Différents types d'appels d'offres

Les ministères peuvent lancer des appels d'offres sous différentes formes, à savoir :

Table des matières

L'Appel d'offres

Vous devez lancer une Invitation à soumissionner (IAS) lorsque toutes les conditions suivantes sont réunies :

  • Au moins deux fournisseurs sont en mesure d'exécuter le marché.
  • On peut évaluer les offres d'après des critères très clairement exprimés.
  • Les offres seront probablement toutes établies selon une base de tarification commune.
  • On doit accepter sans négociation l'offre recevable la moins-disante.

Vous devez prévoir de tenir une séance de dépouillement publique dans les cas où l'attribution du marché pourrait attirer de la publicité.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.10 Appel d'offres.

La Demande de renseignements ou Lettre d'intérêt

La préparation d'une proposition est souvent coûteuse pour l'entreprise. Afin de réduire l'ensemble des frais des entreprises et de s'assurer que tous les fournisseurs intéressés sont au moins au courant du projet de marché et ont l'occasion de participer à la concurrence, vous pouvez lancer l'appel d'offres en deux étapes.

  • Avant de lancer la DDP, vous pouvez demander aux fournisseurs intéressés de déposer une lettre d'intérêt et de présélection, à partir de laquelle on établira une liste abrégée de soumissionnaires. Ce processus pourrait se révéler adéquat lorsqu'on sait que de nombreux fournisseurs pourraient être intéressés : ceux qui ne déposent pas de lettre d'intérêt ne sont sans doute pas intéressés;
  • À la deuxième étape, vous lancez la DDP, pour inviter les fournisseurs inscrits à la liste abrégée à soumettre des propositions détaillées.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.5.5 Demande de renseignements ou lettre d'intérêt.

La Demande de proposition

Il s'agit de la méthode que vous utiliserez lorsque :

  • on invite un seul fournisseur (rappelez-vous que pour inviter plusieurs fournisseurs, on lance une Invitation à soumissionner);
  • vous vous attendez à négocier avec un ou plusieurs soumissionnaires certains aspects du marché;
  • le marché n'est pas clairement défini : on invite des fournisseurs à proposer une solution à apporter à un problème, à répondre à un besoin ou à réaliser un objectif, et l'entrepreneur sera sélectionné d'après l'efficacité de la solution proposée, et non seulement en fonction du prix proposé.

On doit évaluer les propositions conformément aux critères définis en particulier dans la Demande de proposition.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.15 Demande de soumissions.

La Demande de prix

Pour les marchés dont la valeur est égale ou inférieure à 25 000$, y compris dans le cas des offres faites par téléphone, vous devez normalement faire appel à la méthode de la Demande d'indication de prix (DIP). L'indication de prix n'est pas, techniquement, une offre. Pour qu'il y ait contrat, l'offre doit être acceptée.

Cependant, même pour le marchés de 25 000$ ou moins, il est préférable, dans certains cas, de lancer un appel d'offre sous forme d'Invitation à soumissionner ou de Demande de proposition.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.1 Demande de prix.
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La Demande d'offre à commandes

L’offre à commandes n’est pas un marché; il s’agit d’un outil administratif qui permet de commander efficacement des biens et des services auprès de fournisseurs, à des prix convenus d’avance ou selon des méthodes de calcul des prix comportant des conditions fixes, pour des durées précises et sur demande.

On doit utilier une demande d’offre à commandes lorsque :

  • au moins un client commande de façon répétitive les mêmes produits ou services et que la demande réelle n’est pas connue à l’avance;
  • on prévoit qu’on aura besoin de divers biens ou services à des fins précises, mais qu’on ne connaît pas les besoins réels et que les biens ou services doivent être livrés lorsqu’un besoin est établi.

On ne doit pas utiliser une demande d'offre à commandes :

  • lorsque les prix ou les conditions ne sont pas mentionnés ou peuvent être modifiés en tout temps par le proposant (exception faite des cas où on mentionne des prix unitaires maximums, qui peuvent être rajustés à la baisse en utilisant une formule établie à l’avance);
  • lorsqu’on prévoit que les clients négocieront davantage les prix ou les conditions de base qui pourront avoir été établis par TPSGC.

Dans ces circonstances, on doit recourir à un arrangement en matière d’approvisionnement.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.20 Demande d'offres à commandes.

La Demande d'arrangement en matière d’approvisionnement

Un arrangement en matière d’approvisionnement (AA) est une méthode d’approvisionnement dans le cadre de laquelle les clients peuvent lancer des appels d’offres auprès d’un groupe de fournisseurs préalablement sélectionnés. Un AA ne constitue pas un contrat et ne lie pas légalement les parties qui n’ont signé que ce document.

On devrait avoir recours à un AA si :

  • un bien ou un service est acheté de façon régulière;
  • une offre à commandes ne convient pas, en raison des éléments variables des commandes subséquentes (p. ex., méthodes et modalités de paiement variables et énoncé des travaux ou des biens ne pouvant être définis convenablement à l’avance);
  • la valeur du bien ou du service s’exprime le mieux par un prix plafond;
  • les clients peuvent négocier une réduction de prix à partir du prix plafond;
  • il est plus efficace pour TPSGC de fournir un tel cadre que d’assumer le rôle d’autorité contractante.

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.25 Demande d'arrangements en matières d'approvisionnement.

L'Achat par téléphone

Il s'agit d'une forme de Demande de prix : L'acheteur demande une indication de prix par téléphone, lorsque le marché a une valeur qui n'est pas supérieure à 5 000$ (concurrentiel) ou 10 000$ (non concurrentiel). Le soumissionnaire n'a pas à confirmer son offre par écrit; vous devez toutefois noter dans le dossier les détails de l'offre faite par téléphone. Si vous acceptez une offre par téléphone, vous devez confirmer le contrat par écrit.
Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.10.5 Achat par téléphone.

Renseignements supplémentaires

Pour des renseignements supplémentaires, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Processus de demandes de soumissions.