AP-53R : Confirmation de commande et contrats comportant des
travaux précontractuels - révision

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DATE : le 11 février 2005

Introduction

L'Avis relatif aux politiques 53R vise à corriger les écarts
entre le Guide des approvisionnements (GDA) et le guide
des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA)
et à fournir des révisions relativement aux procédures
et aux politiques du GDA et aux clauses du guide des CCUA portant
sur les travaux précontractuels, tel que recommandé

par les Services juridiques.

L'annexe A et l'annexe B ci-joints entreront en vigueur immédiatement.
Tous les changements en rouge seront intégrés dans
les versions du GDA et du guide des CCUA de juin 2005.

Historique

En 1997, l'annulation de la clause A9092C du guide des CCUA (Travaux
précontractuels autorisés) fut à l'origine
d'une rupture avec la procédure du GDA portant sur la confirmation
de commande qui continue à refléter l'utilisation
de cette clause. Les responsables des Services juridiques ont entrepris
un examen de la politique portant sur les confirmations de commandes
et les clauses du guide des CCUA connexes. À cet effet, ils
ont proposé des changements et des clarifications pour faire
une distinction entre la nécessité d'avoir une confirmation
de commande lorsque les travaux précontractuels ont été

complétés et la procédure à suivre pour
un contrat lorsque les travaux précontractuels n'ont pas
été complétés.

Révision

Cette révision concerne les éléments suivants :

Guide des approvisionnements :

• 6E.507 d) : modifié pour éclaircir les circonstances
  ayant trait aux confirmations de commandes lorsque les agents
  de négociation des contrats doivent obtenir l'avis des
  Services juridiques.
• Annexe 6.1.2 : Limites du pouvoir d'approbation pour les biens,
  les services, la construction, les télécommunications
  et les services d'architecture et de génie :

  Ratification : modifié pour remplacer
  les clauses de reconnaissance et de décharge avec les
  clauses relatives aux travaux précontractuels et pour
  préciser le niveau des pouvoirs d'approbation pour lesquels
  s'applique la réduction de 50 p.100 pour tous les seuils
  exprimés en dollars.

• 7F.691 : le titre « Commandes de confirmation »
  est remplacé par « Ratification par le Conseil du
  Trésor ».
• 7F.692 :
  
  1. le titre « Confirmation de commande et contrats comportant
     des travaux précontractuels » ajouté aux
     procédures 7F.692 et 7F.693.
  2. 7F.692 a), b) et c) présentent les changements et
     les clarifications apportés aux procédures ayant
     trait aux confirmations de commandes lorsque les travaux précontractuels
     ont été complétés et ayant trait
     aux contrats lorsque les travaux précontractuels ne sont
     pas complétés et qu'ils se poursuivent.
  3. 7F.692 d) est supprimé étant donné qu'un
     tel rapport n'a pas été mis en place.
• 7F.693 : ajout d'une plainte présentée au Tribunal
  canadien du commerce extérieur pour donner l'exemple d'un
  événement négatif potentiel.

Guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat :

• A9090C - Droits et obligations prioritaires :
  Supprimée car elle n'est plus requise et que le sujet est
  traité dans les clauses A9094C et A9120C.
• A9094C - Travaux précontractuels non autorisés :
  Révisée pour apporter des changements et des clarifications.
• A9120C - Travaux précontractuels autorisés :
  Nouvelle clause axée sur l'ancienne clause A9092C qui fut
  annulée en 1997.

Personne-contact :

S/O

Annexe A MODIFICATIONS AU GUIDE DES APPROVISIONNEMENTS

Section 6E - Processus

Services juridiques

6E.507 (xxxx-xx-xx) Des matières diverses doivent
obligatoirement être soumises à l'examen des Services
juridiques, notamment :

d) toutes les fois que des travaux sont complétés
à la suite d'une demande verbale d'un représentant
d'un client et qu'une confirmation de commande est demandée
(voir 7F.692);

Annexe 6.1.2. : Limites du pouvoir d'approbation pour les biens,
les services, la construction, les télécommunications
et les services d'architecture et de génie
(xxxx-xx-xx)

Limites d'approbation pour l'établissement et la modification
d'un marché

Biens, les services, la construction, les télécommunications
et les services d'architecture et de génie :

Ratifications : Les pouvoirs d'approbation des accords
qui comportent des travaux précontractuels, une ratification
d'engagements contractuels ou des confirmations de commandes, ou
des contrats/modifications qui comprennent des clauses de travaux précontractuels ou tout autre élément
rétroactif sont limités à 50 p.100 des seuils non concurrentiels en dollars précisés
ci-dessus. Le pouvoir d'approbation minimal est à l'échelon
du Directeur. Cette réduction de 50 p.100 pour la ratification
s'applique à tous les seuils exprimés en dollars au-dessous
du niveau du sous-ministre adjoint.

Chapitre 7

Section 7F - Mesures à prendre après l'adjudication
d'un contrat

Ratification par le Conseil du Trésor

7F.691 (xxxx-xx-xx) «  Si une autorité contractante
passe un marché sans l'autorisation du Conseil du Trésor
lorsque ladite autorisation aurait dû être obtenue,
elle doit demander la ratification de la mesure contractuelle le
plus tôt possible. »

Politique sur les marchés du Conseil du
Trésor,
Paragraphe 4.1.11

Lorsqu'on demande une approbation de marché pour des travaux
déjà entrepris, quelle qu'en soit la raison, l'agent
de négociation des contrats doit inclure dans sa demande
au Conseil du Trésor (CT), une attestation du ministère
client selon laquelle le ministre intéressé a permis
que les travaux soient entrepris avant qu'on ait obtenu l'approbation
du CT.

Confirmation de commande et contrats comportant
des travaux précontractuels

7F.692 (xxxx-xx-xx) Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada (TPSGC) n'a pas pour mission de passer des marchés
afin de confirmer les mesures adoptées par les ministères
clients. Il faut décourager, dans toute la mesure du possible,
la pratique qui consiste à offrir ce service aux ministères
clients. Toutefois, si l'on tient compte du fait que dans certains
cas, il peut s'avérer nécessaire que TPSGC intervienne
en raison de ses pouvoirs exclusifs en matière d'achat de
biens et que TPSGC peut apporter une certaine valeur ajoutée
au traitement des confirmations de commandes ou des contrats dont
les travaux ne sont pas complétés, les procédures
suivantes s'appliqueront :

a) Il faut évaluer et traiter les demandes de confirmation
de commande et les contrats comportant des travaux
précontractuels selon les circonstances de chaque
situation. Lorsque la demande est le résultat d'un effort
visant à contourner les méthodes d'achat normales,
il faut d'abord songer à retourner la demande au ministère
client.

b) Lorsque les travaux
sont complétés, le conseiller juridique préparera
une confirmation de commande qui comprendra seulement l'information
nécessaire pour décrire la transaction (les parties,
les travaux complétés, les dates, le montant, une
autorisation et, au besoin, un transfert des droits de propriété

intellectuelle). Les confirmations de commandes traitées
par TPSGC devront être approuvées par le directeur
compétent ou par une autorité plus élevée,
selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation
des contrats non concurrentiels. Ces limites sont réduites
de 50p. 100 au-dessous du niveau du sous-ministre adjoint (SMA)
conformément à l'annexe 6.1.2 du Guide des approvisionnements.

c) Les contrats dans le cadre desquels les travaux
sont commencés mais non complétés ne doivent
comprendre que des travaux déjà prévus par
le ministère client et ne doivent pas être antidatés.
La date (y compris la date figurant dans la clause sur la durée

du contrat) du contrat doit être la date d'attribution du
contrat écrit. Il faut inclure dans le contrat une clause
sur les travaux précontractuels (clause A9120C ou A9094C
du guide des CCUA, selon le cas) indiquant la date à laquelle
les travaux ont commencé afin de payer l'entrepreneur pour
tous les travaux effectués avant l'attribution du contrat

écrit. Le directeur compétent ou une autorité
à un échelon supérieur doit approuver les contrats
traités par TPSGC, selon la valeur du contrat et les limites
des pouvoirs d'approbation des marchés non concurrentiels. Ces limites sont réduites de 50p.100 au-dessous
du niveau du SMA conformément à l'annexe 6.1.2 du
Guide des approvisionnements.

7F.693 (xxxx-xx-xx) Lorsque des mesures adoptées par le
ministère client avant que le dossier ne soit confié
à TPSGC entraînent une exposition à un risque,
il faut examiner la possibilité d'obtenir une indemnisation
d'un haut fonctionnaire du ministère client avant de traiter
ce dossier. Ce faisant, il faut évaluer la probabilité
et l'impact des éventuelles conséquences négatives (p. ex. plainte devant le Tribunal canadien du
commerce extérieur) de cette situation.

Haut de la page

Annexe B MODIFICATIONS AU GUIDE DES
CCUA

A9092C: Supprimé.

A9094C (xxxx-xx-xx) Travaux précontractuels non autorisés

Remarques: LE TEXTE DE CETTE CLAUSE DOIT FIGURER EN ENTIER DANS
LES DOCUMENTS D'ACHAT. Utiliser la clause suivante lorsqu'un
entrepreneur proposé a entrepris les travaux, à ses
risques, sans l'autorisation d'un représentant du gouvernement,
avant l'approbation du contrat, mais ne les a pas complétés.
En utilisant cette clause, on s'assure que les travaux exécutés
avant la date du contrat seront prévus au contrat.

Si les travaux sont complétés, l'agent de négociation
des contrats doit demander au conseiller juridique de préparer
une confirmation de commande.

Le deuxième paragraphe doit être supprimé si
le ministère client ne désire pas conserver les droits
de propriété intellectuelle. Utiliser la clause suivante
avec C0210C sous la Base de paiement.

Texte :

Les parties reconnaissent que l'entrepreneur,
afin de respecter ses obligations énoncées dans le
contrat, a, à partir du _______ , commencé les travaux
requis en vertu du contrat avant la date d'entrée en vigueur
de ce dernier (travaux précontractuels) et a engagé
certains coûts directement liés aux travaux,
lesquels coûts, s'ils avaient été engagés
après cette date, auraient été traités
comme des coûts raisonnablement et correctement engagés
par l'entrepreneur pour l'exécution du présent contrat.
Dans la mesure où l'engagement de ces coûts était
nécessaire afin de respecter les modalités du contrat,
ces coûts seront considérés comme étant
des coûts raisonnablement et correctement
engagés par l'entrepreneur pour l'exécution du présent
contrat. L'entrepreneur convient que, lorsque
ces coûts auront été remboursés par le
Canada à l'entrepreneur, le Canada sera dégagé

et libéré de façon définitive de toute
action, réclamation, poursuite ou exigence relative aux travaux
précontractuels. L'entrepreneur convient en outre de compléter
les travaux conformément aux conditions du présent
contrat.

Les parties confirment par la présente que le droit d'auteur relatif aux travaux précontractuels appartiendra au Canada et que tous les droits de propriété intellectuelle touchant toute l'information de nature scientifique, technique ou artistique relative aux travaux, sous quelque forme ou sur quelque support que ce soit, conçue,
élaborée ou produite par l'entrepreneur dans
l'exécution des travaux précontractuels, appartiendront
au Canada.

Remarque: A9120C - nouvelle clause recréée à
partir de la clause A9092C annulée en 1997

A9120C (xxxx-xx-xx) Travaux précontractuels autorisés

Remarques: LE TEXTE DE CETTE CLAUSE DOIT FIGURER EN ENTIER DANS
LES DOCUMENTS D'ACHAT. Utiliser cette clause lorsqu'un entrepreneur
proposé a entrepris les travaux avec l'autorisation d'un
représentant du gouvernement, avant l'approbation du contrat,
mais ne les a pas complétés. En utilisant cette clause,
on s'assure que les travaux exécutés avant la date
du contrat seront prévus au contrat.

Si les travaux sont complétés, l'agent de négociation
des contrats doit demander au conseiller juridique de préparer
une confirmation de commande.

Le deuxième paragraphe doit être supprimé si
le client ne désire pas conserver les droits de propriété
intellectuelle. Utiliser cette clause de concert avec la clause
C0210C sous la Base de paiement.

Texte :

Le Canada et l'entrepreneur reconnaissent que l'entrepreneur a
commencé, à partir du _______, avec le consentement du __________ (Insérer le nom du ministère client) et sans contrat écrit, à exécuter les travaux
requis en vertu du présent contrat. Le Canada confirme par
la présente son obligation de payer l'entrepreneur conformément à la base de paiement du contrat en contrepartie des travaux exécutés avant la date d'entrée en vigueur du contrat (travaux précontractuels). L'entrepreneur convient que, sur paiement du montant mentionné ci-dessus
par le Canada à l'entrepreneur, le Canada sera dégagé
et libéré de façon définitive de toute
action, réclamation, poursuite ou exigence relative
aux travaux précontractuels. L'entrepreneur convient
en outre de compléter les travaux conformément aux conditions du présent contrat.

Les parties confirment par la présente que le droit d'auteur
relatif aux travaux précontractuels appartiendra au Canada
et que tous les droits de propriété
intellectuelle touchant toute l'information de
nature scientifique, technique ou artistique relative aux travaux,
sous quelque forme ou sur quelque support que ce soit, conçue,
élaborée ou produite par l'entrepreneur dans
l'exécution des travaux précontractuels, appartiendront
au Canada.