère. Pour plus de renseignements concernant la dispense d'intérêts, voir le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs du Conseil du Trésor (CT).

6.25.15 Honoraires quotidiens

()

Cette section du Guide des approvisionnements a été supprimée suite à l'ARCHIVÉ - avis relatif aux politiques 105 (AP-105)

6.25.20 Modifications sans frais

()

Les modifications sans frais entraînant simplement un changement administratif incombent à chaque secteur/région. Pour les modifications sans frais qui présentent un risque ou qui créent une obligation pour le Canada, voir l'Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité, article 11.

6.25.25 Évaluation financière des soumissions, offres ou arrangements

()

  1. Pour tout achat concurrentiel nécessitant l'approbation du sous-ministre adjoint ou de l'un de ses supérieurs pour la conclusion du contrat, plus d'un employé de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada doivent participer à l'évaluation des prix. Pour plus de renseignements sur l'évaluation financière des soumissions, offres ou arrangements, voir l'article 5.45 Évaluation financière des soumissions.
  2. Dans le cas des achats concurrentiels de niveaux de complexité 2 et 3, des examens de l’évaluation de la soumission (technique et financière) et de la sélection de l’entrepreneur doivent être réalisés par les pairs si les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats l’exigent.
  3. Dans le cas des achats concurrentiels de niveaux de complexité 4 et 5, l’évaluation par les pairs est obligatoire.
  4. Consulter l’article 5.45.1 Processus d’évaluation officiel par les pairs pour obtenir des instructions sur la réalisation d’une évaluation officielle par les pairs.

6.25.30 CORCAN

()

Bien que les dispositions prises avec CORCAN ne soient pas régies par le Règlement sur les marchés de l'État et la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, toutes les restrictions du ministère régissant l'approbation de conclure et de signer des contrats s'appliquent.

6.25.35 Ordres d'arrêt des travaux et avis de résiliation

()

Les ordres d'arrêt des travaux et les avis de résiliation doivent être approuvés et signés par un agent de négociation des contrats conformément à l’évaluation des risques liés à la modification de contrats. Dans cette évaluation, utiliser la valeur du contrat à la date de résiliation à la question portant sur la valeur.

6.25.45 Reprises

()

Les contrats qui comportent des reprises approuvées par l'intermédiaire des services d'aliénation du matériel sont assujettis aux pouvoirs d'approbation décrits à l'Annexe 6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. (Toutes les reprises sont des activités de disposition et, comme tel, elles sont assujetties aux procédures des services d'aliénation du matériel.) La valeur de la reprise ne servira pas à déterminer le niveau d'approbation requis.

6.25.50 Pouvoirs spéciaux de passation des marchés du Conseil du Trésor

()

  1. TPSGC peut conclure toute forme d'entente utilisée par une compagnie de chemin de fer pour obtenir l'autorisation de construire ou d'entretenir un passage privé ou un passage de tuyaux ou de câbles au-dessus, à la surface ou sous la surface du bien-fonds de la compagnie, et ce, à un taux ou selon un montant qui ne dépasse pas celui qui est normalement demandé pour une telle autorisation.
  2. TPSGC peut conclure toute forme d'entente avec une compagnie de chemin de fer, de télégraphe, de téléphone ou d'électricité pour obtenir l'autorisation de fixer des fils aux poteaux de la compagnie, et ce, à un taux ou selon un montant qui ne dépasse pas celui qui est normalement demandé pour une telle autorisation.
  3. TPSGC peut conclure et modifier des contrats avec le gouvernement des États-Unis qui renferment les conditions que ce gouvernement applique habituellement à l'indemnisation et à la responsabilité civile, sous réserve des limites imposées par la Directive du CT sur les marchés.

6.25.55 Contrats pour la prestation de services juridiques

()

Les contrats pour la prestation de services juridiques ne peuvent être conclus que par le ministre de la Justice ou avec son autorisation.

6.25.60 Offre à commandes

()

  1. Dans les offres à commandes, l’établissement d’une limitation des dépenses est facultatif (voir l’article 4.10.20.1 Procédures d’offre à commandes).
  2. Le pouvoir d’approbation permettant d’établir des offres à commandes qui ne comportent aucune limitation des dépenses sera désigné en fonction des résultats de l’évaluation des risques liés aux achats à l’aide de la délégation applicable aux offres à commandes.
  3. Au moment de réaliser l’évaluation des risques, les agents de négociation des contrats doivent inscrire la valeur estimative totale de l’achat pour toute la durée de l’offre à commandes.
  4. Pour les offres à commandes qui comportent une limitation des dépenses, le pouvoir d’approbation nécessaire à la révision des offres à commandes comme méthode d’approvisionnement sera déterminé en fonction de la délégation des pouvoirs de modification des contrats qui est pertinente au groupe de biens et services concerné.
  5. Si l’autorisation préalable d’émettre des offres à commandes n’a été ni demandée, ni donnée, l’émission de chaque offre à commandes subséquente doit être approuvée. La valeur estimative totale de chaque offre à commandes subséquente sert à déterminer le pouvoir d’approbation compétent.
  6. Si l’autorisation préalable pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada de passer des commandes subséquentes au nom d’un client dans le cadre d’une offre à commandes approuvée n’a pas été demandée au moment d’obtenir l’approbation d’établir l’offre à commandes, le pouvoir d’approbation pour chaque commande subséquente sera déterminé est fonction de l’évaluation des risques liés aux achats, à l’aide de la délégation pertinente au groupe de produits et services (par exemple biens, services, travaux de construction).
  7. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les offres à commandes, voir les articles 3.40 L'offre à commandes comme méhtode d'approvisionnement et 4.10.20 Demande d’offres à commandes. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les arrangements en matière d’approvisionnement, voir les articles 3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement et 4.10.25 Demande d’arrangements en matière d’approvisionnement.

6.30 Processus d'achat entamé par le client

()

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est quelquefois appelé à traiter des demandes pour lesquelles le processus d'achat a été entamé par les ministères clients (p. ex., établissement des fournisseurs, demandes de soumissions, évaluation, sélection). Pour obtenir des renseignements sur la façon de traiter ces types de demandes, consulter l'article 2.65 Processus d'achat entamé par le client.

6.30.1 Ratification par le Conseil du Trésor

()

  1. Comme l'énonce la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), alinéa 4.1.11 :
    « Si une autorité contractante passe un marché sans l'autorisation du Conseil du Trésor lorsque ladite autorisation aurait dû être obtenue, elle doit demander la ratification de la mesure contractuelle le plus tôt possible. »
  2. La demande d’approbation par le CT doit indiquer les circonstances entourant l’attribution du contrat, ainsi que le type et la valeur du contrat attribué. Elle doit également préciser s’il était possible de lancer une demande des soumissions.
  3. Dans le cas où une demande d’approbation est soumise pour des travaux déjà entrepris, l’agent de négociation des contrats doit joindre à la demande une attestation du ministère client concerné selon laquelle il a permis que les travaux soient entrepris avant d’avoir obtenu l’approbation du CT.
  4. Si la ratification est exigée en raison d’erreurs administratives, la demande doit exposer les mesures correctives qui ont été prises pour les réduire.

6.30.5 Ratifications en vertu des pouvoirs ministériels

()

  1. Pour les achats de niveaux de complexité 1, 2 et 3, les pouvoirs d’approbation des ententes qui prévoient :
    1. la signature d’engagements contractuels,
    2. des contrats ou des modifications comprenant des dispositions à l’égard des travaux précontractuels; ou
    3. tout autre élément rétroactif;
    seront attribués au titulaire du pouvoir d’approbation des contrats non concurrentiels compétent, selon les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats et les limites des pouvoirs d’approbation des contrats non concurrentiels.
  2. Dans le cas des achats de niveaux de complexité 4 et 5, l’approbation du sous-ministre adjoint (SMA) est exigée.

6.30.10 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels

()

  1. En règle générale, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne conclut pas de contrats pour confirmer les interventions de ministères ou organismes. La pratique qui consiste à offrir ce service aux ministères clients devrait être déconseillée dans toute la mesure du possible. Toutefois, il peut s'avérer nécessaire que TPSGC intervienne en raison de ses pouvoirs exclusifs en matière d'achat de biens. TPSGC peut apporter une certaine valeur ajoutée au traitement des confirmations de commandes lorsque les travaux sont achevés ou des contrats lorsque les travaux ont commencé.
  2. Les demandes de confirmation de commande et les contrats comportant des travaux précontractuels sont considérés comme non concurrentiels et, à ce titre, ils doivent être évalués et traités selon les circonstances propres à chacun. Lorsque la demande est le résultat d’un effort visant à contourner les procédures d’achat normales, il faut d’abord songer à retourner la demande au ministère client.
  3. Dans le cas où les travaux sont achevés, les Services juridiques prépareront une confirmation de commande qui comprendra seulement l'information nécessaire pour décrire la transaction (les parties, les travaux réalisés, les dates, le montant, une autorisation et, au besoin, un transfert des droits de propriété intellectuelle). Le directeur compétent ou une autorité à un niveau supérieur, déterminé selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels, doit approuver les demandes de confirmation traitées par TPSGC.
  4. Dans les cas où les travaux ont commencé, l'agent de négociation des contrats préparera un contrat. Ce contrat devrait comprendre uniquement les travaux qui faisaient l'objet de l'autorisation de contrat comme telle. Même si les travaux ont débuté avant d'obtenir l'autorisation de contrat exigée, le contrat ne doit pas être antidaté. La date dans la clause relative à la période du contrat ou à la durée de l'exécution doit être la date d'attribution du contrat écrit. Un contrat ne peut en aucun cas être antidaté ou avoir un effet rétroactif. Pour s'assurer que les travaux exécutés avant la date du contrat sont couverts par le contrat, il faut inclure dans celui-ci la clause sur les travaux précontractuels C0210C du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat, indiquant la date à laquelle les travaux ont commencé afin de payer l'entrepreneur pour tous les travaux effectués avant l'attribution du contrat écrit.
  5. En ce qui concerne les achats de niveaux de complexité 1, 2 et 3, le titulaire de pouvoir compétent, déterminé par l'évaluation des risques liés aux achats et les limites d'approbation des contrats non concurrentiels, doit approuver les contrats traités par TPSGC.
  6. Dans le cas des achats de niveaux de complexité 4 et 5, l’approbation du sous-ministre adjoint (SMA) est exigée.
  7. Les ministères clients demeurent responsables de toutes les plaintes résultant de leurs interventions.

Annexe  6.1 : Instructions relatives au plan d'achat

()

Le plan d'achat doit être préparé comme une note de service de la part du directeur principal (ou du directeur) au directeur général –ou– du directeur général ou directeur général régional au sous ministre adjoint (SMA) et doit comprendre les éléments indiqués ci-dessous.

Plan d'achat formel

Description

Fournir une brève description du besoin, incluant les options, les approbations préalables et les montants réservés. Indiquer la période du contrat proposée et les options, s'il y a lieu.

Indiquer tout renseignement pertinent si le marché dépasse la limite d’approbation de contrat des directeurs généraux ou des directeurs généraux régionaux et s'il s'agit d'un marché non concurrentiel (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat).

Le SMA doit être informé au moyen d’une copie signée d’achat de tout marché non concurrentiel (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d’adjudication de contrat) dans le 48 heures suivant l’approbation par le directeur général ou directeur général régional.

Contexte

Fournir les renseignements généraux et le contexte global. Traiter des recommandations relatives à la vérification, des déterminations du Tribunal canadien du commerce extérieur, des décisions du Conseil du Trésor (CT), etc., propres au besoin.

(Indiquer tout renseignement qui pourrait être pertinent pour le sous-ministre adjoint si le plan d'achat dépasse la limite d'approbation de contrat des directeurs généraux ou des directeurs généraux régionaux et s'il s'agit d'un marché non concurrentiel (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat).

On avisera le sous-ministre adjoint des achats de nature délicate une fois que les directeurs généraux ou directeurs généraux régionaux auront donné leur approbation en lui faisant parvenir une copie signée du plan d'achat.

Coût estimatif et nom du client

Indiquer le coût estimatif du besoin, la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée incluse. Inclure les options, les montants réservés, etc., et préciser le ministère client auquel ils sont imputables.

Pouvoir d'approbation des contrats (ou des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement) prévu

Identifier le titulaire du pouvoir d'approbation des contrats prévu. Expliquer la raison pour laquelle il est le titulaire du pouvoir d'approbation, si ce n'est pas évident.

Sélection des fournisseurs

Indiquer les accords commerciaux applicables (Accord de libre-échange nord-américain, Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne, Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, Accord de libre-échange canadien, Accord sur le commerce intérieur, etc.), les ententes sur les revendications territoriales globales et les politiques importantes qui régissent les décisions relatives à la sélection des fournisseurs (Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones, Politique sur le contenu canadien, construction, réparation, révision et modernisation de navires, Politique d'achats écologiques, etc.).

Expliquer la stratégie d'approvisionnement utilisée, c'est-à-dire le SEAOG, une autre forme d'annonce publique ou les listes de fournisseurs (ponctuelle, permanente).

Justifier toute décision de recourir à un fournisseur unique.

Dans le cas des plans d'achat pour lesquels des présentations au CT seront exigées, il est nécessaire d'inclure la justification prévue à l'alinéa b.ii. de l'article 6.5.15 Présentation au Conseil du Trésor.

Questions stratégiques

Joindre le document pertinent du Comité d'examen des acquisitions. Préciser les autres considérations socio-économiques ou environnementales pertinentes. Pour plus de renseignements sur le Programme des retombées industrielles et régionales, voir l'article 3.70 Examen des approvisionnements.

Décrire tous les aspects spéciaux ou inhabituels de l'achat, par exemple, un écart à la politique.

Recommander l'adoption de mesures visant à résoudre tous les problèmes liés à d'éventuels risques majeurs en cause ou à des écarts marqués par rapport à la politique de sélection des fournisseurs ou à d'autres politiques de TPSGC. Lorsque la ligne de conduite proposée comporte des risques majeurs, il convient de les étudier en consultation avec les conseillers financiers et les Services juridiques de TPSGC.

Élaboration des critères d'évaluation et de la méthode de sélection des entrepreneurs

Préciser les critères d'évaluation et la méthode de sélection qui seront utilisés pour chaque demande de soumissions, notamment la base de tarification, la cotation numérique ou les critères d'évaluation technique obligatoires ou souhaitables.

Base de paiement prévue

Fournir une indication de la base de paiement prévue qui doit être utilisée dans le contrat (p. ex., prix ferme, taux fixes basés sur le temps, prix plafond, limitation des dépenses, etc.).

Utiliser cette section pour justifier le recours aux paiements anticipés, et pour indiquer la date à laquelle la garantie financière (p. ex., garantie, lettre de crédit de soutien irrévocable) sera exigée du fournisseur ou de l'entrepreneur. Traiter des dispositions relatives à la vérification du contrat.

Étapes

Fournir des dates cibles pour les étapes importantes (par exemple, la demande de soumissions, l'attribution du contrat, le calendrier de livraison) sous la forme « début » mai ou « mi- » août ou « fin » octobre, plutôt que des dates précises.

Commentaires supplémentaires

Inclure tous les renseignements qui devraient être portés à l'attention du titulaire du pouvoir d'approbation (p. ex., limitation de la responsabilité de l'entrepreneur, surveillant de l'équité, exigences relatives à la sécurité industrielle, propriété intellectuelle, consultations auprès des secteurs d'activités, achats écologiques).

Agent de négociation des contrats

Indiquer le nom et numéro de téléphone de l'agent responsable du projet, ainsi que le secteur et la division auxquels il appartient.

Commentaires

Réserver deux ou trois lignes pour les commentaires du titulaire du pouvoir d'approbation.

Recommandé par :

______________________
Directeur principal ou directeur régional OU
Directeur général ou directeur général régional
Secteur ou région

______________________
Date

Approuvé par :

______________________
Directeur général ou directeur général régional OU
Sous-ministre adjoint

______________________
Date

Ajouter les questions et les réponses relatives au fournisseur unique en Annexe A.

Annexe  6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat

()

Demande de contrat

  1. Renseignements généraux
    1. Si un contrat n’a pas été approuvé au préalable dans le cadre du processus de planification et d’approbation préalable des contrats (PAPC), ou si un plan d’achat a été utilisé à l’étape d’élaboration de la stratégie d’achat, une demande de contrat visant à obtenir l’approbation de conclure le contrat doit être préparée avant la conclusion du contrat. L'approbation doit être obtenue avant d'accepter une offre d'un fournisseur ou de demander à un entrepreneur éventuel d'exécuter des travaux précis.
    2. Avant de rédiger une demande de contrat, les agents de négociation des contrats doivent prendre connaissance des risques relevés au cours de l’évaluation des risques liés aux achats, ainsi que du document d’approbation d’origine (préparé à l’approbation de la stratégie d’achat). Si les risques ont changé pendant le processus d’achat, les agents de négociation des contrats doivent préparer une nouvelle évaluation des risques liés aux achats dans laquelle seront indiqués les nouveaux risques ou les risques supplémentaires, les raisons pour lesquelles les risques ont changés, ainsi que les stratégies d’atténuation mises en place pour réduire les risques.
    3. La demande de contrat doit fournir une description exacte des modalités devant être approuvées, laquelle doit tenir compte et s'appuyer sur des renseignements contenus dans les dossiers pertinents. Chaque demande de contrat doit définir et expliquer toute dérogation proposée aux politiques et procédures qui s'appliquent.
    4. Les renseignements sur le contrat proposé doivent figurer de façon claire et concise dans la demande de contrat.
    5. La demande de contrat doit être accompagnée d’une copie du contrat proposé et des dossiers pertinents.
    6. Le titulaire du pouvoir d’approbation examinera la demande de contrat et accordera la pleine approbation de procéder, précisera ses préoccupations et les modifications directes à apporter à la demande, ou demandera des étapes supplémentaires avant l’attribution du contrat.
  2. Responsabilité de l'agent de négociation des contrats
    1. Pour les achats devant être approuvés par le SMA ou un niveau supérieur, l'agent de négociation des contrats doit veiller à la préparation, à la recommandation et à la réalisation de la demande de contrat sur les formulaires PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. et PWGSC-TPSGC 1151-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. conformément aux instructions relatives à la préparation suivantes :
      1. certifier que les renseignements fournis dans la demande de contrat constituent une représentation exacte des renseignements au dossier;
      2. présenter la demande de contrat au titulaire du pouvoir d'approbation compétent et s'assurer que :
        1. la présentation est acheminée et recommandée par tous les gestionnaires hiérarchiques depuis l'agent de négociation des contrats jusqu'au titulaire du pouvoir d'approbation;
        2. les ressources sectorielles ou régionales, comme le conseiller juridique, le contrôle de la qualité des contrats, les analystes des coûts et les équipes des biens et des services, examinent la présentation, au besoin. Voir l'article 6.10.10 Services d'analyse des coûts et du prix;
      3. obtenir les interprétations des politiques de la Direction des politiques du Programme des approvisionnements et les opinions des spécialistes ministériels (p. ex., Services juridiques) sur les conséquences de toute dérogation proposée aux conditions générales, aux politiques et aux règlements;
      4. obtenir le consentement du ministère client pour toute dérogation aux spécifications, aux normes et aux exigences relatives à la livraison;
      5. souligner, dans la recommandation, les faits entourant toute dérogation proposée et les conséquences défavorables qui en découleraient pour le Canada.
  3. Préparation de la demande de contrat
    1. Les agents de négociation des contrats doivent préparer la demande de contrat de la façon décrite ci-dessous.
    2. Le formulaire de demande de contrat PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. est utilisé pour les contrats nécessitant une approbation au niveau du sous-ministre adjoint, du sous-ministre ou du ministre. Les renseignements peuvent être présentés en français ou en anglais.

Partie 1 Données de soumission – demande de contrat – formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1

  1. Les principaux éléments d'une demande de contrat comprennent notamment :
    1. le besoin et son utilisation finale;
    2. le fournisseur et les critères de sélection;
    3. le coût, la base de paiement et les mouvements de trésorerie.
  2. Lorsqu'on prépare une demande de contrat, il faut se concentrer sur ces éléments principaux généraux. Les sections suivantes fournissent des considérations supplémentaires auxquelles l'agent de négociation des contrats doit porter attention, le cas échéant.
  1. Attention prioritaire
    S'il faut accorder une attention prioritaire en raison des exigences de livraison ou pour tout autre motif, notamment l'expiration de la validité des prix, indiquer les conséquences de ne pas respecter la date d'expiration.
  2. Objet
    Préciser s'il s'agit d'une demande d'autorisation de conclure un contrat ou d'une autorisation d'utiliser une offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ou un arrangement en matière d'approvisionnement.
  3. Proposition
    1. Énoncer la mesure proposée (p. ex., autorisation de conclure un contrat; autorisation d'utiliser une offre à commandes ou une offre à commandes principale et régionale). Identifier l'entrepreneur en indiquant sa raison sociale ainsi que son adresse (par ex., la cité, la ville ou le village, la province, le pays si autre que le Canada). Décrire brièvement les biens et les services fournis et leur utilisation finale; mentionner les numéros de pièce et les numéros de spécification dans la partie 2 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.. Indiquer le point de livraison (par ex., la cité, la ville, etc.). S'il y a plusieurs points de livraison, inscrire la mention « Livraison à diverses destinations », sans les énumérer dans cette section. Se référer à un appendice.
    2. Indiquer toute dérogation proposée aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT.
    3. Lorsque certaines conditions ou certaines dérogations aux politiques ministérielles sont recommandées dans une demande de contrat, ce qui impose une obligation financière pour le Canada, demander l'autorisation relative à l'obligation financière dans cette section et, dans la section Remarques, expliquer pourquoi il est recommandé que le Canada accepte la responsabilité dans ce cas.
    4. Si certains paiements anticipés sont proposés, il faut le préciser dans cette section et décrire la nature à la section Base de paiement.
    5. S'il y a une option à exercer par le Canada avant une date précise, et que le mode d'établissement des prix est connu ou que la formule d'établissement des prix est convenue et les fonds pour l'option sont disponibles (ou le seront ultérieurement), demander l'approbation d'exercer l'option dans cette section. Sous la rubrique Base de paiement, indiquer le mode d'établissement des prix de l'option ou la formule d'établissement des prix et la date finale pour l'exercice de l'option.
    6. Indiquer dans un paragraphe distinct la date à laquelle l'approbation d'un montant estimatif supplémentaire est requise, de sorte que des dispositions puissent être prises en prévision des travaux imprévus, notamment des tâches supplémentaires, des modifications de conception ou une échelle mobile de prix.
    7. Dans le cas d'un contrat proposé pour une durée ou une période déterminée seulement, ou dans le cas d'une offre à commandes proposée, indiquer si la date d'expiration s'applique à la commande ou à la livraison.
  4. Coût
    1. Indiquer le coût total estimatif, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, que doit supporter le Canada pour l'exécution du contrat proposé. Lorsque le prix doit être payé en devises étrangères, il faut indiquer entre parenthèses le montant équivalent estimatif en dollars canadiens d'après le taux de conversion en vigueur à ce moment. Indiquer la source de financement (crédit, et numéro de la demande) et le ministère ou l'organisme responsable de la certification. Dans le cas des offres à commandes pour lesquelles il n'y a pas de financement de prévu, indiquer que le montant est imputable au client.
    2. Le coût total estimatif mentionné à la première ligne du paragraphe précédent désigne le montant total, TPS/TVH incluse, payable à l'entrepreneur en vertu du contrat, dont le paiement de l'ensemble des biens ou services, plus toutes options pour lesquelles les fonds sont disponibles (ou le seront ultérieurement) et tout montant estimatif supplémentaire applicable aux modifications ultérieures prévisibles portant sur les travaux imprévus, etc., pour lequel une approbation est demandée.
    3. Inclure un calendrier des mouvements de trésorerie fournissant la distribution (par année) des fonds que l'on prévoit débourser pendant la durée du contrat.
  5. Base de paiement
    1. Dresser un résumé de tous les facteurs ayant une incidence sur l'achat proposé, notamment (les détails des éléments de coût principaux devraient être fournis dans un appendice) :
      1. le prix à payer;
      2. la méthode d'établissement des prix;
        1. prix de lot ferme;
        2. prix unitaire ferme;
        3. prix visé, prix plafond et formule de prime d'encouragement;
        4. prix visé et formule de prime d'encouragement, sans prix plafond;
        5. taux fixe basé sur le temps; ou
        6. prix à négocier - inclure une formule servant à déterminer la base de paiement ferme, ou expliquer pourquoi il est impossible d'inclure une formule, et pourquoi le prix à négocier n'est pas un prix plafond, le cas échéant;
      3. les dispositions relatives à la vérification ou le contrôle;
      4. les droits de douane;
      5. la taxe sur les produits et services :
        1. incluse;
        2. en sus;
        3. exonérés ou détaxés (indiquer la raison de l'exonération); ou
        4. ne s'applique pas;
      6. les autres taxes;
      7. les conditions de livraison, par exemple :
        1. FAB (franco à bord) destination,
        2. FAS (franco le long du navire),
        3. FAF (franco le long de l'avion),
        4. FAB transporteur commun à l'usine de l'entrepreneur;
        5. CAF (coût, assurance et fret);
      8. les dispositions relatives aux fluctuations de taux de change, s'il y a lieu. Indiquer le montant des devises étrangères qui est assujetti au taux de change et toute condition spéciale;
      9. toutes dispositions relatives à l'échelle mobile, sauf celles prévues dans les conditions générales faisant partie du contrat (par ex., la taxe de vente, la taxe d'accise, les droits de douane);
      10. l'option : le mode ou la formule d'établissement des prix, plus la date finale prévue pour la levée d'option.
    2. Mentionner toute exigence relative au paiement anticipé.
    3. Indiquer la base de paiement proposée pour les travaux imprévus (mentionné dans la rubrique « Proposition » et prévu dans la rubrique « Coût », à titre de montant estimatif).
    4. S'il y a un grand nombre d'articles et/ou de destinations, insérer l'énoncé suivant à la rubrique « Base de paiement » :
      « Les prix unitaires (ou de lot) pour un montant total de ________$, taxe de vente ________, FAB_______________, tel qu'indiqué en détails à l'annexe ci-jointe ou dans une annexe jointe au contrat proposé. »
  6. Remarques
    S'assurer que le choix du fournisseur et le prix sont convenablement justifiés à l'aide des critères ci-dessous :
    1. Indiquer combien de fournisseurs ont été invités à soumissionner et la méthode adoptée pour demander des soumissions. Dans le cas d'un processus concurrentiel, indiquer le nombre de soumissions reçues et la position relative du soumissionnaire recommandé en ce qui touche le prix, par ex., le soumissionnaire le moins-disant est recommandé. Lorsqu'une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique) est choisie, l'autorisation légale de recourir à une exception au processus de soumissions concurrentielles doit être précisée. (Voir les articles 3.10 Processus de passation de contrats concurrentiels et 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels.)
    2. Si la soumission recommandée n'est pas la soumission recevable la plus basse, expliquer clairement pourquoi toute autre soumission moins élevée n'est pas acceptable.
    3. Si une soumission est jugée irrecevable parce qu'elle ne satisfait pas aux exigences obligatoires de la demande de soumissions, mais que le prix est moins élevé que la soumission recevable la plus basse, énoncer brièvement les principales insuffisances.
    4. Si deux soumissions comportent un prix identique et que l'on recommande d'accepter une des deux, indiquer les critères qui ont présidé à ce choix.
    5. Si la demande de soumissions n'a pas été effectuée sur une base concurrentielle, indiquer les raisons qui expliquent ce choix. Dans le cas où il n'y a pas eu concurrence, indiquer quelle attestation de prix a été obtenue et expliquer pourquoi le prix est jugé raisonnable et justifié. Inclure un bref résumé de la Partie 2, Section F2, Prix précédent, du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. .
    6. Si des dérogations aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT sont recommandées, présenter les opinions exprimées par les directions générales fonctionnelles intéressées, en précisant les conséquences financières ou autres, et donner les raisons d'une telle recommandation. Dans la mesure du possible, exprimer en termes financiers les obligations prévues pour le Canada.
    7. S'il y a dérogation aux dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne, l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, de l’Accord de libre-échange canadien ou de l'Accord sur le commerce intérieur, donner les motifs pour lesquels la dérogation est recommandée.
    8. Si on demande d'approuver un montant estimatif pour les travaux supplémentaires imprévus, les modifications de conception ou l'échelle mobile de prix, tel qu'il a été indiqué initialement à la rubrique « Proposition » estimé à la rubrique « Coût » et justifié à la rubrique « Base de paiement », indiquer les motifs à l'appui dans cette section.
    9. Décrire les options dans la présente section, y compris les critères qui seront utilisés pour déterminer si l'option doit être exercée.
    10. Si le contrat proposé est d'une valeur supérieure à 2 M$ en biens et en services ou de n'importe quelle valeur lorsque les retombées socio-économiques sont jugées importantes, inclure une section portant sur les considérations socio-économiques, y compris toutes les questions touchant le financement. Annexer les recommandations du comité de gestion spécial ou du Comité d'examen des acquisitions.
    11. Si des paiements anticipés sont recommandés, expliquer pourquoi et indiquer les avantages pour le Canada.
    12. Inclure une déclaration relative au contenu canadien et à la création ou au maintien d'emplois au Canada ainsi qu'une indication de l'endroit où ces emplois seront créés.
    13. Présenter les risques considérés comme moyens, moyens-élevés et élevés ainsi que les stratégies d’atténuation proposées.
    14. Décrire brièvement la formule utilisée pour le calcul du profit.
    15. Préciser les dates de début et de fin des livraisons prévues dans la soumission dont l'acceptation est recommandée. Ne pas inclure tous les détails de livraison.
    16. Dans la mesure du possible, indiquer le numéro du CT qui sanctionne l'approbation du programme du ministère client.
  7. Date d'expiration
    Mentionner la date d'expiration de la soumission.
    NOTA : S'il y a véritablement urgence, celle-ci doit être signalée à la Partie 1, dans la section « Attention prioritaire ».

Partie 2 Données complémentaires – demande de contrat – formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2

En particulier, remarquer les renseignements figurant aux sections A à F ci-dessous.

Lorsqu'une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique) est choisie conformément à l'exception du paragraphe 6.d) du Règlement sur les marchés de l'État, les réponses aux questions qui se trouvent à l' Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques doivent être jointes à cette Partie 2.

Section A - Détails de la demande de contrat ou de la demande
  1. Lorsque le contrat proposé que l'on demande d'approuver n'indique pas tous les biens ou services demandés par le client et que la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. n'a pas précisé ce point clairement, énumérer brièvement, pour la gouverne du titulaire du pouvoir d'approbation, le nombre total des articles inscrits sur la demande et le nombre inscrit dans le contrat proposé. Si l'explication est trop longue, renvoyer à l'appendice ou au document versé au dossier qui contient toutes les précisions.
  2. Si les biens ou services demandés sont les mêmes que ceux du fournisseur proposé, que l'on recommande d'accepter, les décrire dans cette section ou faire référence aux spécifications des travaux.
Section B – Conditions spéciales non précisées à la Partie 1
  1. Signaler toute condition spéciale pouvant influer sur le contrat proposé et qui n'est pas indiquée dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., par exemple, la garantie financière et les redevances. Vérifier la conformité avec les politiques suivantes (certains secteurs ou régions préféreront traiter de ces politiques à la Section F, ce qui est également acceptable)  :
    1. les sanctions internationales;
    2. le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi;
    3. le conflit d'intérêts.
  2. Il n'est pas nécessaire de mentionner les dispositions d'échelle mobile normales contenues dans les conditions générales.
Section C – Livraison

Énoncer les exigences en matière de livraison précisées par le client et promises par le fournisseur, ainsi que l'acceptabilité de la livraison si elle n'est pas conforme à la livraison précisée.

Section D - Type de document contractuel

Indiquer le type de document contractuel, p. ex. « Votre offre est acceptée »; « Nous vous demandons »; « Offre à commandes »; « Votre proposition est acceptée »; « Accord formel ».

Section E - Soumissions reçues

Indiquer s'il y a eu un dépouillement public des soumissions.

Section F - Motifs de la recommandation
F1 Justification de prix pour les cas négociés

S'il n'y a pas eu mise en concurrence, indiquer la justification de prix qui a été obtenue, si celle-ci n'a pas été mentionnée dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.. Indiquer les raisons pour lesquelles les divers éléments de prix sont jugés raisonnables et justifiés. Justifier l'élément de profit ou de majoration qui est recommandé.

F2 – Prix précédents

Donner des précisions sur les prix précédents pour des contrats négociés lorsque ces prix sont connus, y compris le pourcentage de majoration ou de réduction, et donner une explication de toute majoration importante. Fournir également ces renseignements pour des contrats concurrentiels, à moins que le nombre d'articles de faible valeur rende la comparaison trop complexe pour servir une fin utile.

F3 - Discordances éventuelles entre la demande de soumissions et la soumission recommandée

Lorsqu'il existe des discordances entre la demande de soumissions et la soumission recommandée, les préciser et concilier les montants.

F4 - Justification des dérogations aux politiques ministérielles, modification ou suppression dans conditions générales et les conditions générales supplémentaires

Justifier les dérogations à la politique du ministère dans cette section.

F5 - Acceptation des biens et services ne respectent pas les spécifications

Indiquer pourquoi on accepte les biens et services même s'ils ne sont pas conformes aux spécifications.

F6 – Méthode de paiement
  1. Donner une description complète de la méthode de paiement. Si des paiements progressifs sont proposés, donner une description complète, y compris toute retenue de garantie.
    Nota : S'il y a plusieurs articles, et que les prix des articles et les prix unitaires ne sont pas indiqués dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. ou dans un appendice à la Partie 1, faire référence au document particulier du dossier qui contient ces renseignements.
  2. Les autres données, le cas échéant, devraient être fournies à la Section F, par exemple :
    1. Joindre la liste des fournisseurs qui ont été invités à soumissionner et leur titre légal.
    2. Joindre l'opinion de l'agent financier sur l'état financier du fournisseur.
    3. Joindre l'opinion du conseiller juridique sur la nature légale de l'affaire et de la présentation du contrat, y compris l'uniformité avec le contrat.
    4. Si ce n'est déjà fait à la Section B, évaluer la conformité de l'entrepreneur en ce qui a trait à ce qui suit :
      1. les sanctions internationales;
      2. le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi;
      3. dispositions sur les conflits d'intérêts.

Annexe  6.3 : Préparation des documents d'approbation de la modification de contrat

()

1. Modifications nécessitant une approbation à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général et de directeur général régional

  1. Le formulaire Demande de modification de contrat (DMC), disponible dans l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA), peut être utilisé.
  2. Si une évaluation des risques liés à la modification de contrat est exigée, celle-ci, de même que les résultats discutés dans l’évaluation, doivent être joints à la DMC.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient inclure les renseignements suivants, selon le cas :
    1. Description ou proposition : Décrire brièvement les biens ou les services fournis dans le processus de planification et approbation préalable des contrats (PAPC) original et préciser l'objectif de la modification proposée.
    2. Augmentation ou réduction : Indiquer le coût total de la modification proposée en dollars canadiens ou en devises étrangères, selon le cas. S'il s'agit de devises étrangères, indiquer l'équivalent en monnaie canadienne pour la modification seulement.
    3. Indiquer le nom du client.
    4. Sommaire de l'approbation : Fournir un tableau traitant des documents d'approbation, de la valeur des documents, de la valeur d'approbation de chacun des documents d'approbation et du niveau d'approbation.
    5. Base de paiement proposée : S'il s'agit d'une modification de la base de paiement, fournir une justification et les motifs à l'appui. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les modifications de base de paiement, consulter le paragraphe 3 de l’Annexe 6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité.
    6. Risques : Décrire les mesures de réaction aux risques considérés comme moyens-élevés et élevés, selon le cas.
    7. Remarques : Fournir au minimum les renseignements suivants :
      1. les renseignements supplémentaires importants qui sont nécessaires à une évaluation convenable de la modification proposée. Par exemple, si la modification proposée comporte une augmentation importante, expliquer pourquoi ce besoin additionnel n'était pas compris dans la demande initiale.
      2. une justification de la modification.

2. Modifications nécessitant une approbation à un niveau équivalent ou supérieur à celui de SMA :

  1. Les formulaires PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Demande de contrat/demande de modification de contrat (Partie 1 - Données de soumission) et PWGSC-TPSGC 1151-4L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Demande de modification de contrat (Partie 2 - Données complémentaires) doivent être remplis et présentés en français ou en anglais.
  2. Autorité responsable de la modification du contrat ou de la révision de l’offre à commandes comme méthode d’approvisionnement : ;Le formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 peut servir à obtenir l'autorisation d'utiliser une offre à commandes qui a été révisée par le soumissionnaire.
Partie 1 : Données sur la soumission - Demande de modification de contrat - formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1

Les éléments principaux qui devraient être inclus dans la demande de modification de contrat sont les suivants :

  1. le but de la modification;
  2. le coût de la modification.

D’autres éléments dont les agents de négociation des contrats pourraient tenir compte, s’il y a lieu, sont énumérés dans les paragraphes qui suivent.

  1. Proposition
    1. Énoncer le but de la modification proposée et décrire brièvement les biens et/ou services tels que mentionnés dans la demande de contrat initiale (par ex. : pour modifier le contrat avec ABC pour la fourniture de 20 machins additionnels). Dans le cas des biens ou services ajoutés, indiquer les prix, la situation en ce qui concerne la taxe de vente, les points de livraison, etc.
    2. Indiquer tout écart entre les fonds antérieurement autorisés et les engagements contractuels.
    3. S'il y a un grand nombre d'articles, insérer l'énoncé suivant : 
      « Les prix unitaires (ou de lot) au montant total de ____________$, taxe de vente _____________, FAB____________, seront conformes aux indications de l'annexe ci-jointe ou de l'annexe jointe à la modification proposée. »
    4. Si la modification proposée comporte des dérogations aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT, qui ne sont pas mentionnées dans l'approbation initiale, donner une description complète de ces dérogations.
  2. Coût supplémentaire (ou réduction de coût)
    1. Indiquer le coût total de la modification proposée en dollars canadiens ou en devises étrangères, selon le cas. S'il s'agit de devises étrangères, donner l'équivalent en monnaie canadienne.
    2. Indiquer le coût estimatif modifié du contrat. Si le coût total autorisé précédemment prévoit un montant pour des travaux particuliers à venir ou pour des travaux prévisibles mais non planifiés (comme des modifications de conception ou des tâches supplémentaires), ne pas manquer d'inscrire ce montant dans le coût total estimatif. Sinon, l'autorisation accordée pour le montant mis de côté est invalide.
    3. Indiquer les mouvements de trésorerie et autres renseignements prévus à la section « Coût » de la demande de contrat à l’Annexe 6.2 Instructions relatives à la demande de contrat..
    4. Fournir un bref résumé des modifications antérieures et de leur coût.
  3. Remarques
    1. Fournir tout autre renseignement important nécessaire à une évaluation convenable de la modification proposée. Par exemple, si la modification proposée comporte une augmentation importante, expliquer pourquoi ce besoin additionnel n'était pas compris dans la demande initiale. Consulter la rubrique Remarques dans l' Annexe 6.2 : Instructions relatives à la demande de contrat pour connaître les renseignements qui doivent être fournis, s'il y a lieu.
    2. Lorsqu'une demande de modification de contrat exige une approbation à un niveau supérieur à celui qui a été établi précédemment dans le contrat, expliquer les raisons qui ont motivé le choix de l'entrepreneur et la base de paiement. Il n'est pas nécessaire de répéter dans la Partie 1 la base de paiement stipulée dans cette demande si elle a été approuvée antérieurement à un niveau supérieur ou par l'autorité contractante à qui l'on s'adresse maintenant pour faire approuver la modification.
    3. Si une modification de la base de paiement est proposée, elle doit être justifiée en fournissant les motifs à l'appui. Consulter le paragraphe 3 de l’Annexe 6.4.2 Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
    4. S'il existe un écart entre les fonds autorisés et les engagements contractuels, expliquer pourquoi.
    5. Fournir les détails en ce qui concerne les risques liés à la modification proposée considérés comme moyens-élevés et élevés et présenter les stratégies d’atténuation proposées.
    6. Lorsque des articles sont ajoutés ou que l'on établit une base de paiement ferme pour un contrat dont le prix était à négocier, fournir une justification des prix.
  4. Autorisation
    Indiquer l'autorisation initiale accordée pour conclure le contrat et l'autorisation applicable à chaque modification approuvée. Lorsqu'on a obtenu l'autorisation du Conseil du Trésor (CT), donner le numéro et la date du CT et lorsque l'approbation du ministre a été obtenue, inscrire « sous l'autorité du ministre ». Dans tous les autres cas, inscrire la mention « Autorisation ministérielle ». Ne pas inscrire les montants dans la Partie 1.
Partie 2 - Données complémentaires - Demande de modification de contrat - formulaire PWGSC-TPSGC 1151-4

En remplissant ce formulaire, vous assurer de fournir tous les renseignements à l'appui. En particulier, prendre note de ce qui suit :

Section A – État d'avancement des travaux

Dans cette section, résumer l'état d'avancement des travaux, notamment les quantités déjà livrées et le pourcentage d'achèvement, les travaux en cours ou terminés, les paiements anticipés ou progressifs versés ou toute autre dépense préliminaire, ainsi que les autres questions de même nature.

Section B - Autorisation, statut du contrat et montant relatif aux modifications proposées

Indiquer dans la colonne « Autorisation et Montant », les autorisations et les montants autorisés pour le contrat et chaque modification (c.-à-d. CT, ministre, sous-ministre, directeur général, directeur, etc.). Toute divergence entre les autorisations (approbations) et les engagements devraient être corrigée dans la Section B. En outre, si le montant de la modification proposée dépasse les fonds disponibles, il faut le signaler dans cette section.

Section C - Base et mode de paiement, conformément à la dernière modification

Énoncer brièvement la base de paiement et la méthode de paiement à la dernière modification (y compris la situation en ce qui concerne la taxe de vente, les conditions de livraison [par ex., FAB], les paiements anticipés et progressifs), à moins qu'il ne soit proposé de modifier la base de paiement ou la méthode de paiement. Dans ce dernier cas, décrire en détail la base de paiement et la méthode de paiement applicable actuellement à une partie ou l'autre des travaux et pour laquelle on recommande une nouvelle base de paiement ou méthode de paiement. Consulter l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

Section D – Justification de la recommandation
  1. Justifier les prix et la modification des conditions ou des méthodes de paiement.
  2. Donner tous les renseignements justificatifs des prix lorsqu'il s'agit d'ajouter un article ou d'établir une base de paiement ferme pour un contrat passé antérieurement sur une base de prix à négocier.
  3. Expliquer les discordances entre : a) le montant approuvé pour le contrat et les modifications éventuelles; et b) la somme totale attribuée.

Nota : S'il y a plusieurs articles et que les prix des articles et les prix unitaires ne sont pas indiqués dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. ou dans un appendice à la Partie 1, faire référence dans la Section F du document particulier du dossier qui contient ces renseignements.

3. Préparation des présentations de modification au Conseil du Trésor

L'approbation du Conseil du Trésor est exigée pour toute modification de contrat qui dépasse les limites indiquées à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels et sujette aux exceptions décrites à l'Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.

Annexe  6.4 : Conditions imposées sur les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

()

Les limites des pouvoirs d'approbation pour le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) sont assujetties aux conditions suivantes :

  1. que les autorités contractantes s'assurent, pour les besoins et les modifications connexes nécessitant leur approbation, que les modalités du contrat correspondent aux observations que leur ont été faits concernant la nature de la transaction;
  2. que les Services juridiques soient consultés lorsque l’agent de négociation des contrats envisage une dérogation aux clauses du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat, aux modèles uniformisés d’approvisionnement ministériels ou aux modèles juridiquement approuvés propres au secteur ou aux biens et services. Les agents de négociation des contrats peuvent également consulter les Services juridiques pour les besoins où des renseignements de nature délicate entrent en jeu. En ce qui a trait aux autres situations qui exigent une consultation auprès des Services juridiques, voir l’article 3.110 Services juridiques.

Nota : L'approbation du ministre est exigée pour certaines demandes décrites l’Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.

Annexe  6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne

()

Cette annexe décrit les pouvoirs d'approbation et de signature internes et les exceptions aux pouvoirs d'approbation internes. Elle traite également des pouvoirs de signature supplémentaires, tels que pour les paiements d'acomptes, les attestations, etc.

1. Pouvoirs d'approbation

  1. Les pouvoirs d'approbation et de signature internes sont en conformité avec l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.
  2. L'approbation du Conseil du Trésor (CT) est exigée pour les présentations qui dépassent les pouvoirs d'approbation qui se trouvent à l'Annexe 6.4.2.
  3. Les exceptions à l'Annexe 6.4.2 sont décrites en 1.1 ci-dessous.
1.1 Exceptions aux pouvoirs d'approbation internes
1.1.1 Anciens fonctionnaires
  1. Les limites contractuelles de l'Annexe 6.4.2 s'appliquent aux présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat pour les services d'anciens fonctionnaires recevant une pension, lorsque la valeur du contrat, incluant les modifications, ne dépasse pas 100 000$ (concurrentiel) ou 25 000$ (non concurrentiel).
  2. L'approbation du CT est exigée pour les présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat pour les services d'anciens fonctionnaires recevant une pension, lorsque la valeur du contrat, incluant les modifications, dépasse 100 000$ (concurrentiel) ou 25 000$ (non concurrentiel).
  3. Il faut réduire les honoraires de tout contrat non concurrentiel si la personne a pris sa retraite depuis moins d'un an et si elle reçoit une pension. Voir l'article 3.90 Passation de contrats avec d'anciens fonctionnaires, au paragraphe e.
  4. L'approbation du CT est exigée pour les présentations accordant le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat avec d'anciens fonctionnaires ayant reçu un paiement forfaitaire conformément aux modalités d'un programme de réduction des effectifs lorsque les honoraires dépasseront 5 000$ pour un contrat individuel ou une combinaison de contrats pendant la période couverte par le paiement forfaitaire. Voir le pargraphe e. de l'article 3.90.

Nota : Pour plus de renseignements sur la définition d'anciens fonctionnaires et de pension, voir le paragraphe b. de l'article 3.90.

1.1.2 Confirmation de commandes

Les présentations accordant le pouvoir d'émettre une confirmation de commandes doivent être approuvées au niveau du directeur ou à un niveau supérieur, selon les limites du pouvoir d'approbation de contrats non concurrentiels, telles que décrites à l' Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels. Les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels s'appliquent pour tous les postes au-dessous du niveau de sous-ministre adjoint. (Voir l'article 6.30.10 Confirmation de commande et de contrats comportant des travaux précontractuels.)

1.1.3 Redevances
  1. Dans le cas des contrats visés par la Loi sur la production de défense (LPD), lorsque les redevances dépassent 5 p. 100, l'approbation du sous-ministre est exigée avant de conclure un contrat. (Cette approbation n'est pas obtenue afin de conclure le contrat, mais bien pour permettre au Canada de payer les redevances.)
  2. Lorsqu'il y a une augmentation du montant de la redevance ou lorsque des redevances doivent être payées pour d'autres articles pendant la durée du contrat, il faut appliquer les mêmes lignes directrices en matière d'approbation.
  3. Lorsque l'approbation du sous-ministre est exigée pour le paiement de redevances supérieures à 5 p. 100, les renseignements suivants doivent être fournis à la Partie 2 de la demande de contrat :
    1. les détails des redevances;
    2. une estimation des achats éventuels prévus qui pourraient dépasser l'exigence stipulée dans la présentation en question;
    3. les commentaires des Services juridiques.
1.1.4 Exception relative à la sécurité nationale
  1. Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) doit avoir approuvé l'exception relative à la sécurité nationale (ESN) à la suite d'une lettre de la part du SMA client demandant l' ESN avant que le processus d'approbation des documents ne soit mis en œuvre.
  2. Après l'approbation de l' ESN par le SMA/DGA, le processus normal d'approbation des documents s'applique.
  3. Pour des détails complets sur le processus d' ESN, voir l'article 3.105 Exception relative à la sécurité nationale.
1.1.5 Dispositions relatives à l'intégrité
  1. Exception relative à l’intérêt public : Une exception relative à l’intérêt public doit être invoquée avant de conclure un contrat avec un soumissionnaire ou d’émettre un arrangement en matière d’approvisionnement ou une offre à commandes à un offrant ou un fournisseur, ou de céder le contrat d’un cessionnaire proposé qui a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Une demande d’exception relative à l’intérêt public doit être portée à l’attention du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA), par le biais du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  2. Vérification de l’intégrité : À la réception d’une réponse de type « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », il faut obtenir l’approbation au niveau indiqué sur la réponse en question (c.-à-d. au niveau du SMA ou du directeur général [DG]).
    1. Toutes les demandes exigeant une approbation du SMA doivent être transmises au SIPA en vue de leur traitement, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
    2. Toutes les demandes exigeant une approbation du DG doivent être transmises selon les processus établis au sein du secteur ou de la région. Au besoin, les agents de négociation des contrats peuvent demander l’aide du SIPA en envoyant un courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
    3. Une approbation de l’intégrité de plus haut niveau n’est pas nécessaire pour émettre :
      1. une modification lorsque les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées;
      2. une commande subséquente;
      3. un contrat subséquent à un arrangement en matière d’approvisionnement;
      4. une autorisation de tâches.
    4. Les agents de négociation des contrats peuvent obtenir l’approbation requise au niveau déterminé pour le contrat au moyen de l’évaluation des risques liés aux achats.
  3. Si un entrepreneur souhaite établir un contrat de sous-traitance avec un premier sous-traitant inadmissible ou suspendu, l’agent de négociation des contrats doit transmettre la demande au SMA de la DGA par le biais du SIPA, par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

2. Pouvoirs supplémentaires de signature

Les titulaires des pouvoirs de signature pour les commandes d'achat, les contrats, les offres à commandes, les arrangements en matière d'approvisionnement, les accords et les arrangements officiels, les demandes de transfert de marchandises et de biens et de services, les directives écrites à l'agence de distribution, les cessions, les lettres et messages d'autorisation, les lettres d'intention, les consentements à des contrats de sous-traitance, les avis de résiliation pour des raisons de commodité et toutes modifications à l'un ou l'autre des documents ci-dessus, sont comme suit :

  1. conformément à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels;
  2. et sous réserve du sceau ministériel, avec le Secrétaire général.
2.1 Paiements anticipés, d'étapes et progressifs

Le pouvoir pour l'attestation des demandes de paiements anticipés, d'étapes et progressifs (formulaire PWGSC-TPSGC 1111L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Demande de paiement progressif) qui est un préalable pour l'attestation du client en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques est établi comme suit :

  1. pour les titulaires de postes énumérés à l'Annexe 6.4.2, sauf les agents internes/stagiaires, les adjoints principaux des achats et les adjoints à l'approvisionnement, le pouvoir d'attestation illimité s'applique;
  2. pour les adjoints principaux des achats :
    1. pour les contrats au-delà du pouvoir d'approbation : pouvoir d'attestation pour les réclamations jusqu'à 40 000$, qui ne sont pas une réclamation finale ou un versement d'une retenue;
    2. pour les contrats se situant dans les limites de leur pouvoir d'approbation : attestation pour toutes les réclamations.
2.2 Documents de règlement et de quittance
  1. Le pouvoir de signature des documents de règlement et de quittance (formulaire PWGSC-TPSGC 9223-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Règlement et quittance) pour les résiliations au nom du ministre est délégué comme suit :
    1. survenant lors de la résiliation pour des raisons de commodité :
      1. directeur général, Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, Direction générale des approvisionnements, (SPRIGS, DGA);
      2. directeur, Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements, SPRIGS, DGA;
      3. président, Conseil de règlement des contrats;
    2. autres que pour résiliation pour des raisons de commodité, le pouvoir appartient à l'une des personnes suivantes dans l'ordre énuméré ci-dessous :
      1. agent principal de gestion des risques;
      2. président, Conseil de règlement des contrats.
  2. Pour obtenir de l'aide, les agents de négociation des contrats peuvent consulter les Services de soutien spécialisés pour la Division de l'approvisionnement en composant le 819-934-1382.
2.3 Sécurité industrielle

Le directeur de la Direction de la sécurité industrielle canadienne a le pouvoir de fournir aux entrepreneurs des instructions concernant les exigences relatives à la sécurité industrielle.

2.4 Attestations sous le sceau ministériel

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications a le pouvoir d'attester que les documents sous le sceau ministériel sont des copies conformes.

Annexe  6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels

()

Instructions

  1. Les tableaux de délégation des pouvoirs pour les achats de niveaux de complexité 1, 2 et 3 pour le Programme des approvisionnements se trouvent sur la page Limites contractuelles et notes liées aux limitesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. dans GCpédia.
  2. Les limites indiquées dans les tableaux de délégation des pouvoirs sont des limites maximales obtenues par la réalisation d’une évaluation de la complexité et d’une évaluation des risques liés aux achats. Les pouvoirs nécessaires pour conclure un contrat ou y apporter des modifications seront déterminés au cas par cas, par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux achats en fonction du niveau de complexité. Cette évaluation permettra de cerner les risques propres au contrat ou à la modification proposée, de même que le niveau d’approbation exigé pour conclure le contrat ou y apporter des modifications.
  3. Dans le cas des achats de niveaux de complexité 4 et 5, sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative, le pouvoir d’approbation de conclure des contrats ou d’y apporter des modifications non administratives relève du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA), peu importe la concurrence liée au besoin.
  4. Les limites propres à chaque agent, qui peuvent être en deçà du maximum des pouvoirs indiqués dans les tableaux de délégation des pouvoirs, dépendent des politiques et des procédures de la Direction générale des approvisionnements. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que tout pouvoir qu’ils exercent est conforme à ce qui a été établi dans leur formulaire de délégation approuvé.
  5. En ce qui concerne les pouvoirs d’approbation des contrats, un préavis d’adjudication de contrat (PAC) est classé dans la catégorie « invitation électronique à soumissionner ». Les niveaux d’approbation des invitations à soumissionner électroniques s’appliquent lorsqu’un PAC a été publié et qu’aucun énoncé de capacités acceptable n’a été présenté.
  6. Voir l’Annexe 6.4.5 : Table d’équivalence des fonctions pour consulter les postes associées à chacun des niveaux.
  7. Tout titulaire qui détient une délégation valide des pouvoirs d’approbation de conclure des contrats, peu importe son niveau, peut signer des documents contractuels pour les mêmes biens et services pour lesquels il détient la délégation de pouvoirs, peu importe la valeur du contrat. Par exemple, si le titulaire détient les pouvoirs d’approbation valides pour conclure les contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire, il détient également les pouvoirs de signature pour les contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire.
  8. Par défaut, les limites de délégation des agents correspondent à un pourcentage des pouvoirs ministériels :
    1. les postes de niveau 1 et 2 détiennent 100 p. cent des pouvoirs ministériels;
    2. les postes de niveau 3, détiennent 50 p. cent des pouvoirs ministériels;
    3. les postes de niveau 4, détiennent 5 p. cent des pouvoirs ministériels.
  9. Pour obtenir des renseignements sur les pouvoirs d’approbation de conclure des contrats nécessitant une ratification, consulter l’article 6.30.5 Ratifications en vertu des pouvoirs ministériels.
  10. Si le coût total de l’achat pour lequel il faut obtenir l’approbation dépasse les limites établies dans l’instrument de délégation de pouvoirs de TPSGC, l’approbation du Conseil du Trésor est exigée.
  11. Les tableaux de délégation des pouvoirs indiquent les limites contractuelles ministérielles de TPSGC, conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés - Appendice C.
  12. À moins d’indication contraire dans les « Remarques » qui accompagnent les tableaux de délégation des pouvoirs, les pouvoirs exceptionnels englobent la conclusion et la modification des contrats. Une fois que la limite associée au pouvoir exceptionnel du Ministère est atteinte, les approbations à obtenir par la suite doivent faire l’objet d’une présentation au Conseil du Trésor.
  13. Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement
    1. Les pouvoirs d’approbation et de modification sont indiqués dans les limites contractuelles exceptionnelles présentées sur la page Limites contractuelles et notes liées aux limitesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. dans GCpédia.
    2. Le processus de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) présenté pour obtenir l’approbation préalable d’utiliser l’offre à commandes comme méthode d’approvisionnement ou d’établir un arrangement en matière d’approvisionnement (ou le plan d’achat formel présenté pour faire approuver la stratégie d’approvisionnement), doit être approuvé d’après la valeur totale estimative du besoin (soit l’ensemble du projet ou du programme), la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, que l’on propose de satisfaire grâce à cette méthode d’approvisionnement.
    3. Si toutefois l’intention est d’émettre plusieurs offres à commandes subséquentes à une demande d’offre à commandes, c’est la valeur totale estimative (TPS/TVH incluse) de toutes les offres à commandes subséquentes qui doivent être utilisée pour l’approbation du processus de PAPC ou du plan d’achat formel.
Délégation des pouvoirs d'achat fondée sur les risques

Cette grille montre les limites de délégation de chaque agent d'après le niveau de risque et la complexité de l'achat. Les en têtes de ligne indiquent le niveau de risque, d'élevé à faible. Les en-têtes de colonne indiquent le niveau de complexité de l’achat (achats de niveau de complexité 1 à gauche et de complexité 5 à droite). Les caractéristiques applicables aux différents niveaux de complexité sont indiquées à l’Annexe 2.4 Caractéristiques des niveaux de complexité du Programme des approvisionnements.

NIVEAU DE COMPLEXITÉ
Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5
Niveau de risque Élevé Gestionnaire Directeur Directeur général Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Moyen à  élevé Chef d'équipe des approvisionnements Gestionnaire Directeur principal, directeur régional, directeur Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Moyen Spécialiste de l'approvisionnement Chef d'équipe des approvisionnements Gestionnaire Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Faible à  moyen Agent des approvisionnements Spécialiste de l'approvisionnement Chef d'équipe des approvisionnements Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint
Faible Agent interne/adjoint principal aux achats/adjoint à  l'approvisionnement Agent des approvisionnements Spécialiste de l’approvisionnement Sous-ministre adjoint Sous-ministre adjoint

Annexe  6.4.2.1 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels

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Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.2.1 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., version 2014-­3.

Annexe  6.4.2.5 : Limites contractuelles pour les achats complexes

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Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.2.5 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., version 2014-­3.

Annexe  6.4.3 : Pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats pour les achats complexes

()

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.3 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., version 2014-­3.

Annexe  6.4.4 : Notes relatives aux pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats pour les achats complexes

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Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, les notes relatives aux limites contractuelles ont été révisées et intégrées à la page Limites contractuelles et notes liées aux limitesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. dans GCpédia.

Le contenu désuet de l’Annexe 6.4.4 a été supprimé mais est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., version 2014-­3.

Annexe  6.4.5 : Table d'équivalence des fonctions

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Objet

Sauf indication contraire, toutes les fonctions indiquées dans cette table relèvent de la Direction générale des approvisionnements, située soit à l'administration centrale ou chez le client ou des opérations régionales responsables de la fonction d'approvisionnement en services communs.

Remarques :

  1. À moins qu'une loi, un règlement ou une politique n'en convienne autrement, le sous-ministre et le sous-ministre adjoint exercent les mêmes pouvoirs que le ministre.
  2. Pour tous les titres de fonctions non énumérés dans cette table d'équivalence des fonctions, les fonctions équivalentes reconnues par le chef des services financiers s'appliqueront.
Table d’équivalence des fonctions
Niveau 1
  • Sous-ministre adjoint, Approvisionnements
  • Sous-ministre adjoint délégué, Approvisionnements
  • Directeur général, Approvisionnements
  • Directeur général régional
  • Directeur principal, Approvisionnements
  • Directeur principal, Distribution des biens de la Couronne
  • Directeur principal, Direction de la gestion des biens saisis
  • Directeur régional, Approvisionnements
Niveau 2 Directeur, Approvisionnements
  • Gestionnaire
  • Gestionnaire de projet
  • Gestionnaire d'approvisionnement
  • Gestionnaire (Koblenz)
Niveau 3
  • Chef d'équipe des approvisionnements
  • Chef
  • Superviseur
  • Agent principal des approvisionnements
  • Agent principal de gestion des contrats
  • Agent principal des contrats, Washington
  • Spécialiste en approvisionnement
  • Chef d'équipe
  • Agent principal préposé aux cas
  • Agent de projet
  • Agent d'approvisionnement
  • Agent de gestion des contrats
  • Inspecteur technologique - navires (lorsqu'ils exercent des fonctions d'achat)
  • Agent principal des contrats
Niveau 4
  • Agent des approvisionnements
  • Agent préposé au transport des exportations
  • Agent des achats
  • Agent des contrats
  • Agent préposé aux cas
Agent interne/stagiaire
Adjoint principal aux achats
  • Adjoint à l'approvisionnement
  • Adjoint aux achats
  • Représentant des ventes (Distribution des biens de la Couronne)
  • Commis aux projets
  • Commis aux contrats

Annexe  6.4.6 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats de niveaux de complexité 1, 2 et 3

()

  1. Sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative et les modifications préalablement approuvées, le niveau de pouvoir d’approbation pour une modification proposée à un contrat pour un achat d’un niveau de complexité 1, 2 ou 3 est déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications.
  2. Pour répondre à la question « Valeur » de l’évaluation de risques liés aux modifications, il faut tenir compte non seulement de la valeur de la modification proposée, mais également de la valeur cumulative (valeur globale) de toutes les modifications, tant positives que négatives (précédentes et proposées). Par conséquent, la valeur à inscrire pour répondre à cette question doit être la valeur globale des modifications (précédentes et proposées), en excluant les modifications préalablement approuvées.
  3. Pouvoirs exceptionnels : À moins d’indication contraire dans les notes relatives aux limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels présentées à la page Limites contractuelles et notes liées aux limitesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. dans GCpédia, les pouvoirs exceptionnels englobent la conclusion et la modification des contrats. Pour répondre à la question « Valeur » de l’évaluation de risques liés aux modifications, il faut tenir compte non seulement de la valeur de la modification proposée, mais également de la valeur cumulative (valeur globale) de toutes les modifications, tant positives que négatives (précédentes et proposées) et de la valeur du contrat original. Par conséquent, la valeur à inscrire pour répondre à cette question doit être la valeur du contrat original et la valeur globale des modifications (précédentes et proposées).
  4. Des exemples montrant quand une évaluation des risques liés aux modifications est exigée pour un contrat pour un achat de niveau de complexité 1, 2 ou 3 attribué à la suite d’un processus concurrentiel électronique se trouvent sur la page Établissement du pouvoir d’approbation des modifications de contratsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. dans GCpédia.

Annexe  6.4.7 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats complexes

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Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cette annexe a été révisé et intégré à l’Annexe 6.4.6 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats de niveaux de complexité 1, 2 et 3.

L’Annexe 6.4.7 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., version 2014-­3.

Annexe  6.4.8 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats pour les achats de tous les niveaux de complexité

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  1. Diminution de la valeur du contrat
    1. Situation : Le client réduit la quantité nécessaire et le fournisseur/l'entrepreneur accepte de réduire la quantité sans augmenter le prix unitaire.
      Niveau d'approbation  : L'autorité contractante, désignée comme telle dans le contrat, peut approuver une modification qui réduit la valeur du contrat (lorsque la modification est de nature administrative).
    2. Situation : Le client réduit la quantité nécessaire mais le fournisseur/l'entrepreneur veut augmenter le prix à cause de la diminution de la quantité. Il est donc nécessaire de renégocier.
      Niveau d'approbation : Dans le cas de cette modification, il faut multiplier le prix unitaire révisé par la nouvelle quantité. Les pouvoirs d'approbation sur la valeur globale des modifications s'appliquent.
    3. Situation : Le client désire dégager des fonds prévus pour un contrat de réparation et de révision au cours du dernier trimestre d'une année financière, puisqu'il ne prévoit pas de travaux supplémentaires au cours de cette période.
      Niveau d'approbation : L'autorité contractante, désignée comme telle dans le contrat, peut approuver une modification en vue de réduire la valeur du contrat (considérée comme une modification de nature administrative).
    4. Situation : Le client veut supprimer un ensemble des travaux aux termes d'un contrat de recherche et développement. On ne peut établir de relation nette entre la réduction des coûts et l'ensemble des travaux annulés.
      Niveau d'approbation : La modification sera approuvée par un titulaire de pouvoir dont la limite d'approbation équivaut à la réduction proposée. Les pouvoirs d'approbation sur la valeur globale des modifications s'appliquent. Une modification avec une valeur nulle n'est pas appropriée, puisqu'il n'y a pas de relation entre la valeur de l'ensemble des travaux et la réduction.
  2. Article de remplacement (ou ensemble des travaux)
    Si un client demande à l'autorité contractante de modifier un contrat en supprimant un article (ou un ensemble des travaux) et en remplaçant par un article (ou un ensemble des travaux) différent, la valeur du nouvel article (ou de l'ensemble des travaux) déterminera le niveau d'approbation de la modification de contrat. Une évaluation des risques liés aux modifications doit être réalisée pour déterminer le niveau d’approbation exigé en vue de l’ajout de l’article (ou de l’ensemble de travaux) de remplacement.
  3. Risques additionnels
    Les modifications de contrat proposées qui comportent des changements à la base de paiement, au mode de paiement ou aux conditions du contrat, de façon à ce que le Canada doive assumer des risques ou des responsabilités additionnels, doivent être autorisées conformément à l’évaluation des risques liés aux modifications de ce contrat, pourvu que les avantages d’indemnisation correspondants profitent au Canada. En l’absence de ces avantages, de telles modifications sont réputées entraîner des paiements supplémentaires dont l’approbation relève uniquement du CT.
    Les exemples suivants sont des modifications qui constituent des risques additionnels pour le Canada : 
    1. faciliter le versement des paiements progressifs;
    2. éliminer le besoin d'un cautionnement d'exécution;
    3. non respect, par l'entrepreneur, des dates de livraison ferme.
  4. Approbation préalable du montant mis de côté
    1. Lorsque l'autorisation originale de conclure un contrat prévoyait également l'approbation préalable d'un montant destiné à des travaux imprévus, des modifications de conception ou des tâches supplémentaires, toute partie du montant mis de côté utilisée doit être approuvée par le titulaire du pouvoir d'approbation compétent pour conclure des contrats non concurrentiels, ne dépassant pas le niveau de directeur. Le titulaire du pouvoir d’approbation compétent sera déterminé par la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications. À la question « Valeur » de l’évaluation des risques liés aux modifications, les agents de négociation des contrats doivent sélectionner « montant réservé ».
    2. Si une modification visant à permettre d'utiliser le solde du montant mis de côté pour un besoin particulier est supérieure à ce montant, le pouvoir d'approbation portant sur l'excédent revient au titulaire du pouvoir d'approbation compétent pour la valeur globale des modifications, conformément à l' Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels. La valeur globale des modifications pour les montants mis de côté approuvés au préalable est distincte de la valeur globale des modifications correspondant aux options ou aux modifications normales. Au besoin, on peut exercer les montants mis de côté jusqu'à concurrence de la valeur maximale, dans le cadre d'une même modification.
    3. Si une condition de l'approbation délivrée à l'origine prévoit d'autres niveaux d'approbation pour grever des montants mis de côté, les niveaux établis dans le cadre de l'approbation du contrat original sont prépondérants.
    4. Le montant mis de côté devrait être établi d'après une planification initiale et des préparatifs rigoureux. Meilleurs sont la planification et les préparatifs, mieux on peut prévoir les quantités supplémentaires ou les travaux imprévus, et plus les valeurs attribuées seront exactes. Il est plus vraisemblable qu'on approuvera un plan d'achat justifié minutieusement quant à l'objet de chaque dépense planifiée.
    5. Les exemples d’instruments permettent d’utiliser le montant réservés comprennent la modification de contrat, le formulaire d'autorisation des tâches, le formulaire DND 626 Demande relative à un contrat du MDN ou un montant préapprouvé pour les modifications proposées (MPMP).
  5. Approbation préalable des options
    1. Lorsque l'approbation d'exercer une option a été obtenue, la modification de contrat pour exercer l'option ne nécessite que la signature d'un titulaire de poste ayant obtenu une délégation valide des pouvoirs d'approbation des contrats, peu importe son niveau, pour les catégories pour lesquelles le titulaire détient la délégation de pouvoirs. Par exemple, si un titulaire détient la délégation de pouvoirs pour la conclusion de contrats portant sur les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire, il aurait aussi le pouvoir de signature pour les biens et les activités de réparation et de révision de matériel militaire. Les valeurs globales des options, approuvées au préalable, sont distinctes des valeurs globales des modifications correspondant aux montants mis de côté ou aux modifications normales. Au besoin, on peut exercer les options jusqu’à concurrence de la valeur maximale dans le cadre d’une même modification.
    2. Les fonds et l’approbation reçus dans le but d’exercer une option ne peuvent être utilisés que dans la mesure précisée dans le document d’approbation. Par exemple, si on a obtenu l’approbation pour un contrat de services d’une année évalué à 200 000 $, avec une année optionnelle également évaluée à 200 000 $, l’agent de négociation des contrats ne peut se servir de l’approbation et des fonds visant l’année optionnelle afin de couvrir les frais liés à une augmentation des services requis au cours de la première année.
  6. Code contractuel pour les modifications approuvées au préalable
    1. Le numéro de Type de document 22, correspondant au code contractuel pour les modifications approuvées au préalable est disponible dans l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) et SELECT et est utilisé pour identifier toutes les modifications approuvées au préalable.
    2. Ces modifications comprennent, mais ne se limitent pas : 
      1. aux modifications émises afin d’exercer une option pour des quantités ou des années supplémentaires qui font partie intégrante de la demande de soumissions originale et qui ont été approuvées lors de la demande d’approbation de contrat originale;
      2. aux modifications pour des montants mis de côté pour des modifications prévues mais qui ne sont pas clairement définies (p. ex. travaux imprévus, modifications de conception, tâches supplémentaires), et qui ont été approuvées lors de la demande d'approbation de contrat originale.
    3. Les modifications qui ne correspondent pas à la description contenue dans la demande d'approbation originale ou qui dépassent la portée ou la valeur de cette approbation devront être codées comme des « modifications normales » et devront être approuvées au niveau compétent conformément aux pouvoirs d'approbation de modifications délégués par le ministre.
  7. Taux (ou prix à négocier)/taux (ou prix) provisoires
    Si la base de paiement d'un contrat comprend des taux (ou prix) provisoires et qu'il est proposé de modifier le contrat pour prévoir des taux (ou prix) fermes, le niveau du pouvoir d'approbation de la modification sera comme suit (à moins d'avis contraire de la part du pouvoir d'approbation du contrat) : 
    1. l'autorité contractante, à condition que les taux (ou prix) fermes soient égaux ou inférieurs aux taux (ou prix) provisoires;
    2. pour les achats de niveau 1, 2 et 3, une évaluation des risques liés à la modification de contrats est exigée pour déterminer le niveau d’approbation nécessaire;
    3. le directeur général, si le contrat a été approuvé par le sous-ministre adjoint, le ministre, ou le CT.
  8. Combinaison de divers types de modifications en une modification
    Lorsqu'une modification renferme divers types de changements énumérés ci-dessus (c'est-à-dire consolider des articles dont le prix est à négocier, utiliser une partie d'un montant mis de côté, ajouter des articles ou augmenter les quantités, etc.), le plus haut niveau d'autorité doit approuver tout changement ou tout ensemble de changements qui sera incorporé au contrat par le biais de cette modification.
  9. Modifications aux contrats avec d'anciens fonctionnaires
    Le Conseil du Trésor (CT) doit approuver toutes les modifications aux contrats de services avec d’anciens fonctionnaires recevant une pension conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique lorsque ces modifications dépassent les limites précisées à la section 1.1.1 de l’Annexe 6.4.1 : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation commerciale canadienne.
  10. Interprétation de la valeur globale des modifications
    1. Tous les pouvoirs d'approbation des modifications (non approuvées au préalable) doivent être établis en fonction de la valeur globale de ces modifications.
    2. La valeur globale des modifications s'entend de la somme totale des modifications apportées à un contrat, y compris les modifications positives et négatives; cette interprétation s'applique seulement aux modifications nécessitant l'approbation du CT. Pour les besoins internes et pour veiller à instituer des mesures de contrôle adéquates, on calcule le montant global des modifications non approuvées au préalable d'après les modifications à valeur positive seulement.
    3. En règle générale, lorsqu’un certain niveau d'approbation est atteint, il ne peut être diminué à un niveau inférieur. Par exemple, si le titulaire de pouvoir compétent pour l’approbation de modifications dans le cadre d’un achat de niveau de complexité 1 est le gestionnaire, alors le gestionnaire devra approuver toutes les autres modifications à valeur positive, quelle que soit leur valeur.
    4. Les modifications ayant une valeur nulle pour lesquelles il n'y a aucun risque ou responsabilité additionnel pour le Canada sont de nature administrative et peuvent être approuvées et signées par l'autorité contractante. En ce qui concerne les modifications ayant une valeur nulle mais qui entraînent un risque ou une responsabilité additionnel qu’assumera le Canada, la réalisation d’une évaluation des risques liés aux modifications est exigée afin de déterminer le pouvoir d’approbation compétent.
    5. Le prolongement d’un contrat qui a une date de fin précise (p. ex., un contrat, un contrat d’autorisation de travail, une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement, etc.) ne peut être traité comme une modification de nature administrative. Prolonger le contrat entraîne des risques supplémentaires pour le Canada, peu importe si des fonds additionnels sont requis ou non. Par exemple, si un contrat a été attribué pour une période de deux (2) ans, à la fin du 31 mars, au montant de 10 M$ et qu’il reste 4 M$ le 1er avril, ce montant ne peut être utilisé pour la prolongation du contrat, sans avoir obtenu l’approbation nécessaire, bien que l’approbation initiale du contrat était de 10 M$.
  11. Modification approuvée par le Conseil du Trésor
    Lorsque le CT a approuvé une modification, TPSGC peut modifier de nouveau le contrat sans l'approbation du CT si la valeur cumulative des modifications après la prise d'effet de chaque modification conformément à l'approbation du CT ne dépasse pas les limites du pouvoir d'approbation pour les modifications de contrats non concurrentiels établies à l'Annexe 6.4.2 : Limites contractuelles y compris les pouvoirs exceptionnels.