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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.35. Contrats

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

Contenu principal

  1. En règle générale, les contrats portant sur des biens, des services et des travaux de construction sont établis pour répondre aux besoins uniques et bien définis d'un ministère client, mais ils peuvent également servir à répondre aux besoins de plusieurs clients. Ils sont utilisés lorsqu'il n'est pas justifié d'avoir recours à une offre à commandes (OC) ou à un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA).
  2. Pour plus de renseignements sur le contenu exigé pour un contrat, voir le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.

3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches

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3.35.1.1 Définition

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Le contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services selon laquelle l'ensemble ou une partie des travaux sont réalisés selon la demande, conformément à des conditions préétablies et à un processus administratif englobant des autorisations de tâches. Les contrats avec autorisations de tâches sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats avec autorisations de tâches, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des produits livrables requis ne sont connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. Le contrat avec autorisations de tâches doit préciser les conditions du recours aux autorisations de tâches. L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux « selon la demande », conformément aux modalités du contrat. Les autorisations de tâches ne sont pas des contrats individuels.

3.35.1.5 Application

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  1. Les contrats avec autorisations de tâches peuvent être utilisés pour répondre à des besoins en services, notamment :
    1. des services professionnels;
    2. des services professionnels en informatique;
    3. des services de recherche et d'appui techniques;
    4. certains types de services de réparation et de révision (R et R) dont les autorisations des travaux sont considérées comme des autorisations de tâches, c.-à-d. les demandes de travaux supplémentaires, les équipes mobiles de réparation, les enquêtes spéciales et études techniques, les commandes des travaux envisagés.
  2. Les contrats avec autorisations de tâches ne doivent pas servir dans le cas de construction navale ou de radoub de navires. Ils ne doivent pas servir non plus pour les autorisations de travail de R et R qui ne sont pas considérés comme des autorisations de tâches : relevé des avis de sélection et des demandes prioritaires de sélection; demande de matériel réparable; ordre de transfert de matériel; ordre de transfert de véhicules (OTV).
  3. Bien que les autorisations de tâches soient utilisées pour obtenir des services, elles peuvent également servir à l'achat de biens accessoires qui sont liés à un service particulier lorsque ces biens deviennent par la suite la propriété du gouvernement. Lorsque l'achat de biens accessoires est nécessaire, le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat (voir 3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches) ainsi que la demande de soumissions et le contrat subséquent doivent préciser les conditions régissant l'achat de biens accessoires et les limites applicables. Il ne faut pas avoir recours aux autorisations de tâches pour demander à l'entrepreneur d'acquérir des biens non pertinents aux travaux visés au nom du client afin de déroger au processus normal d'achat. Par exemple, un contrat avec autorisations de tâches pour des services de génie ne peut servir à l'achat de logiciels, à moins que cela ne soit précisé dans la demande de soumissions initiale ainsi que dans les modalités de paiement du contrat.
  4. Les directeurs peuvent approuver ou interdire les catégories d'achats pour lesquelles il est possible de faire appel à des autorisations de tâches.

3.35.1.10 Conditions d'utilisation

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  1. Les contrats avec autorisations de tâches utilisés à mauvais escient peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public. Lorsqu'un contrat avec autorisations de tâches est envisagé comme méthode d'approvisionnement pour un achat particulier, l'agent de négociation des contrats doit suivre les procédures applicables décrites au paragraphe 3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches avant de faire approuver la démarche d'achat. Dans les cas où les autorisations de tâches ne sont émises que par TPSGC, certaines de ces procédures peuvent ne pas s'appliquer (c.-à-d. les rôles et les responsabilités, les limites à respecter par les clients pour l'émission d'autorisations de tâches, le guide destiné aux clients de TPSGC, le document d'entente, certaines exigences en matière de rapports).
  2. Aux fins d'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, l'agent de négociation des contrats doit :
    1. faire en sorte que le contrat avec autorisations de tâches soit la méthode d'approvisionnement appropriée pour ces services (voir le paragraphe 3.35.1.5 Application et l'Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement ci-jointe et les autres sections relatives aux méthodes d'approvisionnement précisées dans le Guide des approvisionnements);
    2. décider s'il faut permettre au client d'émettre des autorisations de tâches et en déterminer les limites financières. Ces décisions devraient être prises par TPSGC avec l'aide du client, conformément au paragraphe 3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles;
    3. fournir au client le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC(Annexe 3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada), lui expliquer l'objet du Guide et en discuter au besoin;
    4. conclure une entente avec le client concernant les rôles et les responsabilités des deux organisations, notamment les responsabilités relatives aux rapports. À cet égard, nous encourageons fortement l'utilisation du Modèle d'entente portant sur l'utilisation des autorisations de tâches (Annexe 3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada). L'entente doit inclure les dispositions pour la présentation en temps opportun de documents, notamment :
      1. des exemplaires de toutes les autorisations de tâches avec leurs pièces jointes;
      2. des exemplaires de toutes les révisions apportées aux autorisations de tâches avec leurs pièces jointes;
      3. des exemplaires de toutes les demandes de paiement et de toutes les factures, accompagnées des rapports connexes.
    5. appliquer les procédures décrites aux paragraphes 3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches à 3.35.1.60 Rapports;
    6. discuter avec le client, au besoin, de l'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, notamment le processus administratif d'autorisation et d'émission des autorisations de tâches.

3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches

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  1. Pour les contrats avec autorisations de tâches, le formulaire Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat par contrat avec autorisations de tâches doit traiter, le cas échéant :
    1. des raisons pour lesquels les services visés se prêtent bien à cette méthode d'approvisionnement;
    2. de la justification des limites financières proposées pour l'émission d'autorisations de tâches par les clients;
    3. d'un énoncé attestant que le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a été fourni au client et fait l'objet de discussions avec lui, le cas échéant;
    4. d'un énoncé attestant qu'une entente a été conclue avec le client sur les rôles et les responsabilités des deux organisations, ou indiquant qu'une telle entente sera conclue avec le client avant le lancement de la demande de soumissions.
    5. d'un énoncé attestant que des discussions ont eu lieu avec le client sur l'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, et ce, avant que le client n'autorise la première tâche;
    6. d'une description du processus de suivi du contrat et des activités qui seront mises en place ou réalisées.
  2. Voir le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs pour obtenir des renseignements additionnels concernant l'utilisation et la préparation du formulaire PAPC et du plan d'achat.
  3. Les pouvoirs relatifs à l'approbation des contrats avec autorisations de tâches et à la modification des dispositions d'un contrat avec autorisations de tâches sont conformes aux pouvoirs contractuels décrits au Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

3.35.1.20 Demandes de soumissions et contrats subséquents

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  1. Les agents de négociation des contrats doivent faire en sorte que la demande de soumissions et les contrats subséquents qu'ils publient et utilisent pour établir des contrats avec autorisations de tâches respectent l'approche type relative à l'émission des demandes de soumissions (reportez-vous aux chapitres 3 et 4). Pour toute partie des travaux à réaliser « selon la demande », la demande de soumissions et le contrat subséquent doivent comprendre les éléments suivants :
    1. un énoncé des travaux clairement défini, décrivant de manière générale la portée des travaux qui seront visés par les autorisations de tâches;
    2. une description du processus administratif menant à l'autorisation et à l'émission d'autorisations de tâches et toutes les clauses du Guide des CCUA portant sur les autorisations de tâches. Dans le cas de plusieurs contrats avec autorisations de tâches, la partie de la demande de soumissions traitant de l'évaluation doit comprendre un processus de classement des entrepreneurs (généralement dans le cadre de la clause relative à la méthode de sélection), et la partie portant sur le contrat subséquent doit comprendre le processus de classement des entrepreneurs et le processus de répartition du travail (à réaliser au moment de l'attribution du contrat). Les clauses suivantes du Guide des CCUA relatives aux autorisations de tâches (AT) doivent être utilisées pour tous les clients, selon le cas : B9030C, B9031C, B9051C, B9053C, B9054C, B9056C, C9010C, C9011C;
    3. les limites financières à respecter par les clients pour l'autorisation et l'émission d'autorisations de tâches conformément au paragraphe 3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles;
    4. le formulaire pertinent d'autorisation et l'émission des autorisations de tâches. Reportez-vous au paragraphe 3.35.1.25 Formulaires pour plus d'information à ce sujet;
    5. les modalités de paiement applicables aux AT, comme la ou les bases de paiement (p. ex., les clauses des CCUA C0204C et C0209C) et la ou les modalités de paiement. Consulter l’article 4.70.20. Bases de paiement du Guide des approvisionnements pour plus d’information;
    6. l'obligation du Canada et la responsabilité totale du Canada;
      1. lorsque tous les travaux visés par un contrat seront exécutés au moyen d'autorisations de tâches :
        1. la clause du Guide des CCUA B9030C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada et pour offrir une garantie des travaux minimums à l'entrepreneur; et
        2. la clause du Guide des CCUA C9010C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limitation des dépenses. Le « coût total estimatif » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale des dépenses précisée dans la clause.
      2. lorsqu'une partie seulement des travaux sera exécutée au moyen d'autorisations de tâches :
        1. la clause du Guide des CCUA B9031C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada en vertu des autorisations de tâches; et
        2. la clause du Guide des CCUA C6001C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limitation des dépenses. Le « coût total estimatif » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale des dépenses précisée dans la clause.
  2. Les agents de négociation des contrats ont la responsabilité de surveiller l'utilisation des autorisations de tâches, mais ils doivent également envisager d’inclure dans leurs contrats la clause B9056C du Guide des CCUA concernant la présentation de rapports d’utilisation des autorisations de tâches par l'entrepreneur. Consultez également le paragraphe b. de l’article 8.70.20 Administration des contrats avec autorisations de tâches pour obtenir des détails sur l'administration des contrats avec autorisations de tâches.

3.35.1.25 Formulaires

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L'agent de négociation des contrats doit utiliser le formulaire PWGSC- TPSGC 572L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Autorisation de tâches, pour l'autorisation de tâches émises par TPSGC et des clients autres que le ministère de la Défense nationale (MDN). Ce formulaire se trouve dans le site du Catalogue de formulairesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. de TPSGC. Dans le cas des contrats qui ne sont pas pour le MDN, il est aussi possible d'utiliser des formulaires d'AT élaborés et approuvés localement. Le Formulaire d'autorisation des tâches DND 626 doit être utilisé pour les contrats du MDN. Il ne faut pas utiliser les formulaires PWGSC-TPSGC PWGSC- TPSGC 942L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (Commande subséquente à une offre à commandes), PWGSC-TPSGC 1379L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (Travaux imprévus ou nouveaux travaux) et le bon de commande GC 111L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (Commande d'achat) comme formulaires d'autorisation de tâches dans les contrats avec autorisations de tâches.

3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles

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  1. Les autorisations de tâches peuvent être autorisées et émises par le client ou TPSGC. Les agents de négociation des contrats de TPSGC à qui des pouvoirs d'approbation et de signature des marchés de services ont été délégués ne sont pas limités par un montant maximal pour les autorisations de tâches individuelles et ce, jusqu'à concurrence de la valeur approuvée du contrat, à moins d'avis contraire de leurs gestionnaires. La décision de permettre au client d'émettre des autorisations de tâches revient à TPSGC, en consultation avec le client. Lorsque que le client sera autorisé à émettre des autorisations de tâches, les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent établir un montant maximal des AT (taxe sur les produits et services [TPS] ou taxe de vente harmonisée [TVH] incluse) pouvant être établies par le client. Au moment d'établir une telle limite pour les autorisations de tâches et leurs révisions, les agents de négociation des contrats devraient tenter d'atteindre un équilibre entre l'efficacité opérationnelle et la gestion des risques contractuels, et ils devraient tenir compte des éléments suivants :
    1. toute entente conclue entre le client et TPSGC sur les conditions d'utilisation des autorisations de tâches (voir 3.35.1.10 Conditions d'utilisation);
    2. le rendement du client et des membres de l'industrie en ce qui a trait à l'utilisation efficace des contrats avec autorisations de tâches, du point de vue de l'agent de négociation des contrats et de leurs collègues et gestionnaires de TPSGC;
    3. les compétences en matière d'approvisionnement et de gestion des contrats qui existent au sein du ministère client :
      1. De la formation est offerte ou requise?
      2. Les politiques et les procédures du ministère client sont-elles en place et mises en application? Par exemple, le ministère de la Défense nationale (MDN) a sa propre procédure interne pour l'administration des autorisations de tâches; cette procédure est définie à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement(MAA) de ce ministère;
    4. les besoins opérationnels, par exemple l'importance des délais pour certaines tâches;
    5. la portée du contrat et les risques associés à chacune des tâches :
      1. clarté et degré de précision de l'énoncé des travaux du contrat;
      2. complexité et durée prévues de chacune des tâches;
      3. degré de facilité de l'établissement du coût des tâches;
      4. valeur moyenne de l'autorisations de tâches, fréquence des tâches et nombre prévu de tâches pour la durée du contrat;
    6. s'il y a lieu, la valeur totale estimative des travaux qui seront effectués sans recourir à des autorisations de tâches, par rapport à la valeur totale estimative des travaux qui réalisés par l'entremise d'autorisations de tâches;
    7. la fréquence des rapports portant sur les autorisations de tâches.
  2. De plus, en déterminant le montant à partir duquel les autorisations de tâches individuelles doivent être approuvées par TPSGC, les agents de négociation des contrats doivent veiller à ce que la participation de TPSGC ajoute de la valeur au processus d'autorisation des tâches tout en veillant à ce que TPSGC puisse garder un contrôle adéquat du processus d'AT. Cette valeur ajoutée peut se présenter sous différentes formes, par exemple la surveillance financière ou des comparaisons avec des contrats semblables exécutés pour d'autres clients afin d'assurer l'optimisation des ressources financières. La limite financières des autorisations de tâches pour les clients devrait être établie en fonction de l'expérience du ministère en matière d'administration des autorisations de tâches. De plus, les agents de négociation des contrats pourraient envisager d'établir une limite de sorte que TPSGC puisse autoriser un nombre représentatif d'autorisations de tâches.

3.35.1.35 Séparation des fonctions

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La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas conforme à la Politique du Conseil du Trésor sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par conséquent, bien que les autorisations de tâches ne soient pas des contrats individuels, TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC : le signataire de l'autorisation de tâches, à TPSGC, ne doit pas également certifier les factures connexes. Dans son Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le Ministère recommande cette pratique à tous ses clients. Toutefois, comme il est stipulé dans la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces fonctions, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Celui-ci doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir un examen approfondi.

3.35.1.40 Autorisation et émission d'autorisations de tâches

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  1. L'organisation cliente autorisée à attribuer des tâches à l'entrepreneur doit autoriser et émettre les autorisations de tâches conformément au processus décrit dans le contrat. L'organisation cliente est au moins tenue de :
    1. veiller à ce que les travaux de l'AT, y compris les produits livrables et les échéances, s'il y a lieu, soient conformes à la portée des travaux définis dans le contrat;
    2. fournir à l'entrepreneur la description des tâches et les modalités de paiement, et connaître le niveau d'effort requis, s'il y a lieu;
      En fixant des dates ou des délais pour l'accomplissement des tâches, il faut tenir compte de la date d'expiration du contrat. Les tâches doivent être terminées avant cette date d'expiration; toutefois, si elles ne peuvent pas l'être, l'agent de négociation des contrats doit, avant d'établir l'AT, émettre une modification au contrat en vue de prolonger la période d'application du contrat jusqu'à la date de fin des travaux.
    3. mettre la dernière main à l'autorisation de tâches, notamment sa valeur globale (TPS ou TVH en sus), conformément au contrat;
    4. recueillir toutes les signatures requises (du client ou de TPSGC, ou des deux, s'il y a lieu, ainsi que de l'entrepreneur) et indiquer la date de ces signatures sur l'AT.
  2. Dispositions relatives à l'intégrité
    1. Une fois la vérification terminée conformément à l’article 5.16 Conformité en matière d'intégrité, les agents de négociation des contrats devraient veiller à ce que le résultat de la vérification de l’intégrité soit intégré au dossier d’achat aux fins de toute transaction subséquente avec ce fournisseur.
    2. Dans le cas où un fournisseur ne se conforme pas aux dispositions relatives à l’intégrité du contrat pendant la durée du contrat (voir l'article 5.16), les agents de négociation des contrats doivent demander conseil au Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca

3.35.1.45 Administration des autorisations de tâches par les clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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Pour plus d'information à ce sujet, voir l'Annexe 3.4.1 Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

3.35.1.50 Modification d'une autorisation de tâches par le client

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  1. Le client peut modifier une autorisation de tâches (AT) qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une modification d'AT qui porterait la valeur totale de l'AT à un niveau supérieur à la limite accordée au client doit être signalée à l'agent de négociation des contrats.
  2. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être modifiée en vue d'être annulée. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC.

3.35.1.55 Surveillance et encadrement

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  1. Les agents de négociation des contrats doivent vérifier les autorisations de tâches pour s'assurer qu'elles respectent les modalités contractuelles. Ils doivent également examiner les rapports d'avancement des travaux afin de s'assurer que les travaux sont réalisés conformément au contrat et aux autorisations de tâches, et ils doivent surveiller les dépenses par rapport à la valeur du contrat.
  2. Si la surveillance des autorisations de tâches autorisées et émises démontre que le processus d'AT n'est pas conforme au contrat ou à l'entente conclue avec le client, des mesures correctives particulières doivent être prises. La question est abordée dans le modèle d'entente, qui se trouve à l'annexe 3.4.2, au paragraphe 5. L'agent de négociation des contrats doit informer l'entrepreneur lorsque la limite des pouvoirs du client précisée dans le contrat est réduite ou révoquée. De plus, le recours aux dispositions relatives aux pénalités ou à la résiliation des contrats ne devrait pas avoir lieu sans consultation préalable des Services juridiques.

3.35.1.60 Rapports sur les contrats avec autorisation de tâches

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Les agents de négociation des contrats doivent présenter des rapports sur les contrats avec autorisation de tâches (AT) ou sur les modifications qui y sont apportées. Voir l’article 7.70.35 Codage des contrats avec autorisations de tâches pour de plus amples détails.