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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

5.85. Négociations

  1. Dans le cas où l'on a reçu deux soumissions recevables et plus à la suite de la demande de soumissions concurrentielle, et qu'aucune ne représente une juste valeur, l'agent de négociation des contrats devrait examiner la demande pour en déterminer les causes. Par la suite, l'agent de négociation des contrats pourra décider de tenir des négociations ou d'annuler la demande de soumissions et d'émettre de nouveau la demande.
  2. Le paragraphe 10.6.6 de la Politique sur les marchés du CT mentionne : que « Lorsqu'on négocie avec plus d'une entreprise, il faut s'assurer qu'elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrents. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle. »
  3. L'agent de négociation des contrats doit mener toutes les négociations. Dans le cas d'un besoin de nature technique, l'agent devrait mener les négociations en collaboration avec le client. Un rapport sur les négociations doit être versé au dossier contractuel.
  4. Pour les achats assujettis aux accords commerciaux internationaux et à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), les agents de négociation des contrats doivent tenir des négociations conformes aux conditions de ces accords. Voir à l'Article 1014 : Règles de négociation de l'Accord de libre-échange nord-américain, l'article 19.11 : Négociation de l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne ou à l'Article XIV : Négociation de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce ou l’article 512 : Négociation de l’Accord de libre-échange canadien. Les différents accords de libre-échange bilatéraux ont les mêmes règles que l'ALENA.
  5. Pour les achats non assujettis à l'ALENA, à l'AECG, à l'OMC-AMP ou à l’ALEC,
    1. lorsqu'une demande de soumissions a été émise, il est possible d'entreprendre des négociations :
      1. avant que ne soit terminée l'évaluation des soumissions, à la condition qu'elles soient tenues avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable; ou
      2. après l'évaluation des soumissions, avec un seul soumissionnaire, à la condition que le soumissionnaire ait présenté la seule soumission recevable ou que le soumissionnaire ait été choisi après que plus d'une soumission recevable a été évaluée, mais qu'il puisse être démontré que, même si l'on avait entrepris des négociations avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable, le choix de l'entreprise aurait été le même;

      La capacité de prouver que le même soumissionnaire sera choisi, qu'il y ait ou non négociation avec tous les soumissionnaires ayant présenté une soumission recevable, présuppose que le besoin (notamment les spécifications techniques) ne changera pas durant les négociations et que, par conséquent, si l'on avait donné la même possibilité aux autres soumissionnaires, ils n'auraient pu présenter d'offres différentes et meilleures.

    2. lorsqu'un appel d'offres a été émis et que l'on a reçu plusieurs soumissions recevables, mais où ni la soumission la plus basse ni les autres soumissions ne représentent une juste valeur, l'agent de négociation des contrats doit déterminer, lorsqu'il envisage d'entreprendre des négociations, s'il ne serait pas plus efficace d'annuler la demande et de recourir à une autre méthode d'approvisionnement. Dans les cas d'urgence, il serait possible d'utiliser les résultats de l'appel d'offres initial pour entreprendre des négociations avec les soumissionnaires;
    3. lorsqu'une demande de prix a été émise, on devrait éviter d'entreprendre des négociations.