Cette information est archivée et remplacée par Instructions uniformisées - demande d'offres à commandes - biens ou services - besoins concurrentiels (2023-06-08) 2006
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2006 (2007-05-25) Instructions uniformisées - demande d'offres à
commandes - biens ou services
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Renseignements généraux
01 Numéro d'entreprise - approvisionnement
02 Instructions, clauses et conditions uniformisées
03 Présentations des offres
04 Offres déposées en retard
05 Offres retardées
06 Transmission par télécopieur
07 Dédouanement
08 Capacité juridique
09 Droits du Canada
10 Rendement du fournisseur
11 Communications en période de soumission
12 Support des prix
13 Coûts relatifs aux offres
14 Déroulement de l'évaluation
15 Coentreprise
16 Autres renseignements
Renseignements généraux
Parmi les méthodes d'approvisionnement utilisées par Travaux publics et des
Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour répondre aux besoins des
ministères et organismes, il y a celle qui consiste à demander à des
fournisseurs de soumettre une offre à commandes pour la fourniture de biens,
la prestation de services ou les deux pendant une période déterminée.
TPSGC autorise ensuite des ministères et organismes particuliers à passer
des commandes subséquentes à l'offre à commandes précisant les quantités
exactes de biens ou le niveau de services qu'ils désirent commander à un
moment particulier au cours de la période de validité de l'offre et
conformément aux conditions préétablies.
Le processus débute habituellement par la publication d'une demande d'offre
à commandes (DOC) que les fournisseurs peuvent obtenir par l'entremise du
Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Une DOC
est une invitation aux fournisseurs à présenter une offre à commandes à
TPSGC. Les quantités de biens, les niveaux de services et les dépenses
estimatives précisés dans la DOC ne constituent qu'une approximation des
besoins exprimés de bonne foi. Une DOC n'engage pas TPSGC à autoriser
l'utilisation de l'offre à commandes ou à acheter des biens, des services
ou les deux ou à attribuer un contrat à cet effet. Une offre à commandes
n'est pas un contrat. L'émission par TPSGC d'une autorisation de passer
des commandes subséquentes à une offre à commandes (APCSOC) aux
fournisseurs retenus et aux ministères et organismes autorisés à passer des
commandes subséquentes ne constitue pas un engagement du Canada à commander
les biens, les services ou les deux offerts. Les ministères et les
organismes pourraient passer une ou plusieurs commandes subséquentes à
l'offre à commandes.
01 Numéro d'entreprise - approvisionnement
Les fournisseurs canadiens doivent avoir un numéro d'entreprise -
approvisionnement (NEA) avant qu'une offre à commandes soit émise. Les
fournisseurs peuvent s'inscrire pour obtenir un NEA du système Données
d'inscription des fournisseurs en se rendant sur le site Web d'Accès
entreprises Canada : http://contractscanada.gc.ca. Pour s'inscrire
autrement que par Internet, les fournisseurs peuvent communiquer avec la
LigneInfo d'Accès entreprises Canada au 1-800-811-1148 afin d'obtenir le
numéro de téléphone de l'agent d'inscription des fournisseurs le plus près.
02 Instructions, clauses et conditions uniformisées
Conformément à la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services
gouvernementaux, L.C., 1996, ch. 16, les instructions, les clauses et les
conditions identifiées dans la DOC, l'offre à commandes et contrat(s)
subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont incorporées par
renvoi et font partie intégrante de la DOC, de l'offre à commandes et de
tout contrat découlant de l'offre à commandes comme si elles y étaient
formellement .
03 Présentation des offres
1. Le Canada exige que chaque offre soit signée par l'offrant ou par
son représentant autorisé. Si une offre est déposée par une
coentreprise, elle doit être conforme à larticle 15.
2. Il appartient à l'offrant :
a) de demander des précisions sur les exigences contenues dans
la DOC, au besoin, avant de présenter une offre;
b) de préparer son offre conformément aux instructions contenues
dans la DOC;
c) de déposer une offre signée et complète au plus tard à la
date et à l'heure de clôture;
d) de faire parvenir son offre uniquement à l'Unité de réception
des soumissions de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC) tel qu'indiqué à la page 1 de
la DOC ou à l'adresse indiquée dans la DOC;
e) de veiller à ce que le nom de l'offrant, l'adresse de retour,
le numéro de la DOC ainsi que la date et l'heure de clôture
de la DOC soient clairement indiqués, sur l'enveloppe ou le
colis renfermant l'offre; et
f) de fournir une offre claire et suffisamment détaillée,
contenant tous les renseignements demandés concernant les
prix, afin de permettre une évaluation complète conformément
aux critères établis dans la DOC.
3. Si le Canada a fourni aux offrants différents formats d'un même
document (et que, par exemple, un document que l'on peut télécharger
dans le cadre du SEAOG existe également sur CD-ROM via SEAOG), le
format téléchargé dans le cadre du SEAOG sera prépondérant. Si le
Canada publie une modification à la DOC pour réviser tout document
fourni aux offrants selon différents formats, il ne mettra pas
nécessairement à jour tous les formats pour tenir compte des
révisions apportées. Il appartient à l'offrant de s'assurer que les
différents formats utilisés pour la DOC tiennent compte des
modifications apportées à la DOC et publiées dans le cadre du SEAOG.
4. Les offres seront valables pendant au moins soixante (60) jours à
compter de la date de clôture de la DOC, à moins d'avis contraire
dans la DOC. Le Canada se réserve le droit de demander par écrit
une prolongation de cette période à tous les offrants qui déposent
des offres recevables, dans un délai d'au moins trois (3) jours
avant la fin de la période de validité des offres. Si tous les
offrants qui ont déposé des offres recevables acceptent de prolonger
cette période, le Canada continuera d'évaluer les offres. Si cette
prolongation n'est pas acceptée par tous les offrants qui ont déposé
des offres recevables, le Canada, à sa seule et entière discrétion,
continuera d'évaluer les offres des offrants qui auront accepté la
prolongation ou annulera la DOC.
5. Les offres et les renseignements à l'appui peuvent être présentés en
français ou en anglais.
6. Pour les fins de ce paragraphe, les offrants qui ont une adresse au
Canada sont considérés comme étant des offfrants établis au Canada,
et les offrants qui ont une adresse à l'extérieur du Canada sont
considérés comme étant des offrants établis à l'étranger.
a) Les offrants établis au Canada doivent proposer des prix
fermes, les droits de douane et les taxes d'accise canadiens
compris, et la taxe sur les produits et services (TPS) ou la
taxe de vente harmonisée (TVH) exclue.
b) Les offrants établis à l'étranger doivent proposer des prix
fermes, les droits de douane et les taxes d'accise canadiens,
la TPS ou la TVH exclus. Les droits de douane et les taxes
d'accise canadiens payables par le Canada seront ajoutés, à
des fins d'évaluation seulement, aux prix présentés par les
offrants établis à l'étranger.
Bien que le Canada se réserve le droit démettre l'offre à commandes
FAB usine ou FAB destination, le Canada demande que les offrants
proposent des prix FAB usine ou point d'expédition et FAB
destination. Les offres seront évaluées sur une base FAB
destination.
7. Les offres reçues à la date et à l'heure de clôture stipulées ou
avant deviendront la propriété du Canada et ne seront pas retournées
à leur expéditeur. Toutes les offres seront traitées comme des
documents confidentiels, sous réserve des dispositions de la Loi sur
l'accès à l'information, L.R.C. (1985), ch. A-1 et de la Loi sur la
protection des renseignements personnels, L.R.C. (1985), ch. P-21.
8. À moins d'avis contraire dans la DOC, le Canada évaluera uniquement
la documentation qui accompagnera l'offre de l'offrant. Le Canada
n'évaluera pas l'information telle les renvois à des adresses de
sites Web où l'on peut trouver de l'information supplémentaire, ou
les manuels ou les brochures techniques qui n'accompagnent pas
l'offre.
04 Offres déposées en retard
TPSGC renverra les offres livrées après la date et l'heure de clôture
stipulées, à moins que ces offres ne soient considérées comme des offres
retardées selon les circonstances énoncées ci-dessous.
05 Offres retardées
1. Une offre livrée à l'unité de réception désignée après la date et
l'heure de clôture, mais avant l'émission de l'offre à commandes,
peut être prise en considération, à condition que l'offrant puisse
prouver que le retard est dû uniquement à un délai de livraison dont
la Société canadienne des postes (SCP) (ou l'équivalent national
d'un pays étranger) est responsable. On ne considère pas que
Purolator Inc. fait partie de la SCP pour l'application de cet
article sur les offres retardées. Les seules preuves acceptées par
TPSGC pour justifier un retard dû au service de la SCP sont les
suivantes :
a) un timbre à date d'oblitération de la SCP; ou
b) un connaissement de Messageries prioritaires de la SCP; ou
c) une étiquette Xpresspost de la SCP;
qui indiquent clairement que l'offre a été postée avant la date de
clôture.
2. Pour les offres transmises par télécopieur, seulement la date,
l'heure et l'endroit consignés par TPSGC serviront comme preuve
d'une offre retardée.
3. TPSGC n'acceptera pas les offres qui sont reçues en retard en raison
d'une erreur d'acheminement, du volume de trafic, de perturbations
atmosphériques, de conflits du travail ou d'autres motifs.
4. Le timbre de machine à affranchir, qu'il soit apposé par l'offrant,
la SCP ou le service postal d'un pays étranger, ne constitue pas une
preuve que l'offre a été expédiée à temps.
06 Transmission par télécopieur
1. À moins d'avis contraire dans la DOC, les offres peuvent être
transmises par télécopieur. Le seul numéro de télécopieur valide
pour la réception des réponses aux DOC émises par l'administration
centrale de TPSGC est le 819-997-9776. Le numéro de télécopieur
pour répondre aux DOC émises par les bureaux régionaux de TPSGC est
indiqué dans la DOC.
2. Si l'offrant soumet son offre par télécopieur, le Canada ne sera
responsable d'aucune défaillance attribuable à l'utilisation de ce
mode de transmission ou de réception. Entre autres, il n'assumera
aucune responsabilité pour ce qui suit :
a) réception d'une offre brouillée ou incomplète;
b) disponibilité ou condition du télécopieur utilisé pour la
réception;
c) incompatibilité entre le matériel utilisé pour l'envoi et
celui utilisé pour la réception;
d) retard dans la transmission ou la réception de l'offre;
e) défaut de la part de l'offrant de bien identifier l'offre;
f) illisibilité de l'offre;
g) sécurité des données incluses dans l'offre.
3. Les offres transmises par télécopieur constitueront les offres
officielles des offrants et devront être présentées conformément à
l'article 03. Pour les offres transmises par télécopieur, une
confirmation écrite doit être déposée dans un délai de deux (2)
jours ouvrables suivant la date de clôture de la DOC, à moins d'avis
contraire dans la DOC. Tous les documents servant à confirmer
l'offre devraient porter la mention « CONFIRMATION ».
07 Dédouanement
L'offrant a la responsabilité de prévoir un délai suffisant pour obtenir un
dédouanement, lorsqu'il y a lieu, avant la date et l'heure de clôture de la
DOC. Les retards dus à l'obtention d'un dédouanement ne peuvent être
considérés comme des « retards imprévus dus au service postal » et ne
seront pas admissibles selon l'article 05.
08 Capacité juridique
L'offrant doit avoir la capacité juridique de contracter. Si l'offrant est
une entreprise à propriétaire unique, une société de personnes ou une
personne morale, il doit fournir, à la demande du responsable de l'offre à
commandes, une déclaration et toutes les pièces justificatives demandées
indiquant les lois en vertu desquelles son entreprise est incorporée ou
enregistrée, ainsi que sa dénomination sociale et son lieu d'affaires. Ce
qui précède s'applique également si l'offrant est une coentreprise.
09 Droits du Canada
Le Canada se réserve le droit :
a) de rejeter l'une quelconque ou la totalité des offres reçues en
réponse à la DOC;
b) de négocier avec les offrants n'importe quel aspect de leur offre;
c) d'autoriser l'utilisation de toute offre en totalité ou en partie,
sans négociation;
d) d'annuler la DOC à n'importe quel moment;
e) d'émettre de nouveau la DOC;
f) si aucune offre recevable n'est déposée et que le marché n'est pas
modifié substantiellement, de relancer la DOC en invitant uniquement
les offrants qui ont déposé des offres, à déposer de nouveau leur
offre dans un délai indiqué par le Canada;
g) de négocier avec le seul offrant qui a déposé une offre recevable
pour s'assurer que le Canada profitera du meilleur rapport qualité/
prix.
10 Rendement du fournisseur
1. Le Canada peut rejeter une offre dans l'un des cas suivants :
a) l'offrant ou l'un de ses employés ou sous-traitants proposé
dans l'offre a été reconnu coupable en vertu de l'article 121
(Fraudes envers le gouvernement et Entrepreneur qui souscrit
à une caisse électorale), 124 (Achat ou vente d'une charge)
ou 418 (Vente d'approvisionnements défectueux à Sa Majesté)
du Code criminel;
b) l'offrant est assujetti à une mesure corrective du rendement
du fournisseur, en vertu de la Politique sur le rendement du
fournisseur, ce qui le rend inadmissible pour déposer une
offre pour répondre au besoin;
c) un employé ou un sous-traitant proposé dans l'offre est
soumis à une mesure corrective du rendement du fournisseur,
en vertu de la Politique sur le rendement du fournisseur, ce
qui rendrait l'employé ou un sous-traitant inadmissible pour
déposer une offre pour le besoin ou à la partie du besoin que
l'employé ou le sous-traitant exécuterait;
d) dans le cadre de transactions actuelles ou antérieures avec
le gouvernement du Canada :
(i) l'offrant déclare faillite ou ne peut, pour quelque
motif que ce soit, exercer ses activités pour une
durée prolongée;
(ii) des preuves de fraude, de corruption ou de fausse
déclaration ou des preuves confirmant l'incapacité de
respecter des lois protégeant les personnes contre
toute forme de discrimination ont été déposées, à la
satisfaction du Canada, à l'égard de l'offrant, de
l'un quelconque de ses employés ou d'un sous-traitant
proposé dans l'offre;
(iii) le Canada a exercé ses recours contractuels de
suspension ou de résiliation pour inexécution à
l'égard d'un contrat attribué à l'offrant ou à l'un
quelconque de ses employés ou sous-traitants proposés
dans l'offre;
(iv) le Canada détermine que le rendement de l'offrant dans
le cadre d'autres contrats, notamment l'efficacité et
la qualité dans l'exécution des travaux, ainsi que la
mesure dans laquelle l'offrant a respecté les clauses
et les conditions contractuelles dans l'exécution des
travaux, est suffisamment médiocre pour qu'on le
considère incapable de répondre au besoin faisant
l'objet de l'offre.
2. Dans le cas où le Canada a l'intention de rejeter une offre
conformément au paragraphe 1 pour des motifs distincts de ceux
exposés à l'alinéa 1(b), le responsable de l'offre à commandes le
fera savoir à l'offrant et lui donnera un délai de dix (10) jours
pour faire valoir son point de vue, avant de rendre une décision
définitive sur le rejet de l'offre.
11 Communications en période de soumission
Afin d'assurer l'intégrité du processus d'appel à la concurrence, toutes
les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la
DOC doivent être adressées uniquement au responsable de l'offre à commandes
dont le nom est indiqué dans la DOC. Le défaut de répondre à la demande
pourrait avoir pour conséquence que l'offre soit déclarée non recevable.
Afin d'assurer l'uniformité et la qualité de l'information fournie aux
offrants, les demandes de renseignements importantes reçues, ainsi que les
réponses à ces demandes, seront fournies simultanément à tous les offrants
qui auront reçu la DOC sans que le nom de l'auteur des demandes de
renseignements soit mentionné.
12 Support des prix
Lorsque l'offre d'un offrant est la seule offre déclarée recevable,
l'offrant doit fournir, à la demande du Canada, un ou plusieurs des
documents suivants pour justifier le prix, si cela s'applique :
a) la liste de prix publiée courante, indiquant l'escompte, en
pourcentage, offert au Canada; ou
b) une copie des factures payées pour une qualité et une quantité
semblable de biens, de services ou des deux vendus à d'autres
clients; ou
c) une ventilation des prix indiquant le coût de la main-d'oeuvre
directe, des matières directes et des articles achetés, les frais
généraux des services techniques et des installations, les frais
généraux globaux et administratifs, les coûts de transport, etc., et
le bénéfice; ou
d) des attestations de prix ou de taux; ou
e) toutes autres pièces justificatives demandées par le Canada.
13 Coûts relatifs aux offres
Aucun paiement ne sera versé pour des coûts encourus pour la préparation et
la présentation d'une offre en réponse à la DOC. L'offrant sera seul
responsable des frais engagés dans la préparation et la présentation d'une
offre, ainsi que des frais engagés par lui pour l'évaluation de son offre.
14 Déroulement de l'évaluation
Lorsque le Canada évalue les offres, il peut, sans toutefois y être obligé,
effectuer ce qui suit :
a) demander des précisions ou vérifier l'exactitude de certains
renseignements ou de tous les renseignements fournis par les
offrants relatifs à la DOC;
b) communiquer avec l'une ou toutes les personnes citées en référence
pour vérifier et attester l'exactitude des renseignements fournis
par les offrants;
c) demander, avant la date d'émission de l'offre à commandes, des
renseignements précis sur la situation juridique des offrants;
d) examiner les installations, les capacités techniques,
administratives et financières des offrants pour déterminer s'ils
sont en mesure de répondre aux exigences énoncées dans la DOC;
e) corriger toute erreur dans le calcul des prix totaux des offres en
utilisant les prix unitaires et toute erreur de quantités indiquées
dans les offres en fonction des quantités précisées dans la DOC;
f) vérifier tous les renseignements fournis par les offrants en faisant
des recherches indépendantes, en utilisant des ressources du
gouvernement ou en communiquant avec des tiers;
g) interviewer, aux propres frais des offrants, tout offrant et(ou) une
des personnes qu'ils proposent pour répondre aux exigences de la DOC.
Le responsable de l'offre à commandes établira le nombre de jours dont
disposeront les offrants pour se conformer à la demande concernant tout
item ci-haut mentionné. Le défaut de répondre à la demande pourrait avoir
pour conséquence que l'offre soit déclarée non recevable.
15 Coentreprise
1. Une coentreprise est une association d'au moins deux parties qui
regroupent leurs fonds, leurs biens, leurs connaissances, leur
expertise ou d'autres ressources dans une entreprise commerciale
conjointe, parfois appelé consortium, pour déposer ensemble une
offre pour un besoin. Les offrants qui présentent une offre à titre
de coentreprise doivent indiquer clairement qu'ils forment une
coentreprise et fournir les renseignements suivants :
a) le nom de chaque membre de la coentreprise;
b) le numéro d'entreprise - approvisionnement de chaque membre
de la coentreprise;
c) le nom du représentant de la coentreprise, c'est-à-dire le
membre choisi par les autres membres pour les représenter, le
cas échéant;
d) le nom de la coentreprise, le cas échéant.
2. Si les renseignements contenus dans l'offre ne sont pas clairs,
l'offrant devra fournir les renseignements à la demande du
responsable de l'offre à commandes.
3. L'offre et toute offre à commandes subséquente doivent être signées
par tous les membres de la coentreprise à moins qu'un membre ait été
nommé pour représenter tous les membres de la coentreprise. Le
responsable de l'offre à commandes peut, en tout temps, demander à
chaque membre de la coentreprise de confirmer que le représentant a
reçu les pleins pouvoirs pour agir à titre de représentant pour les
fins de l'offre et toute offre à commandes subséquente. Si une
offre à commandes est émise à une coentreprise, tous ses membres
seront conjointement et solidairement responsables de l'exécution de
tout contrat résultant d'une offre à commandes subséquente à l'offre
à commandes.
16 Autres renseignements
1. Pour obtenir d'autres renseignements, les offrants peuvent
s'adresser au responsable de l'offre à commandes dont le nom est
indiqué dans la DOC.
2. Les demandes de renseignements concernant la réception des offres
présentées en réponse aux DOC émises par l'administration centrale
de TPSGC peuvent être adressées à l'Unité de réception des
soumissions, Division de soutien opérationnel des approvisionnements,
au 819-
956-3370. Dans le cas des DOC émises par des bureaux régionaux de TPSGC,
les demandes de renseignements concernant la réception des offres peuvent
être adressées au responsable de l'offre à commandes dont le nom figure
dans la DOC.