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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.100. Demande de soumissions annulée ou émise à nouveau

  1. En cas d'annulation d'une demande de soumissions avant la date de clôture des soumissions, les agents de négociation des contrats doivent publier un avis d'annulation par le biais de l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) en vue de sa transmission au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). L’avis de projet de marché (APM) portera alors la mention « annulé » sur le SEAOG. Les agents de négociation des contrats ne peuvent plus annuler les demandes de soumissions directement sur le SEAOG.
  2. Ils doivent de plus informer le Module de réception des soumissions de l'annulation et lui donner des instructions sur la façon de disposer des réponses à la demande initiale.
  3. Les agents de négociation des contrats sont responsables de la distribution interne des demandes de soumissions et des mises à jour auprès de TPSGC et des ministères clients.
  4. Si l'annulation intervient après la date de clôture, les fournisseurs devraient être informés dans un délai de 10 jours civils suivant l'annulation de la demande.
  5. Les agents de négociation des contrats peuvent émettre une nouvelle demande de soumissions dans les cas suivants :
    1. Un changement important est survenu dans un besoin avant l’attribution du contrat ou l’émission d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d’approvisionnement.
      1. Si un changement important entraîne des répercussions sur la stratégie d’approvisionnement ou le niveau de risque, une autre évaluation des risques liés aux achats doit être réalisée.
      2. Par exemple, si la stratégie initiale prévoyait une invitation à soumission concurrentielle par voie électronique et que la version révisée de la stratégie prévoit de faire affaire avec un fournisseur unique, une autre évaluation des risques liés aux achats doit alors être effectuée pour déterminer si ce changement aura des répercussions sur les risques déjà ciblés.
      3. De même, l’évaluation des risques liés aux achats permettra de déterminer le niveau d’approbation de conclure des contrats pertinents, selon les risques ciblés révisés.
      4. L’approbation de la stratégie d’approvisionnement révisée est nécessaire, même si l’évaluation des risques indique le même niveau d’approbation qu’au départ.
      5. Le document d’approbation doit donner des détails sur la nouvelle demande de soumissions.
    2. Toutes les soumissions, toutes les offres ou tous les arrangements reçus sont jugés non recevables ou ne représentent pas une juste valeur, ou aucune soumission, aucune offre ou aucun arrangement n’a été reçu à la suite d’une demande de soumissions concurrentielle. L’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), à l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG), l’Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) et l’Accord sur le commerce intérieur (ACI) permettent le recours à une procédure de demandes de soumissions limitée dans ces circonstances.
    3. La période de validité de la soumission, de l'offre ou de l'arrangement est expirée, aucun contrat n'a été attribué et aucune offre à commandes ou aucun arrangement en matière d'approvisionnement n'a été émis.
  6. Pour les achats suivants, les titulaires de pouvoir d’approbation compétents doivent avoir donné leur autorisation avant l’émission d’une nouvelle demande de soumissions lorsqu’aucune modification n’est apportée au besoin ou à la stratégie :
    1. Niveau de complexité 1 : agent de négociation des contrats
    2. Niveau de complexité 2 : gestionnaire
    3. Niveau de complexité 3 : gestionnaire
    4. Niveau de complexité 4 : directeur ou directeur régional
    5. Niveau de complexité 5 : directeur général ou directeur général régional
  7. Chaque fois qu'une demande de soumissions est émise en remplacement d'une demande précédente, les agents de négociation des contrats doivent insérer la clause A9043T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat au tout début de la nouvelle demande de soumissions et du nouvel avis de projet de marchés (APM).
  8. Pour les achats assujettis à l'un des accords commerciaux internationaux et à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), un nouvel APM devrait être affiché si la demande de soumissions est annulée et qu'une nouvelle est émise. Si aucune soumission, aucune offre ou aucun arrangement recevable n'a été reçue à la suite de la diffusion de la demande de soumissions concurrentielle initiale, et si le besoin n'est pas considérablement modifié, les agents de négociation des contrats peuvent faire parvenir directement à ces derniers des demandes de soumissions, et ce, sans avoir à afficher un nouvel APM. Toutefois, l'on invite instamment les agents de négociation des contrats à afficher de nouveau l' APM en pareil cas, dans l'intérêt de l'ouverture et de la transparence, tout en précisant dans l'avis que certains fournisseurs seront invités directement.
  9. Si une demande de soumissions est annulée ou émise à nouveau, le dossier d’achat doit être documenté de façon à fournir les détails sur les raisons qui appuient cette décision.