5. Chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur

1. Ce chapitre contient des renseignements sur le processus d'évaluation, notamment l'évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire. Il traite également des négociations avec les soumissionnaires avant l'attribution du contrat
2. Pour plus de renseignements sur les procédures d’évaluation, consulter le Guide de base pour le processus d’évaluation des soumissions (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnement).
3. Les agents de négociation des contrats sont invités à également consulter les Lignes directrices de base pour le processus d'évaluation des propositions et les méthodes de sélection des entrepreneurs.

1. Le but premier de l'évaluation des soumissions est de déterminer la meilleure soumission recevable, conformément à la méthode de sélection et d'évaluation précisée dans le document de demandes de soumissions, parmi l'ensemble des soumissions reçues avant la date de clôture précisée dans la demande de soumissions.
2. La soumission recevable offrant la meilleure valeur au Canada n'est pas nécessairement celle ayant le prix le plus bas. Afin de déterminer la meilleure soumission, il faut suivre une procédure systématique et logique couvrant tous les aspects de l'évaluation.
3. Avant de commencer l'évaluation technique et financière des soumissions, il faut s'assurer que tous les renseignements exigés à la date de clôture des soumissions sont disponibles et prêts à être communiqués aux évaluateurs. Il incombe à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) d'établir si les soumissions reçues sont complètes, comme il est indiqué dans la demande de soumissions, avant de procéder à une évaluation plus approfondie des soumissions. Il faut vérifier, entre autres :
   1. que les attestations et les garanties nécessaires à la clôture de l'offre sont incluses;
   2. que les soumissions sont convenablement signées;
   3. que le soumissionnaire est correctement identifié (particulièrement important dans le cas de coentreprises);
   4. l'acceptation des modalités de la demande de soumissions et du contrat subséquent, telle que la période de validité des soumissions;
   5. la capacité de respecter un calendrier de livraison clairement identifié comme impératif, comme c'est indiqué dans la demande de soumissions;
   6. si la soumission comporte des conditions (p. ex., limitation de la responsabilité); ou
   7. que toutes les pièces exigées en vertu de la demande de soumissions pour déterminer l'admissibilité de la soumission sur le plan technique, ont été soumises.
   Nota : Il est recommandé que l'agent de négociation des contrats développe et utilise une liste de contrôle identifiant toutes les exigences, qui peut être utilisée par la suite tout au cours de l'évaluation de chaque soumission.
4. L'évaluation des soumissions doit être effectuée conformément aux procédures indiquées dans la demande de soumissions. Elles doivent répondre aux exigences de la demande de soumissions sur le plan contractuel, technique et financier. Un processus d'évaluation juste, ouvert et transparent est un aspect important du processus d'achat. En règle générale, les soumissions financières ne devraient être envoyées aux évaluateurs techniques qu'après que l'évaluation technique soit complétée.

1. L'agent de négociation des contrats doit traiter tous les renseignements selon les règles de sécurité et de confidentialité, afin d'assurer l'intégrité du processus contractuel.
2. Lorsque l'on confie au client (ou les évaluateurs techniques) les soumissions au cours du processus d'évaluation, il faut ajouter la mise en garde suivante :
   « Les renseignements relatifs à la soumission ne doivent être divulgués qu'aux individus seulement qui sont autorisés à participer à ce processus contractuel. L'information ne doit pas être divulguée à, ou discutée avec, l'industrie privée. »
3. Durant la période entre la clôture de la soumission et l'attribution du contrat (y compris le processus d'approbation du contrat), les agents de négociation des contrats ne peuvent divulguer le nom des soumissionnaires à la demande des fournisseurs. Ils peuvent toutefois communiquer le nombre de soumissions reçues. Pour de plus amples renseignements, les fournisseurs devraient communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
4. Après l'attribution du contrat, on peut divulguer le nom des soumissionnaires et toute autre information, conformément à la politique ministérielle (voir l'article 7.30 Rapports sur les achats et publication des avis d'attribution de contrats.)

1. Avant l'attribution du contrat, l'agent de négociation des contrats doit vérifier auprès du Programme de sécurité des contrats (PSC) que l'entrepreneur proposé satisfait aux exigences relatives à la sécurité précisées dans la demande de soumissions. Cette vérification peut s’effectuer en communiquant avec le centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats (PSC). La demande au PSC pour le statut sécuritaire devrait contenir l'information suivante : le nom légal et l'adresse complète du soumissionnaire proposé, l’adresse du lieu de réalisation des travaux (le cas échéant), ainsi que le niveau de sécurité indiqué dans le document de demande de soumissions. Si le fournisseur possède l'attestation de sécurité appropriée, l'agent de négociation des contrats doit signer la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) à la case 16 et l'ajouter en annexe au contrat subséquent. Dans le cas de commandes subséquentes à une offre à commandes ou de contrats résultant d’un arrangement en matière d’approvisionnement, il incombe à l’autorité technique de vérifier que l’entrepreneur satisfait aux exigences relatives à la sécurité.
   IMPORTANT : Si l’on exige des capacités en matière de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements, les TI (y compris l’informatique en nuage), la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander au PSC de vous garantir ces types particuliers de sécurité puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché.
   IMPORTANT : Avant l’attribution du contrat, l’agent de négociation des contrats doit également vérifier auprès de la Direction de la sécurité industrielle internationale (DSII) du PSC (tpsgc.dgsssiprojetintl-dobissintlproject.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca) que l’entrepreneur proposé respecte les engagements du Canada en matière de sécurité internationale pour des contrats avec des fournisseurs établis à l’étranger ou lorsque les travaux prévus au contrat exigent l’accès à des renseignements, biens ou sites classifiés d’une organisation internationale (p. ex., l’OTAN) ou d’entités étrangères (se reporter à la section 4.30.25 Sécurité dans le cadre des contrats internationaux).
2. Pendant la période du contrat, le client doit s'assurer que le statut sécuritaire du personnel de tout entrepreneur ou sous-traitant qui aura accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée, à des établissements de travail ou à des systèmes du gouvernement, y compris des renseignements accessibles dans un portail de fournisseur de services en nuage, dont l'accès est réglementé en vertu du contrat a été vérifié auprès du PSC. L'agent de négociation des contrats participe à cette vérification, au besoin.
3. Lorsque les attestations de sécurité sont obligatoires, elles doivent être obtenues avant le commencement des travaux. Il existe toutefois des situations où, pour des raisons urgentes, l’agent de négociation des contrats, le dirigeant principal de la sécurité du ministère client et l’autorité technique ou de projet peut consulter le PSC pour des conseils sur l’élaboration d’une stratégie d’atténuation du risque qui soit acceptable afin que les travaux puissent débuter avant que le processus de sécurité ne soit complété.
4. Si, à tout moment durant la période du contrat, l'agent de négociation des contrats constate qu'un sous-traitant dont le statut sécuritaire n'a pas été vérifié auprès du PSC nécessitera un accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, l'agent de négociation des contrats doit consulter le PSC pour s’assurer que les LVERS nécessaires relatives au contrat de sous-traitance sont présentées et que le sous-traitant satisfait aux exigences relatives à la sécurité.

1. Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande), d'émettre une offre à commandes (OC) ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent d'abord vérifier auprès du registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire) si le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible à l’obtention d’un contrat ou suspendu. Certaines accusations, déclarations de culpabilité ou autres circonstances, comme décrit dans la Politique d'inadmissibilité et de suspension, rendront ou peuvent rendre le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur inadmissible à l'obtention d'un contrat ou suspendu.
2. Il n'est pas nécessaire de suivre le processus de vérification d’intégrité dans les cas suivants :
1. les commandes subséquentes aux offres à commandes;
2. les contrats dans le cadre d’arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) (remarque : en règle générale, une vérification de l’intégrité n’est pas requise au moment d’attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA, cependant, une vérification de l’intégrité sera nécessaire pour attribuer un contrat dans le cadre d’un AMA émis avant le 4 avril 2016, lorsque les plus récentes dispositions relatives à l’intégrité auront été incorporées par renvoi à la demande de soumissions);
3. les autorisations de tâches;
4. les modifications de contrats, sauf si les modifications visent les dispositions relatives à l’intégrité ou des membres du conseil d’administration;
5. les achats effectués au moyen de cartes d’achat;
6. les contrats dont la valeur de la transaction est inférieure à 10 000 $ (TPS/TVH incluses) (voir la Politique pour la définition de valeur de la transaction);
7. tout autre contrat ou type de contrat mentionné à la section 4.b) de la Politique ou directive émise à la suite de la Politique.
3. Processus de vérification
   1. Avant d'attribuer un contrat (y compris émettre un bon de commande d’une valeur transactionnelle de plus de 10 000 $ incluant la TPS/TVH), d'émettre une OC ou un AMA, ou de publier une liste de fournisseurs qualifiés, les agents de négociation des contrats doivent soumettre au registraire les renseignements sur le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur au moyen du portail du Service de la base de données de l'intégrité (SBD).
   2. Les réponses sont généralement obtenues dans un délai de 4 heures pour les demandes courantes, et dans un délai de 2 heures pour les demandes urgentes, soumises les jours ouvrables, entre 8 h et 16 h, heure normale de l’Est.
   3. Liste des administrateurs ou propriétaires :
      1. Les agents de négociation des contrats ne sont pas tenus de vérifier si les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs auraient dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Ils doivent simplement soumettre au registraire les renseignements fournis par les soumissionnaires, offrants ou fournisseurs.
      2. Si un soumissionnaire, offrant ou fournisseur n'a pas fourni de liste des administrateurs ou propriétaires avec sa soumission, l'agent de négociation des contrats doit soumettre la dénomination sociale complète, l'adresse et le NEA du soumissionnaire, de l'offrant ou du fournisseur retenu ainsi que le numéro de la demande de soumissions (ou le numéro de contrat proposé) au registraire.
      3. Le registraire déterminera si le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur aurait dû fournir une liste des administrateurs ou propriétaires. Si cela s'avère être le cas, il fera part de cette exigence à l’agent de négociation des contrats, qui avisera le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur de son obligation de fournir une telle liste dans un délai recommandé de dix jours ouvrables. Le défaut de fournir ces renseignements dans le délai précisé par l’agent de négociation des contrats rendra la soumission, l’offre ou l’arrangement non recevable. Voir 5.5.5 Attestations, déclarations et preuves.
   4. Réponses à la vérification :
      Trois réponses sont possibles (décrites ci-dessous). L'agent de négociation des contrats doit conserver une copie du courriel de confirmation du registraire dans le dossier d'achat. Ce processus et les échéanciers estimés peuvent être retardés si des renseignements supplémentaires sont requis par le SBD afin de lui permettre de faire une détermination.
      1. « Résultat d'intégrité – Le fournisseur n'est pas inadmissible. (Aucune correspondance) » : Cette réponse confirme que l'agent de négociation des contrats peut attribuer le contrat, émettre l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, ou publier la liste des fournisseurs qualifiés.
      2. « Inadmissibilité confirmée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur a été déclaré inadmissible ou suspendu conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension. Le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur est suspendu ou inadmissible à l’obtention d’un contrat , ou l’émission d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d'approvisionnement, ou à voir son nom figurer dans la liste des fournisseurs qualifiés. Dans des situations exceptionnelles, l'agent de négociation des contrats peux demander une exception relative à l’intérêt public afin d’attribuer un contrat a un fournisseur inadmissible.
      3. « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée » : Cette réponse indique que le soumissionnaire, l’offrant ou le fournisseur n’est pas inadmissible. Cependant, le niveau de délégation pour conclure la transaction a été élevé au niveau du sous-ministre adjoint ou du directeur général comme indiqué dans le courriel de confirmation de la vérification. Cette information est pour la discussion et la prise de décisions interne seulement et, à ce titre, ne devrait jamais faire l'objet de discussions avec des parties externes.
   5. Dans les cas où la réponse reçue indique « Inadmissibilité confirmée » ou « Attention la diligence raisonnable doit être appliquée », les agents de négociation des contrats doivent consulter le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca et obtenir l’approbation requise stipulée à l’Annexe 6.4.1 – Pouvoirs d’approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l’appui des programmes des clients seulement – autres que ceux de la Corporation commerciale.
   6. Dans les cas où le registraire d’inadmissibilité et de suspension doit confirmer l’identité d’une personne en raison d’une réponse concernant la vérification de l’intégrité, le registraire s’adressera directement à la personne visée pour obtenir une réponse (comme une date de naissance).
4. Processus de vérification des modifications :
   1. Lorsqu’ils modifient un contrat, les agents de négociations des contrats doivent proposer les conditions générales qui comprennent les dispositions relatives à l’intégrité les plus récentes conformément à l'article 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité, paragraphe d. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi si l’entrepreneur accepte que les nouvelles dispositions relatives à l’intégrité soient incluses dans les modifications de contrat et le contrat existant contient des dispositions relatives à l’intégrité antérieure au mois de juillet 2015.
   2. Le processus de vérification décrit au paragraphe c. ci-dessus doit être suivi dans le cas de modifications de contrats, lorsque le dossier ne contient aucune preuve de vérification antérieure.
   3. Si une vérification a déjà été effectuée, que les résultats figurent au dossier et que les dispositions relatives à l’intégrité n’ont pas été modifiées, aucune autre mesure n’est requise.
5. S’il est déterminé qu’un entrepreneur est inadmissible ou suspendu pendant que le contrat est en vigueur, le registraire d’inadmissibilité et de suspension communiquera avec l’agent de négociation des contrats qui a demandé la vérification de l’intégrité à l’égard de ce contrat en particulier. Cet agent, avec l’aide du Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), déterminera si le contrat peut être résilié pour manquement. Si tel est le cas, le SIPA offrira son aide à l’agent. Un l'entrepreneur inadmissible ou suspendu peut être tenu de conclure une entente administrative avec TPSGC si le contrat n'est pas résilié.
6. Sensibilisation et prévention : Avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes ou l'arrangement en matière d'approvisionnement, l'offre ou la soumission retenue doit être examinée par un agent de négociation des contrats ayant complété la formation sur le truquage des offres (sensibilisation et prévention). Il peut s'agir du même agent de négociation des contrats affecté au dossier d'approvisionnement.
7. Pour en savoir plus au sujet de l'intégrité, consulter les articles suivants 
   • 3.51 Aperçu de l'intégrité;
   • 4.21 Dispositions relatives à l'intégrité;
   • 8.70.2 Conformité avec les dispositions relatives à l'intégrité;
   • 8.90 Cession de contrats.

1. Les agents de négociation des contrats doivent tirer profit des connaissances des spécialistes ou des experts compétents en la matière. Ces personnes sont en mesure de fournir des conseils dans leur domaine de compétence, chaque fois qu'un tel recours pourrait être utile ou approprié pour formuler une recommandation ou confirmer une décision.
2. Les experts et les spécialistes comprennent : les Services juridiques, les agents des services d'accès à l'information et à la protection de la vie privée, les agents de contrôle de la qualité des contrats, les analystes de coûts et les conseillers en gestion des risques, les vérificateurs, les responsables des politiques, les spécialistes de l'approvisionnement écologique, les agents d'éthique, les responsables des ressources humaines, les chefs d'équipe des biens et des services, les agents du secteur de l'engagement des clients, les agents de négociation des contrats d'expérience, les représentants de l'industrie, etc.

1. Lorsqu'un surveillant de l'équité a été embauché pour appuyer un processus d'achat, il doit fournir des rapports écrits à la Direction générale de la surveillance (DGS), conformément à l'énoncé des travaux reproduit dans son contrat, attestant l'équité, l’ouverture et la transparence du processus d'achat.
2. Si le surveillant de l'équité observe une situation qui constitue ou qui pourrait constituer une lacune en matière d'équité, il fera part de ses inquiétudes à l'équipe du projet afin de résoudre la question. Lorsqu'il est impossible de parvenir à une résolution, le surveillant de l'équité doit immédiatement en aviser la DGS.
3. Le surveillant de l'équité doit déposer un rapport définitif auprès de la DGS, lequel comprend notamment l'attestation globale d'assurance de l'équité, l’ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance et toutes les lacunes constatées et non réglées en matière d'équité. Ce rapport sera rendu public après sa présentation à la haute gestion.

1. Pour être admissible à l'attribution d'un contrat, le soumissionnaire doit avoir présenté une soumission qui, à la date de clôture, satisfait à toutes les exigences obligatoires spécifiées dans la demande de soumissions. Il incombe aux soumissionnaires de satisfaire aux critères spécifiés dans la demande de soumissions et d'obtenir des éclaircissements avant de présenter une soumission s'ils ne comprennent pas une exigence particulière. Les instructions à l'intention des soumissionnaires indiquent clairement que TPSGC peut demander des éclaircissements aux soumissionnaires, mais il n'est pas obligé de le faire.
2. Si TPSGC juge nécessaire d'obtenir auprès des soumissionnaires des éclaircissements ou des données supplémentaires, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer qu'aucun des soumissionnaires n'est avantagé par rapport aux autres. Ces éclaircissements ne modifient aucunement le prix proposé ou quelque élément important que ce soit de la soumission.
3. Seuls les éclaircissements qui n'apportent pas de changement du prix ou de tout autre élément important d'une soumission peuvent être demandés et acceptés. La demande d'éclaircissements et la réponse doivent être par écrit. Toute réponse qui provoque un changement important dans la soumission représente une modification et ne doit pas être considérée durant l'évaluation. Conformément au Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), une demande d'éclaircissements est acceptable uniquement s'il s'agit d'une explication d'un aspect existant de la soumission et qu'elle ne provoque pas une modification importante de cette dernière. Les soumissionnaires ne doivent pas s'attendre à pouvoir corriger leur soumission par le biais d'une demande d'éclaircissements.
4. Dans l'évaluation de la soumission, le Canada peut, sans toutefois y être obligé, corriger toute erreur dans le prix global des soumissions en utilisant les prix unitaires et toute erreur de quantités indiquées en fonction des quantités précisées dans la demande de soumissions. En cas d'erreurs dans le calcul du total, le prix unitaire sera retenu.
5. Lorsque l'on constate un prix exceptionnellement bas, on doit donner au soumissionnaire concerné l'occasion de maintenir ou de retirer sa soumission, et ce, par écrit. Une fois que la soumission est confirmée, le fournisseur doit accepter le prix dans tout contrat subséquent. L'agent de négociation des contrats ne doit pas divulguer la différence entre le prix de la soumission de ce fournisseur et celui du fournisseur dont la soumission financière se classe au deuxième rang. Le soumissionnaire ne peut en aucun cas augmenter son prix. Cette disposition pourrait ne pas s'appliquer dans les demandes avec une garantie de soumission.
6. L'agent de négociation des contrats indiquera dans sa demande le nombre de jours dont disposent les soumissionnaires pour se conformer. Le défaut de répondre à la demande pourrait avoir comme conséquence que la soumission soit déclarée non recevable.

1. Le client est responsable de l'évaluation de la partie technique des soumissions et l'élément de gestion, s'il y a lieu. TPSGC est responsable de l'évaluation des modalités contractuelles et de la partie financière des soumissions. Les soumissions doivent satisfaire à toutes les exigences et tous les critères obligatoires définis dans la demande de soumissions. Les soumissions qui ne répondent pas aux exigences obligatoires (comme un cautionnement de soumission ou tout autre renseignement ou document) ou à tout autre critère d'évaluation obligatoire (technique, financier ou autre) seront déclarées non recevables.
2. Pour les niveaux de complexité de 1 à 3 inclusivement, l’évaluation des risques liés aux achats peut établir qu’il est nécessaire de procéder à une évaluation par les pairs des résultats de l’évaluation des soumissions. Dans le cas des niveaux de complexité 4 et 5 inclusivement, l’examen des résultats de l’évaluation des soumissions est obligatoire. Pour obtenir plus de renseignements sur le processus d’évaluation par les pairs, voir l’article 5.45.1 Processus d’évaluation par les pairs. Dans tous les autres cas, une fois l’évaluation des soumissions terminée, les agents de négociation des contrats sont invités à faire examiner les résultats de cette évaluation avant d’attribuer le contrat.
3. Dans certains cas, des universitaires ou autres experts en la matière peuvent être appelés à participer à l'évaluation. Cela sera clairement indiqué dans la demande de soumissions le cas échéant. En règle générale, les tiers qui prennent part à l'évaluation ou à la préparation des soumissions doivent préalablement signer un accord de non-divulgation et un autre en matière de conflit d'intérêts.
4. Les soumissions doivent être évaluées conformément aux critères d'évaluation établis dans la demande de soumissions. Bien qu'il revienne aux soumissionnaires de présenter des soumissions claires et bien structurées, ces dernières doivent être examinées d'une façon diligente et minutieuse, afin de s'assurer qu'il n'y manque aucune information importante. Les évaluateurs ne peuvent faire appel à des critères ou à des facteurs qui ne font pas partie de la demande de soumissions ou tirer des conclusions de faux renseignements contenus dans les soumissions. Dans la mesure du possible, les es mêmes évaluateurs devraient évaluer toutes les soumissions. Lors de l'évaluation des soumissions, les évaluateurs doivent considérer toutes les données essentielles de la soumission, en évitant de fonder leur évaluation sur des critères non divulgués.
5. Il faut conserver les documents se rapportant à l'évaluation des soumissions. Les évaluateurs doivent soumettre l'original ou une copie de toutes leurs notes et communications relatives à l'évaluation à l'agent de négociation des contrats pour qu'il les classe dans le dossier d'achat. Tous ces renseignements sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information. Par exemple, il ne faut pas détruire les feuilles de travail des évaluateurs même si l'information qu'elles renferment se retrouve dans d'autres documents d'évaluation. À la suite d'une décision pertinente du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), on a constaté que les feuilles de travail des évaluateurs font partie intégrante du processus d'évaluation et représentent une partie du dossier sur le marché ainsi qu'une partie du registre de toutes les communications ayant influé sur le marché au sens des accords commerciaux internationaux. Leur destruction constitue une violation des accords commerciaux internationaux. Bien que l’Accord de libre-échange canadien ne comprenne pas de dispositions à cet effet, le TCCE considère qu'il est essentiel de conserver des documents complets dans le cadre de cet accord en vue de promouvoir l'équité et l'ouverture des procédures d'achat. Les agents de négociation des contrats peuvent également consulter la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor.

1. Le ministère client est responsable d'évaluer la partie technique des soumissions.
2. Lorsque l'évaluation technique est terminée, le ministère client doit fournir un rapport à l'agent de négociation des contrats décrivant les résultats de l'évaluation, y compris les renseignements sur les soumissions non recevables et les motifs pour lesquels elles ont été déclarées non recevables. Chaque personne ayant participé à l'évaluation technique en tant qu'évaluateur doit signer le rapport.
3. Les documents complets, y compris les notes, les feuilles de travail, etc., rédigés durant le processus ou de l'évaluation des soumissions, doivent être conservés dans le dossier d'achat de TPSGC aux fins de référence.

1. TPSGC est responsable d'évaluer la partie financière des soumissions. TPSGC ne fournit pas d'information sur les prix aux ministères clients durant le processus d'évaluation technique afin d'assurer l'intégrité du processus. L'information sur l'établissement des prix devrait être fournie au client seulement après que l'évaluation technique est terminée.
2. Dans les circonstances suivantes, plusieurs employés de TPSGC doivent participer à l'évaluation des prix offerts afin de s'assurer que le contrôle interne est exercé de manière adéquate, et que les soumissions sont classées correctement en fonction du prix offert, conformément à la demande de soumissions :
   1. dans le cas de tout besoin concurrentiel nécessitant l'approbation du ministre, du sous-ministre adjoint ou du Conseil du Trésor pour conclure un contrat; et
   2. dans le cas de tout besoin considéré comme étant de nature délicate ou à risque élevé.
3. Les agents de négociation des contrats doivent également envisager de faire participer plusieurs employés de TPSGC à l'évaluation des prix offerts dans les circonstances suivantes :
   1. lorsque l'évaluation nécessite beaucoup de calculs ou qu'elle est complexe sur le plan mathématique; et
   2. dans le cas d'offres à commandes (OC) et d'arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) nécessitant l'approbation du sous-ministre adjoint.
4. Tous les employés de TPSGC qui participent à l'évaluation des prix proposés doivent signer le rapport d'évaluation financier.

Le soumissionnaire retenu doit être sélectionné conformément à la méthode précisée dans la demande de soumissions.

1. Si l'on reçoit des soumissions basses identiques, le contrat devrait être attribué en fonction de la meilleure valeur. Il convient d'utiliser les critères décrits ci-après, sous réserve des directives qui peuvent être diffusées relativement aux politiques et objectifs nationaux. Il s'agit de critères qui peuvent être pondérés si l'agent de négociation des contrats l'estime à propos :
   1. on accorde la préférence à un soumissionnaire dont le dossier fait état d'un rendement global satisfaisant, plutôt qu'à un soumissionnaire dont le dossier laisse à désirer sur ce point;
   2. on accorde la préférence à un soumissionnaire capable d'assurer un bon service après-vente et dont le dossier est bon sur ce point, plutôt qu'à un soumissionnaire inapte à fournir un bon service ou dont le dossier laisse à désirer;
   3. lorsque la livraison constitue un facteur important, on donne la préférence au soumissionnaire offrant la meilleure date de livraison;
   4. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et que les prix de quelques articles seulement sont identiques, on accorde la préférence à l'entreprise dont la soumission porte sur la valeur monétaire la plus élevée; et
   5. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles, et qu'une ou plusieurs entreprises ont fait des soumissions plus basses sur un ou plusieurs d'entre eux, on donne la préférence à l'entreprise dont la soumission est basse sur la valeur monétaire la plus élevée tant à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix égaux qu'à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix plus bas.
2. Lorsque deux soumissions identiques (ou plus) sont présentées, on doit privilégier le soumissionnaire qui assume la totalité ou une partie du risque relatif au rajustement du taux de change à celui qui refuse d'assumer un tel risque, à la condition toutefois que la soumission retenue demeure la plus avantageuse pour le Canada. De plus, on doit retenir le soumissionnaire qui accepte d'assumer la totalité du risque associé au rajustement du taux de change, de préférence à celui qui accepte d'assumer une partie seulement d'un tel risque.
3. Lorsque aucune des situations ci-dessus ne s'applique, on peut utiliser une méthode qui permet de départager les soumissions identiques et qui a été acceptée par les parties (le Canada et les soumissionnaires ayant présenté des soumissions identiques). Par exemple, on pourrait tirer à pile ou face. On doit aussi obtenir un avis juridique sur la solution mutuellement convenue.

1. Une seule soumission recevable d’une valeur supérieure à 1 000 000 $
   1. Lorsqu'une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, afin d'être certain que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l'agent de négociation des contrats doit communiquer avec un analyste des coûts pour déterminer si une analyse plus approfondie s'impose, comme il est précisé dans les conditions obligatoires énoncées dans la Directive sur les services d'analyse des coûts et du prix (PDF). Une fois que l'agent de négociation des contrats a déterminé que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, le contrat peut être attribué selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable.
   2. Si l’agent de négociation des contrats n’est pas convaincu que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l’agent de négociation des contrats peut décider de tenir des négociations ou d’annuler la demande de soumissions et d’émettre de nouveau la demande.
2. Une seule soumission recevable d’une valeur inférieure ou égale à 1 000 000 $
   1. Lorsqu'un une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, afin d'être certain que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l'agent de négociation des contrats devrait envisager de recourir aux services d'un analyste des coûts afin d'établir si une analyse plus approfondie est nécessaire (consulter la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prix (PDF)). Une fois que l'agent de négociation des contrats a déterminé que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, le contrat peut être attribué selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable.
   2. Si l’agent de négociation des contrats n’est pas convaincu que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, l’agent de négociation des contrats peut décider de tenir des négociations ou d’annuler la demande de soumissions et d’émettre de nouveau la demande.
3. Une seule soumission recevable d'un soumissionnaire étranger

   Lorsqu'une seule soumission recevable est présentée à la suite d'une demande de soumissions concurrentielle, et que cette soumission a été soumise par un fournisseur provenant d'un pays allié de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN), ou comprend la participation significative d'un sous-traitant étranger provenant d'un tel pays allié, l'agent de négociation des contrats devrait, afin de s'assurer que la soumission représente une valeur juste pour le Canada, envisager de recourir aux services du gouvernement étranger d'où provient le fournisseur pour mener une vérification de l'équité et du caractère raisonnable de la soumission. Le service peut être demandé en présentant une demande auprès de la Direction du soutien des prix (DSP). De plus amples renseignements sur ce service sont offerts dans la section 9.56 Vérification et attestation des prix des fournisseurs étrangers.

Si aucune soumission recevable n'a été reçue à la suite de l'émission d'une demande de soumissions concurrentielle, la demande de soumissions doit être annulée.  Pour plus de renseignements sur la réémission d'une demande de soumissions, voir l'article 4.100 Annulation d'une demande de soumissions et émission d'une nouvelle.

L'agent de négociation des contrats doit informer les Services juridiques et son directeur immédiat lorsqu'il existe une possibilité d'activités de truquage des soumissions, de collusion ou de fraude. Lorsque ce sera jugé nécessaire, les Services juridiques collaboreront aux discussions ultérieures avec le Bureau de la concurrence Canada, un organisme fédéral indépendant chargé de l'administration et de la mise en vigueur de la Loi sur la concurrence. La collusion des soumissions est traitée à l'article 47 de la Loi.

Les cas suivants sont des exemples d'activités possibles de truquage des soumissions :

1. sans motif apparent, les taux ou les prix des soumissions sont beaucoup plus élevés que ceux des listes de prix publiées, des estimations des coûts techniques ou que les taux et les prix de soumissions antérieures présentées par les mêmes fournisseurs;
2. le soumissionnaire retenu donne des travaux de sous-traitance aux fournisseurs qui présentent des soumissions plus élevées pour le même projet;
3. des soumissionnaires utilisent des termes identiques pour décrire des articles non standard, ou présentent des soumissions identiques pour de tels articles;
4. selon certaines indications, des échanges inhabituels ont eu lieu entre les fournisseurs, avant la présentation des soumissions, en ce qui concerne le prix des soumissions, ou la répartition des clients, ou les références aux « prix de l'industrie », à « l'autoréglementation de l'industrie », etc.;
5. le même fournisseur est le soumissionnaire retenu pour des clients précis, ou dans des endroits géographiques, ou encore pour des travaux d'ampleur ou de type précis, et que ses autres soumissions sont rejetées de façon systématique;
6. il existe une constance évidente de rotation systématique ou régulière de soumissions la plus basse.

1. Dans le cas où l'on a reçu deux soumissions recevables et plus à la suite de la demande de soumissions concurrentielle, et qu'aucune ne représente une juste valeur, l'agent de négociation des contrats devrait examiner la demande pour en déterminer les causes. Par la suite, l'agent de négociation des contrats pourra décider de tenir des négociations ou d'annuler la demande de soumissions et d'émettre de nouveau la demande.
2. Lorsqu'on négocie avec plus d'une entreprise, il faut s'assurer qu'elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrents. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle.
3. L'agent de négociation des contrats doit mener toutes les négociations. Dans le cas d'un besoin de nature technique, l'agent devrait mener les négociations en collaboration avec le client. Un rapport sur les négociations doit être versé au dossier contractuel.
4. Pour les achats assujettis aux accords commerciaux, les agents de négociation des contrats doivent tenir des négociations conformes aux conditions de ces accords. Par exemple, voir à l'article 19.11 : Négociation de l'Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne, ou l'Article XII : Négociation de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, ou la provision de 'Négociation' de l'Accord de libre-échange canadien (ALEC). Les autres accords de libre-échange signés par le Canada ont des règles similaires à celles de l'AMP-OMC.
5. Pour les achats non assujettis à aux accords commerciaux,
   1. lorsqu'une demande de soumissions a été émise, il est possible d'entreprendre des négociations :
      1. avant que ne soit terminée l'évaluation des soumissions, à la condition qu'elles soient tenues avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable; ou
      2. après l'évaluation des soumissions, avec un seul soumissionnaire, à la condition que le soumissionnaire ait présenté la seule soumission recevable ou que le soumissionnaire ait été choisi après que plus d'une soumission recevable a été évaluée, mais qu'il puisse être démontré que, même si l'on avait entrepris des négociations avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable, le choix de l'entreprise aurait été le même.

      La capacité de prouver que le même soumissionnaire sera choisi, qu'il y ait ou non négociation avec tous les soumissionnaires ayant présenté une soumission recevable, présuppose que le besoin (notamment les spécifications techniques) ne changera pas durant les négociations et que, par conséquent, si l'on avait donné la même possibilité aux autres soumissionnaires, ils n'auraient pu présenter d'offres différentes et meilleures;

   2. lorsqu'un appel d'offres a été émis et que l'on a reçu plusieurs soumissions recevables, mais où ni la soumission la plus basse ni les autres soumissions ne représentent une juste valeur, l'agent de négociation des contrats doit déterminer, lorsqu'il envisage d'entreprendre des négociations, s'il ne serait pas plus efficace d'annuler la demande et de recourir à une autre méthode d'approvisionnement. Dans les cas d'urgence, il serait possible d'utiliser les résultats de l'appel d'offres initial pour entreprendre des négociations avec les soumissionnaires; et
   3. lorsqu'une demande de prix a été émise, on devrait éviter d'entreprendre des négociations.

1. Les soumissions seront valables pour une période de 60 jours (30 jours pour la construction) à partir de la date de clôture de la demande de soumissions, à moins d'indication contraire dans la demande de soumissions (voir les instructions uniformisées 2003, 2006 et 2008 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Les agents de négociation des contrats doivent donc déterminer s'il y a un risque que l'évaluation des soumissions prenne plus de temps que prévu, et ils doivent indiquer dans la demande de soumissions la période de validité des soumissions modifiée pour ce contrat particulier. Les agents de négociation des contrats doivent en outre suivre de près le déroulement des processus d'évaluation et d'approbation du contrat afin d'attribuer le contrat avant l'expiration de la période d'acception des soumissions. Les cas où la période d'acception des soumissions expire avant l'attribution du contrat devraient donc être exceptionnels.
2. Si le contrat n'a pas été attribué avant l'expiration de la période d'acceptation des soumissions, la demande de soumissions doit être émise de nouveau.
3. Tout contrat attribué à un soumissionnaire après la date d'expiration de la soumission est considéré comme étant un contrat à fournisseur unique, et il faudra donc justifier le recours à ce processus.
4. Si l'évaluation n'est pas terminée et qu'il est peu probable qu'elle le soit dans un délai raisonnable, et la période d'acceptation des soumissions prendra fin avant que l'évaluation soit terminée, il faudrait mettre un terme au processus et déterminer la cause du délai. Des correctifs nécessaires au processus d'invitation ou d'évaluation peuvent alors être apportés et la demande de soumissions émise de nouveau.
5. Comme il est indiqué dans les instructions uniformisées, le Canada se réserve le droit de demander par écrit une prolongation de la période de validité des soumissions, dans un délai d'au moins trois (3) jours avant la fin de la période en question. Si tous les soumissionnaires qui ont déposé des soumissions recevables acceptent de prolonger cette période, le Canada continuera d'évaluer les soumissions. Si cette prolongation n'est pas acceptée par tous les soumissionnaires qui ont déposé des soumissions recevables, le Canada, à sa seule et entière discrétion, continuera d'évaluer les soumissions des soumissionnaires qui auront accepté la prolongation ou annulera la demande de soumissions.
6. Lorsqu'un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation et qu'il est clair qu'il n'a aucune chance d'être recommandé pour l'attribution d'un contrat, il conviendra peut-être d'exercer le droit du Canada d'attribuer un contrat seulement à l'un des soumissionnaires qui ont consenti à la prolongation. On pourra consulter les Services juridiques dans les cas où un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation, particulièrement dans le cas d'un achat soumis aux accords commerciaux.

1. Les coentreprises peuvent répondre à la demande de soumissions conformément aux conditions de la demande. L'article pertinent des instructions uniformisées  2003, 2006 et 2008 du guide des CCUA permet que des soumissions proviennent d'une coentreprise, et fournit plus de détails à ce sujet.
2. Si le contrat est attribué à une coentreprise, tous les membres de la coentreprise seront responsables individuellement de l'exécution de tout contrat. (Voir les instructions uniformisées précitées.)
3. Si une évaluation de la capacité financière est requise, alors tous les membres d'une coentreprise seront évalués.

Durant l'évaluation des soumissions, il faut tenir compte, suivant les cas, de divers programmes, comme ceux touchant le contenu canadien, l'approvisionnement écologique, l’approvisionnement accessible et le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Les exigences d'équité en matière d'emploi sont décrites à l'Annexe 5.1 : Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi.

1. On doit préparer un rapport d'évaluation décrivant en détail l'examen des soumissions, y compris tout éclaircissement sur les soumissions ainsi que les renseignements sur la façon dont la décision définitive a été prise pour classer et choisir les soumissionnaires.
2. Le rapport d'évaluation devrait comprendre les critères d'évaluation, la justification pour chaque critère obligatoire et cotation numérique, ainsi que les noms et les coordonnées de tous les évaluateurs.
3. Toutes les personnes qui participent à l'évaluation des soumissions doivent signer le rapport d'évaluation.
4. Les notes prises au cours de l'évaluation doivent être conservées telles quelles et faire partie du dossier d'achat aux fins de vérification.

Certains secteurs ou certaines régions ont établi des listes de vérification pour aider les agents de négociation des contrats au moment de tabuler les soumissions. Elles devraient être utilisées lorsqu'elles sont offertes.

1. Avant l'attribution du contrat, les agents de négociation des contrats doivent informer les fournisseurs qu'un contrat ne pourra leur être attribué s'ils ne se conforment pas aux exigences du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi, sauf dans des cas très particuliers. Voir l'Annexe 5.1 Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi pour connaître les exceptions s'appliquant aux services de construction et de radoub de navire.
2. On doit porter une attention particulière lorsque la période de validité des soumissions fait l'objet d'une prolongation. (Voir l'article 5.90 Prolongation de la période de validité des soumissions.)
   Remarque : Il ne faut divulguer aucun renseignement sur les autres soumissions. La divulgation de renseignements après l'attribution du contrat est traitée à l'article 7.45 Divulgation des renseignements.