La présente publication vise à donner aux soumissionnaires intéressés des directives générales sur le processus de transmission des soumissions au Module de réception des soumissions (MRS) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans la région indiquée dans le document de la demande d’invitation à soumissionner par l’intermédiaire du service de Connexion de Postes Canada. Elle ne vise pas à fournir du soutien technique sur l’utilisation du produit. Pour obtenir des instructions sur votre rôle en tant qu’utilisateur du service Connexion, vous pouvez communiquer avec le soutien technique du service Connexion de Postes Canada et/ou consulter le Guide du fournisseur fourni par le Module de réception des soumissions lors de la demande d’ouverture d’une conversation tel que décrit ci-dessous.
Étape 1 - Aviser le MRS par courriel que vous prévoyez transmettre votre soumission par l’intermédiaire de Connexion dès que possible, et, au moins six jours ouvrables avant la date de clôture de la demande d’invitation à soumissionner (sollicitation), pour permettre la certitude d'une réponse.
Adresses courriels des différents bureaux régionaux du Module de réception des soumissions :
Région de la capitale nationale (RCN) : tpsgc.pareceptiondessoumissions-apbidreceiving.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Région du Pacifique : TPSGC.RPReceptiondessoumissions-PRBidReceiving.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Région de l’Ouest : TPSGC.ROReceptionSoumissions.WRBidReceiving.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Région de l’Ontario : TPSGC.ORreceptiondessoumissions-ORbidreceiving.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Région du Québec : TPSGC.RQReceptionSoumissions-QRSupplyTendersReception.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Région de l’Atlantique : TPSGC.RAReceptionSoumissionsTNL-ARBidReceivingNL.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Dans votre demande par courriel, indiquez que vous avez l’intention de transmettre votre soumission par l’intermédiaire de Connexion. Cela ne signifie pas que la soumission est prête à être envoyée; l’envoi de ce courriel permettra plutôt au MRS de lancer en votre nom une « conversation » par l’entremise du service de Connexion, afin que vous puissiez préparer la transmission de votre soumission lorsque celle-ci sera prête à être envoyée. Si vous envoyez un courriel après la date limite, mais avant la date de clôture des soumissions, le MRS tentera de donner suite à votre demande lorsque c’est possible.
Important : Les soumissions ne seront pas acceptées si elles sont envoyées directement à cette adresse de courriel. Cette adresse de courriel doit être utilisée que pour demander d’ouvrir une conversation Connexion, tel qu’indiqué dans les instructions uniformisées 2003, 2006 ou 2008 ou pour envoyer une soumission au moyen d’une conversation Connexion créée par le soumissionnaire, si ce dernier utilise sa propre licence d’utilisateur du service Connexion de Postes Canada.
La demande d’ouverture d’une conversation Connexion que vous envoyez par courriel doit contenir le numéro complet de la demande d’invitation à soumissionner, ce qui inclut la barre oblique et la lettre si applicable. Si vous n’indiquez pas d’autre adresse de courriel dans votre demande, le MRS vous transmettra les renseignements concernant les prochaines étapes, ainsi qu’un guide détaillé dans les deux langues officielles à l’adresse de courriel que vous avez utilisée pour envoyer votre courriel. Vous devriez également inclure le nom de votre entreprise et d’une personne-ressource.
Il n’est pas nécessaire de demander l’ouverture d’une nouvelle conversation lorsque vous désirez resoumettre des documents modifiés d’une soumission que vous avez déjà soumis (révision). Vous pouvez utiliser la même conversation que vous avez utilisé pour soumettre vos documents originaux.
Étape 2 - Consulter votre courrier électronique pour vérifier si vous avez reçu un avis de Connexion
Une fois que le MRS aura reçu votre demande par courriel, une conversation de Connexion sera lancée en utilisant l’adresse de courriel que vous avez fournie. L’ouverture de cette conversation générera un courriel contenant un avis indiquant qu’un message vous a été envoyé à partir de l’adresse de courriel générique du MRS. La première fois que vous recevez un message de Connexion, vous devez cliquer sur le bouton vert « Accéder au message» dans le courriel. Cette action vous dirigera sur le portail en ligne du service Connexion, portail sur lequel vous créerez gratuitement un profil avec un nom d’utilisateur et un mot de passe si vous n’avez pas déjà créé un profil (vous référer au guide fourni par le MRS pour les étapes détaillées du processus).
Important : Si vous ne voyez pas de message Connexion dans votre boîte de réception habituelle, nous vous recommandons de vérifier dans le dossier des courriels indésirables, au cas où il pourrait y avoir été classé par les paramètres de votre système. Vous pouvez également communiquer avec le service informatique de votre organisation pour discuter de ces paramètres.
Une note de Poste Canada à l’égard d’une fonctionnalité de sécurité d’un compte Connexion:
Lorsque vous recevrez le courriel d’invitation de Connexion et cliquerez sur le bouton « Accéder au message » pour ouvrir une session dans cette application, le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous utiliserez sont les seuls justificatifs d’identité qui fonctionneront désormais pour tous les messages de Connexion transmis à votre adresse électronique.
Veuillez ne pas transférer le courriel d’invitation à une autre personne en pensant qu’elle pourra cliquer sur le bouton « Accéder au message », créer un compte (profil) de Postes Canada, puis ouvrir une session pour consulter les messages qui vous sont destinés. Cela ne fonctionnera pas.
Seuls le nom d’utilisateur et le mot de passe ayant été utilisés lors de la première ouverture de session permettront d’accéder aux messages transmis à votre adresse électronique.
Si vous décidez de déléguer à une autre personne la responsabilité de gérer le compte Connexion associé à votre adresse électronique, seuls le nom d’utilisateur et le mot de passe utilisés par cette personne permettront d’accéder à vos messages de Connexion.
Étape 3 - Soumettre les documents de votre proposition au MRS
Pour envoyer les documents de votre proposition au MRS, veuillez suivre les étapes ci-après :
Étape 1
Trouvez, dans votre boîte de réception Connexion, le message provenant de l’adresse générique du MRS. Cliquez sur le nom de la conversation correspondant à la demande d’invitation à soumissionner pour laquelle vous désirez soumettre pour accéder au message du MRS. Attention, pour éviter que vos documents de soumissions ne soient pas considérés, assurez-vous d’utiliser la bonne conversation, avec le bon numéro de demande d’invitation à soumissionner puisque les documents électroniques soumis et reçus par le MRS seront ouverts seulement après la date et heure de fermeture de la demande correspondant au titre de la conversation.
Étape 2
Pour voir le contenu du message, cliquez sur le bouton Ouvrir.
Étape 3
L’enveloppe s’ouvrira, et le message envoyé par le MRS s’affichera. Pour envoyer votre soumission au MRS, cliquez sur le bouton Afficher un message.
Étape 4
Rédigez un message pour indiquer que vous joignez les documents de votre soumission pour la demande d’invitation à soumissionner en précisant le numéro de la demande d’invitation à soumissionner. Joignez les documents de votre soumission. Cliquez sur le bouton Soumettre.
Lorsque vous aurez transmis votre soumission et pour vous assurer que la transmission est complétée, ré-ouvrez la conversation et vérifiez qu’il y a bien une date et heure de transmission (envoi) en haut à droite du message.
Étape 4 - Un accusé réception de vos documents de soumissions sera fourni par le Module de réception des soumissions via le service de Connexion au plus tard, dans les 24 heures ouvrables suivant la réception de vos documents.
Il ne sert à rien de contacter le Module de réception des soumissions pour savoir s’ils les ont bien reçus ou pour connaître l’état de vos documents puisque ces derniers ne seront ouverts qu’après la date et heure de clôture de la demande d’invitation à soumissionner.
IMPORTANT : Vous devez envoyer un courriel au MRS pour signaler votre intention d’utiliser le produit Connexion pour chaque invitation à soumissionner.
Cela nous permettra de lancer des conversations propres à l’invitation à soumissionner et à s’assurer que votre soumission est reçue et traitée d’une façon organisée et opportune. Lorsque votre soumission est reçue dans les délais, le MRS transfère une copie de votre soumission à l’autorité contractante après la date de clôture. Le MRS met fin à chaque conversation environ 120 jours après que toutes les soumissions ont été traitées après la date de clôture et détruit toutes les soumissions reçues après la date et heure de clôture, après qu’une lettre de retard a été envoyée par courriel, au soumissionnaire.
Si des difficultés techniques vous empêchent d’accéder au service Connexion, n’hésitez pas à joindre le service à la clientèle de Connexion au 1 877 376-1212, peu importe le jour et l’heure.