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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

4.35. Critères d'évaluation

Tous les critères d'évaluation, ainsi que leur importance et leur pondération relatives, doivent être énoncés clairement dans le document de demandes de soumissions. Le cas échéant, la demande de soumissions doit également mentionner si des solutions de rechange seront envisagées et dans quelles conditions. De plus, lorsqu'on décide d'exiger une condition, il faut déterminer si elle est applicable lors de l'attribution du contrat ou de la présentation de la soumission. Par exemple, un certificat d'assurance peut ne pas être disponible au moment de la présentation puisqu'il ne peut être émis qu'à l'attribution d'un contrat. Dans ce cas, l'exigence d'un certificat d'assurance peut être plus appropriée.

4.35.1 Critères obligatoires

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Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les exigences obligatoires sont réellement des exigences essentielles, puisqu'on ne peut pas déroger à une seule exigence obligatoire lorsque confronté à une soumission, une offre ou un arrangement qui serait autrement recevable. Les agents de négociation des contrats devraient discuter de ces exigences avec les ministères clients, puisque la majeure partie des exigences obligatoires sont définies, en règle générale, par le ministère client. Les critères d'évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l'exécution efficace des travaux. Les agents de négociation des contrats doivent réduire au minimum le nombre de critères obligatoires afin de favoriser le dépôt de soumissions, offres ou arrangements recevables. Les critères obligatoires doivent être clairement énoncés dans le document de demandes de soumissions et peuvent comprendre ce qui suit :

  1. les permis et licences nécessaires;
  2. les caractéristiques de rendement minimal de l'équipement;
  3. les dates et les conditions de livraison;
  4. l'expérience ou les compétences essentielles minimales du personnel proposé;
  5. les limites budgétaires.

4.35.5 Critères cotés

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  1. Seuls les soumissions, les offres ou les arrangements qui satisfont aux critères obligatoires seront cotés par points, le cas échéant. Les critères cotés servent à évaluer divers éléments de la soumission, l'offre ou l'arrangement technique pour faire ressortir le mérite relatif de chaque soumission, offre ou arrangements. Le document de demandes de soumissions précise le maximum de points pouvant être obtenus pour chaque critère.
  2. Lorsque l'on utilise la cotation numérique, une soumission, une offre ou un arrangement doit obtenir dans son ensemble un nombre minimal de points pour être considéré comme recevable, et doit souvent obtenir un nombre minimal de points par rapport à certains critères. Les documents de demandes de soumissions doivent clairement énoncer les seuils minimaux et indiquer que ces minimums sont obligatoires. En pondérant chaque critère, l'agent de négociation des contrats et le ministère client doivent s'assurer qu'un nombre global élevé de points accumulés pour des critères mineurs ne masque pas un faible total de points relativement à des critères majeurs.
  3. Lorsque l'évaluation des connaissances et de l'expérience est importante, les agents de négociation des contrats doivent préciser dans les documents de demandes de soumissions la façon dont les connaissances et l'expérience seront évaluées. Dans le cas des coentreprises, par exemple, il s'agit de préciser l'expérience qui sera évaluée, c'est-à-dire celle d'un membre de la coentreprise seulement ou le regroupement des expériences de tous les membres.