4.10.25. Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

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Contenu principal

  1. La demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) est utilisée en vue de demander des arrangements de la part des fournisseurs pour l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement. Pour plus de renseignements, consulter l'article 3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement.
  2. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une DAMA doivent utiliser les instructions uniformisées 2008, les conditions générales 2020 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) et le modèle DAMA en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
  3. Une DAMA doit contenir, au minimum, les renseignements suivants : 
    1. une définition claire du besoin;
    2. les instructions à l'intention des fournisseurs;
    3. les instructions pour la préparation des arrangements;
    4. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection clairement définies pour l'établissement de la liste des fournisseurs qualifiés;
    5. les exigences relatives aux attestations;
    6. les conditions pertinentes à l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), y compris les modalités de la demande de soumissions;
    7. les clauses du contrat subséquent applicables à tout contrat subséquent à chaque demande de soumissions;
    8. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DAMA et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus).
  4. La liste des fournisseurs qualifiés résultant d'une DAMA est considérée comme une liste de fournisseurs dans le cadre d'accords commerciaux internationaux.

4.10.25.1 Procédures d'arrangement en matière d'approvisionnement

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  1. Avant l'établissement d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), l'agent de négociation des contrats élabore et émet une DAMA, qui permet de sélectionner un groupe convenable de fournisseurs en fonction des critères d'évaluation énoncés. Au même moment, les exigences en matière de sécurité industrielle (c.-à.-d. la sécurité du personnel, des installations et de la technologie de l'information) devraient être définies, lorsque tous les ministères clients qui auront recours à l' AMA sont visés par un ou tous ces aspects relatifs à la sécurité.
  2. Les formulaires suivants doivent être utilisés par les ministères clients pour la première page de la demande de soumissions et la première page du contrat subséquent :
    PWGSC-TPSGC 9400-3L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Demande de soumissions
    PWGSC-TPSGC 9400-4L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Contrat
  3. Les agents de négociation des contrats établiront les limites des contrats dans le document d'arrangement en matière d'approvisionnement pour les utilisateurs désignés dans l'arrangement, selon le cas. Pour les arrangements en matière d'approvisionnement de biens, de services ou de construction, les agents de négociation des contrats peuvent établir la limite maximale des contrats en utilisant comme guide l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Cette dernière établit la limite en dollars dans la passation de contrats pour les biens, les services et la construction au-dessus de laquelle les ministères doivent demander l'approbation du CT pour conclure le contrat.
  4. Il n'existe pas de contrat selon la loi entre le Canada et le fournisseur tant qu'un contrat n'est pas attribué en remplissant le formulaire PWGSC-TPSGC 9400-4L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..
  5. Établissement des rapports pour les arrangements en matière d'approvisionnement : Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement peut indiquer dans l' AMA que le fournisseur, ou le ministère client, selon le cas, est demandé à établir des rapports. L' AMA devrait indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause S0010C du guide des CCUA. Voir également l'article 8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement pour plus de renseignements sur l'établissement des rapports.
  6. Viabilité financière : Les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement devraient prendre note que, puisque l'énoncé des travaux ou le besoin ne peut pas être établi d'avance, seul un examen préliminaire de la viabilité financière des fournisseurs sera réalisé afin de pré-qualifier ceux-ci. Voir la clause S0030T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat. Voir également le paragraphe 5.60.1 Capacité financière pour plus de détails sur la capacité financière.
  7. Utilisateurs désignés : Les utilisateurs désignés qui sont autorisés à avoir recours aux arrangements en matière d'approvisionnement comprennent les ministères fédéraux, organismes ou sociétés d'État mentionnés aux annexes I, II et III de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir le modèle DAMA, partie 6A, article 6, du guide des CCUA.

4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement

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  1. Les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) faisant l'objet d'accords commerciaux internationaux doivent être publiées au moins une fois par an sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) et rendues accessibles en permanence sur le SEAOG. Les avis pour les DAMA assujetties aux accords commerciaux internationaux doivent comprendre les éléments suivants :
    1. une description des biens ou des services, ou des catégories de biens et de services, pour lesquels la DAMA peut être utilisée;
    2. les conditions de participation et les critères à remplir par les fournisseurs en vue de leur inclusion dans la liste;
    3. les méthodes que l'entité contractante utilisera pour vérifier qu'un fournisseur satisfait aux conditions;
    4. le nom et l'adresse de l'entité contractante, et tout autre renseignement nécessaire pour prendre contact avec elle et obtenir tous les documents pertinents relatifs à la liste;
    5. la période de validité de la liste et les modalités de son renouvellement ou de son annulation, ou, si cette période de validité n'est pas précisée, une mention indiquant la méthode par laquelle il sera avisé de son utilisation;
    6. une indication des accords commerciaux qui s'appliquent à la DAMA.

    Si un ou plusieurs accords commerciaux internationaux s'appliquent, la DAMA doit être affichée pendant au moins 25 jours civils avant que tout appel d'offres en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement qui en résulte puisse être clos. Si l'état d'urgence dûment justifié par l'entité contractante rend ce délai impraticable, il peut être réduit à 10 jours au moins.

    Les fournisseurs doivent être autorisés à présenter une demande de qualification en tout temps, et tous les fournisseurs qualifiés doivent être inclus dans l'AMA dans un délai raisonnable.

    Pour savoir quels accords commerciaux internationaux s'appliquent ou non à une DAMA, consultez 3.50.5 Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement.

  2. Pour les demandes de soumissions et les contrats proposés en vertu d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), les éléments suivants s'appliquent :
    1. Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement est inférieure aux seuils établis par les accords commerciaux, ces accords ne s'appliquent pas.
    2. Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement est égale ou supérieure aux seuils établis par les accords commerciaux, ces accords s'appliquent à la demande de soumissions.
    3. Lorsque un ou plusieurs des accords commerciaux internationaux s'appliquent à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, un avis de projet de marchés (APM) doit être affiché sur le SEAOG. Si un fournisseur qui n'est pas inclus dans l'AMA demande à participer à la demande de soumissions en vertu de l'AMA, il doit pouvoir demander à être qualifié. Le cas échéant, le fournisseur doit être inclus dans l'AMA dans un délai raisonnable et être autorisé à participer à la demande de soumissions en question. Après la clôture des soumissions, l'agent de négociation des contrats ne doit toutefois pas retarder le processus d'attribution du contrat afin de permettre à un fournisseur de suivre le processus de qualification.
      Pour obtenir des renseignements sur la manière de déterminer la période de demande de soumissions des demandes de soumissions en vertu des AMA, consultez 4.75.5 Établissement de la période de la demande de soumissions.

4.10.25.10 Processus continu de qualification

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Dans l’objectif de simplifier et de rationaliser les directives concernant les accords commerciaux, les renseignements qui se trouvaient dans cette section ont été incorporés à la section 4.10.25.5. Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement.

À des fins de référence seulement, Section 4.10.25.10 est disponible dans l’archive du Guide des approvisionnements, version 2020-1.

4.10.25.15 L’Accord de libre-échange canadien et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement

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Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement est supérieure au seuil établi par l’ALEC, ce dernier s'applique à la demande de soumissions. Autrement, l'ALEC ne s'applique pas au contrat proposé.

Lorsque l'ALEC s'applique à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, l'ALEC permet l'utilisation des listes de fournisseurs sans publication d'un APM à condition que tous les fournisseurs figurant sur la liste de fournisseurs soient invités à soumissionner et qu'ils puissent demander à être qualifiés en tout temps. Selon la politique de TPSGC, on doit donner aux fournisseurs au moins 15 jours civils pour soumissionner.

4.10.25.20 Processus continu de qualification

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Conformément à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), une liste des fournisseurs qualifiés a été établie et son existence doit être révélée et publiée par l'entremise d'une invitation à se qualifier, au moins une fois l'an sur le SEAOG ou dans les journaux prédéterminés. Cette invitation à se qualifier doit contenir les conditions que les fournisseurs doivent remplir pour se qualifier. Ces fournisseurs doivent être permis de présenter une demande de qualification n'importe quand.

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