4.10. Méthodes de demandes de soumissions

Attention! Puisque la transition vers AchatsCanada se poursuit, les mentions du Guide des approvisionnements qui portent sur l’Environnement automatisé des acheteurs (EAA) doivent être interprétées uniquement à titre de référence au système générique. Les utilisateurs de l’environnement SAP Ariba devraient adapter leurs activités en conséquence.

Il est conseillé aux acheteurs de consulter les outils disponibles sur AchatsCanada pour obtenir des conseils et des procédures sur la réalisation de transactions d'approvisionnement dans l’environnement SAP Ariba.

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Contenu principal

Diverses méthodes de demandes de soumissions peuvent être utilisées selon les caractéristiques du besoin.

4.10.1 Demande de prix

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  1. Une demande de prix peut être utilisée en vue de solliciter des soumissions pour l’achat de faible valeur des biens et/ou des services commerciaux d’une valeur de moins de 25 000 $ pour des biens et de moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables, auprès d’un ou de plusieurs fournisseurs.
  2. Avant de solliciter une soumission en utilisant une demande de prix, les agents de négociation des contrats doivent vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et vérifier que le soumissionnaire n'est pas inadmissible.
  3. En raison de son caractère abrégé, une demande de prix peut ne pas comprendre toutes les modalités qui sont habituellement utilisées pour former un contrat, mais elle doit inclure les dispositions relatives à l’intégrité – soumission des Instructions uniformisées 2003 ou 2004.
  4. Les exigences du contrat doivent être bien définies pour permettre l'évaluation et la comparaison des soumissions en fonction du prix et de la livraison et pour que l'attribution du contrat puisse être déterminée selon la soumission la plus basse qui satisfait aux exigences.
  5. Les demandes de prix ne sont pas affichées publiquement. Si une date et une heure précises sont établies pour la réception des propositions de prix, les agents de négociation des contrats peuvent demander aux soumissionnaires de les leur soumettre directement.
  6. Consulter l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat ou l’émission d’un bon de commandes.

4.10.5 Achat par téléphone

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  1. Un achat par téléphone est un type de demande de prix, laquelle est effectuée lorsqu’un, ou plusieurs fournisseurs sont invités à présenter une soumission verbalement, en personne ou par téléphone, pour un besoin d'une valeur de moins de 25 000 $ pour des biens et de moins de 40 000 $ pour des travaux de construction et des services, incluant toutes les taxes applicables.
  2. Avant de solliciter une soumission par téléphone, l’agent de négociation des contrats doit vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et s'assurer que le soumissionnaire n'est pas inadmissible.
  3. Lorsqu’il demande une soumission par téléphone, l’agent de négociation des contrats doit veiller à ce que le soumissionnaire soit avisé qu’il sera assujetti à la Politique d'inadmissibilité et de suspension et qu’il devra se conformer à la Politique pour qu’un contrat lui soit attribué. L’agent de négociation des contrats doit inviter le soumissionnaire à se familiariser avec la Politique.
  4. L'agent de négociation des contrats peut conclure un contrat verbal par téléphone (et passer une commande) s’il a les pouvoirs pertinents.
  5. Il n'est pas nécessaire de demander au soumissionnaire de confirmer par écrit une soumission reçue par téléphone. Toutefois, l'agent de négociation des contrats doit noter, dans le dossier d'achat, les détails de la soumission reçue par téléphone, et la commande doit être confirmée par écrit par l'émission du document contractuel pertinent, dont une copie doit être fournie à l'entrepreneur.
  6. Voir le Chapitre 7 - Attribution de contrats et émission d'offres à commandes et d'arrangements en matière d'approvisionnement et l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat ou l’émission d’un bon de commandes.

4.10.10 Appel d'offres

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  1. Un appel d'offres est utilisé lorsque la sélection est fondée sur le prix le plus bas. Il devrait être utilisé lorsque tous les critères suivants sont respectés :
    1. au moins deux fournisseurs sont considérés comme étant en mesure de satisfaire au besoin;
    2. le besoin est suffisamment défini pour permettre l'évaluation des soumissions en fonction des critères clairement établis;
    3. les conditions du marché sont telles que les soumissions peuvent être présentées sur une base de tarification commune;
    4. on a l'intention d'accepter la soumission recevable la plus basse sans négocier; et
    5. l'évaluation des soumissions ne tiendra pas compte des considérations relatives aux facteurs coûts liés au produit, aux ressources, à l'exploitation et aux imprévus ou des considérations socio-économiques autres que l'équité en matière d'emploi.
  2. Un appel d'offres peut être émis pour solliciter des soumissions au moyen :
    1. d'une annonce publique sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG);
    2. d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis; ou
    3. d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
  3. Avant d'émettre un appel d'offres, les agents de négociation des contrats doivent vérifier la liste d’inadmissibilité et de suspension et veiller à ce que les fournisseurs invités ne sont inadmissibles, s’ils n'ont pas été sélectionnés à partir d'une liste de candidats préqualifiés.
  4. Un appel d’offres doit inclure les dispositions relatives à l’intégrité – soumission des Instructions normalisées 2003 ou 2004.
  5. L'appel d'offres peut faire l'objet d'un dépouillement public. On devrait envisager le dépouillement public pour tous les appels d'offres dont la valeur estimative est supérieure à 25 000 $. Si les circonstances le justifient, les appels d'offres pour des besoins d'une valeur inférieure à 25 000 $ peuvent aussi être dépouillés publiquement. On devrait envisager le dépouillement public de toute soumission lorsque l'attribution du contrat aura une grande visibilité.  
  6. Consulter l’article 5.16 Conformité en matière d’intégrité pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus à suivre avant l’attribution d’un contrat.

4.10.15 Demande de soumissions

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  1. Une demande de soumissions peut être utilisée pour les besoins de faible valeur (simple), de complexité moyenne (MC) et plus complexe (HC). Elle peut être utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur le prix ou sur le meilleur rapport qualité-prix. Les instructions uniformisées 2003 et 2004 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat doivent être utilisées dans les demandes de soumissions pour les biens ou les services. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une demande de soumissions pour des besoins de faible valeur, de complexité moyenne et plus complexe, doivent utiliser les modèles uniformisés d'approvisionnement en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
  2. La demande de propositions (DP) est une forme de demande de soumissions utilisée lorsque la sélection des soumissionnaires est fondée sur le meilleur rapport qualité-prix plutôt que sur le prix seulement. On devrait avoir recours à la DP lorsque, en raison de la nature du besoin, les fournisseurs sont invités à proposer une solution à un problème, un besoin ou un objectif, et que le choix de l'entrepreneur repose sur l'efficacité de la solution proposée.
  3. Les soumissions doivent être évaluées et le fournisseur retenu doit être choisi conformément à certains critères et méthodes précisés dans la demande de soumissions.
  4. Une demande de soumissions peut être émise pour solliciter des soumissions au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe aux fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
  5. Les réponses à la demande de soumissions peuvent donner lieu à des négociations préalables à l'attribution du contrat lorsque la demande de soumissions précise le droit de négocier conformément aux accords commerciaux internationaux et/ou l’Accord de libre-échange canadien (ALEC).
  6. Souvent, la préparation des soumissions coûte cher aux fournisseurs. Pour maintenir ces coûts le plus bas possible tout en assurant un libre accès aux fournisseurs éventuels, on devrait émettre des demandes de soumissions en deux étapes.
    1. à la première étape, on demande aux fournisseurs d'envoyer une lettre d'intérêt avec leurs qualifications qui serviront à établir une liste restreinte de fournisseurs. À la seconde étape, on demande aux fournisseurs inscrits sur cette liste de présenter des soumissions détaillées;
    2. les fournisseurs qui ne figurent pas sur la liste restreinte peuvent quand même obtenir la demande de soumissions et présenter des soumissions.
  7. Un processus semblable peut être approprié lorsqu'on a identifié un grand nombre de fournisseurs éventuels. Lorsqu'ils réalisent un processus d'approvisionnement en deux étapes, les agents de négociation des contrats doivent suivre les procédures exigées en vertu des accords commerciaux internationaux applicables et de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) en ce qui a trait à l’appel d’offres sélectif et à la présélection des fournisseurs, respectivement.
  8. Une demande de soumissions doit contenir, au minimum, les renseignements suivants :
    1. une définition claire du besoin;
    2. les instructions à l'intention des soumissionnaires;
    3. les instructions pour la préparation des soumissions;
    4. les procédures d'évaluation clairement définies;
    5. les exigences relatives aux attestations;
    6. les exigences en matière de sécurité et financières;
    7. validité de la soumission;
    8. les clauses du contrat subséquent;
    9. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DP et sur l'évaluation de leur soumission. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.).

4.10.20 Demande d'offres à commandes

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  1. La demande d'offres à commandes (DOC) est utilisée pour solliciter des offres dans le cadre des méthodes d'approvisionnement par offre à commandes. Pour plus de renseignements sur l'application des offres à commandes, consulter l'article 3.40 L'offre à commandes comme méhtode d'approvisionnement.
  2. Une DOC peut être utilisée pour solliciter des offres au moyen d'une annonce publique sur le SEAOG, d'une invitation directe à des fournisseurs sélectionnés au moyen d'une liste de fournisseurs si cela est permis, ou d'une invitation à un fournisseur unique si les conditions du processus non concurrentiel ont été remplies.
  3. La DOC doit contenir des instructions sur l'utilisation et le but de l'offre à commandes proposée, ainsi que sur les restrictions qui y sont rattachées. Les instructions uniformisées 2006 (besoins concurrentiels) et 2007 (besoins non concurrentiels) et les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) sont conçues expressément pour les offres à commandes, et elles doivent être incorporées par renvoi dans chaque DOC. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une DOC doivent utiliser le modèle DOCL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
  4. Une DOC devrait contenir, au minimum, les renseignements suivants : 
    1. une définition claire du besoin et la période durant laquelle on peut passer les commandes subséquentes;
    2. l'information sur le nombre d'offres à commandes dont on veut autoriser l'utilisation;
    3. les instructions pour la préparation des offres;
    4. les critères d'évaluation précis;
    5. des procédures d'évaluation et une méthode de sélection clairement définies;
    6. les instructions informant les offrants qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DOC et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus.);
    7. la méthode précise de classement, le cas échéant;
    8. un processus de commande subséquente clairement défini, y compris la méthode d'attribution des tâches pour les offres à commandes multiples;
    9. l'avis aux offrants en ce qui concerne la divulgation de leurs prix unitaires (voir les conditions générales 2005 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA);
    10. les conditions applicables à la DOC;
    11. les conditions applicables à l'offre à commandes;
    12. les clauses du contrat subséquent applicables aux commandes subséquentes;
    13. une estimation du volume des biens ou des services à commander, dans la mesure du possible.

4.10.20.1 Procédures d'offre à commandes

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  1. Limites des commandes subséquentes : Une commande subséquente à l’offre à commandes constitue un contrat distinct auquel s’appliquent les limites contractuelles établies par le Conseil du Trésor (CT). Les agents de négociation des contrats établiront la limite maximale des commandes subséquentes pour les utilisateurs désignés dans le document d'offre à commandes en utilisant comme guide l’annexe A – Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Toutefois, TPSGC est habilité à imposer d’autres limites à la valeur des commandes individuelles.
  2. Limitation financière : L'inclusion d'une limitation des dépenses dans les offres à commandes est facultative. Le responsable de l’offre à commandes déterminera s'il y a lieu d'inclure une limite selon le type d'offre à commandes (principale ou individuelle), de même que le degré de contrôle sur les dépenses totales et les besoins du (des) ministère(s) client(s). La clause M4506C du guide des CCUA peut s'appliquer.
  3. Utilisateurs désignés : Les utilisateurs désignés qui sont autorisés à passer des commandes subséquentes aux offres à commandes pourraient comprendre les ministères fédéraux, les organismes ou les sociétés d'État mentionnés à l'Annexe I, l'Annexe I.1, l'Annexe II et l'Annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir l'article 7.7 de la partie 7A du modèle DOCL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. du guide des CCUA.
  4. Établissement de rapports pour les offres à commandes : Le responsable de l’offre à commandes peut indiquer dans l'offre à commandes que l'offrant, et/ou le ministère client, selon le cas, est appelé à établir des rapports. Dans tel cas, l'offre à commandes doit indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause M7010C du guide des CCUA. Voir également l'article 8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement pour plus de renseignements sur l'établissement de rapports.

4.10.20.5 Classement et méthode pour les offres à commandes

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  1. Une offre à commandes :
    Si l’utilisation d’une seule offre à commandes est autorisée à la suite de la DOC concurrentielle, on considère que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes.
  2. Offres à commandes multiples :
    Si l'on autorise l'utilisation de plusieurs offres à commandes lorsqu'on a tout lieu de croire qu'un seul fournisseur ne serait pas en mesure de répondre à la demande dans le cadre des activités opérationnelles, il faut clairement définir dans la DOC les méthodes de classement et les procédures pour les commandes subséquentes afin que les fournisseurs en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. Les deux modèles de méthode de classement sont décrits ci-après :
    1. principe du droit de premier refus :
      Selon les procédures pour les commandes subséquentes, lorsqu'un bien est défini, le l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ». Lorsque l'offrant qui est classé au premier rang ne peut répondre au besoin, l'utilisateur désigné doit bien documenter son dossier. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes
    2. répartition proportionnelle :
      Les procédures pour les commandes subséquentes obligent à passer les commandes subséquentes proportionnellement, de sorte que l'offrant qui est classé au premier rang reçoive le plus important volume des travaux préétabli ; que l'offrant qui est classé au deuxième rang reçoive le deuxième plus important volume des travaux préétabli, etc. (par exemple, 50 p.100 du volume des travaux attribué à l'offre à commande classée au premier rang, 30 p.100 à l'offre classée au deuxième rang et 20 p.100 à l'offre classée au troisième rang). On doit décrire dans la DOC cette répartition préétablie du volume des travaux pour que les offrants intéressés en prennent connaissance dans la préparation de leur offre. C'est également ce que l'on appelle le « meilleur rapport qualité-prix collectif ». L'offre à commandes classée au premier rang représente le meilleur rapport qualité-prix pour le Canada, et l'offrant a droit au plus important volume des travaux. Il faut donner à l'offrant qui est classé en premier rang un avantage notable dans la répartition du volume des travaux prévu (par exemple, 20 p.100 ou plus que la deuxième offre) et, de même pour les autres offrants. Il appartient à l'agent de négociation des contrats de définir ce qui constitue un avantage notable ; cette notion peut varier selon les groupes de biens ou de services ou de l'analyse de rentabilisation. On considère alors que les commandes subséquentes sont concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus pour la passation des commandes subséquentes.
      Lorsqu'on doit autoriser des offres à commandes individuelles selon le principe de la répartition proportionnelle, l'agent de négociation des contrats doit informer l'utilisateur autorisé qu'il est obligé de surveiller les activités de passation des commandes subséquentes pour s'assurer que les travaux sont affectés conformément au principe de la répartition préétablie des travaux.
    3. Dans les deux cas exposés ci-dessus, les agents de négociation des contrats devraient indiquer clairement, dans la DOC, le nombre prévu d'offres à commandes dont on devrait autoriser l'utilisation. Si l'on veut autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, la DOC devrait indiquer le principe selon lequel les commandes subséquentes seront passées, soit par droit de premier refus, répartition proportionnelle ou autre. Si des commandes subséquentes à des offres à commandes doivent être passées selon le principe de la répartition proportionnelle, la répartition (par exemple, 50 p.100, 30 p.100 et 20 p.100) doit être indiquée dans la DOC.
    4. En outre, lorsqu'on a l'intention d'autoriser l'utilisation d'offres à commandes multiples, les agents de négociation des contrats peuvent prévoir une condition selon laquelle, seules seront considérées les offres à commandes qui accusent, par exemple, un écart de moins de 10 p. 100 par rapport à l'offre la plus avantageuse pour ce qui est du prix. La méthode de calcul utilisée devrait être décrite explicitement dans la DOC.
  3. Commandes subséquentes non concurrentielles :
    Dans d'autres cas, on autorise l'utilisation de plusieurs OC, sans toutefois établir de classement. C'est ce que l'on ferait par exemple pour demander des prix portant sur un éventail complet d'articles présentés dans un catalogue, lorsqu'il est impossible de classer les offres. Le responsable autorisé à passer les commandes subséquentes peut choisir l'OC à laquelle on fera appel. Pour certains besoins, les agents de négociation des contrats peuvent établir des paramètres afin de guider les utilisateurs autorisés dans la sélection de l'une des offres à commandes. Les commandes subséquentes passées dans le cadre de ces offres à commandes sont non-concurrentielles, et on ne peut exercer que les pouvoirs de passation des commandes subséquentes non-concurrentiels.

4.10.20.10 Formulaires d'offre à commandes

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Les formulaires suivants sont utilisés pour les commandes subséquentes à une offre à commandes et disponibles par l'entremise du site Web de TPSGC Catalogue de formulairesL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. :

Formulaires d'offre à commandes
Numéro du formulaire Titre du formulaire
PWGSC- TPSGC 942L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Commande subséquente à une offre à commandes
PWGSC- TPSGC 944L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Commande subséquente à plusieurs offres à commandes (Disponible en anglais seulement)
PWGSC-TPSGC 8251L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Commande subséquente à une offre à commandes pour du personnel temporaire
PWGSC- TPSGC 7169-1L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Commande subséquente à une offre permanente de services de gardiennage
PWGSC-TPSGC 191L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Demande de carte d'achat (MasterCard)1, qu'on peut également utiliser pour faire une commande subséquente à une offre à commandes, tout comme les autres méthodes figurant dans l'offre à commandes2.

1Parce que l'entrepreneur est payé immédiatement lorsqu'on se sert d'une carte de crédit, les dispositions sur le délai normal de paiement et les intérêts sur les comptes en souffrance ne s'appliquent pas. (Voir le modèle DOCL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. [partie 6B, article 2] du Guide des CCUA.)

2Les agents de négociation des contrats doivent procéder à une vérification pour savoir si les clients ont besoin de ces services et reproduire les détails pertinents dans les offres à commandes. Dans ces cas, le formulaire de commande subséquente peut être justifié ou non.

4.10.25 Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement

()

  1. La demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAMA) est utilisée en vue de demander des arrangements de la part des fournisseurs pour l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement. Pour plus de renseignements, consulter l'article 3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement.
  2. Les agents de négociation des contrats qui doivent établir une DAMA doivent utiliser les instructions uniformisées 2008, les conditions générales 2020 du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) et le modèle DAMA en suivant les Procédures d’utilisation des modèles uniformisés d’approvisionnementL’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., lesquelles fournissent des directives au sujet de l’utilisation de ces modèles.
  3. Une DAMA doit contenir, au minimum, les renseignements suivants : 
    1. une définition claire du besoin;
    2. les instructions à l'intention des fournisseurs;
    3. les instructions pour la préparation des arrangements;
    4. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection clairement définies pour l'établissement de la liste des fournisseurs qualifiés;
    5. les exigences relatives aux attestations;
    6. les conditions pertinentes à l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), y compris les modalités de la demande de soumissions;
    7. les clauses du contrat subséquent applicables à tout contrat subséquent à chaque demande de soumissions;
    8. les instructions informant les fournisseurs qu'ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la DAMA et sur l'évaluation de leur offre. (Voir l'article 7.40 Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires, offrants, fournisseurs non retenus pour les renseignements à inclure dans les comptes rendus).
  4. La liste des fournisseurs qualifiés résultant d'une DAMA est considérée comme une liste de fournisseurs dans le cadre d'accords commerciaux internationaux.

4.10.25.1 Procédures d'arrangement en matière d'approvisionnement

()

  1. Avant l'établissement d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), l'agent de négociation des contrats élabore et émet une DAMA, qui permet de sélectionner un groupe convenable de fournisseurs en fonction des critères d'évaluation énoncés. Au même moment, les exigences en matière de sécurité industrielle (c.-à.-d. la sécurité du personnel, des installations et de la technologie de l'information) devraient être définies, lorsque tous les ministères clients qui auront recours à l' AMA sont visés par un ou tous ces aspects relatifs à la sécurité.
  2. Les formulaires suivants doivent être utilisés par les ministères clients pour la première page de la demande de soumissions et la première page du contrat subséquent :
    PWGSC-TPSGC 9400-3L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux., Demande de soumissions
    PWGSC-TPSGC 9400-4L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux. Contrat
  3. Les agents de négociation des contrats établiront les limites des contrats dans le document d'arrangement en matière d'approvisionnement pour les utilisateurs désignés dans l'arrangement, selon le cas. Pour les arrangements en matière d'approvisionnement de biens, de services ou de construction, les agents de négociation des contrats peuvent établir la limite maximale des contrats en utilisant comme guide l’Annexe A : Approbations contractuelles de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement. Cette dernière établit la limite en dollars dans la passation de contrats pour les biens, les services et la construction au-dessus de laquelle les ministères doivent demander l'approbation du CT pour conclure le contrat.
  4. Il n'existe pas de contrat selon la loi entre le Canada et le fournisseur tant qu'un contrat n'est pas attribué en remplissant le formulaire PWGSC-TPSGC 9400-4L’information n'est accessible qu'aux fonctionnaires des ministères et organismes fédéraux..
  5. Établissement des rapports pour les arrangements en matière d'approvisionnement : Le responsable des arrangements en matière d'approvisionnement peut indiquer dans l' AMA que le fournisseur, ou le ministère client, selon le cas, est demandé à établir des rapports. L' AMA devrait indiquer le délai prescrit dans lequel chaque rapport doit être soumis après la période d'établissement de rapports. Voir la clause S0010C du guide des CCUA. Voir également l'article 8.75.1 Rapport pour les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement pour plus de renseignements sur l'établissement des rapports.
  6. Viabilité financière : Les responsables des arrangements en matière d'approvisionnement devraient prendre note que, puisque l'énoncé des travaux ou le besoin ne peut pas être établi d'avance, seul un examen préliminaire de la viabilité financière des fournisseurs sera réalisé afin de pré-qualifier ceux-ci. Voir la clause S0030T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat. Voir également le paragraphe 5.60.1 Capacité financière pour plus de détails sur la capacité financière.
  7. Utilisateurs désignés : Les utilisateurs désignés qui sont autorisés à avoir recours aux arrangements en matière d'approvisionnement comprennent les ministères fédéraux, organismes ou sociétés d'État mentionnés aux annexes I, II et III de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voir le modèle DAMA, partie 6A, article 6, du guide des CCUA.

4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement

()

  1. Les demandes d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) faisant l'objet d'accords commerciaux internationaux doivent être publiées au moins une fois par an sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) et rendues accessibles en permanence sur le SEAOG. Les avis pour les DAMA assujetties aux accords commerciaux internationaux doivent comprendre les éléments suivants :
    1. une description des biens ou des services, ou des catégories de biens et de services, pour lesquels la DAMA peut être utilisée;
    2. les conditions de participation et les critères à remplir par les fournisseurs en vue de leur inclusion dans la liste;
    3. les méthodes que l'entité contractante utilisera pour vérifier qu'un fournisseur satisfait aux conditions;
    4. le nom et l'adresse de l'entité contractante, et tout autre renseignement nécessaire pour prendre contact avec elle et obtenir tous les documents pertinents relatifs à la liste;
    5. la période de validité de la liste et les modalités de son renouvellement ou de son annulation, ou, si cette période de validité n'est pas précisée, une mention indiquant la méthode par laquelle il sera avisé de son utilisation;
    6. une indication des accords commerciaux qui s'appliquent à la DAMA.

    Si un ou plusieurs accords commerciaux internationaux s'appliquent, la DAMA doit être affichée pendant au moins 25 jours civils avant que tout appel d'offres en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement qui en résulte puisse être clos. Si l'état d'urgence dûment justifié par l'entité contractante rend ce délai impraticable, il peut être réduit à 10 jours au moins.

    Les fournisseurs doivent être autorisés à présenter une demande de qualification en tout temps, et tous les fournisseurs qualifiés doivent être inclus dans l'AMA dans un délai raisonnable.

    Pour savoir quels accords commerciaux internationaux s'appliquent ou non à une DAMA, consultez 3.50.5 Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement.

  2. Pour les demandes de soumissions et les contrats proposés en vertu d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), les éléments suivants s'appliquent :
    1. Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement est inférieure aux seuils établis par les accords commerciaux, ces accords ne s'appliquent pas.
    2. Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement est égale ou supérieure aux seuils établis par les accords commerciaux, ces accords s'appliquent à la demande de soumissions.
    3. Lorsque un ou plusieurs des accords commerciaux internationaux s'appliquent à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, un avis de projet de marchés (APM) doit être affiché sur le SEAOG. Si un fournisseur qui n'est pas inclus dans l'AMA demande à participer à la demande de soumissions en vertu de l'AMA, il doit pouvoir demander à être qualifié. Le cas échéant, le fournisseur doit être inclus dans l'AMA dans un délai raisonnable et être autorisé à participer à la demande de soumissions en question. Après la clôture des soumissions, l'agent de négociation des contrats ne doit toutefois pas retarder le processus d'attribution du contrat afin de permettre à un fournisseur de suivre le processus de qualification.
      Pour obtenir des renseignements sur la manière de déterminer la période de demande de soumissions des demandes de soumissions en vertu des AMA, consultez 4.75.5 Établissement de la période de la demande de soumissions.

4.10.25.10 Processus continu de qualification

()

Dans l’objectif de simplifier et de rationaliser les directives concernant les accords commerciaux, les renseignements qui se trouvaient dans cette section ont été incorporés à la section 4.10.25.5. Accords commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement.

À des fins de référence seulement, Section 4.10.25.10 est disponible dans l’archive du Guide des approvisionnements, version 2020-1.

4.10.25.15 L’Accord de libre-échange canadien et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement

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Lorsque la valeur estimative d'un contrat proposé dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement est supérieure au seuil établi par l’ALEC, ce dernier s'applique à la demande de soumissions. Autrement, l'ALEC ne s'applique pas au contrat proposé.

Lorsque l'ALEC s'applique à la demande de soumissions dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement, l'ALEC permet l'utilisation des listes de fournisseurs sans publication d'un APM à condition que tous les fournisseurs figurant sur la liste de fournisseurs soient invités à soumissionner et qu'ils puissent demander à être qualifiés en tout temps. Selon la politique de TPSGC, on doit donner aux fournisseurs au moins 15 jours civils pour soumissionner.

4.10.25.20 Processus continu de qualification

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Conformément à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC), une liste des fournisseurs qualifiés a été établie et son existence doit être révélée et publiée par l'entremise d'une invitation à se qualifier, au moins une fois l'an sur le SEAOG ou dans les journaux prédéterminés. Cette invitation à se qualifier doit contenir les conditions que les fournisseurs doivent remplir pour se qualifier. Ces fournisseurs doivent être permis de présenter une demande de qualification n'importe quand.

4.10.30 Outils de sélection de services professionnels

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Les outils de sélection de services professionnels qui peuvent aider les ministères clients à combler leurs besoins sont les suivants.

  1. Services d'aide temporaire (SAT)
    1. Les SAT sont habituellement utilisés :
      1. lorsqu'un fonctionnaire est absent de façon temporaire;
      2. lorsqu'il y a une augmentation temporaire de la charge de travail et que le personnel affecté ne suffit pas pour satisfaire aux exigences;
      3. pour pourvoir des postes vacants durant les procédures de dotation.
    2. Les SAT sont un outil qui aide les ministères fédéraux de la région de la capitale nationale à acquérir des services d'aide temporaire dont la valeur (incluant toutes les modifications subséquentes et la taxe sur les produits et services) est inférieure aux seuils établis par la section « règles opérationnelles » de l’arrangement en matière d’approvisionnement pour les services d'aide temporaire. Voici certaines sources :
      1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) émet des offres à commandes principales et régionales (OCPR) en vue de disposer d'un personnel qualifié pour des affectations temporaires.
      2. Les bureaux régionaux de TPSGC demandent et autorisent des OCPR pour les services d'aide temporaire. Les agents de négociation des contrats doivent tenir les ministères clients au courant des processus et procédures de passation de contrats, et des définitions des catégories en ce qui a trait aux services d'aide temporaire.
      3. Il existe un réseau d'agents de négociation des contrats de services d'aide temporaire, guidés par la Direction de l'acquisition des services professionnels, Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies.
    3. Pour plus de renseignements, communiquer avec la personne-ressource identifiée sur le site Web du Système pour les services d'aide temporaire (système en ligne).
  2. ProServices est une méthode d’approvisionnement obligatoire en services professionnels pour les besoins d’une valeur inférieure au seuil de l’Accord de libre-échange Canada-Chili, disponible par l’entremise du portail électronique du Système des services professionnels centralisés.
  3. Le système SELECT renferme les données sur les entreprises approuvées dans les domaines de la construction, de l'architecture et du génie, ainsi que de l'entretien et de l'expertise-conseil connexes. Le système SELECT est utilisé par TPSGC pour inviter les fournisseurs à soumissionner dans le secteur des biens immobiliers pour des services d'experts-conseils et des services de construction dont la valeur est inférieure au 100 000 $.
  4. L'arrangement en matière d'approvisionnement pour le soutien en service (AMA pour le SES) est actuellement limité à un arrangement en matière d'approvisionnement pour les services professionnels liés à la Gestion des ressources humaines, à la Gestion organisationnelle et à la Gestion de projets.
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