ARCHIVÉE Préavis d'adjudication de contrats (PAC)

Introduction

L'avis relatif aux politiques (AP) 39U4 vise à clarifier et renforcer l'approche pour la mise en œuvre du processus lié à un préavis d'adjudication de contrats (PAC) dans le Guide des approvisionnements.

Contexte

La Direction générale des approvisionnements (DGA) mettra à jour la politique actuelle relative au PAC dans le Guide des approvisionnements. Cette mise à jour est le résultat d'un rapport de vérification de la vérificatrice générale (VG) du Canada sur les PAC. Ce rapport de vérification décrivait que le PAC utilisé pour le marché prescrit ne respectait pas l'esprit de la réglementation et des politiques applicables. La VG a formulé les commentaires suivants à cet égard :

1. Le dossier d'approvisionnement ne contenait aucune raison justifiant le recours à une approche non–concurrentielle conformément aux exceptions pour la sollicitation de soumissions figurant dans le Règlement sur les marchés de l'État (RME).
2. Le PAC ne contenait pas suffisamment de renseignements pour permettre aux fournisseurs éventuels de déterminer s'ils possédaient les capacités nécessaires pour répondre au besoin.
3. Le dossier ne contenait pas de preuve que le fournisseur sélectionné à l'avance avait été évalué en fonction des mêmes critères que ceux utilisés pour l'ensemble des fournisseurs.
4. Un deuxième PAC n'a pas été émis lorsque des changements importants ont été apportés au besoin.
5. Mauvaise interprétation des politiques en raison de différences entre les diverses politiques, p. ex. les marchés concurrentiels et les marchés non concurrentiels.
6. Manque possible d'équité lors de la rencontre avec le fournisseur sélectionné à l'avance pendant la période d'affichage du PAC.

Date d'entrée en vigueur

Le présent AP entre en vigueur immédiatement.

Changements apportés à la politique actuelle

Les changements importants suivants seront apportés à la politique actuelle relative à la terminologie et aux procédures liées au PAC dans le chapitre 3 du Guide des approvisionnements :

1. Clarification des procédures de documentation des dossiers pour les achats liés à un PAC, p. ex., le niveau de documentation à l'appui de la décision de recourir à un PAC.
2. Clarification concernant l'inclusion de suffisamment de renseignements dans le PAC au moment de son affichage.
3. Clarification sur la nécessité que tous les fournisseurs, y compris le fournisseur sélectionné à l'avance, soient évalués en fonction des mêmes critères.
4. Clarification sur la nécessité de modifier un PAC ou d'afficher un autre PAC lorsque le besoin doit faire l'objet d'une modification ou d'une clarification importante.
5. Suppression des références à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) actuelle et au Guide pour les gestionnaires du CT et clarification de la terminologie et des procédures liées aux PAC afin d'éliminer les différences entre le Guide des approvisionnements et la politique actuelle du CT, p. ex., les marchés concurrentiels et les marchés non concurrentiels.

En ce qui a trait au commentaire f ) de la section « Contexte » ci–dessous, on rappelle aux agents de négociation des contrats qu'ils doivent s'assurer que toute négociation avec le fournisseur sélectionné à l'avance pendant la période d'affichage du PAC ne lui confère pas avantage indu au cas où une contestation valide serait reçue avant l'attribution du contrat. En outre, le fournisseur sélectionné à l'avance doit être informé qu'il ne doit pas commencer les travaux ou engager de coûts avant l'attribution du contrat. Voir l'article 3.15.5.1 b) du Guide des approvisionnements.

L'Annexe A contient les changements apportés au Guide des approvisionnements. Les procédures figurant aux articles  3.10 à 3.15.5.20 de l'Annexe 3.3 ont été modifiées.

Personne–ressource

Pour toute demande de renseignements, veuillez communiquer avec Arti Bhal, DPPA, par téléphone au 819–956–0464 ou par courriel à l'adresse suivante : arti.bhal@pwgsc-tpsgc.gc.ca.

Annexe A - Modifications au Guide des approvisionnements: Chapitre 3 – Stratégie d'approvisionnement,3.10 Processus de passation de contrats concurrentiels

(2012–01–11)

1. Le Règlement sur les marchés de l'État (RME) exige que l'on sollicite des soumissions concurrentielles avant de conclure tout contrat, bien que le RME prévoie des exceptions à cette règle.
2. Chaque fois que cela est possible, les entrepreneurs doivent être choisis en utilisant un processus concurrentiel. On peut s'écarter plus ou moins de ce principe selon le cadre dans lequel s'effectue l'achat. Le type de demandes de soumissions concurrentielles que l'on peut utiliser dépendra également du cadre dans lequel s'effectue l'achat.
3. Il incombe à l'agent de négociation des contrats de choisir le moyen le plus efficace d'aviser les fournisseurs des occasions de marchés, tout en tenant compte des exigences des accords commerciaux et des politiques énoncées dans le Guide des approvisionnements.
4. Pour les procédures relatives à l'annonce publique et celles qui concernent la publication d'un avis de projet de marché, de même que pour l'affichage des documents de demandes de soumissions, voir les articles 4.75.10 à 4.75.25. Pour les marchés  qui ne sont pas annoncés publiquement, voir l'article 4.75.45. Pour des renseignements supplémentaires sur les accords commerciaux, voir l'article 3.50.

3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels

(2012–01–11)

1. Dans tous les cas où aucune soumission n'est sollicitée, l'autorisation légale de recourir à une exception à la sollicitation de soumissions doit être entièrement justifiée par le ministère client, avec renvoi à l'exception applicable aux soumissions concurrentielles qui peut s'appliquer en vertu du Règlement sur les marchés de l'État (RME) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et des dispositions des accords commerciaux du Canada et des accords commerciaux internationaux limitant les appels d'offres. On rappelle également aux agents de négociation des contrats qu'ils doivent tenir compte des dispositions relatives à l'approvisionnement en vertu des ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).
2. Le RME exige que l'on sollicite des soumissions avant de conclure tout contrat. Cependant, on peut conclure un contrat sans lancer une demande de soumissions, dans les cas suivants :
   1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public (RME 6.a));
      Une urgence peut être un danger pour la vie, réel ou imminent, un désastre qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort, ou encore un événement pouvant conduire à des pertes ou des dommages importants pour les biens appartenant à l'État.
   2. lorsque le montant estimatif des dépenses ne dépasse pas, selon le cas :
      1. 25 000 $;
      2. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes, ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage;
      3. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l'Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes, ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d'un programme ou d'un projet d'aide au développement international; (RME 6.b))
   3. la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public; (RME 6.c))
   4. le marché ne peut être exécuté que par une seule personne. (RME 6.d))
   
   L'exception ne devrait être évoquée que dans les cas où la nature du marché laisse croire qu'il n'existe qu'un entrepreneur, par exemple en raison des exigences touchant un brevet ou un droit d'auteur, de facteurs de compatibilité technique ou d'une spécialisation technologique.
3. L'exception de l'alinéa 6b)(i) du RME précise que, lorsque le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas 25 000 $, les contrats peuvent être attribués sans solliciter des soumissions. Cependant, les agents de négociation des contrats doivent solliciter des soumissions lorsqu'il est économique de le faire.
4. Il est nécessaire de faire preuve de plus de rigueur lorsque l'on évoque l'exception du paragraphe 6d) du Règlement sur les marchés de l'État lorsqu'une seule personne a la capacité d'exécuter le contrat. Lorsqu'il évoque l'exception du paragraphe 6d) pour les marchés de plus de 25 000 $, l'agent de négociation des contrats doit, avec l'aide du ministère client, répondre aux questions de l'Annexe 3.1. Les réponses à ces questions doivent être jointes aux documents d'approbation et versées au dossier d'achat (voir l'article 6.5.5.1 et l'Annexe 6.2).
5. En ce qui a trait aux accords commerciaux, les agents de négociation des contrats peuvent attribuer un contrat sans solliciter des soumissions, uniquement si une ou plusieurs des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial applicable peuvent être appliquées. Les articles pertinents sont les suivants :
   1. l'article 1016 de l'Accord de libre–échange nord–américain (ALENA);
   2. l'article XV de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP–OMC);
   3. les alinéas 11 et 12 de l'article 506 de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI)
   
   Nota 1 : Une copie des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité figure à l'Annexe 3.2.
   Nota 2 : En règle générale, le Guide des approvisionnements renvoie uniquement à l'Accord de libre–échange nord–américain (ALENA) et à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP–OMC), puisque le respect des exigences de procédure de ces accords entraîne automatiquement le respect des exigences des autres accords de libre–échange internationaux. Voir l'article 1.25.16.

3.15.1 Justification du processus non concurrentiel

(2012–01–11)

1. Bien que le ministère client doive justifier toutes les exceptions à la sollicitation de soumissions, il incombe à l'agent de négociation des contrats de s'assurer que la justification peut être adéquatement appuyée. On rappelle également aux agents de négociation des contrats de tenir compte des dispositions en matière d'approvisionnement contenues dans les ententes sur les revendications territoriales globales.
2. Si le client fournit des motifs qui ne sont pas acceptables, ou s'il n'en fournit aucun, l'agent de négociation des contrats doit l'aviser des autres produits ou fournisseurs qui peuvent satisfaire à la demande, le cas échéant, et essayer d'arriver à une entente avec le client sur la stratégie d'approvisionnement la plus appropriée. Lorsque l'agent de négociation des contrats ne peut conclure une entente, le gestionnaire hiérarchique suivant devrait être consulté.
3. L'agent de négociation des contrats doit justifier entièrement le recours à toute exception prévue dans le RME, en versant au dossier d'achat les documents appropriés qui établissent la stratégie d'approvisionnement ainsi que la justification pour l'exception utilisée (voir les articles 3.15 et 6.5.1). Les accords commerciaux contiennent également des dispositions qui visent à documenter au dossier les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité et l'article approprié doit être fourni à titre de justification, le cas échéant. (Voir les articles 3.15d) et 3.25b))

3.15.5 Préavis d'adjudication de contrats

(2012–01–11)

1. Le préavis d'adjudication de contrats (PAC) est un avis public destiné aux fournisseurs pour leur faire part de l'intention d'un ministère ou d'un organisme d'attribuer à un fournisseur sélectionné à l'avance, jugé comme étant le seul fournisseur en mesure d'exécuter les travaux, un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut alors procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance. Il est important de noter que l'émission d'un PAC ne constitue pas un processus concurrentiel. Il convient également de noter qu'un processus relatif au PAC, même s'il est fait conformément à la Politique, ne constitue pas un processus concurrentiel aux fins des accords commerciaux ou en cas de plainte devant le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE). Un contrat attribué après l'affichage d'un PAC pour lequel aucun énoncé valide des capacités n'est soumis pendant la période d'avis constitue un contrat (électronique) concurrentiel uniquement en ce qui concerne les pouvoirs d'approbation des contrats.
2. Les objectifs du processus relatif aux PAC sont les suivants :
   1. offrir un processus d'achat efficace et économique, tout en étant équitable, ouvert et transparent;
   2. donner aux fournisseurs éventuels la possibilité de prouver, au moyen d'un énoncé des capacités, qu'ils sont en mesure de satisfaire aux exigences énoncées dans le PAC;
   3. respecter les principes régissant les marchés publics en améliorant l'équité, l'accès et la transparence.
3. Afin d'assurer la transparence du processus d'achat, un PAC ne peut être utilisé que lorsqu'il y a suffisamment de justification pour ne pas solliciter de soumissions, conformément aux exceptions du (Règlement sur les marchés de l'État (RME)) et, le cas échéant, aux raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial. (Voir les articles 3.15 et 3.15.1)
4. Le PAC doit être publié sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) actuellement assuré par MERX. Cependant, avant de lancer le PAC, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer :
   1. que le besoin est suffisamment détaillé afin que l'industrie comprenne les exigences de haut niveau du gouvernement;
   2. qu'il y a une justification au dossier qui démontre la conformité à l'une des exceptions du RME et, le cas échéant, à l'une des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial;
   3. qu'un plan d'achat ou un document de planification et d'approbation préalable des contrats (PAPC) est versé au dossier d'achat avant l'affichage du PAC;
   4. que le fournisseur sélectionné à l'avance est évalué en fonction des mêmes critères qui seront utilisés pour l'évaluation d'autres fournisseurs qui ont soumis des énoncés des capacités; et
   5. que les procédures stipulées aux articles 3.15 à 3.15.5.20 sont respectées.
5. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada est en mesure d'accepter un énoncé des capacités avant de publier un PAC. Lorsqu'il n'y a aucune possibilité qu'un autre fournisseur présente un énoncé des capacités ou que le Canada ne peut, pour des considérations liées aux programmes ou aux politiques, accepter un énoncé des capacités d'un autre fournisseur, on ne doit pas publier de PAC. Par conséquent, il n'est pas obligatoire d'utiliser un PAC pour les besoins non concurrentiels, et il n'est pas nécessaire d'obtenir une approbation lorsque l'on décide de ne pas publier de PAC pour un besoin. Dans de tels cas, lorsque le processus relatif aux PAC n'est pas utilisé, les pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels s'appliquent à la stratégie d'approvisionnement et les avis d'adjudication de contrat seront publiés après l'attribution du contrat. (Voir l'article 3.15.5.15 pour les exceptions au PAC et l'article 7.30 pour les avis d'adjudication de contrat.)
6. Les PAC ne doivent pas être utilisés pour se soustraire aux invitations à soumissionner électroniques ou traditionnelles lorsqu'il est clairement établi que plus d'un fournisseur est en mesure d'exécuter les travaux.
7. Les PAC ne doivent pas être rédigés de manière à décourager la présentation d'énoncés des capacités. Par exemple, l'avis ne devrait pas indiquer : « Il ne s'agit pas d'une demande de soumissions concurrentielle » ou « Il s'agit d'un achat de type fournisseur unique ».

3.15.5.1 Délais prescrits pour les PAC

(2012–01–11)

1. Bien que les PAC soient affichés pour une période minimale de 15 jours civils sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats devrait envisager une période d'affichage plus longue en fonction des circonstances individuelles de chaque achat. Lorsqu'il s'agit de déterminer les délais prescrits pour un PAC, les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de la complexité associée à l'achat.
2. De plus, si par souci d'efficience et de rapidité, les agents de négociation des contrats peuvent entamer des négociations avec les fournisseurs sélectionnés à l'avance avant la date de clôture de la période d'affichage des PAC, il faut toutefois éviter que ces négociations ne confèrent un avantage indu au fournisseur sélectionné à l'avance au cas où une contestation valide serait reçue avant l'attribution du contrat. Par ailleurs, il faut indiquer au fournisseur sélectionné à l'avance qu'il ne doit pas entreprendre les travaux ni engager des coûts avant l'attribution du contrat.

3.15.5.5 Procédures d'affichage d'un PAC

(2012–01–11)

1. Il incombe aux agents de négociation des contrats de préparer les PAC pour affichage sur le SEAOG.
2. Le PAC doit respecter le modèle fourni à l'Annexe 3.3 et doit comprendre les renseignements suivants :
   1. Une explication de l'objectif du PAC;
   2. Une description du besoin suffisamment détaillée pour que l'industrie comprenne les exigences de haut niveau du gouvernement;
   3. Les critères d'évaluation qui seront utilisés pour évaluer les énoncés des capacités de tous les fournisseurs. Les énoncés de capacités présentés par les fournisseurs éventuels seront évalués en fonction de ces critères. Les renseignements fournis doivent être suffisants pour permettre à d'autres fournisseurs de déterminer s'ils possèdent les capacités requises pour répondre au besoin. Le fournisseur sélectionné à l'avance doit aussi respecter ces critères;
   4. L'applicabilité d'un ou de plusieurs des accords commerciaux à l'achat pour lequel le PAC sera publié;
      Nota : En règle générale, le Guide des approvisionnements renvoie uniquement à l'Accord de libre–échange nord–américain (ALENA) et à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP–OMC), puisque le respect des exigences de procédure de ces accords entraîne automatiquement le respect des exigences des autres accords de libre–échange internationaux. Voir l'article 1.25.16.
   5. Un énoncé précisant si le marché est réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones;
   6. Un énoncé précisant si l'achat est assujetti à une ou plusieurs ententes sur les revendications territoriales globales;
   7. Une justification pour le fournisseur sélectionné à l'avance;
   8. Un énoncé précisant que le projet de marchés satisfait à l'une ou plusieurs des exceptions à la règle à la sollicitation de soumissions en vertu du Règlement sur les marchés de l'État (voir l'article 3.15b));
   9. Un énoncé précisant les exceptions ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité invoquées en vertu des accords commerciaux pertinents. Ces exceptions doivent être pleinement et clairement justifiées par écrit dans le dossier d'achat;
   10. Un énoncé concernant le titre à la propriété intellectuelle, le cas échéant;
   11. La période du projet de marché ou la date de livraison, le cas échéant;
   12. Une estimation des coûts du projet de marchés, s'il y a lieu, pourvu que cela ne nuise pas aux négociations avec le fournisseur sélectionné à l'avance ou ne compromette pas la position concurrentielle du fournisseur en cas de décision d'utiliser un processus de demandes de soumissions concurrentielles;
   13. Le nom et l'adresse du fournisseur sélectionné à l'avance;
   14. Une explication de la manière dont les fournisseurs peuvent répondre au PAC;
   15. La date et l'heure de clôture pour la soumission d'un énoncé des capacités;
   16. Le nom et l'adresse d'une personne–ressource pour les demandes de renseignements et pour la soumission des énoncés des capacités.
3. Lorsque des renseignements importants non expressément précisés dans le PAC deviennent disponibles ou que des précisions importantes sont requises, ils doivent être transmis simultanément à tous les fournisseurs intéressés afin de garantir l'équité, l'ouverture et la transparence. Ces renseignements doivent être fournis dans un PAC modifié, avec report de la date de clôture, ou un nouveau PAC devrait être publié, au besoin.

3.15.5.10 Énoncé des capacités (processus de contestation)

(2012–01–11)

1. Le processus relatif aux PAC offre aux fournisseurs la possibilité de présenter un énoncé des capacités portant sur les travaux précisés dans un PAC.
2. Les énoncés des capacités présentés par les fournisseurs :
   1. devraient être présentés par écrit dans les délais précisés dans le PAC; et
   2. comprendre les documents démontrant que le fournisseur satisfait aux exigences et aux critères énoncés dans le PAC.
3. Malgré les délais précisés dans le PAC, il peut y avoir des circonstances où l'agent de négociation des contrats pourrait considérer un énoncé des capacités reçu après la date indiquée, mais avant l'attribution du contrat. Les agents de négociation des contrats devraient discuter de la question avec leur gestionnaire respectif et avec les services juridiques.
4. À la suite de la réception d'un énoncé des capacités, le processus suivant s'applique :
   1. Tous les énoncés des capacités reçus dans les délais précisés dans le PAC sont examinés par l'agent de négociation des contrats, conformément aux critères stipulés dans le PAC. Le fournisseur sélectionné à l'avance indiqué dans le PAC est également évalué en fonction de ces mêmes critères. L'évaluation doit être consignée au dossier.
   2. Lorsque l'énoncé des capacités d'un fournisseur contient suffisamment de renseignements pour indiquer qu'il satisfait aux exigences établies dans le PAC, le fournisseur est informé de la décision de lancer un processus concurrentiel pour le besoin avant d'enclencher le processus de demandes de soumissions.
   3. Si un énoncé des capacités est rejeté, un examen distinct de ce rejet est effectué. Cet examen se fera à un niveau supérieur à celui du pouvoir d'approbation initial, mais non inférieur à celui de gestionnaire ou supérieur au niveau de sous–ministre adjoint.
   4. Quant aux énoncés des capacités qui sont rejetés, les fournisseurs devraient être informés par écrit de la décision de rejeter leur énoncé des capacités avant l'attribution d'un contrat.
   5. Les raisons justifiant la décision de rejeter un énoncé des capacités sont consignées dans le dossier.
   6. On a justifié aux fournisseurs qui ont soumis un énoncé des capacités les raisons pour lesquelles leur énoncé a été rejeté.
   7. Toute demande par un fournisseur de retirer ou d'annuler son énoncé des capacités est documentée au dossier, et elle devrait être confirmée par écrit par le fournisseur.
5. Si le marché est réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, on doit prendre en considération uniquement les énoncés des capacités provenant de fournisseurs autochtones.
6. Si le besoin faisant l'objet d'un PAC est annulé, on devrait en informer en temps opportun les fournisseurs ayant déjà présenté un énoncé des capacités.
7. Les agents de négociation de contrats peuvent demander des renseignements supplémentaires aux fournisseurs ou aux tiers intéressés, au besoin, afin de s'assurer que les fournisseurs sont en mesure de satisfaire aux exigences du PAC.

3.15.5.15 Exceptions aux PAC

(2012-01-11)

1. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada est en position d'accepter un énoncé des capacités avant de publier un PAC. Lorsqu'il n'y a aucune possibilité qu'un autre fournisseur présente un énoncé des capacités ou que le Canada ne peut, pour des considérations liées aux programmes ou aux politiques, accepter un énoncé des capacités d'un autre fournisseur, le contrat devrait être attribué selon un processus non concurrentiel rendu transparent grâce à la publication d'un avis d'adjudication de contrat. Voici des exemples de situations où un PAC ne doit pas être publié :
   1. lorsque, pour des raisons de sécurité et d'intérêt public, l'information comprise dans un PAC ne peut être transmise au public;
   2. les commandes de confirmation;
   3. le corps des commissionnaires (si le droit de premier refus s'applique);
   4. l'orientation du gouvernement (comme le Programme d'approvisionnement en munitions);
   5. les œuvres d'art;
   6. lorsque, dans des situations d'extrême urgence causées par des événements imprévisibles par l'entité, les biens ou les services n'ont pu être achetés à temps au moyen des procédures d'appel d'offres ouvertes ou sélectives;
   7. les produits de tabac achetés pour les détenus par Service correctionnel Canada;
   8. les contrats de services non concurrentiels décrétés par des organismes de réglementation, par exemple l'Office national des transports et le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes;
   9. les annonces regroupées qui font état d'un programme comprenant plusieurs offres à commandes ou contrats non concurrentiels (les fournitures pharmaceutiques et médicales sont les seuls produits qui peuvent bénéficier de cette exclusion);
   10. lorsqu'une entité doit acheter des services de consultation sur des questions confidentielles dont on pourrait raisonnablement s'attendre à ce que la divulgation compromette des secrets du gouvernement, entraîne des perturbations économiques ou, pour des raisons analogues, soit contraire à l'intérêt public.
2. Dans ces cas, la justification sur laquelle repose la décision de ne pas publier un PAC devrait être bien documentée dans le dossier d'achat.

3.15.5.20 Documentation du dossier d'achat

(2012–01–11)

Lorsque la décision est prise de recourir à un PAC, les agents de négociation des contrats doivent documenter dans le dossier d'achat les mesures prises au cours de chacune des étapes du processus relatif aux PAC. Les dossiers d'achat doivent comprendre la documentation des justifications, des raisons et des étapes connexes suivantes :

1. La justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance, y compris l'exception pertinente à la sollicitation de soumissions en vertu du RME et, s'il y a lieu, les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité en vertu des accords commerciaux (voir les articles 3.15 à 3.15.5).
2. Les mesures qui ont été prises pour déterminer si d'autres fournisseurs auraient été en mesure d'exécuter les travaux. Lorsqu'une analyse de l'industrie est effectuée en vue d'identifier les entreprises qui pourraient éventuellement exécuter les travaux et qu'une entreprise est ainsi identifiée, mais qu'il subsiste un doute (ou une incertitude) quant à la possibilité qu'il y ait d'autres fournisseurs pour ce besoin, un PAC doit alors être publié. La justification du seul fournisseur connu basé sur l'analyse de l'industrie ainsi qu'une stratégie approuvée d'approvisionnement doivent être versées au dossier d'achat avant l'affichage d'un PAC; p. ex., le fournisseur identifié est la seule source connue basée sur l'analyse de l'industrie. Si une analyse exhaustive du marché a été effectuée et qu'il n'y a aucun doute qu'il n'existe qu'un seul fournisseur en mesure d'exécuter ces travaux, un processus non concurrentiel serait alors plus approprié et aucun PAC ne serait affiché.
3. Si l'on évoque l'exception du paragraphe 6d) du RME pour les marchés de plus de 25 000 $, les réponses aux questions contenues à l'Annexe 3.1 doivent également accompagner les documents d'approbation et elles doivent figurer au dossier (voir l'article 3.15d)).
4. Les critères d'évaluation ainsi que l'évaluation du fournisseur sélectionné à l'avance.
5. Une stratégie approuvée d'approvisionnement (voir l'article 6.5.1).
6. Le ou les avis du PAC affiché(s) sur le SEAOG et, s'il y a lieu, les avis modifiés.
7. Le processus ayant mené à l'acceptation ou au rejet d'un énoncé des capacités soumis par un autre fournisseur ou d'autres fournisseurs, y compris l'examen par un tiers, s'il y a lieu, ainsi que l'évaluation finale des fournisseurs (voir l'article 3.15.5.10.(d)).
8. Les preuves que tous les fournisseurs ayant présenté un énoncé des capacités ont été informés de la décision et qu'on leur a justifié, s'ils le demandent, les raisons pour lesquelles leur énoncé a été rejeté (voir l'article 3.15.5.10).
9. Les détails sur tout processus concurrentiel connexe, si effectué..

Annexe 3.3 : Contenu du modèle de préavis d'adjudication de contrat

(2012–01–11)

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) doit être préparé, dans les deux langues officielles. Le modèle de préparation d'un PAC ci–dessous doit être utilisé par les agents de négociation des contrats. Les encadrés comprennent des conseils pour son utilisation ainsi que des exemples de certains des points énoncés.

1. Commencer par une explication de ce qu'est un PAC en inscrivant l'énoncé ci–dessous dans tous les PAC.
   1. Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.
2. Fournir une description suffisamment détaillée du besoin afin que l'industrie puisse comprendre les exigences de haut niveau du gouvernement. Voir les exemples ci–dessous.
   2. Définition des besoins
   • Le ministère (indiquer le nom de l'organisme) requiert la fourniture d'une quantité x (décrire le produit, le système ou le matériel, p. ex., des permis d'utilisation de logiciel, un système de communications air–sol, du matériel de lutte contre l'incendie...), conformément (le cas échéant) à la norme/spécification/au règlement no x. Le produit/système/matériel (selon le cas) doit (décrire les principales caractéristiques physiques, fonctionnelles ou autres caractéristiques essentielles, y compris les critères de performance, et toute exigence d'intégration avec des systèmes ou du matériel existants. Mentionner aussi un numéro de pièce ou de modèle, et/ou un nom de marque, le cas échéant, et ajouter les mots « ou l'équivalent ». Inscrire tous les renseignements sur tout élément facultatif, les quantités, les périodes, etc.).
   • OU
     Le ministère (indiquer le nom de l'organisme) requiert (décrire les services, p. ex. « la fourniture de services d'architecture ou de génie »; « la fourniture de services d'enquête technique et d'ingénierie en soutien à... »; « l'exécution d'une étude de x afin d'évaluer... »; « l'exécution d'une vérification financière de x afin de déterminer... »; « l'élaboration d'un modèle économique afin de permettre l'analyse... »). Les travaux nécessiteront ce qui suit : (énumérer les tâches et décrire les objectifs, les résultats attendus, les normes de performance, les contraintes et, dans la mesure du possible, les livrables).
3. Décrire les critères en fonction desquels les énoncés des capacités présentés par les fournisseurs éventuels seront évalués. Cela donnera à l'agent de négociation des contrats une base adéquate pour évaluer l'énoncé des capacités d'un fournisseur éventuel. Le fournisseur sélectionné à l'avance doit être évalué en fonction des mêmes critères. Voir les exemples ci–dessous.
   3. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités : Exigences essentielles minimales
   • Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités que son produit/matériel/système (selon le cas) satisfait aux exigences suivantes :
     (Résumer les caractéristiques fonctionnelles essentielles ou, si nécessaire pour définir correctement les biens, les caractéristiques physiques ou de conception, et décrire toute exigence d'interchangeabilité avec des systèmes ou du matériel existants. Inscrire également, dans la mesure du possible, les critères de performance ou de production. Le cas échéant, faire référence aux normes, spécifications et/ou réglementations canadiennes ou internationales.)
   • OU
     Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités qu'il satisfait aux exigences suivantes : (cette liste devrait comprendre les qualifications jugées essentielles pour exécuter les travaux)
     • Expérience (p. ex., x années d'expérience au cours des x dernières années à effectuer y; x nombre de projets de taille, de portée et complexité semblables);
     • Connaissances et compréhension de (p. ex., matériel x; modèle économique x; logiciel x);
     • Études (p. ex., doit posséder un grade de premier cycle d'une université reconnue dans le domaine des [p. ex., affaires, sciences politiques]);
     • Désignation, accréditation et/ou certification professionnelle (p. ex., ingénieur, comptable général accrédité).
4. Inscrire, le cas échéant, un énoncé précisant si l'achat proposé est assujetti à un ou plusieurs accords commerciaux. Nota 1 : En règle générale, le Guide des approvisionnements renvoie uniquement à l'Accord de libre–échange nord–américain (ALENA) et à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP–OMC), puisque le respect des exigences de procédure de ces accords entraîne automatiquement le respect des exigences des autres accords de libre–échange internationaux. Voir l'article 1.25.16.
   4. Applicabilité des accords commerciaux à l'achat
   Le présent achat est assujetti aux accords commerciaux suivants : (insérer les accords commerciaux applicables)
   Accord sur le commerce intérieur (ACI)
   Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP–OMC)
   Accord de libre–échange nord–américain (ALENA)
5. Inscrire, le cas échéant, l'énoncé suivant lorsque l'achat est réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA).
   5. Réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones
   Ce marché est réservé aux fournisseurs autochtones, conformément à la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement. Par conséquent, seuls les fournisseurs qui satisfont à la définition d'« entreprise autochtone », telle que définie dans la SAEA, peuvent soumettre un énoncé des capacités.
6. Inscrire, s'il y a lieu, un énoncé concernant l'applicabilité de l'achat à l'une ou à plusieurs des ententes sur les revendications territoriales globales.
   6. Entente(s) sur les revendications territoriales globales
   Cet achat est assujetti à ______________________ (insérer l'entente sur les revendications territoriales globales applicable).
7. Indiquer la(les) raison(s) justifiant le recours au fournisseur sélectionné à l'avance. Cela devrait clairement démontrer pourquoi ce fournisseur a été identifié comme étant le seul à pouvoir exécuter les travaux ou satisfaire aux exigences du gouvernement. (Voir l'article 3.15.1)
   7. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance
   (Inscrire la justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance).
8. Indiquer toute exception pertinente évoquée en vertu du Règlement sur les marchés de l'État (RME).
   8. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État
   L'exception suivante (ou les exceptions suivantes) au Règlement sur les marchés de l'État est (sont) invoquée(s) pour cet achat : paragraphe__________ (par exemple :  paragraphe 6d) – « une seule personne est capable d'exécuter le marché »).
9. Indiquer, le cas échéant, les exceptions et/ou les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité (voir l'Annexe 3.2) invoquées en vertu des accords commerciaux visés. Nota 1 : Les accords commerciaux ne mentionnent pas les PAC, mais si l'achat couvert par un accord commercial est adjugé à un fournisseur, il y a lieu d'indiquer les exclusions ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité. Nota 2 : En règle générale, le Guide des approvisionnements renvoie uniquement à l'Accord de libre–échange nord–américain (ALENA) et à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP–OMC), puisque le respect des exigences de procédure de ces accords entraîne automatiquement le respect des exigences des autres accords de libre–échange internationaux. Voir l'article 1.25.16.
   9. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité
   Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de l'article de l'accord (ou des accords) commercial(aux) précisé(s) :
   Accord sur le commerce intérieur (ACI) – article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
   Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP–OMC) – article(s) _____ (insérer l'article ou les articiles applicable(s))
   Accord de libre–échange nord–américain (ALENA) – article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))
10. Lorsqu'un titre de propriété intellectuelle découle de l'exécution d'un contrat, un énoncé devrait préciser si ce titre fait l'objet d'une exception en vertu de la ARCHIVÉE - Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisitions de l'État du Conseil du Trésor ou si la propriété intellectuelle demeure celle de l'entrepreneur. Voir les exemples ci–dessous.
    • 10. Titre de propriété intellectuelle.
      Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l'entrepreneur.
    • OU
      Le Canada compte conserver le titre de toute propriété intellectuelle découlant du contrat proposé puisque le principal but du contrat est (insérer l'exception appropriée à la ARCHIVÉE - Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisitions de l'État du Conseil du Trésor, p. ex., de générer des connaissances et de l'information pour dissémination publique).
11. Préciser la période du contrat proposé ou la date de livraison requise, y compris le renouvellement éventuel ou les années d'option. Voir les exemples ci–dessous.
    • 11. Période du contrat proposé ou date de livraison.
      Le produit/système/matériel (selon le cas) doit être livré le _____________ (insérer la(les) date(s) de livraison requise(s) ou demandée(s)). Si le contrat comporte des quantités optionnelles et/ou des biens optionnels, insérer la date de livraison (p. ex., dans un délai de x (insérer le nombre) jours de l'exercice de l'option).
    • OU
      Le contrat proposé est pour une période de x (insérer le nombre) années, à partir du (insérer la date de début estimée) jusqu'au (insérer la date d'exécution estimée). Si le contrat comprend une option pour en prolonger la période, insérer les renseignements sur l'option, p. ex., deux périodes d'un an.
    • OU
      Si le contrat comprend des livrables, préciser la(les) date(s) à laquelle (auxquelles) les livrables sont dus.
12. Inscrire un coût estimatif, s'il y a lieu, à condition que cela ne soit pas préjudiciable aux négociations avec l'entrepreneur éventuel (fournisseur sélectionné à l'avance) ou à sa position par rapport à ses concurrents si le besoin fait l'objet d'une demande de soumissions traditionnelle ou électronique (peut être exprimé en fourchette de prix).
    12. Coût estimatif du contrat proposé.
    La valeur estimée du contrat, y compris toute option, est de x $ (TPS/TVH en sus).
13. Inscrire le nom et, habituellement, l'adresse du fournisseur sélectionné à l'avance (entrepreneur proposé) dans le PAC. Voir ci–dessous.
    13. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance :
    Nom:
    Adresse:
14. Fournir une explication à l'intention des fournisseurs sur la façon de procéder pour répondre au PAC. Voir ci–dessous.
    14. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités.
    Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne–ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.
15. Inscrire la date de clôture (le jour, le mois et l'année) jusqu'à laquelle les énoncés de capacités sont acceptés. Voir l'article 3.15.5.1.
    15. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités.
    La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont (date et heure de clôture, p. ex. le 11 février 2011 à 14 h (HE)).
16. Fournir le nom, le titre, l'adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que l'adresse électronique de la personne–ressource à qui les fournisseurs peuvent adresser leurs questions ou présenter un énoncé des capacités. Voir ci–dessous.
    16. Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités.
    Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être adressés à :
    (Nom et titre de la personne–ressource)
    (Adresse)
    Téléphone :
    Télécopieur :
    Courriel :