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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.21. Gestion des achats urgents

  1. Un besoin (ou achat) urgent doit faire l'objet de mesures immédiates et comporte une notion d'urgence. L'agent de négociation des contrats devra déterminer, après consultation avec le client et la direction de TPSGC lorsque nécessaire, si le besoin doit être traité comme un achat urgent. L'utilisation du qualificatif « urgent » dépendra des priorités du ministère client et de celles du gouvernement dans son ensemble. Par exemple, les achats pour lesquels des retards imprévus pourraient entraîner d'importantes conséquences économiques, avoir des répercussions sur les programmes de santé et sécurité ou nuire à la réalisation en temps opportun d'une étape clé d'un projet ou d'un programme peuvent être considérés comme des achats urgents.
  2. Dans la plupart des cas, il importe que TPSGC participe très tôt au processus, tout en respectant les rôles et responsabilités, afin de s'assurer que l'on développe une stratégie globale d'approvisionnement qui répond aux objectifs opérationnels du client.
  3. Une fois que le besoin a été identifié comme « urgent », les moyens suivants peuvent être utilisés :
    1. TPSGC et le client devraient adopter une méthode de travail d'équipe globale, selon laquelle des employés dévoués travaillent en étroite collaboration avec l'équipe de projet du client. Lorsqu'il y a plusieurs besoins urgents, il faudrait envisager la possibilité de désigner une seule personne ressource dans chaque ministère, et cette personne serait chargée de coordonner tous les achats.
    2. il est primordial de mettre en place des voies de communication efficaces, qui s'adressent à tous les intervenants, et ce, dès le départ. Une attention prioritaire est accordée aux besoins urgents, et des processus d'examen simultanés devraient être élaborés et utilisés dans la mesure du possible.
    3. les agents de négociation des contrats devraient donner des renseignements à l'industrie dès que possible, par l'entremise d'outils préalables à la demande de soumissions tels que la demande de renseignements (DDR), la demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) et les demandes de renseignements sur les prix et la disponibilité (P et D), s'il y a lieu. Veuillez consulter l'article 4.5 pour des détails sur l'utilisation de ces outils.
    4. si l'approbation du projet par le Conseil du Trésor (CT) est nécessaire et que le client ne l'a toujours pas obtenue, il faut envisager la possibilité d'élaborer d'une proposition conjointe au CT, signée par les deux ministres, afin d'obtenir, par la même occasion, l'approbation (préliminaire) du contrat. On devrait toujours communiquer avec l'analyste du Secteur des programmes du Secrétariat du CT (SCT) pour obtenir ses recommandations et conseils en regard au contenu et sur le processus d'approbation au cours de l'élaboration d'une présentation au CT.