Objet
Le but de l’avis relatif aux politique (AP) 123 est de notifier tous les employés du Programme d'Approvisionnement (PA) et toute autre personne fournissant des services d'approvisionnement au nom d'PA d'une nouvelle politique sur le Processus de conformité des soumissions en phases.
Le Processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) est un processus qui peut être incorporé dans les soumissions impliquant soit une demande de proposition, soit une demande d'offre à commandes (DP/DOC). Il offre aux soumissionnaires ou offrants une opportunité, après la date de clôture de la soumission, de corriger une constatation de non-conformité à l'égard des exigences obligatoires admissibles. Lorsqu'un soumissionnaire ou un offrant est jugé non conforme, on lui offrira l'opportunité de soumettre des informations supplémentaires ou différentes afin d'être réévalué comme étant conforme à ces exigences obligatoires admissibles. La politique définit un ensemble de facteurs communs qui est à la base de la décision de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada concernant la question de savoir si le PCSP fera partie des conditions d’une DP/DOC donnée.
Résultats prévus
Le PCSP devrait appuyer les objectifs d’approvisionnement du gouvernement du Canada en matière de concurrence et de meilleur rapport qualité-prix pour le Canada en augmentant le nombre de soumissions ou d’offres qui répondent aux exigences obligatoires admissibles d’une DP/DOC donnée du PCSP.
Contexte
La lettre de mandat du ministre des Services publics et de l’Approvisionnement d’octobre 2015 enjoint au ministre de garantir que les processus d’approvisionnement du gouvernement du Canada sont simplifiés et moins lourds sur le plan administratif. À l’automne 2015, le Programme des approvisionnements a défini la latitude dans la conformité des soumissions à titre d’objectif visant à soutenir le mandat ministériel.
De plus, en juin 2016, le Programme des approvisionnements a publié l’Avis relatif aux politiques 117 – Attestations, déclarations et preuves, qui appuie son engagement quant à la souplesse du PCSP en offrant de la latitude aux soumissionnaires lorsqu’ils doivent fournir de tels documents obligatoires. À peu près à ce moment-là, le Programme d’acquisition de TPSGC s’est également engagé à élaborer une politique qui offre une souplesse similaire aux soumissionnaires et aux offrants en ce qui concerne la conformité à une plus large gamme d’exigences obligatoires associées à un certain sous-ensemble de ses DP/DOC.
Politique
Lorsque le PCSP doit être inclus dans une demande de proposition ou une demande d’offre à commandes :
Sous réserve des exceptions énoncées ci-dessous, le PCSP doit être inclus dans une DP/DOC lorsque la valeur estimée est de 2 000 000 $ ou plus et qu’un ou plusieurs des facteurs suivants sont présents :
- l’exigence est complexe;
- quatre soumissions ou moins sont prévues;
- la Politique des retombées industrielles et technologiques sera appliquée;
- un critère socioéconomique est une exigence obligatoire comportant une note avec un seuil minimal;
- le travail comporte une innovation importante;
- une exigence obligatoire est peu connue par l’industrie;
- l’approvisionnement est assujetti à une des ententes sur les revendications territoriales globales et contient une exigence obligatoire évaluée avec une note minimale obligatoire.
Nonobstant ce qui précède, les directeurs et la haute gestion peuvent déterminer ce qui suit :
- le PCSP n’est pas inclus dans une DP/DOC lorsque les facteurs ci-dessus sont rencontrés;
- le PCSP est inclus dans une DP/DOC lorsque les facteurs ci-dessus ne sont pas rencontrés.
La justification des exceptions susmentionnées doit être documentée dans le dossier d’approvisionnement.
Application du PCSP :
Phase I : Évaluation de la conformité : l’information financière requise :
- Après la date et heure de clôture d’une DP/DOC, l’agent d’approvisionnement de TPSGC devra :
- examiner toutes les soumissions ou offres afin de s’assurer qu’elles contiennent une soumission financière et que celle-ci ne manque aucune information financière;
- aviser les soumissionnaires ou les offrants auxquels il manque de l’information financière obligatoire et leur accorder un délai précis pour fournir les renseignements; et
- ne fournir aucun détail concernant la soumission financière du soumissionnaire ou de l'offrant à un membre de l’équipe d’évaluation.
- Si une soumission ou une offre ne contient aucun renseignement financier requis elle sera considérée non conforme et ne sera pas prise en considération.
Les soumissions ou les offres qui continuent de manquer de l’information financière requise après le délai accordé aux soumissionnaires et offrants seront considérées non conforme et ne seront pas davantage prises en considération.
Phase II : Évaluation de la conformité de toutes les autres exigences obligatoires d’admissibilité
- L’équipe d’évaluation évaluera seulement les soumissions ou offres avec toutes les informations financières requises comme déterminé dans la phase I pour déterminer si elles répondent à toutes les autres exigences obligatoires d’admissibilité, comme indiqué dans la DP/DOC. Une fois cet examen terminé, l’agent d’approvisionnement de TPSGC remettra à tous les soumissionnaires et à tous les offrants un rapport d’évaluation de la conformité (REC). Ce rapport informera les soumissionnaires ou les offrants, soit en confirmant que leur soumission est toujours à l’étude par TPSGC, soit en indiquant toute exigence obligatoire à laquelle la soumission /l’offre n’est pas encore conforme.
- Les soumissionnaires ou les offrants présentant une soumission ou une offre dont la conformité à une ou plusieurs des exigences obligatoires d’admissibilité n’est pas encore démontrée seront invités à présenter des renseignements supplémentaires ou différents, uniquement dans le but de rendre la réévaluation des exigences obligatoires d’admissibilité identifiés dans le REC conformes.
- Pour ce qui est des exigences cotées avec une note minimale de passage qu’un soumissionnaire ou un offrant n’a pu satisfaire, le REC fournira également la note du soumissionnaire ou de l’offrant. Les soumissionnaires ou offrants n’obtiendront pas d’autres renseignements concernant la conformité de leur soumission ou leur offre, sauf ce qui est compris dans le REC.
- Tous les soumissionnaires ou offrants invités à présenter des renseignements supplémentaires ou différents bénéficieront du même délai au cours duquel ils pourront répondre à leur REC.
- Une réponse acceptable au REC doit respecter toutes les conditions suivantes :
- adresser uniquement les critères obligatoires éligibles non conformes identifiés dans le REC;
- préciser clairement tous les renseignements différents ou supplémentaires ainsi que l’endroit précis dans la soumission ou l’offre où ces renseignements s’appliquent;
- Sous réserve de a. ci-dessus, identifiez tous les changements apportés à la proposition de soumission ou d’offre initiale nécessités par les informations supplémentaires ou différentes que le soumissionnaire ou offrant fournit en réponse au REC; et
- Autrement, suivre les instructions de préparation de la soumission ou de l’offre dans le document de DP/DOC.
- La décision de répondre au REC est à la discrétion totale du soumissionnaire ou de l'offrant. Si un soumissionnaire ou un offrant ne répond pas au REC dans le temps accordé, TPSGC considérera qu’il s’agit d’une réponse « sans changement ».
- Toutes les réponses au REC reçues après l’heure et la date requises ne seront pas prises en considération.
- L’équipe d’évaluation examinera les renseignements supplémentaires ou différents fournis par le soumissionnaire ou l’offrant afin de déterminer si sa soumission ou son offre est désormais conforme avec les exigences obligatoires d’admissibilité identifiées dans le REC. Les soumissions ou les offres qui ne sont pas conformes à toutes les exigences obligatoires admissibles à la fin de l’étape II seront considérées non conforme et ne seront pas prises en considération.
- Pour les exigences obligatoires requises avec une note de seuil minimal la note originale du soumissionnaire ou de l'offrant sera utilisée dans la détermination de la note finale globale.
Phase III : Achèvement du processus d’évaluation
Dans cette phase, le processus d’évaluation tel qu’établi dans les documents de demande de soumissions ou d’offre continuera jusqu’à ce que le soumissionnaire ou l’offrant retenu soit désigné ou jusqu'à ce qu'il soit déterminé qu'il n'y a pas de soumissionnaire ou offrant retenu.
Manuel du Processus de conformité des soumissions en phase
Le manuel soutient la mise en œuvre de cette politique en fournissant des informations sur la façon dont le PCSP doit être appliqué et en identifiant les rôles et responsabilités connexes des agents d’approvisionnements du Programme des Approvisionnements, les fonctionnaires des ministères et des organismes clients, ainsi que des soumissionnaires et des offrants, comme indiqué dans le document de demande de soumissions.
Le manuel peut être demandé par courrier électronique à l'adresse suivante :
tpsgc.papcsp-appbcp.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Exigences de rapport
Les agents d’approvisionnements sont tenus de fournir les informations relatives à l'utilisation du Processus de conformité des soumissions en phase dans les demandes de proposition individuelle ou une demande d'offre à commandes (DP/DOC). Des informations spécifiques sur les rapports peuvent être obtenues en contactant :
tpsgc.papcsp-appbcp.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Coordonnées
Vous pouvez envoyer les demandes de renseignements relatives à cette politique par courriel à l’adresse suivante :
tpsgc.papcsp-appbcp.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Modifications au Guide des approvisionnements et au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat
Les modifications au Guide des approvisionnements et au Guide des Clauses et conditions uniformisées d’achat seront fournies à une date ultérieure. Pour des clauses et conditions spécifiques de DP/DOC, veuillez contacter :
tpsgc.papcsp-appbcp.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Lexique des termes
- Exigences obligatoires d’admissibilité
- Exigences obligatoires pour lesquelles la conformité peut être évaluée peu de temps après la clôture des offres.
- Rapport d’évaluation de la conformité
- Un rapport d’évaluation de la conformité (REC) sera remis à tous les soumissionnaires. Le REC indique si la soumission est conforme ou si les renseignements obligatoires relatifs à l’admissibilité sont incomplets.
- Équipe d’évaluation
- Groupe responsable de l’évaluation des soumissions ou des offres pour le respect des exigences obligatoires d’admissibilités d’une demande de proposition ou d’une demande d’offre à commandes.
- Renseignements financiers
- Renseignements permettant au prix d’une soumission ou d’une offre d’être interprété ou facilement déterminé.
- Politique des retombées industrielles et technologiques
- Lorsqu’elle s’applique, cette politique exige d’une entreprise de mener au Canada des activités commerciales dont la valeur est égale à celle du contrat.
- Objectifs socioéconomiques
- Les objectifs socioéconomiques sont des objectifs spécifiques répertoriés par le gouvernement du Canada qui peuvent être associés à un approvisionnement donné. Ces objectifs incluent : les considérations autochtones, le contenu canadien, la durabilité sur le plan environnemental, les retombées industrielles et technologiques, l’innovation, et les petites et moyennes entreprises.
- Ententes sur les revendications territoriales globales
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- Les ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) sont négociées dans les régions du pays où les droits et titres ancestraux n'ont jamais été réglés par un traité ou par un autre moyen juridique. Il s'agit d'ententes durables et modernes entre des groupes de requérants autochtones, le Canada et la province ou le territoire en question. Bien qu'elles soient toutes uniques, les ententes traitent le plus souvent d'éléments tels que : les titres fonciers; les fonds; les droits de récolte de la faune; la participation à la gestion des terres, des eaux, de la faune et de l'environnement; les mesures de promotion du développement économique et de protection de la culture des Autochtones. Certaines ententes contiennent aussi des dispositions sur l'autonomie gouvernementale des Autochtones.
- Les ERTG ont force de loi. Contenues dans des ententes signées par le Canada et appuyées par la loi, les obligations découlant des ERTG sont juridiquement contraignantes.