AP-11: Politique sur le rendement des fournisseurs

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DATE : le 29 août 1996

Introduction

La Politique sur le rendement des fournisseurs vise à améliorer
le service offert à nos clients, en évitant que des
problèmes se produisent avec les fournisseurs. Bien qu'il
ne soit jamais possible de faire en sorte que le rendement ne soit
pas médiocre, nous pouvons améliorer le rendement
des fournisseurs en adoptant les mesures pertinentes en cas d'inexécution.

Principes

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a le
pouvoir et la responsabilité de prendre les mesures raisonnables
pour s'assurer que ses entrepreneurs exécutent leurs obligations.
Dans le cadre de sa politique visant à avoirun processus
d'achat ouvert, accessible et équitable, le Ministère
a, autant que tout autre acheteur sur le marché, le droit
d'évaluer le rendement d'un fournisseur. Il peut, en se
fondant sur le rendement antérieur d'un fournisseur, prendre
des mesures afin d'éviter tout problème éventuel.
Le pouvoir discrétionnaire permettant prendre ces mesures
doit être exercé de façon juste et raisonnable
dans le cadre de cette politique. Toute mesure prise doit correspondre
logiquement à la nature et à la gravité du
problème afférent.

Définitions

On entend par :

« rendement insatisfaisant » :
un contrat mal exécuté par un fournisseur.

Remarque : Bien que l'on puisse constater des cas mineurs
de rendement insatisfaisant, en principe, on adopte des mesures à l'endroit
d'un fournisseur que dans les cas majeurs de rendement insatisfaisant
dans le cadre d'un marché ou lorsque le fournisseur fournit
un rendement insatisfaisant de façon chronique.

« fournisseur » :
les sous-traitants, les propriétaires, les administrateurs,
les dirigeants, les employés, les agents, la société mère
ou une filiale d'un fournisseur qui pourraient être tenus
responsables du rendement insatisfaisant d'un fournisseur.

Remarque : Bien que des personnes distinctes de l'entrepreneur
puissent être considérées comme des fournisseurs
en vertu de cette politique, on ne peut prendre des mesures à leur
endroit que lorsqu'on leur a signalé que leur rendement
est insatisfaisant, qu'on leur a fait connaître les mesures
projetées et qu'on leur a donné la même occasion
de réagir que celle que l'on offre à un entrepreneur.

« Mesure corrective du rendement d'un fournisseur (MCRF) » :
toute condition ou restriction imposée à un fournisseur,
suite à l'évaluation de sa fiabilité faite
par TPSGC, limitant sa capacité à passer des marchés
avec TPSGC. On peut prendre des mesures correctives du rendement
d'un fournisseur en général ou seulement en ce qui
a trait à certains produits ou services, selon le cas. Il
y a trois types de mesures, soit :

La radiation, qui est le refus de TPSGC de faire
affaire avec un fournisseur pour une durée précise.
La radiation peut s'exprimer en fonction d'un certain nombre d'opérations
d'achat pertinentes et ne dépasse généralement
pas trois ans;

La suspension, qui est le refus de TPSGC de faire
affaire avec un fournisseur en attendant le résultat d'une
enquête sur des cas graves ou nombreux de rendement insatisfaisant,
ou jusqu'à ce que le fournisseur respecte les conditions
définies pour son rétablissement, telle qu'apporter
les corrections à un problème;

Les conditions, qui peuvent être imposées
au fournisseur qui veut faire affaire avec TPSGC, pour une durée
précisée, qui peut être exprimée en
fonction d'un certain nombre d'opérations d'achat pertinentes
et qui ne doit généralement pas dépasser trois
ans, ou qui s'étend jusqu'au moment où le fournisseur
respecte les conditions définies pour son rétablissement,
telle qu'apporter les corrections à un problème.

Dans le cadre d'une MCRF, le fournisseur visé pourrait également être
soumis à une période d'essai au terme de la mesure.
En pareil cas, si le fournisseur fait à nouveau preuve de
rendement insatisfaisant, la mesure pourrait être prorogée
ou une autre mesure pourrait être prise.

Processus

Surveillance

L'agent de négociation des contrats doit mettre en application
les modalités du marché toutes les fois que cela
est possible et approprié. Un même incident peut nécessiter
l'application des mesures correctives permises en vertu du contrat
en plus de l'imposition d'une MCRF. L'agent de négociation
des contrats versera par écrit, au dossier contractuel,
les faits pouvant constituer des cas de rendement insatisfaisant
d'un fournisseur.

Lorsqu'un simple avis de rendement insatisfaisant au fournisseur
rend exécutoire les modalités du contrat, tant le
contrat que le fichier du fournisseur doivent en faire état,
en établissant les faits qui le justifient. Le fait qu'un
agent de négociation ait l'intention de recommander une
MCRF ne justifie pas que l'on néglige de faire respecter
les conditions du contrat. Le directeur compétent doit donner son approbation pour permettre de noter les cas de rendement insatisfaisant dans le
dossier du fournisseur, dans le cadre du Système de gestion
de l'information sur les fournisseurs (SGIF).

La mention du rendement insatisfaisant dans le SGIF est accompagnée
du numéro de contrat, de l'objet de ce contrat, de la nature
du problème constaté, des mesures correctives adoptées
par le fournisseur, des conséquences et de la situation
du problème ou de la solution qui y a été apportée.

Le directeur compétent doit faire connaître au fournisseur
chaque cas de rendement insatisfaisant; le fournisseur dispose
d'un délai de dix jours pour réagir avant que la
mention soit constatée dans le SGIF.

Il faut signaler chaque cas où une mention de rendement
insatisfaisant est constatée dans le SGIF au fournisseur,
qui peut être différent de l'entrepreneur, mais qui
est responsable des cas où l'entrepreneur n'exécute
pas le contrat, en plus de lui faire savoir que TPSGC tiendra compte
du rendement antérieur dans ses rapports éventuels
avec les fournisseurs.

Le fournisseur peut donner suite à l'avis dans lequel le
directeur lui fait connaître son intention de noter, dans
le SGIF, les cas de rendement insatisfaisant. Le directeur tiendra
compte de l'avis exprimé par le fournisseur pour décider
s'il faut ou non enregistrer cette information.

Si un fournisseur offre un rendement exceptionnel, il faut aussi
le noter, puisque cela peut s'avérer utile pour faire l'évaluation
globale de son rendement dans l'éventualité où on
songe à prendre des mesures correctives à son endroit.

Les mentions relatives au rendement sont généralement
versées au SGIF pendant sept ans. Passé ce délai,
le fournisseur peut demander que ces mentions soient enlevées.
Après plus de sept ans, le rendement, satisfaisant ou insatisfaisant,
n'est généralement pas pertinent dans les décisions à adopter
quant à savoir s'il faut imposer une mesure corrective.

Étant donné que la politique sur le rendement des
fournisseurs se limite au rendement insatisfaisant, en cas d'inexécution
d'un contrat, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer
que les contrats qu'il attribue prévoient tous les aspects
du rendement dont il voudra tenir compte dans l'évaluation
du rendement du fournisseur dans le cadre d'un marché.

Enquête en prévision de mesures correctives du rendement
d'un fournisseur

On doit songer à prendre des mesures correctives dans les
cas où il est évident que l'État court un
risque plus important en continuant d'avoir des relations contractuelles
avec un fournisseur. Cette recommandation peut s'expliquer par
un cas sérieux de rendement insatisfaisant dans le cadre
d'un marché ou par un rendement insatisfaisant chronique.
Les secteurs et les régions peuvent également adopter
des normes générales ou liées à un
produit ou service en particulier. Selon le respect ou le non-respect
de ces normes, on déterminera s'il est nécessaire
de prendre des mesures correctives du rendement d'un fournisseur
(voir également la rubrique sur les programmes de secteur
ci-après).

En faisant enquête pour savoir s'il faut prendre des mesures
correctives, le secteur ou la région doit :

1. examiner attentivement le dossier du marché et revoir
   le dossier du fournisseur en général;
2. prévenir les autres secteurs ou régions et consulter
   ceux ou celles qui s'intéressent en particulier à la
   question;
3. consulter les clients qui s'intéressent en particulier à la
   question, à titre d'acheteurs importants des produits
   ou des services du fournisseur ou d'auteurs des plaintes;
4. consulter les Services juridiques quant aux éléments
   de preuve qu'il faut réunir et au processus qu'il convient
   d'utiliser dans un souci de justice, à la lumière
   de toutes les circonstances en cause.

Tous les éléments de l'enquête et les décisions
prises ultérieurement doivent être consignés
intégralement, en plus de noter la décision adoptée
dans le fichier du fournisseur dans le SGIF.

Décision sur prise de mesures correctives du rendement
du fournisseur

Il faut recommander de prendre des mesures correctives du rendement
du fournisseur (MCRF) dans les cas où, lorsque le rendement
est insatisfaisant de façon chronique, une personne avisée
agissant pour son propre compte cesserait de faire affaire avec
ce fournisseur ou ne continuerait pas de traiter avec lui sans
lui imposer des conditions particulières.

Une MCRF peut se présenter sous l'une des formes suivantes :

La radiation : En radiant un fournisseur, TPSGC
refuse de faire affaire avec lui pour une durée précisée,
qui peut être exprimée en fonction d'un certain nombre
d'opérations d'achat pertinentes. On ferait appel à cette
mesure en cas de problèmes à caractère criminel
ou dans le cas d'un rendement insatisfaisant démontrant
qu'un fournisseur fait preuve de mauvaise foi dans l'exécution
de ses diverses obligations. Dans ce dernier cas, il ne serait
pas réaliste de le rétablir comme fournisseur même
s'il satisfaisait à certaines conditions. Généralement,
la radiation ne dépasserait pas une durée de trois
ans.

La suspension : En suspendant un fournisseur, TPSGC
refuse de faire affaire avec lui en attendant le résultat
d'une enquête portant sur des cas graves ou nombreux de rendement
insatisfaisant ou jusqu'à ce qu'il respecte les conditions
définies pour être rétabli à ce titre,
par exemple la correction d'un problème. La suspension serait
imposée dans les cas où le risque serait trop grand,
en faisant affaire avec un fournisseur avant qu'une enquête
soit terminée ou avant qu'il modifie ses activités,
que ce dernier ne s'acquitte pas de ses obligations en vertu de
marchés ultérieurs.

Les conditions : On peut imposer des conditions à des
fournisseurs qui veulent faire affaire avec TPSGC. Des conditions
pourraient être imposées en cas de problèmes
pouvant être évités par des mesures moins sévères
que le refus de faire affaire avec un fournisseur. Généralement,
ces conditions seraient imposées pour une durée qui
ne dépasserait pas trois ans.

En faisant une enquête pour savoir s'il faut prendre une
MCRF, on doit réfléchir à la mesure dans laquelle
cette MCRF s'appliquera aux différents éléments
de l'entreprise du fournisseur et aux organismes connexes. Étant
donné que cette politique vise à éviter que
des problèmes se produisent avec les fournisseurs, le champ
d'application de la MCRF dépendra de la nature et de l'origine
du rendement insatisfaisant pour lequel on envisage de prendre
une MCRF.

Remarque : Exemples : Lorsque le rendement insatisfaisant s'explique par la malhonnêteté au sein de la haute direction de l'entreprise d'un fournisseur, il serait sans doute pertinent d'imposer la MCRF à l'ensemble de l'entreprise. Lorsque le rendement insatisfaisant a trait à des problèmes de qualité des produits dans l'une des gammes de produits du fournisseur, dans les cas où ce dernier n'a pas délibérément manqué à son engagement de réaliser un produit convenable, il serait sans doute plus pertinent de recourir à une MCRF limitée à la gamme de produits à l'origine des problèmes. Lorsque le rendement insatisfaisant s'explique par des problèmes de sécurité qui résultent d'une politique adoptée par la société mère pour une filiale, il pourrait être pertinent, à la condition de le signifier au moyen d'un avis en bonne et due forme, de prendre une MCRF à la société mère et à toutes les filiales auprès desquelles des problèmes de sécurité comparables pourraient surgir. Ces exemples ne sont fournis que pour illustrer l'application de la politique. Les cas réels dépendent des situations particulières.

Si, sur la foi d'une enquête, le directeur général
est d'avis qu'il faut prendre l'une de ces mesures, le secteur
ou la région doit alors faire connaître au fournisseur
la MCRF qui lui est imposée, de même que les raisons
la justifiant. Il doit de plus donner au fournisseur une occasion
raisonnable (y compris un délai raisonnable) de réagir.

Ce qui constitue une occasion raisonnable de réagir varie
selon le cas. Il peut s'agir aussi bien d'un échange de
correspondance que de rencontres formelles. On peut permettre au
fournisseur d'avoir accès à des documents portant
sur son rendement selon les mêmes principes que ceux qui
s'appliqueraient si on mettait ces documents à sa disposition
dans le cadre d'un litige contractuel. En se demandant s'il faut
remettre un document particulier au fournisseur, il faut se rappeler
que si l'absence d'un document signifie que le fournisseur n'est
pas en mesure de donner suite aux allégations faites contre
lui, il pourrait contester avec succès, devant les tribunaux,
une décision ultérieure de prendre une MCRF.

Dans l'avis signifié au fournisseur, il faut préciser,
en plus du type de mesure,

1. la liste des cas de rendement insatisfaisant qui justifie la
   MCRF proposée et qui comporte suffisamment de détails
   pour les désigner;
2. les raisons pour lesquelles le dossier de rendement du fournisseur
   justifie la MCRF proposée;
3. si la MCRF doit avoir une portée générale
   (c.-à-d. viser tous les aspects des opérations
   du fournisseur) ou être limitée à un produit,
   une division géographique ou autre, un type de marché (par
   exemple, qui prévoirait des livraisons urgentes), ou en
   fonction d'un autre facteur;
4. quand et comment la MCRF doit prendre fin;
5. si le fournisseur sera soumis à une période officielle
   d'essai à la fin de la MCRF et le nom de la personne qui
   déterminera si les conditions de l'essai ont été respectées ou non;
6. dans le cas d'une MCRF qui peut prendre fin lorsque le fournisseur
   répond aux conditions, le nom de la personne qui décidera
   si les conditions ont été respectées.

Si, après avoir tenu compte de la réaction du fournisseur,
le directeur général est toujours d'avis que les
MCRF proposées ou des mesures moins sévères
sont nécessaires, il recommande de les imposer. Si l'on
veut, après avoir pris connaissance de la réaction
du fournisseur, recommander une mesure plus sévère
que celle que l'on proposait à l'origine, il faut le faire
savoir au fournisseur et lui donner l'occasion raisonnable de réagir à ce changement.

Dans la décision de recourir à une MCRF, il faut
préciser, en plus du type de mesure :

1. les opérations d'achat auxquelles le fournisseur n'est
   pas admissible pour présenter une soumission ou se faire
   attribuer un marché, à savoir si les MCRF doivent
   avoir une portée générale (c.-à-d.,
   viser tous les aspects des opérations du fournisseur)
   ou être limitées à un produit, une division
   géographique ou autre, un type de marché (par exemple,
   qui prévoirait des livraisons urgentes), ou en fonction
   d'un autre facteur;
2. quand et comment la MCRF prendra fin;
3. si le fournisseur sera soumis à une période officielle
   d'essai à la fin de la MCRF et le nom de la personne qui
   déterminera si les conditions de l'essai ont été respectées ou non;
4. dans le cas d'une MCRF qui peut prendre fin lorsque le fournisseur
   répond aux conditions, le nom de la personne qui décidera si les conditions ont été respectées.

Examen

Sauf lorsqu'un programme de secteur est approuvé (voir
plus loin), le sous-ministre adjoint, Direction générale
du service des approvisionnements (SMA/DGSA) examine toutes les
recommandations concernant l'imposition d'une MCRF, ainsi que les
autres démarches faites par le fournisseur, et peut décider
de modifier la décision prise. Si le SMA/DGSA a l'intention
d'imposer une MCRF plus sévère, le fournisseur doit
en être informé et on doit lui donner une occasion
raisonnable de réagir à ce changement.

Mise à exécution

Lorsqu'une MCRF est imposée à un fournisseur, le
SMA/DGSA (ou le directeur général, dans le cas d'un
programme de secteur) fera connaître la décision au
fournisseur. On informe aussi les secteurs, les régions
et les clients que la question intéresse particulièrement.

Les mesures prises à l'endroit d'un fournisseur dans le
cadre de la politique sont publiées dans le SIOS et dans
le bulletin MP, avec les détails, mais non les motifs. Cet
avis sera diffusé pendant toute la durée d'application
de la mesure.

Le fournisseur radié ou suspendu ne peut présenter
de soumission ni se faire attribuer de marchés pour certains
types d'opérations d'achat. Le fournisseur soumis à des
conditions qu'il ne peut pas respecter pour une opération
d'achat en particulier ne peut y participer.

Le nom du fournisseur radié ou suspendu est retranché des
listes de fournisseurs correspondantes et dessystèmes automatisés
de rotation des fournisseurs, et il ne pourra plus participer aux
offres à commandes. Les soumissions adressées par
des fournisseurs dont le privilège de faire affaire avec
TPSGC a été radié ou suspendu ne seront pas évaluées.
Les soumissions adressées par un fournisseur radié ou
suspendu en partie ne seront pas évaluées si elles
ont trait à des approvisionnements pour lesquels il a été radié ou
suspendu. Les soumissions adressées par un fournisseur qui
ne respecte pas les conditions particulières qui lui ont été imposées
ne seront pas évaluées.

Si elles n'ont pas d'incidence sur les marchés déjà attribués,
les MCRF influent par contre sur les modificatifs contractuels.
Dans les cas où la MCRF imposée à un fournisseur
aurait été pertinente dans l'attribution du marché si
cette MCRF avait été en vigueur à ce moment
ou qu'elle est pertinente en fonction de l'objet du modificatif
contractuel, ce modificatif doit alors être approuvé par
le directeur général compétent, à titre
de dérogation à la MCRF.

Seul le Secteur de la gestion du programme des approvisionnements
(SGPA), responsable de la mise à jour de l'information sur
les MCRF (y compris l'enlèvement de l'avis dans le cas où une
MCRF a pris fin), peut enregistrer dans le SGIF l'information sur
une sanction imposée à un fournisseur. Quiconque
a accès à l'Environnement informatisé pour
les acheteurs (ABE) peut consulter ces renseignements.

Quand une mesure prend fin, le secteur ou la région qui
l'a imposée doit prévenir le fournisseur sans tarder.

Rôle de l'agent de négociation des contrats

L'agent de négociation des contrats doit vérifier
si le soumissionnaire ou le fournisseur à qui on envisage
d'accorder un marché à fournisseur unique est visé par
une mesure corrective du rendement du fournisseur (MCRF) et si
cette mesure s'applique à l'opération d'achat dont
il s'occupe.

En consultant le fichier d'un fournisseur sur le SGIF, l'agent
de négociation des contrats voit s'afficher un avis clair
confirmant qu'une sanction est en vigueur. L'ABE n'empêche
pas de passer un marché à un fournisseur visé par
une MCRF. Étant donné que la zone des détails
sur la MCRF est limitée à environ 250 caractères,
on peut reproduire d'autres renseignements dans les commentaires
portant sur la nature de la MCRF, commentaires qu'il faut également
consulter.

Suspensions dans les cas d'urgence

Lorsqu'un problème est particulièrement grave (par
exemple qui fait intervenir la négligence ou l'inconduite
délibérée du fournisseur, ou encore a des
répercussions sur la santé ou la sécurité),
le SMA/DGSA peut imposer aussitôt une suspension, sur les
conseils d'un directeur général, avant de procéder à une
enquête complète. La suspension reste en vigueur jusqu'à ce
que l'on prenne des mesures pour éliminer tous les risques
inadmissibles pour l'État ou le public. On prévient
aussitôt le fournisseur et on lui donne l'occasion de réagir
comme on le ferait s'il s'agissait de l'imposition d'une sanction.

Dérogations

Dans les cas d'urgence, un directeur général peut
permettre de déroger à la MCRF. En pareil cas, il
convient de prendre les précautions nécessaires pour
protéger l'État. Le motif de la dérogation
doit être noté dans le dossier du contrat et dans
le fichier du fournisseur. Le fait qu'un fournisseur visé par
une MCRF soit le soumissionnaire le moins disant ne justifie pas
une dérogation.

Programmes de secteur

Les responsables d'un secteur ou d'une région peuvent créer
un programme permettant d'évaluer le rendement des fournisseurs
et d'établir les mesures correctives du rendement du fournisseur
(MCRF) pertinentes à appliquer dans ce secteur ou cette
région. Si ce programme est approuvé par le SMA/DGSA,
il n'est pas nécessaire que ce dernier étudie chaque
cas. La décision peut être prise par les personnes à qui
ce pouvoir a été délégué en
vertu du programme.

Les normes de rendement et les MCRF imposées à un
fournisseur sont établies selon le produit ou le service,
et il convient de consulter les autres secteurs du ministère
qui pourraient être touchés par le programme proposé.
On évite ainsi que les normes diffèrent d'un secteur
ou d'une région à l'autre pour les mêmes produits.
Une fois qu'il est établi, le programme est administré par
le secteur et la région conformément aux modalités
de la présente politique.

Annexe A

FICHE D'INFORMATION

Politique et Clause sur le rendement des fournisseurs

À compter du 1^er septembre prochain, Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) mettra en œuvre
la Politique sur le rendement des fournisseurs et la Clause sur
le rendement des fournisseurs. Ces nouvelles dispositions ont pour
objet d'améliorer les services qu'offre TPSGC aux autres
ministères, en lui permettant de prendre des mesures à l'endroit
des fournisseurs dont le rendement est insatisfaisant.

La Politique sur le rendement des fournisseurs met en place un
cadre de travail qui permettra à TPSGC d'évaluer
le rendement des fournisseurs et, au besoin, de prendre des mesures à l'endroit
des fournisseurs qui ne respectent pas leurs obligations contractuelles.
Ces mesures peuvent prendre la forme d'une exclusion ou d'une suspension
de toute relation commerciale avec TPSGC, ou encore de conditions
s'appliquant à des contrats ultérieurs avec TPSGC.

La Clause sur le rendement des fournisseurs, qui sera intégrée
dans toutes les demandes de propositions en régime de concurrence émises
par le Service des approvisionnements de TPSGC, décrit les
situations (liées au rendement antérieur d'un fournisseur
ou à ses activités criminelles), qui pourront donner
lieu au rejet, par TPSGC, des soumissions et des propositions présentées
par les fournisseurs.

La Politique et la Clause sur le rendement des fournisseurs constituent
une mise à jour de la politique antérieure. Elles
assurent une meilleure harmonisation avec les nouveaux accords
commerciaux et avec nos pratiques d'appels d'offres qui sont plus
ouvertes. De plus, elles viennent s'ajouter aux autres possibilités de recours pouvant être utilisées à l'endroit
des fournisseurs qui ne respectent pas leurs obligations contractuelles.
Par exemple, TPGSC a toujours été capable de prendre
des mesures correctives, mesures pouvant aller jusqu'à la
résiliation du contrat, lorsque des fournisseurs ne respectaient
pas leurs obligations contractuelles, et il continuera de recourir à ces
mesures, selon les circonstances particulières de chaque
contrat. La Politique et la Clause sur le rendement des fournisseurs
visent à prévenir les problèmes qui pourraient
surgir lorsque TPGSC doit faire affaire avec des fournisseurs dont
le rendement antérieur n'aurait pas été satisfaisant.

La politique et la clause, qui ont été élaborées à la suite de consultations avec les principales associations industrielles
canadiennes, seront mises en application par le Service des approvisionnements
de TPSGC, qui est chargé de l'achat des biens et de la plupart
des services, tant à l'administration centrale à Ottawa
que dans les bureaux régionaux. Cette politique et cette
clause viennent s'ajouter au Système d'évaluation
du rendement des fournisseurs actuellement utilisé par le
groupe des services immobiliers de TPSGC responsable des contrats
de services de construction, d'architecture et de génie.
La politique ne s'appliquera pas aux trois organismes de services
spéciaux du Ministère, à savoir Conseils et
Vérification Canada, le Bureau de la traduction et le Groupe
Communication Canada.

Le recours aux mesures prévues dans la politique ou dans
la clause sera exercé de façon juste et raisonnable,
et ne s'appliquera qu'au rendement des fournisseurs dans le cadre
d'un contrat avec TPSGC. En vertu de la Politique sur le rendement
des fournisseurs, des mesures ne peuvent être prises que
si un entrepreneur n'a pas respecté ses obligations contractuelles.
La politique constitue donc en soi une norme objective d'évaluation.

Aucune recommandation visant à appliquer toute mesure découlant
de cette politique ne pourra être retenue tant qu'une enquête
approfondie n'aura pas été effectuée et que
le fournisseur n'aura pas eu la possibilité de réagir
aux cas présumés de problèmes qu'on lui reproche.

Conscient de la gravité de ses décisions, le sous-ministre
adjoint, Direction générale du service des approvisionnements,
examinera toutes les recommandations concernant l'application d'une
mesure. En attribuant cette responsabilité à un haut
fonctionnaire, on assurera l'application uniforme de la politique
et de la clause au sein du Ministère.

Chaque fois qu'une mesure sera prise à l'égard d'un
fournisseur, ce dernier sera informé par écrit des
raisons ayant donné lieu à son application, ainsi
que des conséquences de cette mesure. L'information transmise
au fournisseur précisera également la durée
de la mesure imposée ainsi que les conditions qui permettront
sa réintégration, pour qu'il obtienne à nouveau
des contrats à TPSGC.

La Politique sur le rendement des fournisseurs et la Clause sur
le rendement des fournisseurs ne s'appliquent qu'aux fournisseurs
qui font affaire avec le Service des approvisionnements de TPSGC.
Elles ne s'appliquent pas aux fournisseurs qui font directement
affaire avec d'autres ministères ou organismes. Les autres
ministères et organismes pourront toutefois avoir accès
aux données de TPSGC sur le rendement des fournisseurs.

L'efficacité de la Politique et de la Clause sur le rendement
des fournisseurs dépendra de la collaboration apportée
par des ministères et organismes clients. Ces derniers peuvent
faire de cette politique et de cette clause des outils efficaces
qui permettront de faire face aux fournisseurs dont le rendement
est insatisfaisant, en signalant sans délai à TPSGC
les problèmes qu'ils éprouvent avec ces fournisseurs.
Plus l'information fournie par les ministères et organismes
clients sera complète et exacte, plus TPSGC sera susceptible
de prendre des mesures efficaces dans le cadre de la Politique
et de la Clause sur le rendement des fournisseurs.

Les ministères et les organismes qui font considérablement
appel aux produits ou aux services d'un fournisseur seront consultés
pendant l'enquête, avant que des mesures soient prises. Ils
seront également informés de toutes les mesures prises à l'égard
de celui-ci. Selon la nature des mesures appliquées, on
leur fera généralement connaître les cas où l'on
aura décidé d'appliquer des mesures en vertu de la
politique ou de la clause.

Tout ministère ou organisme qui propose de faire appel à un
unique fournisseur, à l'endroit duquel une mesure a été appliquée,
sera mis au courant de cette mesure et de la raison qui l'a motivée.
Le personnel de négociation des contrats de TPSGC collaborera également
avec le ministère ou l'organisme pertinent pour mettre au
point une solution de rechange ou permettre une dérogation
afin de répondre aux besoins d'achats, en prenant les précautions
voulues pour protéger les intérêts de l'État.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec
Susan Sheehan, Direction de la politique des approvisionnements,
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, au 819-956-0867.

Annexe B

CLAUSE PORTANT SUR LE RENDEMENT DU FOURNISSEUR

Application de la clause portant sur le rendement du fournisseur

Pouvoir de rejeter une soumission

Le pouvoir de rejeter une soumission en vertu de la clause sur
le rendement du fournisseur (A9100T) appartient à l'agent
responsable de l'évaluation des soumissions; toutefois,
dans le cas des soumissions qu'on envisage de rejeter conformément
aux alinéas 1d)(2), 1d)(3) ou 1d)(4), ce pouvoir appartient
au directeur général compétent.

Avis adressé au soumissionnaire

L'avis d'intention de rejeter une soumission conformément à cette clause est transmis par téléphone; l'appel téléphonique
est confirmé par une télécopie ou une lettre;
toutefois, on n'envoie pas d'avis au soumissionnaire exclu au titre
de l'alinéa 1b). Il convient d'appeler un employédu
soumissionnaire qui s'acquitte de responsabilités de gestion
claires et directement liées à la soumission. Le
fournisseur dont la soumission est rejetée est réputé avoir
reçu cet avis au moment de l'appel téléphonique.
La personne qui fait l'appel doit noter dans le dossier la date
et l'heure de la communication, ainsi que le nom de son interlocuteur.

Teneur de l'avis

L'avis doit faire état des faits et des motifs de la décision
de rejeter la soumission. Par exemple, lorsqu'un fournisseur qui
accuse des retards chroniques, mais qui n'a pas encore été soumis à une
MCRF, est exclu d'un marché dans le cadre duquel les délais
sont impératifs, l'avis ferait état des marchés
au titre desquels le fournisseur a accusé des retards (les
faits) et préciserait que son dossier représente
un risque inadmissible, étant donné le caractère
critique des délais à respecter dans le marché à attribuer (les motifs).

Lorsqu'une soumission est rejetée en vertu de l'alinéa 1c), il suffit d'invoquer la MCRF.

Examen

Le soumissionnaire, sauf s'il est exclu en vertu de l'alinéa 1b), peut demander au sous-ministre adjoint, Direction générale
du service des approvisionnements, d'examiner la décision
de rejet. La décision de mettre en attente le processus
d'évaluation des soumissions et d'attribution du marché,
pour qu'on puisse examiner la décision de rejet, est à l'entière discrétion du SMA/DGSA.

L'examen effectué par le SMA, DGSA, donne lieu à une
enquête, puis à une décision. Cette décision
peut produire des effets qui débordent le cadre de l'opération
d'achat particulière dont le fournisseur est exclu. Lorsque
la décision est prise, on en fait connaître par écrit
les résultats au soumissionnaire.

A9100T Rendement du fournisseur

Remarque : Cette clause doit être
reproduite dans toutes les invitations à soumissionner.

1. Le Canada peut rejeter une soumission dans l'un ou l'autre
des cas suivants :

1. Le soumissionnaire ou l'un de ses employés ou sous-traitants
   visé dans la soumission a été reconnu coupable
   en vertu de l'article 121 (hFraudes envers le gouvernementi et
   hEntrepreneur qui souscrit à une caisse électoralei),
   124 (hAchat ou vente d'une chargei) ou 418 (hVente d'approvisionnements défectueux à Sa Majestéi) du Code criminel;
   Responsable : évaluateur
2. Le soumissionnaire et assujetti à une mesure corrective
   du rendement du fournisseur, en vertu de la politique sur le
   rendement du fournisseur, ce qui le rend inadmissible pour déposer une soumission dans le cadre des travaux;
   Responsable : évaluateur
3. L'employé ou un sous-traitant visé dans la soumission
   est soumis à une mesure corrective du rendement du fournisseur,
   en vertu de la Politique sur le rendement du fournisseur, ce
   qui le rendrait inadmissible pour participer aux travaux ou à la
   tranche des travaux que l'employé ou le sous-traitant
   doit exécuter;
   Responsable : évaluateur
4. Dans le cadre de transactions actuelles ou antérieures
   avec le gouvernement du Canada :
   1. le soumissionnaire déclare faillite ou ne peut, pour
      quelque motif que ce soit, exercer ses activités pour
      une durée prolongée;
      Responsable : évaluateur
   2. des preuves de fraude, de corruption ou de fausse déclaration
      ou des preuves confirmant l'incapacité de respecter
      des lois protégeant les personnes contre toute forme
      de discrimination ont été déposées à la
      satisfaction du Canada à l'égard du soumissionnaire,
      de l'un quelconque de ses employés ou d'un sous-traitant
      visé dans sa soumission;
      Responsable : directeur général
   3. le Canada a exercé ses recours contractuels de suspension
      ou de résiliation pour inexécution à l'égard
      d'un marché attribué au soumissionnaire, à l'un
      quelconque de ses employés ou à un sous-traitant
      visé dans sa soumission;
      Responsable : directeur général
   4. le Canada détermine que le rendement du soumissionnaire
      dans le cadre d'autres marchés, notamment l'efficacité et
      la qualité des travaux, ainsi que la mesure dans laquelle
      le soumissionnaire a respecté les clauses et les conditions
      contractuelles dans l'exécution des travaux, est suffisamment
      médiocre pour qu'on le considère incapable de
      répondre au besoin faisant l'objet de la soumission.
      Responsable : directeur général

2. Dans les cas où le Canada a l'intention de rejeter une
soumission conformément à l'alinéa 1 pour
des motifs distincts de ceux exposés à l'alinéa
1b), l'autorité contractante le fait savoir au soumissionnaire
et lui donne un délai de dix (10) jours pour faire valoir
son point de vue, avant de rendre une décision définitive
sur le rejet de la soumission.

---

A9100T Rendement du fournisseur

Remarque : Cette clause doit être
reproduite dans toutes les invitations à soumissionner.

1. Le Canada peut rejeter une soumission dans l'un ou l'autre
des cas suivants :

1. Le soumissionnaire ou l'un de ses employés ou sous-traitants
   visé dans la soumission a été reconnu coupable
   en vertu de l'article 121 (« Fraudes envers le gouvernement » et « Entrepreneur
   qui souscrit à une caisse électorale »),
   124 (« Achat ou vente d'une charge ») ou
   418 (« Vente d'approvisionnements défectueux à Sa Majesté ») du Code criminel;
2. Le soumissionnaire et assujetti à une mesure corrective
   du rendement du fournisseur, en vertu de la politique sur le
   rendement du fournisseur, ce qui le rend inadmissible pour déposer
   une soumission dans le cadre des travaux;
3. L'employé ou un sous-traitant visé dans la soumission
   est soumis à une mesure corrective du rendement du fournisseur,
   en vertu de la Politique sur le rendement du fournisseur, ce
   qui le rendrait inadmissible pour participer aux travaux ou à la
   tranche des travaux que l'employé ou le sous-traitant
   doit exécuter;
4. Dans le cadre de transactions actuelles ou antérieures
   avec le gouvernement du Canada :
   1. le soumissionnaire déclare faillite ou ne peut, pour
      quelque motif que ce soit, exercer ses activités pour
      une durée prolongée;
   2. des preuves de fraude, de corruption ou de fausse déclaration
      ou des preuves confirmant l'incapacité de respecter
      des lois protégeant les personnes contre toute forme
      de discrimination ont été déposées à la
      satisfaction du Canada à l'égard du soumissionnaire,
      de l'un quelconque de ses employés ou d'un sous-traitant
      visé dans sa soumission;
   3. le Canada a exercé ses recours contractuels de suspension
      ou de résiliation pour inexécution à l'égard
      d'un marché attribué au soumissionnaire, à l'un
      quelconque de ses employés ou à un sous-traitant
      visé dans sa soumission;
   4. le Canada détermine que le rendement du soumissionnaire
      dans le cadre d'autres marchés, notamment l'efficacité et
      la qualité des travaux, ainsi que la mesure dans laqelle
      le soumissionnaire a respecté les clauses et les conditions
      contractuelles dans l'exécution des travaux, est suffisamment
      médiocre pour qu'on le considère incapable de
      répondre au besoin faisant l'objet de la soumission.

2. Dans les cas où le Canada a l'intention de rejeter une
soumission conformément à l'alinéa 1 pour
des motifs distincts de ceux exposés à l'alinéa
1b), l'autorité contractante le fait savoir au soumissionnaire
et lui donne un délai de dix (10) jours pour faire valoir
son point de vue, avant de rendre une décision définitive
sur le rejet de la soumission.

Annexe C

POLITIQUE ET CLAUSE SUR LE RENDEMENT DES FOURNISSEURS QUESTIONS ET RÉPONSES

Q1 - Q17 La Politique et la Clause sur le rendement
des fournisseurs

Q18 - Q33 Application des mesures

Q34 Coûts pour les contribuables

Q35 - Q37 Non-application de la Politique
et de la Clause par les autres ministères

Q38 - Q39 Respect des politiques du Conseil
du Trésor et des accords commerciaux

Q40 Avis aux fournisseurs au sujet de la mise
en œuvre de la Politique et de la Clause

Q41- Q43 Rôle des autres ministères

Q44 Principes

Q45 - Q52 Types de mesures disponibles

Q53 - Q59 Consignation des problèmes

Q60 Il ne s'agit pas d'un système d'évaluation du rendement

Q61 Lien avec le Programme de contrats fédéraux et des sanctions au titre du commerce international

---

LA POLITIQUE ET LA CLAUSE SUR LE RENDEMENT DES FOURNISSEURS

Q1. En quoi consiste la Politique sur le rendement des
fournisseurs?

R1. Cette politique vise à améliorer considérablement
le service offert aux ministères clients de TPSGC en permettant
au Ministère de prendre des mesures à l'endroit des
fournisseurs dont le rendement est insatisfaisant. Elle permettra
de réaliser cet objectif en définissant un cadre
grâce auquel TPSGC pourra évaluer le rendement des
fournisseurs et, le cas échéant, appliquer des mesures à l'endroit
de ceux dont le rendement laisse à désirer. Ces mesures
peuvent se présenter sous la forme d'une radiation ou d'une
suspension interdisant de faire affaire avec TPSGC, ou encore de
conditions imposées aux opérations ultérieures
conclues avec TPSGC.

Q2. Pourquoi cette politique n'existait-elle pas déjà à la
DGSA?

R2. Il existe effectivement une politique [Guide des achats 11.220
(23/06/94)] permettant de retrancher des fournisseurs des listes
de fournisseurs; or, il fallait actualiser cette politique afin
de l'harmoniser avec le Système des invitations ouvertes à soumissionner
et avec les opérations d'achat conclues dans le cadre des
accords commerciaux. Parce qu'il n'existait pas de système
informatisé pour le suivi et la consignation des problèmes éprouvés
avec les fournisseurs, on n'avait pu établir de politique
plus détaillée.

Grâce au déploiement récent, à TPSGC,
de l'Environnement automatisé pour les acheteurs (EAA),
on peut désormais consigner et suivre systématiquement
les problèmes éprouvés avec les fournisseurs,
ce qui est nécessaire à l'application d'une politique
efficace sur le rendement des fournisseurs.

Q3. Quel sera le lien entre l'Environnement automatisé pour
les acheteurs et la Politique sur le rendement des fournisseurs?

R3. L'Environnement automatisé pour les acheteurs (EAA)
comprend un Système de gestion de l'information sur les
fournisseurs (SGIF), qui est une base de données sur les
fournisseurs accessible aux agents des achats de TPSGC. Grâce
au SGIF, les directeurs des achats pourront noter leurs observations
sur les fournisseurs et diffuser cette information parmi les groupes
chargés des achats à TPSGC. La haute direction de
la Direction générale du service des approvisionnements
consultera cette documentation et demandera conseil aux Services
juridiques pour savoir s'il faut ou non prendre des mesures à l'endroit
d'un fournisseur en vertu de la Politique sur le rendement des
fournisseurs.

Q4. Le vérificateur général du Canada
a recommandé en 1991 d'adopter cette politique :
pourquoi a-t-il fallu attendre jusqu'à maintenant pour
mettre en œuvre cette recommandation?

R4. Parce qu'il n'y avait pas de système informatisé permettant
de suivre et de consigner les problèmes éprouvés
avec les fournisseurs, on n'a pu adopter de politique plus détaillée
permettant de réaliser ce que le vérificateur général
du Canada recommandait.

Grâce au déploiement, à TPSGC, de l'Environnement
automatisé pour les acheteurs (EAA), on peut désormais
consigner et suivre systématiquement les problèmes éprouvés
avec les fournisseurs, ce qui est nécessaire àl'application
d'une politique efficace sur le rendement des fournisseurs.

L'Environnement automatisé pour les acheteurs (EAA) comprend
un Système de gestion de l'information sur les fournisseurs
(SGIF), qui est une base de données sur les fournisseurs
accessible à tous les agents des achats de TPSGC. Grâce
au SGIF, les directeurs des achats pourront noter leurs observations
sur les fournisseurs et diffuser cette information parmi les groupes
chargés des achats à TPSGC. La haute direction de
la Direction générale du service des approvisionnements
consultera cette documentation et demandera conseil aux Services
juridiques pour savoir s'il faut ou non prendre des mesures à l'endroit
d'un fournisseur en vertu de la Politique sur le rendement des
fournisseurs.

Q5. Les fournisseurs peuvent-ils consulter l'information
versée au dossier à leur sujet par TPSGC?

R5. Oui. Cette information sera mise à la disposition des
fournisseurs lorsqu'ils en feront la demande.

Q6. Lorsque des commentaires sur le rendement insatisfaisant
d'un fournisseur seront enregistrés dans le Système
de gestion de l'information sur les fournisseurs (SGIF), en sera-t-il
informé au préalable?

R6. Oui, chaque fois que des commentaires relatifs au rendement
insatisfaisant d'un fournisseur seront enregistrés dans
le SGIF, il en sera informé. Le fournisseur disposera d'un
délai de dix jours pour réagir avant que cette mention
figure dans le SGIF. On tiendra compte de sa réaction avant
de prendre une décision quant à savoir s'il faut
enregistrer ou non l'information.

De même, pendant la conversion au nouveau système,
on fera connaître au fournisseur toutes les observations
enregistrées dans le SGIF au sujet de problèmes relatifs à son
rendement et qui se sont produits avant l'adoption de la politique
actualisée.

En général, les observations sur le rendement seront
conservées dans le SGIF pendant sept ans. Passé ce
délai, le fournisseur pourra demander que ces observations
soient supprimées.

Q7. Est-ce que la décision d'appliquer des mesures à l'endroit
d'un fournisseur sera fondée strictement sur les problèmes
notés dans le Système de gestion de l'information
sur les fournisseurs (SGIF)?

R7. Oui. Durant la conversion au nouveau système, les observations
notées dans les dossiers existants au sujet du rendement
antérieur du fournisseur seront transférées
dans le SGIF. Les renseignements et commentaires sur le rendement
du fournisseur qui ont été versés au SGIF
après l'application de la nouvelle politique seront pris
en considération dans les rapports ultérieurs avec
ce fournisseur.

Chaque fois que des commentaires relatifs au rendement insatisfaisant
d'un fournisseur seront enregistrés, le fournisseur en sera
informé. Il disposera d'un délai de dix jours pour
réagir avant qu'une mention soit notée dans le SGIF.
On tiendra compte de sa réaction avant de prendre une décision
quant à savoir s'il faut ou non enregistrer l'information.

De même, pendant la conversion au nouveau système,
on fera connaître au fournisseur toutes les observations
enregistrées dans le SGIF au sujet de problèmes de
rendement qui se sont produits avant l'adoption de la politique
actualisée.

Q8. En quoi consiste la Clause sur le rendement des fournisseurs?

R8. La Clause sur le rendement des fournisseurs décrit
les situations liées au rendement antérieur d'un
fournisseur (par exemple, résiliation d'un contrat antérieur
pour défaut d'exécution) ou à des activités
criminelles (par exemple, fraude et corruption), qui pourront donner
lieu au rejet, par TPSGC, des soumissions et des propositions présentées par des fournisseurs.

Cette clause, qui sera intégrée dans toutes les
demandes de propositions (DDP) émises par le Service des
approvisionnements de TPSGC, s'inspire du modèle d'une clause
utilisée dans les contrats de construction passés
par le Service des approvisionnements de TPSGC. La procédure
de mise en application des mesures prévues dans cette clause
est la même que celle qui est utilisée dans la Politique
sur le rendement des fournisseurs.

Q9. Quelle différence y-a-t-il entre la Clause
et la Politique?

R9. La principale différence entre la Clause et la Politique,
réside dans le fait que la clause est intégrée
directement dans les demandes de propositions (DDP) afin de faire
savoir aux fournisseurs que TPSGC s'attend à ce que les
fournisseurs respectent leurs obligations contractuelles, et qu'il
prendra, au besoin, des mesures à l'égard de ceux
dont le rendement est insatisfaisant.

En vertu de cette clause, on peut rejeter la soumission d'un fournisseur
dans les cas où son rendement dans le cadre d'autres marchés,
notamment son efficacité et la qualité d'exécution
de ses travaux ainsi que la mesure dans laquelle le soumissionnaire
a exécuté les travaux conformément aux clauses
et conditions contractuelles, est suffisamment médiocre
pour porter atteinte au succès de l'achèvement du
marché afférent.

La politique constitue un cadre qui permettra à TPSGC d'évaluer
le rendement des fournisseurs et, dans les cas utiles, de prendre
des mesures àl'endroit de ceux dont le rendement est insatisfaisant.
Ces mesures peuvent se présenter sous la forme d'une radiation
ou d'une suspension interdisant de faire affaire avec TPSGC, ou
encore de conditions imposées aux marchés conclus
avec TPSGC.

Q10. Cette politique et cette clause sont-elles le reflet
de la nouvelle attitude de fermeté adoptée par
le gouvernement fédéral à l'égard
des fournisseurs?

A10. Nous avons toujours été capables de prendre
des mesures correctives, mesures pouvant aller jusqu'à la
résiliation du contrat, lorsqu'un fournisseur ne respectait
pas ses obligations contractuelles, et nous continuerons de recourir à ces
mesures, au besoin, et selon les circonstances particulières
de chaque contrat. La Politique et la Clause sur le rendement des
fournisseurs permettent d'actualiser la politique antérieure,
en l'harmonisant avec l'environnement actuel des achats, qui fait
davantage appel à des pratiques d'invitation à soumissionner
et aux nouveaux accords commerciaux.

Q11. Quand la politique et la clause entreront-elles en
vigueur?

R11. Le 1^er septembre 1996.

Q12. Est-ce que la Politique et la Clause seront utilisées
par tous les secteurs de TPSGC?

R12. Non. La Politique et la Clause seront mises en application
par l'administration centrale et les bureaux régionaux de
la Direction générale du service des approvisionnements.
Elles viennent s'ajouter au Système d'évaluation
du rendement des entrepreneurs actuellement utilisé par
le groupe des services immobiliers de TPSGC chargeé des
marchés de services de construction et d'architecture et
de génie. La politique ne s'appliquera pas aux trois organismes
de service spéciaux, à savoir, Conseils et Vérification
Canada, le Bureau de la traduction et le Groupe Communication Canada.

Q13. Quel est le rapport entre la Politique et la Clause
et le système actuel d'évaluation du rendement
(Système d'évaluation du rendement des entrepreneurs)
dans les cas des services de construction et d'architecture et
de génie?

R13. Le sytème d'évaluation actuel utilisé dans
les cas des services de construction et d'architecture et de génie
(Système d'évaluation du rendement des entrepreneurs
(SERE) ) demeurera en place. Le SERE illustre le type de programme
d'évaluation du rendement pour les produits et services
spécifiques fournis en vertu de la Politique sur le rendement
des fournisseurs. Cette politique constitue un cadre général
qui permet de prendre des décisions en ce qui concerne le
rendement des fournisseurs tandis que le SERE est un système
complet d'évaluation du rendement, qui comprend des lignes
directrices sur les cotes de rendement, que l'on retrouve dans
le formulaire du rapport d'évaluation du rendement des entrepreneurs
et qui est lié à des mesures spécifiques.
Le SERE est un des exemples de systèmes d'évaluation
du rendement que l'on peut mettre au point pour les produits et
services spécifiques en vertu de la Politique sur le rendement
des fournisseurs.

Q14. La Politique et la Clause viennent-elles se substituer
aux autres possibilités de recours déjà prévues
dans les contrats?

R14. Non. La Politique et la Clause viennent s'ajouter aux autres
possibilités de recours dont on peut se prévaloir
dans le cas des fournisseurs qui ne respectent pas leurs obligations
contractuelles. Nous avons toujours été capables
de prendre des mesures correctives, mesures pouvant aller jusqu'à la
résiliation du contrat, lorsque des fournisseurs ne respectaient
pas leurs obligations contractuelles, et nous allons continuer
de recourir à ces mesures, au besoin, et selon les circonstances
particulières de chaque contrat. La Politique et la Clause
sur le rendement des fournisseurs permettent d'empêcher que
des problèmes se produisent ultérieurement avec les
fournisseurs dont le rendement a été jugé insatisfaisant
par le passé.

Q15. TPSGC prendra-t-il des mesures à l'égard
des fournisseurs dont le rendement a été jugé insatisfaisant
avant l'entrée en vigueur de la politique et de la clause?

R15. Nous avons toujours été capables de prendre
des mesures correctives, mesures pouvant aller jusqu'à la
résiliation du contrat, lorsque des fournisseurs ne respectaient
pas leurs obligations contractuelles, et nous allons continuer
de recourir à ces mesures, au besoin, et selon les circonstances
particulières de chaque contrat. La Politique et la Clause
sur le rendement des fournisseurs permettent d'actualiser la politique
antérieure, en l'harmonisant avec l'environnement actuel
des achats, qui fait davantage appel à des pratiques d'invitation
ouverte à soumissionner et aux nouveaux accords commerciaux.

En appliquant cette nouvelle politique, TPSGC continuera de tenir
compte du rendement antérieur du fournisseur.

Q16. Est-ce que TPSGC a l'intention d'appliquer immédiatement
des mesures àl'endroit d'un fournisseur en particulier?

R16. Non. Néanmoins, TPSGC continuera de tenir compte de
l'ensemble du rendement des fournisseurs et il utilisera cette
information pour prendre des décisions concernant les fournisseurs
qui ne s'acquittent pas de leurs obligations contractuelles.

Q17. Comment le Ministère traitera-t-il les compagnies
qui changent leur nom pour éviter d'être assujetties à des
mesures correctives?

R17. Il est possible qu'en changeant son nom, une compagnie puisse
s'éviter des mesures correctives temporairement. Néanmoins,
les spécialistes de TPSGC ont une connaissance telle de
leur domaine que cela ne pourrait se produire très fréquemment.
De plus, une des dispositions de la politique, qui stipule que
les employés d'une compagnie sont passibles de mesures correctives,
réduit en fait cette possibilité.

APPLICATION DES MESURES

Q18. Quelles sont les circonstances pouvant donner lieu à la
mise en application des mesures prévues dans la politique
et dans la clause?

R18. La mise en application des mesures prévues dans la
Politique sur le rendement des fournisseurs et dans la Clause sur
le rendement des fournisseurs pourrait être envisagée
dans les circonstances suivantes :

1. Lorsque le rendement d'un fournisseur laisse à désirer,
un agent de negociation des contrats peut, afin d'éviter
d'autres problèmes, recommander à son directeur général
ou à son directeur général régional
que des mesures prévues dans la politique ou dans la clause
soient appliquées au fournisseur en question.

2. Lorsqu'un secteur ou une région de TPSGC, qui est responsable
des approvisionnements, a adopté des normes générales
ou liées à certains types de produits et qu'un problème
ou un certain nombre de problèmes sont observés,
ou que l'évaluation d'un produit est inférieure à la
cote requise, l'application des mesures prévues dans la
Politique sur le rendement des fournisseurs ou la Clause sur le
rendement des fournisseurs peut être envisagée.

Afin de déterminer si un fournisseur doit être soumis à l'application
des mesures prévues dans la politique et dans la clause,
le secteur ou la région doit :

1. examiner intégralement les dossiers de chacun des contrats
   et revoir le dossier du fournisseur en général;
2. prévenir les autres secteurs ou régions et consulter
   ceux ou celles qui s'intéressent en particulier à la
   question;
3. consulter les autres ministères qui s'intéressent
   en particulier à la question, à titre d'acheteurs
   importants des produits ou des services du fournisseur ou à titre d'auteurs des plaintes.

Les secteurs et régions de TPSGC doivent également
consulter les Services juridiques afin d'obtenir des renseignements
sur les éléments de preuve qu'il faut réunir
et sur le processus qu'il convient d'utiliser par souci de justice, àla lumière de toutes les circonstances en cause.

Si l'enquête indique que des mesures doivent être
appliquées, le secteur ou la région doit en informer
le fournisseur et lui donner une occasion raisonnable, y compris
un délai raisonnable, de réagir.

Aux termes de la Politique sur le rendement des fournisseurs,
ce qui constitue, pour un fournisseur, une possibilité et
un délai raisonnables de réagir dépend de
la nature des allégations portées contre lui, des
preuves recueillies, de l'urgence de la situation et de la sévérité des mesures qu'il est proposé de prendre à son endroit.

Dans le cas de la Clause sur le rendement des fournisseurs, le
fournisseur dispose d'un délai de dix jours pour faire des
démarches avant que TPSGC ne prenne sa décision finale
concernant le rejet de la proposition. Pendant que le processus
d'évaluation des soumissions se poursuit, on n'attribue
aucun marché tant qu'on n'a pas apporté de solution à la plainte.

Ainsi, tant la politique que la clause offrent au fournisseur
la possibilité de répondre aux allégations
qui sont portées contre lui et d'interrompre le processus,
le cas échéant.

Toutes les étapes de l'enquête doivent être
consignées dans le dossier du fournisseur dans le SGIF,
sous forme de commentaires.

Lorsque l'enquête est terminée, le directeur général ou le directeur général régional décide
de l'opportunité d'appliquer ou non les mesures prévues
dans la politique ou dans la clause, à la lumière
des conclusions du rapport d'enquête, et détermine
le type de mesure qui protégerait davantage le gouvernement
contre tout autre problème avec le fournisseur.

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale
du service des approvisionnements (SMA/DGSA) examine toutes les
recommandations concernant l'application d'une mesure et peut décider
de modifier la décision prise. S'il a l'intention d'appliquer
une mesure plus sévère, il doit en informer le fournisseur
et lui donner une possibilité raisonnable de réagir à ce changement.

Q19. Comment le fournisseur sera-t-il informé des
mesures qui seront prises à son endroit?

R19. Au moment où une mesure est prise à l'égard
d'un fournisseur, on lui fait connaître par écrit
les motifs et les conséquences de sa mise en application.
Cet avis précise la durée de la mesure et toutes
les conditions à respecter pour être rétabli
comme fournisseur.

Q20. Pourquoi la Politique et la Clause sur le rendement
des fournisseurs attribuent-elles aux DG et aux DGR le pouvoir
de mise en application des mesures?

R20. Ces pouvoirs sont conférés aux directeurs généraux et aux directeurs généraux régionaux parce
que ces cadres ont accès à toute l'information pertinente
fournie par les agents de négociation des contrats et par
le fournisseur.

En outre, en attribuant ce pouvoir à un niveau supérieur,
on tient compte de l'importance de la décision de prendre
des mesures en vertu de la Politique ou de la Clause sur le rendement
des fournisseurs.

Le SMA/DGSA examine toutes les recommandations concernant l'application
d'une mesure et peut décider de modifier la décision
prise. S'il a l'intention d'appliquer une mesure plus sévère, il doit en informer le fournisseur et lui donner une occasion raisonnable
de réagir à ce changement. Le rôle de supervision
dévolu au SMA/DGSA assurera l'application uniforme de la
politique et de la clause dans l'ensemble du Portefeuille des approvisionnements.

Q21. Cela n'a-t-il pas pour effet de confier un pouvoir
exceptionnel à des hauts fonctionnaires, ce qui crée
une possibilité d'abus?

R21. Le pouvoir discrétionnaire permettant d'appliquer
les mesures prévues dans la politique ou dans la clause
sera exercé de façon juste et raisonnable, et ne
sera lié qu'au rendement du fournisseur dans le cadre d'un
contrat. Aux termes de la Politique sur le rendement des fournisseurs,
des mesures ne peuvent être prises que si un entrepreneur
n'a pas respecté ses obligations contractuelles. La politique
constitue donc en soi une norme objective d'évaluation.

Il faut préciser que la recommandation de prendre une mesure
ne sera pas mise en application tant qu'il n'y aura pas eu d'enquête approfondie et que le fournisseur n'aura pas eu une occasion raisonnable,
y compris un délai raisonnable, d'exprimer son point de
vue au sujet des problèmes qu'on lui reproche.

Q22. Sera-t-il possible de recourir à la Politique
sur le rendement des fournisseurs ou à la Clause sur le
rendement des fournisseurs pour « punir » les
entreprises qui n'ont pas la faveur des milieux politiques?

R22. Absolument pas. Le pouvoir discrétionnaire permettant
d'appliquer les mesures prévues dans la politique et dans
la clause sera exercé de façon juste et raisonnable,
et ne sera lié qu'au rendement du fournisseur dans le cadre
d'un contrat. Les mesures prévues dans la Politique sur
le rendement des fournisseurs ne peuvent être prises que
si un entrepreneur n'a pas respecté ses obligations contractuelles. La politique constitue donc en soi une norme objective d'évaluation.

Il faut préciser que la recommandation de prendre des mesures
ne sera pas appliquée tant qu'il n'y aura pas eu d'enquête
approfondie et que le fournisseur n'aura pas eu l'occasion raisonnable,
y compris un délai raisonnable, d'exprimer son point de
vue au sujet des problèmes allégués.

Q23. Quels sont les contrôles en vigueur et les
moyens de recours qui s'offrent aux fournisseurs pour en appeler
des mesures imposées en vertu de la politique et du rejet
d'une soumission en vertu de la clause?

R23. En vertu de la politique, le SMA/DGSA examine toutes les
décisions concernant l'application d'une mesure et peut
décider de modifier la décision prise. S'il a l'intention
d'appliquer une mesure plus sévère, il doit en informer
le fournisseur et lui donner une occasion raisonnable de réagir à ce changement. La fonction d'examen du SMA/DGSA assurera l'application
uniforme de la politique et de la clause dans l'ensemble du Portefeuille
des approvisionnements.

En vertu de la Clause, un fournisseur peut demander au SMA/DGSA
de revoir la décision de rejeter sa soumission. Le SMA/DGSA
peut exiger de remanier le processus d'évaluation des soumissions
et d'attribution du marché pour prévoir un délai
permettant de réviser la décision. À la fin
de la révision, on fait connaître les résultats
par écrit au soumissionnaire.

Q24. Pourquoi la Politique et la Clause sur le rendement
des fournisseurs ne prévoit-elle pas de processus de décision ou d'appel indépendant à l'intention des fournisseurs?

R24. La Politique et la Clause ne prévoient pas de processus
de décision ou d'appel indépendant pour les fournisseurs,
puisque la responsabilité qui consiste à établir
les fournisseurs fiables est indispensable à la fonction
de la ministre de TPSGC, à titre d'acheteur professionnel
pour le gouvernement. La délégation de cette fonction à un
tiers indépendant serait donc incompatible avec les responsabilités
attribuées à la ministre par le Parlement et déléguées
ensuite par cette dernière aux responsables des achats de
TPSGC.

Q25. Pourrait-il y avoir des cas où des mesures
seraient prises, en vertu de la Politique ou de la Clause sur
le rendement des fournisseurs, sans que le fournisseur ait l'occasion
de réagir aux allégations?

R25. Dans les cas où un problème serait particulièrement
grave et serait lié à la négligence ou à une
inconduite délibérée, ou encore entraînerait
des répercussions pour la santé ou la sécurité,
le sous-ministre adjoint de la Direction générale
du service des approvisionnements pourrait imposer une suspension
immédiate, sur les conseils d'un directeur général
ou d'un directeur général régional, avant
qu'on effectue une enquête approfondie. La suspension continuerait
de produire ses effets jusqu'à ce que des mesures aient été adoptées
afin d'éliminer tous les risques inadmissibles pour l'État.

En pareils cas, on informerait aussitôt le fournisseur et
on lui accorderait la même possibilité de réagir
que si les mesures prévues avaient été appliquées
selon la Politique sur le rendement des fournisseurs.

Q26. Comment les mesures prévues seront-elles mises à exécution?

R26. Les soumissions présentées par les fournisseurs
dont le privilège de faire affaire avec TPSGC a été annulé à la
suite d'une radiation ou d'une suspension ne seront pas évaluées.
Ne seront pas évaluées non plus, les soumissions
présentées par des fournisseurs qui ne respectent
pas les conditions particulières qui leur ont été imposées.

De plus, des mesures seront prises pour que les fournisseurs radiés
ou suspendus ne puissent plus participer aux offres à commandes
les concernant ou soient rayés des listes de fournisseurs.

Q27. Comment les agents des achats sauront-ils que des
mesures prévues dans la Politique et la Clause sur le
rendement des fournisseurs ont été appliquées àun fournisseur?

R27. Quand un agent des achats consulte le dossier d'un fournisseur
dans le SGIF, le système affiche clairement un avis pour
faire savoir qu'une mesure a été prise à son
endroit. L'agent peut alors interroger le SGIF pour connaître
les détails de la mesure. Le SGIF ne met pas la mesure à exécution.
C'est l'agent de négociation des contrats qui est chargé de
la mettre à exécution.

Il sera possible d'utiliser le système pour connaître
les cas où un marché a été attribué à un
fournisseur malgré le fait que des mesures ont été prises àson
endroit. On pourra utiliser la fonction des commentaires du système
afin d'enregistrer la raison pour laquelle on a fait une exception.
On pourra surveiller ces commentaires et interroger le système
de la même façon qu'on le fait dans le cadre du Programme
des contrats fédéraux (pour l'équité en
matière d'emploi).

Q28. Qui est chargé de saisir l'information relative
aux mesures prises à l'endroit des fournisseurs?

R28. L'information relative à l'application des mesures
prévues dans la politique et la clause ne pourra être
enregistrée dans le SGIF que par l'employé de la
Direction des systèmes des approvisionnements chargé d'exécuter
ce travail. Cependant, tous les utilisateurs de l'Environnement
automatisé pour les acheteurs auront accès à cette
information. La Direction des systèmes des approvisionnements
sera chargée de veiller à ce que les renseignements
soient à jour, et devra notamment retirer les avis lorsque
la période d'application des mesures sera expirée.

Aucune autre personne ne pourra saisir ou modifier l'information.
Cette restriction est nécessaire, étant donné l'importance
des conséquences de l'application de ces mesures et la nécessité d'éviter
que des erreurs se produisent dans l'enregistrement des données.

Q29. Les fournisseurs assujettis à des mesures
en vertu de la Politique ou de la Clause sur le rendement des
fournisseurs pourront-ils participer à la soumission d'un
autre fournisseur à titre de sous-traitants?

R29. En vertu de la Politique ou de la Clause, l'État peut
rejeter une soumission lorsqu'un sous-traitant ou un employé participant à la
soumission est assujetti à des mesures dans le cadre de
la Politique ou de la Clause.

Q30. Comment les fournisseurs sauront-ils que d'autres
fournisseurs sont soumis à des mesures en vertu de la
Politique ou de la Clause?

R30. TPSGC fera connaître aux fournisseurs les autres fournisseurs
qui sont soumis à des mesures, en publiant leurs noms dans
le Service des invitations ouvertes à soumissionner et dans
le bulletin Marchés publics, ainsi que les détails
de la mesure, mais non les raisons qui la justifient. Cet avis
sera publié tant que la mesure sera en vigueur. Ainsi, les
fournisseurs pourront éviter de faire participer d'autres
fournisseurs soumis à des mesures, à titre de sous-traitants
ou d'employés dans leurs soumissions et propositions.

Q31. Est-il conforme à la loi de publier les noms
des fournisseurs de cette façon?

R31. Oui. Cette fonction est conforme aux responsabilités
de TPSGC, telles qu'elles lui ont été confiées
par le Parlement, à titre d'organisme principal des achats
du gouvernement fédéral. En publiant les noms des
fournisseurs de cette façon, on permet aux fournisseurs
d'éviter de faire participer d'autres fournisseurs soumis à des
mesures à titre de sous-traitants ou d'employés dans
leurs soumissions et propositions. À ce titre, cet avis
permettra aux fournisseurs fiables de protéger la recevabilité de
leurs soumissions.

Q32. TPSGC avisera-t-il un fournisseur lorsque la période
de mise en application d'une mesure prend fin?

R32. Oui. Lorsque la période de mise en application d'une
mesure prend fin, le secteur ou le bureau régional qui en
avait fait la demande avisera rapidement le fournisseur.

Q33. Peut-on s'inspirer de la Politique ou de la Clause
pour appliquer des mesures à des fournisseurs qui contreviennent à la loi?

R33. Les Clauses et conditions uniformisées utilisées à l'heure
actuelle dans les marchés attribués par la DGSA obligent
les entrepreneurs principaux et leurs sous-traitants à respecter
les lois pertinentes.

Cette Politique et cette Clause appuieront les Clauses et conditions
uniformisées, en permettant à TPSGC d'enregistrer
dans le SGIF l'information sur les problèmes provoqués
par les entrepreneurs ou les sous-traitants qui contreviennent
aux lois pertinentes, qu'il s'agisse des lois du travail, du droit
pénal ou d'autres formes de loi. Lorsque son rendement est
suffisamment médiocre, par exemple en cas de facturation
frauduleuse, de discrimination et d'élimination, dans un
aqueduc, de produits chimiques toxiques provenant d'un chantier,
le fournisseur pourrait être soumis à des mesures
dans le cadre de la Politique ou de la Clause.

Le sérieux avec lequel TPSGC traiterait une contravention à une
loi par un fournisseur en vertu d'un contrat avec la DGSA dépendrait
des circonstances du cas. Dans les cas justifiés, par exemple
si un entrepreneur principal refuse de prendre des mesures malgré le
congédiement d'un sous-traitant par un autre sous-traitant
pour des motifs discriminatoires, le refus d'un entrepreneur de
sévir en cas de voies de fait d'un de ses employés à l'endroit
d'un particulier sur un chantier, le vol de biens de l'État
(ordinateur personnel ou de bureau) par un entrepreneur, et ainsi
de suite, on pourrait faire appel àdes mesures contractuelles,
y compris la résiliation du marché.

Outre les recours contractuels et selon les circonstances du cas
et l'ensemble du dossier du fournisseur, TPSGC pourrait, en vertu
de la Politique ou de la Clause, appliquer des mesures comme la
radiation au titre de marchés ultérieurs. En vertu
de la Clause sur le rendement des fournisseurs, un fournisseur
pourrait se voir interdire le droit de déposer une soumission
dans le cadre d'un marché en particulier, pour des contraventions à la
loi comme la fraude, le versement de pots de vin ou le non-respect
d'une loi protégeant les personnes contre toute forme de
discrimination.

Dans les cas moins graves, les mesures adoptées pourraient
consister àajouter des observations dans le SGIF au sujet
de problèmes provoqués par des fournisseurs qui ne
respectent pas les lois pertinentes. Si les problèmes se
reproduisent, on tiendra compte de ces observations pour décider
s'il faut recourir à des mesures plus sévères.

COÛTS POUR LES CONTRIBUABLES

Q34. Quels sont les coûts, pour les contribuables,
de l'administration à TPSGC de la Politique et de la Clause
sur le rendement des fournisseurs?

R34. On n'affectera pas de ressources supplémentaires à l'exécution
des tâches nécessaires à l'administration de
la Politique et de la Clause sur le rendement des fournisseurs, étant
donné que le surcroît de travail prévu sera
minime.

À plus long terme, cette politique et cette clause devraient
permettre au gouvernement de réaliser des économies
en évitant les problèmes avec les fournisseurs, ce
qui permettra de veiller à ce que les contribuables reçoivent
la juste contrepartie des fonds qu'ils versent. La politique et
la clause pourraient même, ultimement, réduire les
frais d'administration des marchés en ce qui a trait à la
correction des problèmes provoqués par le rendement
insatisfaisant des fournisseurs.

NON-APPLICATION DE LA POLITIQUE ET DE LA CLAUSE PAR LES AUTRES
MINISTÈRES

Q35. La Politique et la Clause sur le rendement des fournisseurs visent-elles les opérations d'achat réalisées
par d'autres ministères et organismes?

R35. Non. La Politique et la Clause sur le rendement des fournisseurs
ne visent que les fournisseurs qui font affaire avec le Service
des approvisionnements de TPSGC, et non ceux qui font affaire directement
avec d'autres ministères et organismes. Cela signifie qu'elles
s'appliquent à environ 60 p. 100 des achats du gouvernement
fédéral. Les autres ministères auront accès
aux données de TPSGC sur le rendement des fournisseurs.

Q36. Dans les cas où TPSGC a pris des mesures pour
ne plus faire affaire avec certains fournisseurs dont le rendement
est insatisfaisant, le gouvernement n'est-il pas inconséquent
avec lui-même et ne prend-il pas des risques avec l'argent
des contribuables en laissant les autres ministères continuer
de faire affaire avec ces mêmes fournisseurs?

R36. Non. TPSGC est un chef de file dans ce domaine. Nous croyons
que, après la mise en application de la Politique et de
la Clause, les autres ministères et organismes fédéraux examineront peut-être la possibilité de prendre des
mesures semblables pour leurs propres approvisionnements. De plus,
nous mettons cette information à la disposition des autres
ministères et organismes, qui effectuent le reste des achats
gouvernementaux, soit 40 %.

Q37. D'autres ministères ou organismes fédéraux
appliquent-ils des politiques ou des clauses semblables?

R37. TPSGC ne sait pas si d'autres ministères ou organismes
fédéraux utilisent des politiques ou des clauses
semblables.

RESPECT DES POLITIQUES DU CONSEIL DU TRÉSOR ET DES ACCORDS
COMMERCIAUX

Q38. La Politique du Conseil du Trésor autorise-t-elle
la mise en application de la Politique sur le rendement des fournisseurs
et de la Clause sur le rendement des fournisseurs?

R38. Oui. Selon la Politique des marchés du Conseil du
Trésor, les activités d'approvisionnement doivent être
réalisées avec prudence et probité. Ainsi,
TPSGC a l'obligation de s'assurer qu'il traite avec des fournisseurs
fiables. La Politique sur le rendement des fournisseurs et la Clause
sur le rendement des fournisseurs permettent à TPSGC de
prendre des mesures à l'endroit des fournisseurs dont le
rendement est insatisfaisant.

Q39. Est-ce que la Politique et la Clause sur le rendement
des fournisseurs respectent l'Accord de libre-échange
nord-américain?

R39. Oui, la Politique respecte tous les accords commerciaux signés
par le Canada. En vertu de cette politique, les fournisseurs canadiens
et étrangers sont traités sur un pied d'égalité.

AVIS AUX FOURNISSEURS AU SUJET DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE
ET DE LA CLAUSE

Q40. De quelle manière TPSGC prévoit-il
de faire connaître aux fournisseurs la mise en application
de la Politique et de la Clause sur le rendement des fournisseurs?

R40. Pour faire connaître aux fournisseurs la mise en application
de la Politique sur le rendement des fournisseurs et de la Clause
sur le rendement des fournisseurs, on diffusera un communiqué de
presse parmi les principaux médias. De plus, une fiche d'information
sur la politique et la clause sera remise pendant les séminaires
organisés à l'intention des fournisseurs. Elle fera
partie de trousses d'information et elle sera diffusée dans
le Service des invitations ouvertes à soumissionner (SIOS)
et sur le site Internet de TPSGC. On pourra également se
la procurer aux bureaux du Centre de service aux entreprises Canada
et aux bureaux des principales associations industrielles.

Par ailleurs, comme les agents de négociation des contrats
de TPSGC communiquent régulièrement avec les fournisseurs,
ils pourront fournir à ces derniers de l'information sur
la politique et la clause. Finalement, on distribuera une série
de questions et réponses aux agents de négociation
des contrats pour les aider à répondre aux questions
des fournisseurs.

RÔLE DES AUTRES MINISTÈRES

Q41. Quel rôle les clients joueront-ils pour faire
de la Politique et de la Clause sur le rendement des fournisseurs
un outil efficace dans le cas des fournisseurs causant des problèmes?

R41. L'efficacité de la Politique et de la Clause sur le
rendement des fournisseurs dépendra du concours apporté par
le client. Les clients peuvent permettre de faire de cette politique
et de cette clause un outil efficace dans le cas des fournisseurs
dont le rendement est insatisfaisant, en signalant sans délai àTPSGC
les problèmes qu'ils éprouvent avec ces fournisseurs.
Plus l'information fournie par les clients est complète
et exacte, plus TPSGC pourra prendre des mesures efficaces dans
le cadre de la Politique et de la Clause sur le rendement des fournisseurs.

Q42. Sera-t-il possible de prendre des mesures à l'endroit
d'un fournisseur en vertu de la Politique ou de la Clause à la
suite d'une plainte unique adressée par un ministère
client?

R42. Il est peu probable que des mesures soient appliquées à cause d'une seule plainte ou d'un problème unique au sujet d'un fournisseur. Cela ne se produirait que si le problème est extrêmement grave ou est attribuable à la malhonnêteté du fournisseur ou à une fraude de sa part.

Généralement, on tient compte de toutes sortes de
facteurs, notamment l'ensemble du dossier du fournisseur. Il convient
de préciser que la recommandation de prendre des mesures
aux termes de la Politique ou de la Clause ne serait pas appliquée
tant qu'il n'y aurait pas eu d'enquête complète et
que le fournisseur n'aurait pas eu l'occasion et un délai
raisonnables pour réagir aux problèmes allégués.

Q43. TPSGC fera-t-il connaître aux autres ministères
les cas où des mesures ont été prises à l'endroit
d'un fournisseur en vertu de la Politique ou de la Clause?

R43. Les clients qui font massivement appel aux produits ou aux
services d'un fournisseur seront consultés au cours du processus
d'application des mesures, avant que ces mesures soient prises.
Selon la nature des mesures appliquées, on leur fera généralement
connaître les cas où des mesures sont appliquées
aux termes de la Politique ou de la Clause.

Le ministère qui propose de faire appel à un fournisseur
unique à l'endroit duquel une mesure a été appliquée sera mis au courant de cette mesure et de la raison qui l'a motivée.
Les agents de négociation des contrats de TPSGC collaboreront
aussi avec le client pour mettre au point une solution de rechange
ou appliquer une dérogation afin de permettre de répondre
aux besoins d'achat, en prenant les précautions voulues
pour protéger les intérêts de l'État.

PRINCIPES

Q44. Quels sont les principes qui sous-tendent la Politique et la Clause sur le rendement des fournisseurs?

R44. La politique est fondée sur quatre principes :

1. TPSGC a le pouvoir et le devoir de prendre des mesures raisonnables
   pour s'assurer que ses entrepreneurs s'acquittent de leurs obligations.
2. En général, TPSGC a autant le droit que tout
   autre acheteur sur le marché d'évaluer le rendement
   d'un fournisseur. Il peut aussi prendre des mesures pour éviter
   que de tels problèmes se répètent en appuyant
   ses décisions sur le rendement antérieur du fournisseur.
3. Le pouvoir discrétionnaire de prendre les mesures voulues
   doit être exercé de façon juste et raisonnable,
   dans le respect de la politique.
4. Toute mesure prise doit correspondre à la nature et à la gravité du problème auquel elle s'applique.

TYPES DE MESURES

Q45. Quel type de mesures pourrait-on prendre à l'endroit des fournisseurs?

R45. Les mesures que préconise la Politique sur le rendement
des fournisseurs peuvent prendre la forme de conditions imposées
au fournisseur au moment où il fait affaire avec TPSGC ou
d'une radiation ou d'une suspension interdisant de faire affaire
avec TPSGC, que ce soit en totalité ou en partie.

En vertu de la Clause sur le rendement des fournisseurs, qui fera
partie de toutes les demandes de propositions émises par
le Service des approvisionnements de TPSGC, le Ministère
a le pouvoir de rejeter les soumissions présentées
par des fournisseurs lorsqu'il détient la preuve de leur
rendement insuffisant ou de leurs activités criminelles.

De plus, les fournisseurs pourraient être sujets à une
période de probation lorsque l'application de la mesure
prend fin. Dans ce cas, si le rendement insatisfaisant se répète,
on continuera à appliquer la mesure, ou on prendra une autre
mesure.

Q46. Qu'est-ce que la radiation?

R46. La radiation est le refus de TPSGC de faire affaire avec
un fournisseur pour une période déterminée,
qui ne dépasse généralement pas trois ans.
TPSGC appliquera cette mesure dans les cas de problèmes à caractère
criminel ou lorsque le rendement d'un entrepreneur est insatisfaisant
et dénote un manque de bonne foi de sa part dans l'exécution
des diverses parties du contrat. La durée de la radiation
devrait correspondre à la gravité du problème.

Q47. Qu'est-ce que la suspension?

R47. On entend par suspension le refus de TPSGC de faire affaire
avec un fournisseur jusqu'à ce que le Ministère connaisse
les résultats d'une enquête sur des problèmes
graves ou multiples, ou que le fournisseur respecte certaines conditions
nécessaires à l'annulation de cette mesure, ou encore
qu'il corrige la situation.

On aura recours à la suspension dans les cas où il
serait très risqué de faire affaire avec un fournisseur
avant la réalisation d'une enquête ou avant qu'il
ne modifie son comportement, de crainte qu'il ne s'acquitte pas
de ses obligations contractuelles à l'avenir.

La suspension sera levée si l'enquête ne permet pas
de confirmer les allégations portées à l'endroit
du fournisseur. Dans le cas contraire, il faudra peut-être
prendre d'autres mesures.

Q48. Qu'est-ce qu'on entend par l'imposition de conditions
aux activités ultérieures avec TPSGC?

R48. Dans le cas où une mesure moins sévère
que le refus de faire affaire avec le fournisseur permettrait de
corriger le problème de rendement insatisfaisant, on pourrait
imposer des conditions aux fournisseurs intéressés à faire affaire avec TPSGC. Par exemple, on pourrait exiger que le fournisseur
dépose une certaine forme de garantie contractuelle.

On peut imposer des conditions à des fournisseurs pour
une durée précise ou jusqu'à ce que le fournisseur
respecte les exigences relatives à son rétablissement,
par exemple la correction d'un problème.

Q49. Comment TPSGC veillera-t-il à l'uniformité de
la mise en application des mesures parmi les différents
cas?

R49. Pour assurer l'uniformité de la mise en application
de la Politique et de la Clause dans l'ensemble du Portefeuille
des approvisionnements, le SMA/DGSA examinera toutes les décisions
visant le recours à l'une des mesures susmentionnées.

Q50. La Politique sur le rendement des fournisseurs permet-elle à TPSGC de prendre, à l'endroit d'un fournisseur, des mesures
qui ne visent qu'une filiale, qu'une zone géographique
ou qu'un secteur d'activité en particulier?

R50. Oui. Selon le problème, il est parfois justifié de
limiter la mise en application des mesures à une filiale,
une division géographique ou un secteur d'activité du
fournisseur en particulier. Cette limitation sera précisée
clairement au fournisseur. TPSGC pourrait continuer de lui attribuer
des marchés, sauf dans les secteurs ou les domaines visés
par la restriction. En outre, la mise en application d'une mesure
pourrait être limitée afin de permettre l'achat de
biens qui sont essentiels, rares ou soumis à la protection
d'un brevet.

Q51. Pourrait-il y avoir des cas où TPSGC continuerait
de faire affaire avec un fournisseur, malgré la mise en
application de l'une des mesures prévues par la politique?

R51. Oui. Malgré la mise en application de l'une des mesures
prévues par la politique, il pourrait y avoir des raisons
impérieuses de continuer de faire affaire avec un fournisseur,
dans les cas où : il offre des compétences uniques;
il y a urgence; il faut répondre à des impératifs
de sécurité nationale.

Dans ces cas, on précisera au fournisseur les conditions et les pouvoirs permettant de déroger à la mesure.

En outre, la Politique sur le rendement des fournisseurs permet à TPSGC
de limiter la mise en application d'une mesure à une filiale, à une
région géographique ou à un secteur d'activité en
particulier. On pourrait faire appel à ces limitations pour
permettre d'acheter des biens qui sont essentiels, rares ou soumis à des
droits de brevet.

Q52. Aux termes de la Politique et de la Clause sur le
rendement des fournisseurs, qu'est-ce qui constitue un rendement
insatisfaisant de la part des fournisseurs?

R52. Aux termes de la Politique et de la Clause sur le rendement
des fournisseurs, on entend par rendement insatisfaisant tout ce
qui empêche le fournisseur d'exécuter parfaitement
le marché. Cela comprend, sans en exclure d'autres, les
exemples suivants : un manquement; un retard de livraison;
un service sous garantie insuffisant; le non-respect du contrat
en fonction du devis descriptif; des pratiques, qu'elles soient
ou non délibérément frauduleuses, par exemple
une substitution sans autorisation, la facturation de services
non rendus, la majoration de factures et le sous-dénombrement
d'articles.

Les actes ou les omissions particuliers constituant un rendement
insatisfaisant varient souvent. Une question banale dans une opération
d'achat pourrait être décisive dans une autre. Voilà pourquoi
la Politique sur le rendement des fournisseurs ne définit
pas de normes sur le rendement. Ces normes doivent être établies
par les secteurs de TPSGC qui s'occupent des domaines d'activité visés.

Bien qu'on puisse noter les cas moins importants où le
rendement est insatisfaisant, on ne prendrait normalement des mesures à l'endroit
d'un fournisseur que dans les cas importants de rendement médiocre
dans le cadre d'un marché ou lorsque les problèmes
de rendement sont chroniques.

CONSIGNATION DES PROBLÈMES

Q53. Que doit faire l'agent des achats de TPSGC quand
des problèmes se produisent avec un fournisseur?

R53. Dès le premier signe de difficultés, par exemple
un retard de livraison ou une plainte d'un client, il faut se mettre
en rapport avec le fournisseur. Dans les cas pertinents, il convient
de donner au fournisseur l'occasion d'expliquer sa version des
faits et de proposer des mesures correctives.

La Politique sur le rendement des fournisseurs appuie les mesures
d'exécution du contrat, mais elle ne les remplace pas. Les
agents de négociation des contrats appliqueront les mesures
correctives que stipule le marché et recommanderont en outre
l'application d'autres mesures àl'endroit du fournisseur,
conformément au contrat.

Les secteurs et les régions peuvent donner pour consigne
aux agents de négociation des contrats de dire expressément
au fournisseur qu'on pourra éventuellement recourir à des
mesures si le même genre de problème se reproduit
ou que le problème est particulièrement grave.

Il faut consigner ces cas et ces mesures dans le SGIF ou, s'il
n'est pas possible de le faire, dans le dossier de l'entrepreneur
ou du fournisseur.

Q54. Que doit faire l'agent des achats de TPSGC si le
problème persiste?

R54. L'agent de négociation des contrats de TPSGC note
au dossier de contrat les problèmes chroniques de rendement
insatisfaisant. Il inclut la documentation à l'appui de
ses observations; sinon, il précise où elle se trouve
ou qui peut la fournir.

Le directeur a la responsabilité de noter la description
du problème, en précisant le numéro du contrat,
l'objet de ce contrat et la nature du problème constaté,
sous la forme de commentaires dans le dossier du fournisseur dans
le Système de gestion de l'information sur les fournisseurs
(SGIF). Ces commentaires seront assortis d'un code et d'une description,
pour les besoins de la recherche.

Il faut se rappeler que, pour permettre à TPSGC de prendre
des mesures en vertu de la Politique ou de la Clause à partir
de l'information sur ces fournisseurs, les renseignements devront être
complets et exacts. Cette remarque s'applique également à l'information
que donnent les agents des achats de TPSGC et les autres ministères.

Il faut signaler au fournisseur tous les problèmes au fur
et à mesure qu'on les consigne dans le SGIF, ou dans le
dossier du contrat ou du fournisseur, et lui faire savoir que TPSGC
tiendra compte de son rendement antérieur dans ses relations
commerciales ultérieures avec lui.

Q55. Certains directeurs des achats n'auront peut-être
pas accès au SGIF. De quelle façon noteront-ils
l'information sur les fournisseurs dont le rendement est insatisfaisant?

R55. À titre provisoire, les directeurs des achats qui
n'auront peut-être pas accès au SGIF pourront continuer
de noter, dans les dossiers des fournisseurs et des contrats, l'information
sur les fournisseurs dont le rendement est insatisfaisant.

Le SGIF devrait être déployé entièrement
d'ici à l'automne 1996.

Q56. Lorsqu'ils auront accès au SGIF, les directeurs
des achats devront-ils transférer dans le SGIF les données
des dossiers de contrat et de fournisseur sur les problèmes
causés par les fournisseurs?

R56. Chaque secteur ou région prendra ses propres décisions à cet égard.

Q57. Quel genre d'information sur les fournisseurs les
agents des achats doivent-ils consigner?

R57. En règle générale, la documentation
sur les fournisseurs causant des problèmes doit notamment
préciser la nature de la plainte, les circonstances afférentes et les mesures correctives prises, le cas échéant,
par le fournisseur. Il faut également noter le numéro
de dossier du contrat. Les directeurs se chargent d'enregistrer
les commentaires sur le rendement insatisfaisant.

Si un fournisseur offre un rendement exceptionnel, il faut aussi
le noter, puisque cela peut s'avérer utile pour faire l'évaluation
globale de son rendement dans l'éventualité où l'on
songe à prendre des mesures à son endroit, en vertu
de la Politique ou de la Clause.

Q58. Comment les agents des achats qui n'ont pas encore
accès au SGIF sauront-ils qu'une mesure a été prise à l'endroit
d'un fournisseur?

R58. Les agents des achats qui n'ont pas accès au SGIF
seront mis au courant de l'application des mesures prises aux termes
de la Politique et de la Clause sur le rendement des fournisseurs
par l'entremise des gestionnaires de réseaux locaux qui
diffuseront électroniquement les avis concernant les mesures
prises à l'endroit de certains fournisseurs.

Q59. Dans le cadre de leurs fonctions de consignation
des cas où un fournisseur offre un rendement insatisfaisant,
les agents des achats s'exposent-ils à des actions en
justice intentées par les fournisseurs?

R59. Selon la politique du Conseil du Trésor (Manuel du
CT : Gestion de l'information et gestion administrative, Matériel,
risques et services communs, partie 2 Gestion des risques, 2-2 Politique sur l'immunité accordée aux fonctionnaires de l'État,
et 2-6 Politique sur la prestation de services juridiques aux
fonctionnaires fédéraux), les fonctionnaires
qui sont poursuivis en justice ont droit à une aide juridique
et à une indemnisation lorsqu'ils ont agi honnêtement
et sans malveillance dans le cadre de leurs fonctions.

Cependant, les agents des achats qui n'agiraient pas correctement
seraient passibles de mesures disciplinaires, même s'ils
ont droit à une aide juridique ou à une indemnité.

IL NE S'AGIT PAS D'UN SYSTÈME D'ÉVALUATION
DU RENDEMENT

Q60. La Politique sur le rendement des fournisseurs constitue-t-elle un système d'évaluation du rendement?

R60. Cette politique n'évalue pas, en soi, le rendement;
sa souplesse permet aux secteurs et aux régions de mettre
au point des systèmes officiels de mesure du rendement en
fonction des produits ou des services offerts.

L'information enregistrée dans le SGIF sous forme de commentaires,
en vertu de la Politique sur le rendement des fournisseurs ou de
la Clause sur le rendement des fournisseurs, ne remplace pas les
données des systèmes de mesure du rendement mis en
œuvre dans les secteurs d'activité.

LIEN AVEC LE PROGRAMME DES CONTRATS FÉDÉRAUX
ET LES SANCTIONS AU TITRE DU COMMERCE INTERNATIONAL

Q61. La Politique sur le rendement des fournisseurs prévoit-elle des sanctions dans le cadre du Programme des contrats fédéraux (équité en matière d'emploi) et des sanctions au titre du commerce international?

R61. Non. Les sanctions relatives au Programme des contrats fédéraux et au commerce international débordent le cadre de la Politique
sur le rendement des fournisseurs. Toutefois, grâce à la
fonction des avis de sanction du SGIF, les acheteurs connaîtront
les entreprises auxquelles on a imposé des sanctions dans
le cadre du commerce international.

Bien qu'on puisse radier un fournisseur qui ne s'est pas acquitté de ses obligations dans le cadre du Programme des contrats fédéraux,
ce programme continuera de faire l'objet d'un processus distinct
de celui qu'on utilise dans le cadre de la Politique sur le rendement
des fournisseurs.