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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.20. Obligations en matière de langues officielles dans l'approvisionnement

  1. TPSGC doit se conformer à la Loi sur les langues officielles et au Règlement sur les langues officielles. La règle fondamentale est que le public, au Canada, a le droit de communiquer avec les institutions fédérales, le siège social ou l'administration centrale, ou tout bureau situé dans la région de la capitale nationale ou partout ailleurs où il y a une demande et d'en recevoir les services dans l'une ou l'autre des deux langues officielles. En ce qui a trait à l'approvisionnement, cela signifie généralement qu'un fournisseur peut recevoir des documents de demandes de soumissions et soumissionner dans l'une ou l'autre langue officielle.
  2. L' Appendice F Langues officielles, Langues officielles, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, fournit les paramètres en matière de langues officielles qui s'appliquent aux ministères et organismes fédéraux soumis au Règlement sur les marchés de l'État.
  3. Lorsque l'approvisionnement se fait à l'échelle nationale ou provient d'un bureau ayant l'obligation de servir le public dans les deux langues officielles en vertu de la Loi et du Règlement, tous les documents usuels ou normalisés doivent être fournis dans les deux langues officielles. Cette exigence s'applique aussi aux avis publics, aux énoncés de conditions, aux formulaires de base, aux demandes de soumissions, aux normes, aux descriptions d'articles et aux contrats.
  4. Dans des cas exceptionnels, lorsqu'un bureau bilingue peut démontrer que les documents seront demandés dans une langue seulement ou qu'il est légalement ou techniquement impossible de fournir les documents non normalisés comme les devis descriptifs dans les deux langues, ces documents peuvent être publiés dans une langue seulement. Lorsque cela se produit, la raison pour laquelle les documents ne seront pas publiés dans les deux langues officielles doit être clairement documentée au dossier.
  5. Une telle décision exige d'être justifiée au préalable. Voici quelques arguments acceptables :
    1. une entreprise exigeant que les documents ne soient qu'unilingues ; et
    2. un approvisionnement en deux étapes, pour lequel les soumissionnaires qui participent à la deuxième étape ont tous fait savoir que leur langue de travail est l'anglais ou le français, et non les deux.
  6. Le fait que l'on n'ait jamais demandé auparavant les documents dans la deuxième langue officielle ne constitue PAS une justification acceptable. Si, par la suite, un fournisseur demande des documents dans la deuxième langue officielle, le ministère client doit en être averti immédiatement et il doit fournir une traduction du document dans les plus brefs délais. Le processus de soumission doit être interrompu pendant la traduction des documents et la date de clôture des demandes de soumissions doit être prolongée en conséquence. Le demandeur doit disposer d'un délai suffisant, après avoir reçu les documents traduits, pour préparer une soumission en bonne et due forme à partir de ces documents. Cela peut exiger une prolongation additionnelle de la date de clôture afin d'offrir à chacun les mêmes chances.
  7. Lorsque l'approvisionnement ne se fait pas à l'échelle nationale ou lorsqu'un bureau d'une institution fédérale n'a pas d'obligations en matière linguistique (p. ex. bureaux unilingues), les documents de demandes de soumissions peuvent être rédigés uniquement dans la langue officielle de la majorité de la population concernée. Si un bureau unilingue prévoit une importante demande de services (documents, etc.) dans l'autre langue officielle par rapport à un approvisionnement en particulier, il peut envisager de transférer le dossier à un bureau bilingue avant la publication de l'avis de projet de marchés (APM), afin que des services bilingues soient offerts.
  8. Une autre raison qui pourrait justifier la non publication d'une demande de soumissions bilingue est lorsque le titulaire d'un droit d'auteur, d'une marque de commerce, d'un brevet ou d'une licence refuse de faire traduire la demande de soumissions. Dans ce cas, l' APM doit indiquer que les documents seront fournis de façon unilingue seulement en y indiquant clairement la raison, information jugée utile aux fournisseurs. L' APM pourrait préciser : « À cause de restrictions liées au droit d'auteur, le document « X » n'est disponible qu'en français ou en anglais. »
  9. Les fournisseurs qui agissent pour le compte d'un ministère ou d'un organisme dans un endroit où ce ministère ou organisme devrait fournir des services ou communications au public dans les deux langues officielles doivent également les fournir dans les deux langues officielles. Cela signifie que les conditions doivent être incluses dans l'énoncé des travaux afin de garantir que, lorsque le public comprend les deux collectivités de langue officielle, le fournisseur observent les dispositions de la Loi et du Règlement sur les services au public et, le cas échéant, les politiques du Conseil du Trésor.
  10. Bien que le Secrétariat du Conseil du Trésor exige que les contrats soient disponibles dans les deux langues officielles, les Services juridiques de TPSGC indiquent qu'une seule version devrait être signée, soit celle choisie par l'entrepreneur.