3.45. L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement
Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.
Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.
- Un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) est un arrangement non exécutoire entre le Canada et un fournisseur préqualifié, qui permet aux ministères et organismes d'attribuer des contrats et d'obtenir des soumissions à partir d'un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de l'AMA.
- L'AMA n'est pas un contrat pour la fourniture des biens et services qui y sont décrits et aucune des parties n'est légalement liée suite à la signature d'un AMA uniquement. L'intention d'un arrangement en matière d'approvisionnement est d'établir un cadre pour permettre le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles qui débouchent sur des contrats exécutoires pour les biens et services décrits dans ces demandes de soumissions.
- On peut avoir recours à un AMA :
- lorsqu'il est impossible de définir l'ensemble du besoin avec précision au début du processus et qu'il est prévu d'établir un bassin de fournisseurs préqualifiés auprès desquels les clients et TPSGC peuvent obtenir des soumissions en vue de répondre à des besoins précis;
- lorsqu'un produit est acheté sur une base régulière (biens ou services);
- lorsqu'une offre à commandes ne convient pas, en raison des variables touchant les commandes subséquentes (p. ex., diverses méthodes ou bases de paiement, ou l'énoncé des travaux ou le produit est difficile à établir d'avance);
- lorsqu'une demande de soumissions simplifiée, établie par les utilisateurs/clients, peut être utilisée pour obtenir des soumissions concurrentielles auprès des fournisseurs préqualifiés;
- lorsque le choix se fera selon le meilleur rapport qualité-prix, comme cela est indiqué dans l'AMA et la demande de soumissions subséquente;
- lorsqu'il est plus efficace pour TPSGC de définir le cadre d'achat au nom d'autres utilisateurs ou les clients plutôt que d'agir comme autorité contractante.
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En règle générale, les arrangements en matière d'approvisionnement sont émis à la suite d'un processus de demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA). Pour plus de renseignements sur le processus de demandes de soumissions, voir le Chapitre 4 – Processus de demandes de soumissions. Lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats devraient prendre en considération ce qui suit :
- si des accords commerciaux nationaux et internationaux s'appliquent à la demande de soumissions (voir l'article 3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux);
- si des prix plafonds seront compris ou non dans les arrangements en matière d'approvisionnement;
- Lorsque la demande d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA) et tout contrat subséquent comprennent une exigence liée à la sécurité, les agents de négociation des contrats devraient tenir compte de la façon dont seront gérées les exigences relatives à la sécurité (p. ex, quelles seront les exigences de sécurité de base et comment sont gérées les différentes exigences liées à la sécurité). L’agent de négociation des contrats doit s’assurer qu’un contrat découlant d’un AMA renferme les exigences appropriées relatives à la sécurité et que le client est conscient de sa responsabilité de confirmer la cote de sécurité de l’organisation ou du personnel, avant d’émettre le contrat;
IMPORTANT : Si l’on exige des capacités en matière de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements, les TI (y compris l’informatique en nuage), la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander au Programme de sécurité des contrats (PSC) de vous garantir ces types particuliers de sécurité, puisqu'il s'agit d'attestations propres au marché. Les agents de négociation des contrats doivent envoyer des copies de tous ces contrats au PSC à tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. - la façon dont l'utilisation de l'AMA sera surveillée et la façon dont il en sera fait rapport.
- Chaque AMA devrait contenir des instructions claires sur la façon d'utiliser l'AMA, et désigner les ministères et organismes qui peuvent l'utiliser.
- Un besoin qui serait normalement couvert par l'accord commercial le demeurera lorsqu'une demande de soumission est émise ou un contrat attribué par l'entremise d'un arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement.
- L'utilisation de cette méthode d'approvisionnement est considérée comme étant un appel d'offres sélectif en vertu des accords commerciaux internationaux. Un avis de projet de marchés (APM) doit être affiché pour chaque marché distinct dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) qui est égal ou supérieur au ou aux seuils pertinents de l'accord commercial et les règles relatives aux périodes d’appel d’offres minimales doivent être respectées. Pour plus de renseignements, voir les articles 4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement et 4.75.5. Établissement de la période de la demande de soumissions.
- L'utilisation de cette méthode d'approvisionnement est considérée comme arrangements en matière d'approvisionnement en vertu de l'Accord de libre-échange canadien (ALEC). Pour les arrangements en matière d'approvisionnement en vertu de l'ALEC, l'entité acheteuse doit indiquer comment les achats subséquents seront effectués auprès d'un fournisseur lors de l'appel à un arrangement en matière d'approvisionnement.