Offres à commandes

Table des matières

Que sont les offres à commandes?

L'offre à commandes n'est pas un contrat. Il s'agit d'une offre déposée par un fournisseur éventuel qui propose de fournir, au besoin, des biens ou des services à des prix préétablis, selon des clauses et des conditions définies. Il n'y a pas de contrat tant que le gouvernement ne passe pas une commande subséquente à l'offre à commandes. Le gouvernement n'est pas du tout obligé d'acheter tant que la commande subséquente n'est pas passée.

Quand se sert-on des offres à commandes?

Les offres à commandes sont utilisées pour répondre à des besoins répétitifs dans les cas où les ministères et organismes commandent fréquemment les mêmes biens ou services. On peut aussi s’en servir quand un ministère ou organisme prévoit avoir besoin de divers biens ou services dans un but précis, mais que la demande réelle n’est pas connue et que les livraisons doivent être faites au fur et à mesure des besoins. Parmi les produits courants achetés de cette façon figurent les aliments, carburants, produits pharmaceutiques, accessoires de plomberie, pneus et chambres à air, papeterie, équipement de bureau et matériel de traitement électronique des données. Les services communs achetés grâce à cette méthode comprennent les services de réparation et de révision et les services d'aide temporaire.

Les offres à commandes sont le mieux adaptées aux biens ou aux services qu'on peut clairement définir pour permettre aux fournisseurs d'offrir des prix fermes. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) émet des offres à commandes lorsqu'on constate qu'il s'agit de la meilleure méthode d'approvisionnement. Les ministères et organismes peuvent aussi établir leurs propres offres à commandes.

Pourquoi se sert-on des offres à commandes?

L'offre à commandes est une méthode d'approvisionnement pratique qui permet de gagner du temps et de réaliser des économies. Lorsqu'on émet une offre à commandes, le ministère ou organisme qui a besoin de biens ou de services s'adresse directement à vous. Les commandes subséquentes à l'offre à commandes sont traitées plus rapidement et il y a moins de paperasse puisque les prix et les conditions ont été convenus d’avance. L'offre à commandes comporte des avantages pour les contribuables, puisqu'elle permet de réduire les frais d'administration, et que les ministères et organismes ont moins besoin de garder des stocks.

Comment les offres à commandes sont-elles émises?

Le processus d'émission de l'offre à commandes est soumis aux politiques et aux méthodes normales d'attribution des contrats (notamment la marche à suivre en vertu des accords commerciaux). Dans les offres à commandes, vous soumissionnez une offre à commandes de la même façon que vous le feriez pour répondre à d'autres demandes de soumissions (voir « Le processus de demandes de soumissions »). Ainsi, à TPSGC, la plupart des demandes d'offres à commandes dont la valeur est estimée à 25 000 $ ou plus sont publiées sur le minisite Appels d’offres. Pour les offres à commandes évaluées à 25 000 $ et moins, TPSGC invitera les entreprises inscrites dans ses listes de fournisseurs à soumissionner.

Lorsqu'on émet une offre à commandes à votre entreprise, vous vous engagez à fournir certains biens ou services à des prix déterminés durant une période spécifiée. Si le gouvernement émet une commande subséquente à votre offre à commandes, ce n'est qu'à ce moment-là que vous concluez un contrat pour la somme indiquée dans la commande subséquente.

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Quand les offres à commandes sont-elles émises?

Il n'existe pas de règle établie quant au moment où l'on émet des offres à commandes. Généralement, on les émet au début de l'exercice financier du gouvernement fédéral (qui s'étend du 1er avril au 31 mars); il y a toutefois de nombreuses exceptions. Normalement, les offres à commandes sont en vigueur pour un an; mais pour certaines d'entre elles, cette période peut varier. Le processus d’achat relatif à une offre à commandes commence longtemps avant la date d’émission de celle-ci, suivant la nature et la complexité du besoin. Il est donc important de surveiller les demandes d’offres à commandes qui peuvent paraître des mois avant la date prévue d'entrée en vigueur de l'offre à commandes.

Accédez aux Données sur les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement qui sont mises à jour à chaque semaine pour trouver les offres à commandes les plus récents dans votre secteur d’affaire.

Types d'offres à commandes

Il existe cinq types d'offre à commandes émises par TPSGC. Le type d'offre utilisé dépend du secteur géographique visé (à savoir s'il s'agit d'une région ou de l'ensemble du Canada) ainsi que du nombre de ministères ou d'organismes fédéraux en cause.

Offre à commandes principale et nationale (OCPN) :
utilisée par différents ministères ou organismes partout au Canada.
Offre à commandes principale et régionale (OCPR) :
utilisée par différents ministères ou organismes dans une région en particulier.
Offre à commandes individuelle et nationale (OCIN) :
utilisée par un ministère ou un organisme précis partout au Canada.
Offre à commandes individuelle et régionale (OCIR) :
utilisée par un ministère ou un organisme précis dans une certaine zone géographique.
Offre à commandes individuelle et ministérielle (OCIM) :
utilisée uniquement par TPSGC au nom de certains ministères et organismes précis.

Processus de commandes des biens et des services

Les biens ou services visés par une offre à commandes sont commandés à l'aide d'une commande subséquente. Ce document indique qu'on accepte l'offre à commandes pour les biens ou les services commandés, et permet de faire savoir au fournisseur qu'il doit livrer les biens ou fournir les services. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu'on émet une commande subséquente à une offre à commandes.

Ni l'une ni l'autre des parties n'a d'obligation contractuelle tant qu'une commande subséquente n'est pas passée.

Les offres à commandes ne sont pas des contrats au sens juridique du terme : l'une des parties peut résilier une offre à commandes en adressant un préavis à l'autre. Toutefois, toutes les commandes subséquentes passées à un fournisseur avant la résiliation de l'offre à commandes sont exécutoires selon la loi et doivent être exécutées. Les ministères et organismes ne commandent que les biens ou les services dont ils ont effectivement besoin.

Limitations financières

Les commandes individuelles subséquentes sont limitées à une somme totale maximale telle que précisée dans l'offre à commandes.

Peut-on établir des offres à commandes avec plusieurs fournisseurs?

On peut établir des offres à commandes avec plusieurs fournisseurs pour les mêmes biens ou services. On peut ainsi s'assurer que les biens ou les services seront toujours disponibles.

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Comptes rendus à l'intention des fournisseurs

Si vous soumissionnez une offre à commandes et que vous n'êtes pas sélectionné, demandez un compte rendu. Nous vous dirons qui a été choisi et pourquoi et nous vous indiquerons les points à améliorer dans vos offres futures.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter la page Web Comptes rendus à l'intention des fournisseurs

Renseignements supplémentaires

Pour plus de renseignements sur les offres à commandes, veuillez communiquer avec votre Bureaux régionaux de TPSGC le plus proche.