4.20. Obligations en matière de langues officielles dans l'approvisionnement

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. Le gouvernement a l’obligation de servir le public et de communiquer avec lui dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles (LLO) et à tous ses règlements, y compris le Règlement sur les langues officielles – (communications avec le public et prestation des services) (aux fins de la présente section, le terme « LLO » désigne à la fois la Loi et le Règlement).
  2. La règle de base est que tout membre du public au Canada a le droit de communiquer et de recevoir des services dans l’une ou l’autre des langues officielles.

4.20.1 La Loi sur les langues officielles (LLO) et la publication des avis de marché et des documents d’appel d’offres connexes sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG)

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  1. Tous les avis de marché et les documents d'appel d'offres connexes affichés sur le SEAOG doivent être dans les deux langues officielles. Les contenus français et anglais doivent être de qualité égale et être publiés simultanément.
  2. Par conséquent, tous les avis de marché et les documents d'appel d'offres connexes doivent être traduits avant d'être publiés sur le SEAOG.
  3. Les avis et les documents d'appel d'offres connexes soumis à ces obligations comprennent notamment :
    1. les avis de projet de marché (APM);
    2. les demandes de soumissions (p. ex. les demandes de propositions (DP), les demandes d'offre à commandes (DOC), les demandes d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA));
    3. les préavis d'adjudication de contrat (PAC);
    4. les demandes de renseignements (DDR);
    5. les lettres d'intérêt (LI);
    6. les invitations à se qualifier (ISQ);
    7. les formulaires, les normes, les descriptions d'achat, les énoncés des travaux, les contrats subséquents, les plans, les dessins architecturaux, les rapports, les graphiques et les autres documents faisant partie du dossier d'appel d'offres;
    8. tout autre avis affiché sur le SEAOG;
    9. les modifications apportées à tout ce qui précède.
  4. Une traduction adéquate est essentielle pour garantir l'intégrité du processus d'approvisionnement et s'assurer que les achats ne sont pas affectés défavorablement. Les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) et les clients devraient prendre note de la norme relative au contenu gouvernemental en ce qui a trait à la Loi sur les langues officielles à la section 1.3 du Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca, à savoir que le contenu du gouvernement doit :
    1. être traduit par des professionnels (pour assurer une qualité égale dans les deux langues officielles);
    2. refléter les règles d'usage canadiennes du français et de l'anglais;
    3. comprendre des images, des fichiers multimédias et des transcriptions entièrement bilingues, ou contienne de l'information équivalente dans les deux langues officielles.
  5. Pour les services de traduction, les agents de négociation des contrats du PA sont encouragés à tirer parti des services du Bureau de la traduction, y compris en ce qui concerne la traduction et la révision. Ces services sont également offerts aux autres ministères et organismes gouvernementaux. Pour en savoir plus sur ces services et sur la façon de soumettre une demande en ligne pour les obtenir, veuillez consulter la page des services de traduction et de révision en langues officiellesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
    1. Si les clients veulent faire appel aux services du Bureau de la traduction ou d'un tiers pour la traduction de documents portant un sceau professionnel, ils devraient s'assurer que cette démarche respecte les normes ou exigences provinciales ou territoriales régissant la traduction de ces documents scellés professionnellement. Pour de plus amples renseignements sur la traduction des documents portant un sceau professionnel, veuillez consulter la section 4.20.1.1.2 Traduction de documents portant un sceau professionnel et l'annexe 1.1.1 Matrice des responsabilités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et des ministères clients dans le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) (section 3.1).

4.20.1.1 Documents normalisés et non normalisés

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La Loi sur les langues officielles (LLO) ne fait pas de distinction quant à la nature des documents, à savoir s’ils sont normalisés ou non. Tous les documents doivent donc faire l’objet de la même considération au titre de la LLO.

4.20.1.1.2 Traduction de documents portant un sceau professionnel

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  1. Pour les documents (p. ex. des documents et des dessins d’architecture ou de construction) nécessitant un sceau professionnel, le ministère client et le chargé de projet peuvent identifier des exigences particulières en matière de traduction, qui peuvent nécessiter de l’expertise dans un type de document spécifique afin de s’assurer que leur traduction sera effectuée et certifiée pour une qualité égale dans les deux langues officielles avant l’affichage.
  2. En ce qui concerne la qualité égale des documents traduits, les provinces et les territoires ont souvent leurs propres dispositions strictes applicables à la façon dont les documents portant un sceau professionnel doivent être traduits. Ces dispositions pourraient comprendre les normes d’une association professionnelle particulière ou des exigences législatives ou réglementaires connexes.
  3. Les erreurs de traduction, ou le non-respect des exigences provinciales ou territoriales applicables à la traduction de ces documents peuvent entraîner de graves conséquences pour le Canada et d’autres parties (p. ex. erreurs de construction, perte de licence professionnelle).
  4. Les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA)  devraient encourager leurs clients à vérifier les exigences provinciales et territoriales et à demander un avis juridique au besoin.
  5. Un avis juridique peut également être demandé sur la légalité de traduire des documents créés par des tiers ou portant un sceau professionnel, notamment en ce qui concerne :
    1. les problèmes de propriété intellectuelle (p. ex. droits d’auteur);
    2. les besoins dont le point de livraison final est visé par une entente sur les revendications territoriales globales (ERTG);
    3. les préoccupations entourant la responsabilité de l’entrepreneur à l’égard des documents portant un sceau professionnel qui sont traduits par des tiers.

4.20.1.2 Appels d’offres à partir de listes de fournisseurs

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Dans les cas où tous les fournisseurs sont présélectionnés dans le cadre d’un processus d’appel d’offres en deux étapes (p. ex. un arrangement en matière d’approvisionnement) et qu’ils ont tous indiqué la même préférence linguistique (unilingue), les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) peuvent fournir des documents dans cette langue directement aux fournisseurs présélectionnés.

4.20.1.3 Appel d’offres d’envergure nationale

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Les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) doivent tenir compte du fait que la Loi sur les langues officielles (LLO) ne fait pas de distinction quant à la portée nationale ou non de l’appel d’offres lorsqu’il s’agit d’avis de marché et de documents connexes. Tous les avis ou documents doivent être traités de la même manière sous le régime de la LLO.

4.20.1.4 Répartition des responsabilités en matière de traduction de documents

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  1. La répartition des responsabilités entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et les ministères clients en ce qui concerne la traduction des documents se trouve à la section 3.1 de l’annexe 1.1.1 Matrice des responsabilités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et des ministères clients dans le cadre de l’acquisition de biens et de services (générique).
  2. En ce qui concerne la répartition des responsabilités, les agents de négociation des contrats du Programme des approvisionnements (PA) peuvent conseiller les ministères clients, mais ne doivent pas leur indiquer comment répondre à leurs besoins particuliers en matière de traduction. Il appartient au client de décider du mode de traduction de son contenu, y compris tout service tiers ou spécial requis pour certifier qu’une traduction est de qualité égale à celle du document original.
  3. En cas de préoccupations concernant la qualité du contenu traduit reçu du client, les agents de négociation des contrats du PA devraient communiquer avec lui pour résoudre les problèmes en suspens avant l’affichage sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Il peut s’agir de demander au client de vérifier que la source du contenu traduit est conforme à la section 1.3 du Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca, et de demander au client de s’assurer que toute erreur ou lacune connexe est corrigée.
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