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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

6.2. Annexe : Instructions relatives à la demande de contrat

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

Demande de contrat

  1. Renseignements généraux
    1. Si un contrat n’a pas été approuvé au préalable dans le cadre du processus de planification et d’approbation préalable des contrats (PAPC), ou si un plan d’achat a été utilisé à l’étape d’élaboration de la stratégie d’achat, une demande de contrat visant à obtenir l’approbation de conclure le contrat doit être préparée avant la conclusion du contrat. L'approbation doit être obtenue avant d'accepter une offre d'un fournisseur ou de demander à un entrepreneur éventuel d'exécuter des travaux précis.
    2. Avant de rédiger une demande de contrat, les agents de négociation des contrats doivent prendre connaissance des risques relevés au cours de l’évaluation des risques liés aux achats, ainsi que du document d’approbation d’origine (préparé à l’approbation de la stratégie d’achat). Si les risques ont changé pendant le processus d’achat, les agents de négociation des contrats doivent préparer une nouvelle évaluation des risques liés aux achats dans laquelle seront indiqués les nouveaux risques ou les risques supplémentaires, les raisons pour lesquelles les risques ont changés, ainsi que les stratégies d’atténuation mises en place pour réduire les risques.
    3. La demande de contrat doit fournir une description exacte des modalités devant être approuvées, laquelle doit tenir compte et s'appuyer sur des renseignements contenus dans les dossiers pertinents. Chaque demande de contrat doit définir et expliquer toute dérogation proposée aux politiques et procédures qui s'appliquent.
    4. Les renseignements sur le contrat proposé doivent figurer de façon claire et concise dans la demande de contrat.
    5. La demande de contrat doit être accompagnée d’une copie du contrat proposé et des dossiers pertinents.
    6. Le titulaire du pouvoir d’approbation examinera la demande de contrat et accordera la pleine approbation de procéder, précisera ses préoccupations et les modifications directes à apporter à la demande, ou demandera des étapes supplémentaires avant l’attribution du contrat.
  2. Responsabilité de l'agent de négociation des contrats
    1. Pour les achats devant être approuvés par le SMA ou un niveau supérieur, l'agent de négociation des contrats doit veiller à la préparation, à la recommandation et à la réalisation de la demande de contrat sur les formulaires PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. et PWGSC-TPSGC 1151-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. conformément aux instructions relatives à la préparation suivantes :
      1. certifier que les renseignements fournis dans la demande de contrat constituent une représentation exacte des renseignements au dossier;
      2. présenter la demande de contrat au titulaire du pouvoir d'approbation compétent et s'assurer que :
        1. la présentation est acheminée et recommandée par tous les gestionnaires hiérarchiques depuis l'agent de négociation des contrats jusqu'au titulaire du pouvoir d'approbation;
        2. les ressources sectorielles ou régionales, comme le conseiller juridique, le contrôle de la qualité des contrats, les analystes des coûts et les équipes des biens et des services, examinent la présentation, au besoin. Voir l'article 6.10.10 Services d'analyse des coûts et du prix;
      3. obtenir les interprétations des politiques de la Direction des politiques du Programme des approvisionnements et les opinions des spécialistes ministériels (p. ex., Services juridiques) sur les conséquences de toute dérogation proposée aux conditions générales, aux politiques et aux règlements;
      4. obtenir le consentement du ministère client pour toute dérogation aux spécifications, aux normes et aux exigences relatives à la livraison;
      5. souligner, dans la recommandation, les faits entourant toute dérogation proposée et les conséquences défavorables qui en découleraient pour le Canada.
  3. Préparation de la demande de contrat
    1. Les agents de négociation des contrats doivent préparer la demande de contrat de la façon décrite ci-dessous.
    2. Le formulaire de demande de contrat PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. est utilisé pour les contrats nécessitant une approbation au niveau du sous-ministre adjoint, du sous-ministre ou du ministre. Les renseignements peuvent être présentés en français ou en anglais.

Partie 1 Données de soumission – demande de contrat – formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1

  1. Les principaux éléments d'une demande de contrat comprennent notamment :
    1. le besoin et son utilisation finale;
    2. le fournisseur et les critères de sélection;
    3. le coût, la base de paiement et les mouvements de trésorerie.
  2. Lorsqu'on prépare une demande de contrat, il faut se concentrer sur ces éléments principaux généraux. Les sections suivantes fournissent des considérations supplémentaires auxquelles l'agent de négociation des contrats doit porter attention, le cas échéant.
  1. Attention prioritaire
    S'il faut accorder une attention prioritaire en raison des exigences de livraison ou pour tout autre motif, notamment l'expiration de la validité des prix, indiquer les conséquences de ne pas respecter la date d'expiration.
  2. Objet
    Préciser s'il s'agit d'une demande d'autorisation de conclure un contrat ou d'une autorisation d'utiliser une offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ou un arrangement en matière d'approvisionnement.
  3. Proposition
    1. Énoncer la mesure proposée (p. ex., autorisation de conclure un contrat; autorisation d'utiliser une offre à commandes ou une offre à commandes principale et régionale). Identifier l'entrepreneur en indiquant sa raison sociale ainsi que son adresse (par ex., la cité, la ville ou le village, la province, le pays si autre que le Canada). Décrire brièvement les biens et les services fournis et leur utilisation finale; mentionner les numéros de pièce et les numéros de spécification dans la partie 2 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.. Indiquer le point de livraison (par ex., la cité, la ville, etc.). S'il y a plusieurs points de livraison, inscrire la mention « Livraison à diverses destinations », sans les énumérer dans cette section. Se référer à un appendice.
    2. Indiquer toute dérogation proposée aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT.
    3. Lorsque certaines conditions ou certaines dérogations aux politiques ministérielles sont recommandées dans une demande de contrat, ce qui impose une obligation financière pour le Canada, demander l'autorisation relative à l'obligation financière dans cette section et, dans la section Remarques, expliquer pourquoi il est recommandé que le Canada accepte la responsabilité dans ce cas.
    4. Si certains paiements anticipés sont proposés, il faut le préciser dans cette section et décrire la nature à la section Base de paiement.
    5. S'il y a une option à exercer par le Canada avant une date précise, et que le mode d'établissement des prix est connu ou que la formule d'établissement des prix est convenue et les fonds pour l'option sont disponibles (ou le seront ultérieurement), demander l'approbation d'exercer l'option dans cette section. Sous la rubrique Base de paiement, indiquer le mode d'établissement des prix de l'option ou la formule d'établissement des prix et la date finale pour l'exercice de l'option.
    6. Indiquer dans un paragraphe distinct la date à laquelle l'approbation d'un montant estimatif supplémentaire est requise, de sorte que des dispositions puissent être prises en prévision des travaux imprévus, notamment des tâches supplémentaires, des modifications de conception ou une échelle mobile de prix.
    7. Dans le cas d'un contrat proposé pour une durée ou une période déterminée seulement, ou dans le cas d'une offre à commandes proposée, indiquer si la date d'expiration s'applique à la commande ou à la livraison.
  4. Coût
    1. Indiquer le coût total estimatif, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, que doit supporter le Canada pour l'exécution du contrat proposé. Lorsque le prix doit être payé en devises étrangères, il faut indiquer entre parenthèses le montant équivalent estimatif en dollars canadiens d'après le taux de conversion en vigueur à ce moment. Indiquer la source de financement (crédit, et numéro de la demande) et le ministère ou l'organisme responsable de la certification. Dans le cas des offres à commandes pour lesquelles il n'y a pas de financement de prévu, indiquer que le montant est imputable au client.
    2. Le coût total estimatif mentionné à la première ligne du paragraphe précédent désigne le montant total, TPS/TVH incluse, payable à l'entrepreneur en vertu du contrat, dont le paiement de l'ensemble des biens ou services, plus toutes options pour lesquelles les fonds sont disponibles (ou le seront ultérieurement) et tout montant estimatif supplémentaire applicable aux modifications ultérieures prévisibles portant sur les travaux imprévus, etc., pour lequel une approbation est demandée.
    3. Inclure un calendrier des mouvements de trésorerie fournissant la distribution (par année) des fonds que l'on prévoit débourser pendant la durée du contrat.
  5. Base de paiement
    1. Dresser un résumé de tous les facteurs ayant une incidence sur l'achat proposé, notamment (les détails des éléments de coût principaux devraient être fournis dans un appendice) :
      1. le prix à payer;
      2. la méthode d'établissement des prix;
        1. prix de lot ferme;
        2. prix unitaire ferme;
        3. prix visé, prix plafond et formule de prime d'encouragement;
        4. prix visé et formule de prime d'encouragement, sans prix plafond;
        5. taux fixe basé sur le temps; ou
        6. prix à négocier - inclure une formule servant à déterminer la base de paiement ferme, ou expliquer pourquoi il est impossible d'inclure une formule, et pourquoi le prix à négocier n'est pas un prix plafond, le cas échéant;
      3. les dispositions relatives à la vérification ou le contrôle;
      4. les droits de douane;
      5. la taxe sur les produits et services :
        1. incluse;
        2. en sus;
        3. exonérés ou détaxés (indiquer la raison de l'exonération); ou
        4. ne s'applique pas;
      6. les autres taxes;
      7. les conditions de livraison, par exemple :
        1. FAB (franco à bord) destination,
        2. FAS (franco le long du navire),
        3. FAF (franco le long de l'avion),
        4. FAB transporteur commun à l'usine de l'entrepreneur;
        5. CAF (coût, assurance et fret);
      8. les dispositions relatives aux fluctuations de taux de change, s'il y a lieu. Indiquer le montant des devises étrangères qui est assujetti au taux de change et toute condition spéciale;
      9. toutes dispositions relatives à l'échelle mobile, sauf celles prévues dans les conditions générales faisant partie du contrat (par ex., la taxe de vente, la taxe d'accise, les droits de douane);
      10. l'option : le mode ou la formule d'établissement des prix, plus la date finale prévue pour la levée d'option.
    2. Mentionner toute exigence relative au paiement anticipé.
    3. Indiquer la base de paiement proposée pour les travaux imprévus (mentionné dans la rubrique « Proposition » et prévu dans la rubrique « Coût », à titre de montant estimatif).
    4. S'il y a un grand nombre d'articles et/ou de destinations, insérer l'énoncé suivant à la rubrique « Base de paiement » :
      « Les prix unitaires (ou de lot) pour un montant total de ________$, taxe de vente ________, FAB_______________, tel qu'indiqué en détails à l'annexe ci-jointe ou dans une annexe jointe au contrat proposé. »
  6. Remarques
    S'assurer que le choix du fournisseur et le prix sont convenablement justifiés à l'aide des critères ci-dessous :
    1. Indiquer combien de fournisseurs ont été invités à soumissionner et la méthode adoptée pour demander des soumissions. Dans le cas d'un processus concurrentiel, indiquer le nombre de soumissions reçues et la position relative du soumissionnaire recommandé en ce qui touche le prix, par ex., le soumissionnaire le moins-disant est recommandé. Lorsqu'une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique) est choisie, l'autorisation légale de recourir à une exception au processus de soumissions concurrentielles doit être précisée. (Voir les articles 3.10 Processus de passation de contrats concurrentiels et 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels.)
    2. Si la soumission recommandée n'est pas la soumission recevable la plus basse, expliquer clairement pourquoi toute autre soumission moins élevée n'est pas acceptable.
    3. Si une soumission est jugée irrecevable parce qu'elle ne satisfait pas aux exigences obligatoires de la demande de soumissions, mais que le prix est moins élevé que la soumission recevable la plus basse, énoncer brièvement les principales insuffisances.
    4. Si deux soumissions comportent un prix identique et que l'on recommande d'accepter une des deux, indiquer les critères qui ont présidé à ce choix.
    5. Si la demande de soumissions n'a pas été effectuée sur une base concurrentielle, indiquer les raisons qui expliquent ce choix. Dans le cas où il n'y a pas eu concurrence, indiquer quelle attestation de prix a été obtenue et expliquer pourquoi le prix est jugé raisonnable et justifié. Inclure un bref résumé de la Partie 2, Section F2, Prix précédent, du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. .
    6. Si des dérogations aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT sont recommandées, présenter les opinions exprimées par les directions générales fonctionnelles intéressées, en précisant les conséquences financières ou autres, et donner les raisons d'une telle recommandation. Dans la mesure du possible, exprimer en termes financiers les obligations prévues pour le Canada.
    7. S'il y a dérogation aux dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne, l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce ou de l’Accord de libre-échange canadien, donner les motifs pour lesquels la dérogation est recommandée.
    8. Si on demande d'approuver un montant estimatif pour les travaux supplémentaires imprévus, les modifications de conception ou l'échelle mobile de prix, tel qu'il a été indiqué initialement à la rubrique « Proposition » estimé à la rubrique « Coût » et justifié à la rubrique « Base de paiement », indiquer les motifs à l'appui dans cette section.
    9. Décrire les options dans la présente section, y compris les critères qui seront utilisés pour déterminer si l'option doit être exercée.
    10. Si le contrat proposé est d'une valeur supérieure à 2 M$ en biens et en services ou de n'importe quelle valeur lorsque les retombées socio-économiques sont jugées importantes, inclure une section portant sur les considérations socio-économiques, y compris toutes les questions touchant le financement. Annexer les recommandations du comité de gestion spécial ou du Comité d'examen des acquisitions.
    11. Si des paiements anticipés sont recommandés, expliquer pourquoi et indiquer les avantages pour le Canada.
    12. Inclure une déclaration relative au contenu canadien et à la création ou au maintien d'emplois au Canada ainsi qu'une indication de l'endroit où ces emplois seront créés.
    13. Présenter les risques considérés comme moyens, moyens-élevés et élevés ainsi que les stratégies d’atténuation proposées.
    14. Décrire brièvement la formule utilisée pour le calcul du profit.
    15. Préciser les dates de début et de fin des livraisons prévues dans la soumission dont l'acceptation est recommandée. Ne pas inclure tous les détails de livraison.
    16. Dans la mesure du possible, indiquer le numéro du CT qui sanctionne l'approbation du programme du ministère client.
  7. Date d'expiration
    Mentionner la date d'expiration de la soumission.
    NOTA : S'il y a véritablement urgence, celle-ci doit être signalée à la Partie 1, dans la section « Attention prioritaire ».

Partie 2 Données complémentaires – demande de contrat – formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2

En particulier, remarquer les renseignements figurant aux sections A à F ci-dessous.

Lorsqu'une stratégie d'approvisionnement non concurrentielle (fournisseur unique) est choisie conformément à l'exception du paragraphe 6.d) du Règlement sur les marchés de l'État, les réponses aux questions qui se trouvent à l' Annexe 3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques doivent être jointes à cette Partie 2.

Section A - Détails de la demande de contrat ou de la demande

  1. Lorsque le contrat proposé que l'on demande d'approuver n'indique pas tous les biens ou services demandés par le client et que la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. n'a pas précisé ce point clairement, énumérer brièvement, pour la gouverne du titulaire du pouvoir d'approbation, le nombre total des articles inscrits sur la demande et le nombre inscrit dans le contrat proposé. Si l'explication est trop longue, renvoyer à l'appendice ou au document versé au dossier qui contient toutes les précisions.
  2. Si les biens ou services demandés sont les mêmes que ceux du fournisseur proposé, que l'on recommande d'accepter, les décrire dans cette section ou faire référence aux spécifications des travaux.

Section B – Conditions spéciales non précisées à la Partie 1

  1. Signaler toute condition spéciale pouvant influer sur le contrat proposé et qui n'est pas indiquée dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., par exemple, la garantie financière et les redevances. Vérifier la conformité avec les politiques suivantes (certains secteurs ou régions préféreront traiter de ces politiques à la Section F, ce qui est également acceptable)  :
    1. les sanctions internationales;
    2. le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi;
    3. le conflit d'intérêts.
  2. Il n'est pas nécessaire de mentionner les dispositions d'échelle mobile normales contenues dans les conditions générales.

Section C – Livraison

Énoncer les exigences en matière de livraison précisées par le client et promises par le fournisseur, ainsi que l'acceptabilité de la livraison si elle n'est pas conforme à la livraison précisée.

Section D - Type de document contractuel

Indiquer le type de document contractuel, p. ex. « Votre offre est acceptée »; « Nous vous demandons »; « Offre à commandes »; « Votre proposition est acceptée »; « Accord formel ».

Section E - Soumissions reçues

Indiquer s'il y a eu un dépouillement public des soumissions.

Section F - Motifs de la recommandation

F1 Justification de prix pour les cas négociés

S'il n'y a pas eu mise en concurrence, indiquer la justification de prix qui a été obtenue, si celle-ci n'a pas été mentionnée dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.. Indiquer les raisons pour lesquelles les divers éléments de prix sont jugés raisonnables et justifiés. Justifier l'élément de profit ou de majoration qui est recommandé.

F2 – Prix précédents

Donner des précisions sur les prix précédents pour des contrats négociés lorsque ces prix sont connus, y compris le pourcentage de majoration ou de réduction, et donner une explication de toute majoration importante. Fournir également ces renseignements pour des contrats concurrentiels, à moins que le nombre d'articles de faible valeur rende la comparaison trop complexe pour servir une fin utile.

F3 - Discordances éventuelles entre la demande de soumissions et la soumission recommandée

Lorsqu'il existe des discordances entre la demande de soumissions et la soumission recommandée, les préciser et concilier les montants.

F4 - Justification des dérogations aux politiques ministérielles, modification ou suppression dans conditions générales et les conditions générales supplémentaires

Justifier les dérogations à la politique du ministère dans cette section.

F5 - Acceptation des biens et services ne respectent pas les spécifications

Indiquer pourquoi on accepte les biens et services même s'ils ne sont pas conformes aux spécifications.

F6 – Méthode de paiement
  1. Donner une description complète de la méthode de paiement. Si des paiements progressifs sont proposés, donner une description complète, y compris toute retenue de garantie.
    Nota : S'il y a plusieurs articles, et que les prix des articles et les prix unitaires ne sont pas indiqués dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. ou dans un appendice à la Partie 1, faire référence au document particulier du dossier qui contient ces renseignements.
  2. Les autres données, le cas échéant, devraient être fournies à la Section F, par exemple :
    1. Joindre la liste des fournisseurs qui ont été invités à soumissionner et leur titre légal.
    2. Joindre l'opinion de l'agent financier sur l'état financier du fournisseur.
    3. Joindre l'opinion du conseiller juridique sur la nature légale de l'affaire et de la présentation du contrat, y compris l'uniformité avec le contrat.
    4. Si ce n'est déjà fait à la Section B, évaluer la conformité de l'entrepreneur en ce qui a trait à ce qui suit :
      1. les sanctions internationales;
      2. le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi;
      3. dispositions sur les conflits d'intérêts.