ARCHIVÉE Politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs

Note : Plusieurs mises à jour ont été effectuées peu après la première promulgation de l’AP-152 le 15 octobre 2021. Dans l'intérêt de faciliter la mise en œuvre, la dernière version AP-152U3 a été mise en œuvre ici. Cette version inclut les changements qui ont été apportés dans l’AP-152U1 (18 octobre 2021), l’AP-152U2 (22 octobre 2021) et l’AP-152U3 (29 novembre 2021).

D'autres mises à jour pourraient être publiées à une date ultérieure. Conformément au processus habituel en place, les promulgations d’AP se feront par courriel jusqu'à ce que le contenu puisse être mis en ligne dans une version ultérieure.

Objectif

L’objectif de l’avis relatif aux politiques (AP)-152 est d’informer les autorités contractantes du gouvernement du Canada des nouvelles exigences en matière de vaccination relatives aux fournisseurs dont le personnel a accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada.

Les autorités contractantes devraient consulter cet Avis relatif aux politiques de manière régulière afin de s’assurer d’être informé de toute mise à jour, car il est susceptible de subir des modifications.

Date d’entrée en vigueur

Le présent avis relatif aux politiques entre en vigueur immédiatement et des mesures immédiates doivent être prises pour s’assurer que les exigences de la politique de vaccination relative au personnel des fournisseurs soient mises en œuvre dans les demandes de soumissions et les contrats concernés. Les exigences de vaccination relatives au personnel des fournisseurs entrent en vigueur le 15 novembre 2021.

Les modifications connexes au Guide des approvisionnements (GA) et au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) de Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) ont été apportées aux documents respectifs.

Contexte

La pandémie de COVID-19 continue d’avoir une incidence sans précédent sur la santé des Canadiens. Les vaccins contre la COVID-19 sont un outil essentiel pour réduire le risque lié à la COVID-19 et protéger la santé publique au sens large.

En tant qu’employeur responsable, le gouvernement du Canada est déterminé à protéger la santé et la sécurité de ses employés. Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Canada a annoncé sa Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada.

Conformément à cette mesure importante, tout le personnel des fournisseurs (y compris le personnel des sous-traitants) qui accède aux lieux de travail du gouvernement fédéral devra également être entièrement vacciné contre la COVID-19. Cette exigence entrera en vigueur le 15 novembre 2021.

Un avis aux entrepreneurs fédéraux les informant de cette exigence de vaccination contre la COVID-19 a été publié sur Achatsetventes.gc.ca le 6 octobre 2021. Les renseignements contenus dans le présent avis relatif aux politiques aideront les autorités contractantes à officialiser les exigences de vaccination dans les demandes de soumissions et les contrats concernés.

Portée

Afin de s’aligner sur la politique de vaccination contre la COVID-19 relative à l’administration publique centrale, y compris la GRC, les exigences en matière de vaccination contre la COVID-19 de la politique de vaccination relative au personnel des fournisseurs s’appliquent à tous les contrats nouveaux et existants du gouvernement du Canada qui concernent des services (y compris des contrats pour des biens qui incluent des composantes de services et de construction) pour lesquels, afin d’exécuter les travaux, le personnel des fournisseurs a accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada (c.-à-d. les lieux de travail appartenant au gouvernement du Canada ou exploités par lui) où il peut entrer en contact avec des fonctionnaires. Les exigences de vaccination de la présente politique s’appliquent également au personnel des fournisseurs qui ont accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada dans lesquels ils pourraient rencontrer des fonctionnaires dans le cadre de conférences de soumissionnaires ou de visites de sites.

Aux fins du présent avis relatif aux politiques, le terme ‘fournisseur’ inclut les soumissionnaires, les entrepreneurs, les offrants et les fournisseurs (dans le contexte des Arrangements en matière d’approvisionnement). Le terme ‘personnel’ inclut toutes les personnes qui sont des employés du fournisseur ou qui exécutent du travail pour le fournisseur ou en son nom, y compris mais sans s’y limiter, les sous-traitants, les employés des sous-traitants, les consultants et les agents.

La politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs ne s’applique pas :

• aux contrats dont la seule composante de services est la livraison;
• aux contrats dont les services sont fournis uniquement dans des lieux de travail ne relevant pas du gouvernement du Canada;
• aux contrats portant uniquement sur la fourniture de biens (c.-à-d. sans aucune composante de services); ou
• aux situations dans le cadre lesquelles des fonctionnaires doivent se rendre sur les lieux de travail de l’entrepreneur (p. ex., pour mener des vérifications de conformité ou de sécurité).

Durée

Conformément à la politique de vaccination contre la COVID-19 relative à l’administration publique centrale, y compris la GRC, les exigences de vaccination contre la COVID-19 de la politique de vaccination relative au personnel des fournisseurs seront limitées dans le temps à la pandémie de COVID-19. Elles seront réévaluées au moins tous les six mois, ou selon les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Lorsque la politique de vaccination contre la COVID-19 relative à l’administration publique centrale, y compris la GRC, ne s’appliquera plus, la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs sera également annulée. Lorsque cela se produira, les autorités contractantes ne seront plus tenues d’inclure les exigences et les attestations relatives aux vaccinations contre la COVID-19 dans les documents de demande de soumissions et les contrats. Les contrats en cours ne nécessiteront pas de modification, mais l’exigence de vaccination ne sera plus appliquée. Les autorités contractantes recevront d’autres renseignements et orientations lorsque les exigences de vaccination relatives au personnel du fournisseur ne seront plus nécessaires.

Mise en œuvre

Pour mettre en œuvre la politique de vaccination relative au personnel des fournisseurs dans les demandes de soumissions et les contrats dont les travaux exigent que le personnel des fournisseurs accède aux lieux de travail du gouvernement du Canada où il peut entrer en contact avec des fonctionnaires, les ministères et les agences gouvernementales doivent suivre les étapes décrites ci-dessous. Les autorités contractantes pourraient devoir communiquer avec le responsable technique afin de déterminer quels contrats et soumissions sont couverts par la présente politique.

Demandes de soumissions nouvelles et actuelles

Lorsqu’elles préparent des documents de demande de soumissions et des contrats pour de nouveaux besoins pour lesquels le personnel des fournisseurs aura accès, ou pourrait avoir accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada où il pourrait entrer en contact avec des fonctionnaires, les autorités contractantes doivent s’assurer que la clause 2035 05 (5) ou la clause 2040 05 (5) sont incorporées soit par référence, soit au complet. Cela devrait se faire automatiquement si les autorités contractantes utilisent la clause du Guide des CCUA 2035 : Conditions générales – besoins plus complexes de services ou 2040 : Conditions générales - recherche et développement.

Si les clauses 2035 ou 2040 du Guide des CCUA ne sont pas utilisées, les autorités contractantes sont tenues d’inclure la nouvelle clause du Guide des CCUA 4013 : Respect des mesures, des ordres permanents, des politiques et des règles sur place dans la demande de soumissions et le contrat qui en découle.

En plus de la clause 2035, 2040 ou 4013, les autorités contractantes sont tenues d’inclure les éléments suivants dans les documents de demande de soumissions qui sont assujettis à la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs :

• Nouvelle clause du Guide des CCUA A3080T : Exigence de vaccination contre la COVID-19;
• Nouvelle clause du Guide des CCUA A3081T : Attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19;
• Si un libellé équivalent n’est pas déjà inclus dans la demande de soumissions, la clause A3015T : Attestations – soumission; et
• Si une clause de « suspension des travaux » n’est pas déjà incluse dans les conditions générales, la nouvelle clause du Guide des CCUA 4014 : Suspension des travaux.

Pour les approvisionnements en cours, les documents de demande de soumissions doivent être modifiés avant la date de clôture pour inclure les clauses ci-dessus. Cela peut nécessiter d’accorder aux soumissionnaires un délai supplémentaire pour rédiger leur soumission.

Enfin, si un libellé équivalent n’est pas déjà inclus, la clause du Guide des CCUA A3015C : Attestations - contrat doit être incluse dans tous les nouveaux contrats qui relèvent de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs. Une telle clause incorporera par renvoi dans le contrat les conditions de l’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 qui a été soumise dans le cadre de la soumission, faisant ainsi de l’attestation une partie de l’accord juridiquement contraignant entre le Canada et l’entrepreneur.

Si le soumissionnaire informe l’autorité contractante que certains membres du personnel ne peuvent pas être vaccinés, reportez-vous à la section Devoir d’accommodement ci-dessous. Si le soumissionnaire informe l’autorité contractante que certains membres du personnel sont partiellement vaccinés, reportez-vous à la section Membres du personnel sont partiellement vaccinés. Si le soumissionnaire ne remplit pas et ne soumet pas le formulaire d’attestation dans le cadre de la soumission, reportez-vous à la section Non-conformité. Le formulaire d’attestation comprend une section facultative aux fins de données uniquement – les soumissionnaires ne sont pas tenus de remplir cette section facultative. Le fait de remplir cette section facultative ne remplace pas l’exigence de remplir la section obligatoire de ce formulaire d’attestation.

En ce qui concerne les soumissions couvertes par cette politique qui n’incluaient pas l’exigence de vaccination contre la COVID-19 et qui sont à l’étape de l’évaluation, ou pour lesquelles un contrat est sur le point d’être attribué, prière de vous référer à la section ci-dessous.

Contrats actuels

Pour mettre en œuvre l’exigence de vaccination contre la COVID-19 dans les contrats actuels qui entrent dans le cadre de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs, les autorités contractantes doivent remplir le « Modèle de lettre aux entrepreneurs » (Annexe A) et l’envoyer à l’entrepreneur avec le « Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 » pour les contrats actuels (Annexe B ou Annexe I). Pour des raisons de flexibilité, le formulaire d’attestation fourni à ces annexes comporte une version pour contrat unique et une version pour contrats multiples, à remplir selon le cas de figure.

L’entrepreneur doit ensuite remplir le formulaire d’attestation et le renvoyer au ministère ou à l’agence gouvernementale responsable. Les entrepreneurs doivent remplir le formulaire d’attestation pour chaque contrat actuel et peuvent donc recevoir la lettre et le formulaire d’attestation à remplir plusieurs fois. On recommande aux ministères et aux agences gouvernementales de s’efforcer de réduire le nombre de fois qu’ils communiquent avec un entrepreneur pour une attestation (p. ex., au niveau de l’équipe, coordonner avec les collègues afin d’éviter d’envoyer de nombreux courriels au même fournisseur, etc.).

Les formulaires d’attestation dûment remplis doivent être retournés aux ministères et agences gouvernementales au plus tard le 12 novembre 2021. Si les entrepreneurs n’ont pas renvoyé leur formulaire d’attestation dûment rempli avant le 1er novembre 2021, alors la « Lettre de suivi » (Annexe C) doit être expédiée à l’entrepreneur avec le formulaire d’attestation.

Les autorités contractantes de TPSGC doivent se référer à l’Annexe D afin de se familiariser avec la façon dont le processus d’attestation pour les contrats actuels sera mis en œuvre au sein de TPSGC.

Le processus décrit ci-dessus s’applique également aux soumissions qui n’incluaient pas l’exigence de vaccination contre la COVID-19 et qui sont au stade de l’évaluation, ou sur le point de l’attribution d’un contrat. Cependant, la date des lettres et de l’attestation pourrait faire l’objet d’un ajustement basé sur le stade du processus d’approvisionnement pertinent. Dans tous les cas, l’exigence de vaccination contre la COVID-19 entre en vigueur le 15 novembre 2021. Pour les demandes de soumissions qui n’incluaient pas l’exigence de vaccination contre la COVID-19 et qui sont au stade de l’évaluation, ou sur le point d’être attribuées, la version du formulaire d’attestation pour contrat unique devrait être utilisée.

Si l’entrepreneur indique que certains membres du personnel de l’entrepreneur ou du sous-traitant ne peuvent pas être vaccinés, reportez-vous à la section Devoir d’accommodement ci-dessous. Si l’entrepreneur informe l’autorité contractante que certains membres du personnel sont partiellement vaccinés, reportez-vous à la section Membres du personnel partiellement vaccinés. Si l’entrepreneur ne remplit pas et ne renvoie pas le formulaire d’attestation avant le 12 novembre 2021, ou si l’entrepreneur ne veut pas le remplir, ou omet de le remplir reportez-vous à la section Non-conformité. Le formulaire d’attestation comprend une section facultative aux fins de données uniquement – les soumissionnaires ne sont pas tenus de remplir cette section facultative. Le fait de remplir cette section facultative ne remplace pas l’exigence de remplir la section obligatoire de ce formulaire d’attestation.

Les ministères et les agences gouvernementales doivent conserver toutes les communications et le formulaire d’attestation dûment rempli (p. ex. dans le dossier d’approvisionnement, un emplacement ou une base de données centralisé, etc.). De plus, une fois que le formulaire d’attestation dûment rempli a été reçu, l’autorité contractante doit informer l’entrepreneur ou les entrepreneurs ou le(les) responsable(s) technique(s) tel que défini dans le contrat, le cas échéant.

Arrangements en matière d’approvisionnement

Les autorités contractantes doivent inclure la nouvelle clause du Guide des CCUA S3037T : Applicabilité des exigences de vaccination contre la COVID-19 aux demandes de soumissions individuelles dans les demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement (DAMA) qui sont nouvelles ou qui sont en voie d’être actualisées et qui pourraient mener à des demandes de soumissions individuelles qui entrent dans le cadre de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs. Ils doivent également indiquer la clause du Guide des CCUA 4013 : Respect des mesures, des ordres permanents, des politiques et des règles sur place et, si une clause de « suspension des travaux » n’est pas déjà incluse dans les conditions générales qui seront utilisées, la clause du Guide des CCUA 4014 : Suspension des travaux comme conditions générales supplémentaires qui s’appliqueront au contrat résultant.

Les DAMA actives n’ont pas besoin d’être modifiées – l’exigence de vaccination contre la COVID-19 sera mise en œuvre uniquement à l’étape de la demande de soumissions individuelle ou de l’attribution du contrat.

Pour les nouvelles demandes de soumissions individuelles liées à des arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) et pour les demandes de soumissions individuelles dans le cadre d’AMA qui sont en cours d’appel d’offres et qui entrent dans la portée de la présente politique, les autorités contractantes doivent suivre le processus relatif aux Demandes de soumissions nouvelles et actuelles. Pour les demandes de soumissions individuelles actives, cela peut nécessiter de donner aux soumissionnaires un délai supplémentaire pour rédiger leur soumission.

Pour les contrats individuels inclus dans la portée liés à des AMA, ou pour les contrats inclus dans la portée liés à des AMA qui sont au stade de l’évaluation des soumissions ou de l’attribution, les autorités contractantes doivent suivre le processus relatif aux Contrats actuels.

Offres à commandes

Dans les nouvelles demandes d’offres à commandes (DOC) et dans les DOC en cours d’actualisation qui entrent dans le cadre de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs, les autorités contractantes doivent suivre le processus relatif aux Demandes de soumissions nouvelles et actuelles. Toutefois, les autorités contractantes doivent plutôt utiliser les clauses :

• M3080T : Exigences de vaccination contre la COVID-19 relatives aux offres à commandes;
• M3081T : Attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 – Offres à commandes;
• M3082T : Attestation de conformité à l’exigence de vaccination contre la COVID-19 – Offres à commandes; et
• Si un libellé équivalent n’est pas déjà inclus dans la demande de soumissions, les clauses M3015T : Attestation – Offres à commandes et M3015C : Attestation de conformité – Offres à commandes.

Les offres à commandes (OC) actives n’ont pas besoin d’être modifiées – l’exigence de vaccination sera mise en œuvre au stade de la commande subséquente.

Pour les nouvelles commandes subséquentes incluses dans la portée liées à des OC qui n’incluent pas l’exigence de vaccination contre la COVID-19, et pour les commandes subséquentes incluses dans la portée qui sont en cours de livraison, les agents de négociation des contrats doivent suivre le processus utilisé pour les Contrats actuels.

Pour les nouvelles commandes subséquentes incluses dans le cadre de cette politique liées à des OC dans lesquelles la DOC a inclus l’exigence de vaccination contre la COVID-19, aucune démarche n’est nécessaire au stade de la commande subséquente, car l’attestation de vaccination contre la COVID-19 aura été complétée à l’étape de la DOC.

Conférences des soumissionnaires et visites de sites

Si les conférences des soumissionnaires ou les visites de sites se déroulent sur des lieux de travail du gouvernement du Canada où les représentants des soumissionnaires/offrants/fournisseurs peuvent entrer en contact avec des fonctionnaires, alors les exigences de vaccination contre la COVID-19 de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs s’appliqueront à ces représentants. Dans ce cas, les représentants des soumissionnaires/offrants/fournisseurs devront soumettre aux autorités contractantes, avant la conférence ou la visite du site, une attestation distincte indiquant qu’ils répondent aux exigences de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs. Les autorités contractantes doivent conserver ces attestations remplies dans le dossier d’approvisionnement. De plus, une fois l’attestation dûment remplie reçue, l’autorité contractante doit informer l’entrepreneur ou les entrepreneurs ou le responsable technique, tel que décrit dans le contrat qui en découle, le cas échéant. Les clauses du Guide des CCUA relatives aux conférences des soumissionnaires et aux visites de sites ont été modifiées pour inclure cette nouvelle exigence.

Devoir d’accommodement

Certains membres du personnel des fournisseurs peuvent ne pas être en mesure d’être vaccinés en raison d’une contre-indication médicale certifiée, de la religion ou d’autres motifs de discrimination interdits en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Dans de tels cas, le responsable technique examinera la(les) demande(s) du fournisseur de se prévaloir de mesures d’adaptation et d’atténuation conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Les fournisseurs doivent en informer l’autorité contractante responsable dès que possible concernant le nombre de membres du personnel en question, les lieux de travail concernés, et les mesures que le fournisseur propose de mettre en place pour atténuer tout risque associé. Les mesures d’adaptation et d’atténuation sont soumises à l’approbation du responsable technique et doivent être suffisantes pour pouvoir garantir la santé et la sécurité des fonctionnaires. L’autorité contractante doit acheminer toute demande de mesures d’adaptation et d’atténuation au responsable technique dès que possible afin de déterminer si les mesures proposées sont acceptables.

Voici des mesures d’adaptation et d’atténuation qui pourraient être acceptables :

1. Le personnel qui ne peut être vacciné fera du télétravail (si cela est possible et sous réserve de l’approbation du responsable technique); ou
2. Le personnel qui ne peut être vacciné ou ne peut faire de télétravail fera l’objet d’un test de dépistage régulier obligatoire de la COVID-19 et informera son employeur des résultats. Si le test s’avère positif, le personnel ne pourra accéder au lieu de travail du gouvernement du Canada, ou s’il se trouve déjà sur le lieu de travail, quittera le lieu immédiatement. Le fournisseur conservera un registre des résultats du test. En plus du test régulier obligatoire, le personnel doit se conformer aux directives en matière de santé publique locales et toute autre mesure préventive liée à la COVID-19 en milieu de travail (comme le port d’un masque, l’éloignement social le cas échéant).

Les fournisseurs sont responsables de fournir les ressources et de débourser les frais liés aux mesures d’adaptation et d’atténuation pour leur personnel.

Si aucune des mesures d’adaptation ou d’atténuation décrites ci-dessus ne peuvent être mises en place, les autorités contractantes doivent envoyer un courriel à TPSGC.PACertificatsVaccins-APVaccinesCertificates.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour de plus amples directives. Prière d’inclure dans le courriel la ou les raison(s) pour laquelle(lesquelles) le fournisseur est dans l’impossibilité de mettre en place les mesures d’atténuation comme décrites ci-dessus.

Selon la présente politique, les mesures d’adaptation et d’atténuation ne peuvent être mises en place pour le personnel de fournisseurs qui refuse d’être vacciné.

Les fournisseurs ne doivent pas communiquer à l’autorité contractante des renseignements personnels, comme des précisions sur des contre-indications médicales ou des motifs de persécution illicites applicables selon la Loi canadienne sur les droits de la personne, à moins d’une demande précise en ce sens. Les autorités contractantes et le responsable technique ne sont pas responsables de revoir ou d’approuver les mesures d’adaptation eux-mêmes – cette responsabilité demeure celle du fournisseur uniquement. Le responsable technique ne doit approuver que les mesures d’atténuation jugées suffisantes pour garantir la santé et la sécurité des fonctionnaires sur le lieu de travail en conformité avec les directives ci-dessus.

Membres du personnel des fournisseurs partiellement vaccinés

Conformément à la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, les membres du personnel des fournisseurs qui sont partiellement vaccinés peuvent continuer à avoir accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada pour y effectuer les travaux prévus dans le contrat, sous réserve de l’approbation de mesures temporaires jusqu’à ce qu’ils soient entièrement vaccinés. Ces mesures temporaires ne seront en vigueur que pour une période maximale de 10 semaines qui commence à partir de la date à laquelle les membres du personnel des fournisseurs reçoivent leur première dose. À la fin de cette période de 10 semaines, les mesures temporaires à l’intention des membres du personnel en question qui sont partiellement vaccinés ne seront plus en vigueur, et les membres du personnel des fournisseur devraient :

1. être entièrement vaccinés; ou
2. si on est informé que, durant cette période de 10 semaines, des membres du personnel ne peuvent être entièrement vaccinés en raison d’une contre-indication médicale certifiée, de la religion ou d’autres motifs de discrimination interdits en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne à condition qu’ils fassent l’objet de mesures d’atténuation déjà soumises au gouvernement du Canada et approuvées par le gouvernement du Canada.

Si, au terme de la période de 10 semaines, des membres du personnel des fournisseurs qui ne sont pas entièrement vaccinés ou ne font pas l’objet de mesures d’atténuation telles que décrites ci-dessus, les mesures temporaires ne seront plus en vigueur et les membres du personnel en question qui sont partiellement vaccinés n’auront plus accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada où ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires jusqu’à ce qu’ils soient entièrement vaccinés.

Compte tenu de ce qui précède, il pourrait y avoir des membres du personnel des fournisseurs qui sont partiellement vaccinés qui font l’objet de mesures d’atténuation durant toute la période d’application de la Politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs; cependant, chaque personne qui est partiellement vaccinée bénéficie d’une période maximale de 10 semaines pour devenir entièrement vaccinée. Cette mesure a été mise en place pour aider les fournisseurs qui embauchent de nouveaux membres du personnel pendant la durée du contrat et qui pourraient ne pas être entièrement vaccinés, et s’applique dès lors à tout type de contrat (p. ex., nouvelles demandes de soumissions, contrats existants, etc.).

Durant la période de 10 semaines, et sous réserve de l’approbation du responsable technique, les membres du personnel des fournisseurs qui sont partiellement vaccinés pourraient faire l’objet de l’une des mesures d’atténuation temporaires et ce, aux frais du fournisseur :

1. Les membres du personnel des fournisseurs qui sont partiellement vaccinés feront du télétravail (si possible);
2. Les membres du personnel des fournisseurs qui sont partiellement vaccinés et qui ne sont pas en mesure de faire du télétravail doivent passer un test de dépistage régulier obligatoire de la COVID-19 et en soumettre le résultat à leur employeur. Si le résultat du test est positif, les membres du personnel des fournisseurs n’auront pas accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada, ou s’ils se trouvent déjà sur le lieu de travail, le quitteront immédiatement. Le fournisseur conservera un registre du résultat des tests. En plus du test de dépistage régulier obligatoire, les membres du personnel des fournisseurs doivent suivre les directives locales de santé publique et toute autre mesure de prévention de la COVID-19 requise sur le lieu de travail (p. ex. masques, distanciation physique, s’il y a lieu); ou
3. Si aucune des mesures décrites ci-dessus ne peut être mise en place, l’autorité contractante doit collaborer avec le responsable technique et le fournisseur afin d’établir si d’autres mesures temporaires pourraient assurer la santé et la sécurité des fonctionnaires dans le lieu de travail et, le cas échéant, mettre de telles mesures en place.

On s’attend à ce que, dès que possible, les fournisseurs informent l’autorité contractante responsable du nombre de membres du personnel qui sont partiellement vaccinés, des lieux de travail affectés, ainsi que des mesures temporaires que le fournisseur propose afin d’atténuer tout risque associé. Les mesures temporaires doivent être approuvées par le responsable technique et doivent être suffisantes pour assurer la santé et la sécurité des fonctionnaires. L’autorité contractante doit faire parvenir toutes les demandes de mesures temporaires au responsable technique et ce, dès que possible, afin d’établir si les mesures proposées sont acceptables. Les responsable techniques doivent examiner ces mesures et les approuver à la condition qu’elles soient suffisantes pour assurer la santé et la sécurité des fonctionnaires.

Tel que mentionné ci-dessus, si, au terme de la période de 10 semaines, les membres du personnel des fournisseurs en question ne sont pas entièrement vaccinés (ou ne sont pas en mesure d’être entièrement vaccinés et font l’objet de mesures d’atténuation approuvées), les mesures temporaires ne seront plus en vigueur et les membres du personnel des fournisseurs qui sont partiellement vaccinés n’auront plus accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada où ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires et ce, jusqu’à ce qu’ils soient entièrement vaccinés. Les fournisseurs qui continuent de fournir du personnel qui est partiellement vacciné au terme de la période de 10 semaines (sauf les membres du personnel qui sont partiellement vaccinés mais qui ne sont pas en mesure d’être entièrement vaccinés et qui font l’objet de mesures d’atténuation tel que décrit ci-dessus) seront considérés comme ayant contrevenu à l’exigence d’attestation de vaccination contre la COVID-19 de cette Politique et pourraient faire l’objet de mesures de non-conformité telles que décrites ci-dessous.

Les formulaires d’attestation relatifs, aux membres du personnel des fournisseurs qui sont partiellement vaccinés se trouvent à l’Annexe I.

Vérification des attestations de vaccination contre la COVID-19

Les attestations qui sont soumises au gouvernement du Canada font l’objet de vérification en tout temps, et le gouvernement du Canada se réserve le droit d’exiger une preuve de vaccination des membres du personnel lorsqu’ils se rendent sur un lieu de travail du gouvernement du Canada.

Les cadres supérieurs désignés en charge de la gestion de l’approvisionnement sont responsables de mettre en place un cadre de contrôle afin d’assurer la conformité à cette Politique. Le cadre supérieur désigné du ministère ou de l’agence client(e) est responsable d’assurer la conformité des fournisseurs selon la Politique sur les contrats gérée par les fournisseurs de services communs (p. ex., TPSGC/SPC).

Le cadre de contrôle constitue une série de mesures et d’activités afin d’assurer la conformité du processus mis en œuvre par le ministère afin de se conformer aux exigences de la Politique. Le cadre de contrôle devrait être élaboré en consultation avec les représentants officiels des divisions ministérielles de la santé et sécurité au travail, de la vérification interne, de la sécurité et de la protection des renseignements personnels, ainsi que les autres représentants officiels concernés. Les ministères doivent continuer à respecter les protocoles et lignes directrices concernant la conservation des documents en matière de gestion de l’information, et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. On recommande de consulter les représentants ministériels de la protection des renseignements personnels ou les services juridiques concernant les questions liées à la protection des renseignements personnels et à la sécurité en rapport avec les renseignements recueillis lors de la mise en œuvre du cadre de contrôle.

Non-conformité

Lorsque les fournisseurs ne sont pas disposés à fournir, ou omettent de fournir une attestation de l’exigence de vaccination dûment remplie, qu’une attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 a été jugée fausse, ou lorsqu’un entrepreneur ne se conforme pas à l’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 ou à cette politique, les mesures suivantes s’appliquent :

• Pour les demandes de soumissions nouvelles et actuelles : remplir et fournir l’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 est une exigence obligatoire de la soumission. Si le soumissionnaire n’est pas disposé à fournir, ou omet de fournir l’attestation, la soumission est jugée non recevable et le soumissionnaire n’est pas admissible à l’attribution du contrat.
• Pour les demandes de soumissions qui n’incluaient pas l’exigence de vaccination contre la COVID-19 et sont à l’étape de l’évaluation ou de l’attribution d’un contrat : si le soumissionnaire retenu n’est pas disposé à fournir, ou omet de fournir l’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19, l’autorité contractante ne devrait pas attribuer le contrat et devrait communiquer avec l’entrepreneur/le responsable technique et les Services juridiques concernant les options envisageables. Un nouvel appel d’offres pourrait être nécessaire.
• Pour les contrats actuels : si l’entrepreneur n’est pas disposé à fournir, ou omet de fournir l’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 d’ici le 12 novembre 2021, ou s’il est découvert et vérifié par la suite que l’attestation qu’il a fournie est fausse ou que l’entrepreneur ne se conforme pas à l’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 ou à cette politique, la résiliation du contrat doit être envisagée. Dans ce scénario, les autorités contractantes doivent suivre les étapes suivantes jusqu’à ce que le problème soit résolu :
  1. Discuter avec l’entrepreneur pour déterminer la cause de sa non-conformité et si l’entrepreneur est en mesure de prendre des mesures immédiates pour se conformer à l’exigence de vaccination et souhaite le faire. Avant de passer à l’étape 2, les autorités contractantes doivent discuter avec le client ou le responsable technique et les Services juridiques (au besoin), et tenir compte du besoin opérationnel, afin de déterminer s’il existe d’autres options. Par exemple, si un entrepreneur n’est pas en mesure de fournir la certification uniquement parce qu’un sous-traitant n’est pas disposé à se conformer, une autre option pourrait inclure, mais sans s’y limiter, l’octroi à l’entrepreneur d’un délai raisonnable pour trouver un autre sous-traitant disposé à se conformer à l’exigence de vaccination, etc.
  2. Discuter avec l’entrepreneur/le responsable technique pour émettre un ordre d’arrêt des travaux (si les modalités du contrat le permettent) et envisager la résiliation du contrat.
  3. Si les modalités du contrat le permettent, délivrer un ordre d’arrêt de travail (ou un ordre d’arrêt partiel de travail) qui entrera en vigueur le 15 novembre 2021 ou, si après le 15 novembre 2021, qui prend effet immédiatement. L’ordre d’arrêt de travail protégera la santé et la sécurité en empêchant le personnel non vacciné d’accéder aux lieux de travail du gouvernement du Canada pour y travailler dans le cadre du contrat alors qu’ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires jusqu’à ce que le contrat puisse être résilié ou jusqu’à ce que l’entrepreneur accepte de se conformer à l’exigence de vaccination contre la COVID-19. Si nécessaire, communiquez avec les Services juridiques pour obtenir des conseils sur l’ordre d’arrêt de travail.
  4. Si nécessaire, communiquez avec les Services juridiques pour obtenir des conseils sur la manière de résilier le contrat (en tout ou en partie).

De plus amples renseignements sur les ordres d’arrêt des travaux et les résiliations sont accessibles au section 8.135 du Guide des approvisionnements.

Rapports

Les ministères et les agences gouvernementales sont chargés de faire rapport sur les exigences de vaccination contre la COVID-19 relatives au personnel des fournisseurs. Bien que le modèle de rapport soit sur le point d’être finalisé, il comportera vraisemblablement les exigences minimales suivantes :

• le nombre de contrats actuels qui sont concernés par l’exigence de vaccination contre la COVID-19;
• le nombre d’attestations de vaccination contre la COVID-19 dûment complétées reçues de la part des entrepreneurs actuels;
• le nombre de refus d’entrepreneurs actuels de compléter l’attestation de vaccination contre la COVID-19;
• le nombre de demandes de soumissions actuelles qui incluent l’exigence de vaccination contre la COVID-19; et
• le nombre de demandes de soumissions actuelles qui ont fait l’objet d’une modification afin d’inclure l’exigence de vaccination contre la COVID-19.

Définitions

La définition des termes utilisés dans cette politique, ses annexes, et les attestations, clauses, lettres, directives et autres documents connexes se trouvent à l’Annexe H.

Coordonnées

Pour toute autre question sur la politique de vaccination contre la COVID-19 du personnel des fournisseurs, les autorités contractantes peuvent communiquer avec TPSGC.PACertificatsVaccins-APVaccinesCertificates.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Pour obtenir de l’aide en cas de résiliation et pour toute autre assistance juridique, communiquer avec les Services juridiques.

Pour de plus amples renseignements sur la politique de vaccination contre la COVID-19 pour l’administration publique centrale, y compris la GRC, consulter : Vaccination des fonctionnaires fédéraux contre la COVID-19.

Révision apportée au Guide des approvisionnements

Le Guide des approvisionnements a été révisé pour refléter le présent AP. Pour plus de détails, veuillez consulter les Sections du Guide des approvisionnements visées ci-dessous.

Révisions apportées au Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat

Le Guide des CCUA a été révisé pour refléter le présent AP. Pour plus de détails, veuillez consulter les Items du Guide des CCUA visés ci-dessous.

Révisions apportées aux modèles uniformisés d’approvisionnement

Les modèles uniformisés d’approvisionnement ont été révisés sur GCpédia.

Annexe A : Modèle de lettre aux entrepreneurs

[Insérer le nom et l’adresse de l’entrepreneur]

[Insérer la date]

Madame, Monsieur, [Insérer le nom du représentant de l’entrepreneur],

La pandémie de COVID-19 continue d’avoir une incidence sans précédent sur la santé des Canadiens. Les vaccins contre la COVID-19 sont un outil essentiel pour réduire le risque lié à la COVID-19 et protéger la santé publique au sens large.

En tant qu’employeur responsable, le gouvernement du Canada est déterminé à protéger la santé et la sécurité de ses employés. Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Canada a annoncé sa Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada.

Conformément à cette mesure importante, tout le personnel des entrepreneurs et des sous-traitants qui accède aux lieux de travail du gouvernement fédéral où il peut entrer en contact avec des fonctionnaires devra également être entièrement vacciné contre la COVID-19. Cette exigence entrera en vigueur le 15 novembre 2021.

Veuillez noter qu’il s’agit d’une exigence obligatoire et que le personnel qui ne souhaite pas être vacciné ne sera pas autorisé à travailler sur les lieux de travail du gouvernement fédéral où il peut entrer en contact avec des fonctionnaires à partir du 15 novembre 2021. Les autorités contractantes du gouvernement du Canada mettront en place des mesures afin d’assurer la conformité, y compris la résiliation des contrats pour les entrepreneurs qui ne se conforment pas à cette exigence.

[Facultatif :

Si l’on s’attend à ce que les entrepreneurs identifient eux-mêmes les contrats dans le cadre de cette politique, ajouter :

Si l’un de vos contrats prévoit des services pour lesquels, afin d’effectuer le travail, votre personnel ou le personnel de vos sous-traitants (le cas échéant) doit accéder un lieu de travail du gouvernement du Canada où ils seront en contact avec des fonctionnaires, alors votre entreprise doit attester que vous vous conformerez à l’exigence de vaccination contre la COVID-19 incluse dans le contrat. Ceci comprend, par exemple, les contrats de biens qui incluent une composante de services.

L’exigence de vaccination contre la COVID-19 ne s’applique pas aux contrats tels :

• des contrats dont la composante de services a trait uniquement à la délivrance de services;
• des contrats dont les services sont fournis uniquement dans des lieux de travail qui ne sont pas des lieux de travail du gouvernement du Canada; ou
• des contrats qui ne portent que sur l’acquisition de biens.

Vous n’êtes pas obligé de soumettre une attestation de vaccination pour ces types de contrats.

Si les contrats concernés sont mentionnés dans la lettre initiale, ajouter :

Nous avons identifié un(des) contrat(s) de votre entreprise qui est(sont) concerné(s) par l’exigence de vaccination contre la COVID-19. Voici le(s) contrat(s) pour lequel(lesquels) nous exigeons l’attestation :
[Insérer le(s) numéro(s) du(des) contrat(s)]]

Si des membres de votre personnel concernés ne sont pas en mesure de se faire vacciner complètement en raison d’une contre-indication médicale certifiée, ou de la religion ou d’autres motifs de discrimination interdits en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, le responsable technique examinera la(les) demande(s) du fournisseur de se prévaloir de mesures d’adaptation ou d’atténuation conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Veuillez m’informer de ce qui suit dès que possible :

• le nombre de membres du personnel qui ne sont pas vaccinés contre la COVID-19;
• les lieux de travail touchés; et
• les mesures que vous proposez de mettre en place pour atténuer tout risque associé (comme des tests de dépistage rapides habituels).

Veillez à n’inclure aucun renseignement personnel tel que des précisions sur les contre-indications médicales certifiées ou des motifs de persécution illicites applicables selon la Loi canadienne sur les droits de la personne aux autorités contractantes du gouvernement du Canada, à moins d’une demande précise en ce sens.

Les mesures d’adaptation et d’atténuation sont soumises à l’approbation des autorités contractantes et des responsables techniques et doivent être suffisantes pour garantir la santé et la sécurité des fonctionnaires. Les mesures d’adaptation et d’atténuation ne seront pas approuvées pour le personnel qui peut, mais ne souhaite pas être entièrement vacciné.

Afin d’attester que votre entreprise accepte et se conformera à l’exigence de vaccination contre la COVID-19, veuillez remplir le Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 joint à cette lettre et me le renvoyer, si possible, d’ici le 29 octobre 2021 afin d’éviter des suivis ou des délais. Les attestations doivent être renvoyées au plus tard le 12 novembre 2021.

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toute question.

Merci.

[Insérer la signature et les coordonnées de l’expéditeur]

Annexe B : Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 pour les contrats actuels

Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 (un seul contrat)

Attestation

Je, _______ (prénom et nom de famille), en tant que représentant de _______ (nom de l’entreprise) conformément au contrat _______ (numéro du contrat), garantis et atteste que, à compter du 15 novembre 2021, tout le personnel que _______ (nom de l’entreprise) fournira dans le cadre de ce contrat et qui accèdera aux lieux de travail du gouvernement fédéral où il peut entrer en contact avec des fonctionnaires sera :

1. entièrement vacciné contre la COVID-19; ou
2. à moins de ne pouvoir être vacciné en raison d’une contre-indication médicale certifiée, de la religion ou d’autres motifs de discrimination interdits en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, à condition que des mesures d’adaptation et d’atténuation aient été présentées au gouvernement du Canada et approuvées par celui-ci;

jusqu’à ce que le Canada indique que l’exigence de vaccination de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs du gouvernement du Canada ne soit plus en vigueur.

J’atteste que tous les membres du personnel de _______ (nom de l’entreprise) ont été informés des exigences de vaccination de la politique du gouvernement du Canada relative à la vaccination contre la COVID-19 des membres du personnel des fournisseurs, et que _______ (nom de l’entreprise) a attesté s’être conformé(e) à cette exigence.

J’atteste l’exactitude des renseignements fournis à la date indiquée ci-dessous et assure qu’ils demeureront exacts pendant toute la durée du contrat. Je comprends que les attestations fournies au gouvernement du Canada peuvent faire l’objet d’une vérification à tout moment. Je comprends également que le gouvernement du Canada considérera que l’entrepreneur n’a pas respecté ses engagements s’il découvre qu’une attestation est fausse pendant la période du contrat, qu’il s’agisse d’une erreur ou d’un acte délibéré. Le gouvernement du Canada se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires pour vérifier les attestations. Le non-respect de toute demande ou exigence imposée par le gouvernement du Canada constitueront un manquement au contrat.

Signature : ______________

Date : ______________

Facultatif

À des fins de collecte de données uniquement, veuillez apposer vos initiales ci-dessous si votre entreprise a déjà mis en vigueur sa propre politique de vaccination contre la COVID-19 ou des exigences en la matière pour ses employés. Le fait d’apposer vos initiales ci-dessous ne remplace pas l’obligation de remplir l’attestation ci-dessus.

Initiales : ______________

Selon la politique de vaccination contre la COVID-19 du gouvernement du Canada relative au personnel des fournisseurs, l’information que vous avez fournie sera protégée, utilisée, conservée et divulguée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Veuillez prendre note que vous avez le droit d’accéder à tout renseignement dans votre dossier et d’y apporter des corrections, et que vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissariat à la protection de la vie privée concernant le traitement de vos renseignements personnels. Ces droits s’appliquent également à toutes les personnes qui sont considérées comme membres du personnel aux fins du contrat et qui doivent accéder les lieux de travail du gouvernement du Canada où ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires.

Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 (contrat multiple)

Attestation

Je, _______ (prénom et nom de famille), en tant que représentant de _______ (nom de l’entreprise) conformément au(x) contrat(s) identifi(é)s ci-dessous, garantis et atteste que tout le personnel que _______ (nom de l’entreprise) fournira dans le cadre de ce(s) contrat(s) et qui accèdera aux lieux de travail du gouvernement fédéral au Canada où il peut entrer en contact avec des fonctionnaires sera :

1. entièrement vacciné contre la COVID-19; ou
2. à moins de ne pouvoir être vacciné en raison d’une contre-indication médicale certifiée, de la religion ou d’autres motifs de discrimination interdits en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, à condition que des mesures d’adaptation et d’atténuation applicables aient été présentées au gouvernement du Canada et approuvées par celui-ci;

jusqu’à ce que le Canada indique que l’exigence de vaccination de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs du gouvernement du Canada ne soit plus en vigueur.

Contrat(s) (Énumérer tous les contrats ou le contrat signé avec ce ministère/cette agence gouvernementale dans le cadre duquel (desquels) le personnel a accès aux lieux de travail du gouvernement fédéral et où il pourrait entrer en contact avec des fonctionnaires) :
_______________________________________________________________________________________
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Des mesures d’adaptation et d’atténuation ont été présentées et approuvées par le gouvernement du Canada pour le(s) contrat(s) suivant(s) : _______

J’atteste que tous les membres du personnel fournis par _______ (nom de l’entreprise) ont été informés des exigences de vaccination de la politique du gouvernement du Canada relative à la vaccination contre la COVID-19 des membres du personnel des fournisseurs, et que _______ (nom de l’entreprise) a attesté s’être conformé(e) à cette exigence.

J’atteste l’exactitude des renseignements fournis à la date indiquée ci-dessous et assure qu’ils demeureront exacts pendant toute la durée du contrat. Je comprends que les attestations fournies au gouvernement du Canada peuvent faire l’objet d’une vérification à tout moment. Je comprends également que le gouvernement du Canada considérera que l’entrepreneur n’a pas respecté ses engagements s’il découvre qu’une attestation est fausse pendant la période du contrat, qu’il s’agisse d’une erreur ou d’un acte délibéré. Le gouvernement du Canada se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires pour vérifier les attestations. Le non-respect de toute demande ou exigence imposée par le gouvernement du Canada peut constituer un manquement au contrat.

Signature : ______________

Date : ______________

Facultatif

À des fins de collecte de données uniquement, veuillez apposer vos initiales ci-dessous si votre entreprise a déjà mis en vigueur sa propre politique de vaccination contre la COVID-19 ou des exigences en la matière pour ses employés. Le fait d’apposer vos initiales ci-dessous ne remplace pas l’obligation de remplir l’attestation ci-dessus.

Initiales : ______________

Selon la politique de vaccination contre la COVID-19 du gouvernement du Canada relative au personnel des fournisseurs, les renseignements que vous avez fournis seront protégés, utilisés, conservés et divulgués conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Veuillez prendre note que vous avez le droit d’accéder à tout renseignement dans votre dossier et d’y apporter des corrections, et que vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissariat à la protection de la vie privée concernant le traitement de vos renseignements personnels. Ces droits s’appliquent également à toutes les personnes qui sont considérées comme membres du personnel aux fins du contrat et qui doivent accéder les lieux de travail du gouvernement du Canada où ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires.

Annexe C : Modèle de lettre de suivi

[Insérer le nom et l’adresse de l’entrepreneur]

[Insérer la date]

Madame, Monsieur,

La présente lettre fait suite à notre lettre initiale envoyée le [insérer la date où la première lettre a été envoyée].

Comme indiqué dans cette lettre, le gouvernement du Canada est déterminé à protéger la santé et la sécurité de ses employés. Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Canada a annoncé sa Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada. Les vaccins contre la COVID-19 sont un outil essentiel pour réduire le risque lié à la COVID-19 et protéger la santé publique au sens large.

Conformément à cette mesure importante, tout le personnel des entrepreneurs et des sous-traitants qui accède aux lieux de travail du gouvernement fédéral où il peut entrer en contact avec des fonctionnaires devra également être entièrement vacciné contre la COVID-19. Cette exigence entrera en vigueur le 15 novembre 2021.

[Sélectionner une formulation :

Si aucun Formulaire d’attestation n’a été reçu :

La lettre initiale que nous vous avons adressée décrit cette exigence et vous a fourni le Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 que vous devez remplir et me renvoyer. À ce jour, nous n’avons pas encore reçu votre Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 dûment rempli.

Si un Formulaire d’attestation incomplet a été reçu (p. ex., contrats manquants dans le cadre de cette politique, champs non remplis, modifications effectuées, etc.) :

Nous avons bien reçu votre Formulaire d’attestation; cependant, (énumérez brièvement les problèmes liés au Formulaire d’attestation initial)]

Vous devez remplir et renvoyer cette attestation obligatoire au plus tard le 12 novembre 2021. Si l’attestation n’est pas remplie et renvoyée au plus tard à cette date, nous pourrions délivrer un ordre d’arrêt de travail et envisager la résiliation de votre(vos) contrat(s).

J’ai joint à cette lettre le Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19. Veuillez me le retourner au plus tard le 12 novembre 2021 afin d’éviter toute interruption de votre contrat.

Merci.

[Insérer la signature et les coordonnées de l’expéditeur]

Annexe D : Processus de mise en œuvre de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 de TPSGC pour les contrats actuels

La présente annexe décrit de quelle façon le processus d’attestation de vaccination pour les contrats actuels sera mis en œuvre à TPSGC.

Pour les contrats actuels seulement, la lettre initiale aux entrepreneurs (Annexe A), le Formulaire d’attestation (Annexe B ou Annexe I), et la lettre de suivi (Annexe C) seront envoyés aux entrepreneurs actuels de TPSGC par Soutien en approvisionnement Canada (SAC) au nom des autorités contractantes. Il n’est pas nécessaire que les autorités contractantes de TPSGC fournissent séparément ces documents aux entrepreneurs qui ont des contrats actuels relevant de leur autorité.

Dans le cadre de ce processus, les entrepreneurs actuels doivent compléter et soumettre leur attestation à SAC au plus tard le 12 novembre 2021.

Si des représentants d’un contrat actuel communiquent avec les autorités contractantes qui sont responsables dudit contrat concernant des demandes de mesures d’adaptation ou d’atténuation, elles doivent suivre les instructions de cet AP indiquées dans la section Devoir d’accommodement.

En ce qui concerne les contrats actuels, SAC et la Direction générale de la surveillance (DGS) seront chargés de conserver les communications et les Formulaires d’attestation reçus.

Mis à part les contrats actuels, l’autorité contractante de TPSGC doit suivre les directives de la AP-152 de façon indépendante. Cela comprend l’envoi d’une lettre et du Formulaire d’attestation au soumissionnaire retenu pour toute soumission à l’étape de l’évaluation ou de l’attribution du contrat pour toute soumission qui n’incluait pas l’exigence de vaccination contre la COVID-19 selon les directives fournies dans la section Contrats actuels de l’AP.

Rapports

SAC et la DGS sont chargés de conserver les registres et de faire rapport sur les attestations de vaccination qu’ils reçoivent pour les contrats actuels. Il est donc important que les autorités contractantes s’assurent que SAC ait reçu toute communication pertinente avec l’entrepreneur.

Les autorités contractantes demeurent responsables de faire rapport sur les attestations de vaccination pour les nouvelles demandes de soumission, les demandes de soumissions amendées, les soumissions qui sont à l’étape de l’évaluation ou de l’attribution du contrat, etc.

Annexe H : Définitions

Entièrement vacciné – COVID-19 (personnel des fournisseurs qui fournit des services au Canada à partir du 6 octobre 2021)

Le membres du personnel des fournisseurs sont considérés comme entièrement vaccinés 14 jours après qu’ils aient :

• Reçu les deux doses d’un vaccin autorisé par Santé Canada qui nécessite 2 doses pour que la série de vaccination soit complète (à partir du 16 septembre 2021) : le vaccin Pfizer-Bio Tech Comirnaty, COVID-19, le vaccin Moderna Spikevax COVID-19 ou le vaccin AstraZeneca Vaxzevria COVID-19.
• Reçu les séries de vaccination à doses mixtes qui sont acceptées à condition qu’elle soient conformes aux recommandations du Comité consultatif national de l’immunisation (CCNI) sur l’utilisation des vaccins contre la COVID-19.
• Reçu 1 dose d’un vaccin autorisé par Santé Canada qui ne nécessite qu’une seule dose pour compléter la série de vaccination (à partir du 16 septembre 2021) : vaccin contre la COVID-19 de Janssen (Johnson & Johnson).
• Pour les personnes résidant actuellement au Québec seulement, avoir eu une infection au virus de la COVID-19 confirmée en laboratoire, suivie d’au moins 1 dose d’un vaccin contre la COVID-19 autorisé par Santé Canada.

La définition sera modifiée au besoin lorsque le Comité consultatif national de l’immunisation (CCNI) formulera de nouvelles recommandations.

Entièrement vacciné – COVID-19 (personnel des fournisseurs qui fournit des services à l’extérieur du Canada à partir du 6 octobre 2021)

Les membres du personnel des fournisseurs sont considérés comme entièrement vaccinés 14 jours après qu’ils aient :

• Reçu 1 dose supplémentaire d’un vaccin à ARNm au moins 28 jours après une série complète ou incomplète d’un vaccin non autorisé par Santé Canada.
• Ont répondu à la définition de personne entièrement vaccinée dans la région où ils résident actuellement.
• Ont reçu 3 doses de tout vaccin contre la COVID-19, qu’il s’agisse de vaccins autorisés par Santé Canada ou de vaccins non autorisés par Santé Canada.

La définition sera modifiée au besoin lorsque le Comité consultatif national de l’immunisation (CCNI) formulera de nouvelles recommandations.

Partiellement vacciné

Aux fins de la présente Politique, le terme ‘partiellement vacciné’ se réfère aux membres du personnel des fournisseurs qui ont reçu 1 dose d’un vaccin autorisé par Santé Canada, mais qui n’ont pas encore reçu la série de vaccination complète, et qui ne répondent pas à la définition de ‘entièrement vacciné’.

Personnel

Toute personne qui est employée par le fournisseur ou qui exécute du travail pour le fournisseur ou au nom du fournisseur, y compris mais sans s’y limiter, les sous-traitants, les employés des sous-traitants, les consultants et les agents.

Fournisseur

Aux fins de la présente politique, le terme ‘fournisseur’ comprend les soumissionnaires, les entrepreneurs, les offrants et les fournisseurs (dans le contexte des arrangements en matière d’approvisionnement).

Vaccination

La vaccination est le terme utilisé pour le fait de recevoir un vaccin, généralement au moyen d’une injection.

Vaccin

Un vaccin est une substance utilisée pour stimuler le système immunitaire et conférer une immunité contre une ou plusieurs maladies. Cette substance est préparée à partir de l’agent causal d'une maladie, de ses produits ou d’un substitut synthétique, puis traité pour agir comme un antigène sans provoquer la maladie.

Lieu de travail

Signifie un lieu de travail dont le gouvernement du Canada est propriétaire ou qui est opéré par ce dernier, et où les employés du gouvernement du Canada exécutent un travail au nom du gouvernement du Canada.

Annexe I : Formulaire d’attestation pour les contrats existants pour lesquels on utilisera du personnel partiellement vacciné

Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 (version B - un seul contrat)

Attestation

Je, _____________________ (prénom et nom de famille), en tant que représentant de _____________________ (nom de l’entreprise) conformément au contrat _____________________ (numéro du contrat), garantis et atteste que tous les membres du personnel que _____________________ (nom de l’entreprise) fournira dans le cadre de ce contrat et qui ont accès aux lieux de travail du gouvernement du Canada où ils peuvent entrer en contact avec des fonctionnaires seront :

1. entièrement vaccinés contre la COVID-19;
2. à moins de ne pouvoir être vaccinés en raison d’une contre-indication médicale certifiée, de la religion ou d’autres motifs de discrimination interdits en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, à condition que des mesures d’adaptation et d’atténuation aient été présentées au gouvernement du Canada et approuvées par celui-ci; ou
3. partiellement vaccinés contre la COVID-19 pour une période maximale de 10 semaines à partir de la date de la première dose et à condition que des mesures d’adaptation et d’atténuation aient été présentées au gouvernement du Canada et approuvées par celui-ci, période après laquelle le personnel doit satisfaire aux conditions énoncées à (a) ou (b) ou alors ils n’auront plus accès aux lieux de travail du gouvernement fédéral où ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires aux termes de ce contrat;

jusqu’à ce que le Canada indique que l’exigence de vaccination de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs du gouvernement du Canada ne soit plus en vigueur.

J’atteste que tous les membres du personnel de _____________________ (nom de l’entreprise) ont été informés des exigences de vaccination de la politique du gouvernement du Canada relative à la vaccination contre la COVID-19 des membres du personnel des fournisseurs, et que _____________________ (nom de l’entreprise) a attesté s’être conformé(e) à cette exigence.

J’atteste l’exactitude des renseignements fournis à la date indiquée ci-dessous et assure qu’ils le demeureront pendant toute la durée du contrat. Je comprends que les attestations fournies au Canada peuvent faire l’objet d’une vérification à tout moment. Je comprends également que le Canada considérera que l’entrepreneur n’a pas respecté ses engagements s’il découvre qu’une attestation est fausse pendant la période de soumission des propositions ou de contrat, qu’il s’agisse d’une erreur ou d’un acte délibéré. Le Canada se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires pour vérifier l’attestation d’un soumissionnaire. Le défaut de se conformer à toute demande ou exigence imposée par le Canada sera considéré comme un manquement au contrat.

Cette attestation remplace toute attestation précédente soumise au gouvernement du Canada concernant la conformité aux exigences de vaccination de la Politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs du gouvernement du Canada selon les termes du contrat susmentionné.

Signature : ____________________________

Date : ____________________________

Facultatif

À des fins de collecte de données uniquement, veuillez apposer vos initiales ci-dessous si votre entreprise a déjà mis en vigueur sa propre politique de vaccination contre la COVID-19 ou des exigences en la matière pour ses employés. Le fait d’apposer vos initiales ci-dessous ne remplace pas l’obligation de remplir l’attestation ci-dessus

Initiales : ______________

Selon la politique de vaccination contre la COVID-19 du gouvernement du Canada relative au personnel des fournisseurs, l’information que vous avez fournie sera protégée, utilisée, conservée et divulguée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Veuillez prendre note que vous avez le droit d’accéder à tout renseignement dans votre dossier et d’y apporter des corrections, et que vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissariat à la protection de la vie privée concernant le traitement de vos renseignements personnels. Ces droits s’appliquent également à toutes les personnes qui sont considérées comme membres du personnel aux fins du contrat et qui doivent accéder les lieux de travail du gouvernement du Canada où ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires.

Formulaire d’attestation de l’exigence de vaccination contre la COVID-19 (version B - contrat multiple)

Je, ________________________________ (prénom et nom de famille), en tant que représentant de ________________________________ (nom de l’entreprise) conformément au(x) contrat(s) identifié(s) ci-dessous, garantis et atteste que tout le personnel que ________________________________ (nom de l’entreprise) fournira dans le cadre de ce(s) contrat(s) et qui accèdera aux lieux de travail du gouvernement fédéral au Canada où il peut entrer en contact avec des fonctionnaires sera :

1. entièrement vacciné contre la COVID-19;
2. à moins de ne pouvoir être vacciné en raison d’une contre-indication médicale certifiée, de la religion ou d’autres motifs de discrimination interdits en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, à condition que des mesures d’adaptation et d’atténuation applicables aient été présentées au gouvernement du Canada et approuvées par celui-ci; ou
3. partiellement vaccinés contre la COVID-19 pour une période maximale de 10 semaines à partir de la date de la première dose et à condition que des mesures d’adaptation et d’atténuation aient été présentées au gouvernement du Canada et approuvées par celui-ci, période après laquelle le personnel doit satisfaire aux conditions énoncées à (a) ou (b) ou alors ils n’auront plus accès aux lieux de travail du gouvernement fédéral où ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires aux termes de ce contrat;

jusqu’à ce que le Canada indique que l’exigence de vaccination de la politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs du gouvernement du Canada ne soit plus en vigueur.

Contrat(s) (Énumérer tous les contrats ou le contrat signé avec ce ministère/cette agence gouvernementale dans le cadre duquel (desquels) le personnel a accès aux lieux de travail du gouvernement fédéral et où il pourrait entrer en contact avec des fonctionnaires.
_______________________________________________________________________________________
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_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
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Des mesures d’adaptation et d’atténuation ont été présentées et approuvées par le gouvernement du Canada pour le(s) contrat(s) suivant(s) ____________________________________________________________________________________

Des mesures temporaires pour le personnel partiellement vacciné ont été présentées et approuvées par le gouvernement du Canada pour le(s) contrat(s) suivant(s) ____________________________.

J’atteste que tous les membres du personnel fournis par ________________________________ (nom de l’entreprise) ont été informés des exigences de vaccination de la politique du gouvernement du Canada relative à la vaccination contre la COVID-19 des membres du personnel des fournisseurs, et que ________________________________ (nom de l’entreprise) a attesté s’être conformé(e) à cette exigence.

J’atteste l’exactitude des renseignements fournis à la date indiquée ci-dessous et assure qu’ils demeureront exacts pendant toute la durée du contrat. Je comprends que les attestations fournies au gouvernement du Canada peuvent faire l’objet d’une vérification à tout moment. Je comprends également que le gouvernement du Canada considérera que l’entrepreneur n’a pas respecté ses engagements s’il découvre qu’une attestation est fausse pendant la période du contrat, qu’il s’agisse d’une erreur ou d’un acte délibéré. Le gouvernement du Canada se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires pour vérifier les attestations. Le non-respect de toute demande ou exigence imposée par le gouvernement du Canada peut constituer un manquement au contrat.

Cette attestation remplace toute attestation précédente soumise au gouvernement du Canada concernant la conformité aux exigences de vaccination de la Politique de vaccination contre la COVID-19 relative au personnel des fournisseurs du gouvernement du Canada selon les termes du contrat susmentionné.

Signature : ____________________________

Date : ____________________________

Facultatif

À des fins de collecte de données uniquement, veuillez apposer vos initiales ci-dessous si votre entreprise a déjà mis en vigueur sa propre politique de vaccination contre la COVID-19 ou des exigences en la matière pour ses employés. Le fait d’apposer vos initiales ci-dessous ne remplace pas l’obligation de remplir l’attestation ci-dessus.

Initiales : ___________

Selon la politique de vaccination contre la COVID-19 du gouvernement du Canada relative au personnel des fournisseurs, les renseignements que vous avez fournis seront protégés, utilisés, conservés et divulgués conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Veuillez prendre note que vous avez le droit d’accéder à tout renseignement dans votre dossier et d’y apporter des corrections, et que vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissariat à la protection de la vie privée concernant le traitement de vos renseignements personnels. Ces droits s’appliquent également à toutes les personnes qui sont considérées comme membres du personnel aux fins du contrat et qui doivent accéder les lieux de travail du gouvernement du Canada où ils pourraient entrer en contact avec des fonctionnaires.