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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.4.1. Annexe : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

1.0 Objet

Le but du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâchesest de fournir des conseils sur les procédures aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lorsque TPSGC attribue des contrats des services avec autorisations de tâches (AT) et que le client est autorisé à émettre des autorisations de tâches. Ce guide renferme des conseils sur la préparation et la gestion des autorisations de tâches. Plusieurs principes abordés dans ce document s'appliquent également aux autres mécanismes servant à la commande sur demande de produits ou de services dans le cadre d'un contrat. Pour les besoins du ministère de la Défense (MDN), ce guide est un supplément à la procédure interne pour l'administration des autorisations de tâches reproduite à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement(MAA) du MDN.

2.0 Définitions

2.1 Contrat avec autorisations de tâches

Un contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensembleou une partiedes travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches.

2.2 Autorisation de tâches

L'autorisation de tâches (AT) est un outil administratif structuré grâce auquel TPSGC ou le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités du contrat.

3.0 Application d'un contrat avec autorisations de tâches

  1. Un contrat avec autorisations de tâches peut servir lorsqu'il existe un besoin précis en matière de services, mais que la nature exacte et les échéances des services requis, les activités et les produits livrables ne seront connus qu'au moment où les service seront demandés pendant la période d'application du contrat. TPSGC détermine s'il serait préférable, compte tenu des besoins des clients, d'établir un contrat avec autorisations de tâches. Si le client est autorisé à établir des autorisations de tâches, la limite de son pouvoir d'approbation serait stipulée dans le contrat. Toutes les autorisations de tâches qui dépassent cette limite devront être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation. Un contrat avec autorisations de tâches peut être établi pour plusieurs années. Cette méthode élimine le besoin d'établir un nouveau contrat tous les ans. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisations de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne pourrait répondre à toutes les exigences. Le classement des entrepreneurs, le processus de répartition du travail, la responsabilité totale du Canada envers les autorisations de tâches et la limite d'autorisation sont alors précisés dans le contrat.
  2. Voici quelques exemples de contrats avec autorisations de tâches :
    1. marché de services de traduction dont le travail à accomplir est généralement défini et dont les tâches précises en matière de traduction (p. ex., 50 000 mots à traduire) doivent être effectuées sur demande;
    2. demande portant sur l'entretien d'équipement dont les travaux d'entretien général sont définis dans le contrat et dont les activités d'entretien en cas de défaillance de l'équipement sont autorisés au cas par cas;
    3. demande visant l'obtention des services d'un spécialiste en informatique pour une période déterminée, mais dont les activités et les produits livrables ne sont pas connus à l'avance, de même que les échéances et le niveau d'effort prévu.
  3. Les contrats avec autorisations de tâches offrent certains avantages. Ils permettent notamment d'atténuer les risques contractuels grâce à des tâches mieux définies, de déterminer le niveau d'effort pour chacune des tâches et d'évaluer avec précision le coût de chaque tâche, assurant ainsi une meilleure gestion du contrat.
  4. Lorsqu'ils sont bien utilisés, les contrats avec autorisations de tâches offrent un cadre structuré procurant rapidité opérationnelle et souplesse aux clients. Or, pour que ces contrats soient fructueux, TPSGC et le client autorisé doivent comprendre clairement et accepter leurs responsabilités et leurs rôles respectifs en ce qui concerne la gestion du contrat, y compris l'approbation et l'émission des autorisations de tâches ainsi que la gestion de celles-ci. Les contrats avec autorisations de tâches mal utilisés peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public.

4.0 Conditions d'utilisation

  1. Pour avoir recours à des contrats avec autorisations de tâches, l'agent de négociation des contrats de TPSGC doit à tout le moins :
    1. s'assurer, en consultation avec le client, qu'un contrat avec autorisations de tâches est la méthode d'approvisionnement appropriée pour les services requis;
    2. décider s'il donnera au client le pouvoir d'approuver et d'émettre des autorisations de tâches, et fixer la limite financière de ce pouvoir. Ces décisions seront prises à la suite de consultations avec le client, et les dispositions connexes seront décrites dans le contrat. Toutes les autorisations de tâches qui dépassent la limite déterminée doivent être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation et d'émission;
    3. discuter avec le client afin de convenir des rôles et des responsabilités des deux organisations, y compris les responsabilités du client relatives à la production de rapports;
    4. au besoin, discuter avec le client du recours à des contrats avec autorisations de tâches, notamment en ce qui a trait à l'administration des autorisations de tâches.

5.0 Processus d'autorisation des tâches et activités de gestion connexes

Le client qui est autorisé à attribuer des tâches aux entrepreneurs doit le faire conformément au processus d'émission et de gestion des autorisations de tâches décrit dans le contrat. Si la tâche ne semble être comprise dans la portée des travaux, il faut consulter TPSGC avant d'envisager le recours à une AT.

Les responsabilités du client sont les suivantes :

  1. Énoncé des travaux de l'AT ou description de la tâche
    1. (i) s'assurer que la description de la tâche (ou la tâche modifiée) applicable aux travaux requis (activités à réaliser, produits livrables, date de fin des principales activités ou de fourniture des produits livrables ou les deux, selon le cas) contenue dans l'AT est conforme à l'Énoncé des travaux (EDT) du contrat; cela comprend :
      1. (A) veiller à ce que le libellé de l' AT ne soit pas susceptible de créer de relations employeur-employé. Voir la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant? de l'Agence du revenu du Canada;
      2. fixer les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches en tenant compte de la date de fin du contrat. Une tâche doit être terminée au plus tard à la date de fin du contrat; toutefois, si elle ne peut pas l'être, TPSGC doit établir une modification au contrat en vue de prolonger la date d'achèvement du contrat, avant que l'AT ne soit autorisée et émise;
    2. fournir à l'entrepreneur la tâche ou la description des travaux, le calendrier, les quantités et les dispositions de paiement connexes, conformément aux modalités du contrat;
    3. faciliter le transfert des connaissances à la fin des travaux afin de réduire la dépendance à l'égard d'un expert-conseil ou un entrepreneur en particulier;
    4. consulter l'entrepreneur et l'agent de négociation des contrats de TPSGC, s'il y a lieu.
  2. Étape de l'autorisation des tâches
    1. La réponse de l'entrepreneur doit être étudiée par le client afin d'assurer sa conformité aux dispositions de paiement stipulées dans le contrat et ses modifications. Par exemple, les catégories de ressources et les tarifs négociés préalablement et stipulés dans le contrat et ses modifications permettent à l'entrepreneur de calculer le prix des travaux pour la tâche en question.
    2. Si des ressources sont précisées dans le contrat (c.-à-d. que des personnes sont nommées pour certaines catégories), le remplacement de ces ressources doit s'effectuer conformément aux conditions du contrat ou aux modifications subséquentes, et il doit respecter les critères de sélection du candidat. Dans le cas des contrats ne désignant pas des ressources précises, le client doit remplir et conserver au dossier une évaluation des nouvelles ressources retenues. L'évaluation doit comporter une vérification approfondie des compétences de la ressource visée et veiller à ce que celle-ci possède toutes les compétences exigées dans le contrat et ses modifications.
    3. Avant d'autoriser une tâche, le client doit s'assurer que :
      1. la tâche respecte la limite des pouvoirs du client; si la valeur de la tâche est supérieure à la valeur maximale des tâches pouvant être approuvées par le client établie dans le contrat et ses modifications, l' AT doit être acheminée à TPSGC aux fins d'autorisation;
      2. la tâche peut être terminée avant la date d'expiration du contrat;
      3. l'autorisation de la tâche n'entraînera pas de dépassement de la valeur cumulative maximale de l'ensemble des autorisations de tâches.
    4. L'AT est finalisée, y compris la valeur globale de la tâche, conformément aux conditions du contrat, et le client ou TPSGC autorise l'AT en la signant et en y apposant la date.
    5. L'entrepreneur signe l'AT autorisée par le client ou TPSGC, y appose la date et remet l'original signé ainsi que les pièces jointes et un duplicata comme le précise le contrat.
  3. Début des travaux relatifs à une AT

    Les travaux relatifs à une AT ne peuvent être entrepris avant qu'un contrat avec autorisations de tâches ait été attribué et que l'AT ait été autorisée et émise conformément aux modalités du contrat. Il ne faut jamais attribuer un contrat ou approuver une AT rétroactivement. Le formulaire d'AT doit être autorisé par le client et, s'il y a lieu, par TPSGC, et signé par l'entrepreneur avant le commencement des travaux.

  4. Gestion de l'autorisation de tâches
    1. Avant la mise en place du contrat ou du processus d'AT, le client doit informer TPSGC lorsque des personnes autres que le chargé de projet ou le responsable technique participent au processus d'AT. Le client doit également confirmer que ces personnes ont suivi une formation sur l'utilisation des autorisations de tâches.
    2. Le client doit informer l'autorité contractante de TPSGC s'il compte remplacer la personne désignée comme chargée de pouvoir dans le contrat, pour que celui-ci puisse être modifié en conséquence.
    3. Le client doit créer et tenir à jour un registre de toutes les tâches autorisées dans le cadre du contrat et remettre ce registre à TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux organisations.
    4. Le client doit effectuer un suivi de l'exécution des tâches et des travaux réalisés, procéder à un examen approprié des coûts et fournir des rapports à l'autorité contractante de TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux organisations.
    5. Le client doit avoir en place une marche à suivre pour veiller à ce que les taux de facturation, les catégories de ressources ou d'autres dispositions de paiement compris dans les autorisations de tâches autorisées et émises soient conformes aux modalités du contrat.
    6. Le client doit fournir à l'autorité contractante de TPSGC, en temps opportun, un rapport complet sur le rendement ou les enjeux relatifs à une AT.
    7. Le client doit veiller à ne pas dépasser la limite financière des AT individuelles précisée dans le contrat avec autorisations de tâches ou la limite imposée pour la valeur cumulative de toutes les autorisations de tâches dans le cadre du contrat.
    8. Avant d'autoriser le paiement d'une facture conformément aux procédures ministérielles relative aux AT autorisées et émise, le client doit s'assurer :
      1. que les feuilles de temps sont conformes au contrat, s'il y a lieu;
      2. que les services ont été offerts, reçus et acceptés; s'il y a lieu, le nombre d'heures communiqué par la ressource de l'entrepreneur dans sa feuille de présence devrait être corroboré par une personne ayant une bonne connaissance de l'effort requis pour accomplir les travaux;
      3. que la facture est conforme aux conditions et aux modalités de paiement stipulées dans le contrat ou les modifications subséquentes, et que les documents à l'appui requis sont complets et approuvés et qu'ils ont été ajoutés au dossier. Voir le paragraphe 7 ci-dessous portant sur la séparation des fonctions .

6.0 Modification d'une Autorisation de tâches autorisée par le client

  1. Le client peut modifier une AT qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une modification qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats de TPSGC.
  2. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être modifiée en vue d'être annulée. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'autorité contractante de TPSGC.

7.0 Séparation des fonctions

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor (CT) exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas conforme à la Politique du CT sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par conséquent, TPSGC recommande que les clients veille à ce que la personne qui signe l'AT soit différente de celle qui certifie les factures connexes. Toutefois, comme il est stipulé dans la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Celui-ci doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir un examen approfondi.

8.0 Mesures correctives

L'autorité contractante de TPSGC peut appliquer auprès du client des mesures correctives, comme la réduction ou l'annulation de son pouvoir d'émettre des autorisations de tâches, lorsque tout porte à croire que le processus d'AT n'est pas respecté conformément au contrat et à l'entente conclue entre le client et TPSGC.

9.0 Conseils

9.1 Planification de la méthode d'approvisionnement

  1. Ne pas exiger de TPSGC qu'il établisse plus de catégories de main-d'œuvre et de contrats que nécessaire.
  2. Ne pas ajouter de nouvelles catégories dans le contrat pour cibler des personnes particulières.

9.2 Relations employeur-employé

  1. Éviter de décrire le travail comme s'il s'agissait d'un emploi en précisant le nombre d'heures de travail par jour ou par semaine ou la manière de mener les travaux.
  2. Éviter les affectations à long terme ou une relation qui requiert un apport continu d'argent provenant du ministère ou de l'organisme; énoncer clairement les dates de début et de fin des travaux, et veiller à ce que l'entrepreneur établisse ses heures de travail.
  3. Éviter de dicter à l'entrepreneur la conduite des travaux; les travaux et les résultats devraient uniquement être vérifiés par le chargé de projet ou le responsable technique.
  4. Éviter de demander que l'entrepreneur travaille dans les installations du gouvernement.

9.3 Administration des autorisations de tâches

  1. Éviter de fractionner un besoin pour contourner la limite des pouvoirs d'achat accordés au client dans le cadre du contrat.
  2. Éviter les descriptions de tâches pour des autorisations de tâches qui pourraient créer un conflit d'intérêts.
  3. Faire en sorte que le prix soit juste et raisonnable pour la tâche visée et qu'il soit conforme à la base de paiement du contrat.
  4. Faire en sorte que les fonds soient suffisants.