Objet
L’AP-139R1 remplace et annule l’AP-139.
L’avis relatif aux politiques (AP)-139R1 a pour but d’informer les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements de TPSGC des nouvelles clauses et des nouveaux modèles rédigés pour appuyer la mise en œuvre de la Directive sur les marchés de l’État, incluant les baux immobiliers, dans la région du Nunavut (la Directive).
Date d’entrée en vigueur
Le présent avis relatif aux politiques entre en vigueur immédiatement et il soutient la Directive entrée en vigueur le 20 décembre 2019. Le Guide des approvisionnements, le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) ainsi que les modèles uniformisés d’approvisionnement ont été mis à jour.
Contexte
Le 20 décembre 2019, la Directive sur les marchés de l’État, incluant les baux immobiliers, dans la région du Nunavut du Conseil du Trésor entrait en vigueur. La Directive a été élaborée en étroite consultation avec la Nunavut Tunngavik Incorporated (NTI) (disponible seulement en anglais) l’organisation inuite désignée pour l’Accord entre les Inuits de la région du Nunavut et Sa Majesté la Reine du chef du Canada (Accord du Nunavut). La Directive appuie les obligations du gouvernement du Canada énoncées dans l’article 24 (marchés publics) (disponible seulement en anglais) de l’Accord du Nunavut, qui sont de fournir une aide raisonnable aux entreprises inuites pour leur permettre de participer aux marchés publics, de fournir des biens, des services, des services de construction et des baux immobiliers.
Application de la Directive
Les exigences de la Directive s’appliquent à n’importe quel marché de l’État (tel qu’il est défini au paragraphe 24.1.1 de l’Accord du Nunavut), y compris les baux immobiliers, lorsque les produits livrables, ou une partie de ceux-ci, comprennent une livraison finale ou l’exécution dans la région du Nunavut.
La Directive s’applique aux ministères et aux organismes nommés dans les annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), à l’exception de l’Agence du revenu du Canada, et aux commissions établies en vertu de la Loi sur les enquêtes qui sont désignées comme des ministères aux fins de la LGFP.
En cas de divergence entre la directive et une exigence de toute autre politique ministérielle ou du Conseil du Trésor, la Directive l’emportera.
Guide sur les marchés de l’État dans la région du Nunavut (le Guide)
Tel qu’il est exigé dans la Directive, un guide pancanadien intitulé « Guide sur les marchés de l’État dans la région du Nunavut » a été élaboré afin d’aider les autorités contractantes (AC) et les autorités techniques (AT) à s’acquitter des obligations énoncées dans la Directive. Le Guide suppose une compréhension générale du processus d’approvisionnement du Canada, et concentre les conseils sur les domaines où la Directive se démarque significativement de l’approche d’approvisionnement standard. Il peut être consulté ici : Guide sur les marchés de l’État dans la région du Nunavut.
Résultats escomptés
La Directive et ses mesures de mise en œuvre (y compris le Guide) reflètent les résultats attendus du chapitre 24 de l’Accord du Nunavut, qui s’énoncent ainsi, dans la mesure du possible :
- une participation accrue des entreprises inuites aux occasions d’affaires dans la région du Nunavut;
- la capacité accrue des entreprises inuites de participer aux processus concurrentiels en vue d’obtenir des marchés de l’État et des baux immobiliers dans la région du Nunavut; et
- l’embauche d’Inuits (à un niveau représentatif) dans la main-d’œuvre de la région du Nunavut.
Si les directives de ce guide sont suivies, les obligations en matière d’approvisionnement prévues dans l’Accord du Nunavut devraient être appliquées de manière plus uniforme au sein du gouvernement fédéral.
Principales mesures stratégiques de la Directive
- Répertoire des entreprises inuites (REI) (disponible seulement en anglais)
Conformément à l’Accord du Nunavut, la REI est responsable de préparer et de tenir un répertoire des entreprises inuites, et de déterminer les produits et services qu’elles offrent. Cette liste est appelée Répertoire des entreprises inuites (REI). Les AC et les AT doivent consulter la REI avant de lancer une invitation à soumissionner pour un marché de l’État dans la région du Nunavut.
Les AC et les AT ont été instruits de se fier directement au REI afin de confirmer si un soumissionnaire ou son ou ses sous-traitants satisfont à la définition d’entreprise inuite aux fins de l’appel d’offres limité, ou pour l’octroi de points liés aux critères s’appliquant aux avantages pour les Inuits et pour le Nunavut.
- Réserver des appels d’offres aux entreprises inuites
La Directive établit une nouvelle mesure stratégique obligatoire afin de limiter les appels d’offres pour les marchés de l’État aux entreprises inuites faisant partie du REI lorsque deux entreprises ou plus sont inscrites pour ce produit ou ce service.
- Critères d’avantages pour les Inuits/critères d’avantages pour le Nunavut (CAI/CAN)
La Directive exige que les critères d’évaluation de la soumission (en fonction desquels toutes les soumissions doivent être évaluées) se rapportant aux avantages pour les Inuits et le Nunavut soient inclus dans tous les concours, selon la valeur estimée du marché. Dans le cas d’approvisionnements pour lesquels la valeur estimée totale du marché est de plus de 100 000 $, les CAI/CAN doivent être inclus dans l’appel d’offres, et pour les marchés de moins de 100 000 $, il « faut faire tout ce qui est en son pouvoir » pour les inclure dans la mesure du possible, et tout en respectant les principes d’une saine gestion de l’approvisionnement.
Les CAI et les CAN sont utilisés avec les prix et les critères techniques afin d’évaluer les appels d’offres et de sélectionner le soumissionnaire retenu.
Les critères s’appliquant aux avantages pour les Inuits sont les suivants :
- embauche de personnel inuit : pour évaluer l’emploi d’une main-d’œuvre inuite.
- formation ou développement des compétences des Inuits : pour évaluer la prise d’engagements, dans le cadre du marché, en ce qui concerne la formation ou le développement des compétences des Inuits.
- propriété inuite (entrepreneur principal ou entreprise sous-traitante), pour évaluer si le soumissionnaire est une entreprise inuite faisant partie du REI, et si des entreprises inuites inscrites au REI seront embauchées à titre de sous-traitantes pour l’exécution du marché de l’État.
Les critères s’appliquant aux avantages pour le Nunavut sont les suivants :
- emplacement dans la région du Nunavut : pour évaluer si le soumissionnaire ou la ou les entreprises sous-traitantes ont un siège social, des bureaux administratifs ou d’autres installations dans la région du Nunavut.
- Dégroupement
Le dégroupement est un processus qui consiste à analyser l’approvisionnement afin de déterminer s’il est possible de lancer des appels d’offres par regroupements de produits ou de séparer une partie de l’exigence pour en faire un marché plus petit. Les AC et les AT doivent déterminer si les exigences opérationnelles de l’approvisionnement permettent, lorsque c’est possible et cohérent avec une bonne gestion des approvisionnements, de diviser un marché de grande envergure pour permettre aux entreprises inuites plus petites et plus spécialisées de présenter des soumissions. - Exigences en matière de documents et rapports obligatoires
- Documentation : L’annexe C de la Directive exige des AC et des AT qu’elles documentent et justifient certaines décisions relativement à l’approvisionnement.
- Présentation de rapports : L’annexe D de la Directive exige des AC et des AT qu’elles remplissent des rapports sur les marchés de l’État estimés à plus de 10 000 $ dans la région du Nunavut, et les présentent.
Aperçu des changements
En appui à l’AP-139R1, des ajouts au Guide des CCUA, et modifications aux modèles uniformisés d’approvisionnement et au Guide des approvisionnements ont été apportées. Ces ajouts visent à soutenir davantage les autorités contractantes qui cherchent à intégrer les obligations découlant de la Directive du Nunavut dans leurs marchés publics.
La Division des Politiques de l’approvisionnement autochtone (DPAA) du Secteur de la Politique Stratégique doit être informé des acquisitions qui auront lieu dans la Région du Nunavut. Les AC peuvent être tenus responsable de fournir des renseignements particuliers au dossier de Division des Politiques de l’approvisionnement autochtone à chaque étape de leur approvisionnement concernant la mise en œuvre de la Directive.
Il existe des modèles supplémentaires (Plan des avantages pour les Inuits [PAI], évaluation du PAI, et rapport d’étape du PAI) dont il est fait mention dans les nouvelles clauses du Guide des CCUA et dans les modèles uniformisés d’approvisionnement à appliquer aux approvisionnements du Nunavut assujettis à la Directive. Pour chaque nouvelle acquisition, les modèles supplémentaires les plus récents doivent être obtenus de la DPAA.
Les approvisionnements qui sont assujettis à la Directive et qui évalueront les PAI doivent également comprendre une clause de retenue du PAI pour s’assurer que le PAI soit appliqué. Pour chaque nouvel approvisionnement, la clause de retenue du PAI la plus récente et les directives sur son utilisation doivent être obtenues de la DPAA. Si un AC souhaite appliquer une clause de retenue pour permettre la participation des Autochtones à un approvisionnement non assujetti à la Directive du Nunavut, l'AC doit demander un avis juridique avant de le faire.
Sommaire des révisions apportées au Guide des approvisionnements
Le Guide des approvisionnements a été révisé de sorte qu’il tienne compte des coordonnées à jour de la Division des Politiques d’approvisionnement autochtone (DPAA).
Le Guide des approvisionnements a été mis à jour pour refléter le présent avis. Pour plus de détails, veuillez consulter les Sections du Guide des approvisionnements visées ci-dessous.
Sommaire des modifications apportées au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA)
De nouvelles clauses ont été élaborées pour le Guide des CCUA en vue de ce qui suit :
- W0202T – Directive sur le Nunavut
Informer les soumissionnaires potentiels que la Directive sur le Nunavut s’applique à l’approvisionnement et indiquer les objectifs qui en découlent. - W0203T – Directive sur le Nunavut : Plan des avantages pour les Inuits (PAI)
Informer les soumissionnaires que leurs propositions seront évaluées en fonction des critères pondérés et cotés du PAI liés aux avantages pour les Inuits et le Nunavut, et que le rendement et l’exécution seront surveillés, tout en assurant le respect des conventions. - W0204T – Directive sur le Nunavut : Établissement de rapports sur les avantages pour les Inuits et le Nunavut – Renseignements généraux
Informer les soumissionnaires que le Canada s’attend à ce que les dossiers relatifs aux avantages pour les Inuits et le Nunavut soient compilés et tenus et qu’ils fassent régulièrement l’objet de rapports. - W0205T – Directive sur le Nunavut : Réservé aux entreprises inscrites au Répertoire des entreprises inuites (REI)
Informer les soumissionnaires que l’appel d’offres est réservé aux entreprises inscrites au Répertoire des entreprises inuites. - W0027T1 – Directive sur le Nunavut : Cote combinée la plus élevée octroyée pour l’engagement lié au PAI, le mérite technique et le prix – Réservé aux entreprises inscrites au Répertoire des entreprises inuites (REI)
Informer les soumissionnaires de la méthode de sélection lorsque la demande de soumissions est réservée aux entreprises inscrites au Répertoire des entreprises inuites (REI). - W0027T2 – Directive sur le Nunavut : Cote combinée la plus élevée octroyée pour l’engagement lié au PAI, le mérite technique et le prix – Non réservé aux entreprises inscrites au Répertoire des entreprises inuites (REI)
Informer les soumissionnaires de la méthode de sélection lorsque la demande de soumissions n’est PAS réservée aux entreprises inscrites au REI. - W0206T – Directive sur le Nunavut : Entreprises inscrites au Répertoire des entreprises inuites (REI)
Informer les soumissionnaires qu’ils devront être inscrits au REI. - W0207C – Directive sur le Nunavut : Énoncé des travaux ou Besoin
Informer les entrepreneurs que les travaux doivent être exécutés tel qu’il est prévu dans le PAI. - W0208C – Directive sur le Nunavut : Divulgation de renseignements
Informer les entrepreneurs que les renseignements contenus dans le PAI et les rapports d’étape du PAI peuvent être transmis à des tiers. - W0209C – Directive sur le Nunavut : Rapport d’étape du plan des avantages pour les Inuits
Informer les entrepreneurs qu’ils doivent tenir des dossiers sur la réalisation des engagements pris dans le cadre du PAI et fournir régulièrement des rapports. - W0210C – Directive sur le Nunavut : Déclaration d’avantages imprévus pour les Inuits et le Nunavut
Informer les entrepreneurs qu’ils seront tenus de fournir un relevé des avantages imprévus qui pourraient être offerts aux Inuits et au Nunavut. - W0211C – Directive sur le Nunavut : Tiers professionnel indépendant
Informer les entrepreneurs qu’un professionnel indépendant peut être engagé pour confirmer que l’entrepreneur a bien respecté ses engagements contractuels liés au PAI. - W0212C – Directive sur le Nunavut : Écarts par rapport au Plan des avantages pour les Inuits
Informer les entrepreneurs qu’ils doivent prévenir le Canada de tout écart par rapport au PAI, l’expliquer en détail et proposer des solutions, sur demande. - W0213C – Directive sur le Nunavut : Autorité du Plan des avantages pour les Inuits du Canada
Nommer un représentant du Canada qui sera le point de contact responsable des questions concernant le PAI. - W0214C – Directive sur le Nunavut : Autorité responsable du Plan des avantages pour les Inuits de l’entrepreneur
Nommer un représentant de l’entrepreneur qui sera le point de contact responsable des questions concernant le PAI. - W0215C – Directive sur le Nunavut : Inscription continue au Répertoire des entreprises inuites (REI)
Informer les entrepreneurs qu’ils doivent figurer dans le REI pour la durée du contrat. - W3020C – Directive sur le Nunavut : Instructions relatives à la facturation – Services d’entretien
Fournir des instructions relativement à la facturation et informer les entrepreneurs que les factures doivent être accompagnées des rapports d’étape du PAI. - W3022C – Directive sur le Nunavut : Instructions relatives à la facturation – Demande de paiement progressif – Documents justificatifs exigés
Fournir des instructions relativement à la facturation et informer les entrepreneurs que les factures doivent être accompagnées des rapports d’étape du PAI. - W5001C – Directive sur le Nunavut : Instructions relatives à la facturation
Fournir des instructions relativement à la facturation et informer les entrepreneurs que les factures doivent être accompagnées des rapports d’étape du PAI.
Le Guide des CCUA a été mis à jour pour tenir compte du présent avis. Pour plus de détails, veuillez consulter les Items du Guide des CCUA visés ci-dessous.
Sommaire des révisions apportées aux modèles uniformisés d'approvisionnement
Le modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité élevée (CE) et le modèle de demande de soumissions et de contrat subséquent pour les besoins de complexité moyenne (CM) ont été modifiés de manière à intégrer les éléments de la Directive sur le Nunavut, y compris les références aux articles du Guide des CCUA ainsi que l’utilisation d’appels d’offres limités, de PAI et de rapports d’étape du PAI dans le processus d’approvisionnement standard.
Les modèles uniformisés d’approvisionnement ont été révisés sur GCpédia.
Coordonnées
Pour aviser la DPAA la Région du Nunavut et pour la version la plus récente de la clause de retenue du PAI et des modèles supplémentaires, ou pour obtenir des conseils et des directives générales sur les approvisionnements assujettis à la Directive, écrivez à la Division des Politiques de l’approvisionnement autochtone (DPAA) à TPSGC.PAContratsNunavut-APNunavutContracts.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Pour accélérer le traitement de leur demande, les AC doivent fournir les renseignements généraux du dossier définis à l’article 9.35.1.i.i « Renseignements généraux sur les traités modernes (ententes sur les revendications territoriales globales) » du Guide des approvisionnements.
Les questions concernant le Guide des approvisionnements (GA) peuvent être envoyées par courriel à l’adresse suivante : TPSGC.PASPSPublications-APSPSPublications.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Les questions portant sur le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) ou les modèles uniformisés d’approvisionnement peuvent être envoyées à l’adresse : TPSGC.Outilsdapprovisionnement-ProcurementTools.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.