La gestion et l'administration des contrats impliquent de nombreuses activités pour assurer l'exécution d'un contrat. Cela couvre également les activités ou les événements qui peuvent altérer ou perturber l'exécution d'un contrat, par exemple la défaillance d'un contracteur, les litiges et les modifications de contrat.
Au cours de la gestion des contrats, les différends contractuels devraient être traités de manière équitable et aussi rapidement que possible. Les modifications de contrat doivent être effectuées avec le même soin que celui qui a été apporté au contrat initial.
- Maintenir de bons registres
- Délais de paiement
- Paiement en souffrance
- Demander d’être payé par dépôt direct
Maintenir de bons registres
Même avant qu'une préoccupation ne survienne, les fournisseurs doivent toujours, pendant la gestion d'un contrat, tenir des dossiers bien documentés afin d'être prêts à fournir des informations ou des preuves à l'appui chaque fois que cela est nécessaire.
De bons registres faciliteront l'examen des préoccupations ou des plaintes soulevées, et aideront à déterminer comment y répondre.
Délais de paiement
La politique du gouvernement établie par le Conseil du Trésor prévoit qu’un paiement doit être versé dans les trente jours « à compter de la date de réception d'une facture ou de l'acceptation des biens ou services, quelle que soit la date la plus tardive ». Un ministère doit également payer de l’intérêt sur toute somme en souffrance à moins qu’il vous avise dans un délai de 15 jours de tout problème associé à la facture, aux biens ou aux services.
Paiement en souffrance
Si le montant dû demeure impayé après 30 jours, que ce soit le montant facturé ou les intérêts, il est conseillé de communiquer avec le client. Si vous n’arrivez pas à le joindre, il serait également pertinent de communiquer avec l’agent de négociation des contrats.
Si un paiement est en retard, les intérêts exigibles sont calculés conformément à la Directive sur les paiements du Conseil du Trésor et au Taux d’intérêt applicable au paiement à la date d'échéance (PADE) du receveur général.
Demander d’être payé par dépôt direct
Le gouvernement du Canada s'est engagé à réduire le nombre de chèques émis et fait la promotion du dépôt direct comme la méthode la plus rapide et efficace pour recevoir des paiements. Les entreprises fournisseurs de biens et services pour le gouvernement du Canada devront s’inscrire au dépôt direct pour les comptes créditeurs, ainsi que pour les subventions et les contributions. Apprenez-en plus au sujet de l’inscription au dépôt direct.