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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.30. Instructions générales pour la préparation d'une demande de soumissions

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

4.30.1 Besoin et énoncé des travaux

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Le besoin doit être clairement identifié, les produits livrables et le calendrier de livraison doivent être définis et les tâches doivent être incluses dans l'énoncé des travaux.

Pour plus de renseignements, consulter le Guide pour l’élaboration d'un énoncé des travaux (disponible sur GCpédia - Suite des politiques du Programme des approvisionnements - Processus d’approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.).

4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre de contrats

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  1. Pour tous les projets de marchés assortis d’exigences relatives à la sécurité, y compris les ententes précontractuelles, les contrats, les commandes subséquentes et les ententes sur les services, le ministère client doit préparer la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et la remettre directement à la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) avant d’envoyer le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 Demande de biens et de services, et construction au module d’attribution de TPSGC. Le ministère indique donc les exigences relatives à la sécurité de chaque projet de marché en remplissant une LVERS ou en attestant, par écrit, l’absence de telles exigences. La DSIC transmettra les clauses de sécurité au ministère client. La LVERS, les clauses de sécurité ou l’attestation doivent être fournies avec le formulaire PWGSC-TPSGC 9200 Demande de biens et de services, et construction, être versées au dossier et être disponibles sur demande.
  2. Le formulaire Demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (DESOSP) peut aussi être annexé à la LVERS si le client connaît des soumissionnaires éventuels qui ne sont pas inscrits auprès de la DSIC. Ce formulaire doit être préparé par le ministère client, par l’agent de négociation des contrats ou par l’entrepreneur principal (si l’on a besoin de sous-traitance) pour amorcer le processus d’inscription auprès de la DSIC.
    Nota : Pour obtenir une copie du formulaire DESOSP, communiquer avec les Services de sécurité et d’information du Programme de sécurité des contrats (PSC) à l'adresse suivante : ssi-iss@pwgsc-tpsgc.gc.ca.
  3. Le formulaire Demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé fournit à la DSIC des renseignements obligatoires qui ne font pas partie de la LVERS et qui lui permettent d’effectuer des enquêtes sur les antécédents et la sécurité. La DSIC est maintenant assujettie à un système de recouvrement des coûts et toutes les demandes d’enquête présentées par les ministères clients ou par les agents de négociation des contrats entraîneront des coûts.
  4. Le rôle de la DSIC est :
    1. d'examiner la LVERS et les pièces jointes, la demande d’ESOSP (formulaire Demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé), si applicable, si applicable, qui renferment des dispositions en matière de sécurité, comme l'énoncé des travaux pour vérifier si elles sont exactes et complètes, et si les signatures autorisées y sont apposées;
    2. pour les contrats internationaux éventuels, de s'assurer que les pays participants aient le bon protocole d'entente, les bons arrangements et les bonnes ententes avec le Canada en matière de sécurité industrielle (voir l'article 4.30.25 Sécurité industrielle dans le cadre des contrats internationaux). Si l'on s'attend à ce que des fournisseurs établis à l'étranger soumissionnent, il faut fournir à la DSIC une liste des pays d'origine concernés, et cette dernière fournira les clauses appropriées relatives aux fournisseurs établis à l'étranger;
    3. de signer la LVERS en tant que le responsable contractuel de la sécurité, et fournir au ministère client les clauses applicables relatives à la sécurité;
    4. de fournir à l'agent de négociation des contrats des renseignements quant au statut sécuritaire détenu par chaque soumissionnaire, entrepreneur ou offrant éventuel, selon le cas;
    5. de fournir aux soumissionnaires, entrepreneurs ou offrants établis au Canada les instructions sur la préparation et la transmission des renseignements ou biens de nature classifiée ou protégée. Les renseignements et les biens de nature protégée doivent être acheminés à la Section du contrôle des documents (SCD).
  5. La LVERS signée doit comprendre les signatures suivantes :
    1. le chargé de projet de l'organisation doit signer le formulaire pour indiquer que la LVERS reflète adéquatement les exigences relatives à la sécurité du besoin;
    2. le responsable de la sécurité de l'organisation doit également signer le formulaire pour indiquer que la LVERS reflète adéquatement les exigences relatives à la sécurité industrielle du besoin. Si les deux signatures précitées ne sont pas apposées, la DSIC ne traitera pas la LVERS et ne fournira pas les clauses applicables;
    3. l'agent de négociation des contrats doit apposer sa signature dans le bloc-signature 16, « Agent d'approvisionnement », uniquement après que la DSIC ait signalé que le soumissionnaire retenu a obtenu l'attestation de sécurité requise, c'est-à-dire juste avant l'attribution. Cette signature sur la LVERS confirme que :
      1. tous les renseignements au dossier relatifs aux exigences relatives à la sécurité ont été fournis à la DSIC pour examen avant l'étape de la demande de soumissions;
      2. l'agent de négociation des contrats a l'intention de joindre la LVERS dûment remplie et signée, ainsi que d'insérer dans le contrat les clauses de sécurité fournies par la DSIC;
      3. la DSIC a confirmé que l'entrepreneur proposé respecte les exigences relatives à la sécurité;
        Important : Si des attestations de sécurité sont exigées pour les TI, la production et/ou COMSEC, il faut s'assurer de demander à la DSIC de garantir ces types particuliers de sécurité puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché, et non d’autorisations d’ensemble dont les organisations sont titulaires.
    4. la DSIC appose sa signature comme il est indiqué en a) (iii) ci-dessus.
  6. Les ministères clients peuvent fournir la version papier du formulaire LVERS Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) (formulaire TBS/SCT 350-103) ou utiliser le service en ligne pour la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS). Pour utiliser ce service en ligne, inscrivez-vous en ligne ou veuillez communiquer avec le Programme de sécurité des contrats.
  7. Si un besoin est annulé, l'agent de négociation des contrats doit informer immédiatement la DSIC afin que le dossier puisse être fermé de façon appropriée.
  8. Les agents de négociation des contrats ne peuvent pas réutiliser les clauses approuvées antérieurement, sauf dans le cadre des processus ou des instruments qui ont été approuvés par la DSIC.

4.30.15 Sécurité industrielle dans le cadre des demandes de soumissions

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  1. Lorsqu'il existe des exigences relatives à la sécurité industrielle, la section de l'évaluation ou la section des exigences relatives à la sécurité des documents de demandes de soumissions doit clairement indiquer si les exigences relatives à la sécurité doivent être satisfaites avant la clôture de la demande de soumissions ou avant l'attribution du contrat. L'agent de négociation des contrats devrait connaître tous les délais nécessaires pour la délivrance des autorisations de sécurité exigées, et savoir si le document de demandes de soumissions renfermera des conditions ou un délai que les fournisseurs devront respecter pour l'obtention de l'autorisation de sécurité exigée, après la date de clôture des demandes de soumissions. Le choix de ces délais ne doit pas établir une discrimination injuste entre les fournisseurs éventuels.
  2. La LVERS dûment remplie doit être jointe en annexe à la demande de soumissions, mais la page signature peut toutefois être omise.
  3. Les agents de négociation des contrats devraient préciser dans leur demande de soumissions si les fournisseurs doivent inclure des renseignements dans leur soumission qui permettent de mettre en œuvre le processus de vérification de la sécurité ou le processus d'autorisation de sécurité. Les agents de négociation des contrats peuvent communiquer avec la DSIC pour obtenir de l'aide afin de déterminer la meilleure approche.
  4. Dans le cas de besoins comportant des exigences relatives à la sécurité visant la réalisation des travaux ou la sauvegarde des documents dans les installations de l’entrepreneur, une attestation de sécurité doit être obtenue pour ces installations avant le commencement des travaux. L’adresse de l’entrepreneur indiquée dans le document de soumission ne correspond pas nécessairement à l’endroit où il prévoit réaliser les travaux ou garder les documents. Il est important que la DSIC sache, le plus tôt possible au cours du processus, dans laquelle de ces installations l’entrepreneur compte réaliser les travaux ou sauvegarder les renseignements ou les biens sensibles du gouvernement s’il se voit attribuer un contrat, une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement.

    L’agent de négociation des contrats doit ajouter, sous les références relatives à la sécurité dans le document de demande de soumissions, la rubrique « Lieux de réalisation des travaux », que l’entrepreneur doit remplir.

4.30.20 Sécurité industrielle dans les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

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  1. Lorsque l'agent de négociation des contrats et le ministère client ont déterminé qu'il est approprié d'utiliser une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement pour les besoins comprenant une exigence relative à la sécurité industrielle, les demandes de soumissions devraient préciser la cote minimale de sécurité exigée, ainsi que les circonstances où une cote plus élevée serait exigée. Les instructions à l'intention des utilisateurs doivent être claires quant :
    1. à la façon de déterminer le niveau de sécurité qui s'applique aux contrats subséquents;
    2. au fait qu’il incombe au ministère client de confirmer auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC), préalablement à la passation de la commande subséquente ou du contrat, que le fournisseur satisfait aux exigences relatives à la sécurité.
    IMPORTANT : Si l’on exige des attestations de sécurité pour la TI, la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander à la DSIC de vous garantir ces types particuliers de sécurité puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché, et non d’autorisations d’ensemble dont les organisations sont titulaires.
  2. Une fois que l'étape de la demande de soumissions est terminée, l'agent de négociation des contrats doit remettre à la DSIC une copie de la demande d'offres à commandes ou de la demande d'arrangements en matière d'approvisionnement, ainsi qu'une liste des fournisseurs proposés afin que la DSIC puisse confirmer que les fournisseurs choisis satisfont aux exigences minimales relatives à la sécurité précisées dans l'arrangement ou le contrat.
  3. Les commandes et les contrats subséquents, qui comprennent des exigences relatives à la sécurité, doivent préciser l'exigence relative à la sécurité applicable, et la LVERS pertinente doit être jointe en annexe à la commande ou au contrat.
  4. Une copie de ces commandes et de ces contrats doit être envoyée à la DSIC. Il n'est pas nécessaire d'envoyer le document « d'autorisation de l'utilisation » à la DSIC.

4.30.25 Sécurité industrielle dans le cadre des contrats internationaux

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  1. Pour les contrats avec les fournisseurs établis à l'étranger, l'agent de négociation des contrats doit informer la DSIC du pays d'origine de chaque fournisseur établi à l'étranger intéressé à participer à l'activité d'approvisionnement. La DSIC vérifiera ensuite si un protocole d'entente ou un arrangement de sécurité industrielle a été mis en place auprès du pays étranger pertinent. Dans l'affirmative, les clauses équivalentes appropriées en matière de sécurité seront fournies à l'agent de négociation des contrats.
  2. Les renseignements ou biens de nature protégée ou classifiée, destinés à l'extérieur du Canada, doivent passer par la Section du contrôle des documents (SCD) de la DSIC, qui les transmettra ensuite au destinataire. La SCD s'occupera de la transmission et de la réception ultérieures par l'intermédiaire de réseaux sécuritaires approuvés.
  3. L'agent de négociation des contrats doit présenter l'énoncé des travaux à la DSIC pour examen de tout libellé de sécurité, afin d'en garantir la conformité avec les modalités de l'accord bilatéral.

4.30.30 Participation, contrôle et influence de l'étranger

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  1. Une évaluation de participation, contrôle et influence de l'étranger (PCIE) doit être effectuée dans tous les cas où une tierce personne, une entreprise étrangère ou un gouvernement étranger est présumé exercer une influence suffisante sur une installation canadienne à un tel point qu'une tierce personne, entreprise ou gouvernement peut avoir accès sans autorisation à des renseignements relatifs à la sécurité qui sont de nature extrêmement délicate (INFOSEC). Une évaluation PCIE est une détermination par voie administrative de la nature et la portée de l'influence étrangère sur la gestion ou les opérations de l'entreprise concernée.
  2. Les besoins nécessitant la divulgation possible de renseignements INFOSEC de nature extrêmement délicate, une catégorie spéciale de renseignements classifiés relatifs à la sécurité électronique des télécommunications (COMSEC), peuvent faire l'objet d'une évaluation PCIE par le Programme de la sécurité des contrats (PSC). Les recommandations relatives à une évaluation PCIE seront ensuite présentées à la direction de l'approvisionnement appropriée et, s'il y a lieu, au Secrétariat du Comité d'examen des acquisitions de la Direction générale des approvisionnements.
  3. Les fournisseurs doivent être informés des exigences relatives aux évaluations PCIE dans les demandes de soumissions ; cependant, des documents dûment remplis des fournisseurs ne devraient être demandés qu'après que le processus d'évaluation des soumissions a permis de déterminer quel fournisseur se verra attribuer un contrat. Le matériel exigé d'un fournisseur pour cette évaluation est souvent volumineux et demande beaucoup de temps à préparer.
  4. Les agents de négociation des contrats doivent fournir deux copies de la demande d'évaluation PCIE pour le ou les fournisseurs retenus au PSC. La vérification de la PCIE et l'attestation de sécurité d'installation requise pour le fournisseur éventuel établi au Canada ou aux États-Unis doivent être obtenues du PSC avant l'attribution du contrat.
  5. Toute irrégularité notée par les agents de négociation des contrats quant au respect des conditions d'accès de l'INFOSEC par l'entrepreneur comportant des renseignements INFOSEC de nature extrêmement délicate doit être immédiatement signalée au directeur du PSC.

4.30.35 Renseignements sur les ententes sur les revendications territoriales globales

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Pour plus de renseignements sur les ententes sur les revendications territoriales globales, consulter l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).

4.30.40 Renseignements sur la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

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Pour plus de renseignements sur la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, consulter l'article 9.40 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

4.30.45 Instructions uniformisées, clauses et conditions

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Les instructions uniformisées, clauses et conditions du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) publié par TPSGC peuvent être ajoutées dans les demandes de soumissions pour répondre aux besoins particuliers de biens et de services. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'il n'y a aucune incohérence avec les conditions générales applicables.

4.30.45.1 Produits équivalents

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  1. Lorsqu'il n'y a pas d'autre solution que de préciser un produit manufacturé particulier, la clause B3000T du guide des CCUA relative aux produits équivalents devrait, dans la mesure du possible, être incluse dans la demande de soumissions. Avant d'émettre la demande de soumissions, l'agent de négociation des contrats devrait communiquer avec le ministère client afin de discuter de la possibilité d'utiliser des produits équivalents et des critères de rendement obligatoires relatifs à l'article précis qui doivent être inclus dans la demande de soumissions afin d'assurer une évaluation adéquate de l'équivalence du produit de remplacement. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que toutes les mentions de la marque, du modèle ou du numéro de pièce d'un fabricant figurant dans la demande de soumissions sont suivies des mots « ou l'équivalent ».
  2. Pour les marchés assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), à l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG), à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) ou à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), on doit prévoir une disposition relative au produit équivalent. Les agents de négociation des contrats doivent tenir compte des déclarations d'équivalence des fournisseurs, et prévoir une façon de déterminer si les produits proposés sont, en effet, équivalents.

4.30.45.5 Aucun produit de remplacement

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Lorsqu'une marque, un modèle ou un numéro de pièce du fabricant est indiqué dans la description d'un article et qu'aucun produit de remplacement ne sera considéré dans la demande de soumissions, la clause B4024T du guide des CCUA devrait être utilisée. Cette clause ne doit pas être utilisée dans les demandes de soumissions qui sont assujettis à l'ALENA, à l'AECG ou à l'AMP-OMC ou à l’ALEC.

4.30.45.10 Soumissions et(ou) offres portant sur plusieurs articles

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  1. Un besoin peut porter sur un regroupement d'articles ou sur des articles individuels ou une combinaison des deux. S'il s'agit d'un besoin portant sur un regroupement d'articles, on fera appel à un fournisseur unique pour combler le besoin en entier. On a recours au besoin portant sur des articles individuels, par exemple pour obtenir de meilleurs prix pour certains produits ou pour fournir une couverture complète lorsqu'un seul fournisseur ne peut combler le besoin en entier.
  2. L'évaluation des soumissions et(ou) des offres portant sur plusieurs articles devrait être régie par la rentabilité.
  3. Les économies générées par le fractionnement du besoin en plusieurs contrats devraient être comparées aux coûts additionnels associés à l'attribution de plusieurs contrats ou à l'émission de plusieurs offres à commandes :
    1. les coûts pour TPSGC, c.-à-d. les coûts de l'attribution, de l'administration et de la conclusion des contrats;
    2. les coûts pour le ministère client, c.-à-d. la facturation et l'inspection supplémentaires, et les autres coûts administratifs connexes;
    3. les coûts pour l'entrepreneur, c.-à-d. les frais de transport, le prix unitaire.
  4. Les secteurs ou régions devraient fixer leurs propres primes pour les coûts dont il est fait état aux alinéas (i) et (ii) ci-dessus.
  5. Les économies qui pourraient découler de l'attribution de plusieurs contrats doivent également être évaluées par rapport aux désavantages possibles, tels que :
    1. la différence en ce qui a trait aux délais de livraison des articles provenant de fournisseurs différents;
    2. la compatibilité des articles provenant de fournisseurs différents; et
    3. le service ou l'entretien des articles après livraison.
  6. Alors que les instructions uniformisées des soumissions et des offres prévoient leur acceptation « en tout ou en partie », il est parfois approprié de souligner l'option d'attribuer un contrat ou d'émettre une offre à commandes, soit sur une méthode globale ou individuelle. Les clauses A0272T pour les demandes de soumissions et M0032T pour les demandes d'offres à commandes (DOC) du Guide des CCUA doivent être utilisées lorsqu'on fait usage de l'une ou l'autre des méthodes.

4.30.45.15 Conférence des soumissionnaires et visite des lieux

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  1. La conférence des soumissionnaires vise à fournir des renseignements aux fournisseurs et à veiller à ce qu’ils obtiennent tous les mêmes renseignements. Consulter l’article 3.115 Conférence des soumissionnaires pour obtenir tous les détails concernant les conférences des soumissionnaires.
  2. La visite des lieux est une réunion tenue sur place en vue de donner aux fournisseurs l'occasion de voir et d'évaluer les aspects des travaux qui ne peuvent adéquatement être décrits dans les spécifications de rendement ou l'énoncé des travaux. Pour plus de renseignements au sujet de la visite des lieux, consulter l’article 3.116 Visite des lieux.

4.30.45.20 Propriété intellectuelle

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  1. Selon la politique du gouvernement du Canada, tous les renseignements originaux (tels que définis dans les conditions applicables au contrat) que l'entrepreneur crée dans l'exécution du contrat appartiennent à l'entrepreneur, ce qui est toutefois soumis à certaines exceptions établies à l'article 6 de la ARCHIVÉ - Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État du Conseil du Trésor (CT).
  2. Les ministères clients devraient justifier pleinement toutes les demandes de conserver le droit de la propriété intellectuelle, comme il est prévu dans la politique, sauf en cas de droit d'auteur non lié à des logiciels, où la pratique de TPSGC est d'établir comme norme la conservation par le Canada du droit de propriété.
  3. La demande de soumissions devrait indiquer clairement aux fournisseurs le droit de toute propriété intellectuelle, tel que déterminé par le ministère client. Les clauses du guide des CCUA peuvent être utilisées en conjonction avec les conditions générales et les conditions générales supplémentaires pour satisfaire aux exigences du ministère client. Voir l' Annexe 4.2 : Propriété intellectuelle.

4.30.45.25 Anciens fonctionnaires

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  1. Les anciens fonctionnaires doivent se conformer à la Loi sur les conflits d’intérêts. Il s'agit d'une modalité que l'on retrouve dans toutes les conditions générales, et qui fait partie de toutes les demandes de soumissions.
  2. Pour les contrats de services, les clauses A3025T, A3026T, M3025T et M3026T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), selon le cas, doivent être utilisées dans toutes les demandes de soumissions afin de garantir le respect des politiques relatives aux anciens fonctionnaires. Les fournisseurs doivent s'identifier comme étant d'anciens fonctionnaires, le cas échéant, et mettre à la disposition du Canada tout détail sur la situation relativement aux montants de l'indemnité de départ volontaire et aux équivalents en temps, au paiement de pension et à leur statut de propriétaire.
  3. Les anciens fonctionnaires doivent fournir les renseignements identifiés dans la clause des CCUA (A3025T, A3026T, M3025T ou M3026T) avant l'attribution du contrat ou l'émission de l'offre à commandes. Le Canada déclarera une soumission ou une offre non recevable si les renseignements requis ne sont pas fournis comme demandé.
  4. Les renseignements requis seront une condition préalable à l'attribution du contrat, et non une exigence obligatoire pour les besoins de l'évaluation.
  5. Les renseignements fournis au Canada par les fournisseurs peuvent faire l'objet d'une vérification par le Canada au cours de la période d'évaluation (avant l'attribution d'un contrat) et après l'attribution d'un contrat, pour en assurer la conformité. Pour plus de renseignements sur les définitions et les pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats, consulter le Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement et le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

4.30.50 Taxes et droits de douane

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Pour plus de renseignements sur les taxes et les droits de douane, consulter les annexes  Annexe 4.3 : Taxes et droits de douane, Annexe 4.4 : Fourniture exonérée de la Taxe sur les produits et services ou Taxe de vente harmonisée et Annexe 4.5 : Biens assujettis à la taxe d'accise.

4.30.55 Législation du travail de l'Ontario

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Les demandes de soumissions pour des services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité doivent comprendre la clause A0075T du guide des CCUA lorsque de l'information visant chaque employé d'un fournisseur antérieur doit être fournie à d'autres fournisseurs, conformément à la législation du travail de l'Ontario. Voir l'article  4.70.105 Législation du travail de l'Ontario et l' Annexe 4.6 : Législation du travail de l'Ontario.

4.30.60 Avis de communication

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Processus annulé conformément aux instructions fournies par la Direction générale des communications en juillet 2010.