Comment préparer une soumission

Table des matières

Que dois-je savoir avant de commencer?

Chaque demande de soumissions est unique, alors il importe de bien lire chaque demande.

Si vous avez des questions, suivez le processus tel qu’il apparait dans la demande de soumissions. Afin d’assurer l’intégrité du processus de demandes de soumissions, toutes les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la demande de soumissions doivent être adressées uniquement à l’agent de négociation des contrats identifié dans la demande, et non au ministère-client ou un autre représentant du gouvernement. En règle générale, vous serez demandé de présenter vos questions par écrit. Le défaut de se conformer à ces exigences pourrait avoir pour conséquence que votre soumission soit déclarée non recevable.

Ne formulez pas d’hypothèse concernant les exigences. Si vous avez besoin d’éclaircissements ou croyez avoir relevé une erreur, faites-le savoir à l’agent dès que possible. Les soumissions sont évaluées en fonction des critères établis, alors l’agent ne pourra y apporter des modifications après la date de clôture.

L’acheteur compilera toutes les questions et réponses et émettra une modification au document de soumission (si le marché a été publié sur le minisite Appels d’offres, la modification y sera également publiée). On s’assure ainsi de fournir les mêmes renseignements à tous les soumissionnaires. Soyez attentif aux délais prescrits dans la demande de soumissions, parce que bien souvent les questions doivent être présentées avant une date donnée.

Si vous pensez que la date limite n’est pas réaliste, appelez l’agent et il verra s’il peut la repousser. Si vous agissez sans délai, il se peut que cela se fasse. Toutefois, il est impossible de repousser la date dans les trois jours civils précédant la clôture des soumissions, puisqu’il serait trop tard pour aviser certains soumissionnaires qui pourraient avoir déjà envoyé leur soumission.

Comment dois-je préparer ma soumission?

La demande de soumissions vous expliquera de façon précise comment vous devrez présenter votre soumission et comment elle sera évaluée. Assurez-vous de suivre les instructions fournies et d’aborder chaque point en détail. On pourrait vous demander de fournir votre soumission en différentes sections distinctes, comme suit : section technique, section de gestion, section financière et les attestations, s’il y a lieu.

Lisez attentivement les clauses, les conditions générales, de même que les instructions uniformisées afin de bien les comprendre. Celles-ci sont normalement incluses dans le document de soumissions avec le « texte intégral » ou par « référence ». Consulter le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA).

Avant de commencer à rédiger, notez bien les critères qui sont obligatoires, soit ceux auxquels il faut absolument répondre. En règle générale, les soumissions sont évaluées sur une base de réussite/échec. Si votre soumission ne satisfait pas aux critères obligatoires, comme un cautionnement de soumission, elle sera déclarée non recevable.

NOTA : Un cautionnement est émis par une compagnie d’assurance qui confirme que l’entreprise effectuant les travaux peut le faire. Lorsqu’un cautionnement est nécessaire, vous devez inclure dans votre document de soumission une liste des compagnies de cautionnement reconnues ainsi que le formulaire de cautionnement pertinent.

Assurez-vous de remplir toutes les attestations demandées dans la demande de soumissions. Vous pouvez par exemple être appelé à fournir des attestations concernant vos études et votre expérience ou encore le Programme de contrats fédéraux. Selon la taille de votre entreprise, vous pourriez devoir confirmer, en remplissant le formulaire Accord pour la mise en oeuvre de l'équité en matière d'emploi , que vous vous êtes engagé officiellement à mettre en oeuvre un programme d'équité en matière d'emploi aux fins de soumissionner pour certains contrats du gouvernement fédéral.

Assurez-vous également de présenter les attestations dans les délais prescrits dans la demande de soumissions (certaines attestations peuvent être fournies plus tard que la date mentionnée, mais vous devez vérifier).

Assurez-vous que votre soumission satisfasse les conditions pour soumissionner, notamment, la remettre à temps. C’est d’autant plus important que seules les soumissions recevables seront évaluées, sans égard à la qualité du document

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Exigence relative à l’attestation de sécurité

Vous aurez besoin d’une attestation de sécurité pour que votre personnel, dans le cadre d’un contrat, puisse avoir accès à des renseignements ou à des biens de nature classifiée ou protégée ou à des établissements de travail dont l’accès est réglementé. Dans ce cas, l’agent ou le gestionnaire de projet pourra, par l’entremise des services de sécurité de leur direction ou de leur ministère (au besoin), présenter une demande d’inscription proposant d’attribuer à votre entreprise et à votre personnel une attestation de sécurité. La demande de soumissions précisera le niveau d’attestation de sécurité dont vous aurez besoin. L’obtention d’une attestation de sécurité peut prendre du temps. C’est pourquoi dès qu’une occasion de marché exigeant une attestation de sécurité que vous ne détenez pas vous intéresse, communiquez avec l’agent pour déclencher le processus le plus tôt que possible.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les attestations de sécurité, visitez le site Web Programme de sécurité industrielle, ou communiquez avec son centre d’appel au 1-866-368-4646 ou envoyez un courriel à : ssi-iss@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Section technique

C'est ici que vous nous donnez habituellement le plus de détails. Vous avez ici l'occasion de montrer à l’équipe d’évaluation que vous comprenez les exigences. Décrivez, en vos propres termes, les travaux que vous exécuterez et les moyens que vous entendrez prendre pour le faire si l'on vous attribuait le contrat.

Commencez par une courte introduction qui comprend une évaluation de l'état actuel de la question et de la nécessité du projet, les objectifs des travaux proposés, les raisons qui justifient la façon de procéder proposée ainsi que les avantages qui en découleront.

Décrivez et justifiez ensuite le plan de travail, la méthode et les techniques que vous proposez. Indiquez la faisabilité et le niveau de succès escompté, les problèmes prévus et les plans d'urgence en cas de problèmes.

Précisez les tâches à remplir, les produits à livrer, ainsi que les délais d’exécution. Donnez des renseignements sur le nombre de personnes que vous affecterez aux diverses tâches, leur niveau (selon leur titre et non leur salaire) et le nombre d'heures ou de jours que durera leur affectation. Ne donnez pas de renseignements sur les prix dans cette section. (Nota : Cette exigence peut varier d’une demande de soumissions à une autre.)

Assurez-vous de satisfaire à toutes les exigences, et de préciser clairement comment vous allez satisfaire chacune de celles-ci.

Si vous souhaitez proposer une solution de rechange, répondez d’abord au besoin particulier énoncé dans la demande de soumissions. Ne la présentez pas comme solution pour le besoin énoncé, sans quoi votre soumission peut être considérée non recevable. Si vous voulez toujours proposer une solution de rechange, présentez-la comme soumission distincte avec votre soumission principale

Section de gestion

Présentez votre équipe et démontrez qu’elle possède les compétences requises. Fournissez toutes les informations à l’appui exigées, par exemple des curriculum vitae.

Si vous confiez une partie des travaux en sous-traitance, fournissez les mêmes renseignements pour chaque sous-traitant.

Ne supposez pas que l’agent connaît votre organisation et vos compétences du simple fait que vous avez déjà fait affaire avec lui. Chaque soumission est évaluée uniquement en fonction de son contenu, et l’équipe d’évaluation n’est pas autorisée à se fonder sur ce qu’elle sait déjà d’une entreprise pour lui attribuer des points ou confirmer qu’elle satisfait aux critères obligatoires.

Section financière

Fournissez un éventail détaillé du prix demandé par éléments de coût. La demande de soumissions vous indiquera les éléments de coût qui seront pris en considération dans l'évaluation financière. Aucun autre coût ne sera considéré. Le prix doit figurer dans la soumission financière seulement.

Renseignements supplémentaires

Le Bureau des petites et moyennes entreprises ne peut vous aider à préparer votre soumission pour un besoin précis; toutefois, il offre des séminaires gratuits pour vous aider à comprendre le processus. Pour obtenir des renseignements sur les séminaires gratuits, consulter la page Web « Assister à un séminaire »

Vous pouvez également communiquer avec le Bureau régional de TPSGC le plus proche de chez vous.