8.70.5. Modification de contrats

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

  1. Les modifications de contrat servent à officiellement supprimer, modifier ou ajouter de nouvelles conditions au contrat original. La nécessité d'apporter une modification peut découler de négociations qui se poursuivent ou de la nécessité de réagir à des circonstances imprévues. Les modifications de contrat devraient tenir compte des intérêts fondamentaux du Canada. Elles sont soumises à l'approbation des deux parties au contrat. Lorsque le fournisseur est assujetti à une Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF) dont les modalités s'appliquent, la durée du contrat ne peut être prolongée autant par une modification que par l'exercice d'une option à moins que :
    1. la contrainte de temps ne permette pas d'amorcer un nouveau processus compétitif ; ou
    2. des circonstances exceptionnelles soient présentes.
    Ces situations requièrent l'approbation du SMA conformément à l'article 8.180.25 Exceptions.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent analyser soigneusement la nécessité d'apporter une modification à un contrat contre celle d'en émettre un nouveau et doivent tout faire pour éviter :
    1. un financement initial insuffisant, qui entraînerait une modification pour accroître la valeur du marché;
    2. une planification préalable insuffisante, qui entraînerait une modification à la conception, de nouveaux devis descriptifs ou une nouvelle quantité; et
    3. des procédures administratives qui ne conviennent pas, qui entraîneraient des modifications aux devis descriptifs, à la livraison ou à d'autres éléments afin de protéger l'entrepreneur ou l'organisme gouvernemental concerné.
  3. Aux fins de la Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs (PMCRF) et en sus de ce qui est mentionné ci-dessus en ce qui a trait aux modifications de contrat en général, une modification conditionnelle est un type particulier de modification au contrat. Elle est utilisée au lieu d'une résiliation totale ou partielle pour manquement pour des raisons de nécessités opérationnelles lorsqu'il y a un problème de rendement pour lequel le fournisseur est principalement responsable. Lorsqu'un agent de négociation des contrats est prêt à résilier totalement ou en partie pour manquement, le recours à une modification conditionnelle peut servir d'alternative à une résiliation immédiate. Si le fournisseur refuse la modification conditionnelle, le contrat doit alors être résilié pour manquement et aucune modification normale ne peut être émise. (Voir l'article 8.180.10 Définitions pour plus d'information au sujet des modifications conditionnelles et l'alinéa 8.180.15.1(c) pour le paragraphe à être inséré dans une modification conditionnelle. Voir aussi l'article 8.135.15 Résiliation pour manquement et l'Annexe 8.4 Résiliation pour manquement au sujet des résiliations pour manquement.) Tout comme pour une résiliation pour manquement, des modifications conditionnelles déclencheront un processus d'évaluation d'une MCRF suivant la PMCRF. (Voir l'article 8.180 Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs.)
  4. Dispositions relatives à l'intégrité
    1. Pour chaque modification de contrat où les dispositions relatives à l'intégrité ont été modifiées, sauf en ce qui concerne les modifications de nature administrative et les commandes subséquentes à une offre à commandes, les agents de négociation des contrats doivent suivre le processus de vérification comme indiqué à l'article 5.16 Conformité en matière d'intégrité. Consulter les articles 5.16 Conformité en matière d'intégrité et 8.70.2 Conformité avec les dispositions relatives à l'intégrité pour plus détails concernant le processus de vérification.
    2. Lorsqu'une modification importante doit être apportée à un contrat en vigueur qui ne contient pas les plus récentes dispositions relatives à l'intégrité (p. ex. augmentation de la valeur du contrat, exercice d'une option, prolongation de la période du contrat, modification au besoin ou cession d'un contrat), les agents de négociations des contrats doivent proposer d'ajouter ou de modifier les dispositions relatives à l'intégrité dans le contrat. Les agents de négociation des contrats peuvent utiliser la Lettre type pour l'ajout de dispositions à un contrat en vigueur (voir 8.13 Annexe : Lettres types concernant l'intégrité).
    3. Si un entrepreneur refuse d'effectuer des modifications à l'article Dispositions relatives à l'intégrité, ou de fournir l'attestation demandée dans la Lettre type pour l'ajout de dispositions à un contrat en vigueur, tous les efforts doivent être faits pour s'assurer que le fournisseur a une bonne compréhension des modalités des nouvelles dispositions relatives à l'intégrité. Cela peut impliquer qu'un gestionnaire communique directement avec l'entrepreneur. Si l'entrepreneur refuse toujours de mettre à jour les dispositions relatives à l'intégrité, le refus ne devrait pas empêcher la continuité des opérations, et l'on peut procéder à la modification du contrat. Pour obtenir de l'aide, veuillez communiquer avec le Secrétariat de l'intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l'adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  5. La forme de la modification suivra la forme du contrat original. La modification devrait préciser, en se servant de clauses complètes, tout ajout ou toute modification, condition ou suppression.
  6. Pour réduire les frais d'administration, les agents de négociation des contrats et les ministères clients devraient regrouper le plus de changements possibles dans une même modification. Par exemple, divers changements ou altérations de conception peuvent faire l'objet d'une même modification.
  7. Les modifications devraient être distribuées à la même échelle que le contrat original.
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