Le présent guide se veut un point de départ pour vous aider à créer des stratégies d'approvisionnement qui offrent aux petits et moyennes entreprises (PME) un accès juste et équitable aux possibilités de marchés publics fédéraux. Élaboré par le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME), il a pour but de réduire les obstacles – les obligations qui éliminent les entrepreneurs dont la soumission est par ailleurs conforme, en raison d'exigences techniques ou d'exigences de fournisseurs qui sont inutiles – pour les PME désireuses de soumissionner des marchés fédéraux.
- Pourquoi est-ce important que les PME aient un accès équitable aux occasions de marchés publics ?
- Que me demandez-vous de faire ?
- Quel est le rôle du BPME dans le renouvellement de l'approvisionnement ?
- Que représentent les « dix conseils pratiques »?
- 1. Demander une rétroaction aux PME
- 2. Rechercher les outils d'approvisionnement disponibles
- 3. Adapter les exigences relatives aux appels d'offres
- 4. Recourir aux modèles en langage clair
- 5. Supprimer les restrictions inutiles
- 6. Éviter les critères trop restrictifs relatifs aux produits et aux services
- 7. Être sensible aux questions de financement
- 8. Réfléchir à la méthode d'évaluation
- 9. Mettre en évidence les coûts cachés possibles
- 10. Abaisser les exigences touchant l'administration des marchés
- Soumettre vos commentaires
- Renseignements supplémentaires
Pourquoi est-ce important que les PME aient un accès équitable aux occasions de marchés publics ?
Le gouvernement du Canada compte sur les petits fournisseurs parce qu'ils offrent une valeur ajoutée à la chaîne d'approvisionnement et occupent souvent des créneaux où sont absentes les grandes entreprises. Les petites entreprises sont déjà d'importants fournisseurs de biens et de services : elles figurent traditionnellement pour plus du tiers dans la valeur des achats publics et bien au-delà de 60 pour cent dans les marchés publics attribués.
Faire en sorte que les PME qui soumissionnent des marchés publics ne soient pas confrontées à des obstacles inutiles permet d'accroître la compétitivité par l'élargissement du bassin de fournisseurs admissibles, ce qui, à son tour, contribue à obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les biens et services qu'achète le gouvernement. Favoriser la compétitivité des PME influe aussi sur le bien-être de la société canadienne et l'économie, en stimulant la création d'emploi, la croissance économique et l'innovation. Par la mise en oeuvre de légères modifications dans la façon de définir et d'amener des exigences, les professionnels de l'approvisionnement peuvent jouer un rôle déterminant dans l'amélioration de l'accès aux petits fournisseurs, accroissant ainsi l'équité et la transparence des activités quotidiennes de l'État.
Que me demandez-vous de faire ?
À titre de spécialistes de l'approvisionnement, vous prenez déjà en considération la plupart de ces suggestions, chaque fois que vous rédigez un document d'appel d'offres. Mais, en réfléchissant sur ces lignes directrices et en apportant seulement quelques modifications là où c'est possible, vous pouvez concourir à améliorer l'accès aux occasions d'affaires à certaines PME. Veuillez prendre un instant pour examiner ces conseils pratiques.
Quel est le rôle du BPME dans le renouvellement de l'approvisionnement ?
Le BPME, qui relève de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, a été créé pour réduire les obstacles et simplifier les exigences pour les fournisseurs désireux de faire des affaires avec l'administration fédérale, tout en s'efforçant d'atteindre les objectifs d'approvisionnement de l'État. Nous sensibilisons les entreprises de tout le pays par l'entremise de nos six bureaux régionaux, en les mettant au courant des occasions de marchés publics et en les aidant à s'y retrouver dans le système d'approvisionnement fédéral et à tirer des leçons des défis relevés.
Que représentent les « dix conseils pratiques » ?
Le document ci-joint se veut un point de départ pour les professionnels de l'approvisionnement qui ont pour tâche de rédiger toutes sortes de documents d'appel d'offres. Chaque point est centré sur un aspect du processus d'approvisionnement qui comporte généralement des obstacles à la participation des PME. Les obstacles sont considérés comme des exigences qui entraînent l'élimination d'entrepreneurs dont la soumission est par ailleurs recevable, en raison d'exigences techniques ou de caractéristiques de fournisseurs plutôt que de facteurs opérationnels.
Les lignes directrices suivantes visent à aider les spécialistes de l'approvisionnement à créer des stratégies d'approvisionnement inclusives qui favorisent la participation des petites et moyennes entreprises (PME). Il est possible que les exigences particulières d'une stratégie d'approvisionnement obligent à écarter les suggestions ci-dessous. Les professionnels de l'approvisionnement doivent, comme toujours, faire preuve de discernement quand ils décident d'une approche qui devrait tenir la route devant l'examen du public.
Ils doivent, dans la mesure du possible :
1. Demander une rétroaction aux PME
Au cours des consultations périodiques auprès de l'industrie menées tout au long de l'année, faire en sorte que les petits fournisseurs aient l'occasion de dire leur mot. Une précieuse contribution se traduit souvent par une rétroaction de leur part sur les capacités et les innovations du marché qui peut aider à rendre les plans d'approvisionnement proposés plus réalistes et donner lieu à des stratégies plus faciles à appliquer pour toutes les parties.
2. Rechercher les outils d'approvisionnement disponibles
Déterminer s'il existe déjà un instrument d'achat regroupé, établi par voie concurrentielle, pour permettre, le cas échéant, l'attribution de marchés et de commandes à des PME préqualifiées.
3. Adapter les exigences relatives aux appels d'offres
Scinder les grandes catégories en composantes pour permettre une concurrence plus large et pour offrir une solution de rechange aux coentreprises ou des marchés de sous-traitance aux fournisseurs spécialisés. Dans le cas de produits pour lesquels les PME peuvent proposer des prix pour des services ou une prestation au nom du fournisseur principal, veiller à ce que la stratégie d'approvisionnement comprenne une clause déterminant ces revendeurs à valeur ajoutée plutôt que laisser leur sélection au hasard ou à une préférence arbitraire.
4. Recourir aux modèles en langage clair
Se concentrer sur la rédaction de documents concis qui évitent les répétitions et ont recours à un langage clair et facile à comprendre. Il est plus facile, pour les petits fournisseurs, de répondre à des documents autonomes comprenant un nombre limité de pièces jointes et de documents de référence.
Pour les modèles en langage clair et les directives sur l'organisation des documents, veuillez voir le Guide des approvisionnements, Chapitre 4 : Section 4.15.1 Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels.
5. Supprimer les restrictions inutiles
Évaluer les fournisseurs d'après leur aptitude à exécuter les travaux plutôt que d'après des critères restrictifs relatifs à l'entreprise, comme la taille ou les revenus. Des exigences comme les années d'expérience, les caractéristiques de la chaîne de distribution, la couverture nationale, la concession de licences et les attestations du personnel devraient être fondées sur les besoins du marché, de façon à ne pas éliminer arbitrairement de petits fournisseurs.
6. Éviter les critères trop restrictifs relatifs aux produits et aux services
Pour permettre aux fournisseurs novateurs de rivaliser, élaborer des devis fondés sur les exigences fonctionnelles plutôt que sur des caractéristiques techniques ou des attributs de marques. Les normes et les certifications environnementales réalisables sont celles qui témoignent des véritables références de l'industrie de même que des exigences réelles du produit ou du service.
7. Être sensible aux questions de financement
Incorporer les politiques de paiement établies et s'assurer de la présence de clauses, comme celle portant sur la renonciation aux cartes de crédit, de façon à éviter de placer les petits fournisseurs dans une situation où ils devront reporter les coûts sur une période prolongée.
8. Réfléchir à la méthode d'évaluation
Établir une méthode d'évaluation qui permet de contrebalancer le prix, l'expérience et l'efficacité pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Examiner toutes les options, avant de recourir à une méthode de sélection susceptible d'être préjudiciable aux petits fournisseurs ou aux fournisseurs régionaux, comme demander l'inclusion des taxes dans le calcul des prix proposés. S'il y a lieu, envisager de définir au préalable un éventail dans les limites duquel les soumissions seront jugées recevables plutôt que d'avoir pour but la sélection d'un nombre arbitraire de fournisseurs retenus.
9. Mettre en évidence les coûts cachés possibles
Préciser les exigences réelles relatives à l'assurance, à la responsabilité, à la réglementation et à la sécurité qui s'imposent pour atténuer les risques que peut présenter le contrat, de façon à éviter d'imposer aux petits fournisseurs le fardeau de coûts excessifs et les chinoiseries administratives découlant d'exigences exagérément rigoureuses.
10. Abaisser les exigences touchant l'administration des marchés
Veiller à ce que les exigences d'administration et de rapport ne se traduisent pas par des coûts exagérés pour les petits fournisseurs aux ressources limitées. Les cycles de paiement et les mises à jour des prix, s'il y a lieu, devraient être établis équitablement, à des intervalles permettant de minimiser le report des coûts.
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