3.40. L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

  1. Une offre à commandes (OC) est une offre qu’un fournisseur fait au Canada et qui permet à ce dernier d’acheter des biens, des services ou une combinaison des deux, selon la demande, pendant une période déterminée, en ayant recours à un processus de commande subséquente qui incorpore les modalités ainsi que les prix de l’offre à commandes.
  2. Une offre à commandes n'est pas un contrat. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu'on passe une commande subséquente pour la fourniture de biens et/ou la prestation de services dans le cadre d'une offre à commandes. Lorsqu'on passe une commande subséquente, le Canada s'engage sans condition à accepter l'offre du fournisseur pour la fourniture des biens et (ou) la prestation des services décrits dans l'offre à commandes, dans la mesure précisée. La responsabilité du Canada est limitée à la valeur réelle des commandes subséquentes passées par les utilisateurs identifiés dans le délai de validité précisé dans l'offre à commandes.
  3. Cette méthode d'approvisionnement est utilisée pour satisfaire aux exigences des ministères et organismes pendant une période déterminée, lorsque les détails précis sur les quantités prévues pour la période ne sont pas connus au préalable. Les offres à commandes peuvent autoriser un client ou plus à passer des commandes subséquentes pour des biens et des services directement auprès des offrants sans dépasser le montant maximal indiqué dans l'OC. Si cela est précisé dans l'OC, TPSGC peut passer des commandes subséquentes dont la valeur dépasse la limite accordée au client.
  4. Pour une description des cinq types d'offres à commandes qui peuvent être autorisés, voir l'article 7.10.1 Offres à commandes.
  5. Une offre à commandes peut être valide pendant une ou plusieurs années. La sélection de la période appropriée est un processus qui varie beaucoup selon le bien au service visé.
  6. La quantité de biens et(ou) le niveau de service identifiés dans la demande d'offres à commandes et les offres à commandes subséquentes ne constituent qu'une approximation des besoins donnée de bonne foi par le Canada à l'intention des offrants.
  7. L'ensemble des politiques, des règlements et des procédures du gouvernement en ce qui a trait à l'attribution des contrats, y compris les procédures prévues dans les accords commerciaux, s'appliquent à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement.
  8. Le total des dépenses estimatives des besoins (la valeur totale estimative de l'ensemble des commandes subséquentes) qu'on propose de satisfaire grâce à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement, la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, doit être utilisé pour déterminer l'applicabilité des procédures prévues dans un accord commercial dont le gouvernement du Canada est signataire. Si on compte établir plus d’une offre à commandes à la suite d’une demande d’offre à commandes (DOC), la somme de la valeur estimative totale de toutes les offres à commandes connexes, TPS ou TVH incluse, doit être utilisée aux fins de l’approbation.
  9. Les agents de négociation des contrats devraient envisager d'avoir recours à une offre à commandes lorsque cela est approprié, compte tenu des avantages et des désavantages de la méthode.
    1. Les avantages de l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement peuvent comprendre :
      1. un meilleur service aux clients (lorsqu’une offre à commandes est en place, les clients peuvent passer des commandes rapidement);
      2. l’amoidrissement du risque de surestimer le besoin.
    2. Les désavantages de l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement peuvent comprendre :
      1. le fait que l’approvisionnement n’est pas garanti à ce prix puisque l’offrant peut se retirer;
      2. des prix pouvant être moins concurrentiels.
  10. Les offres à commandes peuvent être de nature concurrentielle (voir les instructions uniformisées 2006 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat) ou non concurrentielle (voir les instructions uniformisées 2007).
  11. Pour plus de renseignements sur le processus concurrentiel d'invitation à soumissionner pour les demandes d'offres à commandes (DOC), voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.
  12. On peut attribuer une offre à commandes sur une base non concurrentielle à un offrant pour l'éventail complet des biens et des services présentés dans son catalogue. Les pouvoirs d'approbation pour les besoins non concurrentiels alors s'appliqueraient.
  13. L'offre à commandes est habituellement considérée pour les biens et les services lorsque :
    1. un ou plusieurs clients commandent à répétition la même série de biens, de services, ou les deux, et qu'on ne connaît pas à l'avance la demande réelle (p. ex. la quantité ainsi que la date et le lieu de livraison);
    2. quelques-unes des conditions suivantes sont présentes :
      1. les biens, les services, ou les deux sont bien définis;
      2. on peut établir des prix ou une base de tarification à l'avance, habituellement par un processus concurrentiel, et il n'y a aucun besoin ou aucune intention de négocier au moment où on passe la commande subséquente;
      3. les biens et les services, ou les deux sont facilement disponibles et doivent faire l'objet de commandes subséquentes lorsque les besoins sont exprimés;
      4. à la date de la commande subséquente, il n'y a aucun besoin ou aucune intention de renégocier les modalités du contrat.
  14. L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ne peut pas être utilisé lorsque :
    1. les prix, la base de tarification ou les conditions ne sont pas définis ou peuvent changer n'importe quand, à la discrétion du fournisseur;
    2. les utilisateurs identifiés des offres à commandes ont l'intention de renégocier les prix et la base de tarification préétablis, ou les conditions de l'offre à commandes;
    3. l'intention est de demander des soumissions chaque fois qu'on a besoin de biens ou de services. Dans ces cas, une autre méthode d'approvisionnement, par exemple l'arrangement en matière d'approvisionnement, devrait être envisagé.
  15. Les ministères et organismes sont autorisés par TPSGC à passer des commandes subséquentes à chaque offre à commandes, comme cela est défini dans l'offre à commandes. Voir l'alinéa (a) du paragraphe 4.10.20.1 Procédures d'offre à commandes .
  16. Lorsque les exigences administratives d'un accord commercial s'appliquent à l'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement, l'ensemble du processus d'achat, y compris toutes les offres à commandes dont on autorise l'utilisation et les commandes subséquentes passées, fait partie du champ de compétence du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).

  17. Lorsque la demande d’offres à commandes (DOC) et les commandes subséquentes comprennent une exigence relative à la sécurité, les agents de négociation des contrats devraient tenir compte du mode de gestion de ces exigences (p. ex quelles seront les exigences de sécurité de base et comment sont gérées les différentes exigences liées à la sécurité, comme celles touchant les technologies de l’information (TI), la production et/ou la COMSEC). L’agent de négociation des contrats doit s’assurer que la commande subséquente à une offre à commandes renferme les exigences relatives à la sécurité appropriées et que le client est conscient de sa responsabilité de confirmer la cote de sécurité de l’organisation ou du personnel, préalablement à l’établissement de la commande subséquente.

    IMPORTANT : Si l’on exige des capacités en matière de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements, les TI (y compris l’informatique en nuage), la production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander au Programme de sécurité des contrats (PSC) de vous garantir ces types particuliers de sécurité, puisqu’il s’agit d’attestations propres au marché. Les agents de négociation des contrats doivent envoyer des copies de toutes les commandes subséquentes au PSC à tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

  18. Pour obtenir des renseignements sur les pouvoirs d’approbation dans le cadre des offres à commandes, consultez l’article 4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes.
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