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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

3.4.2. Annexe : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Remarques à l'intention de l'autorité contractante de TPSGC :
(Supprimer les instructions avant d'acheminer au client l'entente et le courriel dûment remplis)

  1. Il est préférable d'utiliser une entente lorsqu'il a été déterminé que les besoins du client seraient mieux satisfaits par l'entremise d'un contrat avec autorisations de tâches (AT), sous réserve de toute procédure sectorielle ou régionale concernant son utilisation. À cette fin, voici un modèle d'entente d'utilisation des autorisations de tâches visant à officialiser les procédures administratives entre le client et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
  2. Le modèle peut être acheminé par courriel au client; l'acceptation de ce dernier doit être reçue avant la présentation du plan d'achat ou du formulaire Planification et approbation préalable du contrat (PAPC).
  3. Voici un modèle de courriel :

Objet :Numéro de la demande ___________, entente d'utilisation des autorisations de tâches, acheminée par courriel

Monsieur ________/Madame _________(inscrire le nom du client),

À notre avis, la demande mentionnée en objet, ci-dessus, devrait être intégrée à un contrat avec autorisations de tâches (AT). À cet fin, vous trouverez ci-joint le document d'entente d'utilisation des autorisations de tâches, qui officialiserait les procédures administratives entre nos deux organisations pour le besoin visé par les présentes. Une copie du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC est également joint au présent message.

Avant de passer à l'étape de l'approbation interne, par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), de la stratégie d'approvisionnement, nous vous prions de confirmer, au nom de votre ministère, que vous acceptez l'entente d'utilisation des autorisations de tâches décrit ci-dessous, c'est-à-dire que votre ministère comprend clairement ses rôles et responsabilités ainsi que ses obligations en matière de production de rapports à l'égard du processus proposé d' AT, ainsi que le droit de TPSGC de mettre en œuvre toute mesure corrective qui pourrait lui sembler nécessaire.

Veuillez nous confirmer que vous comprenez le processus d'utilisation des autorisations de tâches décrits dans la présente, par retour du courriel, d'ici le ________(insérer la date et l'heure) (heure de fermeture des bureaux), car tout délai de réponse aura des répercussions sur la date prévue de diffusion de l'appel d'offres.

Je reste à votre disposition pour discuter de toute information contenue dans le présent message.

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées,

______________(insérer le nom de l'autorité contractante de TPSGC)


ENTENTE ENTRE

TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA

_______________(inscrire le nom de la division de TPSGC) et

__________________(inscrire le nom du client;; pour le MDN, inscrire le nom de la division, p. ex. D MAR P 3-5)

(ci-après désigné sous le nom de « client autorisé »)

CONCERNANT L'UTILISATION D'AUTORISATIONS DE TÂCHES

DANS LE CADRE DU CONTRAT N O____________(inscrire le numéro du contrat)

  1. Objet
    Le présent document vise à officialiser l'entente entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client autorisé en ce qui a trait à leurs responsabilités et à leurs rôles respectifs dans le cadre de l'utilisation du contrat avec autorisations de tâches susmentionné (voir la « Matrice des rôles et des responsabilités » ci-jointe). Il est essentiel que le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC travaillent en étroite collaboration pendant toute la durée du contrat.
  2. Durée d'application de l'entente
    Les modalités de cette entente seront en vigueur pour toute la durée du contrat.
  3. Autorisation de tâches
    Comme précisé dans le contrat (lorsque attribué), l'autorité compétente désignée par le client autorisé peut approuver les autorisations de tâches jusqu'à une limite de _____ $ ( insérer le montant) chacune, taxe sur les produits et services (TPS) ou taxe de vente harmonisée (TVH) en sus, y compris toute modification aux autorisations de tâches autorisées. Toute AT d'une valeur supérieure à cette limite ou toute modification à une AT approuvée qui porterait la valeur totale de l' AT à un niveau supérieur à cette limite doit être approuvée par ________(insérer selon le cas : « l'autorité compétente désignée par le client autorisé et l'autorité contractante de TPSGC » ou « l'autorité contractante de TPSGC ») avant d'être établie.
  4. Processus de modification du contrat
    Le client autorisé comprend qu'il ne doit pas demander à l'entrepreneur d'effectuer des travaux qui ne sont pas prévus dans le contrat ou qui sortent de son cadre, et qu'il ne doit pas établir d' AT qui porterait la valeur cumulative des autorisations de tâches à une somme supérieure à la valeur du contrat. Tout changement prévu au contrat doit être approuvé au préalable, par écrit, par l'autorité contractante de TPSGC, grâce à la diffusion d'une modification de contrat établie avant l'autorisation de travaux ou l'émission d'autorisations de tâches supplémentaires. Si le contrat doit être modifié à quelque moment que ce soit au cours de sa période d'application , le client autorisé doit en informer l'autorité contractante de TPSGC, par écrit (courriel), et lui fournir les renseignements suivants :
    1. une description claire et exacte des raisons pour lesquelles il demande la modification du contrat (p. ex. la raison pour laquelle les travaux ne peuvent pas être terminés avant la date d'expiration du contrat, la raison du manque de fonds, etc.);
    2. la valeur cumulative des autorisations de tâches (TPS/TVH en sus) établies jusqu'à maintenant;
    3. les dépenses totales (TPS/TVH en sus) engagées dans le cadre du contrat jusqu'à maintenant;
    4. la ventilation estimative des prix de tous les travaux additionnels requis;
    5. les conséquences qu'aurait le fait de ne pas modifier le contrat;
    6. la raison pour laquelle on demande une modification de contrat plutôt que d'établir un nouveau marché;
    7. l'état du marché de remplacement dans le cas de travaux continus.
    Si TPSGC détermine que le contrat ne peut pas être modifié, le client autorisé en sera informé. Si le contrat peut être modifié, le client autorisé transmettra alors à l'autorité contractante de TPSGC une demande de modification ( PWGSC-TPSGC 9200) dûment signée.
  5. Gestion des marchés – mesures correctives
    Si des indices portent à croire que le client autorisé ne respecte pas les conditions de l'entente, l'autorité contractante de TPSGC discutera de la question avec le représentant du client autorisé, l'entrepreneur ou les deux, et elle prendra les mesures correctives qu'elle juge appropriées parmi les suivantes :
    1. modifier l'information requise dans les rapports demandés, ou changer la fréquence de ceux-ci;
    2. discuter avec le personnel du client autorisé chargé de l'établissement des autorisations de tâches ou avec l'entrepreneur, au besoin;
    3. réduire la limite financière imposée pour chaque AT ou suspendre ou révoquer le pouvoir délégué au client relativement à l'approbation des autorisations de tâches.
    Les deux parties acceptent de respecter les modalités de la présente entente. De plus, il est entendu et convenu que cette entente peut être modifiée périodiquement, au besoin. À l'exception des modifications requises à la suite des mesures correctives prévues aux points 5 a) à c) ci-dessus, aucune modification ne sera mise en œuvre avant qu'une entente officielle n'ait été formalisée et acceptée par courriel par les deux parties.

Matrice des rôles et des responsabilités pour les contrats avec autorisations de tâches

Rôles et responsabilités

  • P = principal responsable
  • S = rôle de soutien
  • - = sans objet
Processus d'autorisation de tâches (AT)
Numero Activité Client autorisé TPSGC
1.1 Veiller à ce que le personnel autorisé à établir des autorisations de tâches soit adéquatement formé. P -
1.2 Si plus d'un contrat est attribué pour combler un même besoin, voir à ce que le travail soit réparti conformément au contrat. P -
1.3 Veiller à ce que le travail à effectuer selon chaque AT ne sorte pas du cadre du contrat. P S
1.4 Confirmer qu'il reste suffisamment de fonds non engagés dans le cadre du contrat. P -
1.5 Veiller à ce que la valeur de l'AT à approuver ne dépasse pas la limite financière imposée au client autorisé à l'égard de chaque AT. Soumettre toute AT dépassant cette limite à l'autorité contractante de TPSGC à des fins d'autorisation. P -
1.6 Veiller à ce que les autorisations de tâches soient établies conformément au processus d'autorisation des tâches décrit dans le contrat. P -
1.7 Veiller à ce que la date de livraison ou d'achèvement de l' AT soit, au plus tard, la date d'expiration du contrat. P -
1.8 Veiller à ce que la ventilation des coûts ou les modalités de paiement et les catégories de personnel fournies par l'entrepreneur respectent strictement les conditions du contrat. P -
1.9 Veiller à ce que l'ampleur de la participation et les autres éléments de coût correspondent au travail à accomplir. P -
Exigences en matière de rapports
Numero Activité Client autorisé TPSGC
2.1 Envoyer un exemplaire de chaque AT dûment signée et approuvée (y compris les pièces jointes) et de toute modification aux autorisations de tâches approuvées à l'autorité contractante de TPSGC dès qu'elle sont émises. P -
2.2 Fournir à l'autorité contractante de TPSGC un rapport d'utilisation ________)(inscrire« mensuel » ou« trimestriel », selon le cas), y compris, au minimum : une liste de chaque AT ou modification d' AT établie, en précisant le numéro d' AT, le numéro de modification, le titre ou une courte description de chaque tâche, les dates de début et de fin de chaque tâche, l'état (terminée ou en cours) de chaque AT ainsi que les dépenses totales engagées pour l'ensemble des autorisations de tâches à ce jour, la limite des dépenses applicable à chaque tâche, telle qu'elle est indiquée dans le contrat, et les dépenses cumulatives engagées à ce jour dans le cadre du contrat. P -
Gestion des contrats
Numero Activité Client autorisé TPSGC
3.1 Veiller à ce que le personnel désigné par le client autorisé pour administrer le processus d' AT comprenne bien le processus d' AT, au besoin. P S
3.2 Signaler sans attendre les problèmes de rendement de l'entrepreneur à l'autorité contractante de TPSGC afin qu'elle puisse prendre les mesures correctives qui s'imposent relatives au contrat. Des autorisations de tâches autorisées par le client peuvent être modifiées, pourvu que les travaux soient conformes à la portée et à la valeur du contrat ainsi qu'à la limite des pouvoirs du client autorisé établie dans le contrat. Toute modification à l' AT doit être approuvée par l'entrepreneur. Toute modification de l' AT qui porterait sa valeur au-delà de la limite du client doit être signalée à l'agent de négociation de contrats de TPSGC. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée d'activités ou pour annuler l' AT au complet. Cependant, une AT ne peut être résiliée pour inexécution ou pour des raisons de commodité. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC. P -
3.3 Veiller à ce que chaque facture soit conforme aux modalités du contrat et de chaque AT autorisée et émise. De plus, veiller à ce que la personne qui signe l'autorisation de tâches ne soit pas la même que celle qui certifie les factures connexes, à moins que les processus des clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces fonctions. Le cas échéant, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client autorisé. Des exemplaires de toutes les demandes de paiement et des factures, avec les rapports connexes, doivent être fournis à l'autorité contractante de TPSGC. P -
3.4 Suivre de près la mise en œuvre du contrat en veillant à ce que toutes les tâches autorisées et émises soient bien conformes à la portée du contrat. - P
3.5 Prendre toute mesure corrective jugée nécessaire si des indices portent à croire que le processus d' AT ne se déroule pas comme prévu (voir l'article intitulé «  Gestion des contrats – mesures correctives » de la présente entente). - P
3.6 Veiller à ce que l'entrepreneur respecte les exigences en matière de production de rapports. - P
3.7 Établir des rapports d'utilisation, tenir à jour des statistiques sur l'utilisation et faire en sorte que les limites financières du contrat ne sont jamais dépassées. P P