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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

6.5.1. Plan d'achat

  1. Le plan d'achat est un document qui établit la stratégie visée quant à la façon dont un achat sera réalisé avant que toutes activités d'achat importantes ne soient entreprises, telles que l'affichage d'un PAC ou le début des négociations. Le plan d'achat constitue un élément clé pour la discussion et l'examen de questions telles que la soumission concurrentielle ou l'attribution d'un contrat à un fournisseur unique, et les retombées industrielles et régionales.
  2. Avant d'émettre une demande de soumissions pour tout approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent obtenir l'approbation du plan d'achat au niveau approprié. On doit utiliser le document d'approbation approprié selon le niveau d'approbation exigé, tel qu'indiqué aux articles 6.5.1.1 Plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau inférieur à celui de directeur général et 6.5.1.5 Plan d'achat formel. L'agent de négociation des contrats doit faire approuver le contrat subséquent avant de l'émettre.
  3. Deux formulaires sont disponibles pour les plans d'achat :
    1. le plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général;
    2. le modèle de plan d'achat formel.

6.5.1.1 Plan d'achat pour les achats qui doivent être approuvés à un niveau inférieur à celui de directeur général

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  1. Le formulaire de plan d'achat est utilisé pour les achats que l'on estime devoir faire approuver à un niveau équivalent ou inférieur à celui de directeur général lorsque l'information exigée pour obtenir l'approbation préalable d'un contrat est insuffisante.
  2. Dans le cas des achats dans la sphère des pouvoirs délégués du Ministère, les agents de négociation des contrats peuvent utiliser le plan d’achat se trouvant dans l’Environnement automatisé de l’acheteur ou un formulaire semblable. Une évaluation des risques liés aux achats doit être effectuée avant de remplir le plan d'achat, puis y être jointe. Le plan d’achat doit comprendre une description des risques moyens-élevés et élevés ainsi que des propositions de stratégies d’atténuation, s’il y a lieu.
  3. Dans le cas des achats dépassant les pouvoirs du ministère, le plan d’achat doit prendre la forme d’une note de service du directeur principal (ou du directeur) à l’intention du directeur général ou du directeur général régional. Il doit comprendre les éléments indiqués à l’Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d’achat.
  4. Les plans d'achat sont préparés pour être signés par le titulaire du pouvoir d’approbation compétent. Les agents de négociation des contrats devraient consulter l'article 3.1.1 Planification des achats pour obtenir une liste des éléments qui pourraient être inclus dans un plan d'achat.
  5. Dans le cas des achats non concurrentiels, y compris ceux pour lesquels on a publié un préavis d’adjudication de contrat, une copie signée du plan d’achat formel approuvé doit être envoyée au sous-ministre adjoint dans les 48 heures suivant leur approbation par le directeur général ou le directeur général régional.
  6. En cas de modifications importantes au plan d’achat original, le niveau de complexité doit être revu, une nouvelle évaluation des risques doit être menée, les Services consultatifs de gestion des risques doivent être consultés au besoin, et le plan d’achat doit être présenté à nouveau.

6.5.1.5 Plan d'achat formel pour les niveaux de complexité 4 et 5

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  1. Le plan d'achat formel est obligatoire pour l'approbation de la stratégie d’achat. Il est préparé chaque fois qu’un contrat découlant d’un achat doit être approuvé par le sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements ou de l’un de ses supérieurs.
  2. Le sous-ministre adjoint approuvera tous les plans d’achat formels liés aux achats de niveaux de complexité 4 et 5.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient préparer le plan d’achat formel suivant le modèle qui se trouve à l’Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d’achat.
  4. Le plan d’achat formel doit décrire en détail les risques moyens, moyens-élevés et élevés ainsi que les stratégies d’atténuation proposées tels que prévus dans l’évaluation des risques. L’évaluation des risques doit être jointe au plan d’achat formel.
  5. En cas de modifications importantes au plan d’achat original, le niveau de complexité doit être revu, une nouvelle évaluation des risques doit être menée, les Services consultatifs de gestion des risques doivent être consultés, et le plan d’achat doit être présenté à nouveau.