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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

5. Chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur

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Contenu principal

5.1 Aperçu de l'évaluation et la sélection des entrepreneurs

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  1. Ce chapitre contient des renseignements sur le processus d'évaluation, notamment l'évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire. Il traite également des négociations avec les soumissionnaires avant l'attribution du contrat
  2. Pour plus de renseignements sur les procédures d’évaluation, consulter le Guide de base pour le processus d’évaluation des soumissions (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.).
  3. Les agents de négociation des contrats sont invités à également consulter les Lignes directrices de base pour le processus d'évaluation des propositions et les méthodes de sélection des entrepreneursL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..

5.5 Procédure d'évaluation

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  1. Le but premier de l'évaluation des soumissions est de déterminer la meilleure soumission recevable, conformément à la méthode de sélection et d'évaluation précisée dans le document de demandes de soumissions, parmi l'ensemble des soumissions reçues avant la date de clôture précisée dans la demande de soumissions.
  2. La soumission recevable offrant la meilleure valeur au Canada n'est pas nécessairement celle ayant le prix le plus bas. Afin de déterminer la meilleure soumission, il faut suivre une procédure systématique et logique couvrant tous les aspects de l'évaluation.
  3. Avant de commencer l'évaluation technique et financière des soumissions, il faut s'assurer que tous les renseignements exigés à la date de clôture des soumissions sont disponibles et prêts à être communiqués aux évaluateurs. Il incombe à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'établir si les soumissions reçues sont complètes, comme il est indiqué dans la demande de soumissions, avant de procéder à une évaluation plus approfondie des soumissions. Il faut vérifier, entre autres :
    1. que les attestations et les garanties nécessaires à la clôture de l'offre sont incluses;
    2. que les soumissions sont convenablement signées;
    3. que le soumissionnaire est correctement identifié (particulièrement important dans le cas de coentreprises);
    4. l'acceptation des modalités de la demande de soumissions et du contrat subséquent, telle que la période de validité des soumissions;
    5. la capacité de respecter un calendrier de livraison clairement identifié comme impératif, comme c'est indiqué dans la demande de soumissions;
    6. si la soumission comporte des conditions (p. ex., limitation de la responsabilité); ou
    7. que toutes les pièces exigées en vertu de la demande de soumissions pour déterminer l'admissibilité de la soumission sur le plan technique, ont été soumises.
    Nota : Il est recommandé que l'agent de négociation des contrats développe et utilise une liste de contrôle identifiant toutes les exigences, qui peut être utilisée par la suite tout au cours de l'évaluation de chaque soumission.
  4. L'évaluation des soumissions doit être effectuée conformément aux procédures indiquées dans la demande de soumissions. Elles doivent répondre aux exigences de la demande de soumissions sur le plan contractuel, technique et financier. Un processus d'évaluation juste, ouvert et transparent est un aspect important du processus d'achat. En règle générale, les soumissions financières ne devraient être envoyées aux évaluateurs techniques qu'après que l'évaluation technique soit complétée.

5.5.5 Attestations, déclarations et épreuves

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  1. Les attestations, les déclarations et les preuves sont des documents indépendants qui corroborent les renseignements fournis dans le cadre d’une soumission, d’une offre ou d’un arrangement. Ces documents sont indépendants des exigences relatives à l’évaluation des soumissions, mais ils sont obligatoires pour mener à bien le processus d’évaluation des soumissions. Des références personnelles peuvent également être incluses en vertu de cette politique, mais seulement si leur utilisation ne modifie pas le fond d’une soumission, d’une offre ou d’un arrangement, ou n’intègre pas de nouveaux renseignements qui pourraient améliorer la note ou le classement d’une soumission.
  2. Des attestations, des déclarations ou des preuves obligatoires peuvent être demandées à la clôture des soumissions. Cependant, en vertu de cette politique, les soumissionnaires ne doivent pas être tenus de fournir ces documents à la clôture des soumissions, sauf si les documents demandés sont inclus dans la section Exceptions ci-dessous. Les agents de négociation des contrats doivent s’assurer que tous les documents d’invitation à soumissionner précisent les attestations, les déclarations et les preuves requises. Si ces documents n’ont pas été fournis à la clôture des soumissions, TPSGC avisera les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qu’ils doivent fournir ces documents dans un délai de deux jours ouvrables suivant l’avis donné par TPSGC. (Remarque : Ce délai est fondé sur l’attente de TPSGC selon laquelle ces documents devraient être facilement accessibles aux soumissionnaires, aux offrants ou aux fournisseurs.)
  3. Une fois qu’ils auront été avisés, les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs qui ne fourniront pas les documents exigés dans un délai de deux jours ouvrables seront informés par le Ministère que leur soumission, leur offre ou leur arrangement est non recevable et ne fera l’objet d’aucun autre examen.
  4. L’autorité contractante doit appliquer l’exigence relative au délai de « deux jours ouvrables » à toute clause du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) qui lui permet actuellement de prescrire un délai à l’intérieur duquel une attestation, une déclaration ou une preuve doit être fournie.
  5. Les exceptions suivantes sont permises :
    1. Dispositions relatives à l’intégrité – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent fournir un formulaire de déclaration dûment rempli ou une liste des directeurs ou des propriétaires, conformément aux conditions énoncées dans la Politique d’inadmissibilité et de suspension.
    2. Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent inclure dans leur soumission, leur offre ou leur arrangement une attestation selon laquelle ils correspondent à la définition approuvée d’une entreprise autochtone.
    3. Politique sur le contenu canadien – Les soumissionnaires, l’offrant ou le fournisseur doit fournir une attestation, conformément aux conditions énoncées dans la Politique sur le contenu canadien.
    4. Immatriculation et évaluation préalable de l'outillage flottant – Les soumissionnaire, les offrants ou les fournisseurs doivent fournir, dans leurs soumissions, le certificat indiqué dans la clause uniformisée d'achat R2710T- Instructions générales - Services de construction - Exigences relatives à la garantie de soumission, sous la rubrique IG06.
    5. Exigence relative aux documents prouvant la capacité financière – Les agents de négociation des contrats doivent, en collaboration avec le Groupe d’analyse des coûts et des prix, déterminer les renseignements financiers que sera tenu de fournir un sous-ensemble de soumissionnaires au cours de la phase d’évaluation des soumissions ainsi que le délai dans lequel ils devront fournir ces renseignements.
    6. Demandes de soumissions comportant des dépouillements publics – Les soumissionnaires, les offrants ou les fournisseurs doivent inclure, dans leurs soumissions, les attestations, les déclarations et les preuves précisées dans la demande de soumissions.

5.10 Confidentialité des soumissions

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  1. L'agent de négociation des contrats doit traiter tous les renseignements selon les règles de sécurité et de confidentialité, afin d'assurer l'intégrité du processus contractuel.
  2. Lorsque l'on confie au client (ou les évaluateurs techniques) les soumissions au cours du processus d'évaluation, il faut ajouter la mise en garde suivante :
    « Les renseignements relatifs à la soumission ne doivent être divulgués qu'aux individus seulement qui sont autorisés à participer à ce processus contractuel. L'information ne doit pas être divulguée à, ou discutée avec, l'industrie privée. »
  3. Durant la période entre la clôture de la soumission et l'attribution du contrat (y compris le processus d'approbation du contrat), les agents de négociation des contrats ne peuvent divulguer le nom des soumissionnaires à la demande des fournisseurs. Ils peuvent toutefois communiquer le nombre de soumissions reçues. Pour de plus amples renseignements, les fournisseurs devraient communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
  4. Après l'attribution du contrat, on peut divulguer le nom des soumissionnaires et toute autre information, conformément à la politique ministérielle (voir l'article 7.30 Rapports sur les achats et publication des avis d'attribution de contrats.)

5.15 Vérification de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité

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  1. Avant l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit vérifier auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) que l'entrepreneur proposé satisfait aux exigences relatives à la sécurité précisées dans la demande de soumissions. Cette vérification peut être faite en appelant le centre d'appel de la DSIC et demander une feuille du statut sécuritaire du soumissionnaire retenu. L’agent de négociation des contrats ne doit pas se fier uniquement sur le système de gestion de l’information sur les fournisseurs (SGIF) puisqu’il peut ne pas être à jour. La demande à la DSIC pour une feuille du statut sécuritaire devrait contenir l'information suivante : le numéro de contrat proposé, le nom et l'adresse complète de l'entrepreneur proposé, le cas échéant, l’adresse du lieu de réalisation des travaux, ainsi que le niveau de sécurité indiqué dans le contrat proposé. Si le fournisseur possède l'attestation de sécurité appropriée, l'agent de négociation des contrats doit signer la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) à la case 16 et l'ajouter en annexe au contrat subséquent. Dans le cas de commandes subséquentes à une offre à commandes ou de contrats découlant d’un arrangement en matière d’approvisionnement, il incombe à l’utilisateur de vérifier que l’entrepreneur satisfait aux exigences relatives à la sécurité.
    IMPORTANT : Si l’on exige des attestations de sécurité pour les TI, la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander à la DSIC de vous garantir ces types particuliers de sécurité puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché, et non d’autorisations d’ensemble dont les organisations sont titulaires.
  2. Pendant la période du contrat, le client doit s'assurer que le statut sécuritaire du personnel de tout entrepreneur ou sous-traitant qui aura accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée, à des établissements de travail ou à des systèmes du gouvernement dont l'accès est réglementé en vertu du contrat a été vérifié auprès de la DSIC. L'agent de négociation des contrats participe à cette vérification, au besoin.
  3. Lorsque les attestations de sécurité sont obligatoires, elles doivent être obtenues avant le commencement des travaux. Il existe toutefois des situations où l'entrepreneur ou les employés de l'entrepreneur doivent commencer les travaux de façon urgente avant que le processus de sécurité ne soit complété. Dans ce cas, communiquer avec la DSIC pour des suggestions d'options. Toutefois, pour une demande de soumissions concurrentielle, la méthode de sélection doit être suivie; par conséquent, tout délai doit être conforme aux procédures de la demande de soumissions.
  4. Si, à tout moment durant la période du contrat, l'agent de négociation des contrats constate qu'un sous-traitant dont le statut sécuritaire n'a pas été vérifié auprès de la DSIC aura accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, l'agent de négociation des contrats doit consulter la DSIC pour s’assurer que les LVERS nécessaires relatives au contrat de sous-traitance sont présentées et que le sous-traitant satisfait aux exigences relatives à la sécurité.

5.16 Conformité en matière d’intégrité

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  1. Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande), d'émettre une offre à commandes (OC) ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent d'abord vérifier auprès du registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire) si le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible à l’obtention d’un contrat ou suspendu. Certaines accusations, déclarations de culpabilité ou autres circonstances, comme décrit dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, rendront ou peuvent rendre le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur inadmissible à l'obtention d'un contrat ou suspendu.
  2. Il n'est pas nécessaire de suivre le processus de vérification d’intégrité dans les cas suivants :
    1. les commandes subséquentes aux offres à commandes;
    2. les contrats dans le cadre d’arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) (remarque : en règle générale, une vérification de l’intégrité n’est pas requise au moment d’attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA, cependant, une vérification de l’intégrité sera nécessaire pour attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA émis avant le 4 avril 2016, lorsque les plus récentes dispositions relatives à l’intégrité auront été incorporées par renvoi à la demande de soumissions);
    3. les autorisations de tâches;
    4. les modifications de contrats, sauf si les modifications visent les dispositions relatives à l’intégrité ou des membres du conseil d’administration;
    5. les achats effectués au moyen de cartes d’achat;
    6. les contrats dont la valeur de la transaction est inférieure à 10 000 $ (TPS/TVH incluses) (voir la Politique pour la définition de valeur de la transaction);
    7. tout autre contrat ou type de contrat mentionné à la section 4.b) de la Politique ou directive émise à la suite de la Politique.
  3. Processus de vérification
    1. Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande d’une valeur transactionnelle de plus de 10 000 $ incluant la TPS/TVH), d'émettre une OC ou un AMA, ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent soumettre au registraire les renseignements sur le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur au moyen du portail du Service de la base de données de l'intégrité (SBD).
    2. Les réponses sont généralement obtenues dans un délai de 4 heures pour les demandes courantes, et dans un délai de 2 heures pour les demandes urgentes, soumises les jours ouvrables, entre 8 h et 16 h, heure normale de l’Est.
    3. Liste des administrateurs ou propriétaires :
      1. Les agents de négociation des contrats ne sont pas tenus de vérifier si les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs auraient dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Ils doivent simplement soumettre au registraire les renseignements fournis par les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs.
      2. Si un soumissionnaire, offrant ou fournisseur n'a pas fourni de liste des administrateurs ou propriétaires avec sa soumission, l'agent de négociation des contrats doit soumettre la dénomination sociale complète, l'adresse et le NEA du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu ainsi que le numéro de la demande de soumissions (ou le numéro de contrat proposé) au registraire.
      3. Le registraire déterminera si le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur aurait dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Si cela s'avère être le cas, il fera part de cette exigence à l’agent de négociation des contrats, qui avisera le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur de son obligation de fournir une telle liste dans un délai recommandé de dix jours ouvrables. Le défaut de fournir ces renseignements dans le délai précisé par l’agent de négociation des contrats rendra la soumission, l’offre ou l’arrangement non recevable. Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et épreuves.
    4. Réponses à la vérification :
      Trois réponses sont possibles (décrites ci-dessous). L'agent de négociation des contrats doit conserver une copie du courriel de confirmation du registraire dans le dossier d'achat. Ce processus et les échéanciers estimés peuvent être retardés si des renseignements supplémentaires sont requis par le SBD afin de lui permettre de faire une détermination.
      1. « Résultat d'intégrité – Le fournisseur n'est pas inadmissible. (Aucune correspondance) » : Cette réponse confirme que l'agent de négociation des contrats peut attribuer le contrat, émettre l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, ou publier la liste des fournisseurs qualifiés.
      2. « Inadmissibilité confirmée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur est suspendu ou inadmissible à l’obtention d’un contrat , ou l’émission d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d'approvisionnement, ou à voir son nom figurer dans la liste des fournisseurs qualifiés. Dans des situations exceptionnelles, l'agent de négociation des contrats peux demander une exception relative à l’intérêt public afin d’attribuer un contrat a un fournisseur inadmissible.
      3. « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible. Cependant, le niveau de délégation pour conclure la transaction a été élevé au niveau du sous-ministre adjoint ou du directeur général comme indiqué dans le courriel de confirmation de la vérification. Cette information est pour la discussion et la prise de décisions interne seulement et, à ce titre, ne devrait jamais faire l'objet de discussions avec des parties externes.
    5. Dans les cas où la réponse reçue indique « Inadmissibilité confirmée » ou « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », les agents de négociation des contrats doivent consulter le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca et obtenir l’approbation requise stipulée à l’Annexe 6.4.1 – Pouvoirs d’approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l’appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale.
    6. Dans les cas où le registraire d’inadmissibilité et de suspension doit confirmer l’identité d’une personne en raison d’une réponse concernant la vérification de l’intégrité, le registraire s’adressera directement à la personne visée pour obtenir une réponse (comme une date de naissance).
  4. Processus de vérification des modifications :
    1. Lorsqu’ils modifient un contrat, les agents de négociations des contrats doivent proposer les conditions générales qui comprennent les dispositions relatives à l’intégrité les plus récentes conformément à l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité, paragraphe d. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi si l’entrepreneur accepte que les nouvelles dispositions relatives à l’intégrité soient incluses dans les modifications de contrat et le contrat existant contient des dispositions relatives à l’intégrité antérieure au mois de juillet 2015.
    2. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi dans le cas de modifications de contrats, lorsque le dossier ne contient aucune preuve de vérification antérieure.
    3. Si une vérification a déjà été effectuée, que les résultats figurent au dossier et que les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées, aucune autre mesure n’est requise.
  5. S’il est déterminé qu’un entrepreneur est inadmissible ou suspendu pendant que le contrat est en vigueur, le registraire d’inadmissibilité et de suspension communiquera avec l’agent de négociation des contrats qui a demandé la vérification de l’intégrité à l’égard de ce contrat en particulier. Cet agent, avec l’aide du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), déterminera si le contrat peut être résilié pour manquement. Si tel est le cas, le SIPA offrira son aide à l’agent. Un l'entrepreneur inadmissible ou suspendu peut être tenu de conclure une entente administrative avec TPSGC si le contrat n'est pas résilié.
  6. Sensibilisation et prévention : Avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, l'offre ou la soumission retenue doit être examinée par un agent de négociation des contrats ayant complété la formation sur le truquage des offres (sensibilisation et prévention). Il peut s'agir du même agent de négociation des contrats affecté au dossier d'approvisionnement.
  7. Pour en savoir plus au sujet de l'intégrité, consulter les articles suivants 

5.20 Recours à des spécialistes ou à des experts compétents

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  1. Les agents de négociation des contrats doivent tirer profit des connaissances des spécialistes ou des experts compétents en la matière. Ces personnes sont en mesure de fournir des conseils dans leur domaine de compétence, chaque fois qu'un tel recours pourrait être utile ou approprié pour formuler une recommandation ou confirmer une décision.
  2. Les experts et les spécialistes comprennent : les Services juridiques, les agents des services d'accès à l'information et à la protection de la vie privée, les agents de contrôle de la qualité des contrats, les analystes de coûts et les conseillers en gestion des risques, les vérificateurs, les responsables des politiques, les spécialistes de l'approvisionnement écologique, les agents d'éthique, les responsables des ressources humaines, les chefs d'équipe des biens et des services, les agents du secteur de l'engagement des clients, les agents de négociation des contrats d'expérience, les représentants de l'industrie, etc.

5.25 Recours à des surveillants de l'équité

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  1. Lorsqu'un surveillant de l'équité a été embauché pour appuyer un processus d'achat, il doit fournir des rapports écrits à la Direction générale de la surveillance (DGS), conformément à l'énoncé des travaux reproduit dans son contrat, attestant l'équité du processus d'achat.
  2. Si le surveillant de l'équité observe une situation qui constitue ou qui pourrait constituer une lacune en matière d'équité, il fera part de ses inquiétudes à l'équipe du projet afin de résoudre la question. Lorsqu'il est impossible de parvenir à une résolution, le surveillant de l'équité doit immédiatement en aviser la DGS.
  3. Le surveillant de l'équité doit déposer un rapport définitif auprès de la DGS, lequel comprend notamment l'attestation globale d'assurance de l'équité de l'activité sous surveillance et toutes les lacunes constatées et non réglées en matière d'équité. Ce rapport sera rendu public après sa présentation à la haute gestion.

5.30 Éclaircissements

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  1. Pour être admissible à l'attribution d'un contrat, le soumissionnaire doit avoir présenté une soumission qui, à la date de clôture, satisfait à toutes les exigences obligatoires spécifiées dans la demande de soumissions. Il incombe aux soumissionnaires de satisfaire aux critères spécifiés dans la demande de soumissions et d'obtenir des éclaircissements avant de présenter une soumission s'ils ne comprennent pas une exigence particulière. Les instructions à l'intention des soumissionnaires indiquent clairement que TPSGC peut demander des éclaircissements aux soumissionnaires, mais il n'est pas obligé de le faire.
  2. Si TPSGC juge nécessaire d'obtenir auprès des soumissionnaires des éclaircissements ou des données supplémentaires, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer qu'aucun des soumissionnaires n'est avantagé par rapport aux autres. Ces éclaircissements ne modifient aucunement le prix proposé ou quelque élément important que ce soit de la soumission.
  3. Seuls les éclaircissements qui n'apportent pas de changement du prix ou de tout autre élément important d'une soumission peuvent être demandés et acceptés. La demande d'éclaircissements et la réponse doivent être par écrit. Toute réponse qui provoque un changement important dans la soumission représente une modification et ne doit pas être considérée durant l'évaluation. Conformément au Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), une demande d'éclaircissements est acceptable uniquement s'il s'agit d'une explication d'un aspect existant de la soumission et qu'elle ne provoque pas une modification importante de cette dernière. Les soumissionnaires ne doivent pas s'attendre à pouvoir corriger leur soumission par le biais d'une demande d'éclaircissements.
  4. Dans l'évaluation de la soumission, le Canada peut, sans toutefois y être obligé, corriger toute erreur dans le prix global des soumissions en utilisant les prix unitaires et toute erreur de quantités indiquées en fonction des quantités précisées dans la demande de soumissions. En cas d'erreurs dans le calcul du total, le prix unitaire sera retenu.
  5. Lorsque l'on constate un prix exceptionnellement bas, on doit donner au soumissionnaire concerné l'occasion de maintenir ou de retirer sa soumission, et ce, par écrit. Une fois que la soumission est confirmée, le fournisseur doit accepter le prix dans tout contrat subséquent. L'agent de négociation des contrats ne doit pas divulguer la différence entre le prix de la soumission de ce fournisseur et celui du fournisseur dont la soumission financière se classe au deuxième rang. Le soumissionnaire ne peut en aucun cas augmenter son prix. Cette disposition pourrait ne pas s'appliquer dans les demandes avec une garantie de soumission.
  6. L'agent de négociation des contrats indiquera dans sa demande le nombre de jours dont disposent les soumissionnaires pour se conformer. Le défaut de répondre à la demande pourrait avoir comme conséquence que la soumission soit déclarée non recevable.

5.35 Évaluation des soumissions

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  1. Le client est responsable de l'évaluation de la partie technique des soumissions et l'élément de gestion, s'il y a lieu. TPSGC est responsable de l'évaluation des modalités contractuelles et de la partie financière des soumissions. Les soumissions doivent satisfaire à toutes les exigences et tous les critères obligatoires définis dans la demande de soumissions. Les soumissions qui ne répondent pas aux exigences obligatoires (comme un cautionnement de soumission ou tout autre renseignement ou document) ou à tout autre critère d'évaluation obligatoire (technique, financier ou autre) seront déclarées non recevables.
  2. Pour les niveaux de complexité de 1 à 3 inclusivement, l’évaluation des risques liés aux achats peut établir qu’il est nécessaire de procéder à une évaluation par les pairs des résultats de l’évaluation des soumissions. Dans le cas des niveaux de complexité 4 et 5 inclusivement, l’examen des résultats de l’évaluation des soumissions est obligatoire. Pour obtenir plus de renseignements sur le processus d’évaluation par les pairs, voir l’article 5.45.1 Processus d’évaluation par les pairs. Dans tous les autres cas, une fois l’évaluation des soumissions terminée, les agents de négociation des contrats sont invités à faire examiner les résultats de cette évaluation avant d’attribuer le contrat.
  3. Dans certains cas, des universitaires ou autres experts en la matière peuvent être appelés à participer à l'évaluation. Cela sera clairement indiqué dans la demande de soumissions le cas échéant. En règle générale, les tiers qui prennent part à l'évaluation ou à la préparation des soumissions doivent préalablement signer un accord de non-divulgation et un autre en matière de conflit d'intérêts.
  4. Les soumissions doivent être évaluées conformément aux critères d'évaluation établis dans la demande de soumissions. Bien qu'il revienne aux soumissionnaires de présenter des soumissions claires et bien structurées, ces dernières doivent être examinées d'une façon diligente et minutieuse, afin de s'assurer qu'il n'y manque aucune information importante. Les évaluateurs ne peuvent faire appel à des critères ou à des facteurs qui ne font pas partie de la demande de soumissions ou tirer des conclusions de faux renseignements contenus dans les soumissions. Dans la mesure du possible, les es mêmes évaluateurs devraient évaluer toutes les soumissions. Lors de l'évaluation des soumissions, les évaluateurs doivent considérer toutes les données essentielles de la soumission, en évitant de fonder leur évaluation sur des critères non divulgués.
  5. Il faut conserver les documents se rapportant à l'évaluation des soumissions. Les évaluateurs doivent soumettre l'original ou une copie de toutes leurs notes et communications relatives à l'évaluation à l'agent de négociation des contrats pour qu'il les classe dans le dossier d'achat. Tous ces renseignements sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information. Par exemple, il ne faut pas détruire les feuilles de travail des évaluateurs même si l'information qu'elles renferment se retrouve dans d'autres documents d'évaluation. À la suite d'une décision pertinente du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), on a constaté que les feuilles de travail des évaluateurs font partie intégrante du processus d'évaluation et représentent une partie du dossier sur le marché ainsi qu'une partie du registre de toutes les communications ayant influé sur le marché au sens des accords commerciaux internationaux. Leur destruction constitue une violation des accords commerciaux internationaux. Bien que l’Accord de libre-échange canadien et l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) ne comprenne pas de dispositions à cet effet, le TCCE considère qu'il est essentiel de conserver des documents complets dans le cadre de ces deux accords en vue de promouvoir l'équité et l'ouverture des procédures d'achat. Les agents de négociation des contrats peuvent également consulter la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor.

5.40 Évaluation technique des soumissions

()

  1. Le ministère client est responsable d'évaluer la partie technique des soumissions.
  2. Lorsque l'évaluation technique est terminée, le ministère client doit fournir un rapport à l'agent de négociation des contrats décrivant les résultats de l'évaluation, y compris les renseignements sur les soumissions non recevables et les motifs pour lesquels elles ont été déclarées non recevables. Chaque personne ayant participé à l'évaluation technique en tant qu'évaluateur doit signer le rapport.
  3. Les documents complets, y compris les notes, les feuilles de travail, etc., rédigés durant le processus ou de l'évaluation des soumissions, doivent être conservés dans le dossier d'achat de TPSGC aux fins de référence.

5.40.1 Évaluation des critères techniques obligatoires

()

  1. Les critères obligatoires sont évalués sur une base de réussite/échec. Les soumissions qui ne répondent pas aux critères obligatoires seront déclarées non recevables.
  2. L'agent de négociation des contrats doit exposer clairement dans le dossier d'achat la raison pour laquelle une soumission a été déclarée non recevable.

5.40.5 Évaluation des critères techniques cotés

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  1. Seules les soumissions qui satisfont aux critères obligatoires seront cotées par points, selon le cas. Les critères cotés servent à évaluer divers éléments de la soumission technique afin que le mérite relatif de chaque soumission puisse être déterminé. Le maximum de points pouvant être obtenus pour chaque critère coté doit être spécifié dans la demande de soumissions.
  2. Lorsque l'on utilise la cotation numérique, une soumission doit obtenir dans son ensemble un nombre minimal de points pour être considérée comme recevable, et souvent elle doit également obtenir un nombre minimal de points par rapport à certains critères. La demande de soumissions doit indiquer clairement les seuils minimaux obligatoires à respecter.
  3. Au fil des ans, on a constaté de nombreuses plaintes déposées auprès du TCCE alléguant que le système de pointage à l'égard de certains critères était injuste. Cependant, dans la plupart des cas, le TCCE a affirmé qu'il ne peut procéder à une nouvelle pondération des points attribués, à moins que le traitement de la soumission qui fait l'objet de l'enquête n'équivaille à un déni de traitement équitable. En l'absence d'un tel déni de traitement équitable, TCCE s'en remet généralement au jugement des évaluateurs qui sont mieux qualifiés pour évaluer la valeur d'une soumission. Toutefois, le TCCE intervient s'il juge que les évaluateurs ont incorrectement appliqué la méthode et les critères d'évaluation établis dans la demande de soumissions.

5.45 Évaluation financière des soumissions

()

  1. TPSGC est responsable d'évaluer la partie financière des soumissions. TPSGC ne fournit pas d'information sur les prix aux ministères clients durant le processus d'évaluation technique afin d'assurer l'intégrité du processus. L'information sur l'établissement des prix devrait être fournie au client seulement après que l'évaluation technique est terminée.
  2. Dans les circonstances suivantes, plusieurs employés de TPSGC doivent participer à l'évaluation des prix offerts afin de s'assurer que le contrôle interne est exercé de manière adéquate, et que les soumissions sont classées correctement en fonction du prix offert, conformément à la demande de soumissions :
    1. dans le cas de tout besoin concurrentiel nécessitant l'approbation du ministre, du sous-ministre adjoint ou du Conseil du Trésor pour conclure un contrat; et
    2. dans le cas de tout besoin considéré comme étant de nature délicate ou à risque élevé.
  3. Les agents de négociation des contrats doivent également envisager de faire participer plusieurs employés de TPSGC à l'évaluation des prix offerts dans les circonstances suivantes :
    1. lorsque l'évaluation nécessite beaucoup de calculs ou qu'elle est complexe sur le plan mathématique; et
    2. dans le cas d'offres à commandes (OC) et d'arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) nécessitant l'approbation du sous-ministre adjoint.
  4. Tous les employés de TPSGC qui participent à l'évaluation des prix proposés doivent signer le rapport d'évaluation financier.

5.45.1 Processus d’évaluation par les pairs

()

  1. L’évaluation par les pairs est un processus de surveillance et de gestion des risques effectué dans le cadre des résultats d’un processus concurrentiel. Cette évaluation permet de garantir que les résultats de l’évaluation des soumissions et que la sélection de l’entrepreneur cadrent avec la demande de soumissions. Il vise aussi à confirmer l’absence d’irrégularités ou de problèmes éventuels qui feraient entorse aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence du processus d’approvisionnement.
  2. Pour les achats de niveau de complexité 2 et 3, les résultats de l’évaluation des risques liés aux achats permettent d’établir si une évaluation par les pairs est nécessaire.
  3. Pour les achats de niveau de complexité 4 et 5, l’évaluation par les pairs est obligatoire.
  4. Les pairs évaluateurs devront parapher et dater le rapport d’évaluation pour confirmer que l’évaluation a bel et bien été effectuée.
  5. L’obligation de rendre compte du processus d’approvisionnement demeure la responsabilité de l’agent de négociation des contrats chargé du besoin; il n’y a aucun transfert de responsabilité.
  6. La décision de mener ou non une évaluation par les pairs est prise à la phase de la stratégie d’approvisionnement, au moment d’obtenir l’approbation conformément à l’outil d’évaluation des risques, ou à la discrétion du titulaire du pouvoir d’approbation.
  7. Si des problèmes surviennent au cours du processus d’évaluation, l’agent de négociation des contrats et le pair évaluateur devraient faire tout en leur possible pour les résoudre. Dans le cas où une solution ne peut être apportée, l’affaire sera transmise à l’échelon supérieur désigné à celui de l’agent de négociation des contrats afin de les régler.
  8. Le temps nécessaire à la réalisation de l’évaluation par les pairs sera déterminé par l’agent de négociation des contrats et le pair évaluateur; toutefois l’évaluation ne devrait pas s’étendre sur plus de deux jours ouvrables.
  9. Des évaluations informelles par les pairs peuvent aussi être menées à la discrétion de l’agent de négociation des contrats ou du pouvoir d’approbation pertinent.

5.45.2 Taxes provinciales

()

Sauf pour les exceptions prévues par la loi, les ministères et organismes ne doivent pas payer la taxe de vente provinciale (TVP) imposée par la province dans laquelle les biens ou les services taxables sont livrés, à l'exception du remboursement des coûts réels qui incluent la TVP (p. ex. la TVP sur les frais de déplacement et de subsistance réels engagés durant l'exécution du contrat). Les ministères fédéraux doivent payer la taxe de vente harmonisée (TVH). Pour plus de renseignements à ce sujet, consulter les articles pertinents des conditions générales (p. ex. l'article 11 de 2010A ou l'article 13 de 2035) du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

5.45.5 Taxes de pays étrangers et droits de douane canadienne

()

  1. On doit tenir compte des droits de douane dans l'évaluation des soumissions provenant de soumissionnaires établis tant au Canada qu'à l'étranger, puisque les soumissions de ceux qui sont établis à l'étranger excluent les droits de douane dans leur soumission. Lorsqu'il faut vérifier les taux de droits de douane ou les exemptions, l'agent de négociation des contrats peut procéder comme suit :
    1. demander au ministère client de lui fournir les renseignements sur le taux de droits de douane qui s'applique aux marchandises importées, et ajouter le montant approximatif des droits proposés par le soumissionnaire établi à l'étranger; ou
    2. vérifier auprès de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) si des droits de douane s'appliquent aux marchandises importées.
    L'administrateur de tarif et de valeurs de l'ASFC répondra par écrit à toute demande de taux de droit de douane, de classification de tarif ou de valeur de douanes. Les importateurs ou leurs agents qui désirent obtenir une réponse par écrit doivent envoyer leur demande au bureau de l'ASFC le plus près.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent vérifier l'application des taxes d'accise ainsi que le montant et les taux précisés dans les soumissions, en plus d'évaluer les soumissions sans tenir compte de la taxe sur les produits et services (TPS) ou de la  TVH, le cas échéant. Pour obtenir la liste des biens auxquels s'applique la taxe d'accise, voir l'Annexe  4.5 Demandes préalables à la demande de soumissions.
  3. Les clients peuvent exiger ou être admissibles à une exemption de taxes ou de droits. Dans ces cas, ils devraient faire référence, dans leur demande, à un certificat d'exonération ou à un décret en conseil de remise. Toute question relative à de telles remises devrait être réglée entre le ministère client et l'ASFC.

5.45.10 Coûts de transport

()

Toute demande de biens évaluée à 25 000 $ et plus, incluant la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée ( TPS/ TVH), comportant des frais de transport dépassant 7 500 $ doit être soumise à la Direction de la gestion du transport (DGT) pour analyse approfondie, sauf en ce qui concerne l'article  4.60 Frais de transport. La DGT analysera les méthodes et les coûts de transport proposés et formulera des recommandations dans un délai de deux jours ouvrables ou signalera tout retard à l'agent de négociation des contrats.

5.45.15 Soumissions présentées en devises étrangères

()

Sauf lorsque la demande de soumissions précise que les soumissions doivent être présentées en dollars canadiens, les soumissions qui sont présentées en devises étrangères doivent être converties en devise canadienne aux fins d'évaluation. Pour les soumissions présentées en devises étrangères, on doit utiliser comme facteur de conversion le taux de la Banque du Canada publié au plus tard à 16 h 30 (heure de l’Est), à la date de clôture des soumissions ou à une autre date précisée dans la demande de soumissions.

5.45.20 Fluctuation du taux de change

()

Cet article a été supprimé dans la version 2013-7 du Guide des approvisionnements et a été intégré à l'article 4.65 Atténuation des risques liés à la fluctuation du taux de change.

5.50 Sélection du soumissionnaire retenu

()

Le soumissionnaire retenu doit être sélectionné conformément à la méthode précisée dans la demande de soumissions.

5.55 Rejet des soumissions, offres ou arrangements

()

5.55.1 Rôle de l'agent de négociation des contrats

()

  1. L'agent de négociation des contrats ne doit pas évaluer les soumissions/offres/arrangements reçus d'un fournisseur si ce dernier est assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent à l'approvisionnement. (Les soumissions incluent les soumissions sous des arrangements en matière d'approvisionnement).
  2. Une offre à commandes doit être mise de côté pour un fournisseur qui est assujetti à une MCRF dont les modalités s'appliquent à l'approvisionnement.
  3. La décision de rejeter une soumission, offre ou arrangement en raison d'une MCRF peut être prise en tout temps jusqu'à l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Il faut vérifier si une MCRF figure dans le SIF à la date de clôture en régime concurrentiel et avant de contacter un fournisseur lorsqu'il s'agit d'un contrat à fournisseur unique. De plus, avant l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, il faut de nouveau vérifier dans le SIF.
  4. S'il existe une MCRF au fichier du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur, l'agent de négociation des contrats verra clairement un avis l'indiquant en consultant le SIF. L'environnement automatisé de l'acheteur (EAA) n'empêchera pas l'attribution d'un contrat ou l'émission d'une offre à commande ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement à un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur visé par une MCRF. Par conséquent, il appartient à l'agent de négociation des contrats de vérifier si le fournisseur est assujetti à une MCRF.

5.55.5 Pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement

()

Le pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement, conformément aux sections applicables intitulées « Rejet d’une soumission » des instructions uniformisées 2003, 2004, 2006, 2007, et 2008 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), appartient à l'agent de négociation des contrats responsable de l'évaluation des soumissions, des offres ou des arrangements. Toutefois, pour les soumissions, les offres ou les arrangements que l'on envisage rejeter conformément aux alinéas 1(c) et 1(d) et aux sous-alinéas 1(f)(i) et 1(f)(ii), le pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement appartient au directeur général compétent.

5.55.10 Avis adressé au soumissionnaire, à l'offrant ou au fournisseur

()

  1. L'avis d'intention de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement conformément aux sections applicables mentionnées à l'article 5.55.5 Pouvoir de rejeter une soumission, une offre ou un arrangement devrait être transmis par téléphone, puis confirmé par lettre ou télécopie. Le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur dont la soumission, l'offre ou l'arrangement est rejeté est réputé avoir reçu cet avis au moment de l'appel téléphonique. La personne qui fait l'appel devrait noter dans le dossier la date et l'heure de la communication, ainsi que le nom de son interlocuteur.
  2. L'avis d'intention doit faire état des faits et des motifs de la décision de rejeter la soumission, l'offre ou l'arrangement. Toutefois, lorsqu'une soumission, une offre ou un arrangement est rejeté conformément à l'alinéa 1(a) ou (b) de la section applicable des instructions uniformisées du Guide des CCUA parce qu'une MCRF est imposée, il est suffisant tout simplement de faire référence à cette MCRF.

5.55.15 Examen

()

  1. Un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur, sauf un soumissionnaire, un offrant ou un fournisseur exclu conformément à l'alinéa 1(b) de l'article applicable des instructions uniformisées du Guide des CCUA, peut demander au sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements (SMA/DGA) d'examiner la décision de rejet de sa soumission, son offre ou son arrangement. La décision de mettre en attente le processus d'évaluation des soumissions et d'attribution du contrat, de façon à allouer plus de temps pour qu'on puisse examiner la décision de rejet, est à l'entière discrétion du SMA/DGA.
  2. L'examen effectué par le SMA/DGA donnera lieu à une enquête, puis à une décision. Cette décision peut avoir des effets qui débordent du cadre de l'achat dont le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur a été rejeté. Lorsque la décision est prise, on doit informer par écrit le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur des résultats.

5.60 Capacité financière de l'entrepreneur

()

5.60.1 Capacité financière

()

  1. Le soumissionnaire doit avoir la capacité financière nécessaire pour répondre aux exigences du contrat.
  2. La politique du Conseil du Trésor (CT) mentionne que « les entreprises considérées comme qualifiées sont celles qui ont les capacités techniques, financières et de gestion pour l'exécution du contrat. Les agents de négociation des marchés ont la responsabilité de vérifier cette information avant de conclure un contrat ».
  3. Les agents de négociation des contrats doivent consulter le Groupe d'analyse des coûts et des prix du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, pendant l'évaluation des soumissions, offres ou arrangements pour déterminer quelle information financière peut être requise du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur.
    1. Lorsqu'une opinion financière est requise, les Clauses et conditions uniformisées d'achat(CCUA) suivantes doivent être utilisées : A9033T pour les demandes de soumissions, M9033T pour les demandes d'offres à commandes (DOC) et S0030T pour les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA).
    2. Les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) devraient prendre note que, puisque l'énoncé des travaux ou le besoin ne peut pas être établi d'avance, seul un examen préliminaire de la viabilité financière des fournisseurs sera réalisé afin de préqualifier ceux-ci. Un examen détaillé de la viabilité financière d'un soumissionnaire peut être nécessaire pour des besoins subséquents dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement. Dans ces cas, les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement doivent inclure la clause A9033T dans toutes les demandes de soumissions. Pour de plus amples renseignements, voir le paragraphe 4.10.25 Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement.
  4. Si la sélection du soumissionnaire se fait dans un contexte entièrement concurrentiel et que le contrat ne vise que des biens ou services habituellement disponibles dans le commerce, les risques de perte financière pour le Canada sont réduits au minimum en raison de la facilité que l'on aura à trouver une source de remplacement. En toute autre circonstance, il peut cependant être coûteux de se réapprovisionner ailleurs tant du point de vue des délais d'exécution que des risques financiers.
  5. Il n'est habituellement pas obligatoire d'évaluer la capacité financière des fournisseurs actuels ou éventuels pour les types de contrats suivants :
    1. contrats d'aide passés au nom d'Industrie Canada (IC) ( IC détermine lui-même la capacité financière d'un entrepreneur);
    2. contrats avec les universités et les collèges, les sociétés d'État et les ministères et organismes gouvernementaux
    3. contrats pour les services d'individus; et
    4. contrats pour des biens et des services habituellement disponibles dans le commerce, obtenus de soumissionnaires choisis en régime de concurrence.
  6. Une analyse financière d'un fournisseur éventuel peut être nécessaire au moment de son inscription sur la liste des fournisseurs.
  7. Un examen financier d'un fournisseur peut être entrepris à n'importe quelle étape du processus contractuel lorsque l'agent de négociation des contrats le juge nécessaire. Ce dernier doit prendre les mesures nécessaires pour qu'un analyste des coûts évalue, au besoin, la capacité financière de l'entrepreneur durant l'exécution du contrat.
  8. Lorsque TPSGC doit faire affaire avec un fournisseur dont la situation financière est précaire, on devrait réduire le plus possible les risques financiers éventuels que peut encourir le Canada en se fondant sur les recommandations d'un analyste des coûts.
  9. Une demande d'examen financier doit être présentée au moyen du formulaire PWGSC-TPSGC 603 (PDF Version 40 Ko)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. - (Aide sur les formats de fichier).

5.60.5 Garantie de soumissions (financière)

()

  1. Si une garantie de soumissions est requise, elle doit être maintenue jusqu'à l'exécution de ses conditions, y compris l'attribution du contrat ou l'expiration de la période de validité des soumissions.
  2. Si un soumissionnaire présente une soumission ne comprenant pas une garantie financière suffisante, c.-à-d. inférieure à la somme exacte demandée ou sans aucune garantie, sa soumission sera déclarée non recevable.
  3. Les obligations garanties par le gouvernement qui comprennent des coupons ne peuvent être acceptées comme dépôts de garantie, à moins qu'elles comprennent tous les coupons non échus à la date du dépôt.
  4. Les cautionnements présentés par les soumissionnaires doivent être soumis à l'examen de l'agent de négociation des contrats, conseillé au besoin par les Services juridiques, qui déterminera s'ils sont exacts sous tous les rapports, y compris  la raison sociale et l'adresse du soumissionnaire, la date et le numéro de série du contrat et la description de « l'obligataire » qui est « Sa Majesté la Reine du chef du Canada ». Les cautionnements à corriger doivent être retournés à l'entrepreneur, et non à la société de cautionnement.
  5. TPSGC retiendra tout cautionnement de soumission, cautionnement d'exécution, cautionnement de paiement ou dépôt de garantie non négociable (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocable) jusqu'à ce que les conditions de la garantie soient remplies. Pour obtenir des instructions détaillées sur la sauvegarde de ces instruments, voir l'Annexe 5.2 : Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières/Traitement des lettres de change.
  6. L'agent de négociation des contrats doit demander des instructions écrites au soumissionnaire en ce qui concerne le traitement des coupons qui viendront à échéance pendant que l'obligation est retenue à titre de garantie; il doit transmettre les instructions au Secteur des opérations financières.
  7. L'agent de négociation des contrats doit examiner les lettres de crédit soumises par les soumissionnaires, et demander conseil, au besoin. Services juridiques, fin de s'assurer que chaque lettre est exacte sous tous les rapports, notamment :
    1. prévoir la somme nominale qui peut être retirée;
    2. prévoir la date d'expiration
    3. prévoir le paiement à vue au receveur général du Canada à partir de la lettre de change de l'institution financière sur présentation d'une demande écrite de paiement signée par le représentant ministériel autorisé identifié dans la lettre de crédit par son bureau;
    4. prévoir que plus d'une demande écrite de paiement puisse être présentée, à condition que la somme de ces demandes ne dépasse pas la valeur nominale de la lettre de crédit;
    5. prévoir son assujettissement aux Règles et usances uniformes relatives aux crédits documentaires (Disponible en anglais seulement)de la Chambre de commerce internationale (CCI), révision 2007, publication de la CCI no 600;
    6. préciser clairement leur nature irrévocable ou qui est jugée irrévocable en vertu des Règles et usances uniformes relatives aux crédits documentaires de la CCI, mise à jour de 2007, publication no 600;
    7. être émise ou confirmée, dans l'une ou l'autre des langues officielles, par une institution financière membre de l'Association canadienne des paiements et être écrite sur le papier en-tête de l'émetteur ou du confirmeur. La mise en page est laissée à la discrétion de l'émetteur ou du confirmateur.

5.60.10 Services de crédit corporatif

()

  1. Les compagnies offrant des services de crédit corporatif peuvent fournir, sur des entreprises particulières, une cote de crédit générale et un rapport de crédit détaillé. Leurs rapports détaillés comprennent généralement des états financiers simplifiés, des détails sur le crédit maximal accordé à l'entreprise, la rapidité avec laquelle l'entreprise fait ses paiements, de l'information bancaire, l'historique de l'entreprise et quelques renseignements sur les activités de l'entreprise.
  2. Les agents de négociation des contrats ne doivent pas communiquer directement avec une compagnie offrant des services de crédit corporatif. Ils doivent plutôt envoyer les demandes de services de crédit corporatif au Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SPRIGS).
  3. Les rapports des compagnies offrant des services de crédit corporatif sont considérés comme commercialement confidentiels. L'information ne doit pas être divulguée à l'extérieur du gouvernement, et n'est divulguée qu'aux fonctionnaires pour qui cette information est vraiment nécessaire.
  4. Les copies de ces rapports ne peuvent être utilisées qu'au sein de TPSGC. Les rapports sont conservés par SPRIGS.

5.60.15 État des pratiques de comptabilité du prix de revient

()

  1. Le SPRIGS assure un programme complet pour garantir la conformité des pratiques de comptabilité du prix de revient des entrepreneurs aux dispositions des Principes des coûts contractuels 1031-2 et aux communiqués d'interprétation des coûts connexes.
  2. Selon les Principes des coûts contractuels, le coût total du contrat doit représenter la somme des coûts directs et indirects applicables, qui peuvent être raisonnablement et convenablement engagés ou répartis pendant l'exécution du contrat, moins tous les crédits applicables. Ces coûts doivent être calculés conformément aux pratiques de comptabilité du prix de revient de l'entrepreneur, approuvés par le Canada et appliqués de façon uniforme pendant la période du contrat.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient informer SPRIGS chaque fois qu'un entrepreneur ou un sous-traitant a négocié un contrat avec le Canada et que les conditions suivantes s'appliquent :
    1. le chiffre d'affaires réalisé dans des contrats négociés avec le Canada par l'entité ou la division du fournisseur durant l'exercice précédent ou le chiffre d'affaires prévu dans des contrats négociés avec le Canada pour l'exercice en cours dépasse 5 M $ ; ou
    2. le chiffre d'affaires réalisé dans des contrats négociés avec le Canada par l'entité ou la division du fournisseur durant l'exercice précédent ou le chiffre d'affaires prévu dans des contrats négociés avec le Canada pour l'exercice en cours dépasse 2 M $, et représente plus de la moitié de son chiffre d'affaires total.
  4. La Déclaration au sujet de la méthode de comptabilité des coûts (DMCC) est un formulaire utilisé comme document de gestion qui décrit les pratiques de comptabilité du prix de revient d'un fournisseur. La Division de la politique des coûts et de l'examen financier déterminera si un fournisseur doit soumettre une DMCC.

5.65 Soumissions basses identiques - meilleure valeur

()

  1. Si l'on reçoit des soumissions basses identiques, la Politique sur les marchés du CT( paragraphe 10.8.17) indique que le contrat sera attribué en fonction de la meilleure valeur. Il convient d'utiliser les critères décrits ci-après, sous réserve des directives qui peuvent être diffusées relativement aux politiques et objectifs nationaux. Il s'agit de critères qui peuvent être pondérés si l'agent de négociation des contrats l'estime à propos :
    1. on accorde la préférence à un soumissionnaire dont le dossier fait état d'un rendement global satisfaisant, plutôt qu'à un soumissionnaire dont le dossier laisse à désirer sur ce point;
    2. on accorde la préférence à un soumissionnaire capable d'assurer un bon service après-vente et dont le dossier est bon sur ce point, plutôt qu'à un soumissionnaire inapte à fournir un bon service ou dont le dossier laisse à désirer;
    3. lorsque la livraison constitue un facteur important, on donne la préférence au soumissionnaire offrant la meilleure date de livraison;
    4. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et que les prix de quelques articles seulement sont identiques, on accorde la préférence à l'entreprise dont la soumission porte sur la valeur monétaire la plus élevée; et
    5. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles, et qu'une ou plusieurs entreprises ont fait des soumissions plus basses sur un ou plusieurs d'entre eux, on donne la préférence à l'entreprise dont la soumission est basse sur la valeur monétaire la plus élevée tant à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix égaux qu'à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix plus bas.
  2. Lorsque deux soumissions identiques (ou plus) sont présentées, on doit privilégier le soumissionnaire qui assume la totalité ou une partie du risque relatif au rajustement du taux de change à celui qui refuse d'assumer un tel risque, à la condition toutefois que la soumission retenue demeure la plus avantageuse pour le Canada. De plus, on doit retenir le soumissionnaire qui accepte d'assumer la totalité du risque associé au rajustement du taux de change, de préférence à celui qui accepte d'assumer une partie seulement d'un tel risque.
  3. Lorsque aucune des situations ci-dessus ne s'applique, on peut utiliser une méthode qui permet de départager les soumissions identiques et qui a été acceptée par les parties (le Canada et les soumissionnaires ayant présenté des soumissions identiques). Par exemple, on pourrait tirer à pile ou face. On doit aussi obtenir un avis juridique sur la solution mutuellement convenue.

5.70 Une seule soumission recevable

()

  1. Une seule soumission recevable d’une valeur supérieure à 1 000 000 $
    1. Lorsqu'une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, afin d'être certain que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec un analyste des coûts pour déterminer si une analyse plus approfondie s'impose, comme il est précisé dans les conditions obligatoires énoncées dans la Directive sur les services d'analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PDF). Une fois que l'agent de négociation des contrats a déterminé que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, le contrat peut être attribué selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable.
    2. Si l’agent de négociation des contrats n’est pas convaincu que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l’agent de négociation des contrats peut décider de tenir des négociations ou d’annuler la demande de soumissions et d’émettre de nouveau la demande.
  2. Une seule soumission recevable d’une valeur inférieure ou égale à 1 000 000 $
    1. Lorsqu'un une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, afin d'être certain que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l'agent de négociation des contrats devrait envisager de recourir aux services d'un analyste des coûts afin d'établir si une analyse plus approfondie est nécessaire (consulter la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PDF)). Une fois que l'agent de négociation des contrats a déterminé que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, le contrat peut être attribué selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable.
    2. Si l’agent de négociation des contrats n’est pas convaincu que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l’agent de négociation des contrats peut décider de tenir des négociations ou d’annuler la demande de soumissions et d’émettre de nouveau la demande.
  3. Une seule soumission recevable d'un soumissionnaire étranger

    Lorsqu'une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, et que cette soumission a été soumise par un fournisseur provenant d'un pays allié de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN), ou comprend la participation significative d'un sous-traitant étranger provenant d'un tel pays allié, l'agent de négociation des contrats devrait, afin de s'assurer que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, envisager de recourir aux services du gouvernement étranger d'où provient le fournisseur pour mener une vérification de l'équité et du caractère raisonnable de la soumission. Le service peut être demandé en présentant une demande auprès de la Direction du soutien des prix (DSP). De plus amples renseignements sur ce service sont offerts dans la section 9.56 Vérification et attestation des prix des fournisseurs étrangers.

5.75 Aucune soumission recevable

()

Si aucune soumission recevable n'a été reçue à la suite de l'émission d'une demande de soumissions concurrentielle, la demande de soumissions doit être annulée.  Pour plus de renseignements sur la réémission d'une demande de soumissions, voir l'article 4.100 Annulation d'une demande de soumissions et émission d'une nouvelle.

5.80 Collusion, fraude et truquage des soumissions

()

L'agent de négociation des contrats doit informer les Services juridiques et son directeur immédiat lorsqu'il existe une possibilité d'activités de truquage des soumissions, de collusion ou de fraude. Lorsque ce sera jugé nécessaire, les Services juridiques collaboreront aux discussions ultérieures avec le Bureau de la concurrence Canada, un organisme fédéral indépendant chargé de l'administration et de la mise en vigueur de la Loi sur la concurrence. La collusion des soumissions est traitée à l'article 47 de la Loi.

Les cas suivants sont des exemples d'activités possibles de truquage des soumissions :

  1. sans motif apparent, les taux ou les prix des soumissions sont beaucoup plus élevés que ceux des listes de prix publiées, des estimations des coûts techniques ou que les taux et les prix de soumissions antérieures présentées par les mêmes fournisseurs;
  2. le soumissionnaire retenu donne des travaux de sous-traitance aux fournisseurs qui présentent des soumissions plus élevées pour le même projet;
  3. des soumissionnaires utilisent des termes identiques pour décrire des articles non standard, ou présentent des soumissions identiques pour de tels articles;
  4. selon certaines indications, des échanges inhabituels ont eu lieu entre les fournisseurs, avant la présentation des soumissions, en ce qui concerne le prix des soumissions, ou la répartition des clients, ou les références aux « prix de l'industrie », à « l'autoréglementation de l'industrie », etc.;
  5. le même fournisseur est le soumissionnaire retenu pour des clients précis, ou dans des endroits géographiques, ou encore pour des travaux d'ampleur ou de type précis, et que ses autres soumissions sont rejetées de façon systématique;
  6. il existe une constance évidente de rotation systématique ou régulière de soumissions la plus basse.

5.85 Négociations

()

  1. Dans le cas où l'on a reçu deux soumissions recevables et plus à la suite de la demande de soumissions concurrentielle, et qu'aucune ne représente une juste valeur, l'agent de négociation des contrats devrait examiner la demande pour en déterminer les causes. Par la suite, l'agent de négociation des contrats pourra décider de tenir des négociations ou d'annuler la demande de soumissions et d'émettre de nouveau la demande.
  2. Le paragraphe 10.6.6 de la Politique sur les marchés du CT mentionne : que « Lorsqu'on négocie avec plus d'une entreprise, il faut s'assurer qu'elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrents. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle. »
  3. L'agent de négociation des contrats doit mener toutes les négociations. Dans le cas d'un besoin de nature technique, l'agent devrait mener les négociations en collaboration avec le client. Un rapport sur les négociations doit être versé au dossier contractuel.
  4. Pour les achats assujettis aux accords commerciaux internationaux et à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), les agents de négociation des contrats doivent tenir des négociations conformes aux conditions de ces accords. Voir à l'Article 1014 : Règles de négociation de l'Accord de libre-échange nord-américain, l'article 19.11 : Négociation de l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne ou à l'Article XIV : Négociation de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce ou l’article 512 : Négociation de l’Accord de libre-échange canadien. Les différents accords de libre-échange bilatéraux ont les mêmes règles que l'ALENA.
  5. Pour les achats non assujettis à l'ALENA, à l'AECG, à l'OMC-AMP ou à l’ALEC,
    1. lorsqu'une demande de soumissions a été émise, il est possible d'entreprendre des négociations :
      1. avant que ne soit terminée l'évaluation des soumissions, à la condition qu'elles soient tenues avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable; ou
      2. après l'évaluation des soumissions, avec un seul soumissionnaire, à la condition que le soumissionnaire ait présenté la seule soumission recevable ou que le soumissionnaire ait été choisi après que plus d'une soumission recevable a été évaluée, mais qu'il puisse être démontré que, même si l'on avait entrepris des négociations avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable, le choix de l'entreprise aurait été le même;

      La capacité de prouver que le même soumissionnaire sera choisi, qu'il y ait ou non négociation avec tous les soumissionnaires ayant présenté une soumission recevable, présuppose que le besoin (notamment les spécifications techniques) ne changera pas durant les négociations et que, par conséquent, si l'on avait donné la même possibilité aux autres soumissionnaires, ils n'auraient pu présenter d'offres différentes et meilleures.

    2. lorsqu'un appel d'offres a été émis et que l'on a reçu plusieurs soumissions recevables, mais où ni la soumission la plus basse ni les autres soumissions ne représentent une juste valeur, l'agent de négociation des contrats doit déterminer, lorsqu'il envisage d'entreprendre des négociations, s'il ne serait pas plus efficace d'annuler la demande et de recourir à une autre méthode d'approvisionnement. Dans les cas d'urgence, il serait possible d'utiliser les résultats de l'appel d'offres initial pour entreprendre des négociations avec les soumissionnaires;
    3. lorsqu'une demande de prix a été émise, on devrait éviter d'entreprendre des négociations.

5.90 Prolongation de la période de validité des soumissions

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  1. Les soumissions seront valables pour une période de 60 jours (30 jours pour la construction) à partir de la date de clôture de la demande de soumissions, à moins d'indication contraire dans la demande de soumissions (voir les instructions uniformisées 2003, 2006 et 2008 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Les agents de négociation des contrats doivent donc déterminer s'il y a un risque que l'évaluation des soumissions prenne plus de temps que prévu, et ils doivent indiquer dans la demande de soumissions la période de validité des soumissions modifiée pour ce contrat particulier. Les agents de négociation des contrats doivent en outre suivre de près le déroulement des processus d'évaluation et d'approbation du contrat afin d'attribuer le contrat avant l'expiration de la période d'acception des soumissions. Les cas où la période d'acception des soumissions expire avant l'attribution du contrat devraient donc être exceptionnels.
  2. Si le contrat n'a pas été attribué avant l'expiration de la période d'acceptation des soumissions, la demande de soumissions doit être émise de nouveau.
  3. Tout contrat attribué à un soumissionnaire après la date d'expiration de la soumission est considéré comme étant un contrat à fournisseur unique, et il faudra donc justifier le recours à ce processus.
  4. Si l'évaluation n'est pas terminée et qu'il est peu probable qu'elle le soit dans un délai raisonnable, et la période d'acceptation des soumissions prendra fin avant que l'évaluation soit terminée, il faudrait mettre un terme au processus et déterminer la cause du délai. Des correctifs nécessaires au processus d'invitation ou d'évaluation peuvent alors être apportés et la demande de soumissions émise de nouveau.
  5. Comme il est indiqué dans les instructions uniformisées, le Canada se réserve le droit de demander par écrit une prolongation de la période de validité des soumissions, dans un délai d'au moins trois (3) jours avant la fin de la période en question. Si tous les soumissionnaires qui ont déposé des soumissions recevables acceptent de prolonger cette période, le Canada continuera d'évaluer les soumissions. Si cette prolongation n'est pas acceptée par tous les soumissionnaires qui ont déposé des soumissions recevables, le Canada, à sa seule et entière discrétion, continuera d'évaluer les soumissions des soumissionnaires qui auront accepté la prolongation ou annulera la demande de soumissions.
  6. Lorsqu'un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation et qu'il est clair qu'il n'a aucune chance d'être recommandé pour l'attribution d'un contrat, il conviendra peut-être d'exercer le droit du Canada d'attribuer un contrat seulement à l'un des soumissionnaires qui ont consenti à la prolongation. On pourra consulter les Services juridiques dans les cas où un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation, particulièrement dans le cas d'un achat soumis aux accords commerciaux.

5.95 Évaluation des soumissions provenant d'une coentreprise

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  1. Les coentreprises peuvent répondre à la demande de soumissions conformément aux conditions de la demande. L'article pertinent des instructions uniformisées  2003, 2006 et 2008 du guide des CCUA permet que des soumissions proviennent d'une coentreprise, et fournit plus de détails à ce sujet.
  2. Si le contrat est attribué à une coentreprise, tous les membres de la coentreprise seront responsables individuellement de l'exécution de tout contrat. (Voir les instructions uniformisées précitées.)
  3. Si une évaluation de la capacité financière est requise, alors tous les membres d'une coentreprise seront évalués.

5.100 Considérations liées aux programmes spéciaux

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Durant l'évaluation des soumissions, il faut tenir compte, suivant les cas, de divers programmes, comme ceux touchant le contenu canadien, l'approvisionnement écologique et le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Les exigences d'équité en matière d'emploi sont décrites à l'Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi.

5.105 Rapport d'évaluation

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  1. On doit préparer un rapport d'évaluation décrivant en détail l'examen des soumissions, y compris tout éclaircissement sur les soumissions ainsi que les renseignements sur la façon dont la décision définitive a été prise pour classer et choisir les soumissionnaires.
  2. Le rapport d'évaluation devrait comprendre les critères d'évaluation, la justification pour chaque critère obligatoire et cotation numérique, ainsi que les noms et les coordonnées de tous les évaluateurs.
  3. Toutes les personnes qui participent à l'évaluation des soumissions doivent signer le rapport d'évaluation.
  4. Les notes prises au cours de l'évaluation doivent être conservées telles quelles et faire partie du dossier d'achat aux fins de vérification.

Certains secteurs ou certaines régions ont établi des listes de vérification pour aider les agents de négociation des contrats au moment de tabuler les soumissions. Elles devraient être utilisées lorsqu'elles sont offertes.

5.110 Communications avant l'attribution du contrat

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  1. Avant l'attribution du contrat, les agents de négociation des contrats doivent informer les fournisseurs qu'un contrat ne pourra leur être attribué s'ils ne se conforment pas aux exigences du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi, sauf dans des cas très particuliers. Voir l'Annexe 5.1 Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi pour connaître les exceptions s'appliquant aux services de construction et de radoub de navire.
  2. On doit porter une attention particulière lorsque la période de validité des soumissions fait l'objet d'une prolongation. (Voir l'article 5.90 Prolongation de la période de validité des soumissions.)
    Remarque : Il ne faut divulguer aucun renseignement sur les autres soumissions. La divulgation de renseignements après l'attribution du contrat est traitée à l'article 7.45 Divulgation des renseignements.

5.110.1 Avis anticipé pour les services de construction et radoub de navire

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  1. Dans le cas de nouveaux contrats pour la construction de navires ou le radoub attribués par l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, les agents de négociation des contrats informeront les soumissionnaires quant à savoir si leur soumission fait partie des deux soumissions les plus avantageuses et recevables lorsque :
    1. il y a plus de deux soumissionnaires qui ont déposé des soumissions recevables;
    2. l'on prévoit que le processus d'approbation sera long (généralement pour les contrats nécessitant l'approbation d'un niveau supérieur au directeur général);
    3. aucune des circonstances suivantes ne s'applique :
      1. toutes les soumissions reçues sont extrêmement proches; ou
      2. le gestionnaire juge qu'il ne serait pas dans les meilleurs intérêts du Canada d'informer les soumissionnaires sur la situation de la soumission.
  2. Pour les contrats de construction et de radoub de navires qui ne respectent pas les critères normaux, les agents de négociation des contrats devraient consulter le directeur principal de la Direction des systèmes maritimes (DSM), Secteur des projets de défense et des grands projets.
  3. Un avis anticipé peut être transmis avant l'attribution du contrat seulement après que le directeur principal de la DSM a recommandé la « Demande de contrat » formulaire PWGSC- TPSGC 1151-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..
  4. Les soumissionnaires seront avisés des circonstances ne permettant pas de les informer sur la situation de leur soumission.
  5. On permettra aux soumissionnaires, dont les soumissions ne sont pas parmi les deux soumissions recevables les plus avantageuses, de retirer leurs soumissions sur demande écrite adressée à l'agent de négociation des contrats.

Annexe  5.1 :  Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi

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  1. Renseignements généraux
    Le Programme de contrats fédéraux (PCF) pour l'équité en matière d'emploi vise à corriger les inégalités en matière d'emploi touchant quatre groupes désignés, soit les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles. Son objectif consiste à favoriser l'équité afin que personne ne se voie refuser un emploi pour des motifs autres que ses compétences.
    En juin 2013, un PCF simplifié a été établi. Ce programme est axé sur les résultats et permet aux entrepreneurs de déterminer les initiatives les mieux adaptées à leur organisation en ce qui a trait à l'atteinte des objectifs d'équité en matière d'emploi. Le seuil du Programme est fixé à un million de dollars et les sanctions liées à l'inadmissibilité s'appliquent à tous les contrats visant l'achat de biens et de services.
    Les exigences du PCF sont présentées dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (paragraphes 4.2.5 et 8.3.1, et Appendice D).
    Pour obtenir des renseignements généraux sur le PCF, consulter le site Web d'Emploi et Développement social Canada (EDSC) – Programme du travail.
  2. Application
    1. Le PCF pour l'équité en matière d'emploi s'applique dans les cas suivants :
      1. les achats effectués au nom d'un ministère ou d'un organisme fédéral figurant à l'Annexe 1, colonne I de l'Annexe I.1 ou à l'Annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques (par exemple, la Corporation commerciale canadienne, figurant à l'Annexe III, n'est pas assujettie au PCF) et qui sont visés par la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor;
      2. tous les contrats et toutes les offres à commandes pour l'achat de biens et de services, à l'exception de ceux visant :
        1. l'achat ou la location de biens immobiliers;
        2. la construction (ce qui ne comprend pas les services d'architecture et de génie qui sont assujettis au PCF).
    2. Le PCF impose des obligations particulières aux autorités contractantes et aux responsables des offres à commandes ainsi qu'aux entrepreneurs dans les cas suivants :
      1. Lorsque les entrepreneurs se voient attribuer des contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) ou émettre une offre à commandes dont la limite des commandes subséquentes est fixée à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables).
      2. Lorsqu'un soumissionnaire ou un offrant :
        1. n'est pas assujetti à la Loi sur l'équité en matière d'emploi (p. ex. entités sous réglementation provinciale, entités enregistrées dans des pays étrangers);
        2. a un effectif combiné d'au moins 100 employés permanents à temps plein et/ou permanents à temps partiel au Canada;
        3. fait des affaires directement avec le Canada (à titre d'entrepreneur principal et non de sous-traitant).
  3. Obligations des entrepreneurs assujettis au PCF pour l'équité en matière d'emploi
    1. Un soumissionnaire ou un offrant assujetti au PCF doit avoir conclu une entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi avec EDSC-Programme du travail ou doit remplir et signer le formulaire Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi et l'envoyer à EDSC-Programme du travail avant l'attribution du contrat ou l'émission d'une offre à commandes.
    2. Si le soumissionnaire ou l'offrant est une coentreprise, chacun des membres de la coentreprise doit déterminer s'il est assujetti au PCF et, le cas échéant, doit se conformer aux exigences pour conclure une entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi conformément au paragraphe a. ci-haut.
    3. Une fois qu'un soumissionnaire ou offrant assujetti au PCF se voit attribuer un contrat ou émettre une offre à commandes pour des commandes subséquentes estimées à au moins 1 000 000 $, l'entrepreneur ou l'offrant doit s'acquitter de son engagement à mettre en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi en vertu de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi. Il s'agit d'un engagement permanent, qui n'est pas en vigueur seulement pendant la durée du contrat ou de l'offre à commandes pour lequel l'entente a été conclue initialement.
  4. Obligations des autorités contractantes et des responsables des offres à commandes
    Une fois qu'il a été déterminé que le ministère ou l'organisme client et la nature du besoin sont assujettis au Programme des contrats fédéraux (PCF), les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes devraient demander et obtenir auprès des soumissionnaires / fournisseurs, le cas échéant, la preuve nécessaire de la conformité au PCF, à savoir un Accord valide et actuel pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi dûment signé par un exécutif autorisé de l'entreprise ou un numéro valide d’Accord pour la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi délivré par Emploi et Développement social Canada - Travail (EDSC - Travail). La validité du numéro de l’Accord pour la mise en œuvre de l’équité en matirèe d’emploi peut être validée en le comparant avec le numéro indiqué pour cette organisation / fournisseur sur la liste des employeurs certifiés du PCF à la page Programme de contrats fédérauxL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..
    Les autorités contractantes et les responsables des offres à commandes ont, en vertu du PCF pour l'équité en matière d'emploi, différentes obligations selon la nature du document d'approvisionnement et la valeur estimée des contrats subséquents ou des commandes subséquentes à une offre à commandes (y compris toutes les taxes applicables).
    1. Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA)
      Pour une DAMA, le modèle uniformisé d'approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. doit comprendre un préavis (Partie 6B – Clauses du contrat subséquent) pour informer les fournisseurs de la possibilité que le PCF puisse s'appliquer aux documents d'approvisionnements découlant des arrangements en matière d'approvisionnement.
    2. Contrats estimés à moins de 1 000 000 $
      Pour les contrats estimés à moins de 1 000 000 $ (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et les offres à commandes dont la limite de commande pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou un ministère client est de moins de 1 000 000 $ (y compris toutes les taxes applicables) :
      1. Dans les offres à commandes, la clause « Limite des commandes subséquentes » de la Partie 7A – Offres à commandes doit indiquer un montant de moins de 1 000 000 $.
      2. Tous les documents de demandes de soumissions et les demandes d'offres à commandes doivent comprendre une attestation du soumissionnaire ou de l'offrant, conformément à la Partie 5 des modèles uniformisés d'approvisionnement, déclarant que le soumissionnaire ou l'offrant ne figure pas sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF à la page Programme de contrats fédérauxL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.. (Pour connaître les exceptions, se reporter à l'article 5 de la présente Annexe.)
      3. Au moment de l'attribution du contrat ou de l'émission d'une offre à commandes, l'autorité contractante ou le responsable des offres à commandes doit vérifier l'authenticité de l'attestation à l'aide de la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF d'EDSC-Programme du travail d'après les noms figurant sur la soumission ou l'offre. Si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant, ou même un seul nom de la liste des membres du soumissionnaire ou de l'offrant dans le cas où le soumissionnaire ou l'offrant serait une coentreprise, figure sur la liste, la soumission ou l'offre est irrecevable.
      4. Dans les offres à commandes, la clause « Attestations » de la Partie 7A – Offres à commandes doit indiquer que, si l'offrant est ajouté par EDSC-Programme du travail à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF pour avoir omis de se conformer aux exigences relatives à l'équité en matière d'emploi pendant la période de l'offre à commandes, l'offre à commandes peut être mise de côté. Le Secteur de la politique, des risques, de l'intégrité et de la gestion stratégique informera les responsables des offres à commandes dans l'éventualité où un offrant serait ajouté à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Dans ce cas, les responsables des offres à commandes suivront les procédures d'évaluation des mises de côté habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe.
      5. Dans le cadre d'un processus concurrentiel où plusieurs soumissions ou offres sont reçues, les soumissionnaires ou les offrants seront considérés non conformes si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant figure sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Dans le cadre d'un tel processus, les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes devraient vérifier si le nom du soumissionnaire ou de l'offrant figure sur la liste avant le début du processus d'évaluation afin d'éviter à eux­-mêmes et à leurs clients de faire du travail inutile. Il n'y a aucune obligation d'évaluer les soumissions irrecevables.
    3. Contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus
      Pour les contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et les offres à commandes dont la limite de commande pour TPSGC ou un ministère client est de 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables) :
      1. Les obligations énoncées aux alinéas i. à iv. du paragraphe b. ci-haut s'appliquent également aux contrats estimés à 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables et excluant les options) et aux offres à commandes dont la limite de commande est de 1 000 000 $ ou plus (y compris toutes les taxes applicables).
      2. Les autorités contractantes ou les responsables des offres à commandes doivent inclure une deuxième attestation concernant, cette fois, les renseignements factuels sur les soumissionnaires ou les offrants, tel qu'il est indiqué dans la Partie 5 – Attestations des modèles uniformisés d'approvisionnement et à l'annexe intitulée Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi - Attestation. Cette deuxième attestation est également requise au moment de l'attribution d'un contrat ou de l'émission d'une offre à commandes. Les renseignements recueillis sont utilisés par l'autorité contractante ou le responsable des offres à commandes pour déterminer si les soumissionnaires ou les offrants sont assujettis ou non au PCF et ainsi déterminer les clauses à inclure dans le document d'approvisionnement.
        1. Lorsque le soumissionnaire ou l'offrant n'est pas assujetti au PCF, aucune autre clause ne doit être ajoutée au document d'approvisionnement.
        2. Lorsque le soumissionnaire est assujetti au PCF, une clause autorisant la résiliation du contrat advenant une violation de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi par le soumissionnaire et l'ajout de ce dernier à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF doit être incluse, tel qu'il est indiqué dans les modèles uniformisés d'approvisionnement. Le cas échéant, les autorités contractantes doivent suivre les procédures d'évaluation de résiliation habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe.
        3. Tel qu'il est prévu à l'alinéa iv. du paragraphe b. ci-haut, toutes les offres à commandes doivent comprendre une clause autorisant la mise de côté d'une offre à commandes advenant une violation de l'entente de mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi par l'offrant et l'ajout de ce dernier à la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF. Lorsque l'offrant est assujetti au PCF et que les commandes subséquentes sont estimées à 1 000 000 $ ou plus, une clause supplémentaire autorisant la résiliation de la commande subséquente doit être incluse, tel qu'il est indiqué dans les modèles uniformisés d'approvisionnement. Dans le cas où les commandes subséquentes seraient de 1 000 000 $ ou plus, advenant une violation, les responsables de l'offre à commandes doivent suivre les procédures d'évaluation de résiliation habituelles de TPSGC, qui comprennent l'examen des éléments énumérés à l'article 5 de la présente Annexe. Cette exigence ne s'applique pas aux commandes subséquentes de moins de 1 000 000 $.
  5. Exceptions
    1. Dans un contexte non concurrentiel, si le nom d'un soumissionnaire ou d'un offrant figure sur la liste des « soumissionnaires à admissibilité limitée » du PCF, ce soumissionnaire ou cet offrant ne doit pas se voir attribuer un contrat ou émettre une offre à commandes, sauf lorsqu'il est requis de le faire en vertu d'une obligation légale ou judiciaire ou lorsque le Canada l'estime nécessaire dans l'intérêt public pour des raisons incluant, mais sans s'y limiter :
      1. le contrat ou l'offre à commandes ne peut être exécuté que par une seule personne;
      2. une urgence;
      3. la sécurité nationale;
      4. la santé et la sécurité;
      5. un préjudice économique.
    2. L'autorité contractante ou le responsable de l'offre à commandes doit obtenir l'autorisation préalable de son directeur général ou de son directeur général régional et documenter son dossier. L'autorité contractante ou le responsable de l'offre à commandes doit faire part de toute exception à EDSC-Programme du travail à l'adresse suivante : ee-eme@hrsdc-rhdsc.gc.ca.

Annexe  5.2 :  Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières/Traitement des lettres de change

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  1. Les lettres de change déposées à titre de dépôt de garantie de soumission ne doivent pas être encaissées; elles doivent être conservées dans un lieu sûr à l'épreuve du feu jusqu'à ce qu'une soumission soit acceptée ou jusqu'à un maximum d'un an, selon la première éventualité. (Si le contrat n'a pas été attribué après un an, l'agent de négociation des contrats doit demander au soumissionnaire une nouvelle lettre de change portant la date courante.) L'Unité de réception des soumissions envoie les dépôts de garantie reçus et les soumissions de l'administration centrale au Secteur des finances de TPSGC afin de les conserver en lieu sûr. L'Unité de réception des soumissions envoie trois copies de la liste et les dépôts au Secteur des finances, et inscrit le montant et le type de dépôt (par exemple, chèque visé, obligation) à côté du nom de chaque soumissionnaire. Le Secteur des finances signe la liste et en retourne deux copies à l'Unité de réception des soumissions, qui en envoie une copie à l'agent de négociation des contrats.
  2. Lorsqu'une soumission est acceptée et que la lettre de change doit être conservée à titre de garantie jusqu'à l'exécution du contrat, l'entrepreneur peut demander à TPSGC de retenir et ne pas encaisser la lettre de change. Celle-ci doit être conservée par la direction dans le matériel de sécurité approuvé. Si la direction ne possède pas le matériel de sécurité adéquat, la lettre de change doit être envoyée à la Direction des opérations financières (DOF), qui prendra les dispositions pour la conserver. Dans le cas contraire, la lettre doit être envoyée à la DOF, qui se chargera de la déposer dans le Fonds du revenu consolidé (FRC).
  3. Lorsqu'une soumission est acceptée ou rejetée et qu'il n'est pas jugé nécessaire de conserver à titre de garantie d'exécution du contrat la lettre de change présentée comme garantie de soumission, la lettre est alors retournée à l'entrepreneur.
  4. Les lettres de change reçues à titre de garanties de contrats doivent être envoyées immédiatement à la DOF et déposées dans le FRC, conformément au Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics.
  5. Un dépôt de garantie remis en nantissement du retour des plans et devis sera confisqué si les plans et devis en questionne sont pas retournés à temps et en bon état. En outre, l'agent de négociation des contrats informera le gestionnaire de la DOF de la situation.
  1. Obligations garanties par le gouvernement, lettres de change et lettres de crédit
    Le Secteur des finances doit s'assurer que les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables reçues sont consignées dans les registres comptables de TPSGC ainsi qu'à l'actif et au passif des comptes du Canada. Les directions doivent informer immédiatement le Secteur des finances de tout effet reçu, qu'il soit conservé ou non par la direction.
  2. Mise en lieu sûr des obligations, des titres négociables et des lettres de crédit
    1. Les obligations d'État, les titres négociables et les lettres de crédit doivent être conservés en lieu sûr selon l'une des trois méthodes suivantes :
      1. la garde peut être confiée à la DOF qui a été créée afin d'assurer la garde des titres et autres articles de valeur et de les protéger contre le vol; ou
      2. la direction intéressée peut les conserver elle-même dans le matériel de sécurité approuvé, conformément à la Partie II du Règlement sur les marchés de l'État; ou
      3. la division des dépôts de valeurs, située au 350, avenue King Edward à Ottawa, peut les conserver.
    2. Déterminer si le matériel de sécurité du Ministère est convenable, on peut consulter le catalogue du matériel de sécurité, publié par TPSGC, dans lequel sont énumérés les types de matériel qui ont été approuvés aux fins de la garde des effets de commerce. On peut également demander de l'aide à la Direction de la sécurité industrielle canadienne à ce sujet.
    3. Lorsqu'un service ne possède pas le matériel de sécurité approuvé, il doit remplir un formulaire de dépôt intitulé « Dépôt de garantie d'entrepreneur », y joindre tous les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) et acheminer le tout à la DOF, pour mise en lieu sûr.
    4. Pour réduire le risque de perte, il serait préférable que les obligations soient acheminées directement à la DOF par l'autorité contractante qui les reçoit la première (par exemple, si l'autorité contractante dans un bureau régional reçoit une obligation, elle doit l'acheminer directement à la DOF, et non pas à l'administration centrale.)
    5. TPSGC doit acheminer les obligations nominatives et les obligations cautionnées par courrier recommandé à la DOF(les directions doivent également procéder ainsi lorsqu'elles retournent des obligations au titulaire). Les obligations au porteur peuvent être acheminées par « paquet d'argent », par messagerie assurée, par service de voiture blindée ou par service de porteur assuré par le Ministère.
    6. La protection maximale assurée par le bureau de poste pour l'envoi d'obligations au porteur par « paquet d'argent » est de 100 $. Lorsqu'on utilise cette méthode, on devrait envisager une assurance supplémentaire adéquate. (Pour connaître les exigences relatives à l'étude et à la gestion des risques, les directions devraient consulter la politique du Conseil du Trésor intitulée Gestion du risque - Politiques et publications.)
    7. La DOF est responsable de la bonne garde des obligations au porteur munies de coupons qu'on lui confie; elle doit en détacher les coupons échus et les remettre selon les instructions données par l'agent de négociation des contrats.