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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.5. Demandes préalables à la demande de soumissions

Avant d'émettre une demande de soumissions officielle, on peut lancer des invitations à fournir des renseignements comme des demandes de prix et de disponibilité (P et D), des demandes de renseignements ou des lettres d'intérêt.

4.5.1 Demandes de prix et de disponibilité

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Une demande de prix et de disponibilité (P et D) est une demande adressée aux fournisseurs pour obtenir des renseignements concernant les prix estimés et la disponibilité de biens ou de services précis. Elle est utilisée lorsque ces renseignements sont exigés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ( TPSGC) ou par un ministère client pour la planification des programmes ou à des fins budgétaires. La demande de P et D peut être adressée directement aux fournisseurs sélectionnés, ou être affichée publiquement sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Les demandes de P et D doivent indiquer clairement que la demande ne constitue pas une demande de soumissions et qu'elle ne présente aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.

4.5.5 Demande de renseignements ou lettre d'intérêt

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  1. La demande de renseignements (DR) ou la lettre d'intérêt (LI) est utilisée lorsque des renseignements et des commentaires détaillés sont exigés des fournisseurs. Il se pourrait que ces demandes décrivent un besoin éventuel et demandent aux fournisseurs de démontrer leur capacité de satisfaire ce besoin et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont la demande de soumissions éventuelle pourrait être structurée. Les réponses serviront à aider le ministère client et TPSGC à finaliser leurs plans pour répondre au besoin et établir des objectifs et des résultats réalisables. En général, les DR ou les LI seraient affichées sur le SEAOG afin d'obtenir des réponses d'un large public. Si une liste de fournisseurs doit être utilisée, la DR ou la LI ne peut être envoyée qu'aux fournisseurs figurant sur la liste. Les DR et les LI doivent indiquer clairement qu'elles ne sont pas des demandes de soumissions et qu'elles ne comportent aucun engagement quant aux achats ou aux contrats futurs.
  2. Les DR et les LI précisent le besoin éventuel du ministère client et ses objectifs opérationnels.
  3. Les principaux objectifs de la DR ou de la LI sont comme suit :
    1. donner suffisamment de temps aux fournisseurs pour :
      1. évaluer et commenter le bien-fondé et la clarté des exigences telles qu'elles sont définies;
      2. proposer des suggestions concernant les solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions qui réduisent au minimum les répercussions sur l'environnement;
      3. faire des observations sur la stratégie d'approvisionnement, sur la base de paiement préliminaire et sur le calendrier des projets ; et
      4. fournir des commentaires sur l'ébauche de la demande de soumissions lorsque cette dernière est jointe à la DR ou à la LI;
    2. fournir des renseignements pour aider le ministère client à :
      1. déterminer s'il y a lieu d'aller de l'avant avec les exigences ou les stratégies tel que prévu, et si oui, poursuivre l'élaboration de la planification interne et l'approbation des documents qui pourraient déboucher sur une demande de soumissions;
      2. améliorer la stratégie d'approvisionnement, la structure du projet, l'estimation des coûts, les calendriers, la définition des exigences et d'autres volets de ce besoin;
      3. devenir un acheteur mieux avisé grâce à une meilleure connaissance des biens et services offerts par l'industrie dans le domaine d'intérêt; et
      4. évaluer les concepts de solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions à privilégier du point de vue environnemental.