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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.10.20. Demande d'offres à commandes

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. La demande d'offres à commandes (DOC) est utilisée pour solliciter des offres dans le cadre des méthodes d'approvisionnement par offre à commandes. Pour plus de renseignements sur l'application des offres à commandes, consulter l'article 3.40 L'offre à commandes comme méhtode d'approvisionnement.
  2. Une DOC peut être utilisée pour solliciter des offres au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
  3. La DOC doit contenir des instructions sur l'utilisation et le but de l'offre à commandes proposée, ainsi que sur les restrictions qui y sont rattachées. Les instructions uniformisées 2006 (besoins concurrentiels) et 2007 (besoins non concurrentiels) et les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) sont conçues expressément pour les offres à commandes, et elles doivent être incorporées par renvoi dans chaque DOC. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une DOC doivent utiliser le modèle DOCL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
  4. Une DOC devrait contenir, au minimum, les renseignements suivants : 
    1. une définition claire du besoin et la période durant laquelle on peut passer les commandes subséquentes;
    2. l'information sur le nombre d'offres à commandes dont on veut autoriser l'utilisation;
    3. les instructions pour la préparation des offres;
    4. les critères d'évaluation précis;
    5. des procédures d'évaluation et une méthode de sélection clairement définies;
    6. les instructions informant les offrants qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DOC et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.);
    7. la méthode précise de classement, le cas échéant;
    8. un processus de commande subséquente clairement défini, y compris la méthode d'attribution des tâches pour les offres à commandes multiples;
    9. l'avis aux offrants en ce qui concerne la divulgation de leurs prix unitaires (voir les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA);
    10. les conditions applicables à la DOC;
    11. les conditions applicables à l'offre à commandes;
    12. les clauses du contrat subséquent applicables aux commandes subséquentes;
    13. une estimation du volume des biens ou des services à commander, dans la mesure du possible.

4.10.20.1 Procédures d'offre à commandes

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  1. Limites des commandes subséquentes : Une commande subséquente à l’offre à commandes constitue un contrat distinct, auquel s’appliquent les limites établies par le Conseil du Trésor (CT) pour l’attribution de contrats. Les agents de négociation des contrats établiront les limites des commandes subséquentes dans le document d'offre à commandes pour le ministère client tel que défini dans l'offre à commandes, selon le cas. Pour les offres à commandes de biens, de services ou de construction, les agents de négociation des contrats peuvent établir la limite maximale des commandes subséquentes en utilisant comme guide l'appendice C - Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, 26 juin 1987, dans sa forme modifiée de la Directive du Conseil du Trésor (CT) sur les marchés. Celle-ci établit la limite en dollars pour la passation de contrats pour les biens, les services et pour la construction, au-dessus de laquelle les ministères doivent demander l'approbation du CT pour conclure le contrat. Pour la plupart des clients, les limites établies pour les différentes commandes subséquentes (TPS ou TVH incluse) correspondent généralement aux limites normalement établies par le CT pour l’attribution de contrats, telles qu’elles sont définies dans le tableau ci-dessous. Toutefois, TPSGC est habilité à imposer d’autres limites pour la valeur des commandes individuelles.
    Tableau 1 - Limites financières relatives aux commandes subséquentes pour les clients
      Marchés concurrentiels Marchés non concurrentiels
    Biens et travaux de construction 400 000 $ 40 000 $
    Services, sauf l'architecture et le génie 400 000 $ 100 000 $
    Services d'architecture et de génie 40 000 $ 40 000 $
  2. Limitation financière : L'établissement d'une limitation des dépenses dans les offres à commandes est facultatif. L'agent de négociation des contrats déterminera s'il y a lieu d'inclure une limite selon le type d'offre à commandes (principale ou individuelle), de même que le degré de contrôle sur les dépenses totales et les besoins du ministère client. La clause M4506C du guide des CCUA peut s'appliquer.
  3. Utilisateurs désignés : Les utilisateurs désignés qui sont autorisés à passer des commandes subséquentes aux offres à commandes pourraient comprendre les ministères fédéraux, les organismes ou les sociétés d'État mentionnés à l'Annexe I, l'Annexe I.1, l'Annexe II et l'Annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir l'article 6 de la partie 6B du modèle DOCL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. du guide des CCUA.
  4. Établissement de rapports pour les offres à commandes : Le responsable des offres à commandes peut indiquer dans l'offre à commandes que l'offrant, ou le ministère client, selon le cas, est appelé à établir des rapports. L'offre à commandes devrait indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause M7010C du guide des CCUA. Voir également l'article 8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement pour plus de renseignements sur l'établissement de rapports.

4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes

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  1. Une offre à commandes :
    Si l’utilisation d’une seule offre à commandes est autorisée à la suite de la DOC concurrentielle, on considère que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes.
  2. Offres à commandes multiples :
    Si l'on autorise l'utilisation de plusieurs offres à commandes lorsqu'on a tout lieu de croire qu'un seul fournisseur ne serait pas en mesure de répondre à la demande dans le cadre des activités opérationnelles, il faut clairement définir dans la DOC les méthodes de classement et les procédures pour les commandes subséquentes afin que les fournisseurs en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. Les deux modèles de méthode de classement sont décrits ci-après :
    1. principe du droit de premier refus :
      Selon les procédures pour les commandes subséquentes, lorsqu'un bien est défini, le l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ». Lorsque l'offrant qui est classé au premier rang ne peut répondre au besoin, l'utilisateur désigné doit bien documenter son dossier. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes
    2. répartition proportionnelle :
      Les procédures pour les commandes subséquentes obligent à passer les commandes subséquentes proportionnellement, de sorte que l'offrant qui est classé au premier rang reçoive le plus important volume des travaux préétabli ; que l'offrant qui est classé au deuxième rang reçoive le deuxième plus important volume des travaux préétabli, etc. (par exemple, 50 p.100 du volume des travaux attribué à l'offre à commande classée au premier rang, 30 p.100 à l'offre classée au deuxième rang et 20 p.100 à l'offre classée au troisième rang). On doit décrire dans la DOC cette répartition préétablie du volume des travaux pour que les offrants intéressés en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. C'est également ce que l'on appelle le « meilleur rapport qualité-prix collectif ». L'offre à commandes classée au premier rang représente le meilleur rapport qualité-prix pour le Canada, et l'offrant a droit au plus important volume des travaux. Il faut donner à l'offrant qui est classé en premier rang un avantage notable dans la répartition du volume des travaux prévu (par exemple, 20 p.100 ou plus que la deuxième offre) et, de même pour les autres offrants. Il appartient à l'agent de négociation des contrats de définir ce qui constitue un avantage notable ; cette notion peut varier selon les groupes de biens ou de services ou de l'analyse de rentabilisation. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes.
      Lorsqu'on doit autoriser des offres à commandes individuelles selon le principe de la répartition proportionnelle, l'agent de négociation des contrats doit informer l'utilisateur autorisé qu'il est obligé de surveiller les activités de passation des commandes subséquentes pour s'assurer que les travaux sont affectés conformément au principe de la répartition préétablie des travaux.
    3. Dans les deux cas exposés ci-dessus, les agents de négociation des contrats devraient indiquer clairement, dans la DOC, le nombre prévu d'offres à commandes dont on devrait autoriser l'utilisation. Si l'on veut autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, la DOC devrait indiquer le principe selon lequel les commandes subséquentes seront passées, soit par droit de premier refus, répartition proportionnelle ou autre. Si des commandes subséquentes à des offres à commandes doivent être passées selon le principe de la répartition proportionnelle, la répartition (par exemple, 50 p.100, 30 p.100 et 20 p.100) doit être indiquée dans la DOC.
    4. En outre, lorsqu'on a l'intention d'autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, les agents de négociation des contrats peuvent prévoir une condition selon laquelle, seules seront considérées les offres à commandes qui accusent, par exemple, un écart de moins de 10 p. 100 par rapport à l'offre la plus avantageuse pour ce qui est du prix. La méthode de calcul utilisée devrait être décrite explicitement dans la DOC.
  3. Commandes subséquentes non concurrentielles :
    Dans d'autres cas, on autorise l'utilisation de plusieurs OC, sans toutefois établir de classement. C'est ce que l'on ferait par exemple pour demander des prix portant sur un éventail complet d'articles présentés dans un catalogue, lorsqu'il est impossible de classer les offres. Le responsable autorisé à passer les commandes subséquentes peut choisir l'OC à laquelle on fera appel. Pour certains besoins, les agents de négociation des contrats peuvent établir des paramètres afin de guider les utilisateurs autorisés dans la sélection de l'une des offres à commandes. Les commandes subséquentes passées dans le cadre de ces offres à commandes sont non-concurrentielles, et on ne peut exercer que les pouvoirs de passation des commandes subséquentes non-concurrentiels.

4.10.20.10 Formulaires d'offre à commandes

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Les formulaires suivants sont utilisés pour les commandes subséquentes à une offre à commandes et disponibles par l'entremise du site Web de TPSGC Catalogue de formulairesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. :

Formulaires d'offre à commandes
Numéro du formulaire Titre du formulaire
PWGSC- TPSGC 942L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Commande subséquente à une offre à commandes
PWGSC- TPSGC 944L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Commande subséquente à plusieurs offres à commandes (Disponible en anglais seulement)
PWGSC-TPSGC 8251L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Commande subséquente à une offre à commandes pour du personnel temporaire
PWGSC- TPSGC 7169-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Commande subséquente à une offre permanente de services de gardiennage
PWGSC-TPSGC 191L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Demande de carte d'achat (MasterCard)1, qu'on peut également utiliser pour faire une commande subséquente à une offre à commandes, tout comme les autres méthodes figurant dans l'offre à commandes2.

1Parce que l'entrepreneur est payé immédiatement lorsqu'on se sert d'une carte de crédit, les dispositions sur le délai normal de paiement et les intérêts sur les comptes en souffrance ne s'appliquent pas. (Voir le modèle DOCL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. [partie 6B, article 2] du Guide des CCUA.)

2Les agents de négociation des contrats doivent procéder à une vérification pour savoir si les clients ont besoin de ces services et reproduire les détails pertinents dans les offres à commandes. Dans ces cas, le formulaire de commande subséquente peut être justifié ou non.