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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.1. Annexe : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques

Fournir des réponses, selon le cas, aux questions contenues dans le modèle ci-dessous afin d'expliquer et de justifier le recours à l'exception 6. (d) du Règlement sur les marchés de l’État (RME) pour l'attribution d'un contrat de biens ou de services à un fournisseur unique. L'agent de négociation des contrats doit répondre à toutes les questions, avec l'aide du ministère client, et confirmer, le cas échéant, qu'une question ne s'applique pas au contrat ou à l'offre à commandes sous examen. Quelques exemples de réponse sont également fournis à titre de ligne directrice.

Nota :Dans le cas de contrats ou d'offres à commandes portant sur des services, les agents de négociation des contrats devraient être convaincus que le contrat de services en question est l'instrument pertinent, par opposition à d'autres instruments tels qu'une subvention, une contribution ou un contrat de travail, que ce soit pour un emploi d'une durée déterminée ou occasionnel ou une nomination par un ministre.

Questions du Conseil du Trésor en réponse aux clients en matière d'appels d'offres uniques
NO. QUESTION RÉPONSE DU CLIENT
1

Le marché à fournisseur exclusif proposé est-il lié à un achat et à une stratégie d'acquisition antérieurs en vue d'obtenir des quantités supplémentaires ou du soutien en service? Si oui, quelle était la stratégie approuvée?

Si vous avez répondu « oui », précisez quelle était la stratégie d'acquisition antérieure mise en œuvre par TPSGC. Indiquez le numéro de dossier du contrat antérieur (p. ex. l'achat initial a été annoncé comme un besoin concurrentiel, et il était indiqué que du matériel supplémentaire serait acheté ultérieurement auprès du fournisseur retenu).

Indépendamment de la stratégie approuvée, est-il réalisable ou abordable de faire appel à la concurrence?

Si vous avez répondu « oui » à la question no 1, ce besoin peut-il être annoncé comme un besoin concurrentiel?

Si la réponse est « non », répondez à la question ci-dessous.

Si non, établir le coût, le calendrier et les autres aspects connexes.

Expliquez pourquoi ce besoin ne peut être annoncé comme un besoin « concurrentiel ».

2

Le fournisseur ou ses distributeurs approuvés détiennent-ils en exclusivité le titre de propriété intellectuelle (PI) pour les biens et les services visés? Si oui, fournir des détails. Quels sont les droits d'utilisation du Canada relativement à la PI, le cas échéant?

Si vous avez répondu « oui », vous devriez donner des renseignements concernant le fournisseur, et préciser s'il s'agit d'un fabricant de l'équipement ou d'un revendeur de produits à valeur ajoutée exclusif autorisé.

Indiquez clairement pourquoi nous faisons directement affaire avec cette entreprise, par exemple :

  1. Nous faisons directement affaire avec le constructeur OEM, l'entreprise ABC ltée, puisqu'elle est le propriétaire, le concepteur du matériel et le détenteur exclusif du titre de PI. L'entreprise n'autorise PAS les revendeurs à valeur ajoutée ou des distributeurs pour leur équipement.
  2. Nous faisons affaire avec l'entreprise XYZ Distribution inc. puisqu'elle est l'unique distributeur et le seul revendeur autorisé, à valeur ajoutée, pour vendre et offrir du soutien technique au Canada pour l'équipement assemblé par le constructeur OEM, l'entreprise ABC ltée.
3

Y a-t-il dans les lois et les règlements des dispositions qui interdisent le recours au régime de concurrence pour ce bien ou ce service? Si oui, fournir des détails.

Existe-t-il une législation provinciale ou fédérale qui oblige les clients à acheter uniquement les biens et services décrits?

4

Y a-t-il d'autres sources d'approvisionnement pour le même matériel ou soutien ou leur équivalent? Si non, expliquez.

Si vous vous invoquez de l'exception du paragraphe 6d) du Règlement sur les marchés de l'État, vous devriez indiquer qu'aucun autre fournisseur ne peut répondre aux caractéristiques de rendement obligatoires déterminées par le client. Vous devriez faire référence à la justification de fournisseur unique qui est jointe.

Y a-t-il d'autres sources d'approvisionnement pour le même matériel ou soutien ou leur équivalent? Si non, expliquez. Si oui, quelles options de rechange ont été envisagées et pourquoi n'ont-elles pas été recommandées?

Si la réponse est « oui » et que d'autres sources d'approvisionnement existent, nous devons alors lancer un processus concurrentiel.

Si une recherche déjà effectuée confirme qu'un seul fabricant peut satisfaire aux exigences de rendement obligatoires, nous devons le mentionner.

Nota : Le fait d'avoir différents fabricants « pré­évalués » dans le cadre d'un processus d'évaluation n'est pas suffisant, à moins que ce processus n'ait été effectué avec TPSGC. De même, choisir un fabricant simplement parce qu'il est le « meilleur » ou parce qu'il offre les « prix les plus bas » n'est pas acceptable sans processus concurrentiel lancé par TPSGC.

5

La proposition tient-elle compte des modes de fonctionnement communs ou de la compatibilité avec l'équipement existant? Si oui, quels sont les coûts et les répercussions sur les opérations qui sont engendrés par la gestion de multiples versions?

L'équipement requis doit-il être compatible avec l'équipement existant, les logiciels existants, ou avec de l'équipement utilisé dans d'autres installations au Canada, en Amérique du Nord et ailleurs dans le monde?

Si la réponse est « oui », nous devons, au moins :

  1. Indiquer clairement quel équipement et ou logiciel du client (ou d'autres centres de recherches) doit être compatible avec le besoin actuel.
  2. Préciser ce qu'entend le client par « compatible ». Les machines communiquent-elles entre elles d'une installation à l'autre? Des échantillons font-ils l'objet d'un examen croisé et sont-ils comparés d'une installation à l'autre? Nous devons être précis.
  3. Déterminer les coûts opérationnels et les répercussions liés à la gestion de multiples versions (plusieurs fabricants, plusieurs programmes logiciels). Quel serait le prix de la non-conformité pour le client? Le coût d'une nouvelle formation? Le coût lié à l'obligation de réexaminer les protocoles, les procédures, les processus? Y a-t-il un coût lié au fait de retarder ce programme plus longtemps?
6

Expliquez pourquoi le prix est juste et raisonnable; décrivez comment on est arrivé au soutien des prix et résumez les négociations.

Le client peut indiquer tout renseignement préliminaire fourni par le fournisseur (proposition financière). De même, TPSGC, à titre d'agent de négociation des contrats, sera responsable de négocier un prix juste et raisonnable et de s'assurer que ces prix sont justes et raisonnables pour le Canada.

7

Y a-t-il d'autres facteurs qui ont amené à recommander le recours à un processus non concurrentiel? Si oui, fournissez les détails et la justification raisonnée.

a) Quelle est la probabilité que le contrat soit modifié ou qu'un contrat subséquent soit attribué à la même personne?

Est-il possible que l'on acquiert de l'équipement ou des services de garantie supplémentaires? Si c'est le cas, nous devrions intégrer des « options d'achat » au contrat.

Décrivez les mesures qui ont été prises pour trouver différents fournisseurs et expliquez les répercussions que les seuils fixés dans les accords commerciaux ou les limites de passation/modification des marchés prévues dans la Directive du CT sur les marchés auront sur la stratégie d'approvisionnement proposée?

Le client a-t-il déployé des efforts pour trouver des fournisseurs éventuels et déterminer ce qui est offert dans la collectivité des fournisseurs?

- TPSGC indiquera quels accords commerciaux s'appliqueraient.

« Le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC a consulté le client concernant les besoins futurs, et le client a confirmé qu'il n'aura pas besoin d'autre équipement »; ou« Le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC a consulté le client concernant les besoins futurs et le client a confirmé, qu'il pourrait avoir besoin d'autre équipement; par conséquent, les options d'achat d'équipement supplémentaire seront intégrées au contrat. »

TPSGC affichera un préavis d'adjudication de contrat sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) afin de s'assurer qu'il n'existe réellement aucun fournisseur en mesure de répondre à ce besoin.

Cette exigence est assujettie aux accords commerciaux suivants : ALEC/ACI, ALENA, AECG, AMP-OMC.

b) Compte tenu du mandat de votre organisation, décrivez les efforts déployés pour conclure des ententes d'acquisition à long terme permettant de composer avec des activités semblables (p. ex. l'émission d'une offre permanente).

Le client doit établir toute stratégie d'achat à long terme qui servira à répondre aux besoins à venir :

Le client cherchera à savoir s'il est possible de regrouper ses achats avec d'autres ministères.

Le client encouragera TPSGC à inclure une gamme supplémentaire d'équipement dans les offres à commandes ultérieures, dans la mesure possible.

TPSGC désignera aussi le chef d'équipe national des biens et services et discutera de la possibilité d'inclure cette exigence aux offres à commandes ultérieures.