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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.15. Préparation des documents de demandes de soumissions

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. Les documents de demandes de soumissions doivent être préparés de façon à refléter la stratégie d'approvisionnement approuvée.
  2. Les agents de négociation des contrats sont invités à faire examiner les documents de demandes de soumissions avant leur publication.
  3. Les agents de négociation des contrats doivent faire preuve de diligence raisonnable afin d'identifier les conflits d'intérêts possibles. À cette fin, ils peuvent demander au ministère client si une personne qui n'est pas un employé du Canada participe ou participera à la préparation de l'énoncé des travaux ou du besoin et des critères d'évaluation, ainsi qu'à l'évaluation. Les agents de négociation des contrats peuvent également envisager de demander si des employés ou d'anciens fonctionnaires ont des relations personnelles ou professionnelles qui pourraient inciter les fournisseurs à soulever des questions de favoritisme. Les agents de négociation des contrats devraient consulter la clause relative aux conflits d'intérêts dans les instructions uniformisées du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

4.15.1 Documents uniformisés d'approvisionnement ministériels

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  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'est engagé à promouvoir une présentation uniforme pour les documents d'approvisionnement en uniformisant la terminologie, en simplifiant le libellé des contrats, en utilisant un langage clair et en s'assurant d'une plus grande cohérence et meilleure uniformité.
  2. TPSGC a mis en place les documents uniformisés d'approvisionnement ministériel qui comprennent les instructions uniformisées, les conditions générales et les modèles de demandes de soumissions, de demandes d'offres à commandes (DOC) et de demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA), à l'intention de ses agents de négociation des contrats pour l'achat de biens, de services ou les deux (à l'exclusion des travaux de construction et des services d'architecture et de génie).
  3. Sous réserve des procédures applicables à l'utilisation des modèles uniformisés d'approvisionnement contenus dans le Guide des CCUA, les agents de négociation des contrats doivent utiliser les modèles de demandes de soumissions et de contrats subséquents pour les besoins concurrentiels et non concurrentiels de faible valeur (Simple), de complexité moyenne (MC) et plus complexes (HC), et les modèles de demande d'offres à commandes (DOC) et de demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) pour les achats de biens, de services ou les deux. Afin de maintenir l'uniformité dans la présentation des documents d'approvisionnement de TPSGC, les agents de négociation des contrats ne doivent ni modifier, ni changer l'ordre ou le contenu de ces modèles, sauf lorsque cela est indiqué. Le cas échéant, les agents de négociation des contrats devraient obtenir de leur superviseur le modèle uniformisé le plus récent utilisé dans leur secteur respectif qui a été adapté à des exigences spécifiques conformément aux modèles uniformisés. Les directions qui ont besoin d'aide pour élaborer des documents selon ces modèles doivent communiquer avec la Division des outils relatifs au processus d'approvisionnement du Secteur de la politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, par courriel à : outilsapprov.proctools@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
  4. Il existe cinq modèles uniformisés d’approvisionnement, offerts en format Microsoft Word (.doc) et en format Word Pro (.lwp). Un fichier en format PDF identifiant les modifications les plus récentes est également offert pour chacun des modèles. De plus, des Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d'approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., lesquelles fournissent aux agents de négociation des contrats des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles, sont également disponibles.
  5. La plupart des achats de biens ou de services doivent être effectués selon les conditions générales et les conditions générales supplémentaires reproduites dans le Guide des CCUA. La nature et la complexité de l'approvisionnement dictent les conditions à utiliser. Ces dernières figurent à l'Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires.
  6. L'Attribution des marchés immobiliers utilise ses propres modèles uniformisés pour les travaux de construction ainsi que les services d'architecture et de génie.
  7. Les pages de couverture des demandes de soumissions générées par l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) doivent être utilisées pour les demandes de soumissions émises par TPSGC (qu'elles soient émises par l' EAA ou affichées manuellement sur le SEAOG). L'émission de demandes de soumissions qui n'utilisent pas les pages de couverture générées par l' EAA doit être approuvée par le gestionnaire. La date de clôture doit être indiquée sur la page couverture des demandes de soumissions.
  8. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les instructions concernant la présentation des soumissions ainsi que la date et l'heure de clôture des soumissions pour chaque demande de soumissions sont clairement indiquées dans les documents d'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats doivent également s'assurer que la date de clôture de la soumission, qui apparaît sur l'avis de projet de marchés, correspond à celle de la demande de soumission.

4.15.5 Achats écologiques

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  1. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de l'optimisation des ressources pour le Canada. Dans ce contexte, l'optimisation des ressources comprend la prise en considération de plusieurs facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et la performance environnementale.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de l'achat écologique dans la préparation des documents de demandes de soumissions et des contrats subséquents, y compris les demandes d'offres à commandes et les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement, afin de s'assurer que les facteurs environnementaux sont pris en considération le cas échéant. Ils doivent également consulter les équipes appropriées de biens et de services en ce qui a trait aux Plans sur les achats écologiques et Guide sur l'achèvement. Les facteurs environnementaux relatifs à des biens et services précis peuvent ensuite être utilisés dans le cadre de l'approvisionnement. Les agents de négociation des contrats devraient tenir compte des objectifs ministériels en matière d'achats écologiques et de l'expérience des autres ministères sur la question.
  3. Jusqu'à ce que des clauses et conditions uniformisées sur les facteurs de performance environnementale aient été élaborées centralement, les agents de négociations des contrats devraient les élaborer, au besoin, pour appuyer l'inclusion d'exigences en matière de performance environnementale, tout en se rappelant qu'elles devront être approuvées par les Services juridiques.
  4. Les agents de négociation des contrats peuvent consulter l' Annexe 2.2 : Achat écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation pour une liste des facteurs dont il faut tenir compte dans l'élaboration de la demande de soumissions, ainsi que de la Liste de contrôle des achats écologiques faisant partie de la Trousse de sensibilisation à l'environnement.
  5. Pour plus de renseignements, consulter l'Élaboration de spécifications pour les achats écologiques faisant partie de la Trousse de sensibilisation à l'environnement, et la section 3.2, Sélection en fonction des compétences techniques des Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.
  6. Les agents de négociation des contrats peuvent contacter l'Équipe d'approvisionnement écologique du Bureau du renouvellement des achats, par courriel à : AchatsEcologiques.GreenProcurement@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin d'obtenir de l'aide en ce qui a trait aux facteurs de performance environnementale à intégrer dans leurs documents de demandes de soumissions.

4.15.10 Méthodes pour répondre à une demande de soumissions

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  1. La méthode et l'endroit de réception de la soumission doivent être indiqués dans la demande de soumissions.
  2. Les méthodes suivantes peuvent être utilisées pour répondre à une demande de soumissions :
    1. par écrit et soumise au Module de réception des soumissions désigné, quelle que soit la valeur;
    2. par écrit et soumise directement à l'agent de négociation des contrats : les besoins d'une valeur inférieur à 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables;
    3. verbalement, par téléphone
      1. les besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $, incluant toutes les taxes applicables;
      2. quelle que soit la valeur du besoin, s'il s'agit d'un cas d'extrême urgence documenté (l'approbation du directeur est obligatoire);
    4. par transmission électronique (CD ou facsimilé) et soumises au Module de réception des soumissions désigné.
  3. Lorsqu'un mode de transmission des réponses n'est pas acceptable, y compris toute forme de transmission électronique, la demande de soumissions doit l'indiquer clairement, et cette exigence doit figurer dans l'avis de projet de marchés.

4.15.15 Données techniques

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  1. Pour des données techniques qui ne sont pas propriété de TPSGC, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le gouvernement obtienne le droit de distribuer et d'utiliser ces données techniques.
  2. En ce qui concerne les besoins du MDN, il faut utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 1065, Demande de distribution de données techniques. L'agent de négociation des contrats doit faire parvenir le formulaire rempli par télécopieur, courrier électronique à la Direction - Opérations de la chaîne d'approvisionnement (DOCA 4-7) Imprimerie nationale, 45, boul. Sacré-Cœur, Gatineau, le plus tôt possible afin d'assurer que les données sont disponibles au moment du lancement de la demande de soumissions.
  3. TPSGC ne fournira pas aux soumissionnaires éventuels des données qui sont habituellement disponibles dans le cours normal des affaires.

    Comme données techniques, on pense notamment aux normes de l'Association canadienne de normalisation (ACNOR), la Society of Automotive Engineers (SAE), la National Electrical Manufacturers' Association (NEMA), et aux normes des Laboratoires des assureurs du Canada (ULC) et de l'Office des normes générales du Canada (ONGC).