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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.15.1. Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels

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Contenu principal

  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'est engagé à promouvoir une présentation uniforme pour les documents d'approvisionnement en uniformisant la terminologie, en simplifiant le libellé des contrats, en utilisant un langage clair et en s'assurant d'une plus grande cohérence et meilleure uniformité.
  2. TPSGC a mis en place les documents uniformisés d'approvisionnement ministériel qui comprennent les instructions uniformisées, les conditions générales et les modèles de demandes de soumissions, de demandes d'offres à commandes (DOC) et de demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA), à l'intention de ses agents de négociation des contrats pour l'achat de biens, de services ou les deux (à l'exclusion des travaux de construction et des services d'architecture et de génie).
  3. Sous réserve des procédures applicables à l'utilisation des modèles uniformisés d'approvisionnement contenus dans le Guide des CCUA, les agents de négociation des contrats doivent utiliser les modèles de demandes de soumissions et de contrats subséquents pour les besoins concurrentiels et non concurrentiels de faible valeur (Simple), de complexité moyenne (MC) et plus complexes (HC), et les modèles de demande d'offres à commandes (DOC) et de demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) pour les achats de biens, de services ou les deux. Afin de maintenir l'uniformité dans la présentation des documents d'approvisionnement de TPSGC, les agents de négociation des contrats ne doivent ni modifier, ni changer l'ordre ou le contenu de ces modèles, sauf lorsque cela est indiqué. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats devraient obtenir de leur superviseur le modèle uniformisé le plus récent utilisé dans leur secteur respectif qui a été adapté à des exigences spécifiques conformément aux modèles uniformisés. Les directions qui ont besoin d'aide pour élaborer des documents selon ces modèles doivent communiquer avec la Division des outils relatifs au processus d'approvisionnement du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, par courriel à : outilsapprov.proctools@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  4. Il existe cinq modèles uniformisés d’approvisionnement, offerts en format Microsoft Word (.doc) et en format Word Pro (.lwp). Un fichier en format PDF identifiant les modifications les plus récentes est également offert pour chacun des modèles. De plus, des Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d'approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., lesquelles fournissent aux agents de négociation des contrats des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles, sont également disponibles.
  5. La plupart des achats de biens ou de services doivent être effectués selon les conditions générales et les conditions générales supplémentaires reproduites dans le Guide des CCUA. La nature et la complexité de l'approvisionnement dictent les conditions à utiliser. Ces dernières figurent à l'Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires.
  6. L'Attribution des marchés immobiliers utilise ses propres modèles uniformisés pour les travaux de construction ainsi que les services d'architecture et de génie.
  7. Les pages de couverture des demandes de soumissions générées par l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) doivent être utilisées pour les demandes de soumissions émises par TPSGC (qu'elles soient émises par l' EAA ou affichées manuellement sur le SEAOG). L'émission de demandes de soumissions qui n'utilisent pas les pages de couverture générées par l' EAA doit être approuvée par le gestionnaire. La date de clôture doit être indiquée sur la page couverture des demandes de soumissions.
  8. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les instructions concernant la présentation des soumissions ainsi que la date et l'heure de clôture des soumissions pour chaque demande de soumissions sont clairement indiquées dans les documents d'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats doivent également s'assurer que la date de clôture de la soumission, qui apparaît sur l'avis de projet de marchés, correspond à celle de la demande de soumission.