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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.70. Conditions du contrat subséquent

Information : Désistement de responsabilité de Publiservice

L’icone Publiservice L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. qui apparait à côté de l’hypertexte signifie que l’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux.

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4.70.5 Conditions générales

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  1. Les conditions générales du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) décrivent les droits et les obligations du gouvernement et des entrepreneurs dans divers types de situations contractuelles. Les agents de négociation des contrats doivent déterminer quelles conditions générales s'appliquent à un besoin précis. On doit avoir recours à un seul ensemble de conditions générales pour un besoin. Des conditions supplémentaires, qui ne sont pas couvertes dans les conditions générales choisies, peuvent être ajoutées au document d'approvisionnement ; toutefois, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'il n'existe aucune contradiction, incohérence ou redondance dans les clauses disponibles dans les modèles, dans les instructions uniformisées et les conditions générales. Pour toute condition supplémentaire, les agents de négociation des contrats devraient consulter les Services juridiques.
  2. Les conditions générales sont incorporées par renvoi dans le document d'approvisionnement. Les remarques comprises dans les conditions générales fournissent des instructions sur leur application.
  3. Pour plus de renseignements sur les conditions générales et leur utilisation, consulter l' Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires.

4.70.5.1 Garantie

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  1. Dans un contrat de vente de biens, toute déclaration de fait ou toute promesse faite par le fournisseur à l'égard des biens constitue une garantie expresse. Les dispositions visant les garanties prévues dans les conditions générales n'annulent ni ne restreignent de quelque manière que ce soit l'application des autres garanties pertinentes qui sont, en règle générale, implicites ou prévues par la loi.
  2. Voici des exemples de telles garanties pertinentes, prévues implicitement par la loi :
    1. les biens doivent convenir à l'utilisation prévue ; ou
    2. la qualité marchande des biens.
  3. Ces garanties sont prévues implicitement dans la plupart des contrats de vente de biens en vertu de la Loi sur la Convention relative aux contrats de vente internationale de marchandises, une version qui existe dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada, sauf au Québec. Au Québec, la garantie prévue au Code civil vise le titre de propriété et la qualité, laquelle comprend également les vices cachés.
  4. L'agent de négociation des contrats peut négocier une augmentation de la durée d'application de la garantie dans un contrat, le client devant consentir à cette modification ainsi qu'aux coûts s'y rapportant. Ce changement de la durée de la garantie devrait être inclus dans le document d'approbation du contrat.
  5. Toutes les demandes de dérogation à la pleine capacité juridique du Canada, d'exonération de responsabilité, de limitation de la responsabilité de l'entrepreneur, ou de diminuer la durée d'application d'une garantie doivent être étudiées par les Services juridiques et faire partie intégrante du document d'approbation du contrat, en plus d'être acceptables pour le ministère client.
  6. Il peut être nécessaire d'envisager une garantie plus étendue que celle qui est prévue dans les dispositions relatives à la garantie figurant dans les conditions générales du guide des CCUA afin de tenir compte des « vices symptomatiques » ou des « défectuosités épidémiques ».
  7. Il s'agit de situations où les mêmes défauts ou des défauts similaires ont été relevés dans le cas de plusieurs articles finis identiques, ou des composants de ceux-ci, et où on peut raisonnablement présumer que ces mêmes défauts se manifesteront dans l'ensemble des articles de cette nature déjà livrés ou devant être livrés.
  8. Lorsque le ministère client demande l'inclusion d'une garantie de ce type, ou que TPSGC la juge souhaitable, l'agent de négociation des contrats, de concert avec le ministère client, doit fixer l'étendue et la nature de la garantie en question et demander aux Services juridiques de rédiger une disposition à cet égard. Dans le cas de contrats négociés à prix ferme, l'agent de négociation des contrats doit obtenir l'approbation du ministère client relativement au coût estimatif de cette garantie.
  9. Les conditions générales prévoient que les entrepreneurs doivent exécuter les travaux relatifs à la garantie à leurs frais. Les interprétations suivantes s'appliquent :
    1. dans le cas de contrats à prix ferme attribués par suite d'une demande de soumissions concurrentielle, lorsque le processus d'achat n'autorise pas d'ajustement des prix proposés, les coûts engagés au titre de l'exécution d'une garantie sont assumées par l'entrepreneur;
    2. dans le cas de contrats négociés à prix ferme, lorsqu'une réserve est envisagée pour exécuter les travaux relatifs à la garantie au moment de la négociation du prix, le montant à inclure dans le prix ferme doit être raisonnable et approuvé expressément. Des précisions à l'appui doivent être fournies dans l'état des coûts présenté dans le document d'approbation du contrat;
    3. dans le cas de contrats négociés à prix ferme régis par la Loi sur la production de défense, l'entrepreneur doit attester que le prix est établi en fonction des coûts calculés, conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2 qui n'autorisent aucune augmentation des réserves destinées aux travaux garantis. Les dépenses engagées pour l'exécution des travaux et la correction/l'ajustement/le remplacement de produits sous garantie ne sont donc pas comprises dans le prix du contrat, car une provision pour ces dépenses a déjà été incluse dans le prix certifié;
    4. dans le cas de contrats à frais remboursables, l'entrepreneur n'est pas autorisé à inclure une réserve pour éventualités de garantie comme élément de coût. Si l'entrepreneur est tenu de faire une réparation quelconque en vertu des dispositions relatives à la garantie, l'agent de négociation des contrats peut autoriser le remboursement des seuls coûts raisonnables directement engagés pour la main-d'œuvre et le matériel. Aucune indemnité n'est prévue pour les frais généraux ou le profit;
    5. si l'agent de négociation des contrats est d'avis que des coûts de garantie raisonnables peuvent être prévus, une clause appropriée, approuvée par les Services juridiques et autorisant ces coûts, doit être incluse dans le contrat. Le contrat devrait comporter un article distinct prévoyant une indemnité pour les frais, avec un maximum de dépenses estimatives pouvant ou non être fixé.

4.70.10 Conditions générales supplémentaires

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  1. Les agents de négociation des contrats doivent déterminer quelles conditions générales supplémentaires du guide des CCUA s'appliquent à un besoin particulier. Les conditions générales supplémentaires doivent être utilisées en conjonction avec un ensemble de conditions générales du guide des CCUA. Elles ont pour objectif d'étayer et de préciser certains points dans un domaine déterminé.
  2. Les conditions générales supplémentaires sont incorporées par renvoi dans le document d'approvisionnement. Les remarques comprises dans chaque ensemble de conditions générales supplémentaires fournissent des instructions quant à leur application.
  3. Pour plus de renseignements sur l'utilisation des conditions générales supplémentaires, consulter l' Annexe 4.1 : Conditions générales et conditions générales supplémentaires et le guide des CCUA.

4.70.15 Durée du contrat et des options

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La période du contrat ou la date de livraison doit être indiquée, selon le cas. La clause  A9022C du guide des CCUA peut être utilisée dans les contrats de services. Si le contrat prévoit des périodes d'option, utiliser en conjonction avec la clause A9009C.

4.70.20 Bases de paiement

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  1. Les bases de paiement suivantes peuvent être utilisées; elles sont présentées en ordre descendant selon la préférence :
    1. prix ferme;
    2. prix ferme sujet à l'indexation des prix;
    3. taux fixe basé sur le temps;
    4. frais remboursables avec prime d'encouragement;
    5. frais remboursables avec tarif fixe;
    6. frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels;
    7. frais remboursables sans tarif.
  2. La base de paiement devrait tenir compte du type de produit ou service, de la durée du contrat et de la clarté de la définition du besoin. On peut utiliser plusieurs bases de paiement dans un même contrat.
  3. Un contrat ou une partie d’un contrat avec une base de paiement à taux fixe basé sur le temps ou à frais remboursables doit inclure un prix plafond ou une limitation des dépenses.

4.70.20.1 Prix ferme

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  1. On entend par prix ferme un prix non rajusté pour l'exécution du contrat, en totalité ou en partie. Du fait que l'entrepreneur doit assumer tous les coûts au-delà ou en deçà du prix ferme, ce type de base de paiement l'incitera à contrôler ses coûts afin de réaliser le maximum de bénéfices. En outre, cette méthode est la moins lourde du point de vue administratif pour les deux parties. Voir la clause  C0207C du guide des CCUA.
  2. Utiliser cette base de paiement pour des achats de biens disponibles dans le commerce ou de services quantifiables lorsque :
    1. l'entrepreneur a déjà fabriqué le bien ou fourni les services demandés, ou encore des biens ou services similaires, et a suffisamment d'expérience pour permettre d'établir un énoncé des travaux réalistes à partir de spécifications précises;
    2. il sera possible d'établir le prix rattaché à l'énoncé des travaux en ce qui a trait à la main-d'œuvre et aux matériaux requis;
    3. une estimation réaliste des prix des matériaux, des coûts de main-d'œuvre et des frais généraux qui s'appliqueront durant la période du contrat peut être faite.
  3. Après négociation d'une base de paiement à prix ferme pour un besoin non concurrentiel, l'entrepreneur doit soumettre à nouveau une soumission de prix reflétant l'entente conclue.
  4. Une clause de contrôle discrétionnaire peut également être incluse dans le contrat, selon le cas, sous réserve de la réception d'une attestation de prix conformément aux clauses  C0002T ou C0004T ou C0006T du guide des CCUA.

4.70.20.5 Indexation des prix dans les contrats à prix ferme

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  1. Il n'est pas toujours possible d'obtenir une estimation réaliste du prix des matériaux, du coût de la main-d'œuvre et des frais généraux, renseignements qui sont nécessaires pour la négociation d'une base de paiement à prix ferme. Dans ce cas, il sera peut-être nécessaire de négocier les dispositions de rajustement des prix qui permettront la révision du prix de base ferme dans certains cas.
  2. Lorsque les conditions du marché sont instables, un ou plusieurs éléments du coût d'un bien ou d'un service peuvent être soumis à d'importantes fluctuations de prix, de sorte que ni l'acheteur ni le fournisseur ne seront disposés à accepter un contrat à prix fixe ou à prix ferme pendant une longue période de temps. L'ajout d'un rajustement des prix et(ou) d'un redressement en devises étrangères dans le contrat vise à éliminer ces risques pour l'entrepreneur, puisqu'ils sont hors de son contrôle. Les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans leurs documents d’approbation (y compris tout document d’approbation assujetti à l’approbation du Conseil du Trésor) toute disposition de rajustement des prix et/ou de redressement en devises étrangères.
  3. Le rajustement des prix ne devrait normalement pas être inclus dans les contrats dont les calendriers de livraison sont inférieurs à 12 mois, ou dont la valeur est inférieure à 100 000 $.
  4. Il existe un certain nombre de mesures possibles :
    1. reporter l'achat;
    2. utiliser des produits de remplacement disponibles;
    3. présenter à l'avance des renseignements sur les besoins aux entrepreneurs éventuels, de manière à permettre à ces derniers de mieux surveiller leurs coûts grâce à une planification préalable et de tirer pleinement profit, dans des circonstances appropriées, des marchés à terme de marchandises;
    4. réduire la période des contrats à terme ou des quantités commandées dans le cadre de contrats de production;
    5. augmenter les taux de production afin de comprimer la durée des contrats;
    6. réduire les délais de nature administrative dans le processus d'achat (demande de soumissions, décision d'attribution, attribution du contrat et autorisation d'entreprendre les travaux), tout en tenant compte des délais requis en vertu de l'Accord de libre-échange nord-américain, à l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne et de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce;
    7. l'achat distinct de l'élément soumis à des conditions instables dans l'industrie de la construction. Cette technique est connue sous le nom de pré-soumission;
    8. isoler, aux fins de l'établissement du coût des travaux, l'élément soumis à des conditions instables, et le rajustement du prix à la hausse et à la baisse pour ce seul élément, suivant une formule prédéterminée fiable, comme un indice économique établi.
  5. Lorsqu'un processus de soumission concurrentiel est utilisé, les dispositions de rajustement des prix proposées doivent être considérées dans l'évaluation de la soumission. Dans tous les autres cas, les dispositions de rajustement des prix doivent être acceptées au moment de la négociation du prix contractuel initial ou de celui de l'année de base.
  6. Lorsqu'il est nécessaire de prévoir le rajustement des salaires ou des prix, pour un ou plusieurs des éléments du coût d'un bien ou d'un service, afin de protéger l'entrepreneur et le gouvernement de fluctuations économiques importantes, les dispositions de rajustement des prix peuvent être utilisées dans les contrats à prix ferme et dans les contrats qui comportent, dans leur base de paiement, des éléments dont le prix est ferme.
  7. Le rajustement des prix fermes d'un contrat n'est autorisé que si une telle éventualité est prévue au contrat.

4.70.20.10 Taux fixe basé sur le temps

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  1. Cette base de paiement prévoit qu’un entrepreneur sera payé pour les heures réelles consacrées à l'exécution des travaux. Les heures réelles consacrées à l'exécution des travaux pourraient faire l'objet d'une vérification par le gouvernement. Le montant versé pour ces heures de travail est calculé selon un taux fixe basé sur le temps établi à l'avance. Le taux fixe basé sur le temps comprend généralement un taux pour la main-d'œuvre directe, des frais généraux et un profit. Reportez-vous aux clauses C0212C et C0214C du Guide des CCUA.
  2. Cette base de paiement est utilisée dans les cas suivants :
    1. lorsqu'il est impossible de prévoir la durée et l'étendue des travaux, mais qu’il est possible d'établir, dans des limites raisonnables, les taux pour la main-d'œuvre directe et les frais généraux qui s'appliqueront pendant la période du contrat;
    2. lorsque des mécanismes de contrôle adéquats ont été prévus pour faire en sorte que l'entrepreneur n'utilise pas des méthodes de travail inefficaces ou peu économiques.
  3. En ce qui concerne les contrats ou les parties de contrat à taux fixe basé sur le temps sujets à un prix plafond, l'entrepreneur est tenu d'exécuter les travaux prévus sans exiger de paiement supplémentaire, que les coûts réels dépassent ou non le prix plafond. Lorsqu’un prix plafond est fixé, les parties doivent parvenir à un plein accord en ce qui concerne les travaux à exécuter. La clause C6000C du Guide des CCUA doit être utilisée dans un contrat à prix plafond lorsqu'il est nécessaire de garantir que l'entrepreneur n'apportera pas de modifications ou n'exécutera pas de travaux supplémentaires sans l'approbation préalable de l'agent de négociation des contrats.
  4. Lorsqu’un contrat ou une partie d’un contrat à taux fixe basé sur le temps ne comporte pas de prix plafond, la clause limitant les dépenses C6001C du Guide des CCUA doit être intégrée au contrat. Une limitation des dépenses est le montant maximum qu’un entrepreneur peut recevoir pour le travail à exécuter. La limitation des dépenses est normalement utilisée lorsque le niveau d’effort ne peut être évalué de façon précise au départ. Sur demande du client, l’autorité contractante doit modifier le contrat pour fournir des fonds supplémentaires, ou demander à l’entrepreneur d’effectuer les travaux jusqu’à concurrence du montant maximum alloué.
  5. Après la négociation d'un taux fixe basé sur le temps, l'entrepreneur doit soumettre à nouveau une soumission de prix reflétant l'entente conclue et fournir une attestation des taux.
  6. Les contrôles du temps, les attestations des taux et les vérifications discrétionnaires des comptes doivent être prévus dans le contrat.

4.70.20.15 Frais remboursables avec prime d'encouragement

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  1. Cette base de paiement prévoit que l'entrepreneur sera payé pour les coûts engagés dans l'exécution des travaux, déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement, plus un tarif rajusté selon le rapport entre le total des coûts réels admissibles et les coûts qui avaient été prévus.
  2. Cette base de paiement doit être utilisée lorsqu'il n'est pas justifié d'avoir recours à une base de paiement à prix ferme, et que les biens ou les services demandés sont de telle nature que la prise en charge des coûts par l'entrepreneur l'incitera à assurer un contrôle efficace de ces coûts et à surveiller l'exécution des travaux.
  3. Lorsque l'on utilise une base de paiement à frais remboursables avec prime d'encouragement, il faut négocier à l'avance un coût cible, un tarif cible, un tarif maximum et une formule de rajustement du tarif.
  4. Le coût cible devrait être équivalent aux coûts estimatifs d'exécution des travaux, calculés conformément aux Principes des coûts contractuels 1031-2, en partant du principe que l'entrepreneur maintiendra son niveau d'efficacité actuel.
  5. Le tarif cible est fondé sur le coût cible et le tarif maximum ne devrait pas être supérieur au montant établi conformément aux procédures de calcul du profit.
  6. La formule permet d'augmenter le tarif au-delà du tarif cible jusqu'au tarif maximum, fondé sur le partage, entre l'entrepreneur et le Canada, de toute réduction des coûts admissibles réels en dessous du tarif cible, ainsi que de diminuer le tarif en dessous du tarif cible, fondé sur le partage, entre l'entrepreneur et le Canada, de toute augmentation des coûts admissibles réels au-delà du tarif cible.
  7. Un contrat ou une partie d’un contrat comportant ce type de base de paiement ne devraient pas comporter de prix plafond, lequel exige que les parties s'entendent sur les travaux à exécuter, allant ainsi à l'encontre de la raison pour laquelle on a eu recours, en premier lieu, à cette base de paiement, c.-à-d. que l'entrepreneur n'est pas en mesure de soumettre un énoncé réaliste des travaux.
  8. Pour un contrat ou une partie d’un contrat comportant ce type de base de paiement, sans prix plafond, la clause C6001C du Guide des CCUA visant à limiter les dépenses doit être intégrée au contrat.

4.70.20.20 Frais remboursables avec tarif fixe

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  1. Cette base de paiement prévoit qu’un entrepreneur sera payé pour les heures réelles consacrées à l'exécution des travaux. Les heures réelles consacrées à l'exécution des travaux pourraient faire l'objet d'une vérification par le gouvernement. Le montant versé pour ces heures de travail est calculé selon un tarif fixe établi à l'avance. Ce tarif ne varie pas selon les coûts réels engagés, mais peut être renégocié dans certaines circonstances. Reportez-vous à la clause C0202C du Guide des CCUA.
  2. On doit utiliser cette base de paiement lorsque les circonstances ne permettent pas d'utiliser un prix ferme ni un taux fixe basé sur le temps, et lorsque les économies qui pourraient résulter de l'utilisation d'une prime d'encouragement seraient considérablement réduites en raison de la complexité de l'administration des contrats engendrée par son utilisation.
  3. Le montant du tarif fixe, fondé sur les coûts estimatifs prévus, ne devrait pas être supérieur au montant admissible de profit. Si les deux parties ne peuvent s'entendre sur le montant des coûts prévus, lequel sert à établir le tarif fixe, on utilisera alors des chiffres repères. Les chiffres repères sont deux niveaux des coûts estimatifs, dont l'un est plus élevé et l'autre moins élevé que le montant qui a été utilisé pour calculer le tarif fixe, à partir desquels le tarif fixe sera renégocié.
  4. Dans contrat et une partie d’un contrat qui comporte ce type de base de paiement et qui peut comprendre un prix plafond, l'entrepreneur est tenu d'exécuter les travaux prévus sans exiger de paiement supplémentaire, que les coûts réels dépassent ou non le prix plafond.
    Lorsqu’un prix plafond est fixé, les parties doivent parvenir à un plein accord en ce qui concerne les travaux à exécuter. La clause C6000C du Guide des CCUA doit être utilisée dans un contrat à prix plafond lorsqu'il est nécessaire de garantir que l'entrepreneur n'apportera pas de modifications ou n'exécutera pas de travaux supplémentaires sans l'approbation préalable de l'agent de négociation des contrats. S'il est possible de définir de façon précise les travaux à exécuter et si les parties s'entendent sur le coût estimatif des travaux servant à fixer un prix plafond, il y a peut-être lieu d'avoir recours à une autre base de paiement qui permettrait une répartition plus équitable des risques et des responsabilités entre l'entrepreneur et le Canada.
  5. Dans un contrat ou une partie d’un contrat qui comporte ce type de base de paiement, mais qui ne comprend pas de prix plafond, la clause C6001C du Guide des CCUA visant à limiter les dépenses doit être intégrée au contrat.

4.70.20.25 Frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels

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  1. Cette base de paiement prévoit qu’un entrepreneur sera payé pour les heures réelles consacrées à l'exécution des travaux. Les heures réelles consacrées à l'exécution des travaux pourraient faire l'objet d'une vérification par le gouvernement. Le montant versé pour ces heures de travail est calculé selon un tarif fondé sur les coûts réels engagés. Reportez-vous à la clause C0205C du Guide des CCUA.
  2. Ce type de base de paiement ne doit être utilisé que lorsqu'il est impossible d'en utiliser un autre.
  3. Le montant du tarif, fondé sur les coûts réels engagés, déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement, ne doit pas être supérieur au montant admissible de profit.
  4. Les prix plafonds ne s'appliquent pas lorsque l'on utilise cette base de paiement.
  5. Dans un contrat ou une partie d’un contrat qui comporte ce type de base de paiement, la clause C6001C du Guide des CCUA visant à limiter les dépenses doit être intégrée au contrat.

4.70.20.30 Frais remboursables sans tarif

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  1. Dans le cas d'une base de paiement à frais remboursables sans tarif, l'entrepreneur ne sera remboursé que les coûts réels engagés, déterminés à la suite d'une vérification par le gouvernement. Reportez-vous à la clause C0201C du guide des CCUA.
  2. Sauf dans le cas de contrats qui comprennent de l'aide à fournir à l'entrepreneur, on utilise rarement cette base de paiement. On ne peut s'attendre à ce que les entrepreneurs acceptent un contrat qui ne comporte aucun profit pour la fabrication de biens ou la prestation de services.
  3. Un contrat ou une partie d’un contrat comportant ce type de base de paiement ne devrait pas comporter de prix plafond, lequel exige que les parties s'entendent sur les travaux à exécuter, allant ainsi à l'encontre de la raison pour laquelle on a eu recours, en premier lieu, à cette base de paiement, c.-à-d. que l'entrepreneur n'est pas en mesure de soumettre un énoncé réaliste des travaux.
  4. Pour un contrat ou une partie d’un contrat comportant ce type de base de paiement, lequel ne comporte pas un prix plafond, la clause C6001C du Guide des CCUA visant à limiter les dépenses doit être intégrée au contrat.

4.70.20.35 Contrats à frais remboursables - vérification

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  1. Les contrats à frais remboursables ou les contrats avec des éléments de remboursement des coûts nécessitent une attention particulière, du fait que le prix n'est pas précisé dans le contrat, mais est confirmé après l'exécution des travaux. Tous les contrats à frais remboursables doivent contenir une clause indiquant que les coûts engagés feront l'objet d'une vérification par TPSGC. Voir la clause  C0205C du guide des CCUA.
  2. Pour tous les contrats à frais remboursables d'une valeur de 50 000 $ et plus attribués à des fournisseurs canadiens, l'agent de négociation des contrats doit, à la fin de l'exécution des travaux, attester par écrit dans le dossier que le montant final versé constitue un prix raisonnable.
  3. Cette attestation peut être fondée sur les résultats d'une vérification formelle ou informelle. La vérification permet d'attester que le prix est raisonnable.
  4. Tous les contrats dans lesquels figurent des éléments de remboursement des coûts doivent comprendre une clause appropriée relative à la base de paiement (voir les clauses  C0201C, C0202C, C0203C et C0205C.)
  5. Tous les contrats à frais remboursables doivent également comprendre la clause  C0300C, qui prévoit que l'entrepreneur doit soumettre un état des coûts à l'agent de négociation des contrats à la fin du contrat, ou annuellement pour les contrats pluriannuels qui couvrent plus d'une année financière d'un entrepreneur.
  6. L'exigence relative à l'état des coûts doit faire partie des exigences obligatoires du contrat. Dans le cas des contrats de services de réparation et de révision, l'agent de négociation des contrats ou l'organisme de vérification peut décider si un état des coûts est nécessaire. La clause C0307C touchant les contrats de services de réparation et de révision doit être utilisée.

4.70.20.40 Coûts et profit

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Les agents de négociation des contrats doivent consulter les procédures énoncées au chapitre 10 lorsqu'un contrat doit être attribué sur une base non concurrentielle ou lorsque, une fois le processus concurrentiel terminé, il faudra négocier les prix avec le fournisseur retenu.

4.70.20.45 Retenue de 15 p. 100 sur les contrats de services attribués à des non résidents

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  1. La Loi de l'impôt sur le revenu et le Règlement de l’impôt sur le revenu exigent que les ministères clients, au nom desquels un contrat de services fournis au Canada a été attribué par TPSGC à un entrepreneur non résident, retiennent 15 p. 100 du paiement des honoraires, commissions ou autres paiements versés à des particuliers non résidents, à des sociétés en nom collectif ou à des sociétés, autrement que durant un emploi continu et régulier. Il incombe aux ministères clients : de retenir 15 p. 100 de toute somme payable, en remplacement d'impôt; de verser ce montant à l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de déclarer les montants payés et retenus à l'ARC. Les conditions générales du guide des CCUA comprennent une disposition relative à la retenue de 15 p. 100 du versement. Comme l'explique le paragraphe (e) ci-dessous, il est possible d'obtenir une exonération ou une réduction du montant de la retenue exigée.
    La retenue de 15 p. 100 du versement ne représente pas un impôt ferme, mais plutôt un paiement partiel à valoir sur l'obligation fiscale globale de l'entrepreneur non résident envers le Canada.
  2. Les paiements pour un emploi continu au Canada, versés à des particuliers non résidents, ne sont pas soumis à la retenue de 15 p. 100, mais sont soumis aux retenues d'impôt sur la même base que celle qui s'applique aux résidents.
  3. La retenue prévue au paragraphe 105 (1) du Règlement de l’impôt sur le revenu ne s'applique pas aux frais de voyage suivants :
    Frais de voyage raisonnables
    • 24. L'ARC prévoit une exception administrative à la retenue, en cas de frais de voyage raisonnables. Les frais de repas remboursés à un non-résident, jusqu'à concurrence de 45 $CAN par personne et par jour, et les frais de logement, jusqu'à concurrence de 100 $CAN par personne et par jour, ne sont pas assujettis à la retenue prévue à l'article 105 du Règlement, et le payeur n'est pas tenu de conserver de pièces justificatives.
    • 25. Les frais de voyage raisonnables dépassant les montants ci-dessus, appuyés par des pièces justificatives conservées par le payeur et payés directement à des tiers pour le compte d'un non-résident, ou remboursés à un non-résident, ne sont pas non plus assujettis à la retenue prévue à l'article 105 du Règlement.
    • 26. Ces frais se limitent aux dépenses encourues pour le transport, le logement et les repas. Ces montants doivent être déclarés sur un feuillet de renseignements T4A-NR (voir numéros 41 et 42), à titre de frais de déplacement, mais ils ne doivent pas être inclus dans le revenu brut figurant sur ce feuillet de renseignements.Agence du revenu du Canada
      Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu IC75-6R2
  4. Si un contrat prévoit que des services doivent être fournis dans plus d'un pays, y compris le Canada, on doit effectuer une ventilation du prix du contrat. Seule la partie du paiement correspondant aux services rendus au Canada sera soumise à une retenue de 15 p. 100. (Les ministères clients devraient consulter les sections 32 à 34 de la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu  IC75-6R2).
  5. Bien que la plupart des conventions fiscales entre le Canada et les autres pays prévoient certains allégements des impôts canadiens, le Canada ne renonce normalement pas à son droit de retenir de l'impôt conformément aux dispositions de l'article 153 de la Loi de l'impôt sur le revenu et du paragraphe 105 (1) du Règlement de l’impôt sur le revenu. Dans le cas où l'entrepreneur non résident peut prouver convenablement, en se fondant sur la protection accordée par une convention, que la retenue normalement exigée dépasse l'obligation fiscale globale, ou que la retenue cause des difficultés indues à l'entrepreneur, l'ARC pourra autoriser le payeur à la réduire, conformément au paragraphe 105 (1) du Règlement. Les dispositions traitant des demandes de réduction relatives à la retenue sont énoncées aux annexes A et B de la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu  IC75-6R2, ainsi que dans le document de l'ARC suivant : T4061 - NR4 - Retenue d'impôt des non-résidents, versements et déclaration-2008. Les demandes d'exonération ou de réduction du montant de la retenue exigée ne seront pas acceptées, à moins que les retenues à la source ne soient versées à l'ARC.
  6. Si on leur demande des renseignements au sujet de la retenue, les agents de négociation des contrats peuvent suggérer aux ministères clients et aux fournisseurs de consulter la Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu de l'ARC IC75-6R2 ou de communiquer avec la ligne d'aide de l'ARC.

4.70.20.50 Types de rajustement des prix

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  1. La formule de rajustement des prix doit prévoir la révision à la hausse et à la baisse du prix de base ferme, ainsi qu'un prix plafond ou une limitation des dépenses. Elle doit indiquer, le cas échéant, la méthode d'ajustement des salaires ou des prix en fonction de la situation économique retenue, l'élément dont le prix de base est ferme, ainsi que la période de référence visée.
  2. Le calcul de la formule de rajustement devrait être compatible avec la méthode de comptabilité des coûts/prix de revient utilisée pour établir le prix de base ferme. On pourra ainsi mesurer plus exactement l'écart par rapport au prix de base ferme.
  3. Les différentes clauses portant sur le rajustement des prix sont dans la sous-section 5-C du Guide des CCUA. La méthode de rajustement des prix utilisée devrait être la plus simple et la mieux adaptée pour fournir la protection nécessaire aux deux parties, avec un minimum de formalités administratives, et elle doit répondre aux exigences en matière d'importance relative et de qualité concrète.
    On peut obtenir l'avis d'un analyste des coûts lorsqu'on établit des dispositions importantes ou majeures relatives au rajustement des prix ou pour la mise en application d'une disposition en utilisant une formule comptable, conformément à la Ligne directrice sur le recours aux services d'analyse des coûts et du prixL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. (PDF).
  4. Le rajustement des prix de biens et services commerciaux devrait être fait en fonction des augmentations et des diminutions d'un prix de base ou de référence ferme, convenu à l'avance et affiché. Si le contrat initial ou le prix de base ferme tient compte d'un facteur d'actualisation pour le prix courant initial ou actuel, ce même facteur doit également s'appliquer au prix rajusté, à moins d'indication contraire dans le contrat.
  5. Statistique Canada publie divers rapports qui fournissent des renseignements sur les changements apportés aux indices des prix, aux coûts du matériel et de la main-d'œuvre. Le ministère de la Main-d'œuvre fait de même aux États-Unis. Des sondages effectués auprès du secteur privé peuvent également servir.
  6. Les rajustements en fonction des coûts réels de la main-d'œuvre et du matériel se fondent sur les augmentations et les diminutions que l'entrepreneur a constatées relativement aux éléments marqués d'un prix de base ferme.
  7. L'utilisation de cette méthode de rajustement se limite aux situations impondérables, qui échappent au contrôle de l'entrepreneur, et n'est possible que si le système comptable de ce dernier lui permet de compiler régulièrement, au cours de l'exécution du contrat, toutes les données financières pertinentes pour le rajustement des prix.
  8. Une convention collective intervenue entre une entreprise et ses employés peut être considérée, pour l'entreprise intéressée, comme un indice économique acceptable du taux de la main-d'œuvre, si cette convention prévoit sensiblement les mêmes variations de taux qui prévalent dans ce secteur d'activité particulier.

4.70.25 Incitatifs d'exécution du contrat

()

  1. On entend par exécution du contrat la réalisation ou l'accomplissement des travaux exigés en vertu d'un contrat.
  2. Au besoin, le contrat peut comprendre divers mécanismes pour favoriser son exécution en temps opportun, tels que :
    1. la garantie financière de contrat ;
      1. les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) fournis par l'entrepreneur et que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ( TPSGC) peut encaisser pour compléter l'obligation d'un entrepreneur ; ou
      2. les cautionnements d'exécution, lesquels sont un type de cautionnement utilisé pour assurer l'exécution du contrat.
    2. les retenues, c'est-à-dire mettre de côté une somme pour assurer l'exécution du contrat en temps opportun.

      Les dispositions habituelles prévoyant des retenues seront incorporées aux contrats en incluant la clause H1003C du guide des CCUA ;

    3. les clauses de dommages-intérêts fixés à l'avance qui permettent au Canada de récupérer une perte ou un taux de perte prédéterminé découlant de la non-livraison, sans qu'il soit nécessaire de justifier les dommages réels encourus.
  3. Dans les cas où l'incorporation d'une clause de dommages-intérêts fixés à l'avance est jugée pertinente, l'agent de négociation des contrats doit incorporer des dispositions semblables en incluant la clause D0024C du guide des CCUA dans le contrat.
  4. Il faudra faire en sorte que le taux d'évaluation des dommages-intérêts fixés à l'avance soit raisonnable. Les dommages probables devraient être établis en tenant compte des circonstances propres à chacun des marchés. Le contrat doit préciser les plafonds établis pour le recouvrement des dommages-intérêts à l'avance. Ces plafonds ou maximums peuvent être énoncés selon l'une des façons suivantes :
    1. en précisant un montant fixe à payer dès qu'il y a retard. Cette méthode sera utilisée lorsqu'il est prévu que le contrat sera résilié aussitôt qu'il y a retard et que les biens et services seront obtenus auprès d'un autre fournisseur. Le coût du réapprovisionnement doit être compris dans le montant global fixe;
    2. en précisant un taux d'évaluation des dommages. Ce taux par jour civil de retard ne doit pas dépasser un pourcentage convenu du prix contractuel. Cette méthode sera utilisée s'il est prévu qu'un avis de retard sera délivré à l'entrepreneur, dès qu'il y a retard, pour lui demander de remédier à la situation dans un délai déterminé. Le coût du réapprovisionnement ne doit pas entrer dans le calcul des dommages-intérêts à l'avance fixés, puisqu'il sera possible de réclamer séparément le montant en question si le contrat est résilié et que les biens ou services sont obtenus auprès d'un autre fournisseur.
  5. Par souci d'uniformité, le montant ou plafond global ne devrait pas excéder 10 p. 100 du prix contractuel. Des prix plafonds supérieurs à 10 p. 100 peuvent être fixés lorsque les circonstances particulières d'un achat donné le justifient, sous réserve du pouvoir d'approbation du contrat.
  6. Des incitatifs sont versés lorsque la base de tarification prévoit une valeur accrue pour le Canada.
  7. Ce type d'incitatifs (pour livraison avant la date prévue permettant de faire des économies, un rendement accru, ou une garantie supplémentaire ou d'autres avantages) ne devrait être envisagé que dans le cas des marchés importants, comportant des échéances de livraison très longues, lorsque de tels paiements peuvent inciter l'entrepreneur à faire des efforts spéciaux pour effectuer la livraison plus tôt que prévu, et lorsque le ministère client est d'accord en raison des économies substantielles réalisables et des autres avantages.

4.70.30 Méthode de paiement

()

La méthode de paiement est la façon dont le Canada paiera pour les travaux exécutés ou les biens livrés, comme tous les arriérés (de préférence), à l'avance, à la livraison d'un lot ou d'articles individuels. Les différents types de méthodes de paiement sont décrits ci-dessous.

4.70.30.1 Période normale de paiement et intérêts sur les comptes en souffrance

()

Le Canada paie pour les travaux exécutés ou les biens reçus en vertu du contrat, conformément à la période normale de paiement de 30 jours du Canada telle qu'établie dans les conditions générales. Ces dernières reflètent également la politique du Canada consistant à payer automatiquement des intérêts aux entrepreneurs lorsqu'un compte est en souffrance et que le Canada est responsable du retard. Lorsque l'on traite avec des entreprises de services publics réglementées par le gouvernement fédéral ou provincial, les conditions de paiement des intérêts doivent être conformes à celles approuvées par les organismes de réglementation compétents. Les dispositions relatives aux paiements d'intérêts sur les comptes en souffrance prévus dans les conditions générales doivent être respectées scrupuleusement, sauf dans des circonstances spéciales, lorsque le besoin du ministère client prévoit une période de paiement plus longue que 30 jours, par exemple, pour des évaluations exhaustives, des inspections ou des mises à l'essai de produits. Dans ces cas, les conditions générales peuvent être modifiées, sous réserve d'une consultation avec les Services juridiques.

4.70.30.5 Détermination de la méthode de paiement

()

La méthode de paiement la mieux adaptée doit être déterminée selon l'achat visé. Voici certains des facteurs dont il faut tenir compte :

  1. Les risques possibles pour le Canada, en cas d'insolvabilité, d'annulation éventuelle des travaux ou de défaut d'exécution des travaux. Les facteurs à prendre en compte comprennent les suivants :
    1. Un paiement anticipé peut-il être protégé par des garanties sans condition ou par des cautionnements d'exécution consentis par des institutions financières ou par des filiales ou des sociétés mères jouissant d'une bonne réputation financière?
    2. Quelles sont la possibilité de commercialisation et la valeur de revente des travaux en cours dont le Canada a acquis le titre par le versement de paiements progressifs? L'écart entre ces paiements et la valeur de revente des stocks peut constituer une mesure des risques auxquels le Canada s'expose.
  2. Financement de coûts estimatifs : Étant donné que les paiements progressifs ou les paiements anticipés constituent un coût réel ou théorique pour le Canada, ce coût devrait être calculé pour chacune des options disponibles. On applique le taux d'intérêt préférentiel des banques à charte communiqué de temps à autre par le directeur, Direction de la comptabilité analytique et judiciaire, au financement net cumulatif (c.-à-d. le décaissement cumulatif effectué par le Canada, moins la valeur cumulée des articles livrés en vertu du contrat), en utilisant des hypothèses raisonnables sur l'avancement des travaux et sur les livraisons d'articles.
  3. La réduction éventuelle du prix contractuel grâce aux différentes méthodes de paiement.
  4. Étant donné que les paiements progressifs ou les paiements anticipés réduisent le besoin d'emprunt de l'entrepreneur, ou l'importance des capitaux propres devant réaliser un revenu, la diminution des prix devrait profiter au Canada. La réduction des prix varie en fonction des différentes méthodes de paiement et de l'attrait que chacune exerce sur l'entrepreneur.
  5. Les circonstances financières qui peuvent avoir une incidence sur la capacité du ministère client de financer les diverses options.

4.70.30.10 Types de méthode de paiement

()

  1. Il existe un certain nombre de façons d'effectuer des paiements. Le paiement des travaux exécutés ou des biens livrés peut être effectué en un seul paiement, en paiements multiples ou en paiements progressifs.
    1. Paiement unique :Lorsqu'un seul paiement sera fait quand tous les travaux seront terminés et livrés, la clause H1000C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) peut être utilisée dans les contrats pour des biens et des services (à l'exception des contrats de construction et de services publics).
    2. Paiements multiples : Lorsqu'un paiement sera fait pour chaque livraison complétée, clause H1001C du guide des CCUA peut être utilisée dans les contrats pour des biens (à l'exception des contrats de construction et de services publics).
    3. Paiements progressifs et paiements anticipés : Dans tous les cas, on ne peut effectuer un paiement pendant l'exercice en cours pour un contrat qui ne commencera pas avant le prochain exercice financier. L'exigence selon laquelle des paiements sont versés seulement pour les biens et services reçus dans l'exercice en cours pourrait entraîner une modification de la méthode de paiement en ce qui concerne les biens et services dont la période de livraison ou de services rendus chevauche plusieurs exercices financiers. Précisément, il pourrait s'avérer nécessaire de prévoir le versement de paiements multiples à un moment précis durant la période du contrat.
  2. Les paiements progressifs ou paiements anticipés peuvent être envisagés seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
    1. une garantie adéquate de paiement est fournie;
    2. le Canada reçoit une contrepartie correspondant au montant du paiement;
    3. le ministère client dispose des capitaux nécessaires au financement ; et
    4. un des critères suivants est rempli :
      1. Le Canada en tire un avantage économique qui est nettement supérieur aux coûts du financement associés aux paiements progressifs ou aux paiements anticipés.
      2. L'entrepreneur risque de subir un préjudice ou de ne pouvoir assurer le financement qu'avec difficulté ou qu'à des taux considérés peu économiques par rapport aux taux préférentiels des banques à charte.
      3. La valeur du contrat semble dépasser la capacité financière évaluée de l'entrepreneur.
      4. Il s'agit d'un contrat de longue durée pour l'exécution du contrat; ou qu'il est pratique courante d'exiger des paiements progressifs ou des paiements anticipés de l'acheteur dans l'industrie ou le secteur d'activité concerné. Cependant, les paiements ne peuvent s'appliquer qu'à des biens et services reçus au cours du même exercice financier. Les fonds doivent être dépensés au cours de l'exercice financier pour lequel ils ont été attribués et ne peuvent être reportés au moyen de paiements anticipés.
      5. S'il s'agit d'abonnements ou de primes d'assurance, qui souvent couvrent une période d'un an ne commençant pas nécessairement le 1er avril, les paiements doivent se limiter à des biens ou services rendus pendant l'exercice financier en cours ou le suivant. Par exemple, un abonnement à une publication payé en février 2009 ne peut s'appliquer à une période au-delà de mars 2010.
      6. S'il s'agit de contrats pluriannuels requérant des avances permanentes, les agents de négociation des contrats doivent négocier le paiement d'une série d'avances distinctes s'appliquant à chaque exercice financier. Un versement peut alors être fait pour un contrat d'entretien couvrant la période de février à mars 2009, et un autre versement pour la période d'avril 2009 à mars 2010.
      7. Dans des situations exceptionnelles telles que l'achat d'armes ou la prestation de services aux termes d'une garantie prolongée, lorsque le fournisseur exige des versements immédiats couvrant plus d'un exercice financier, les agents de négociation des contrats doivent décider cas par cas si le paiement anticipé est la seule solution et s'il peut être justifié. Ces cas devraient être extrêmement rares.
  3. Considérations particulières pour les achats effectués dans d'autres pays :
    1. dans le cas des achats effectués aux États-Unis, les paiements progressifs ou autres acomptes peuvent avoir un impact sur l'application des taxes, reliée à la date et à l'endroit où le droit de propriété est transféré au Canada. On devrait consulter les Services juridiques afin que les modalités du contrat offrent une protection adéquate contre le paiement superflu de taxes;
    2. dans le cas des achats effectués dans d'autres pays, lorsque des paiements progressifs ou autres acomptes sont accordés, on doit s'assurer que l'application des taxes de vente ou d'utilisation ou de toute autre forme de taxes soit reliée à la date et à l'endroit où le droit de propriété est transféré au Canada. Le cas échéant, il faut consulter les Services juridiques.

4.70.30.15 Paiements progressifs

()

  1. Dans le cas d'un paiement progressif, les conditions générales  2010A, 2029, 2030, 2035 et 2040 du guide des CCUA prévoient que le droit de propriété du matériel ou des travaux en cours sera transféré au Canada dès le versement du paiement en question.
  2. Lorsqu'un paiement progressif est prévu, on précise les étapes, le cas échéant, de manière à établir une corrélation mesurable entre le versement des paiements et la progression réelle du contrat. Des critères techniques ou d'autres moyens de mesurer l'exécution du contrat peuvent servir à établir les étapes. Les paiements d'étape constituent une forme de paiement progressif et sont traités dans le cadre de la politique sur les paiements progressifs. Le montant versé à chaque étape devrait être négocié avant l'attribution du contrat ; On peut avoir recours à la clause  H3009C du guide des CCUA lorsque des paiements progressifs par étape seront versés conformément à un calendrier des étapes établi en présentant le formulaire PWGSC- TPSGC 1111, et le montant réclamé est soumis à une retenue. Lorsque le montant réclamé n'est pas soumis à une retenue, on peut utiliser la clause  H3010C. L'une ou l'autre clause peut être utilisée en conjonction avec la clause  H3022C, H3024C ou H4012C.
  3. Lorsqu'il est impossible, en raison de la nature du contrat, de prévoir les paiements progressifs à verser aux diverses étapes, des paiements progressifs peuvent être versés à des dates prédéterminées (méthode de paiement à terme), ou être établis en fonction des coûts réels engagés pour l'achat de matériel et l'achèvement partiel des travaux ainsi que le certifient l'entreprise et les inspecteurs du gouvernement. Lorsque des paiements progressifs seront versés en fonction des coûts engagés en présentant le formulaire de demande de paiement progressif PWGSC- TPSGC 1111, la clause  H1003C peut être utilisée en conjonction avec la clause  H3022C ou H3024C, le cas échéant. La clause H1003C peut également être utilisée en conjonction avec la clause  H4500C dans tous les contrats de biens avec un entrepreneur canadien lorsque des paiements anticipés ou progressifs seront faits. Lorsque le paiement sera fait mensuellement pour les travaux exécutés en vertu des contrats de services, la clause  H1008C peut être utilisée. Dans les contrats de services d'entretien facturés sur une base mensuelle, bimestrielle ou trimestrielle, la clause  H3020C peut être utilisée. Dans les offres à commandes portant sur des services aériens nolisés de biens et de personnes, la clause  H3018C peut être utilisée.
  4. Une combinaison de paiements progressifs versés en fonction des étapes ou des dépenses engagées peuvent être utilisés à différents moments pendant le contrat. Cette méthode peut servir, par exemple, à couvrir les coûts engagés au cours des premières étapes d'un achat important, au moment où il est encore difficile d'établir des étapes, alors que les paiements établis en fonction de règles précises de mesure de l'exécution des travaux seraient effectués plus tard, à des étapes plus faciles à déterminer.
  5. S'il n'est pas possible de verser des paiements progressifs en fonction des étapes ou des dépenses engagées, on peut se servir, avec circonspection, de la méthode de paiement à terme. La condition préalable à l'emploi de cette méthode est l'existence d'un système de surveillance et de contrôle de l'état d'avancement du projet qui fournisse à l'agent de négociation des contrats des indicateurs sûrs de la valeur réelle des travaux accomplis lorsqu'un paiement est exigible. Sauf pour les contrats de location et de services, la méthode de paiement à terme doit être approuvée par un directeur ou un niveau supérieur.

4.70.30.20 Paiements anticipés

()

  1. Les lignes directrices du CT précisent que seules des circonstances extraordinaires justifient le recours aux paiements anticipés.
    1. Contrats de services : Dans le cas d'un contrat de services d'une valeur supérieure à 25 000 $, tout paiement anticipé devrait être protégé par un type quelconque de garantie consentie par une tierce partie jouissant d'une situation financière solide. Une garantie de cette nature prend habituellement la forme d'un cautionnement de garantie consenti par une filiale ou une société mère ou encore par une institution financière, ou d'une lettre de crédit irrévocable consentie par une banque canadienne. La garantie devrait également prévoir la récupération par le Canada du solde non utilisé du paiement anticipé, plus les intérêts, en cas d'annulation des travaux ou d'une résiliation quelconque du contrat pour des raisons de commodité. D'autres types de garantie peuvent être discutés avec un analyste des coûts.
    2. La décision de ne pas insister sur les garanties exige que l'on ait un bon dossier d'affaires.
    3. Dans le cas des contrats de services d'une valeur inférieure à 25 000 $, on peut décider de ne pas exiger une garantie lorsque l'agent de négociation des contrats certifie que l'entrepreneur a déjà œuvré dans un secteur d'activité donné et y jouit d'une bonne réputation, et que les dossiers de TPSGC ne font pas mention de problèmes financiers ou de problèmes de rendement importants survenus dans le cadre de marchés conclus avec l'entrepreneur.
  2. Considérations liées à l'escompte : Pour tous les contrats, sauf les contrats de publicité, le paiement peut être versé avant la date d'échéance lorsque l'entrepreneur offre un escompte pour paiement anticipé et que l'escompte compense au moins le coût que représente pour le Canada le versement de ce paiement anticipé. Les escomptes pour paiement anticipé ne seront pas pris en considération lors de l'évaluation des soumissions/des offres.
  3. Considérations particulières pour les achats à l'étranger : Dans le cas des achats effectués auprès du gouvernement des États-Unis (É.-U.) dans le cadre du programme de ventes de matériel militaire à l'étranger (FMS), des paiements anticipés doivent être versés, conformément à la loi des É.-U., avant que ne débute la livraison des biens et services à un entrepreneur établi à l'étranger. Dans ce cas précis, le Conseil du Trésor a approuvé les conditions uniformisées rattachées aux ventes FMS effectuées par le gouvernement des É.-U. Tout changement aux conditions uniformisées doit faire l'objet d'une présentation au Conseil du Trésor aux fins d'approbation.

4.70.30.25 Retenues

()

  1. Pour tous les contrats où des paiements progressifs sont prévus, on doit faire des retenues afin d'éviter les paiements en trop et d'inciter l'entrepreneur à terminer les travaux. Néanmoins, pour les contrats avec paiements d'étape, l'agent de négociation des contrats peut, à sa discrétion, exiger une retenue.
  2. Les restrictions suivantes s'appliquent aux contrats avec des paiements progressifs :
    1. Prix ferme avec paiements d'étape :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 100 p. 100 des paiements d'étape convenus
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : nul
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : nul
      Profit : nul

    2. Prix ferme avec paiements progressifs en fonction du coût négocié3 :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : nul
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    3. Frais remboursables :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    4. Taux fixe basé sur le temps :

      Total des coûts admissibles : jusqu'à 90 p. 100
      Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
      Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
      Profit : au prorata

    5. Prix à négocier
      1. Les taux/prix négociés l'année précédente servent de taux provisoires pour la nouvelle année4 :

        Total des coûts admissibles : jusqu'à 100 p. 100
        Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
        Taxe sur les produits et services/Taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
        Bénéfices : au prorata

      2. Tous les autres contrats3 :

        Total des coûts admissibles : jusqu'à 75 p. 100
        Achats faisant l'objet d'avances à justifier : 100 p. 100
        Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée : si elle est exigible
        Profit : au prorata

  3. Ces restrictions comportent des exceptions dont on peut tenir compte, à savoir :
    1. lorsqu'il existe des pratiques commerciales établies justifiant ces exceptions peuvent être démontrées;
    2. dans le cas d'organisations qui ne touchent ni profit ni honoraires ; ou
    3. lorsque d'autres méthodes de protection financière sont utilisées, par exemple, des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) ou des cautionnements.
  4. Le moment auquel décider de la méthode de paiement à adopter dépend de la méthode de la demande de soumissions utilisée :
    1. pour un appel d'offres, la méthode de paiement appropriée doit être choisie avant que les documents de demandes de soumissions ne soient distribués, et incluse dans l'appel d'offres (voir la clause H1003C du guide des CCUA.) Les coûts du financement ne constituent pas un facteur d'évaluation;
    2. pour les demandes de soumissions concurrentielles, la demande de soumissions doit clairement indiquer que toute exigence précisée par le fournisseur relativement à des paiements progressifs ou des paiements anticipés constituera un critère d'évaluation (la clause H1003C du guide des CCUA pourrait être nécessaire.) Au moment de l'évaluation des soumissions ou des offres, il sera tenu compte des coûts assurés par le Canada pour les paiements progressifs ou les paiements anticipés, ainsi que des risques inhérents à la méthode de paiement retenue et de la disponibilité des fonds.
  5. Cette façon de déterminer les coûts peut être écartée si tous les fournisseurs qui ont déposé une soumission recevable ont demandé que soient retenues à leur égard une méthode et des modalités de paiement identiques (p. ex. des paiements progressifs en fonction des coûts engagés, ainsi que des calendriers de récupération pratiquement identiques).

3Les pourcentages indiqués s'appliquent aux dépenses engagées (heures engagées dans le cadre de contrats à taux fixe basé sur le temps).

4Les pourcentages indiqués s'appliquent aux taux de l'année précédente.

4.70.35 Vérification

()

  1. La vérification fait partie intégrante du processus de planification de l'achat. Les conditions générales  2029, 2010A, 2010B et 2010C du guide des CCUA renferment une clause permettant au gouvernement de vérifier le montant réclamé. Les conditions générales  2030, 2035 et 2040 renferment une clause permettant aux représentants autorisés du Canada de procéder à des examens et à des vérifications des comptes et des dossiers de l'entrepreneur.
  2. Il existe certaines circonstances où les contrats doivent comporter des dispositions particulières en ce qui a trait à la vérification. Les dispositions supplémentaires en matière de vérification sont le plus souvent associées au besoin d'ajouter au contrat des clauses d'attestation des prix, de contrôle du temps et (ou) des taux.

4.70.35.1 Contrats à prix ferme - attestation des prix et vérification discrétionnaire des comptes

()

  1. L'entrepreneur doit présenter une attestation des prix dans tous les contrats non concurrentiels à prix ferme dont la valeur est inférieure à 50 000 $, qu'il s'agisse de l'achat de biens et de services commerciaux ou non commerciaux. Pour chacun de ces contrats, on doit aussi inclure une clause de vérification discrétionnaire des comptes.
  2. Ceci s'applique à tous les contrats semblables attribués par TPSGC aussi bien que par la Corporation commerciale canadienne (CCC) au nom du Département de la défense des États-Unis (DoD) et de la National Aeronautics and Space Administration (NASA), à l'exception des contrats dont le prix est calculé en fonction de tarifs établis par des organismes de réglementation publique et qui ne font pas l'objet de négociations par TPSGC.

4.70.35.5 Contrats à frais remboursables - attestation et vérification

()

  1. Dans le cas de contrats à frais remboursables, le prix n'est pas précisé dans le contrat mais sera plutôt établi à la fin des travaux. Par conséquent, en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, il est nécessaire que l'autorité pertinente atteste que le prix est raisonnable en se basant sur les coûts réels engagés tels qu'ils sont relevés après l'exécution des travaux. Dans tous les contrats à frais remboursables d'une valeur supérieure à 50 000 $, la mention à l'effet que les coûts engagés doivent être déterminés par une vérification effectuée par le gouvernement n'a comme but que de servir de base à une telle attestation, à savoir que le prix est effectivement raisonnable.
  2. Les contrats comprenant des éléments de remboursement des coûts doivent comprendre une clause de vérification appropriée. Les bases de paiement le remboursement des coûts sont : frais remboursables avec taux fixe basé sur le temps; frais remboursables avec prime d’encouragement; frais remboursables avec tarif fixe; frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels; et frais remboursables sans tarif.
  3. À la fin d'un contrat prévoyant un élément de remboursement des coûts, l'entrepreneur devra soumettre un état des coûts à l'agent de négociation des contrats. L'exigence relative à l'état des coûts doit faire partie des exigences obligatoires du contrat, sauf pour les contrats de réparation et de révision où cette exigence est facultative. (Voir la clause  C0300C du guide des CCUA.)

4.70.35.10 Contrats à tarif fixe basé sur le temps - contrôle du temps

()

  1. Le temps facturé et l'exactitude du système d'enregistrement du temps de l'entrepreneur peuvent faire l'objet d'une vérification par le Canada, avant ou après que l'entrepreneur ait été payé, conformément aux modalités du contrat, qu'il s'agisse d'un contrat concurrentiel ou non concurrentiel et sans égard à sa valeur. Toutefois, l'ampleur de la vérification effectuée doit être en rapport avec la valeur du contrat. (Voir la clause  C0711C du guide des CCUA.)
  2. Ceci s'applique à tous les contrats de ce genre, sauf ceux qui portent sur la prestation de services d'aide temporaire et la location de matériel.
  3. Dès qu'un contrat à taux fixe basé sur le temps est terminé, l'entrepreneur doit soumettre une facture faisant état du temps réel consacré à l'exécution du contrat. De plus, la clause  C0710C ou C0711C du guide des CCUA doit être utilisée afin de vérifier le temps facturé et le système d'enregistrement du temps de l'entrepreneur.

4.70.35.15 Vérification d’un contrat attribué à un entrepreneur étranger

()

Lorsqu'une vérification d'un contrat attribué à un entrepreneur étranger ou d'un contrat qui comprend la participation d'un sous-traitant à qui une partie importante des travaux a été confiée, étranger provenant d'un pays allié de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) est nécessaire, l'agent de négociation des contrats devrait envisager de recourir aux services du gouvernement étranger d'où provient l'entrepreneur ou le sous-traitant pour réaliser la vérification. Le service de vérification peut être demandé en présentant une demande auprès de la Direction du soutien des prix (DSP). De plus amples renseignements sur ce service sont offerts dans la section 9.56 Vérification et attestation des prix des fournisseurs étrangers.

4.70.40 Clauses sur la vérification discrétionnaire des comptes

()

Les agents de négociation des contrats doivent inclure dans les contrats la clause applicable de vérification discrétionnaire des comptes suivante du guide des CCUA :

C0100C :
pour les biens ou les services commerciaux lorsque la clause d'attestation des prix  C0002T, C0004T ou C0006T est utilisée; ou lorsque la clause d'attestation des taux C0600T est utilisée ;
C0101C :
pour les biens ou les services non commerciaux lorsque la clause d'attestation des prix C0003T est utilisée ; ou lorsque la clause d'attestation des taux C0601T est utilisée.

4.70.45 Clauses sur la vérification du temps

()

Les agents de négociation des contrats doivent inclure dans les contrats la clause applicable de vérification du temps suivante du guide des CCUA :

C0710C :
pour les contrats à taux fixe basé sur le temps pour les services et le matériel ;
C0711C :
pour les contrats à taux fixe basé sur le temps pour la vérification du temps facturé et de l'exactitude du système d'enregistrement. On ne doit pas utiliser cette clause lorsque la clause C0705C est utilisée.

4.70.50 Instructions relatives à la facturation

()

  1. Les conditions générales du guide des CCUA comprennent des conditions relatives à la présentation des factures, et les modèles relatifs aux achats comprennent des instructions de facturation.
  2. La clause H5001C du guide des CCUA doit être utilisé dans les contrats pour les biens et les services lorsque l'entrepreneur doit soumettre des factures conformément à tous les renseignements exigés en vertu de l'article « Présentation des factures » des conditions générales pertinentes, et les factures seront soumises lorsque tous les travaux décrits dans la facture auront été complétés.
  3. Lorsqu'on propose les paiements partiels ou les paiements anticipés, la clause appropriée du guide des CCUA doit être incluse dans le contrat. Si le formulaire de demande de paiement partiel PWGSC- TPSGC 1111 est exigé pour effectuer les paiements partiels ou les paiements d'étape et que des pièces à l'appui doivent être présentées, la clause  H3022C peut être utilisée. D'autre part, la clause  H3024C peut être utilisée lorsqu'il n'est pas exigé de joindre des pièces à l'appui à la demande. Dans les contrats pour des services d'entretien facturés sur une base mensuelle, bimestrielle ou trimestrielle, la clause  H3020C peut être utilisée.

4.70.55 Instruments de paiement

()

  1. Le gouvernement du Canada peut utiliser différentes méthodes pour régler le paiement d’un bien ou d’un service. Ces méthodes sont appelées « instruments de paiement », et ces instruments établissent la façon dont l’entrepreneur sera payé.
  2. Les factures de l’entrepreneur peuvent être réglées à l’aide des instruments de paiement suivants :
    1. Dépôt direct (paiements nationaux et internationaux);
    2. Carte d’achat du gouvernement du Canada (cartes d’achat Visa et MasterCard du gouvernement du Canada pour les paiements nationaux et internationaux);
    3. Échange de données informatisées (pour les paiements nationaux);
    4. Virement télégraphique (pour les paiements internationaux seulement);
    5. Système de transfert de paiements de grande valeur (paiements nationaux supérieurs à 25 millions de dollars);
    6. Chèque (pour les paiements nationaux et internationaux);
    7. Petite caisse (pour les paiements nationaux).
  3. À l’exception des chèques et de la petite caisse, tous les éléments ci-dessus sont des instruments de paiement électronique. Les instruments de paiement électronique sont les instruments de paiement privilégiés par le gouvernement du Canada.
  4. Si le ministère ou l’organisme client souhaite effectuer le paiement à l’aide d’un instrument de paiement électronique, il peut indiquer sa préférence dans la demande de soumissions et les documents du contrat subséquent. Les soumissionnaires ou les entrepreneurs pourront alors indiquer s’ils sont en mesure d’accepter diverses formes de paiement électronique. Se reporter aux clauses H3027T et H3027C du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat.
  5. Pour en savoir plus sur les instruments de paiement électronique, veuillez consulter le site Web du receveur général.

4.70.55.5 Dépôt direct

()

  1. Les factures des entrepreneurs peuvent être réglées par dépôt direct. Le dépôt direct est un mode de paiement qui consiste en un transfert électronique de fonds et est l’instrument de paiement privilégié par le gouvernement du Canada. Les entrepreneurs sont vivement invités à accepter les paiements par dépôt direct, mais ils ne sont pas tenus de le faire. Le gouvernement du Canada peut effectuer des dépôts directs au Canada ainsi que dans un grand nombre de pays étrangers (pour obtenir une liste, veuillez consulter le site Web du receveur général).
  2. Bien que le dépôt direct ne porte pas de détails concernant la remise ou de relevé, les ministères et organismes clients peuvent maintenant envoyer par courriel une explication des paiements aux entrepreneurs.
  3. Si les entrepreneurs souhaitent recevoir un paiement par dépôt direct, ils doivent suivre les étapes d’inscription appropriées auprès du ministère ou de l’organisme client responsable de l’émission des paiements. En général, un chèque annulé est demandé pour l’enregistrement des données bancaires exactes.

4.70.55.10 Paiement effectué par carte d’achat

()

  1. Les factures des entrepreneurs peuvent être réglées au moyen des cartes d’achat (cartes de crédit) du Canada, ce qui comprend les cartes d’achat Visa et MasterCard. Cependant, les entrepreneurs ne sont pas tenus d’accepter des cartes d’achat comme instrument de paiement.
  2. L’utilisation de cartes d’achat pour régler les factures des entrepreneurs ou pour payer au point de vente est une décision de gestion de la trésorerie qui incombe au ministère ou à l’organisme client.
  3. Les cartes d’achat peuvent également être utilisées pour les commandes subséquentes dans le cadre de certaines offres à commandes établies. Lorsqu'il est prévu que le ministère ou l’organisme client peut utiliser la carte d’achat pour les commandes subséquentes et/ou au point de vente dans le cadre d'une offre à commandes, consulter les clauses incluses dans le Modèle de demande d'offres à commandes (DOC)L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. et les Conditions générales de 2005.

4.70.55.15 Échange de données informatisées

()

  1. Les paiements effectués au moyen de l’échange de données informatisées sont des paiements électroniques utilisés pour les paiements nationaux, qui comprennent des renseignements structurés sur les remises ou un relevé concernant le paiement (p. ex. décrivant l’objet du paiement).
  2. Lorsque le paiement est versé dans le compte de l’entrepreneur, d’autres renseignements sur les remises sont également fournis à l’entrepreneur. L’entrepreneur détermine auprès de son institution financière la façon dont ces renseignements doivent lui être transmis. Il incombe à l’entrepreneur de vérifier la conformité de son compte avec l’échange de données informatisées.

4.70.55.20 Virements télégraphiques

()

  1. Un virement télégraphique est un transfert électronique de fonds qui est souvent la méthode la mieux indiquée pour le transfert de fonds dans un compte bancaire à l’étranger. Contrairement au dépôt direct à l’étranger, il est possible d’effectuer un virement télégraphique en devises autres que la devise du pays où se trouve le compte bancaire.
  2. En raison des frais d’opération élevés qu’entraîne un virement télégraphique pour le gouvernement du Canada, ce dernier ne devrait être limité qu’aux paiements en devises étrangères de grande valeur, de faible volume et urgents ou aux paiements devant être émis dans une devise autre que celle du pays de destination.

4.70.55.25 Système de transfert de paiements de grande valeur

()

  1. Le Système de transfert de paiements de grande valeur (STPGV) est un système électronique de virement télégraphique utilisé pour faciliter le transfert des paiements irrévocables en dollars canadiens au Canada.
  2. Bien qu’il n’y ait pas de minimum pour les paiements par STPGV, ce système devrait être réservé aux paiements d’un montant élevé. Tous les paiements nationaux supérieurs à 25 millions de dollars effectués par le gouvernement du Canada doivent être émis par le STPGV.
  3. Les fonds sont alors transférés en temps réel entre les institutions financières participantes au nom des ministères et organismes clients, et les fonds sont disponibles à l’entrepreneur immédiatement.

4.70.60 Attestations

()

Lorsque le fournisseur fournit des attestations dans sa soumission, son offre ou son arrangement, ces attestations pourront faire l'objet d'une vérification par le Canada pendant toute la période du contrat, de l'offre ou de l'arrangement. En cas de manquement à toute déclaration de la part de l'entrepreneur, de l'offrant ou du fournisseur ou si on constate que les attestations qu'il a fournies comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada peut résilier le contrat pour manquement, mettre de côté l'offre à commandes (OC) ou l'AMA et retirer le fournisseur de la liste des fournisseurs qualifiés. Pour voir la clause relative aux attestations, consulter les modèles uniformisés d'approvisionnement (CM, CE, DOC et DAMA).

4.70.65 Contrats et matériel de défense

()

  1. Tout contrat qui constitue un « contrat de défense », selon la définition dans la Loi sur la production de défense(LPD), doit comprendre la clause A9006C du guide des CCUA.
  2. Un contrat attribué au nom du ministère de la Défense nationale (MDN) n'est pas nécessairement un contrat de défense. Par exemple, un contrat portant sur des biens utilisés dans le cadre des activités quotidiennes du MDN ne constitue pas un contrat de défense. De plus, il est possible qu'un contrat de défense soit attribué au nom d'un ministère autre que le MDN. Le ministère client, en qualité de responsable technique, déterminera si un besoin précis conduira à l'attribution d'un contrat de défense, conformément aux dispositions de la LPD.
  3. La clause  C2611C du guide des CCUA doit être incluse dans toutes les demandes de soumissions et les contrats portant sur du matériel de défense évalué à 250 000 $ et plus, qui comportent l'importation de matériel de défense et qui exigent que l'entrepreneur soit l'importateur. Cette clause stipule que l'entrepreneur sera responsable de voir à la remise des droits de douane à l'importation ou au paiement de ces mêmes droits et de demander un remboursement à l'Agence du revenu du Canada (ARC). On doit utiliser la clause  C2610C du guide des CCUA lorsque le MDN est l'importateur. Le MDN est responsable de demander à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en temps opportun, l'attestation exigée en vertu du Tarif des douanes.
  4. Selon l' ARC, le « matériel de défense » n'inclut que les biens spécifiés, servant ou pouvant servir, directement ou indirectement à la défense du Canada. Les biens achetés pour les opérations quotidiennes du MDN ne sont pas admissibles.

4.70.70 Services - résidents non permanents

()

  1. Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et le règlement connexe établissent les conditions en vertu desquelles les résidents non permanents obtiennent un permis d'emploi avant d'être autorisés à séjourner au Canada en vue d'occuper un emploi temporaire. Cela comprend le séjour temporaire en vue d'exécuter les travaux en vertu d'un contrat du gouvernement fédéral.
  2. Pour l'approvisionnement de biens et de services qui peuvent nécessiter des services au Canada rendus par des résidents non permanents, les clauses pertinentes du guide des CCUA suivantes doivent être incluses :
    1. A2000C lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur établi au Canada;
    2. A2001C lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur établi à l'étranger.

4.70.75 Assurance

()

  1. Pour les exigences particulières en matière d'assurance dans le cadre d'un besoin, la clause G1001C du guide des CCUA peut être utilisée dans le contrat. D'autre part, lorsque aucune exigence en matière d'assurance ne s'applique à un besoin particulier, la clause G1005C peut être utilisée dans le contrat.
  2. Les agents de négociation des contrats doivent insérer les clauses d'assurance applicables contenues dans la sous-section 5-G du guide des CCUA. Pour plus de renseignements, voir l' Annexe 4.7 : Clauses des risques assurables pour les clauses d'assurance, l' Annexe 4.8 : Assurance relative aux véhicules loués ou appartenant au gouvernement pour l'assurance des véhicules loués par le gouvernement ou lui appartenant, et l' Annexe 4.9 : Assurance relative à l'équipement loué ou appartenant au gouvernement pour l'assurance du matériel loué par le gouvernement ou lui appartenant. Consulter également le site Web de la Gestion des risques. Pour tout renseignement supplémentaire sur l'assurance, les agents de négociation des contrats peuvent communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques de TPSGC par courriel à : rcnscgra.ncrrmias@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

4.70.80 Garantie financière contractuelle

()

  1. Lorsqu'ils décident d'obtenir une garantie financière contractuelle, les agents de négociation des contrats doivent le préciser dans les documents de demandes de soumissions. La clause  E0007C du guide des CCUA doit être utilisée en conjonction avec la clause E0008C lorsque l'entrepreneur doit fournir une garantie financière contractuelle après l'attribution du contrat. La clause E0005C doit être utilisée en conjonction avec la clause  E0008C lorsque le fournisseur retenu doit fournir un dépôt de sécurité à titre de garantie financière contractuelle.
  2. Toute lettre de crédit reçue par le Canada doit comporter une date d'expiration appropriée. La lettre de crédit ne devrait pas expirer en même temps que la période de risque qu'elle couvre. Par exemple, la date d'expiration précisée dans la lettre de crédit ne devrait pas être la même que celle qui est prévue pour l'achèvement des travaux. La date d'expiration devrait être fixée de manière à prévoir un délai d'exécution suffisant par rapport à la date prévue d'achèvement des travaux, pour faire en sorte que l'agent de négociation des contrats soit en mesure d'établir que l'entrepreneur s'est acquitté des obligations prévues par la lettre de crédit. Si l'entrepreneur ne remplit pas ses obligations, l'agent de négociation des contrats doit disposer de suffisamment de temps pour préparer et présenter la demande de paiement requise en vertu de la lettre de crédit.
  3. Lorsqu'une garantie financière sous forme de cautionnement d'exécution est exigée dans le contrat, on doit utiliser la clause E5000C.
  4. Lorsqu'une garantie financière sous forme de cautionnement pour le paiement de la main-d'œuvre et des matériaux est exigée, la clause E8000C doit être utilisée.

4.70.85 Marchandises contrôlées

()

Lorsque le programme des marchandises contrôlées s'applique à un besoin, la clause A9131C du guide des CCUA doit être utilisée dans les contrats afin d'informer l'entrepreneur de ses obligations dans le cadre de ce programme. Lorsqu'il s'agit d'un contrat pour le ministère de la Défense nationale, la clause B4060C doit être utilisée dans le contrat.

4.70.90 Limitation de la responsabilité

()

Lorsqu'une limitation de la responsabilité s'applique à un besoin, les clauses relatives à la limitation de la responsabilité du guide des CCUA peuvent être incluses dans le contrat.

  1. Pour les besoins de gestion de l'information ou de technologie de l'information (GI-TI) dans le cadre desquels le Conseil du Trésor a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause N0000C du guide des CCUA doit être utilisée uniquement dans le cas des contrats de GI-TI. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe des biens et services approprié (habituellement « le prix du contrat au moment où les dommages ont été causés » ou un montant en dollars prédéterminé établi par le groupe des biens et services), ou le montant convenu avec les Services consultatifs de gestion des risques (SCGR).
  2. Pour limiter la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada, sans limiter la responsabilité de chaque partie en ce qui concerne les réclamations de tiers, la clause N0001C doit être utilisée. De façon générale, cette clause serait utilisée lorsqu'un groupe de biens et services existe (autres que ceux qui se rapportent à la GI-TI ou aux services de satellite, qui ont leurs clauses particulières) ou après qu'une évaluation aura permis de déterminer le risque auquel le Canada est exposé et la protection requise. La limitation de la responsabilité de l'entrepreneur devrait constituer une exception aux conditions standards utilisées dans la pratique courante. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada, les agents de négociation des contrats, avec le concours des ministères clients, doivent être en mesure de démontrer que les risques associés au contrat ont été analysés et que la limitation de la responsabilité permet de protéger adéquatement le Canada. On doit prendre cette décision avant d'émettre la demande de soumissions ou, dans le cas de contrats non concurrentiels, avant le début des négociations. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe des biens et services approprié, ou le montant convenu avec les SCGR.
  3. Pour limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada et exiger de l'entrepreneur qu'il indemnise le Canada à l'égard des réclamations de tiers, la clause N0002C doit être utilisée. La limitation de la responsabilité de l'entrepreneur devrait constituer une exception aux conditions standards utilisées dans la pratique courante. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada, les agents de négociation des contrats, avec le concours des ministères clients, doivent être en mesure de démontrer que les risques relatifs au contrat ont été analysés et que la limitation de la responsabilité permet de protéger adéquatement le Canada. On doit prendre cette décision avant d'émettre la demande de soumissions ou, dans le cas de contrats non concurrentiels, avant le début des négociations. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe des biens et services approprié, ou le montant convenu avec les SCGR.
  4. Les clauses N0001C et N0002C sont similaires car elles créent toutes les deux une limitation de la responsabilité de l'entrepreneur pour les dommages causés au Canada. Cependant, les deux clauses traitent la responsabilité de l'entrepreneur pour des réclamations de tiers de différentes façons. La clause N0001C prévoit essentiellement que les parties consentent à ce que la responsabilité pour les dommages aux tiers soit déterminée selon les lois applicables au contrat. Cette clause prévoit également que si le Canada doit payer les dommages causés par l'entrepreneur aux tiers à cause d'une responsabilité conjointe et solidaire, l'entrepreneur doit rembourser ce montant au Canada. En bref, selon la clause N0001C, chaque partie est responsable pour tous les dommages qu'elle cause aux tiers. La clause N0002C pour sa part prévoit que l'entrepreneur doit indemniser le Canada contre toutes les réclamations de tiers qui sont reliées au contrat.
  5. Pour limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada en ce qui concerne les réclamations de première et de tierces parties, la clause N0003C doit être utilisée. La limitation de la responsabilité de l'entrepreneur devrait constituer une exception aux conditions standards utilisées dans la pratique courante. Par ailleurs, on devrait éviter à tout prix de limiter la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada en ce qui concerne les réclamations de tiers, étant donné que cela pourrait constituer un risque énorme pour le Canada. On ne peut limiter la responsabilité civile d'un entrepreneur que dans de très rares cas, principalement dans le cas de contrats non concurrentiels. Lorsqu'on décide de limiter la responsabilité d'un entrepreneur envers le Canada, les agents de négociation des contrats, avec le concours des ministères clients, doivent être en mesure de démontrer que les risques associés au contrat ont été analysés et que la limitation de la responsabilité permet de protéger adéquatement le Canada ou, lorsqu'une part importante des risques est transférée au Canada, que les approbations nécessaires ont été obtenues. On devrait prendre cette décision avant le début des négociations. On doit déterminer le montant en dollars correspondant au groupe des biens et services approprié, ou le montant convenu avec les SCGR.
  6. Pour les besoins en services de satellite dans le cadre desquels le Conseil du Trésor a accordé une autorisation spéciale de répartition du risque, la clause  N0008C doit être utilisée. On doit déterminer le montant en dollars correspondant en consultation avec les SCGR, ou conformément aux groupes des biens et services approuvés par les SCGR.
  7. Pour plus de renseignements sur la gestion des risques, consulter le Chapitre 3 - Stratégie d'approvisionnement.

4.70.95 Justes salaires

()

Cet article est supprimé du Guide des approvisionnements en raison de l’abrogation de la Loi sur les justes salaires et les heures de travail, le 1er janvier 2014.

L'article 4.70.95 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des approvisionnementsL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Version 2014-2.

4.70.100 Information sur les frais de transport

()

  1. Toute demande de biens évaluée à 25 000 $ et plus, incluant la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée selon le cas, comportant des frais de transport dépassant 7 500 $, doit être soumise à la Direction de la gestion du transport, sauf en ce qui concerne :
    1. les besoins de réparation et de révision, de développement, de services d'ingénierie, d'études techniques et d'outillage;
    2. l'aide à l'immobilisation;
    3. la construction complète de navires et d'aéronefs;
    4. les contrats pour lesquels les ministères clients maintiennent le contrôle, en tout ou en partie, de la livraison;
    5. les contrats portant sur des denrées périssables;
    6. les achats effectués auprès de fournisseurs canadiens au nom d'un gouvernement ou d'un organisme étranger, à moins que ce gouvernement ou cet organisme ne demande une assistance;
    7. les offres à commandes, lorsque les quantités et la destination des commandes sont inconnues;
    8. les achats d'aliments et d'engrais en vrac faits dans le cadre d'un programme d'aide extérieure;
    9. les besoins portant sur des articles multiples pouvant nécessiter l'attribution de plusieurs contrats et dont les frais de transport particuliers ne peuvent être facilement établis;
    10. les contrats portant sur des systèmes complets dont les multiples composants sont susceptibles d'être expédiés de sources et d'endroits différents et pour lesquels il est impossible d'établir un coût FAB origine;
    11. les contrats de service;
    12. les achats assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne ou à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, à moins que l'on ait recours à un processus non concurrentiel en vertu de l'une des raisons figurant dans l'accord et servant à justifier l'appel d'offres limité.
  2. Le terme Incoterms 2000 « FCA franco transporteur (… lieu convenu) » doit être utilisé dans tous les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN) attribués à des fournisseurs uniques, dans tous les contrats de réparation et de révision lorsque le transport ne fait pas partie de la soumission concurrentielle, et dans tous les contrats de vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger (et non pour tous les contrats passés avec les États-Unis). Le MDN gérera la logistique interne (la coordination, l'organisation et le paiement de tous les frais de transport à l'arrivée) de ces contrats. Pour ces contrats, l'entrepreneur doit livrer les biens « FCA franco transporteur », et le lieu convenu sera toujours l'établissement de l'entrepreneur, à moins d'avis contraire du MDN. L'agent de négociation des contrats doit inclure dans le contrat la clause sur le transport D0035C ou D0037C du guide des CCUA. Ces clauses obligent l'entrepreneur à s'adresser au MDN pour obtenir des instructions d'expédition et connaître la marche à suivre.
  3. Si l'entrepreneur n'est pas situé au Canada et que les biens doivent être importés au Canada par le MDN, l'agent de négociation des contrats doit inclure la clause  C2608C et, s'il y a lieu, la clause C2610C. Si les biens doivent être importés au Canada par l'entrepreneur, inclure la clause  C2611C, s'il y a lieu.
  4. Pour aider les agents de négociation des contrats à déterminer quelle clause relative à l'expédition s'applique à leur contrat, voici la liste des clauses et leur application :
    1. Contrats du MDN :
      1. D0035C : pour les entrepreneurs établis à l'étranger et les contrats de vente de matériel militaire des États-Unis à l'étranger (les clauses  C2608C et C2610C peuvent s'appliquer);
      2. D0037C : pour les entrepreneurs canadiens;
      3. D4001C : pour livraison FAB destination.
    2. Tous les autres ministères du gouvernement :
      1. D4000C : pour livraison FAB origine (utiliser les clauses  C5200T dans les demandes de soumissions et C5200C ou C5201C dans les contrats);
      2. D4001C : pour livraison FAB destination (utiliser les clauses  C5200T dans les demandes de soumissions et C5200C dans les contrats).

4.70.105 Législation du travail de l'Ontario

()

Pour les contrats de services de conciergerie, d'alimentation et de sécurité lorsque l'entrepreneur doit garder les dossiers de ses employés à jour et fournir, sur demande, l'information à l'agent de négociation des contrats, conformément à la législation du travail de l'Ontario, la clause  A0075C du guide des CCUA doit être utilisée. Voir l' Annexe 4.6 : Législation du travail de l'Ontario.