Cette information est archivée et remplacée par Instructions uniformisées - demande d'arrangements en matière d'approvisionnement - biens ou services (2023-06-08) 2008
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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Code de conduite pour l'approvisionnement Renseignements généraux 01 Numéro d'entreprise - approvisionnement 02 Instructions, clauses et conditions uniformisées 03 Définition de fournisseur 04 Présentations des arrangements 05 Arrangements déposés en retard 06 Arrangements retardés 07 Transmission par télécopieur 08 Dédouanement 09 Capacité juridique 10 Droits du Canada 11 Rendement du fournisseur 12 Communications en période de soumission 13 Coûts relatifs aux arrangements 14 Déroulement de l'évaluation 15 Coentreprise 16 Conflit d'intérêts / Avantage indu 17 Intégralité de l'ensemble du besoin 18 Autres renseignements Code de conduite pour l'approvisionnement Pour se conformer au Code de conduite pour l'approvisionnement, les fournisseurs doivent répondre aux demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) de façon honnête, juste et exhaustive, rendre compte avec précision de leur capacité de satisfaire aux exigences énoncées dans la DAMA et l'arrangement en matière d'approvisionnement subséquent, présenter des soumissions et conclure des contrats que s'ils sont en mesure de satisfaire à toutes les obligations du contrat. En vue d'assurer l'ouverture, l'équité et la transparence au cours du processus d'attribution, les activités suivantes sont interdites : a) le paiement d'honoraires conditionnels par toute partie du contrat à une personne pour qui la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes, L.R. 1985, ch. 44, (4e supplément) s'applique; b) la corruption et la collusion au cours du processus d'attribution de tout contrat pour la fourniture de biens et de services. En présentant un arrangement, le fournisseur atteste qu'il satisfait aux exigences susmentionnées. En outre, le fournisseur reconnaît que la commission de certaines infractions peut le rendre inadmissible à l'attribution d'un contrat. En présentant un arrangement, le fournisseur déclare qu'il n'a jamais été reconnu coupable de l'une des infractions visées à l'article 121 (Fraudes envers le gouvernement et Entrepreneur qui souscrit à une caisse électorale), à l'article 124 (Achat ou vente d'une charge), à l'article 380 (Fraude commise au détriment de sa Majesté), ou à l'article 418 (Vente d'approvisionnements défectueux à Sa Majesté) du Code criminel du Canada ou de l'une des infractions visées à l'alinéa 80(1)d) (Fausse inscription, faux certificat ou faux rapport), au paragraphe 80(2) (Fraude commise au détriment de Sa Majesté) ou à l'article 154.01 (Fraude commise au détriment de Sa Majesté) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Renseignements généraux Un arrangement en matière d'approvisionnement est une méthode d'approvisionnement utilisée par TPSGC pour acquérir des biens et des services. Un arrangement en matière d'approvisionnement est un arrangement entre le Canada et des fournisseurs préqualifiés qui permet à des ministères et organismes d'émettre des demandes de soumissions à un groupe de fournisseurs préqualifiés pour des besoins spécifiques dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement. Un arrangement en matière d'approvisionnement n'est pas un contrat pour la fourniture des biens et services décrits dans l'arrangement et aucune des parties n'est légalement liée suite à la signature d'un arrangement en matière d'approvisionnement uniquement. L'intention d'un arrangement en matière d'approvisionnement est d'établir un cadre pour permettre le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles qui résultent en contrats qui lient légalement les parties. Ces contrats sont pour l'acquisitions de biens et services décrits dans ces demandes de soumissions. Les DAMAs sont publiées par le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement (SEAOG) et les fournisseurs qui sont intéressés à répondre aux demandes de soumissions individuelles émises dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement sont invités à soumettre un arrangement pour devenir des fournisseurs préqualifiés. La liste de fournisseurs préqualifiés sera utilisée comme liste de fournisseurs pour des besoins futurs and seulement les fournisseurs qui sont des fournisseurs préqualifiés au moment où les demandes de soumissions individuelles sont émises seront éligibles à déposer une soumission. Il sera cependant possible pour les fournisseurs qui n'auront pas été retenus de se qualifier durant la période l'arrangement en matière d'approvisionnement conformément au processus décrit dans la DAMA. De nouveaux fournisseurs pourront également se qualifier puisque des DAMAs seront publiées par le SEAOG périodiquement tel que prévu dans la DAMA. Les arrangements en matière d'approvisionnement comprennent un ensemble de conditions prédéterminées qui s'appliqueront aux contrats subséquents. Les arrangements en matière d'approvisionnement peuvent comprendre des prix plafonds qui peuvent être réduits dépendant du besoin réel ou de l'énoncé des travaux décrit dans une demande de soumissions. 01 Numéro d'entreprise - approvisionnement Les fournisseurs canadiens doivent avoir un numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA) avant qu'une offre à commandes soit émise. Les fournisseurs peuvent s'inscrire pour obtenir un NEA du système Données d'inscription des fournisseurs en se rendant sur le site Web d'Accès entreprises Canada. Pour s'inscrire autrement que par Internet, les fournisseurs peuvent communiquer avec la LigneInfo d'Accès entreprises Canada au 1-800-811-1148 afin d'obtenir le numéro de téléphone de l'agent d'inscription des fournisseurs le plus près. 02 Instructions, clauses et conditions uniformisées Conformément à la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, L.C., 1996, ch. 16, les instructions, les clauses et les conditions identifiées dans la DAMA, l'arrangement en matière d'approvisionnement subséquent par un numéro, une date et un titre sont incorporées par renvoi et font partie intégrante de la DAMA et de l'arrangement en matière d'approvisionnement subséquent comme si elles y étaient formellement reproduites. 03 Définition de fournisseur Le terme « fournisseur» désigne la personne ou l'entité (ou dans le cas d'une coentreprise, les personnes ou les entités) qui dépose un arrangement en matière d'approvisionnement. Le terme ne comprend pas la société mère, les filiales ou autres affiliées du fournisseur, ni ses sous-traitants. 04 Présentation des arrangements 1. Le Canada exige que chaque arrangement, à la date et à l'heure de clôture ou sur demande du responsable de l'arrangement des approvisionnements, soit signée par le fournisseur ou par son représentant autorisé. Si un arrangement est déposé par une coentreprise, il doit être conforme à l'article 16. 2. Il appartient au fournisseur : a) de demander des précisions sur les exigences contenues dans la DAMA, au besoin, avant de présenter un arrangement; b) de préparer son arrangement conformément aux instructions contenues dans la DAMA; c) de déposer un arrangement signé et complet au plus tard à la date et à l'heure de clôture; d) de faire parvenir son arrangement uniquement au Module de réception des soumissions de TPSGC tel qu'indiqué à la page 1 de la DAMA ou à l'adresse indiquée dans la DAMA; e) de veiller à ce que le nom du fournisseur, l'adresse de retour, le numéro de la DAMA ainsi que la date et l'heure de clôture de la DAMA soient clairement indiqués sur l'enveloppe ou le colis renfermant l'arrangement; et f) de fournir un arrangement clair et suffisamment détaillé, contenant tous les renseignements demandés concernant les prix, afin de permettre une évaluation complète conformément aux critères établis dans la DAMA. 3. Si le Canada a fourni aux fournisseurs différents formats d'un même document (par exemple, si un document que l'on peut télécharger via le SEAOG existe également sur CD-ROM via le SEAOG), le format téléchargé via SEAOG sera prépondérant. Si le Canada affiche une modification à la DAMA pour réviser tout document fourni aux fournisseurs selon différents formats, il ne mettra pas nécessairement à jour tous les formats pour tenir compte des révisions apportées. Il appartient au fournisseur de s'assurer que les différents formats utilisés pour la DAMA tiennent compte des modifications apportées à la DAMA et affichées via le SEAOG. 4. Les arrangements seront valables pendant au moins soixante (60) jours à compter de la date de clôture de la DAMA, à moins d'avis contraire dans la DAMA. Le Canada se réserve le droit de demander par écrit une prolongation de cette période à tous les fournisseurs qui déposent des arrangements recevables, dans un délai d'au moins trois (3) jours avant la fin de la période de validité des arrangements. Si tous les fournisseurs qui ont déposé des arrangements recevables acceptent de prolonger cette période, le Canada continuera d'évaluer les arrangements. Si cette prolongation n'est pas acceptée par tous les fournisseurs qui ont déposé des arrangements recevables, le Canada, à sa seule et entière discrétion, continuera d'évaluer les arrangements des fournisseurs qui auront accepté la prolongation ou annulera la DAMA. 5. Les arrangements et les renseignements à l'appui peuvent être présentés en français ou en anglais. 6. Les arrangements reçus à la date et à l'heure de clôture stipulées ou avant deviendront la propriété du Canada et ne seront pas retournés à leur expéditeur. Tous les arrangements seront traités comme des documents confidentiels, sous réserve des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information, L.R.. 1985, ch. A-1 et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R. 1985, ch. P-21. 7. Sauf indication contraire dans la DAMA, le Canada évaluera uniquement la documentation qui accompagnera l'arrangement du fournisseur. Le Canada n'évaluera pas l'information telle les renvois à des adresses de sites Web où l'on peut trouver de l'information supplémentaire, ou les manuels ou les brochures techniques qui n'accompagnent pas l'arrangement. 05 Arrangements déposés en retard TPSGC renverra les arrangements livrés après la date et l'heure de clôture stipulées dans la DAMA, à moins que ces arrangements ne soient considérés comme des arrangements retardés selon les circonstances énoncées ci-dessous. 06 Arrangements retardés 1. Afin de réduire l'incidence de la distance géographique, un arrangement livré au module de réception des soumissions désigné après la date et l'heure de clôture, mais avant l'émission de l'arrangement en matière d'approvisionnement, peut être pris en considération, à condition que le fournisseur puisse prouver que le retard est dû uniquement à un délai de livraison dont la Société canadienne des postes (SCP) (ou l'équivalent national d'un pays étranger) est responsable. Les seules preuves acceptées par TPSGC pour justifier un retard dû au service de la SCP sont les suivantes : a) un timbre à date d'oblitération de la SCP; ou b) un connaissement de Messageries prioritaires de la SCP; ou c) une étiquette Xpresspost de la SCP; qui indique clairement que l'arrangement a été posté avant la date de clôture. 2. Pour les arrangements transmis par télécopieur, seulement la date, l'heure et l'endroit consignés par TPSGC serviront comme preuve d'un arrangement retardé. 3. TPSGC n'acceptera pas les arrangements qui sont reçus en retard en raison d'une erreur d'acheminement, du volume de trafic, de perturbations atmosphériques, de conflits du travail ou d'autres motifs. 4. Le timbre de machine à affranchir, qu'il soit apposé par le fournisseur, la SCP ou le service postal d'un pays étranger, ne constitue pas une preuve que l'arrangement a été expédié à temps. 07 Transmission par télécopieur 1. Sauf indication contraire dans la DAMA, les arrangements peuvent être transmis par télécopieur. Le seul numéro de télécopieur valide pour la réception des réponses aux DAMAs émises par l'administration centrale de TPSGC est le 819-997-9776. Le numéro de télécopieur pour répondre aux DAMAs émises par les bureaux régionaux de TPSGC est indiqué dans la DAMA. 2. Pour les arrangements transmis par télécopieur, le Canada ne sera responsable d'aucune défaillance attribuable à l'utilisation de ce mode de transmission ou de réception. Entre autres, il n'assumera aucune responsabilité pour ce qui suit : a) réception d'un arrangement brouillé ou incomplet; b) disponibilité ou condition du télécopieur utilisé pour la réception; c) incompatibilité entre le matériel utilisé pour l'envoi et celui utilisé pour la réception; d) retard dans la transmission ou la réception de l'arrangement; e) défaut de la part du fournisseur de bien identifier l'arrangement; f) illisibilité de l'arrangement; ou g) sécurité des données incluses dans l'arrangement. 3. L'arrangement transmis par télécopieur constitue l'arrangement officiel du fournisseur et doit être conforme à l'article 04. De plus, le fournisseur doit fournir une confirmation écrite dans un délai de deux (2) jours ouvrables suivant la date de clôture de la DAMA, sauf indication contraire dans la DAMA. Tous les documents servant à confirmer l'arrangement devraient porter la mention « CONFIRMATION ». 08 Dédouanement Le fournisseur a la responsabilité de prévoir un délai suffisant pour obtenir un dédouanement, lorsqu'il y a lieu, avant la date et l'heure de clôture de la DAMA. Les retards dus à l'obtention d'un dédouanement ne peuvent être considérés comme des « retards imprévus dus au service postal » et ne seront pas admissibles selon l'article 06. 09 Capacité juridique Le fournisseur doit avoir la capacité juridique de contracter. Si le fournisseur est une entreprise à propriétaire unique, une société de personnes ou une personne morale, il doit fournir, à la demande du responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement, une déclaration et toutes les pièces justificatives demandées indiquant les lois en vertu desquelles son entreprise est incorporée ou enregistrée, ainsi que sa dénomination sociale et son lieu d'affaires. Ce qui précède s'applique également si le fournisseur est une coentreprise. 10 Droits du Canada Le Canada se réserve le droit : a) de rejeter l'un quelconque ou la totalité des arrangements reçus en réponse à la DAMA; b) d'annuler la DAMA à n'importe quel moment; c) d'émettre de nouveau la DAMA; d) si aucun arrangement recevable n'est déposé et que le besoin n'est pas modifié substantiellement, d'émettre de nouveau la DAMA en invitant uniquement les fournisseurs qui ont déposé des arrangements, à déposer de nouveau leur arrangement dans un délai indiqué par le Canada; et e) d'émettre des DAMAs et des arrangements en matière d'approvisionnement à des fournisseurs préqualifiés tout au cours de la période de l'arrangement en matière d'approvisionnement. 11 Rendement du fournisseur 1. Le Canada peut rejeter un arrangement dans l'un des cas suivants : a) le fournisseur ou l'un de ses employés ou sous-traitants proposé dans l'arrangement a été reconnu coupable en vertu de l'article 121 (Fraudes envers le gouvernement et Entrepreneur qui souscrit à une caisse électorale), 124 (Achat ou vente d'une charge), à l'article 380 (Fraude commise au détriment de sa Majesté), ou à l'article 418 (Vente d'approvisionnements défectueux à Sa Majesté) du Code criminel ou de l'une des infractions visées à l'alinéa 80(1)d) (Fausse inscription, faux certificat ou faux rapport), au paragraphe 80(2) (Fraude commise au détriment de Sa Majesté) ou à l'article 154.01 (Fraude commise au détriment de Sa Majesté) de la Loi sur la gestion des finances publiques. b) le fournisseur est assujetti à une mesure corrective du rendement du fournisseur, en vertu de la Politique sur le rendement du fournisseur, ce qui le rend inadmissible pour déposer un arrangement pour répondre au besoin; c) un employé ou un sous-traitant proposé dans l'arrangement est soumis à une mesure corrective du rendement du fournisseur, en vertu de la Politique sur le rendement du fournisseur, ce qui rendrait l'employé ou un sous-traitant inadmissible pour déposer un arrangement pour le besoin ou à la partie du besoin que l'employé ou le sous-traitant exécuterait; d) dans le cadre de transactions actuelles ou antérieures avec le gouvernement du Canada : (i) le fournisseur déclare faillite ou ne peut, pour quelque motif que ce soit, exercer ses activités pour une durée prolongée; (ii) des preuves de fraude, de corruption ou de fausse déclaration ou des preuves confirmant l'incapacité de respecter des lois protégeant les personnes contre toute forme de discrimination ont été déposées, à la satisfaction du Canada, à l'égard du fournisseur, de l'un quelconque de ses employés ou d'un sous-traitant proposé dans l'arrangement; (iii) le Canada a exercé ses recours contractuels de suspension ou de résiliation pour inexécution à l'égard d'un contrat attribué au fournisseur ou à l'un quelconque de ses employés ou sous-traitants proposés dans l'arrangement; (iv) le Canada détermine que le rendement du fournisseur dans le cadre d'autres contrats, notamment l'efficacité et la qualité dans l'exécution des travaux, ainsi que la mesure dans laquelle le fournisseur a respecté les clauses et les conditions contractuelles dans l'exécution des travaux, est suffisamment médiocre pour qu'on le considère incapable de répondre au besoin faisant l'objet de l'arrangement. 2. Dans le cas où le Canada a l'intention de rejeter un arrangement conformément au paragraphe 1 pour des motifs distincts de ceux exposés à l'alinéa 1.b), le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement le fera savoir au fournisseur et lui donnera un délai de dix (10) jours pour faire valoir son point de vue, avant de rendre une décision définitive sur le rejet de l'arrangement. 12 Communications en période de soumission Afin d'assurer l'intégrité du processus d'appel à la concurrence, toutes les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la DAMA doivent être adressées uniquement au responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement dont le nom est indiqué dans la DAMA. Le défaut de répondre à la demande pourrait avoir pour conséquence que l'arrangement soit déclaré non recevable. Afin d'assurer l'uniformité et la qualité de l'information fournie aux fournisseurs, les demandes de renseignements importantes reçues, ainsi que les réponses à ces demandes, seront fournies simultanément à tous les fournisseurs qui auront reçu la DAMA sans que le nom de l'auteur des demandes de renseignements soit mentionné. 13 Coûts relatifs aux arrangements Aucun paiement ne sera versé pour des coûts encourus pour la préparation et la présentation d'un arrangement en réponse à la DAMA. Le fournisseur sera seul responsable des frais engagés dans la préparation et la présentation d'un arrangement, ainsi que des frais engagés par lui pour l'évaluation de son arrangement. 14 Déroulement de l'évaluation 1. Lorsque le Canada évalue les arrangements, il peut, sans toutefois y être obligé, effectuer ce qui suit : a) demander des précisions ou vérifier l'exactitude de certains renseignements ou de tous les renseignements fournis par les fournisseurs relatifs à la DAMA; b) communiquer avec l'une ou toutes les personnes citées en référence pour vérifier et attester l'exactitude des renseignements fournis par les fournisseurs; c) demander, avant la date d'émission d'un arrangement en matière d'approvisionnement, des renseignements précis sur la situation juridique des fournisseurs; d) examiner les installations, les capacités techniques, administratives et financières des fournisseurs pour déterminer s'ils sont en mesure de répondre aux exigences énoncées dans la DAMA; e) vérifier tous les renseignements fournis par les fournisseurs en faisant des recherches indépendantes, en utilisant des ressources du gouvernement ou en communiquant avec des tiers; f) interviewer, aux propres frais des fournisseurs, tout fournisseur et(ou) une des personnes qu'ils proposent pour répondre aux exigences de la DAMA. 2. Le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement établira le nombre de jours dont disposeront les fournisseurs pour se conformer à la demande concernant tout item ci-haut mentionné. Le défaut de répondre à la demande pourrait avoir pour conséquence que l'arrangement soit déclaré non recevable. 15 Coentreprise 1. Une coentreprise est une association d'au moins deux parties qui regroupent leurs fonds, leurs biens, leurs connaissances, leur expertise ou d'autres ressources dans une entreprise commerciale conjointe, parfois appelé consortium, pour déposer ensemble une offre pour un besoin. Les fournisseurs qui déposent un arrangement à titre de coentreprise doivent indiquer clairement qu'ils forment une coentreprise et fournir les renseignements suivants : a) le nom de chaque membre de la coentreprise; b) le numéro d'entreprise - approvisionnement de chaque membre de la coentreprise; c) le nom du représentant de la coentreprise, c'est-à-dire le membre choisi par les autres membres pour les représenter, s'il y a lieu; d) le nom de la coentreprise, s'il y a lieu. 2. Si les renseignements contenus dans l'arrangement ne sont pas clairs, le fournisseur devra fournir les renseignements à la demande du responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement. 3. L'arrangement doit être signés par tous les membres de la coentreprise à moins qu'un membre ait été nommé pour représenter tous les membres de la coentreprise. Le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement peut, en tout temps, demander à chaque membre de la coentreprise de confirmer que le représentant a reçu les pleins pouvoirs pour agir à titre de représentant pour les fins de l'arrangement. 16 Conflit d'intérêts / Avantage indu 1. Afin de protéger l'intégrité du processus d'approvisionnement, les fournisseurs sont avisés que le Canada peut rejeter un arrangement dans les circonstances suivantes : a) le fournisseur, un de ses sous-traitants, un de leurs employés respectifs, actuels ou anciens, a participé d'une manière ou d'une autre à la préparation de la DAMA; b) le Canada juge que le fournisseur, un de ses sous-traitants, un de leurs employés respectifs, actuels ou anciens, a eu accès à des renseignements relatifs à la DAMA qui n'étaient pas à la disposition des autres fournisseurs et que cela donne au fournisseur un avantage indu. 2. Le Canada ne considère pas, qu'en soit, l'expérience acquise par un fournisseur qui fournit ou a fourni les biens et services décrits dans la DAMA (ou des biens et services semblables) représente un avantage indu en faveur du fournisseur ou crée un conflit d'intérêts. Ce fournisseur demeure cependant assujetti aux critères énoncés plus hauts. 3. Dans le cas où le Canada a l'intention de rejeter un arrangement conformément au présent article, le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement préviendra le fournisseur et lui donnera la possibilité de faire valoir son point de vue, avant de prendre une décision définitive. Les fournisseurs ayant un doute par rapport à une situation particulière devraient contacter le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement avant la date de clôture de la DAMA. En déposant un arrangement, le fournisseur déclare qu'il n'est pas en conflit d'intérêts et qu'il ne bénéficie d'aucun avantage indu. Toutefois, le fournisseur reconnaît que le Canada est seul habilité à établir s'il existe un conflit d'intérêts ou un avantage indu. 17 Intégralité de l'ensemble du besoin La DAMA comprend l'ensemble des exigences se rapportant à l'arrangement. Toute autre information ou tout autre document fourni au fournisseur ou obtenu par lui auprès de qui que ce soit n'est pas pertinent. Les fournisseurs ne devraient pas présumer que des pratiques utilisées dans des contrats antérieurs vont continuer, à moins qu'elles soient décrites dans la DAMA. Les fournisseurs ne devraient pas non plus présumer que leurs capacités actuelles rencontrent les exigences de la DAMA simplement parce qu'elles rencontraient des exigences antérieures. 18 Autres renseignements 1. Pour obtenir d'autres renseignements, les fournisseurs peuvent s'adresser au responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement dont le nom est indiqué dans la DAMA. 2. Les demandes de renseignements concernant la réception des arrangements présentés en réponse aux DAMAs émises par l'administration centrale de TPSGC peuvent être adressées Module de réception des soumissions, Division de soutien opérationnel des approvisionnements, au 819-956-3370. Dans le cas des DAMAs émises par des bureaux régionaux de TPSGC, les demandes de renseignements concernant la réception des arrangements peuvent être adressées au responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement dont le nom figure dans la DAMA.