Symbole du gouvernement du Canada

Achatsetventes.gc.ca

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.115. Conférence des soumissionnaires

  1. La conférence des soumissionnaires vise à fournir des renseignements aux fournisseurs et à veiller à ce qu’ils obtiennent tous les mêmes renseignements. Une conférence ne doit avoir lieu que si elle est nécessaire pour que les fournisseurs comprennent pleinement le projet de marché.
  2. La participation des fournisseurs est facultative puisque la conférence des soumissionnaires sert à fournir de l’information et à donner l’occasion aux soumissionnaires de poser des questions au sujet du projet ou du processus de marché, lesquelles peuvent être facilement abordées par courriel si un soumissionnaire ne participe pas à la conférence. Seuls les renseignements fournis avec les participants de la conférence peuvent être fournis avec les soumissionnaires qui n’y ont pas participé.
  3. Lorsqu'une conférence des soumissionnaires est prévue, l'avis de projet de marchés (APM) et les documents de demande de soumissions doivent clairement énoncer que l'on tiendra une conférence des soumissionnaires et indiquer le lieu, la date et l'heure, ainsi que le niveau de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux).
  4. La clause A9083T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) devrait être utilisée lorsqu’une conférence des soumissionnaires aura lieu et pour fournir les directives pour y participer. La clause A9083T devrait également être utilisée pour préciser le lieu, l'heure et les modalités administratives de la conférence des soumissionnaires dans le document de demande de soumissions. La clause des CCUA équivalente pour les demandes d’offres à commandes est la clause M9083T. Pour les demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement, utiliser la clause S0026T.
  5. La conférence des soumissionnaires se tient normalement au bureau de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui émet la demande de soumissions, ou à un autre endroit approprié que ce bureau aura choisi. Il est préférable de choisir un endroit accessible au public afin que les soumissionnaires ne soient pas tenus de détenir une attestation de sécurité valide ou d’être accompagnés par un représentant du gouvernement.
  6. Bien que la conférence des soumissionnaires fasse normalement l'objet d'une seule réunion, la portée de la demande peut exiger la tenue de plusieurs conférences régionales à l'échelle du pays.
  7. La conférence devrait être fixée à une date qui :
    1. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir et examiner la demande de soumissions;
    2. permettra la préparation et la distribution du procès-verbal suffisamment tôt pour que les fournisseurs puissent préparer et soumettre leur soumission avant la date de clôture de la demande de soumissions;
    3. permettra aux soumissionnaires d’obtenir le niveau d’attestation de sécurité requis.
  8. Les agents de négociation des contrats devraient demander dans le document de demande de soumissions que les fournisseurs indiquent par écrit, avant la date de la réunion, le nom de leurs représentants qui participeront à la réunion ainsi qu’une liste des points qu’ils désirent aborder.
  9. Avant la tenue de la conférence, les agents de négociation des contrats doivent préparer un ordre du jour avec les points à aborder, y compris les questions soulevées par les fournisseurs. TPSGC présidera toutes les conférences des soumissionnaires et préparera un procès-verbal qui comprendra toute précision ou modification apportée aux spécifications qui risquent de modifier le besoin. La participation des ministères clients est également prévue afin qu’ils puissent répondre aux questions portant sur le besoin.
  10. Le procès-verbal de la conférence des soumissionnaires doit être mis à la disposition de tous les participants suffisamment à l'avance pour leur permettre de préparer et présenter leur soumission avant la date de clôture de la demande de soumissions. Pour les demandes de soumission initialement affichées dans le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG), les procès-verbaux doivent également être affichés dans le SEAOG; dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, les procès-verbaux doivent être mis à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner. La nature délicate des renseignements contenus dans le procès-verbal doit être examinée avant de sélectionner la manière adéquate de le rendre disponible.
  11. Toutes les précisions ou les modifications apportées à la demande de soumissions découlant de la conférence des soumissionnaires seront intégrées par l’entremise d’une modification de la demande de soumissions. Une copie des modifications de la demande de soumissions doit être disponible dans le SEAOG ou, dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, mise à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner.
  12. Lorsque cela est possible, l’utilisation de divers moyens techniques comme la vidéoconférence, la téléconférence ou la diffusion Web pourrait être envisagée afin de permettre aux fournisseurs de participer directement ou indirectement à la conférence. Des enregistrements vidéo ou audio de la conférence pourraient être fournis aux fournisseurs qui n'auraient pu y assister; il est toutefois déconseillé de permettre aux fournisseurs d'enregistrer la conférence à leurs propres fins.
  13. Les fournisseurs qui ne participent pas à la conférence des soumissionnaires peuvent tout de même présenter une soumission.