ARCHIVÉE Contrats avec autorisation de tâches

Le but de l'avis relatif aux politiques (AP)-75R1 est de fournir de nouvelles directives au personnel des approvisionnements à l'égard des contrats avec autorisation de tâches. La nouvelle démarche comporte de nouveaux outils et de nouvelles lignes directrices ainsi que des modifications au Guide des approvisionnements (GDA) et de nouvelles clauses dans le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

Contexte

Ces dernières années, de nombreuses vérifications gouvernementales ont eu lieu, comportant notamment des examens de contrats avec autorisation de tâches. Ces examens ont soulevé des questions concernant l'application de contrôles financiers, dans la séparation des fonctions, dans les modifications apportées aux contrats, dans les relations employeur-employé et dans le respect des modalités contractuelles. La Direction générale des approvisionnements a décidé de mettre à jour ses procédures afin d'améliorer l'efficacité et l'uniformité dans l'utilisation et la gestion des contrats avec autorisation de tâches.

Date d'entrée en vigueur

Le présent AP entre immédiatement en vigueur. Cependant, pour les approvisionnements existants pour lesquels le document planification de contrat et approbation préalable ou le plan d'approvisionnement a déjà été soumis aux fins d'approbation, la mise en œuvre de nouvelles instructions contenues dans l'AP est à la discrétion de l'agent de négociation des contrats, à moins d'avis contraire de la direction.

Révision de la politique actuelle

Les modifications importantes suivantes ont été apportées à la politique actuelle liée aux contrats avec autorisation de tâches :

1. Des instructions supplémentaires ont été ajoutées afin de souligner les différences entre les contrats avec autorisation de tâches, les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement.
2. Les données précédentes portant sur les contrats avec autorisation de tâches ont été organisées de manière à mieux s'harmoniser avec les étapes du processus d'approvisionnement.
3. Le Guide des approvisionnements n'indiquera plus que les directeurs généraux doivent assurer un suivi de toutes les activités contractuelles concernant les autorisations de tâches dans leur direction générale.
4. Les directeurs peuvent dorénavant approuver ou interdire certaines catégories d'achats pouvant faire l'objet d'autorisations de tâches.
5. Il n'y a plus de pouvoir minimal d'approbation pour les contrats avec autorisation de tâches au niveau du directeur. Le pouvoir d'approbation pour les contrats avec autorisation de tâches et leurs modifications correspond dorénavant aux pouvoirs contractuels décrits au chapitre 6 du Guide des approvisionnements.
6. Les agents de négociation des contrats à qui des pouvoirs d'approbation et de signature des contrats de services ont été délégués ne sont plus limités par un montant maximal pour les autorisations de tâches jusqu'à concurrence de la valeur totale approuvée du contrat, à moins d'avis contraire de la haute direction.
7. Les définitions appropriées ont été revues dans le Glossaire.
8. Des conseils sur les procédures sont maintenant prodigués aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à propos des contrats avec autorisation de tâches dans le document intitulé Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC.
9. Un modèle d'entente est fourni afin d'aider à définir le partage des rôles et des responsabilités entre les agents de négociation des contrats et les clients lorsque TPSGC émet des contrats avec autorisation de tâches.
10. Un formulaire d'autorisation de tâches PWGSC-TPSGC 572 est fourni pour les clients autres que ceux du ministère de la Défense nationale (MDN). Le formulaire Autorisation de tâches MDN 626 sera encore utilisé pour les contrats du MDN.
11. Des nouvelles et des clauses révisées du guide des CCUA ont été ajoutées.
12. TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC; c.-à.-d, la personne de TPSGC qui signe l'autorisation de tâches ne doit également pas certifier les factures associées. Dans son Guide sur la préparation et l'administration des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC, TPSGC recommande cette pratique à tous ses clients.

L'annexe A contient toutes les modifications apportées au Guide des approvisionnements. Les procédures antérieures des paragraphes 3.30, 3.35, 3.35.1 et de l'annexe 3.4 ont été remplacées au complet. Les procédures 3.40, 3.45, 8.70.20 ainsi que deux définitions du glossaire ont été revues. La procédure 6.25.40 a été supprimée.

L'annexe B comprend les nouvelles et les clauses révisées du guide des CCUA.

Personnes-ressources

Pour en savoir plus sur les modifications apportées au Guide des approvisionnements, veuillez communiquer avec Veronica Nazareth par téléphone au 819-956-5024, ou par courriel à l'adresse veronica.nazareth@pwgsc-tpsgc.gc.ca.

Pour en savoir davantage sur les nouvelles clauses du guide des CCUA, veuillez communiquer avec Anne Villeneuve par téléphone au 819-956-0458, ou par courriel à l'adresse anne.villeneuve@pwgsc-tpsgc.gc.ca.

Annexe A - Révisions du Guide des approvisionnements

chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement

3.30 Méthodes d'approvisionnement
(2010-XX-XX)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) fait appel à différentes méthodes pour répondre à ses besoins dans le domaine des achats. L'ensemble de ces méthodes comprend aussi bien les contrats définissant exactement les biens et les services à fournir à des clients en particulier avant des dates précises que différents instruments d'achats à appliquer par un certain nombre de ministères et d'organismes pour des besoins initiaux parfois moins précis ou moins bien définis.

Les trois méthodes d'approvisionnement en biens et en services suivantes peuvent être utilisées :

1. les contrats (y compris les contrats avec autorisation de tâches);
2. les offres à commandes;
3. les arrangements en matière d'approvisionnement.

L'agent de négociation des contrats, en consultation avec le client, choisit la méthode d'approvisionnement qui satisfait le mieux aux besoins du client.

Pour de plus amples informations sur le recours à un contrat (y compris les contrats avec autorisation de tâches), à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement, voir les paragraphes 3.35, 3.40 et 3.45. Les agents de négociation des contrats devraient également consulter le tableau de l'annexe 3.8 pour les aider à déterminer la meilleure méthode d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité et les échéances des besoins.

3.35 Contrats
(2010-XX-XX)

En règle générale, les contrats de biens et de services et de construction servent pour répondre aux besoins uniques et bien définis d'un ministère client, mais ils peuvent également servir pour répondre aux besoins de plusieurs clients. Ils sont utilisés lorsqu'une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement n'est pas justifié.

Pour plus de renseignements sur le contenu exigé pour un contrat, voir le chapitre 4.

3.35.1 Contrats avec autorisation de tâches

3.35.1.1 Définition
(2010-XX-XX)

Un contrat avec autorisation de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif qui concernent les autorisations de tâches. Les contrats avec AT sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats d'AT, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. Le contrat avec autorisation de tâches doit préciser les conditions du recours aux autorisations de tâches. L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux « sur demande », conformément aux modalités d'un contrat. Les AT ne sont pas des contrats individuels.

3.35.1.5 Application
(2010-XX-XX)

Les contrats d'AT peuvent servir pour des besoins de services notamment :

1. de services professionnels;
2. de services professionnels en informatique;
3. d'enquêtes techniques et d'études de génie;
4. de certains types de services de réparation et de révision (R et R) qui sont considérés comme des autorisations de tâches, c.-à-d. les demandes de travaux supplémentaires, les équipes mobiles de réparation, les enquêtes spéciales et études techniques, les commandes des travaux envisagés.

Les contrats d'AT ne doivent pas servir dans le cas de construction navale ou de radoub de navires. Ils ne doivent pas servir non plus pour les travaux de R et R qui ne sont pas considérés comme des autorisations de tâches, c.-à-d. un relevé des avis de sélection et des demandes prioritaires de sélection; une demande de matériel réparable; un ordre de transfert; et un ordre de transfert de véhicules (OTV).

Bien que les AT soient utilisées pour obtenir des services, ils peuvent également servir à l'achat de biens accessoires qui sont liés à un service particulier lorsque ces biens deviennent par la suite la propriété du gouvernement. Lorsque l'achat de biens accessoires devient nécessaire, le formulaire de la planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat (voir 3.35.1.15) et la demande de soumissions et du contrat subséquent doit préciser les conditions régissant cet achat et les limites applicables. Il ne faut pas faire appel aux AT pour demander à l'entrepreneur d'acquérir des biens au nom du client, ce qui aurait pour effet de déroger au processus normal d'achat. Par exemple, un contrat avec autorisation de tâches pour des services de génie ne peut servir à l'achat de logiciels, à moins que cela ne soit précisé dans la demande de soumissions initiale et les dispositions de paiement du contrat.

Les directeurs peuvent approuver ou interdire les catégories d'achats pour lesquelles il est possible de faire appel à des AT.

3.35.1.10 Conditions d'utilisation
(2010-XX-XX)

Les contrats d'autorisation de tâches passés à mauvais escient peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public. Lorsqu'un contrat avec AT est envisagé comme méthode d'approvisionnement pour un achat particulier, l'agent de négociation des contrats doit suivre les procédures applicables décrites au paragraphe 3.35.1 avant de faire approuver la démarche. Dans les cas où les AT ne sont émises que par TPSGC, certaines de ces procédures peuvent ne pas s'appliquer (c.-à-d. les rôles et les responsabilités, les limites à respecter par les clients pour l'émission d'AT, le guide destiné aux clients de TPSGC, le document d'entente, certaines exigences en matière de rapports).

Aux fins d'utilisation des contrats d'AT, l'agent de négociation des contrats doit :

1. faire en sorte que le contrat avec autorisation de tâches soit la méthode d'approvisionnement appropriée pour ces services (voir le paragraphe 3.35.1.5 et l'annexe 3.8 ci-jointe et les autres sections relatives aux méthodes d'approvisionnement précisées dans le Guide des approvisionnements);
2. décider s'il faut permettre au client d'émettre des AT et déterminer les limites à respecter par les clients. Ces décisions doivent être prises par TPSGC avec l'aide du client conformément au paragraphe 3.35.1.30;
3. fournir au client le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC et lui expliquer le but et en parler au besoin (appendice A de l'annexe 3.4);
4. conclure une entente avec le client concernant les rôles et les responsabilités des deux organisations, notamment les responsabilités relatives aux rapports. À cet égard, nous encourageons fortement l'utilisation du modèle d'entente portant sur l'utilisation des autorisations de tâches (appendice B de l'annexe 3.4). L'entente doit inclure les dispositions pour la présentation en temps opportun de documents notamment :
   
   1. des exemplaires de toutes les AT avec leurs pièces jointes;
   2. des exemplaires de toutes les révisions apportées aux AT avec leurs pièces jointes;
   3. des exemplaires de toutes les demandes de paiement et les factures, accompagnées par les rapports.
5. appliquer les procédures décrites dans les paragraphes 3.35.1.15 à 3.35.1.60;
6. discuter, au besoin, avec le client de l'utilisation des contrats d'AT, notamment le processus d'administration en ce qui a trait à l'autorisation et l'émission d'AT.

3.35.1.15 Documents d'approbation pour les contrats avec autorisation de tâches
(2010-XX-XX)

Pour les contrats avec autorisations de tâches, le formulaire de la planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat pour un contrat avec AT doit traiter le cas échéant :

1. de la justification de cette méthode d'approvisionnement pour les services en question.
2. de la justification des limites financières à respecter par les clients pour l'émission d'AT.
3. d'un énoncé attestant que le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGCa été fourni au client et traité avec lui s'il y a lieu.
4. d'un énoncé attestant qu'une entente a été conclue avec le client sur les rôles et les responsabilités des deux organisations ou qu'il sera conclu avec le client avant le lancement de la demande de soumissions.
5. d'un énoncé attestant que des discussions ont eu lieu sur l'utilisation des contrats d'AT, avant que le client n'autorise la première tâche.
6. d'une description du processus de suivi du contrat et des activités à mettre en place ou à réaliser.

Voir le chapitre 6 pour des renseignements additionnels concernant l'utilisation et la préparation du formulaire PAPC et du plan d'achat.

Le pouvoir d'approbation pour les contrats d'AT et pour les modifications des dispositions d'un contrat avec AT est conforme aux pouvoirs contractuels décrits au chapitre 6.

3.35.1.20 Documents de demandes de soumissions et de contrat subséquent
(2010-XX-XX)

Les agents de négociation des contrats doivent faire en sorte que le(s) document(s) de demandes de soumissions et de contrat subséquent qu'ils publient et utilisent pour établir le contrat subséquent avec autorisations de tâches éventuel respectent l'approche type relative à l'émission des demandes de soumissions (voir les chapitres 3 et 4). Pour toute partie des travaux à réaliser « sur demande », le document de demande de soumissions et de contrat subséquent doit comprendre les éléments suivants :

1. un énoncé des travaux clair décrivant de manière générale la portée des travaux qui seront réalisés conformément à une AT.
2. une description du processus administratif servant à l'autorisation et l'émission d'AT et les clauses applicables du guide des CCUA relatives aux AT. Dans le cas de plusieurs contrats avec AT, la partie de la demande de soumissions traitant de l'évaluation doit comprendre un processus de classement des entrepreneurs (généralement dans le cadre de la clause relative à la méthode de sélection), et la partie concernant le contrat subséquent doit comprendre le processus de classement des entrepreneurs et le processus de répartition du travail (à réaliser au moment de l'attribution du contrat). Les clauses suivantes du guide des CCUA relatives aux AT doivent être utilisées, le cas échant : B9051C, B9053C, B9054C, B9056C et C9011C.
3. les limites financières à respecter par les clients pour l'autorisation et l'émission d'AT conformément au paragraphe 3.35.1.30
4. le formulaire applicable pour l'autorisation et l'émission d'AT. Voir le paragraphe 3.35.1.25 pour plus d'information à ce sujet.
5. les modalités de paiement applicables aux AT comme la (les) base(s) de paiement (p. ex., la clause des CCUA C0206C) et la (les) méthode(s) de paiement ;
6. l'obligation du Canada et la responsabilité totale du Canada ;
   
   1. lorsque tous les travaux doivent être exécutés au moyen d'autorisations de tâches :
      • la clause du guide des CCUA B9030C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada et pour offrir une garantie des travaux minimums à l'entrepreneur; et
      • la clause du guide des CCUA C9010C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limite de dépenses. Le «  coût total estimatif  » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale de dépenses précisée dans la clause.
   2. lorsqu'une partie seulement des travaux doit être executé au moyen d'autorisations de tâches :
      • la clause du guide des CCUA B9031C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada en vertu des autorisations de tâches; et,
      • la clause du guide des CCUA C6001C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limite de dépenses. e « coût total estimatif  » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale de dépenses précisée dans la clause.

Étant donné que les agents de négociation des contrats sont tenus de surveiller l'utilisation des AT, ils doivent également envisager d'ajouter une disposition relative au rapport concernant l'utilisation des AT par l'entrepreneur (voir (c.-à-d., la clause du CCUA B9056C). Voir également 8.70.20 b) pour obtenir des détails sur l'administration des contrats avec autorisations de tâches.

3.35.1.25 Formulaires
(2010-XX-XX)

L'agent de négociation des contrats devrait utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 572 , Autorisation de tâches, pour l'autorisation de tâches émises par TPSGC et les clients autres que ceux du ministère de la Défense nationale (MDN). Ce formulaire sera disponible par l'entremise du site Web de TPSGC (insérer le lien au catalogue de formulaires). Dans le cas des contrats qui ne sont pas pour le MDN, il est aussi possible d'utiliser des formulaires d'AT élaborés et approuvés localement. Le formulaire Autorisation de tâches MDN 626 doit être utilisé pour les contrats du MDN. Il ne faut pas utiliser les formulaires PWGSC-TPSGC 942 (Commande subséquente à une offre à commandes), PWGSC-TPSGC 1379 (Travaux imprévus ou nouveaux travaux) et le bon de commande GC 111 (Commande d'achat) comme formulaires d'autorisation de tâches dans les contrats d'AT. (NOTA : Seuls les employés du gouvernement ont accès aux formulaires mentionnés ci-haut.)

3.35.1.30 Limites imposées aux autorisations des tâches individuelles
(2010-XX-XX)

Les autorisations de tâches peuvent être autorisées et émises par le client et TPSGC. Les agents de négociation des contrats de TPSGC à qui des pouvoirs d'approbation et de signature des marchés de services ont été délégués ne sont pas limités par un montant maximal pour les autorisations de tâches individuelles et ce, jusqu'à concurrence de la valeur approuvée du contrat, à moins d'avis contraire de la haute direction. La décision de permettre au client d'émettre des AT revient à TPSGC et au client. Lorsque que le client sera autorisé d'émettre des AT, les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent établir un montant maximal pour les AT (excluant la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH)) pouvant être autorisées par le client. En établissant une telle limite pour les AT et leurs révisions, les agents de négociation des contrats devraient tenter d'atteindre un équilibre entre l'efficacité opérationnelle et la gestion des risques contractuels, et ils devraient tenir compte des éléments suivants :

1. s'il y a une entente conclue entre le client et TPSGC sur les conditions d'utilisation des AT. Voir 3.35.1.10.
2. l'historique du rendement du client et du secteur d'activité en ce qui a trait à l'utilisation efficace des contrats d'AT, du point de vue de l'agent de négociation des contrats et des collègues et gestionnaires de TPSGC.
3. les compétences en matière d'approvisionnement et de gestion des contrats qui existent au sein du ministère client :
   
   1. La formation est offerte ou requise, ou ne l'est pas;
   2. Les politiques et les procédures du ministère client sont en place et mises en application ou ne le sont pas. Par exemple, le ministère de la Défense nationale (MDN) a sa propre procédure interne pour l'administration des AT; cette procédure est reproduite à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement (MAA) de ce ministère.
4. les besoins opérationnels, par exemple l'importance des délais pour certaines tâches.
5. la portée du contrat et le risque associé à chacune des tâches :
   
   1. La clarté et le degré de précision dans l'énoncé des travaux du contrat.
   2. La complexité et la durée prévues de chacunes des tâches.
   3. L'établissement du prix des tâches est facile, ou ne l'est pas.
   4. La valeur moyenne de l'AT, la fréquence et le nombre des tâches prévues pendant la durée du contrat.
6. s'il y a lieu, la valeur totale estimative des travaux qui seront effectués pour satisfaire le besoin pour la partie du travail qui n'est pas réalisée par l'entremise d'AT en tenant compte de la valeur totale estimative des travaux réalisés par l'entremise d'AT.
7. La fréquence des rapports portant sur les autorisations de tâches.

De plus, en établissant la valeur de l'AT qui requiert l'autorisation de TPSGC, les agents de négociation des contrats doivent veiller à ce que la participation de TPSGC ajoute de la valeur au processus d'autorisation des tâches tout en veillant à ce que TPSGC puisse garder un contrôle adéquat du processus d'AT. Cette valeur ajoutée peut se présenter sous différentes formes, par exemple la surveillance financière ou des comparaisons avec des contrats comparables exécutés pour d'autres clients afin d'assurer l'optimisation des ressources financières. La limite d'AT pour les clients devrait être établie en fonction de l'expérience d'un ministère en matière d'administration d'AT et les agents de négociation des contrats pourraient envisager d'établir une limite de sorte que TPSGC puisse autoriser un nombre représentatif d'AT.

3.35.1.35 Séparation des fonctions
(2010-XX-XX)

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada - décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une personne n'est pas conforme à la Politique du Conseil du Trésor sur la délégation. Par conséquent, bien que les autorisations de tâches ne sont pas des contrats individuels, TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC; c.-à.-d, la personne de TPSGC qui signe l'autorisation de tâches ne doit également pas certifier les factures associées. Dans son Guide sur la préparation et l'administration des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC, TPSGC recommande cette pratique à tous ses clients. Toutefois, comme il est stipulé à la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Le client doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir l'examen approfondi.

3.35.1.40 Autorisation et émission d'autorisations de tâches
(2010-XX-XX)

L'organisation cliente autorisée à attribuer des tâches à l'entrepreneur doit autoriser et émettre les AT conformément au processus décrit dans le contrat. L'organisation cliente est au moins tenue de :

1. veiller à ce que les travaux de l'AT, les livrables et les échéances, le cas échéant, soient conformes à la portée des travaux définis dans le contrat;
2. fournir à l'entrepreneur la description de tâches et les modalités de paiement et connaître le niveau d'effort requis, s'il y a lieu;

   En fixant les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches, il faut tenir compte de la date d'expiration des contrats. Les tâches doivent être terminées avant cette date; toutefois, si elles ne peuvent pas l'être, l'agent de négociation des contrats doit émettre une modification au contrat en vue de prolonger la date d'achèvement du contrat avant que l'AT soit émise.

3. préciser l'autorisation de tâches, notamment sa valeur globale (TPS ou TVH en sus), conformément au contrat;
4. recueillir toutes les signatures requises (du client ou de TPSGC, ou des deux, s'il y a lieu, et de l'entrepreneur) et la date de ces signatures sur l'AT.

3.35.1.45 Administration des autorisations de tâches par les clients de TPSGC
(2010-XX-XX)

Pour plus d'information à ce sujet, voir le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC, à l'Appendice A de l'annexe 3.4.

3.35.1.50 Révision d'une AT apportée par le client
(2010-XX-XX)

Le client peut réviser une AT qu'il a initialement autorisée du moment que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute révision à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une révision d'AT qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats.

Une AT autorisée peut être révisée soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être résilié par défaut ou pour des raisons de commodité. Dans des situations où l'entrepreneur est en défaut ou s'il est plus pratique pour le Canada de procéder ainsi, les dispositions des conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie par défaut ou pour des raisons de commodité. De telles conditions doivent être référées à l'agent de négociation des contrats.

3.35.1.55 Surveillance et encadrement
(2010-XX-XX)

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de la conformité des AT aux modalités du contrat. Ils doivent également examiner les rapports d'évaluation de l'avancement des travaux, afin de vérifier que les travaux sont réalisés conformément au contrat et à l'AT, et faire un suivi du montant dépensé relativement à la valeur du contrat.

Si le suivi des AT autorisées et émises démontre que le processus d'AT n'est pas conforme au contrat ou à l'entente conclue avec le client, des mesures correctives particulières doivent être prises. Cette question est abordée dans le modèle d'entente à l'Appendice B de l'annexe 3.4, au paragraphe 5. L'agent de négociation des contrats doit informer l'entrepreneur lorsque la limite des pouvoirs du client précisée dans le contrat est réduite ou révoquée. Il ne faudrait pas se prévaloir des dispositions portant sur les pénalités ou sur la résiliation des contrats sans consulter les Services juridiques.

3.35.1.60 Rapports
(2010-XX-XX)

À la suite de l'émission d'un contrat avec autorisation de tâches ou d'une modification d'un tel contrat, les agents de négociation des contrats doivent présenter un rapport sur les achats, comme suit :

1. Pour les utilisateurs de l'environnement automatisé de l'acheteur (EAA) : sur la page principale du sommaire d'approvisionnement, appuyer sur «  ID du programme  » et sélectionner «  Contrat qui permet les autorisations des tâches  ».
2. Pour les utilisateurs de la saisie automatisée des données (SAD) : inclure l'énoncé suivant lorsque le rapport sur les achats est soumis par l'entremise de la SAD «  ID du programme : Contrat qui permet les autorisations des tâches  ».

3.40 Offres à commandes
(2010-XX-XX)

a) et b) Aucun changement.

c) Cette méthode d'approvisionnement est utilisée pour satisfaire aux exigences des ministères et des organismes pendant une période déterminée, lorsque les détails précis sur les quantités prévues pour la période ne sont pas connus au préalable. Les offres à commandes peuvent autoriser un client ou plus à passer des commandes subséquentes pour des biens et des services directement auprès des offrants sans dépasser le montant maximal indiqué dans l'offre à commandes. Si cela est précisé dans l'offre à commandes, TPSGC peut passer des commandes subséquentes dont la valeur dépasse la limite accordée au client.

d) á q) Aucun changement.

3.45 arrangements en matière d'approvisionnement
(2010-XX-XX)

a) et b) Aucun changement.

c) Il est possible d'avoir recours à un AMA :

1. lorsqu'un besoin global n'est pas clairement défini au tout début et qu'il est prévu d'établir un bassin de fournisseurs préqualifiés pouvant soumettre des soumissions en vue de répondre aux besoins des clients et de TPSGC;
2. lorsqu'un produit est acheté sur une base régulière (biens ou services);
3. lorsqu'une offre à commandes ne convient pas, en raison des variables touchant les commandes subséquentes (p. ex. les diverses méthodes ou bases de paiement ou l'énoncé des travaux où le produit est difficile à établir d'avance);
4. lorsqu'une demande de soumissions simplifiée, établie par les utilisateurs/clients, peut être utilisée pour obtenir des soumissions concurrentielles auprès des fournisseurs préqualifiés;
5. lorsque le choix se fera selon le meilleur rapport qualité-prix, comme cela est indiqué dans l'AA et la demande de soumissions subséquente;
6. lorsqu'il est plus efficace pour TPSGC de définir le cadre d'achat au nom d'autres utilisateurs ou des clients plutôt que d'agir comme agent de négociation des contrats.

d) à f) : Aucun changement.

Annexe 3.4 : Contrats avec autorisation de tâches - Processus
(2010-XX-XX)

La présente annexe comprend les appendices suivants portant sur les contrats avec autorisation de tâches :

1. Appendice A : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC
2. Appendice B : Modèle d'entente - à l'intention des clients de TPSGC

Appendice A (de l'annexe 3.4) : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC
(2010-01-11)

1.0 Objet

Le but du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches est de fournir des conseils sur les procédures aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lorsque TPSGC offre des contrats des services avec autorisation de tâches et que le client est autorisé à émettre des autorisations de tâches (AT). Ce guide renferme des conseils sur la préparation et la gestion des AT. Plusieurs principes abordés dans ce document s'appliquent également aux autres mécanismes servant à la commande sur demande de produits ou de services dans le cadre d'un contrat. Pour les besoins du ministère de la Défense (MDN), ce guide est un supplément à la procédure interne pour l'administration des AT reproduite à l'articleAppendice 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement (MAA) du MDN.

2.0 Définitions

2.1 Contrats avec autorisation de tâches

Un contrat avec autorisation de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches.

2.2 Autorisation de tâches

L'autorisation de tâches (AT) est un outil administratif structuré grâce auquel TPSGC ou le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités d'un contrat.

3. Application de contrats avec autorisation de tâches

1. Un contrat avec autorisation de tâches peut servir lorsqu'il existe un besoin précis en matière de services, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. TPSGC détermine s'il est préférable de répondre aux besoins des clients par un contrat avec autorisation de tâches. Si le client est autorisé à établir des AT, la limite de son pouvoir d'approbation serait stipulée dans le contrat. Toutes les AT qui dépassent cette limite devront être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation. Un contrat avec autorisation de tâches peut être établi pour plusieurs années. Cette méthode élimine le besoin d'établir un nouveau contrat tous les ans. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisation de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne peut répondre à toutes les exigences. En pareil cas, le classement des entrepreneurs, le processus de répartition du travail, la responsabilité totale du Canada envers les AT et la limite d'autorisation seront précisés dans le contrat.
2. Voici quelques exemples de contrats d'AT :
   
   1. une demande de traduction où les travaux sont bien définis et les tâches précises pour la traduction (p. ex. 50 000 mots à traduire) doivent être effectuées sur demande;
   2. une demande d'entretien d'équipement lorsque les tâches sont définies dans le contrat et, en cas de défaillance de l'équipement, la tâche d'entretien connexe est autorisée au cas par cas;
   3. une demande pour les services d'un spécialiste en informatique sur une période définie, mais les activités et les livrables ne sont pas connus à l'avance, de même que les échéances et le niveau d'effort requis.
3. Les contrats d'AT offrent l'avantage d'atténuer les risques contractuels en raison de tâches mieux définies, de l'établissement du niveau d'effort selon chacune des tâches et d'un coût précis de la tâche, assurant une meilleure gestion du contrat.
4. Lorsqu'ils sont bien utilisés, les contrats d'AT offrent un cadre structuré procurant vitesse opérationnelle et souplesse aux clients. Les contrats d'AT seront des succès à condition que TPSGC et le client autorisé comprennent clairement leurs responsabilités et leurs rôles respectifs en ce qui concerne la gestion du contrat y compris l'autorisation et l'émission d'AT ainsi que la gestion de l'autorisation de tâches, et qu'ils s'entendent sur ces points. Les contrats d'AT passés à mauvais escient peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public.

4. Conditions d'utilisation

1. Comme condition minimale d'utilisation des contrats d'AT, l'agent de négociation des contrats de TPSGC :
   
   1. vérifiera que le contrat avec autorisation de tâches est la méthode d'approvisionnement appropriée pour ces services requis après consultation avec le client;
   2. décidera s'il faut permettre au client d'autoriser et d'émettre des AT et déterminera les limites à respecter par les clients. Ces décisions seront prises après consultation avec le client et les dispositions relatives seront décrites dans le contrat. Toutes les AT qui dépassent la limite déterminée doivent être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation et d'émission.
   3. discutera avec le client afin de conclure une entente sur les rôles et les responsabilités des deux organisations, notamment les responsabilités du client relatives aux rapports;
   4. discuter, au besoin, avec le client de l'utilisation des contrats avec AT, notamment en ce qui a trait à l'administration du processus d'AT.

5. Processus et administration de l'autorisation de tâches

Le client qui est autorisé à attribuer des tâches aux entrepreneurs doit le faire conformément au processus et l'administration d'un AT décrits dans le contrat. Si la tâche ne semble pas faire partie de la portée des travaux, il faut communiquer avec TPSGC avant d'envisager le recours à une AT.

Les responsabilités du client sont les suivantes :

1. Énoncé des travaux de l'AT ou description de la tâche
   
   1. S'assurer que la description de la tâche (ou la tâche révisée) dans le cadre des travaux requis (les activités à réaliser, les produits à livrer, la date de fin des principales activités ou de livraison des livrables, ou les deux, s'il y a lieu) comprise dans l'AT est conforme à l'Énoncé des travaux (ÉDT) du contrat. Cela comprend :
      
      • veiller à ce que le libellé de l'AT n'est pas susceptible de créer de relations employeur-employé. Voir la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant? de l'Agence du revenu du Canada;
      • fixer les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches, en tenant compte de la date de fin du contrat. Une tâche doit être terminée au plus tard à la date de fin du contrat; toutefois, si elle ne peut pas l'être, TPSGC doit émettre une modification au contrat en vue de prolonger la date d'achèvement du contrat, avant que l'AT ne soit autorisée et émise.
   2. fournir à l'entrepreneur la tâche ou la description de la tâche, les échéances, les quantités et les dispositions de paiement conformément aux modalités du contrat.
   3. favorise le transfert des connaissances à la fin des travaux afin de réduire la dépendance à l'égard d'un expert-conseil ou un entrepreneur.
   4. consulter avec l'entrepreneur et l'agent de négociation des contrats de TPSGC, s'il y a lieu.
2. Les étapes d'autorisation de tâches
   
   1. La réponse de l'entrepreneur doit être étudiée par le client afin d'assurer sa conformité aux dispositions de paiement stipulées dans le contrat et ses modifications, par exemple les catégories de ressources et les tarifs négociés préalablement et stipulés dans le contrat et ses modifications permettent à l'entrepreneur de calculer le prix des travaux pour la tâche en question..
   2. Si des ressources sont précisées dans le contrat (c.-à-d. des personnes nommées pour certaines catégories), le remplacement de ces ressources doit s'effectuer conformément aux conditions du contrat ou aux modifications subséquentes et il doit respecter les critères servant à la sélection du candidat. Dans le cas contraire, le client doit remplir et conserver au dossier une évaluation des nouvelles ressources. L'évaluation doit vérifier en profondeur les qualifications de la ressource et veiller à ce qu'elles répondent aux modalités établies dans le contrat et ses modifications.
   3. Avant d'autoriser une tâche, le client doit vérifier que :
      
      • la tâche respecte la limite des pouvoirs du client; si la valeur dépasse le pouvoir établi dans le contrat et ses modifications, l'AT doit être acheminée à TPSGC aux fins d'autorisation;
      • la tâche peut être terminée avant la date d'expiration des contrats;
      • l'autorisation de la tâche n'entraînera pas une valeur cumulative de toutes les autorisations de tâches qui dépasse la limitation des dépenses pour toutes les AT.
   4. L'autorisation de tâches est définie, notamment sa valeur globale, conformément aux conditions du contrat, et le client ou TPSGC autorisent l'AT en la signant et en y apposant la date.
   5. L'entrepreneur signe l'AT autorisée par le client ou TPSGC, y appose la date et remet un original signé ainsi que les pièces jointes et un duplicata comme le précise le contrat.
3. Début des travaux d'une AT

   Les travaux relatifs à une AT ne peuvent commencer avant qu'un contrat avec autorisation de tâches ait été attribué et que l'AT ait été autorisée et émise conformément aux modalités du contrat. Les contrats ne peuvent être attribués et les AT ne peuvent être autorisées rétroactivement. Le formulaire d'AT doit être autorisé par le client et TPSGC, s'il y a lieu, et signé par l'entrepreneur avant le commencement des travaux..

4. Gestion de l'autorisation de tâches
   
   1. Avant la mise en place du contrat ou du processus d'AT, le client doit informer TPSGC lorsque des personnes autres que le chargé de projet ou le responsable technique participent au processus d'AT. Le client doit également démontrer qu'une formation adéquate portant sur l'utilisation d'AT a été donnée à ces personnes.
   2. Le client doit informer l'autorité contractante de TPSGC lorsque le responsable du client nommé dans le contrat doit être remplacé de manière à modifier le contrat en conséquence.
   3. Le client doit créer et tenir à jour un registre de toutes les tâches autorisées dans le cadre du contrat et de remettre ce registre à TPSGC selon l'entente conclue entre les deux organisations.
   4. Le client doit effectuer un suivi et du rendement relatif à l'exécution de la tâche et des travaux réalisés, un examen approprié des coûts et fournir des rapports à l'autorité contractante de TPSGC selon l'entente conclue entre les deux organisations.
   5. Le client doit avoir en place des processus pour veiller à ce que les taux de facturation, les catégories de ressources ou autres dispositions de paiement compris dans les AT autorisées et émises soient conformes aux modalités du contrat.
   6. Le client doit fournir à l'autorité contractante de TPSGC et, en temps opportun, un rapport complet de rendement ou portant sur les enjeux soulevés dans le cadre d'une AT.
   7. Le client doit veiller à ne pas dépasser le montant maximal en dollars précisé dans le contrat d'autorisation de tâches pour une AT ou la limite imposée pour la valeur cumulative de toutes les AT dans le cadre du contrat.
   8. Avant d'autoriser le paiement d'une facture conformément aux procédures ministérielles relative à une AT autorisée et émise, le client doit vérifier que :
      
      • les feuilles de temps sont conformes au contrat, s'il y a lieu;
      • les services ont été exécutés, reçus et acceptés; s'il y a lieu, le nombre d'heures communiqué par la ressource de l'entrepreneur dans sa feuille de présence devrait être corroboré par une personne ayant une bonne connaissance de l'effort requis;
      • la facture est conforme aux conditions et modalités de paiement stipulées dans le contrat ou les modifications subséquentes, et les documents à l'appui sont complets, approuvés et ajoutés au dossier. Voir le paragraphe 7 portant sur la séparation des fonctions ci-dessous.

6. Réviser une AT autorisée par le client

1. Le client peut réviser une AT qu'il a initialement autorisée du moment que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute révision à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une révision d'AT qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats de TPSGC.
2. Une AT autorisée peut être révisée soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler l'AT au complet. Cependant, une AT ne peut être résilié par défaut ou pour des raisons de commodité. Dans des situations où l'entrepreneur est en défaut ou s'il est plus pratique pour le Canada de procéder ainsi, les dispositions des conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie par défaut ou par commodité. De telles conditions doivent être référées à l'autorité contractante de TPSGC.

7. Séparation des fonctions

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor (CT) exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada - décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une personne n'est pas conforme à la Politique du CT sur la délégation. Par conséquent, bien que les autorisations de tâches ne sont pas des contrats individuels, TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC; c.-à.-d, la personne de TPSGC qui signe l'autorisation de tâches ne doit également pas certifier les factures associées. TPSGC recommande cette pratique à tous ses clients. Toutefois, comme il est stipulé à la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Le client doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir l'examen approfondi.

8. Mesures correctives

L'autorité contractante de TPSGC peut appliquer des mesures correctives comme la réduction ou l'annulation du pouvoir du client lui permettant d'émettre des AT dans les cas où tout porte à croire que le processus d'AT ne donne pas les résultats prévus dans le contrat et l'entente conclue entre le client et TPSGC.

9. Conseils

9.1 Planification de la méthode d'approvisionnement

1. Ne pas exiger de TPSGC qu'il établisse plus de catégories de main-d'œuvre et de contrats que nécessaire.
2. Ne pas ajouter de nouvelles catégories dans le contrat pour cibler des personnes particulières.

9.2 Relations employeur-employé :

1. Éviter de décrire le travail comme s'il s'agissait d'un emploi en précisant le nombre d'heures de travail par jour ou par semaine ou la manière de mener les travaux.
2. Éviter les affectations à long terme ou une relation qui requiert un apport continu d'argent provenant du ministère ou de l'organisme; énoncer clairement les dates de début et de fin et veiller à ce que l'entrepreneur établisse ses heures de travail.
3. Éviter de dicter à l'entrepreneur la conduite des travaux; les travaux et les résultats ne doivent être que vérifiés par le chargé de projet et le responsable technique.
4. Éviter de demander que l'entrepreneur travaille dans les installations du gouvernement.

9.3 Administration des autorisations de tâches

1. Ne pas fractionner une exigence afin de contourner la limite de pouvoir accordé au client dans le contrat.
2. Éviter les descriptions de tâches pour des AT qui pourraient créer un conflit d'intérêts.
3. Faire en sorte que le prix soit juste et raisonnable pour la tâche en question et qu'il soit conforme à la base de paiement du contrat.
4. Faire en sorte que les fonds soient suffisants.

Appendice B (de l'annexe 3.4) : Modèle d'entente - à l'intention des clients de TPSGC
(2010-01-11)

Remarques à l'intention de l'autorité contractante de TPSGC :
(Supprimer les instructions avant d'acheminer au client l'entente et le courriel).

1. Il faudrait avoir recours à un document d'entente lorsqu'il a été déterminé que les besoins du client seraient mieux satisfaits par l'entremise d'un contrat avec une autorisation de tâches (AT) faisant l'objet de toute procédure sectorielle ou régionale concernant son utilisation. Dans ce sens, voici un modèle d'entente concernant les AT qui se conformerait aux formalités administratives entre le client et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
2. Le gabarit peut être entièrement acheminé par courriel au client et l'acceptation de ce dernier doit être reçue avant la présentation du plan d'achat ou de la planification et approbation préalable du contrat (PAPC).
3. Voici un modèle de courriel :

Objet : Numéro de la demande___________, document d'entente concernant les AT acheminé par courriel

Cher _________ (inscrire le nom du client),

Nous considérons que votre demande - dont la rubrique est visée en référence - s'inscrit dans le cadre d'un contrat avec autorisation de tâches. À cet égard, voici le document d'entente concernant les AT qui se conformerait aux formalités administratives entre nos deux organisations pour le présent besoin. Une copie du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGCest ci-joint.

Afin de passer à la prochaine étape de la procédure de TPSGC qui concerne l'approbation de la stratégie d'approvisionnement, il nous est indispensable de recevoir votre confirmation que vous acceptez le document d'entente relatif aux AT décrites ci-dessous, que votre ministère comprend clairement ses responsabilités, son rôle en ce qui concerne le processus d'AT ainsi que la prérogative dont jouit TPSGC de mettre en œuvre toute mesure corrective qu'il lui semblerait nécessaire.

Veuillez nous confirmer que vous agréez aux modalités de l'entente concernant l'utilisation des AT décrites dans la présente, par retour du courriel, d'ici l'heure de fermeture des bureaux ________ (insérer l'heure et la date), car tout délai de réponse aura des répercussions sur la date d'émission de l'appel d'offres.

Je reste à votre disposition pour discuter de tout détail précisé dans ce courriel.

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées,

______________ (inscrire le nom de l'autorité contractante de TPSGC)

1. Objectif

Le présent document vise à officialiser une entente entre TPSGC et le client autorisé en ce qui a trait à leurs responsabilités et à leurs rôles respectifs dans le cadre du contrat avec autorisation de tâches susmentionné (voir la «  Matrice des rôles et des responsabilités  » ci-jointe). Il est essentiel que le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC travaillent en étroite collaboration pendant toute la période du contrat.

2. Durée d'application de l'entente

Les modalités de cette entente doivent être en vigueur pour toute la durée du contrat.

3. Autorisation de tâches

Comme précisé dans le contrat (lorsqu'attribué), l'autorité compétente désignée par le client autorisé peut approuver les autorisations de tâches jusqu'à une limite de _____ $ (insérer le montant) chacune, la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée incluse (TVH) en sus, y compris toute modification. Une AT qui dépasserait cette limite ou une révision de l'AT approuvée qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de cette limite doit être approuvée par ________ (insérer selon le cas : « l'autorité compétente désignée par le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC » ou « l'autorité contractante de TPSGC ») avant d'être délivrée.

4. Processus de modification du contrat

Le client autorisé comprend qu'il ne doit pas demander à l'entrepreneur d'effectuer des travaux qui ne sont pas prévus dans le contrat ou qui sortent de son cadre et qu'il ne doit pas établir d'AT qui aurait pour résultat que la valeur cumulative de toutes les AT serait supérieure à la valeur du contrat. Tout changement au contrat doit être effectué uniquement au moyen d'une modification au contrat émise par l'autorité contractante de TPSGC avant d'autoriser tout travail supplémentaire. Si le contrat doit être modifié, à quelque moment que ce soit au cours de la durée de celui-ci, le client autorisé doit en informer l'autorité contractante de TPSGC, par écrit (courriel), et lui fournir :

1. une justification claire et juste de la modification du contrat (p. ex. la raison pour laquelle les travaux ne peuvent pas être terminés à la date d'expiration du contrat, la raison du manque de fonds, etc.);
2. la valeur cumulative des AT (TPS/TVH en sus) établie jusqu'à maintenant;
3. les dépenses totales effectuées (TPS/TVH en sus) dans le cadre du contrat jusqu'à maintenant;
4. la ventilation estimative des prix de tous les travaux additionnels requis;
5. les conséquences qu'aurait le fait de ne pas modifier le contrat;
6. une justification expliquant pourquoi la décision de modifier le contrat est requise plutôt que d'établir un nouveau marché;
7. l'état du marché de remplacement dans le cas de travaux continus.

Le client autorisé sera informé par l'autorité contractante de TPSGC si le contrat ne peut être modifié. S’il peut être modifié, le client autorisé doit alors transmettre à l’autorité contractante de TPSGC une modification de commande (9200) dûment signée.

5. Gestion des marchés - mesures correctives

Si des indices portent à croire que le client autorisé ne respecte pas les conditions de l'entente, l'autorité contractante de TPSGC discutera de la question avec le représentant de l'autorité désignée par le client, l'entrepreneur ou les deux et prendra les mesures correctives suivantes qu'elle juge appropriées :

1. modifier les détails ou la fréquence des rapports d'information, ou les détails et la fréquence;
2. discuter avec le client autorisé chargé de l'établissement des AT ou avec l'entrepreneur, au besoin;
3. réduire la limite financière imposée pour chaque AT ou suspendre ou révoquer le pouvoir délégué au client relativement à l'approbation des AT.

Les deux parties acceptent de respecter les modalités de cette entente. De plus, il est entendu et convenu que cette entente peut être modifiée au besoin. Hormis dans le cas des mesures correctives prévues aux points 5 a) à c) ci-dessus, aucune modification ne sera mise en œuvre avant qu'une entente officielle n'ait été formalisée et acceptée par courriel par les deux parties.

Matrice des rôles et des responsabilités pour les contrats avec autorisation de tâches

Ce tableau propose les rôles et les responsabilités pour les contrats avec autorisation de tâches, le rôle principal et le rôle de soutien.

	Rôles et responsabilités X = principal responsable S = rôle de soutien	Client autorisé	TPSGC
1.0 Processus d'autorisation de tâches (AT)
1.1	Veiller à ce que le personnel autorisé à établir des AT soit adéquatement formé.	X
1.2	Si plus d'un contrat est attribué pour combler un même besoin, voir à ce que le travail soit réparti conformément au contrat.	X
1.3	Veiller à ce que le travail à effectuer selon chaque AT ne sorte pas du cadre du contrat.	X	S
1.4	Confirmer qu'il reste suffisamment de fonds non engagés dans le cadre du contrat.	X
1.5	Veiller à ce que la valeur de l'AT à approuver ne dépasse pas la limite financière imposée au client autorisé à l'égard de chaque AT. Soumettre toute AT dépassant cette limite à l'autorité contractante de TPSGC à des fins d'autorisation.	X
1.6	Veiller à ce que les AT soient établies conformément au processus d'autorisation des tâches décrit dans le contrat.	X
1.7	Veiller à ce que la date de livraison ou d'achèvement de l'AT soit, au plus tard, la date d'expiration du contrat.	X
1.8	Veiller à ce que la ventilation des coûts ou les modalités de paiement et les catégories de personnel fournies par l'entrepreneur respectent strictement les conditions du contrat.	X
1.9	Veiller à ce que le niveau d'effort et les autres éléments de coût correspondent au travail à accomplir.	X
2.0 Exigences en matière de rapports
2.1	Envoyer un exemplaire de chaque AT dès qu'elle est dûment signée et approuvée (y compris les pièces jointes) et toutes révisions aux AT autorisées à l'autorité contractante de TPSGC, sitôt qu'elle sont émises.	X
2.2	Fournir à l'autorité contractante de TPSGC un rapport d'utilisation (inscrire « mensuel » ou « trimestriel », selon le cas) y compris, au minimum : une liste de chaque AT ou révision d'AT établie en précisant le numéro, le numéro de révision, un titre ou une courte description de la tâche, les dates de début et de fin de la tâche et l'état (terminée ou en cours) de chaque AT ainsi que les dépenses totales engagées ou effectuées à ce jour; la limite des dépenses accordée à chaque tâche et précisée dans le contrat et les dépenses cumulatives effectuées à ce jour dans le cadre du contrat.	X
3.0 Gestion des contrats
3.1	Veiller à ce que le personnel désigné par le client autorisé pour administrer le processus d'AT comprend bien le processus d'AT.	X	S
3.2	Signaler sans attendre les problèmes de rendement de l'entrepreneur à l'autorité contractante de TPSGC afin qu'elle puisse prendre les mesures correctives qui s'imposent relatives au contrat. Des AT autorisées par le client peuvent être révisées sujet à la portée et à la valeur du contrat ainsi qu'à la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute révision à l'AT est sujette à l'accord de l'entrepreneur. Une révision de l'AT qui porterait sa valeur au-delà de la limite du client doit être présentée à l'agent de négociation de contrats de TPSGC. Une AT autorisée peut être révisée soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler l'AT au complet. Cependant, une AT ne peut être résiliée par défaut ou pour des raisons de commodité. Dans des situations où l'entrepreneur est en défaut ou s'il est plus pratique pour le Canada de procéder ainsi, les dispositions des conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie par défaut ou pour des raisons de commodité. De telles conditions doivent être référées à l'autorité contractante de TPSGC.	X	X
3.3	Veiller à ce que chaque facture soit conforme aux modalités du contrat et de chaque AT autorisée et émise. Pour les contrats émis pour les propres besoins de TPSGC; la personne qui signe l'autorisation de tâches ne doit également pas certifier les factures associées à moins que les processus des clients en place ou une autre circonstance ne permettent pas la séparation de ces tâches. TPSGC recommande cette pratique à tous ses clients. Des exemplaires de toutes les demandes de paiement et les factures, accompagnées par les rapports doivent être transmis à l'autorité contractante de TPSGC.	X
3.4	Suivre de près la mise en œuvre du contrat en veillant à ce que toutes les tâches autorisées et émises soient bien conformes à sa portée.		X
3.5	Prendre toute mesure corrective nécessaire si des indices portent à croire que le processus d'AT ne se déroule pas comme prévu (voir l'article intitulé « Gestion des contrats - mesures correctives » de la présente entente).		X
3.6	Veiller à ce que l'entrepreneur respecte les exigences en matière de rapports.		X
3..7	Établir les rapports d'utilisation, tenir à jour des statistiques sur l'utilisation et faire en sorte que les limites financières du contrat ne sont jamais dépassées.	X	X

Annexe 3.8 : Comparaison entre différentes méthodes d'approvisionnement
(2010-XX-XX)

Le tableau suivant compare les différentes méthodes d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité ni les échéances des besoins.

Le tableau de cette Annexe représente la comparaison entre différentes méthodes d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité ni les échéances des bersoins.

Tableau de comparaison
Méthodes d'appro- visionnement	Contrat avec autorisation de tâches	Offre à commandes	Arrangement en matière d'appro- visionnement
Déterminer la méthode à utiliser	Un contrat avec autorisation de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches. Les contrats avec (AT sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats d'AT, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. Le contrat avec AT doit préciser les conditions du recours aux AT. L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités d'un contrat. Les AT ne sont pas des contrats.	L'offre à commandes (OC) est utilisée comme méthode d'approvisionnement lorsqu'il est possible de définir clairement le besoin, mais que les quantités (et les heures de travail) ne sont pas connues. Elle est utilisée lorsque le client ou TPSGC ne sont pas prêts à offrir une clause de garantie des travaux minimums, ou qu'ils désirent conserver plusieurs sources d'approvisionnement. Elle sert à répondre aux exigences des ministères et des organismes relatives à des biens et des services communs offerts sur le marché en établissant une entente avec les fournisseurs pour qu'ils fournissent ces biens et ces services durant une période déterminée. Une commande subséquente à une offre à commande est un contrat.	Cette méthode d'approvisionnement établit un bassin de fournisseurs préqualifiés pour un certain type de biens et de services, et elle est mieux adaptée en raison de l'incapacité de l'OC de définir clairement le besoin à l'avance et lorsqu'il faut faire appel à la concurrence pour ce besoin. L'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) établit un cadre pour permettre le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles qui débouchent sur des contrats.
Processus de la demande de soumissions et critères d'évaluation	Une demande de soumissions vise à sélectionner un ou des soumissionnaires pour conclure un (des) contrat(s) pour des services qui seront rendus sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisation de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne peut répondre à toutes les exigences. La quantité de biens et le niveau de service précisés dans la demande de soumissions ne constituent qu'une approximation des besoins, mais le contrat comprendra une clause de garantie des travaux minimums.	Une demande d'offre à commandes (DOC) vise à sélectionner un (des) offrant(s) qui satisfont les critères d'évaluation de la demande afin qu'ils fournissent à TPSGC des biens, des services, ou les deux, selon une base de tarification préétablie et selon des modalités définies. La quantité de biens et les efforts requis pour les services et, s'il y a lieu, les dépenses prévues et précisées dans la DOC ne constituent qu'une approximation des besoins	Une demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) vise à établir un bassin de fournisseurs (liste de fournisseurs) qui satisfont les critères d'évaluation de la demande afin de conclure des arrangements en matière d'approvisionnement. Un AMA est un arrangement conclu entre le Canada et des fournisseurs préqualifiés qui permet à des utilisateurs désignés d'obtenir des soumissions à partir d'un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de l'AMA.
Obligation contractuelle	Le contrat impose une obligation et il faut engager suffisamment de fonds dès le début du contrat pour couvrir les dépenses prévues. L'obligation contractuelle n'est limitée, soit par une clause de garantie des travaux minimums ou autres considérations dans le contrat.	L'obligation contractuelle ne s'applique au Canada que lorsqu'une commande subséquente est passée. Chaque commande subséquente constitue un contrat distinct et les fonds sont engagés au même moment. Une offre à commandes n'est pas un contrat. L'offrant est tenu de respecter l'offre jusqu'au retrait de cette dernière.	Il n'y a aucune obligation de la part du Canada d'acheter des biens ou des services du fournisseur durant l'étape d'AMA. L'obligation contractuelle devient réelle dès l'attribution d'un contrat.
Obligations légales	Un contrat signé est un accord comportant des obligations légales conclu entre le ministère/organisme responsable du marché et le fournisseur. L'autorisation de tâches n'est pas un contrat, mais un processus administratif qui permet la réalisation de tâches particulières conformément aux modalités du contrat.	La commande subséquente constitue l'acceptation de l'offre et est un accord comportant des obligations légales conclu entre le ministère responsable du contrat et l'offrant.	Chaque contrat constituera un accord distinct conclu entre le ministère responsable du contrat et le fournisseur.
Autorisation de travail	Le travail est autorisé sur demande au moment de l'autorisation d'une tâche par le client ou TPSGC.	Le travail est autorisé sur demande lorsqu'une commande subséquente est passée.	Lorsque des besoins sont établis, des demandes de soumissions fondées sur les conditions de l'AMA sont lancées et les travaux sont autorisés par l'entremise de contrats d'AMA.
Limites financières	Le pouvoir du client pour établir une autorisation de tâches est établi dans le contrat. Lorsqu'un client requiert des services particuliers décrits dans le contrat, une AT est émise qui autorise l'exécution des travaux par l'entrepreneur du moment qu'ils respectent la portée des travaux du contrat et la limite des pouvoirs d'autorisation d'AT du client; TPSGC peut émettre des AT qui dépassent la limite de pouvoir du client.	L'autorité responsable de l'offre à commandes établira le montant maximal de la commande subséquente dans l'offre à commandes pour l'utilisateur désigné, qui ne doit pas dépasser le montant précisé dans la Directive du Conseil du Trésor (CT) sur les marchés, Appendice C. Voir l'alinéa 4.10.20.1 a. pour plus d'information à ce sujet.	Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement établira la limite contractuelle dans les AMA pour le client ou l'utilisateur désigné, qui ne doit pas dépasser le montant précisé dans la Directive du CT sur les marchés, Appendice C. Voir l'alinéa 4.10.25.1 c. pour plus d'information à ce sujet.
Garantie des travaux minimums ou autres clauses	Lorsque tous les travaux du contrat sont autorisés par l'intermédiaire d'AT, le client doit s'engager à commander une quantité minimale de biens ou de services, et le contrat doit restreindre les attentes de l'entrepreneur; p. ex., par une « garantie des travaux minimums ».	Sans objet	Sans objet
Dispositions de paiement	Les dispositions de paiement sont fermes : base de paiement modalités de paiement taux fermes tout compris, etc.	Les dispositions de paiement sont fermes : base de paiement modalités de paiement taux fermes tout compris, etc.	La méthode d'établissement des tarifs consiste normalement en un prix plafond ou encore aucun tarif n'est fourni jusqu'à la définition complète des besoins. Si l'AMA comporte des prix plafond, les fournisseurs pourront réduire leurs tarifs en fonction du besoin ou de l'énoncé des travaux décrits dans la demande de soumissions.
Surveillance et rapports	Le suivi par le client du rendement de l'entrepreneur et de l'utilisation par le client d'AT, accompagné de la production de rapports connexes, constitue une condition du contrat à respecter par le client.	Le suivi par le client du rendement et de l'utilisation conforme d'une offre à commandes par le client ou l'offrant, accompagné de la production de rapports connexes, constitue une condition d'utilisation de l'offre à commandes par le client.	Le suivi par le client du rendement de l'entrepreneur et de l'utilisation conforme d'un AMA par le client, accompagné de la production de rapports connexes, constitue une condition d'utilisation de l'AMA par le client.

Annexe A - Révision du Guide des approvisionnements

chapitre 6 - Approbations et pouvoirs

6.25.40 Contrats avec autorisation de tâches

Supprimé en entier.

chapitre 8 - Gestion de contrat

8.70.20 Administration des contrats avec autorisation de tâches
(2010-XX-XX)

1. Les paragraphes suivants soulèvent certains points relatifs à l'administration des autorisations de tâches. Voir 3.35.1 pour de l'information sur l'émission et le suivi de contrats avec autorisation de tâches.
2. Il faut tenir à jour un dossier détaillé et actuel de toutes les tâches autorisées pour chaque contrat avec une autorisation de tâches. L'entrepreneur ou le ministère client est responsable de la création et de la mise à jour du dossier, tel qu'il est précisé après consultation avec le ministère client durant l'étape de planification de l'achat. Le dossier peut comprendre notamment :

Pour chaque AT autorisée :

1. le numéro de la tâche autorisée et s'il y a lieu, le numéro de révision de la tâche;
2. le titre ou une courte description de la tâche de chaque autorisation de tâche, s'il y a lieu;
3. le coût estimatif total précisé dans l'AT autorisée de chaque tâche (dernière version, s'il y a lieu), TPS ou TVH en sus;
4. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
5. s'il y a lieu, lorsque la tâche est achevée, le montant engagé devrait être réduit afin de tenir compte des dépenses actuelles, et les changements devraient figurer dans le relevé des autorisations de tâches;
6. date de début et de fin de chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
7. l'état actuel de chaque AT autorisée, s'il y a lieu.

Pour toutes les AT autorisées :

1. Le montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat (selon la dernière modification, s'il y a lieu) de la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées;
2. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour toutes les AT autorisées.

Avant d'autoriser une tâche, l'organisation chargée de l'autorisation de tâches (normalement le client) doit veiller à ce que :

1. la tâche peut être terminée à ou avant la date d'expiration du contrat avec autorisation de tâches. Si cela s'avère impossible, l'autorisation de tâches ne peut être donnée tant que l'agent de négociation des contrats ne modifie pas la période dans le contrat d'autorisation de tâches;
2. Le coût estimatif total de l'AT, TPS ou TVH en sus, respecte la limite des pouvoirs du client relative aux AT individuelles précisée dans le contrat. (Si la valeur totale dépasse cette limite, l'AT doit être transmise à TPSGC pour autorisation et émission);
3. l'AT ne causera pas un dépassement du montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat, conformément à la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées.

Lorsqu'une tâche est terminée, le montant prévu peut être réduit pour correspondre aux dépenses actuelles, et ces révisions doivent être consignées dans le dossier d'autorisations de tâches.

Voir 3.35.1.35 au sujet de la séparation des fonctions pour les AT.

Glossaire

autorisation de tâches
L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités d'un contrat. Les AT ne sont pas des contrats.
(2010-XX-XX) (task authorization)

contrat avec autorisation de tâches
Un contrat avec autorisation de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés « sur demande » selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches. Les contrats avec AT sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats d'AT, les travaux à réaliser peuvent être définis, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat.
(2010-XX-XX) (task authorization contracts)

Annexe B - Modifications au guide des CCUA

(RÉVISÉE) B9030C Garantie des travaux minimums - Tous les travaux - d'autorisations de tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante lorsque tous les travaux dans le cadre d'un contrat doivent être réalisés au moyen d'autorisations de tâches afin de limiter l'obligation du Canada dans le cadre de celui-ci en fonction du montant précisé ci-après. Utiliser cette clause en conjonction avec C9010C.

Autrement, utilisez la clause B9031C afin de limiter l'obligation du Canada lorsqu'une portion seulement des travaux est réalisée au moyen d'autorisations de tâches.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1.20 (a) (vi) du Guide des approvisionnements.

Texte :

1. Dans cette clause,

   «  valeur maximale du contrat  » signifie le montant indiqué à la clause «  Limite des dépenses  » énoncée dans le contrat;

   «  valeur minimale du contrat  » signifie ____ (insérer le pourcentage correspondant de la valeur maximale du contrat ou un montant fixe en dollar).

2. L'obligation du Canada en vertu du contrat consiste à demander des travaux jusqu'à concurrence de la valeur minimale du contrat ou, au choix du Canada, de payer l'entrepreneur à la fin du contrat conformément au paragraphe 3. En contrepartie de cette obligation, l'entrepreneur convient de se tenir prêt, pendant toute la durée du contrat, à exécuter les travaux décrits dans le contrat. La responsabilité maximale du Canada à l'égard des travaux exécutés dans le cadre du contrat ne doit pas dépasser la valeur maximale du contrat, à moins d'une augmentation autorisée par écrit par l'autorité contractante.
3. Si le Canada ne demande pas de travaux pour un montant correspondant à la valeur minimale du contrat pendant la période du contrat, le Canada paiera à l'entrepreneur la différence entre la valeur minimale du contrat et le coût total des travaux demandés.
4. Si le Canada résilie le contrat en totalité ou en partie pour inexécution, le Canada n'assumera aucune obligation envers l'entrepreneur en vertu de cette clause.

(NOUVELLE) B9031C Obligation du Canada - Portion des travaux réalisée au moyen d'autorisations des tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante lorsqu'une portion seulement des travaux visés par un contrat doit être réalisée au moyen d'autorisations de tâches. Les agents de négociation des contrats doivent inclure cette clause dans le contrat afin de limiter l'obligation du Canada pour la portion des travaux qui est réalisée au moyen d'autorisations de tâches, en fonction du montant précisé dans la clause.

Autrement, utilisez la clause B9030C lorsque tous les travaux doivent être réalisés au moyen d'autorisations de tâches.

Utiliser cette clause en conjonction avec C6001C.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1.20 (a) (vi) du Guide des approvisionnements.

Texte :
L'obligation du Canada à l'égard de la portion des travaux qui est réalisée en vertu du contrat au moyen d'autorisations des tâches est limitée au montant total des tâches effectivement réalisées par l'entrepreneur.

(NOUVELLE) B9051C Autorisation de tâches - ministère de la Défense nationale

Remarques :

Utiliser la clause suivante dans les contrats avec autorisations de tâches du ministère de la Défense nationale.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1 du Guide des approvisionnements.

Texte :
Le processus d'autorisation des tâches sera administré par _____________ (insérer la désignation correspondante du ministère de la Défense nationale, p. ex. D MAR P 4-6-8). Ce processus comprend la surveillance, le contrôle et le rapport des dépenses dans le cadre du contrat avec des autorisations de tâches à l'intention de l'autorité contractante.

(NOUVELLE) B9053C Autorisation de tâches - ordre de classement

Remarques :

Utiliser la clause suivante dans les contrats avec des autorisations de tâches lorsque deux contrats ou plus sont attribués.

Utiliser cette clause en conjonction avec la clause B9054C.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1 du Guide des approvisionnements.

Texte :
___ (insérer le nombre) contrats ont été attribués suite à la demande de soumissions de Travaux publics et Services gouvernement Canada (TPSGC) portant le numéro ___ (insérer le numéro). Voici l'ordre de classement des entrepreneurs :

Premier rang : ____________
Deuxième rang : ___________
(Insérer autant de lignes qu'il y a d'entrepreneurs)

(NOUVELLE)  B9054C Processus d'autorisation des tâches
Remarques :

Utiliser la clause suivante dans les contrats avec des autorisations de tâches.

Les agents de négociation des contrats devront peut-être modifier le texte de cette clause en fonction de leur besoin particulier. En ce qui concerne les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN) avec des autorisations de tâches, les agents de négociation des contrats devront peut-être supprimer la mention de responsable du projet et de responsable technique et insérer le nom, l'adresse et la désignation du MDN, selon le cas.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1 du Guide des approvisionnements.

Texte

Autorisation de tâches

La totalité ou une partie des travaux du contrat seront réalisés sur demande, au moyen d'une autorisation de tâches. Les travaux décrits dans l'AT doivent être conformes à la portée du contrat.

Instructions à l'intention des agents de négociation des contrats : Insérer le paragraphe suivant si plus d'un contrat est attribué.
Puisque plus d'un contrat a été attribué dans le cadre du présent besoin, on transmettra une demande d'exécution de tâches à l'entrepreneur classé au premier rang. Si ce dernier confirme, par écrit, qu'il n'est pas en mesure d'exécuter une tâche en raison d'engagements antérieurs pris dans le cadre d'une AT, la demande d'exécution de tâches sera transmise à l'entrepreneur classé au deuxième rang. On poursuivra ce processus jusqu'à ce qu'un entrepreneur soit en mesure d'exécuter la tâche. Si aucun entrepreneur n'est en mesure de le faire, le Canada se réserve le droit de faire exécuter les travaux requis autrement. Un entrepreneur peut informer, par écrit, le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») et l'autorité contractante qu'il n'est pas en mesure d'exécuter des tâches supplémentaires en raison d'engagements antérieurs pris dans le cadre d'une AT. Dans ce cas, aucune demande d'exécution de tâches ne lui sera envoyée jusqu'à ce qu'il informe, par écrit, le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») et l'autorité contractante qu'il est en mesure d'exécuter des tâches supplémentaires.

Processus d'autorisation des tâches :

1. Le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») fournira à l'entrepreneur une description des tâches au moyen du «  Formulaire d'autorisation des tâches pour les clients autres que le MDN  », ou le «  Formulaire d'autorisation des tâches DND 626  », ou encore le formulaire «  Autorisation de tâches  » de l'annexe __.
2. L'autorisation de tâches (AT) comprendra les détails des activités à exécuter, une description des produits à livrer et un calendrier indiquant les dates d'achèvement des activités principales ou les dates de livraison des produits livrables. L'AT comprendra également les bases et les méthodes de paiement applicables, comme le précise le contrat.
3. Dans les ___ jours civils suivant la réception de l'AT, l'entrepreneur doit fournir au _________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») le coût total estimatif proposé pour l'exécution des tâches et une ventilation de ce coût, établie conformément à la Base de paiement du contrat.
4. L'entrepreneur ne doit pas commencer les travaux avant la réception de l'AT autorisée par __________ (insérer le responsable «  du projet  » ou «  technique  »). L'entrepreneur reconnaît que avant la réception d'une AT le travail effectué sera à ses propres risques.

(NOUVELLE) B9056C Rapports d'utilisation périodiques - Contrats avec autorisation de tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante dans les contrats avec des autorisations de tâches lorsque l'entrepreneur doit présenter des rapports d'utilisation périodiques.

Les périodes de référence et le nombre de jours civils alloués pour présenter chacun des rapports à la suite des périodes de référence doivent être indiqués dans la clause.

L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que l'entrepreneur satisfait à toutes les exigences en matière d'établissement de rapports précisées dans le contrat.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 8.70.20 du Guide des approvisionnements.

Texte :
L'entrepreneur doit compiler et tenir à jour des données sur les services fournis au gouvernement fédéral, conformément à l'autorisation de tâches approuvée émise dans le cadre du contrat.

L'entrepreneur doit fournir ces données conformément aux exigences d'établissement de rapports précisées ci-dessous ou dans l'annexe ___. Si certaines données ne sont pas disponibles, la raison doit en être indiquée. Si aucun service n'a été fourni pendant une période donnée, l'entrepreneur doit soumettre un rapport portant la mention «  NÉANT  »

Les données doivent être présentées tous les ___________ (insérer «  trimestres  » ou indiquer une autre période de référence) à l'autorité contractante.

(Si une autre période référence est utilisée, supprimer la répartition des trimestres ci-dessous et définir la période de référence appropriée.)
Voici la répartition des trimestres :

premier trimestre : du 1er avril au 30 juin;
deuxième trimestre : du 1er juillet au 30 septembre;
troisième trimestre : du 1er octobre au 31 décembre;
quatrième trimestre : du 1er janvier au 31 mars.

Les données doivent être présentées à l'autorité contractante dans les ____ (insérer le nombre de jours) jours civils suivant la fin de la période de référence.

Exigence en matière de rapport - Explications

Il faut tenir à jour un dossier détaillé de toutes les tâches approuvées pour chaque contrat avec une autorisation de tâches (AT). Le dossier peut comprendre (l'autorité contractante peut modifier le texte, s'il y a lieu) :

Pour chaque AT autorisée :

1. le numéro de la tâche autorisée ou le numéro de révision de la tâche;
2. le titre ou une courte description de chaque tâche autorisée;
3. le coût estimatif total précisé dans l'AT autorisée de chaque tâche, TPS ou TVH en sus;
4. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à maintenant pour chaque AT autorisée;
5. s'il y a lieu, lorsque la tâche est achevée, le montant engagé devrait être réduit afin de tenir compte des dépenses actuelles, et les changements devraient figurer dans le relevé des autorisations de tâches;
6. dates de début et de fin de chaque AT autorisée;
7. l'état actuel de chaque AT autorisée, s'il y a lieu).

Pour toutes les AT autorisées :

1. Le montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat (selon la dernière modification, s'il y a lieu) de la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées;
2. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour toutes les AT autorisées.

(NOUVELLE) C9010C Limite des dépenses - Total cumulatif de toutes les autorisations de tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante en conjonction avec B9030C lorsque tous les travaux doivent être réalisés au moyen d'autorisations de tâches. Autrement, utiliser la clause C6001C en conjonction avec B9031C lorsqu'une portion des travaux est réalisée au moyen d'autorisation de tâches.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1.20 (a) (vi) du Guide des approvisionnements.

Texte :

1. La responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur dans le cadre du contrat pour toutes les autorisations de tâches approuvées, y compris toutes révisions, ne doit pas dépasser la somme de _______ $. Les droits de douane _____ (insérer «  sont inclus  », «  sont exclus  » ou «  font l'objet d'une exemption  », selon le cas) et la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée est en sus, s'il y a lieu.
2. Aucune augmentation de la responsabilité totale du Canada ne sera autorisée ou payée à l'entrepreneur, à moins qu'une augmentation ait été approuvée, par écrit, par l'autorité contractante.
3. L'entrepreneur doit informer, par écrit, l'autorité contractante concernant la suffisance de cette somme :
   
   1. lorsque 75 p. 100 de la somme est engagée, ou
   2. quatre (4) mois avant la date d'expiration du contrat, ou
   3. dès que l'entrepreneur juge que la somme est insuffisant pour l'achèvement des travaux requis dans le cadre des autorisations de tâches, y compris toutes révisions,

      selon la première de ces conditions à se présenter.

4. Lorsqu'il informe l'autorité contractante que les fonds du contrat sont insuffisants, l'entrepreneur doit lui fournir par écrit une estimation des fonds additionnels requis. La présentation de cette
   information par l'entrepreneur n'augmente pas la responsabilité du Canada à son égard.

(NOUVELLE) C9011C Limite d'autorisation de tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante dans les contrats avec des autorisations de tâches, lorsque le responsable du projet ou le responsable technique peut approuver les autorisations de tâches individuelles jusqu'à une certaine limite.

Les agents de négociation des contrats devront peut-être modifier le texte de cette clause en fonction de leur besoin particulier. En ce qui concerne les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN) avec des autorisations de tâches, les agents de négociation des contrats devront peut-être supprimer la mention de responsable du projet ou de responsable technique et insérer le nom, l'adresse et la désignation du MDN, selon le cas.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1 du Guide des approvisionnements.

Texte :
Le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») peut approuver les autorisations de tâches individuelles jusqu'à une limite de _______  $ (insérer le montant), taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée incluse, y compris toutes révisions.

Une autorisation de tâches qui dépasserait cette limite doit être approuvée par le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») et l'autorité contractante  » ou «  l'autorité contractante  ») avant d'être émise.

Introduction

Le but de l'avis relatif aux politiques (AP)-75R1 est de fournir de nouvelles directives au personnel des approvisionnements à l'égard des contrats avec autorisation de tâches. La nouvelle démarche comporte de nouveaux outils et de nouvelles lignes directrices ainsi que des modifications au Guide des approvisionnements (GDA) et de nouvelles clauses dans le guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).

Contexte

Ces dernières années, de nombreuses vérifications gouvernementales ont eu lieu, comportant notamment des examens de contrats avec autorisation de tâches. Ces examens ont soulevé des questions concernant l'application de contrôles financiers, dans la séparation des fonctions, dans les modifications apportées aux contrats, dans les relations employeur-employé et dans le respect des modalités contractuelles. La Direction générale des approvisionnements a décidé de mettre à jour ses procédures afin d'améliorer l'efficacité et l'uniformité dans l'utilisation et la gestion des contrats avec autorisation de tâches.

Date d'entrée en vigueur

Le présent AP entre immédiatement en vigueur. Cependant, pour les approvisionnements existants pour lesquels le document planification de contrat et approbation préalable ou le plan d'approvisionnement a déjà été soumis aux fins d'approbation, la mise en œuvre de nouvelles instructions contenues dans l'AP est à la discrétion de l'agent de négociation des contrats, à moins d'avis contraire de la direction.

Révision de la politique actuelle

Les modifications importantes suivantes ont été apportées à la politique actuelle liée aux contrats avec autorisation de tâches :

1. Des instructions supplémentaires ont été ajoutées afin de souligner les différences entre les contrats avec autorisation de tâches, les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement.
2. Les données précédentes portant sur les contrats avec autorisation de tâches ont été organisées de manière à mieux s'harmoniser avec les étapes du processus d'approvisionnement.
3. Le Guide des approvisionnements n'indiquera plus que les directeurs généraux doivent assurer un suivi de toutes les activités contractuelles concernant les autorisations de tâches dans leur direction générale.
4. Les directeurs peuvent dorénavant approuver ou interdire certaines catégories d'achats pouvant faire l'objet d'autorisations de tâches.
5. Il n'y a plus de pouvoir minimal d'approbation pour les contrats avec autorisation de tâches au niveau du directeur. Le pouvoir d'approbation pour les contrats avec autorisation de tâches et leurs modifications correspond dorénavant aux pouvoirs contractuels décrits au chapitre 6 du Guide des approvisionnements.
6. Les agents de négociation des contrats à qui des pouvoirs d'approbation et de signature des contrats de services ont été délégués ne sont plus limités par un montant maximal pour les autorisations de tâches jusqu'à concurrence de la valeur totale approuvée du contrat, à moins d'avis contraire de la haute direction.
7. Les définitions appropriées ont été revues dans le Glossaire.
8. Des conseils sur les procédures sont maintenant prodigués aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à propos des contrats avec autorisation de tâches dans le document intitulé Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC.
9. Un modèle d'entente est fourni afin d'aider à définir le partage des rôles et des responsabilités entre les agents de négociation des contrats et les clients lorsque TPSGC émet des contrats avec autorisation de tâches.
10. Un formulaire d'autorisation de tâches PWGSC-TPSGC 572 est fourni pour les clients autres que ceux du ministère de la Défense nationale (MDN). Le formulaire Autorisation de tâches MDN 626 sera encore utilisé pour les contrats du MDN.
11. Des nouvelles et des clauses révisées du guide des CCUA ont été ajoutées.
12. TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC; c.-à.-d, la personne de TPSGC qui signe l'autorisation de tâches ne doit également pas certifier les factures associées. Dans son Guide sur la préparation et l'administration des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC, TPSGC recommande cette pratique à tous ses clients.

L'annexe A contient toutes les modifications apportées au Guide des approvisionnements. Les procédures antérieures des paragraphes 3.30, 3.35, 3.35.1 et de l'annexe 3.4 ont été remplacées au complet. Les procédures 3.40, 3.45, 8.70.20 ainsi que deux définitions du glossaire ont été revues. La procédure 6.25.40 a été supprimée.

L'annexe B comprend les nouvelles et les clauses révisées du guide des CCUA.

Personnes-ressources

Pour en savoir plus sur les modifications apportées au Guide des approvisionnements, veuillez communiquer avec Veronica Nazareth par téléphone au 819-956-5024, ou par courriel à l'adresse veronica.nazareth@pwgsc-tpsgc.gc.ca.

Pour en savoir davantage sur les nouvelles clauses du guide des CCUA, veuillez communiquer avec Anne Villeneuve par téléphone au 819-956-0458, ou par courriel à l'adresse anne.villeneuve@pwgsc-tpsgc.gc.ca.

Annexe A - Révisions du Guide des approvisionnements

chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement

3.30 Méthodes d'approvisionnement
(2010-XX-XX)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) fait appel à différentes méthodes pour répondre à ses besoins dans le domaine des achats. L'ensemble de ces méthodes comprend aussi bien les contrats définissant exactement les biens et les services à fournir à des clients en particulier avant des dates précises que différents instruments d'achats à appliquer par un certain nombre de ministères et d'organismes pour des besoins initiaux parfois moins précis ou moins bien définis.

Les trois méthodes d'approvisionnement en biens et en services suivantes peuvent être utilisées :

1. les contrats (y compris les contrats avec autorisation de tâches);
2. les offres à commandes;
3. les arrangements en matière d'approvisionnement.

L'agent de négociation des contrats, en consultation avec le client, choisit la méthode d'approvisionnement qui satisfait le mieux aux besoins du client.

Pour de plus amples informations sur le recours à un contrat (y compris les contrats avec autorisation de tâches), à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement, voir les paragraphes 3.35, 3.40 et 3.45. Les agents de négociation des contrats devraient également consulter le tableau de l'annexe 3.8 pour les aider à déterminer la meilleure méthode d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité et les échéances des besoins.

3.35 Contrats
(2010-XX-XX)

En règle générale, les contrats de biens et de services et de construction servent pour répondre aux besoins uniques et bien définis d'un ministère client, mais ils peuvent également servir pour répondre aux besoins de plusieurs clients. Ils sont utilisés lorsqu'une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement n'est pas justifié.

Pour plus de renseignements sur le contenu exigé pour un contrat, voir le chapitre 4.

3.35.1 Contrats avec autorisation de tâches

3.35.1.1 Définition
(2010-XX-XX)

Un contrat avec autorisation de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif qui concernent les autorisations de tâches. Les contrats avec AT sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats d'AT, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. Le contrat avec autorisation de tâches doit préciser les conditions du recours aux autorisations de tâches. L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux « sur demande », conformément aux modalités d'un contrat. Les AT ne sont pas des contrats individuels.

3.35.1.5 Application
(2010-XX-XX)

Les contrats d'AT peuvent servir pour des besoins de services notamment :

1. de services professionnels;
2. de services professionnels en informatique;
3. d'enquêtes techniques et d'études de génie;
4. de certains types de services de réparation et de révision (R et R) qui sont considérés comme des autorisations de tâches, c.-à-d. les demandes de travaux supplémentaires, les équipes mobiles de réparation, les enquêtes spéciales et études techniques, les commandes des travaux envisagés.

Les contrats d'AT ne doivent pas servir dans le cas de construction navale ou de radoub de navires. Ils ne doivent pas servir non plus pour les travaux de R et R qui ne sont pas considérés comme des autorisations de tâches, c.-à-d. un relevé des avis de sélection et des demandes prioritaires de sélection; une demande de matériel réparable; un ordre de transfert; et un ordre de transfert de véhicules (OTV).

Bien que les AT soient utilisées pour obtenir des services, ils peuvent également servir à l'achat de biens accessoires qui sont liés à un service particulier lorsque ces biens deviennent par la suite la propriété du gouvernement. Lorsque l'achat de biens accessoires devient nécessaire, le formulaire de la planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat (voir 3.35.1.15) et la demande de soumissions et du contrat subséquent doit préciser les conditions régissant cet achat et les limites applicables. Il ne faut pas faire appel aux AT pour demander à l'entrepreneur d'acquérir des biens au nom du client, ce qui aurait pour effet de déroger au processus normal d'achat. Par exemple, un contrat avec autorisation de tâches pour des services de génie ne peut servir à l'achat de logiciels, à moins que cela ne soit précisé dans la demande de soumissions initiale et les dispositions de paiement du contrat.

Les directeurs peuvent approuver ou interdire les catégories d'achats pour lesquelles il est possible de faire appel à des AT.

3.35.1.10 Conditions d'utilisation
(2010-XX-XX)

Les contrats d'autorisation de tâches passés à mauvais escient peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public. Lorsqu'un contrat avec AT est envisagé comme méthode d'approvisionnement pour un achat particulier, l'agent de négociation des contrats doit suivre les procédures applicables décrites au paragraphe 3.35.1 avant de faire approuver la démarche. Dans les cas où les AT ne sont émises que par TPSGC, certaines de ces procédures peuvent ne pas s'appliquer (c.-à-d. les rôles et les responsabilités, les limites à respecter par les clients pour l'émission d'AT, le guide destiné aux clients de TPSGC, le document d'entente, certaines exigences en matière de rapports).

Aux fins d'utilisation des contrats d'AT, l'agent de négociation des contrats doit :

1. faire en sorte que le contrat avec autorisation de tâches soit la méthode d'approvisionnement appropriée pour ces services (voir le paragraphe 3.35.1.5 et l'annexe 3.8 ci-jointe et les autres sections relatives aux méthodes d'approvisionnement précisées dans le Guide des approvisionnements);
2. décider s'il faut permettre au client d'émettre des AT et déterminer les limites à respecter par les clients. Ces décisions doivent être prises par TPSGC avec l'aide du client conformément au paragraphe 3.35.1.30;
3. fournir au client le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC et lui expliquer le but et en parler au besoin (appendice A de l'annexe 3.4);
4. conclure une entente avec le client concernant les rôles et les responsabilités des deux organisations, notamment les responsabilités relatives aux rapports. À cet égard, nous encourageons fortement l'utilisation du modèle d'entente portant sur l'utilisation des autorisations de tâches (appendice B de l'annexe 3.4). L'entente doit inclure les dispositions pour la présentation en temps opportun de documents notamment :
   
   1. des exemplaires de toutes les AT avec leurs pièces jointes;
   2. des exemplaires de toutes les révisions apportées aux AT avec leurs pièces jointes;
   3. des exemplaires de toutes les demandes de paiement et les factures, accompagnées par les rapports.
5. appliquer les procédures décrites dans les paragraphes 3.35.1.15 à 3.35.1.60;
6. discuter, au besoin, avec le client de l'utilisation des contrats d'AT, notamment le processus d'administration en ce qui a trait à l'autorisation et l'émission d'AT.

3.35.1.15 Documents d'approbation pour les contrats avec autorisation de tâches
(2010-XX-XX)

Pour les contrats avec autorisations de tâches, le formulaire de la planification et approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat pour un contrat avec AT doit traiter le cas échéant :

1. de la justification de cette méthode d'approvisionnement pour les services en question.
2. de la justification des limites financières à respecter par les clients pour l'émission d'AT.
3. d'un énoncé attestant que le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGCa été fourni au client et traité avec lui s'il y a lieu.
4. d'un énoncé attestant qu'une entente a été conclue avec le client sur les rôles et les responsabilités des deux organisations ou qu'il sera conclu avec le client avant le lancement de la demande de soumissions.
5. d'un énoncé attestant que des discussions ont eu lieu sur l'utilisation des contrats d'AT, avant que le client n'autorise la première tâche.
6. d'une description du processus de suivi du contrat et des activités à mettre en place ou à réaliser.

Voir le chapitre 6 pour des renseignements additionnels concernant l'utilisation et la préparation du formulaire PAPC et du plan d'achat.

Le pouvoir d'approbation pour les contrats d'AT et pour les modifications des dispositions d'un contrat avec AT est conforme aux pouvoirs contractuels décrits au chapitre 6.

3.35.1.20 Documents de demandes de soumissions et de contrat subséquent
(2010-XX-XX)

Les agents de négociation des contrats doivent faire en sorte que le(s) document(s) de demandes de soumissions et de contrat subséquent qu'ils publient et utilisent pour établir le contrat subséquent avec autorisations de tâches éventuel respectent l'approche type relative à l'émission des demandes de soumissions (voir les chapitres 3 et 4). Pour toute partie des travaux à réaliser « sur demande », le document de demande de soumissions et de contrat subséquent doit comprendre les éléments suivants :

1. un énoncé des travaux clair décrivant de manière générale la portée des travaux qui seront réalisés conformément à une AT.
2. une description du processus administratif servant à l'autorisation et l'émission d'AT et les clauses applicables du guide des CCUA relatives aux AT. Dans le cas de plusieurs contrats avec AT, la partie de la demande de soumissions traitant de l'évaluation doit comprendre un processus de classement des entrepreneurs (généralement dans le cadre de la clause relative à la méthode de sélection), et la partie concernant le contrat subséquent doit comprendre le processus de classement des entrepreneurs et le processus de répartition du travail (à réaliser au moment de l'attribution du contrat). Les clauses suivantes du guide des CCUA relatives aux AT doivent être utilisées, le cas échant : B9051C, B9053C, B9054C, B9056C et C9011C.
3. les limites financières à respecter par les clients pour l'autorisation et l'émission d'AT conformément au paragraphe 3.35.1.30
4. le formulaire applicable pour l'autorisation et l'émission d'AT. Voir le paragraphe 3.35.1.25 pour plus d'information à ce sujet.
5. les modalités de paiement applicables aux AT comme la (les) base(s) de paiement (p. ex., la clause des CCUA C0206C) et la (les) méthode(s) de paiement ;
6. l'obligation du Canada et la responsabilité totale du Canada ;
   
   1. lorsque tous les travaux doivent être exécutés au moyen d'autorisations de tâches :
      • la clause du guide des CCUA B9030C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada et pour offrir une garantie des travaux minimums à l'entrepreneur; et
      • la clause du guide des CCUA C9010C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limite de dépenses. Le «  coût total estimatif  » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale de dépenses précisée dans la clause.
   2. lorsqu'une partie seulement des travaux doit être executé au moyen d'autorisations de tâches :
      • la clause du guide des CCUA B9031C doit être utilisée afin de limiter l'obligation du Canada en vertu des autorisations de tâches; et,
      • la clause du guide des CCUA C6001C doit être utilisée afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec autorisations de tâches est sujet à une limite de dépenses. e « coût total estimatif  » figurant à la page titre du contrat doit égaler la limite totale de dépenses précisée dans la clause.

Étant donné que les agents de négociation des contrats sont tenus de surveiller l'utilisation des AT, ils doivent également envisager d'ajouter une disposition relative au rapport concernant l'utilisation des AT par l'entrepreneur (voir (c.-à-d., la clause du CCUA B9056C). Voir également 8.70.20 b) pour obtenir des détails sur l'administration des contrats avec autorisations de tâches.

3.35.1.25 Formulaires
(2010-XX-XX)

L'agent de négociation des contrats devrait utiliser le formulaire PWGSC-TPSGC 572 , Autorisation de tâches, pour l'autorisation de tâches émises par TPSGC et les clients autres que ceux du ministère de la Défense nationale (MDN). Ce formulaire sera disponible par l'entremise du site Web de TPSGC (insérer le lien au catalogue de formulaires). Dans le cas des contrats qui ne sont pas pour le MDN, il est aussi possible d'utiliser des formulaires d'AT élaborés et approuvés localement. Le formulaire Autorisation de tâches MDN 626 doit être utilisé pour les contrats du MDN. Il ne faut pas utiliser les formulaires PWGSC-TPSGC 942 (Commande subséquente à une offre à commandes), PWGSC-TPSGC 1379 (Travaux imprévus ou nouveaux travaux) et le bon de commande GC 111 (Commande d'achat) comme formulaires d'autorisation de tâches dans les contrats d'AT. (NOTA : Seuls les employés du gouvernement ont accès aux formulaires mentionnés ci-haut.)

3.35.1.30 Limites imposées aux autorisations des tâches individuelles
(2010-XX-XX)

Les autorisations de tâches peuvent être autorisées et émises par le client et TPSGC. Les agents de négociation des contrats de TPSGC à qui des pouvoirs d'approbation et de signature des marchés de services ont été délégués ne sont pas limités par un montant maximal pour les autorisations de tâches individuelles et ce, jusqu'à concurrence de la valeur approuvée du contrat, à moins d'avis contraire de la haute direction. La décision de permettre au client d'émettre des AT revient à TPSGC et au client. Lorsque que le client sera autorisé d'émettre des AT, les agents de négociation des contrats de TPSGC doivent établir un montant maximal pour les AT (excluant la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH)) pouvant être autorisées par le client. En établissant une telle limite pour les AT et leurs révisions, les agents de négociation des contrats devraient tenter d'atteindre un équilibre entre l'efficacité opérationnelle et la gestion des risques contractuels, et ils devraient tenir compte des éléments suivants :

1. s'il y a une entente conclue entre le client et TPSGC sur les conditions d'utilisation des AT. Voir 3.35.1.10.
2. l'historique du rendement du client et du secteur d'activité en ce qui a trait à l'utilisation efficace des contrats d'AT, du point de vue de l'agent de négociation des contrats et des collègues et gestionnaires de TPSGC.
3. les compétences en matière d'approvisionnement et de gestion des contrats qui existent au sein du ministère client :
   
   1. La formation est offerte ou requise, ou ne l'est pas;
   2. Les politiques et les procédures du ministère client sont en place et mises en application ou ne le sont pas. Par exemple, le ministère de la Défense nationale (MDN) a sa propre procédure interne pour l'administration des AT; cette procédure est reproduite à l'article 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement (MAA) de ce ministère.
4. les besoins opérationnels, par exemple l'importance des délais pour certaines tâches.
5. la portée du contrat et le risque associé à chacune des tâches :
   
   1. La clarté et le degré de précision dans l'énoncé des travaux du contrat.
   2. La complexité et la durée prévues de chacunes des tâches.
   3. L'établissement du prix des tâches est facile, ou ne l'est pas.
   4. La valeur moyenne de l'AT, la fréquence et le nombre des tâches prévues pendant la durée du contrat.
6. s'il y a lieu, la valeur totale estimative des travaux qui seront effectués pour satisfaire le besoin pour la partie du travail qui n'est pas réalisée par l'entremise d'AT en tenant compte de la valeur totale estimative des travaux réalisés par l'entremise d'AT.
7. La fréquence des rapports portant sur les autorisations de tâches.

De plus, en établissant la valeur de l'AT qui requiert l'autorisation de TPSGC, les agents de négociation des contrats doivent veiller à ce que la participation de TPSGC ajoute de la valeur au processus d'autorisation des tâches tout en veillant à ce que TPSGC puisse garder un contrôle adéquat du processus d'AT. Cette valeur ajoutée peut se présenter sous différentes formes, par exemple la surveillance financière ou des comparaisons avec des contrats comparables exécutés pour d'autres clients afin d'assurer l'optimisation des ressources financières. La limite d'AT pour les clients devrait être établie en fonction de l'expérience d'un ministère en matière d'administration d'AT et les agents de négociation des contrats pourraient envisager d'établir une limite de sorte que TPSGC puisse autoriser un nombre représentatif d'AT.

3.35.1.35 Séparation des fonctions
(2010-XX-XX)

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada - décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une personne n'est pas conforme à la Politique du Conseil du Trésor sur la délégation. Par conséquent, bien que les autorisations de tâches ne sont pas des contrats individuels, TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC; c.-à.-d, la personne de TPSGC qui signe l'autorisation de tâches ne doit également pas certifier les factures associées. Dans son Guide sur la préparation et l'administration des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC, TPSGC recommande cette pratique à tous ses clients. Toutefois, comme il est stipulé à la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Le client doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir l'examen approfondi.

3.35.1.40 Autorisation et émission d'autorisations de tâches
(2010-XX-XX)

L'organisation cliente autorisée à attribuer des tâches à l'entrepreneur doit autoriser et émettre les AT conformément au processus décrit dans le contrat. L'organisation cliente est au moins tenue de :

1. veiller à ce que les travaux de l'AT, les livrables et les échéances, le cas échéant, soient conformes à la portée des travaux définis dans le contrat;
2. fournir à l'entrepreneur la description de tâches et les modalités de paiement et connaître le niveau d'effort requis, s'il y a lieu;

   En fixant les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches, il faut tenir compte de la date d'expiration des contrats. Les tâches doivent être terminées avant cette date; toutefois, si elles ne peuvent pas l'être, l'agent de négociation des contrats doit émettre une modification au contrat en vue de prolonger la date d'achèvement du contrat avant que l'AT soit émise.

3. préciser l'autorisation de tâches, notamment sa valeur globale (TPS ou TVH en sus), conformément au contrat;
4. recueillir toutes les signatures requises (du client ou de TPSGC, ou des deux, s'il y a lieu, et de l'entrepreneur) et la date de ces signatures sur l'AT.

3.35.1.45 Administration des autorisations de tâches par les clients de TPSGC
(2010-XX-XX)

Pour plus d'information à ce sujet, voir le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC, à l'Appendice A de l'annexe 3.4.

3.35.1.50 Révision d'une AT apportée par le client
(2010-XX-XX)

Le client peut réviser une AT qu'il a initialement autorisée du moment que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute révision à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une révision d'AT qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats.

Une AT autorisée peut être révisée soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être résilié par défaut ou pour des raisons de commodité. Dans des situations où l'entrepreneur est en défaut ou s'il est plus pratique pour le Canada de procéder ainsi, les dispositions des conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie par défaut ou pour des raisons de commodité. De telles conditions doivent être référées à l'agent de négociation des contrats.

3.35.1.55 Surveillance et encadrement
(2010-XX-XX)

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer de la conformité des AT aux modalités du contrat. Ils doivent également examiner les rapports d'évaluation de l'avancement des travaux, afin de vérifier que les travaux sont réalisés conformément au contrat et à l'AT, et faire un suivi du montant dépensé relativement à la valeur du contrat.

Si le suivi des AT autorisées et émises démontre que le processus d'AT n'est pas conforme au contrat ou à l'entente conclue avec le client, des mesures correctives particulières doivent être prises. Cette question est abordée dans le modèle d'entente à l'Appendice B de l'annexe 3.4, au paragraphe 5. L'agent de négociation des contrats doit informer l'entrepreneur lorsque la limite des pouvoirs du client précisée dans le contrat est réduite ou révoquée. Il ne faudrait pas se prévaloir des dispositions portant sur les pénalités ou sur la résiliation des contrats sans consulter les Services juridiques.

3.35.1.60 Rapports
(2010-XX-XX)

À la suite de l'émission d'un contrat avec autorisation de tâches ou d'une modification d'un tel contrat, les agents de négociation des contrats doivent présenter un rapport sur les achats, comme suit :

1. Pour les utilisateurs de l'environnement automatisé de l'acheteur (EAA) : sur la page principale du sommaire d'approvisionnement, appuyer sur «  ID du programme  » et sélectionner «  Contrat qui permet les autorisations des tâches  ».
2. Pour les utilisateurs de la saisie automatisée des données (SAD) : inclure l'énoncé suivant lorsque le rapport sur les achats est soumis par l'entremise de la SAD «  ID du programme : Contrat qui permet les autorisations des tâches  ».

3.40 Offres à commandes
(2010-XX-XX)

a) et b) Aucun changement.

c) Cette méthode d'approvisionnement est utilisée pour satisfaire aux exigences des ministères et des organismes pendant une période déterminée, lorsque les détails précis sur les quantités prévues pour la période ne sont pas connus au préalable. Les offres à commandes peuvent autoriser un client ou plus à passer des commandes subséquentes pour des biens et des services directement auprès des offrants sans dépasser le montant maximal indiqué dans l'offre à commandes. Si cela est précisé dans l'offre à commandes, TPSGC peut passer des commandes subséquentes dont la valeur dépasse la limite accordée au client.

d) á q) Aucun changement.

3.45 arrangements en matière d'approvisionnement
(2010-XX-XX)

a) et b) Aucun changement.

c) Il est possible d'avoir recours à un AMA :

1. lorsqu'un besoin global n'est pas clairement défini au tout début et qu'il est prévu d'établir un bassin de fournisseurs préqualifiés pouvant soumettre des soumissions en vue de répondre aux besoins des clients et de TPSGC;
2. lorsqu'un produit est acheté sur une base régulière (biens ou services);
3. lorsqu'une offre à commandes ne convient pas, en raison des variables touchant les commandes subséquentes (p. ex. les diverses méthodes ou bases de paiement ou l'énoncé des travaux où le produit est difficile à établir d'avance);
4. lorsqu'une demande de soumissions simplifiée, établie par les utilisateurs/clients, peut être utilisée pour obtenir des soumissions concurrentielles auprès des fournisseurs préqualifiés;
5. lorsque le choix se fera selon le meilleur rapport qualité-prix, comme cela est indiqué dans l'AA et la demande de soumissions subséquente;
6. lorsqu'il est plus efficace pour TPSGC de définir le cadre d'achat au nom d'autres utilisateurs ou des clients plutôt que d'agir comme agent de négociation des contrats.

d) à f) : Aucun changement.

Annexe 3.4 : Contrats avec autorisation de tâches - Processus
(2010-XX-XX)

La présente annexe comprend les appendices suivants portant sur les contrats avec autorisation de tâches :

1. Appendice A : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC
2. Appendice B : Modèle d'entente - à l'intention des clients de TPSGC

Appendice A (de l'annexe 3.4) : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGC
(2010-01-11)

1.0 Objet

Le but du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches est de fournir des conseils sur les procédures aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) lorsque TPSGC offre des contrats des services avec autorisation de tâches et que le client est autorisé à émettre des autorisations de tâches (AT). Ce guide renferme des conseils sur la préparation et la gestion des AT. Plusieurs principes abordés dans ce document s'appliquent également aux autres mécanismes servant à la commande sur demande de produits ou de services dans le cadre d'un contrat. Pour les besoins du ministère de la Défense (MDN), ce guide est un supplément à la procédure interne pour l'administration des AT reproduite à l'articleAppendice 3.3.2 du Manuel de l'administration de l'approvisionnement (MAA) du MDN.

2.0 Définitions

2.1 Contrats avec autorisation de tâches

Un contrat avec autorisation de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches.

2.2 Autorisation de tâches

L'autorisation de tâches (AT) est un outil administratif structuré grâce auquel TPSGC ou le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités d'un contrat.

3. Application de contrats avec autorisation de tâches

1. Un contrat avec autorisation de tâches peut servir lorsqu'il existe un besoin précis en matière de services, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. TPSGC détermine s'il est préférable de répondre aux besoins des clients par un contrat avec autorisation de tâches. Si le client est autorisé à établir des AT, la limite de son pouvoir d'approbation serait stipulée dans le contrat. Toutes les AT qui dépassent cette limite devront être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation. Un contrat avec autorisation de tâches peut être établi pour plusieurs années. Cette méthode élimine le besoin d'établir un nouveau contrat tous les ans. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisation de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne peut répondre à toutes les exigences. En pareil cas, le classement des entrepreneurs, le processus de répartition du travail, la responsabilité totale du Canada envers les AT et la limite d'autorisation seront précisés dans le contrat.
2. Voici quelques exemples de contrats d'AT :
   
   1. une demande de traduction où les travaux sont bien définis et les tâches précises pour la traduction (p. ex. 50 000 mots à traduire) doivent être effectuées sur demande;
   2. une demande d'entretien d'équipement lorsque les tâches sont définies dans le contrat et, en cas de défaillance de l'équipement, la tâche d'entretien connexe est autorisée au cas par cas;
   3. une demande pour les services d'un spécialiste en informatique sur une période définie, mais les activités et les livrables ne sont pas connus à l'avance, de même que les échéances et le niveau d'effort requis.
3. Les contrats d'AT offrent l'avantage d'atténuer les risques contractuels en raison de tâches mieux définies, de l'établissement du niveau d'effort selon chacune des tâches et d'un coût précis de la tâche, assurant une meilleure gestion du contrat.
4. Lorsqu'ils sont bien utilisés, les contrats d'AT offrent un cadre structuré procurant vitesse opérationnelle et souplesse aux clients. Les contrats d'AT seront des succès à condition que TPSGC et le client autorisé comprennent clairement leurs responsabilités et leurs rôles respectifs en ce qui concerne la gestion du contrat y compris l'autorisation et l'émission d'AT ainsi que la gestion de l'autorisation de tâches, et qu'ils s'entendent sur ces points. Les contrats d'AT passés à mauvais escient peuvent donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs, entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand public.

4. Conditions d'utilisation

1. Comme condition minimale d'utilisation des contrats d'AT, l'agent de négociation des contrats de TPSGC :
   
   1. vérifiera que le contrat avec autorisation de tâches est la méthode d'approvisionnement appropriée pour ces services requis après consultation avec le client;
   2. décidera s'il faut permettre au client d'autoriser et d'émettre des AT et déterminera les limites à respecter par les clients. Ces décisions seront prises après consultation avec le client et les dispositions relatives seront décrites dans le contrat. Toutes les AT qui dépassent la limite déterminée doivent être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation et d'émission.
   3. discutera avec le client afin de conclure une entente sur les rôles et les responsabilités des deux organisations, notamment les responsabilités du client relatives aux rapports;
   4. discuter, au besoin, avec le client de l'utilisation des contrats avec AT, notamment en ce qui a trait à l'administration du processus d'AT.

5. Processus et administration de l'autorisation de tâches

Le client qui est autorisé à attribuer des tâches aux entrepreneurs doit le faire conformément au processus et l'administration d'un AT décrits dans le contrat. Si la tâche ne semble pas faire partie de la portée des travaux, il faut communiquer avec TPSGC avant d'envisager le recours à une AT.

Les responsabilités du client sont les suivantes :

1. Énoncé des travaux de l'AT ou description de la tâche
   
   1. S'assurer que la description de la tâche (ou la tâche révisée) dans le cadre des travaux requis (les activités à réaliser, les produits à livrer, la date de fin des principales activités ou de livraison des livrables, ou les deux, s'il y a lieu) comprise dans l'AT est conforme à l'Énoncé des travaux (ÉDT) du contrat. Cela comprend :
      
      • veiller à ce que le libellé de l'AT n'est pas susceptible de créer de relations employeur-employé. Voir la publication RC 4110, Employé ou travailleur indépendant? de l'Agence du revenu du Canada;
      • fixer les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches, en tenant compte de la date de fin du contrat. Une tâche doit être terminée au plus tard à la date de fin du contrat; toutefois, si elle ne peut pas l'être, TPSGC doit émettre une modification au contrat en vue de prolonger la date d'achèvement du contrat, avant que l'AT ne soit autorisée et émise.
   2. fournir à l'entrepreneur la tâche ou la description de la tâche, les échéances, les quantités et les dispositions de paiement conformément aux modalités du contrat.
   3. favorise le transfert des connaissances à la fin des travaux afin de réduire la dépendance à l'égard d'un expert-conseil ou un entrepreneur.
   4. consulter avec l'entrepreneur et l'agent de négociation des contrats de TPSGC, s'il y a lieu.
2. Les étapes d'autorisation de tâches
   
   1. La réponse de l'entrepreneur doit être étudiée par le client afin d'assurer sa conformité aux dispositions de paiement stipulées dans le contrat et ses modifications, par exemple les catégories de ressources et les tarifs négociés préalablement et stipulés dans le contrat et ses modifications permettent à l'entrepreneur de calculer le prix des travaux pour la tâche en question..
   2. Si des ressources sont précisées dans le contrat (c.-à-d. des personnes nommées pour certaines catégories), le remplacement de ces ressources doit s'effectuer conformément aux conditions du contrat ou aux modifications subséquentes et il doit respecter les critères servant à la sélection du candidat. Dans le cas contraire, le client doit remplir et conserver au dossier une évaluation des nouvelles ressources. L'évaluation doit vérifier en profondeur les qualifications de la ressource et veiller à ce qu'elles répondent aux modalités établies dans le contrat et ses modifications.
   3. Avant d'autoriser une tâche, le client doit vérifier que :
      
      • la tâche respecte la limite des pouvoirs du client; si la valeur dépasse le pouvoir établi dans le contrat et ses modifications, l'AT doit être acheminée à TPSGC aux fins d'autorisation;
      • la tâche peut être terminée avant la date d'expiration des contrats;
      • l'autorisation de la tâche n'entraînera pas une valeur cumulative de toutes les autorisations de tâches qui dépasse la limitation des dépenses pour toutes les AT.
   4. L'autorisation de tâches est définie, notamment sa valeur globale, conformément aux conditions du contrat, et le client ou TPSGC autorisent l'AT en la signant et en y apposant la date.
   5. L'entrepreneur signe l'AT autorisée par le client ou TPSGC, y appose la date et remet un original signé ainsi que les pièces jointes et un duplicata comme le précise le contrat.
3. Début des travaux d'une AT

   Les travaux relatifs à une AT ne peuvent commencer avant qu'un contrat avec autorisation de tâches ait été attribué et que l'AT ait été autorisée et émise conformément aux modalités du contrat. Les contrats ne peuvent être attribués et les AT ne peuvent être autorisées rétroactivement. Le formulaire d'AT doit être autorisé par le client et TPSGC, s'il y a lieu, et signé par l'entrepreneur avant le commencement des travaux..

4. Gestion de l'autorisation de tâches
   
   1. Avant la mise en place du contrat ou du processus d'AT, le client doit informer TPSGC lorsque des personnes autres que le chargé de projet ou le responsable technique participent au processus d'AT. Le client doit également démontrer qu'une formation adéquate portant sur l'utilisation d'AT a été donnée à ces personnes.
   2. Le client doit informer l'autorité contractante de TPSGC lorsque le responsable du client nommé dans le contrat doit être remplacé de manière à modifier le contrat en conséquence.
   3. Le client doit créer et tenir à jour un registre de toutes les tâches autorisées dans le cadre du contrat et de remettre ce registre à TPSGC selon l'entente conclue entre les deux organisations.
   4. Le client doit effectuer un suivi et du rendement relatif à l'exécution de la tâche et des travaux réalisés, un examen approprié des coûts et fournir des rapports à l'autorité contractante de TPSGC selon l'entente conclue entre les deux organisations.
   5. Le client doit avoir en place des processus pour veiller à ce que les taux de facturation, les catégories de ressources ou autres dispositions de paiement compris dans les AT autorisées et émises soient conformes aux modalités du contrat.
   6. Le client doit fournir à l'autorité contractante de TPSGC et, en temps opportun, un rapport complet de rendement ou portant sur les enjeux soulevés dans le cadre d'une AT.
   7. Le client doit veiller à ne pas dépasser le montant maximal en dollars précisé dans le contrat d'autorisation de tâches pour une AT ou la limite imposée pour la valeur cumulative de toutes les AT dans le cadre du contrat.
   8. Avant d'autoriser le paiement d'une facture conformément aux procédures ministérielles relative à une AT autorisée et émise, le client doit vérifier que :
      
      • les feuilles de temps sont conformes au contrat, s'il y a lieu;
      • les services ont été exécutés, reçus et acceptés; s'il y a lieu, le nombre d'heures communiqué par la ressource de l'entrepreneur dans sa feuille de présence devrait être corroboré par une personne ayant une bonne connaissance de l'effort requis;
      • la facture est conforme aux conditions et modalités de paiement stipulées dans le contrat ou les modifications subséquentes, et les documents à l'appui sont complets, approuvés et ajoutés au dossier. Voir le paragraphe 7 portant sur la séparation des fonctions ci-dessous.

6. Réviser une AT autorisée par le client

1. Le client peut réviser une AT qu'il a initialement autorisée du moment que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute révision à l'AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Une révision d'AT qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats de TPSGC.
2. Une AT autorisée peut être révisée soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler l'AT au complet. Cependant, une AT ne peut être résilié par défaut ou pour des raisons de commodité. Dans des situations où l'entrepreneur est en défaut ou s'il est plus pratique pour le Canada de procéder ainsi, les dispositions des conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie par défaut ou par commodité. De telles conditions doivent être référées à l'autorité contractante de TPSGC.

7. Séparation des fonctions

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor (CT) exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre 3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada - décembre 2008, le Bureau de la vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une personne n'est pas conforme à la Politique du CT sur la délégation. Par conséquent, bien que les autorisations de tâches ne sont pas des contrats individuels, TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de tâches émises pour les propres besoins de TPSGC; c.-à.-d, la personne de TPSGC qui signe l'autorisation de tâches ne doit également pas certifier les factures associées. TPSGC recommande cette pratique à tous ses clients. Toutefois, comme il est stipulé à la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Le client doit s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir l'examen approfondi.

8. Mesures correctives

L'autorité contractante de TPSGC peut appliquer des mesures correctives comme la réduction ou l'annulation du pouvoir du client lui permettant d'émettre des AT dans les cas où tout porte à croire que le processus d'AT ne donne pas les résultats prévus dans le contrat et l'entente conclue entre le client et TPSGC.

9. Conseils

9.1 Planification de la méthode d'approvisionnement

1. Ne pas exiger de TPSGC qu'il établisse plus de catégories de main-d'œuvre et de contrats que nécessaire.
2. Ne pas ajouter de nouvelles catégories dans le contrat pour cibler des personnes particulières.

9.2 Relations employeur-employé :

1. Éviter de décrire le travail comme s'il s'agissait d'un emploi en précisant le nombre d'heures de travail par jour ou par semaine ou la manière de mener les travaux.
2. Éviter les affectations à long terme ou une relation qui requiert un apport continu d'argent provenant du ministère ou de l'organisme; énoncer clairement les dates de début et de fin et veiller à ce que l'entrepreneur établisse ses heures de travail.
3. Éviter de dicter à l'entrepreneur la conduite des travaux; les travaux et les résultats ne doivent être que vérifiés par le chargé de projet et le responsable technique.
4. Éviter de demander que l'entrepreneur travaille dans les installations du gouvernement.

9.3 Administration des autorisations de tâches

1. Ne pas fractionner une exigence afin de contourner la limite de pouvoir accordé au client dans le contrat.
2. Éviter les descriptions de tâches pour des AT qui pourraient créer un conflit d'intérêts.
3. Faire en sorte que le prix soit juste et raisonnable pour la tâche en question et qu'il soit conforme à la base de paiement du contrat.
4. Faire en sorte que les fonds soient suffisants.

Appendice B (de l'annexe 3.4) : Modèle d'entente - à l'intention des clients de TPSGC
(2010-01-11)

Remarques à l'intention de l'autorité contractante de TPSGC :
(Supprimer les instructions avant d'acheminer au client l'entente et le courriel).

1. Il faudrait avoir recours à un document d'entente lorsqu'il a été déterminé que les besoins du client seraient mieux satisfaits par l'entremise d'un contrat avec une autorisation de tâches (AT) faisant l'objet de toute procédure sectorielle ou régionale concernant son utilisation. Dans ce sens, voici un modèle d'entente concernant les AT qui se conformerait aux formalités administratives entre le client et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
2. Le gabarit peut être entièrement acheminé par courriel au client et l'acceptation de ce dernier doit être reçue avant la présentation du plan d'achat ou de la planification et approbation préalable du contrat (PAPC).
3. Voici un modèle de courriel :

Objet : Numéro de la demande___________, document d'entente concernant les AT acheminé par courriel

Cher _________ (inscrire le nom du client),

Nous considérons que votre demande - dont la rubrique est visée en référence - s'inscrit dans le cadre d'un contrat avec autorisation de tâches. À cet égard, voici le document d'entente concernant les AT qui se conformerait aux formalités administratives entre nos deux organisations pour le présent besoin. Une copie du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches - à l'intention des clients de TPSGCest ci-joint.

Afin de passer à la prochaine étape de la procédure de TPSGC qui concerne l'approbation de la stratégie d'approvisionnement, il nous est indispensable de recevoir votre confirmation que vous acceptez le document d'entente relatif aux AT décrites ci-dessous, que votre ministère comprend clairement ses responsabilités, son rôle en ce qui concerne le processus d'AT ainsi que la prérogative dont jouit TPSGC de mettre en œuvre toute mesure corrective qu'il lui semblerait nécessaire.

Veuillez nous confirmer que vous agréez aux modalités de l'entente concernant l'utilisation des AT décrites dans la présente, par retour du courriel, d'ici l'heure de fermeture des bureaux ________ (insérer l'heure et la date), car tout délai de réponse aura des répercussions sur la date d'émission de l'appel d'offres.

Je reste à votre disposition pour discuter de tout détail précisé dans ce courriel.

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées,

______________ (inscrire le nom de l'autorité contractante de TPSGC)

1. Objectif

Le présent document vise à officialiser une entente entre TPSGC et le client autorisé en ce qui a trait à leurs responsabilités et à leurs rôles respectifs dans le cadre du contrat avec autorisation de tâches susmentionné (voir la «  Matrice des rôles et des responsabilités  » ci-jointe). Il est essentiel que le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC travaillent en étroite collaboration pendant toute la période du contrat.

2. Durée d'application de l'entente

Les modalités de cette entente doivent être en vigueur pour toute la durée du contrat.

3. Autorisation de tâches

Comme précisé dans le contrat (lorsqu'attribué), l'autorité compétente désignée par le client autorisé peut approuver les autorisations de tâches jusqu'à une limite de _____ $ (insérer le montant) chacune, la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée incluse (TVH) en sus, y compris toute modification. Une AT qui dépasserait cette limite ou une révision de l'AT approuvée qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de cette limite doit être approuvée par ________ (insérer selon le cas : « l'autorité compétente désignée par le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC » ou « l'autorité contractante de TPSGC ») avant d'être délivrée.

4. Processus de modification du contrat

Le client autorisé comprend qu'il ne doit pas demander à l'entrepreneur d'effectuer des travaux qui ne sont pas prévus dans le contrat ou qui sortent de son cadre et qu'il ne doit pas établir d'AT qui aurait pour résultat que la valeur cumulative de toutes les AT serait supérieure à la valeur du contrat. Tout changement au contrat doit être effectué uniquement au moyen d'une modification au contrat émise par l'autorité contractante de TPSGC avant d'autoriser tout travail supplémentaire. Si le contrat doit être modifié, à quelque moment que ce soit au cours de la durée de celui-ci, le client autorisé doit en informer l'autorité contractante de TPSGC, par écrit (courriel), et lui fournir :

1. une justification claire et juste de la modification du contrat (p. ex. la raison pour laquelle les travaux ne peuvent pas être terminés à la date d'expiration du contrat, la raison du manque de fonds, etc.);
2. la valeur cumulative des AT (TPS/TVH en sus) établie jusqu'à maintenant;
3. les dépenses totales effectuées (TPS/TVH en sus) dans le cadre du contrat jusqu'à maintenant;
4. la ventilation estimative des prix de tous les travaux additionnels requis;
5. les conséquences qu'aurait le fait de ne pas modifier le contrat;
6. une justification expliquant pourquoi la décision de modifier le contrat est requise plutôt que d'établir un nouveau marché;
7. l'état du marché de remplacement dans le cas de travaux continus.

Le client autorisé sera informé par l'autorité contractante de TPSGC si le contrat ne peut être modifié. S’il peut être modifié, le client autorisé doit alors transmettre à l’autorité contractante de TPSGC une modification de commande (9200) dûment signée.

5. Gestion des marchés - mesures correctives

Si des indices portent à croire que le client autorisé ne respecte pas les conditions de l'entente, l'autorité contractante de TPSGC discutera de la question avec le représentant de l'autorité désignée par le client, l'entrepreneur ou les deux et prendra les mesures correctives suivantes qu'elle juge appropriées :

1. modifier les détails ou la fréquence des rapports d'information, ou les détails et la fréquence;
2. discuter avec le client autorisé chargé de l'établissement des AT ou avec l'entrepreneur, au besoin;
3. réduire la limite financière imposée pour chaque AT ou suspendre ou révoquer le pouvoir délégué au client relativement à l'approbation des AT.

Les deux parties acceptent de respecter les modalités de cette entente. De plus, il est entendu et convenu que cette entente peut être modifiée au besoin. Hormis dans le cas des mesures correctives prévues aux points 5 a) à c) ci-dessus, aucune modification ne sera mise en œuvre avant qu'une entente officielle n'ait été formalisée et acceptée par courriel par les deux parties.

Matrice des rôles et des responsabilités pour les contrats avec autorisation de tâches

Ce tableau propose les rôles et les responsabilités pour les contrats avec autorisation de tâches, le rôle principal et le rôle de soutien.

	Rôles et responsabilités X = principal responsable S = rôle de soutien	Client autorisé	TPSGC
1.0 Processus d'autorisation de tâches (AT)
1.1	Veiller à ce que le personnel autorisé à établir des AT soit adéquatement formé.	X
1.2	Si plus d'un contrat est attribué pour combler un même besoin, voir à ce que le travail soit réparti conformément au contrat.	X
1.3	Veiller à ce que le travail à effectuer selon chaque AT ne sorte pas du cadre du contrat.	X	S
1.4	Confirmer qu'il reste suffisamment de fonds non engagés dans le cadre du contrat.	X
1.5	Veiller à ce que la valeur de l'AT à approuver ne dépasse pas la limite financière imposée au client autorisé à l'égard de chaque AT. Soumettre toute AT dépassant cette limite à l'autorité contractante de TPSGC à des fins d'autorisation.	X
1.6	Veiller à ce que les AT soient établies conformément au processus d'autorisation des tâches décrit dans le contrat.	X
1.7	Veiller à ce que la date de livraison ou d'achèvement de l'AT soit, au plus tard, la date d'expiration du contrat.	X
1.8	Veiller à ce que la ventilation des coûts ou les modalités de paiement et les catégories de personnel fournies par l'entrepreneur respectent strictement les conditions du contrat.	X
1.9	Veiller à ce que le niveau d'effort et les autres éléments de coût correspondent au travail à accomplir.	X
2.0 Exigences en matière de rapports
2.1	Envoyer un exemplaire de chaque AT dès qu'elle est dûment signée et approuvée (y compris les pièces jointes) et toutes révisions aux AT autorisées à l'autorité contractante de TPSGC, sitôt qu'elle sont émises.	X
2.2	Fournir à l'autorité contractante de TPSGC un rapport d'utilisation (inscrire « mensuel » ou « trimestriel », selon le cas) y compris, au minimum : une liste de chaque AT ou révision d'AT établie en précisant le numéro, le numéro de révision, un titre ou une courte description de la tâche, les dates de début et de fin de la tâche et l'état (terminée ou en cours) de chaque AT ainsi que les dépenses totales engagées ou effectuées à ce jour; la limite des dépenses accordée à chaque tâche et précisée dans le contrat et les dépenses cumulatives effectuées à ce jour dans le cadre du contrat.	X
3.0 Gestion des contrats
3.1	Veiller à ce que le personnel désigné par le client autorisé pour administrer le processus d'AT comprend bien le processus d'AT.	X	S
3.2	Signaler sans attendre les problèmes de rendement de l'entrepreneur à l'autorité contractante de TPSGC afin qu'elle puisse prendre les mesures correctives qui s'imposent relatives au contrat. Des AT autorisées par le client peuvent être révisées sujet à la portée et à la valeur du contrat ainsi qu'à la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute révision à l'AT est sujette à l'accord de l'entrepreneur. Une révision de l'AT qui porterait sa valeur au-delà de la limite du client doit être présentée à l'agent de négociation de contrats de TPSGC. Une AT autorisée peut être révisée soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler l'AT au complet. Cependant, une AT ne peut être résiliée par défaut ou pour des raisons de commodité. Dans des situations où l'entrepreneur est en défaut ou s'il est plus pratique pour le Canada de procéder ainsi, les dispositions des conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie par défaut ou pour des raisons de commodité. De telles conditions doivent être référées à l'autorité contractante de TPSGC.	X	X
3.3	Veiller à ce que chaque facture soit conforme aux modalités du contrat et de chaque AT autorisée et émise. Pour les contrats émis pour les propres besoins de TPSGC; la personne qui signe l'autorisation de tâches ne doit également pas certifier les factures associées à moins que les processus des clients en place ou une autre circonstance ne permettent pas la séparation de ces tâches. TPSGC recommande cette pratique à tous ses clients. Des exemplaires de toutes les demandes de paiement et les factures, accompagnées par les rapports doivent être transmis à l'autorité contractante de TPSGC.	X
3.4	Suivre de près la mise en œuvre du contrat en veillant à ce que toutes les tâches autorisées et émises soient bien conformes à sa portée.		X
3.5	Prendre toute mesure corrective nécessaire si des indices portent à croire que le processus d'AT ne se déroule pas comme prévu (voir l'article intitulé « Gestion des contrats - mesures correctives » de la présente entente).		X
3.6	Veiller à ce que l'entrepreneur respecte les exigences en matière de rapports.		X
3..7	Établir les rapports d'utilisation, tenir à jour des statistiques sur l'utilisation et faire en sorte que les limites financières du contrat ne sont jamais dépassées.	X	X

Annexe 3.8 : Comparaison entre différentes méthodes d'approvisionnement
(2010-XX-XX)

Le tableau suivant compare les différentes méthodes d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité ni les échéances des besoins.

Le tableau de cette Annexe représente la comparaison entre différentes méthodes d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité ni les échéances des bersoins.

Tableau de comparaison
Méthodes d'appro- visionnement	Contrat avec autorisation de tâches	Offre à commandes	Arrangement en matière d'appro- visionnement
Déterminer la méthode à utiliser	Un contrat avec autorisation de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches. Les contrats avec (AT sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats d'AT, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. Le contrat avec AT doit préciser les conditions du recours aux AT. L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités d'un contrat. Les AT ne sont pas des contrats.	L'offre à commandes (OC) est utilisée comme méthode d'approvisionnement lorsqu'il est possible de définir clairement le besoin, mais que les quantités (et les heures de travail) ne sont pas connues. Elle est utilisée lorsque le client ou TPSGC ne sont pas prêts à offrir une clause de garantie des travaux minimums, ou qu'ils désirent conserver plusieurs sources d'approvisionnement. Elle sert à répondre aux exigences des ministères et des organismes relatives à des biens et des services communs offerts sur le marché en établissant une entente avec les fournisseurs pour qu'ils fournissent ces biens et ces services durant une période déterminée. Une commande subséquente à une offre à commande est un contrat.	Cette méthode d'approvisionnement établit un bassin de fournisseurs préqualifiés pour un certain type de biens et de services, et elle est mieux adaptée en raison de l'incapacité de l'OC de définir clairement le besoin à l'avance et lorsqu'il faut faire appel à la concurrence pour ce besoin. L'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) établit un cadre pour permettre le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles qui débouchent sur des contrats.
Processus de la demande de soumissions et critères d'évaluation	Une demande de soumissions vise à sélectionner un ou des soumissionnaires pour conclure un (des) contrat(s) pour des services qui seront rendus sur demande selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches. Dans certains cas, plusieurs contrats avec autorisation de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul contrat ne peut répondre à toutes les exigences. La quantité de biens et le niveau de service précisés dans la demande de soumissions ne constituent qu'une approximation des besoins, mais le contrat comprendra une clause de garantie des travaux minimums.	Une demande d'offre à commandes (DOC) vise à sélectionner un (des) offrant(s) qui satisfont les critères d'évaluation de la demande afin qu'ils fournissent à TPSGC des biens, des services, ou les deux, selon une base de tarification préétablie et selon des modalités définies. La quantité de biens et les efforts requis pour les services et, s'il y a lieu, les dépenses prévues et précisées dans la DOC ne constituent qu'une approximation des besoins	Une demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) vise à établir un bassin de fournisseurs (liste de fournisseurs) qui satisfont les critères d'évaluation de la demande afin de conclure des arrangements en matière d'approvisionnement. Un AMA est un arrangement conclu entre le Canada et des fournisseurs préqualifiés qui permet à des utilisateurs désignés d'obtenir des soumissions à partir d'un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de l'AMA.
Obligation contractuelle	Le contrat impose une obligation et il faut engager suffisamment de fonds dès le début du contrat pour couvrir les dépenses prévues. L'obligation contractuelle n'est limitée, soit par une clause de garantie des travaux minimums ou autres considérations dans le contrat.	L'obligation contractuelle ne s'applique au Canada que lorsqu'une commande subséquente est passée. Chaque commande subséquente constitue un contrat distinct et les fonds sont engagés au même moment. Une offre à commandes n'est pas un contrat. L'offrant est tenu de respecter l'offre jusqu'au retrait de cette dernière.	Il n'y a aucune obligation de la part du Canada d'acheter des biens ou des services du fournisseur durant l'étape d'AMA. L'obligation contractuelle devient réelle dès l'attribution d'un contrat.
Obligations légales	Un contrat signé est un accord comportant des obligations légales conclu entre le ministère/organisme responsable du marché et le fournisseur. L'autorisation de tâches n'est pas un contrat, mais un processus administratif qui permet la réalisation de tâches particulières conformément aux modalités du contrat.	La commande subséquente constitue l'acceptation de l'offre et est un accord comportant des obligations légales conclu entre le ministère responsable du contrat et l'offrant.	Chaque contrat constituera un accord distinct conclu entre le ministère responsable du contrat et le fournisseur.
Autorisation de travail	Le travail est autorisé sur demande au moment de l'autorisation d'une tâche par le client ou TPSGC.	Le travail est autorisé sur demande lorsqu'une commande subséquente est passée.	Lorsque des besoins sont établis, des demandes de soumissions fondées sur les conditions de l'AMA sont lancées et les travaux sont autorisés par l'entremise de contrats d'AMA.
Limites financières	Le pouvoir du client pour établir une autorisation de tâches est établi dans le contrat. Lorsqu'un client requiert des services particuliers décrits dans le contrat, une AT est émise qui autorise l'exécution des travaux par l'entrepreneur du moment qu'ils respectent la portée des travaux du contrat et la limite des pouvoirs d'autorisation d'AT du client; TPSGC peut émettre des AT qui dépassent la limite de pouvoir du client.	L'autorité responsable de l'offre à commandes établira le montant maximal de la commande subséquente dans l'offre à commandes pour l'utilisateur désigné, qui ne doit pas dépasser le montant précisé dans la Directive du Conseil du Trésor (CT) sur les marchés, Appendice C. Voir l'alinéa 4.10.20.1 a. pour plus d'information à ce sujet.	Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement établira la limite contractuelle dans les AMA pour le client ou l'utilisateur désigné, qui ne doit pas dépasser le montant précisé dans la Directive du CT sur les marchés, Appendice C. Voir l'alinéa 4.10.25.1 c. pour plus d'information à ce sujet.
Garantie des travaux minimums ou autres clauses	Lorsque tous les travaux du contrat sont autorisés par l'intermédiaire d'AT, le client doit s'engager à commander une quantité minimale de biens ou de services, et le contrat doit restreindre les attentes de l'entrepreneur; p. ex., par une « garantie des travaux minimums ».	Sans objet	Sans objet
Dispositions de paiement	Les dispositions de paiement sont fermes : base de paiement modalités de paiement taux fermes tout compris, etc.	Les dispositions de paiement sont fermes : base de paiement modalités de paiement taux fermes tout compris, etc.	La méthode d'établissement des tarifs consiste normalement en un prix plafond ou encore aucun tarif n'est fourni jusqu'à la définition complète des besoins. Si l'AMA comporte des prix plafond, les fournisseurs pourront réduire leurs tarifs en fonction du besoin ou de l'énoncé des travaux décrits dans la demande de soumissions.
Surveillance et rapports	Le suivi par le client du rendement de l'entrepreneur et de l'utilisation par le client d'AT, accompagné de la production de rapports connexes, constitue une condition du contrat à respecter par le client.	Le suivi par le client du rendement et de l'utilisation conforme d'une offre à commandes par le client ou l'offrant, accompagné de la production de rapports connexes, constitue une condition d'utilisation de l'offre à commandes par le client.	Le suivi par le client du rendement de l'entrepreneur et de l'utilisation conforme d'un AMA par le client, accompagné de la production de rapports connexes, constitue une condition d'utilisation de l'AMA par le client.

Annexe A - Révision du Guide des approvisionnements

chapitre 6 - Approbations et pouvoirs

6.25.40 Contrats avec autorisation de tâches

Supprimé en entier.

chapitre 8 - Gestion de contrat

8.70.20 Administration des contrats avec autorisation de tâches
(2010-XX-XX)

1. Les paragraphes suivants soulèvent certains points relatifs à l'administration des autorisations de tâches. Voir 3.35.1 pour de l'information sur l'émission et le suivi de contrats avec autorisation de tâches.
2. Il faut tenir à jour un dossier détaillé et actuel de toutes les tâches autorisées pour chaque contrat avec une autorisation de tâches. L'entrepreneur ou le ministère client est responsable de la création et de la mise à jour du dossier, tel qu'il est précisé après consultation avec le ministère client durant l'étape de planification de l'achat. Le dossier peut comprendre notamment :

Pour chaque AT autorisée :

1. le numéro de la tâche autorisée et s'il y a lieu, le numéro de révision de la tâche;
2. le titre ou une courte description de la tâche de chaque autorisation de tâche, s'il y a lieu;
3. le coût estimatif total précisé dans l'AT autorisée de chaque tâche (dernière version, s'il y a lieu), TPS ou TVH en sus;
4. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
5. s'il y a lieu, lorsque la tâche est achevée, le montant engagé devrait être réduit afin de tenir compte des dépenses actuelles, et les changements devraient figurer dans le relevé des autorisations de tâches;
6. date de début et de fin de chaque AT autorisée, s'il y a lieu;
7. l'état actuel de chaque AT autorisée, s'il y a lieu.

Pour toutes les AT autorisées :

1. Le montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat (selon la dernière modification, s'il y a lieu) de la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées;
2. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour toutes les AT autorisées.

Avant d'autoriser une tâche, l'organisation chargée de l'autorisation de tâches (normalement le client) doit veiller à ce que :

1. la tâche peut être terminée à ou avant la date d'expiration du contrat avec autorisation de tâches. Si cela s'avère impossible, l'autorisation de tâches ne peut être donnée tant que l'agent de négociation des contrats ne modifie pas la période dans le contrat d'autorisation de tâches;
2. Le coût estimatif total de l'AT, TPS ou TVH en sus, respecte la limite des pouvoirs du client relative aux AT individuelles précisée dans le contrat. (Si la valeur totale dépasse cette limite, l'AT doit être transmise à TPSGC pour autorisation et émission);
3. l'AT ne causera pas un dépassement du montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat, conformément à la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées.

Lorsqu'une tâche est terminée, le montant prévu peut être réduit pour correspondre aux dépenses actuelles, et ces révisions doivent être consignées dans le dossier d'autorisations de tâches.

Voir 3.35.1.35 au sujet de la séparation des fonctions pour les AT.

Glossaire

autorisation de tâches
L'AT est un outil administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux modalités d'un contrat. Les AT ne sont pas des contrats.
(2010-XX-XX) (task authorization)

contrat avec autorisation de tâches
Un contrat avec autorisation de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services où l'ensemble ou une partie des travaux seront réalisés « sur demande » selon des conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches. Les contrats avec AT sont utilisés dans les cas où il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats d'AT, les travaux à réaliser peuvent être définis, mais la nature et les échéances précises des services, des activités et des livrables requis ne seront connues qu'au moment où le service est demandé pendant la durée du contrat.
(2010-XX-XX) (task authorization contracts)

Annexe B - Modifications au guide des CCUA

(RÉVISÉE) B9030C Garantie des travaux minimums - Tous les travaux - d'autorisations de tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante lorsque tous les travaux dans le cadre d'un contrat doivent être réalisés au moyen d'autorisations de tâches afin de limiter l'obligation du Canada dans le cadre de celui-ci en fonction du montant précisé ci-après. Utiliser cette clause en conjonction avec C9010C.

Autrement, utilisez la clause B9031C afin de limiter l'obligation du Canada lorsqu'une portion seulement des travaux est réalisée au moyen d'autorisations de tâches.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1.20 (a) (vi) du Guide des approvisionnements.

Texte :

1. Dans cette clause,

   «  valeur maximale du contrat  » signifie le montant indiqué à la clause «  Limite des dépenses  » énoncée dans le contrat;

   «  valeur minimale du contrat  » signifie ____ (insérer le pourcentage correspondant de la valeur maximale du contrat ou un montant fixe en dollar).

2. L'obligation du Canada en vertu du contrat consiste à demander des travaux jusqu'à concurrence de la valeur minimale du contrat ou, au choix du Canada, de payer l'entrepreneur à la fin du contrat conformément au paragraphe 3. En contrepartie de cette obligation, l'entrepreneur convient de se tenir prêt, pendant toute la durée du contrat, à exécuter les travaux décrits dans le contrat. La responsabilité maximale du Canada à l'égard des travaux exécutés dans le cadre du contrat ne doit pas dépasser la valeur maximale du contrat, à moins d'une augmentation autorisée par écrit par l'autorité contractante.
3. Si le Canada ne demande pas de travaux pour un montant correspondant à la valeur minimale du contrat pendant la période du contrat, le Canada paiera à l'entrepreneur la différence entre la valeur minimale du contrat et le coût total des travaux demandés.
4. Si le Canada résilie le contrat en totalité ou en partie pour inexécution, le Canada n'assumera aucune obligation envers l'entrepreneur en vertu de cette clause.

(NOUVELLE) B9031C Obligation du Canada - Portion des travaux réalisée au moyen d'autorisations des tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante lorsqu'une portion seulement des travaux visés par un contrat doit être réalisée au moyen d'autorisations de tâches. Les agents de négociation des contrats doivent inclure cette clause dans le contrat afin de limiter l'obligation du Canada pour la portion des travaux qui est réalisée au moyen d'autorisations de tâches, en fonction du montant précisé dans la clause.

Autrement, utilisez la clause B9030C lorsque tous les travaux doivent être réalisés au moyen d'autorisations de tâches.

Utiliser cette clause en conjonction avec C6001C.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1.20 (a) (vi) du Guide des approvisionnements.

Texte :
L'obligation du Canada à l'égard de la portion des travaux qui est réalisée en vertu du contrat au moyen d'autorisations des tâches est limitée au montant total des tâches effectivement réalisées par l'entrepreneur.

(NOUVELLE) B9051C Autorisation de tâches - ministère de la Défense nationale

Remarques :

Utiliser la clause suivante dans les contrats avec autorisations de tâches du ministère de la Défense nationale.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1 du Guide des approvisionnements.

Texte :
Le processus d'autorisation des tâches sera administré par _____________ (insérer la désignation correspondante du ministère de la Défense nationale, p. ex. D MAR P 4-6-8). Ce processus comprend la surveillance, le contrôle et le rapport des dépenses dans le cadre du contrat avec des autorisations de tâches à l'intention de l'autorité contractante.

(NOUVELLE) B9053C Autorisation de tâches - ordre de classement

Remarques :

Utiliser la clause suivante dans les contrats avec des autorisations de tâches lorsque deux contrats ou plus sont attribués.

Utiliser cette clause en conjonction avec la clause B9054C.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1 du Guide des approvisionnements.

Texte :
___ (insérer le nombre) contrats ont été attribués suite à la demande de soumissions de Travaux publics et Services gouvernement Canada (TPSGC) portant le numéro ___ (insérer le numéro). Voici l'ordre de classement des entrepreneurs :

Premier rang : ____________
Deuxième rang : ___________
(Insérer autant de lignes qu'il y a d'entrepreneurs)

(NOUVELLE)  B9054C Processus d'autorisation des tâches
Remarques :

Utiliser la clause suivante dans les contrats avec des autorisations de tâches.

Les agents de négociation des contrats devront peut-être modifier le texte de cette clause en fonction de leur besoin particulier. En ce qui concerne les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN) avec des autorisations de tâches, les agents de négociation des contrats devront peut-être supprimer la mention de responsable du projet et de responsable technique et insérer le nom, l'adresse et la désignation du MDN, selon le cas.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1 du Guide des approvisionnements.

Texte

Autorisation de tâches

La totalité ou une partie des travaux du contrat seront réalisés sur demande, au moyen d'une autorisation de tâches. Les travaux décrits dans l'AT doivent être conformes à la portée du contrat.

Instructions à l'intention des agents de négociation des contrats : Insérer le paragraphe suivant si plus d'un contrat est attribué.
Puisque plus d'un contrat a été attribué dans le cadre du présent besoin, on transmettra une demande d'exécution de tâches à l'entrepreneur classé au premier rang. Si ce dernier confirme, par écrit, qu'il n'est pas en mesure d'exécuter une tâche en raison d'engagements antérieurs pris dans le cadre d'une AT, la demande d'exécution de tâches sera transmise à l'entrepreneur classé au deuxième rang. On poursuivra ce processus jusqu'à ce qu'un entrepreneur soit en mesure d'exécuter la tâche. Si aucun entrepreneur n'est en mesure de le faire, le Canada se réserve le droit de faire exécuter les travaux requis autrement. Un entrepreneur peut informer, par écrit, le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») et l'autorité contractante qu'il n'est pas en mesure d'exécuter des tâches supplémentaires en raison d'engagements antérieurs pris dans le cadre d'une AT. Dans ce cas, aucune demande d'exécution de tâches ne lui sera envoyée jusqu'à ce qu'il informe, par écrit, le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») et l'autorité contractante qu'il est en mesure d'exécuter des tâches supplémentaires.

Processus d'autorisation des tâches :

1. Le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») fournira à l'entrepreneur une description des tâches au moyen du «  Formulaire d'autorisation des tâches pour les clients autres que le MDN  », ou le «  Formulaire d'autorisation des tâches DND 626  », ou encore le formulaire «  Autorisation de tâches  » de l'annexe __.
2. L'autorisation de tâches (AT) comprendra les détails des activités à exécuter, une description des produits à livrer et un calendrier indiquant les dates d'achèvement des activités principales ou les dates de livraison des produits livrables. L'AT comprendra également les bases et les méthodes de paiement applicables, comme le précise le contrat.
3. Dans les ___ jours civils suivant la réception de l'AT, l'entrepreneur doit fournir au _________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») le coût total estimatif proposé pour l'exécution des tâches et une ventilation de ce coût, établie conformément à la Base de paiement du contrat.
4. L'entrepreneur ne doit pas commencer les travaux avant la réception de l'AT autorisée par __________ (insérer le responsable «  du projet  » ou «  technique  »). L'entrepreneur reconnaît que avant la réception d'une AT le travail effectué sera à ses propres risques.

(NOUVELLE) B9056C Rapports d'utilisation périodiques - Contrats avec autorisation de tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante dans les contrats avec des autorisations de tâches lorsque l'entrepreneur doit présenter des rapports d'utilisation périodiques.

Les périodes de référence et le nombre de jours civils alloués pour présenter chacun des rapports à la suite des périodes de référence doivent être indiqués dans la clause.

L'agent de négociation des contrats doit s'assurer que l'entrepreneur satisfait à toutes les exigences en matière d'établissement de rapports précisées dans le contrat.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 8.70.20 du Guide des approvisionnements.

Texte :
L'entrepreneur doit compiler et tenir à jour des données sur les services fournis au gouvernement fédéral, conformément à l'autorisation de tâches approuvée émise dans le cadre du contrat.

L'entrepreneur doit fournir ces données conformément aux exigences d'établissement de rapports précisées ci-dessous ou dans l'annexe ___. Si certaines données ne sont pas disponibles, la raison doit en être indiquée. Si aucun service n'a été fourni pendant une période donnée, l'entrepreneur doit soumettre un rapport portant la mention «  NÉANT  »

Les données doivent être présentées tous les ___________ (insérer «  trimestres  » ou indiquer une autre période de référence) à l'autorité contractante.

(Si une autre période référence est utilisée, supprimer la répartition des trimestres ci-dessous et définir la période de référence appropriée.)
Voici la répartition des trimestres :

premier trimestre : du 1er avril au 30 juin;
deuxième trimestre : du 1er juillet au 30 septembre;
troisième trimestre : du 1er octobre au 31 décembre;
quatrième trimestre : du 1er janvier au 31 mars.

Les données doivent être présentées à l'autorité contractante dans les ____ (insérer le nombre de jours) jours civils suivant la fin de la période de référence.

Exigence en matière de rapport - Explications

Il faut tenir à jour un dossier détaillé de toutes les tâches approuvées pour chaque contrat avec une autorisation de tâches (AT). Le dossier peut comprendre (l'autorité contractante peut modifier le texte, s'il y a lieu) :

Pour chaque AT autorisée :

1. le numéro de la tâche autorisée ou le numéro de révision de la tâche;
2. le titre ou une courte description de chaque tâche autorisée;
3. le coût estimatif total précisé dans l'AT autorisée de chaque tâche, TPS ou TVH en sus;
4. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à maintenant pour chaque AT autorisée;
5. s'il y a lieu, lorsque la tâche est achevée, le montant engagé devrait être réduit afin de tenir compte des dépenses actuelles, et les changements devraient figurer dans le relevé des autorisations de tâches;
6. dates de début et de fin de chaque AT autorisée;
7. l'état actuel de chaque AT autorisée, s'il y a lieu).

Pour toutes les AT autorisées :

1. Le montant (TPS ou TVH en sus) précisé dans le contrat (selon la dernière modification, s'il y a lieu) de la responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur pour toutes les AT autorisées;
2. le montant total, TPS ou TVH en sus, dépensé jusqu'à présent pour toutes les AT autorisées.

(NOUVELLE) C9010C Limite des dépenses - Total cumulatif de toutes les autorisations de tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante en conjonction avec B9030C lorsque tous les travaux doivent être réalisés au moyen d'autorisations de tâches. Autrement, utiliser la clause C6001C en conjonction avec B9031C lorsqu'une portion des travaux est réalisée au moyen d'autorisation de tâches.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1.20 (a) (vi) du Guide des approvisionnements.

Texte :

1. La responsabilité totale du Canada envers l'entrepreneur dans le cadre du contrat pour toutes les autorisations de tâches approuvées, y compris toutes révisions, ne doit pas dépasser la somme de _______ $. Les droits de douane _____ (insérer «  sont inclus  », «  sont exclus  » ou «  font l'objet d'une exemption  », selon le cas) et la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée est en sus, s'il y a lieu.
2. Aucune augmentation de la responsabilité totale du Canada ne sera autorisée ou payée à l'entrepreneur, à moins qu'une augmentation ait été approuvée, par écrit, par l'autorité contractante.
3. L'entrepreneur doit informer, par écrit, l'autorité contractante concernant la suffisance de cette somme :
   
   1. lorsque 75 p. 100 de la somme est engagée, ou
   2. quatre (4) mois avant la date d'expiration du contrat, ou
   3. dès que l'entrepreneur juge que la somme est insuffisant pour l'achèvement des travaux requis dans le cadre des autorisations de tâches, y compris toutes révisions,

      selon la première de ces conditions à se présenter.

4. Lorsqu'il informe l'autorité contractante que les fonds du contrat sont insuffisants, l'entrepreneur doit lui fournir par écrit une estimation des fonds additionnels requis. La présentation de cette
   information par l'entrepreneur n'augmente pas la responsabilité du Canada à son égard.

(NOUVELLE) C9011C Limite d'autorisation de tâches

Remarques :
Utiliser la clause suivante dans les contrats avec des autorisations de tâches, lorsque le responsable du projet ou le responsable technique peut approuver les autorisations de tâches individuelles jusqu'à une certaine limite.

Les agents de négociation des contrats devront peut-être modifier le texte de cette clause en fonction de leur besoin particulier. En ce qui concerne les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN) avec des autorisations de tâches, les agents de négociation des contrats devront peut-être supprimer la mention de responsable du projet ou de responsable technique et insérer le nom, l'adresse et la désignation du MDN, selon le cas.

Pour de plus amples renseignements, consulter l'article 3.35.1 du Guide des approvisionnements.

Texte :
Le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») peut approuver les autorisations de tâches individuelles jusqu'à une limite de _______  $ (insérer le montant), taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée incluse, y compris toutes révisions.

Une autorisation de tâches qui dépasserait cette limite doit être approuvée par le __________ (insérer responsable «  du projet  » ou «  technique  ») et l'autorité contractante  » ou «  l'autorité contractante  ») avant d'être émise.