Changement au processus du plan d’achat formel

Introduction

Le but de l'avis relatif aux politiques (AP) 95 est d’annoncer un changement au processus du plan d’achat formel. La plupart des plans d’achat formels seront maintenant approuvés au niveau du directeur général ou directeur général régional (DG/DGR) au lieu de celui du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements (DGA). Ce changement simplifie le processus d’approbation et appuie un processus d’achat efficace et efficient.

Le SMA continuera d’approuver les plans d’achat pour les marchés non concurrentiels (notamment les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat [PAC]). On avisera le SMA des projets d’achat de nature délicate une fois que le DG ou le DGR aura donné son approbation en signant le plan d’achat en lui faisant parvenir une copie signée de ce dernier.

Le modèle proposé en pièce jointe vise à aider à la préparation d’un plan d’achat et à uniformiser la méthode utilisée pour ces plans. Ce modèle reprend les éléments nécessaires à tout plan d’achat et peut être utilisé conjointement avec l’annexe 6.1, Instructions relatives au plan d’achat, du Guide des approvisionnements.

Contexte

Le plan d’achat formel est exigé pour obtenir l’approbation de la stratégie d’achat. Actuellement, pour tous les besoins dont on estime que la valeur dépasse les niveaux d’approbation du DG ou du DGR, le plan d’achat est préparé pour obtenir la signature du SMA qui dispose du plein pouvoir d’approbation des plans d’achat.

Le processus changera afin de permettre au DG ou au DGR d’approuver la plupart des plans d’achat pour des besoins dont la valeur dépasse leurs pouvoirs d’approbation de contrats, à l’exception des marchés non concurrentiels (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un PAC). Le fait que le niveau d’approbation passe du SMA au DG ou au DGR n’aura pas d’incidence sur les processus d’approbation des besoins au niveau équivalent ou inférieur à celui de DG ou de DGR.

Aucune modification n’est apportée au processus de demande de contrat. Les demandes de contrat à conclure continueront d’être préparées pour le SMA pour les besoins qui requièrent l’approbation du niveau équivalent à celui de SMA.

Date d'entrée en vigueur

Cet avis relatif aux politiques entre en vigueur immédiatement.

Modifications à la politique actuelle

La partie suivante est un résumé des modifications apportées au Guide des approvisionnements, qui découlent des changements au processus du plan d’achat formel.

Les modèles de plans d’achat formels continueront d’être utilisés pour les besoins qui dépassent les pouvoirs du DG ou du DGR, mais seront maintenant approuvés au niveau du DG ou du DGR, à l’exception des marchés non concurrentiels (notamment les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un PAC).

Le SMA continuera d’approuver les marchés non concurrentiels (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un PAC). Une fois que le DG ou le DGR aura approuvé le plan d’achat, on avisera le SMA qu’il y a des achats de nature délicate qui dépassent les limites d’approbation de contrat des DG ou des DGR. Une copie du plan d’achat signé sera acheminée au SMA. Voici des exemples d’achats de nature délicate :

1. L’achat a suscité l’attention des médias par le passé.
2. On prévoit que cet achat pourrait susciter l’attention des médias.
3. L’achat concerne la mise en œuvre d’une importante décision stratégique.
4. L’achat exige de l'État un engagement financier important à long terme.
5. L’achat fera l’objet ou a fait l’objet d’une présentation au Conseil du Trésor (CT).

Des modifications seront apportées au processus d’examen du contrôle de la qualité du contrat (CQC). Les plans d’achat formels de l’assurance de la qualité régionale ne seront plus envoyés au CQC pour obtenir des commentaires. L'assurance de la qualité régionale continuera d'examiner les plans d'achat formels.

Les achats de services conclus avec d'anciens fonctionnaires qui touchent une pension et qui dépassent les limites définies par le CT ne seront plus approuvés par le SMA. Toutefois, un plan d’achat formel sera encore requis.

Le processus pour les demandes de contrat ne change pas. Pour les besoins qui requièrent une approbation de passation de contrat au niveau équivalent à celui de SMA, une demande d’autorisation de passation de contrat doit être préparée pour signature du SMA.

La Planification et approbation préalable des contrats (PAPC) continuera d’être utilisée pour les besoins allant jusqu’aux limites d’approbation du DG ou du DGR inclusivement, à moins qu’un plan d’achat ne s’applique.

Annexe A : Elle comprend les modifications apportées au Guide des approvisionnements. Les articles 3.1.1, 6.5.1.5, 6.20 et l’annexe 6.1 ont été modifiées pour tenir compte du processus d’approbation du nouveau plan d’achat formel.

Personnes-ressources

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Susan Blakeney de la Direction de la politique et du processus d’approvisionnement au 819-956-8235, ou par courriel à susan.blakeney@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Annexe A – Modifications au Guide des approvisionnements

3.1.1 Plan d'achat

(2012-01-27)

3. Le titulaire du pouvoir d’approbation du plan d’achat doit avoir l’occasion d’approuver ou de rejeter le plan d’achat proposé dès que possible dans le processus, afin d’éviter qu’un agent de négociation des contrats effectue un travail important en ce qui concerne une stratégie qui peut ne pas être approuvée.

6.5.1.5 Contrats

(2012-01-27)

1. Le plan d'achat formel est exigé pour l'approbation de la stratégie d'approvisionnement. Ce dernier est généralement préparé pour :
   1. tous les achats pour lesquels on prévoit devoir obtenir une approbation de contrat à un niveau supérieur à celui des directeurs généraux ou directeurs généraux régionaux;
   2. tous les achats de services conclus avec d'anciens fonctionnaires qui touchent une pension, lorsque les honoraires estimatifs versés seront supérieurs à 25 000 $ pour des contrats non concurrentiels, ou 100 000 $ pour des contrats concurrentiels;
   3. les achats de nature délicate, par exemple :
      1. L’achat a suscité l’attention des médias par le passé.
      2. On prévoit que cet achat pourrait susciter l’attention des médias.
      3. L’achat concerne la mise en œuvre d’une importante décision stratégique;
      4. L’achat exige de l'État un engagement financier important à long terme;
      5. L’achat fera l’objet ou a fait l’objet d’une présentation au Conseil du Trésor.
2. Le plan d'achat est préparé pour la signature du sous-ministre adjoint ou du directeur général ou du directeur général régional qui possède l’autorité nécessaire pour approuver les plans d'achat. Les agents de négociation des contrats devaient normalement préparer le plan d'achat formel conformément au modèle qui se trouve à l'Annexe 6.1.
3. Le sous-ministre adjoint approuve les plans d’achat formels pour les achats non concurrentiels (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat) qui dépassent les limites d’approbation de contrats des directeurs généraux et des directeurs généraux régionaux.
4. Les directeurs généraux et les directeurs généraux régionaux approuveront tous les autres plans d’achat.
5. On avisera le sous-ministre adjoint des plans d’achat pour les achats de nature délicate qui dépassent les limites d’approbation de contrats des directeurs généraux ou des directeurs régionaux, conformément au point 6.5.1.5a) iii) ci-haut (en lui faisant parvenir une copie signée du plan d’achat).
6. Il n’est pas nécessaire de présenter un plan d’achat formel pour l’approvisionnement en produits agricoles et de pêche comestibles dans le cadre de programmes d’aide extérieure et de contrats conclus par la Corporation commerciale canadienne.
7. Si des modifications importantes sont apportées au plan d'achat original, le plan d'achat doit être présenté de nouveau.

6.10.1 Examen de contrôle de la qualité des contrats

(2012-01-27)

2. Dans les régions, l'assurance de la qualité régionale examine les documents d'approbation proposés qui doivent être approuvés à un niveau d'approbation équivalent ou supérieur à celui de directeur régional. Il incombe également à ce dernier de vérifier l'exactitude et la pertinence des documents d'approbation.

6.20 Pouvoirs d’approbation et de signature des contrats

(2012-01-27)

6. Dans les cas où l’on a recours à un plan d’achat formel, le directeur général ou le directeur général régional et leurs postes supérieurs ont les pleins pouvoirs d'approbation pour utiliser une offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ou un arrangement en matière d'approvisionnement, sauf pour les marchés non concurrentiels (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat [PAC]) qui dépassent sa limite d’approbation pour lesquels le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements, a pleins pouvoirs d'approbation, conformément à l'Annexe 6.4.3 : Pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats, colonne 56. Pour plus de renseignements sur les offres à commandes, voir les articles 3.40 Offres à commandes et 4.10.20 Demande d'offres à commandes; pour plus de renseignements sur les arrangements en matière d'approvisionnement, voir les articles 3.45 arrangements en matière d'approvisionnement et 4.10.25 Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement. Il est facultatif d'inclure une clause de limitation des dépenses dans les offres à commandes (voir l'article 4.10.20.1 Procédures d'offre à commandes.) Le pouvoir d'approbation et de signature pour les offres à commandes sans limitation des dépenses seront déterminés selon les limites établies à l'Annexe 6.4.3 : Pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats. On utilisera la valeur estimative totale de l'achat pour toute la durée de l'offre à commandes afin de déterminer le pouvoir d'approbation et de signature pour les offres à commandes.
7. L'approbation des contrats qui incluent des options sera obtenue en vertu du coût total prévu y compris toutes options pour lesquelles les fonds sont disponibles ou le seront dans l'avenir (voir l'Annexe 6.4.6 : Instructions relatives à l'approbation des modifications de contrats, article 6).
8. Il est interdit d'émettre, dans quelque circonstance que ce soit, plus d'un document contractuel afin de contourner l'exigence d'obtenir le pouvoir d'approbation requis.
9. Pour ce qui concerne les pouvoirs d'approbation des contrats, PAC est classé dans la catégorie « invitation électronique à soumissionner ». Les niveaux d'approbation des invitations électroniques à soumissionner s'appliquent lorsqu'un PAC a été publié et qu'aucun énoncé des capacités acceptable n'a été présenté. Voir l'Annexe 6.4.2 : Pouvoirs généraux d'attribution des contrats.

Annexe 6.1 : Instructions relatives au plan d'achat

(2012-01-27)

Le plan d'achat doit être préparé comme une note de service et il doit comprendre les éléments indiqués ci-dessous. Des exemples et des formulaires (qui ne peuvent être consultés que par les employés de TPSGC) se trouvent sur le site Web de la Direction générale des approvisionnements.

Plan d'achat formel

Description

Faire une brève description du besoin, incluant les options et les montants réservés. Indiquer la période du contrat proposé ainsi que les options, s’il y a lieu.

(Indiquer tout renseignement qui pourrait être pertinent pour le sous-ministre adjoint si le plan d’achat dépasse la limite d’approbation de contrat des directeurs généraux ou des directeurs généraux régionaux et s’il s’agit d’un marché non concurrentiel (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat).

On avisera le sous-ministre adjoint des achats de nature délicate une fois que les directeurs généraux ou directeurs généraux régionaux auront donné leur approbation en lui faisant parvenir une copie signée du plan d’achat.

Contexte

1. Fournir les renseignements généraux ainsi que le contexte global. Traiter des recommandations relatives à la vérification, des déterminations du Tribunal canadien du commerce extérieur et de celles du Conseil du Trésor (CT), etc., propres au besoin.

Coût estimatif et nom du client

Indiquer le coût estimatif du besoin, y compris la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée. Inclure les options, les montants réservés, etc., et préciser le ministère client auquel ils sont imputables.

Pouvoir d'approbation des contrats (ou des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement) prévu

Identifier le titulaire du pouvoir d’approbation des contrats prévu. Expliquer la raison pour laquelle il est le titulaire du pouvoir d’approbation, si ce n’est pas évident.

Sélection des fournisseurs

Indiquer les accords commerciaux applicables (Accord de libre-échange nord-américain, Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce, Accord sur le commerce intérieur et ententes sur les revendications territoriales globales) et les politiques importantes qui régissent les décisions relatives à la sélection des fournisseurs (Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones, Politique sur le contenu canadien, construction, réparation, révision et modernisation de navires, Politique d’achats écologiques, etc.)

Expliquer la stratégie d’approvisionnement utilisée, c’est-à-dire le SEAOG, une autre forme d’annonce publique ou les listes de fournisseurs (répétitives, non répétitives).

Justifier toute décision de recourir à un fournisseur unique.

Dans le cas des plans d’achat pour lesquels des présentations au CT seront exigées, il est nécessaire d’inclure une justification, tel que détaillé à l’article 6.5.15  b) (ii).

Questions stratégiques

Joindre le document pertinent du Comité d’examen des acquisitions. Préciser les autres considérations environnementales ou socio-économiques pertinentes. Pour plus de renseignements sur le Programme des retombées industrielles et régionales, voir l’article 3.70.

Décrire tous les aspects spéciaux ou inhabituels de l’achat, par exemple un écart à la politique.

Recommander l'adoption de mesures visant à résoudre tous les problèmes liés à d'éventuels risques majeurs en cause ou à des écarts marqués par rapport à la politique de sélection des fournisseurs ou à d'autres politiques de TPSGC. Lorsque la ligne de conduite proposée comporte des risques majeurs, il convient de les étudier en consultation avec les conseillers financiers et les Services juridiques de TPSGC.

Élaboration des critères d'évaluation et de la méthode de sélection des entrepreneurs

Préciser les critères d'évaluation et la méthode de sélection qui seront utilisés pour chaque demande de soumissions, notamment la base de tarification, la cotation numérique ou les critères d'évaluation technique obligatoires ou souhaitables.

Base de paiement prévue

Fournir une indication de la base de paiement prévue qui doit être utilisée dans le contrat (p. ex., prix ferme, taux fixes basés sur le temps, prix plafond, limitation des dépenses, etc.).

Utiliser cette section pour justifier le recours aux paiements anticipés, et pour indiquer la date à laquelle la garantie financière (p. ex., garantie, lettre de crédit de soutien irrévocable) sera exigée du fournisseur ou de l’entrepreneur. Traiter des dispositions relatives à la vérification du contrat.

Étapes

Fournir des dates cibles pour les étapes importantes (par exemple, la demande de soumissions, l'attribution du contrat, le calendrier de livraison) sous la forme « début » mai ou « mi- » août ou « fin » octobre, plutôt que des dates précises.

Renseignements supplémentaires

Inclure tous les renseignements qui devraient être portés à l’attention du titulaire du pouvoir d’approbation (p. ex., limitation de la responsabilité de l’entrepreneur, surveillance de l’équité, exigences relatives à la sécurité industrielle, propriété intellectuelle, consultations auprès des secteurs d’activités, achats écologiques).

Agent de négociation des contrats

Indiquer le nom et le numéro de téléphone de l'agent responsable du projet, ainsi que le secteur ou la région et la division auxquels il appartient.

Commentaires

Réserver deux ou trois lignes pour les commentaires du titulaire du pouvoir d’approbation.

Annexe 6.4.3 : Pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats

(2012-01-27)

Annexe 6.4.4 : Notes relatives aux pouvoirs exceptionnels d'attribution des contrats

(2012-01-27)

Colonne 55  Achat de carburants en vrac

Pouvoir d'approbation permettant de conclure ou de modifier un contrat pour l'achat de carburants en vrac, si le montant total payable en vertu du contrat, y compris les modifications, ou d'une commande subséquente à une offre à commandes, ne dépasse pas 10 000 000$ :

Note 1 : conformément au tableau approprié de l'Annexe 6.4.2 : Pouvoirs généraux d'attribution des contrats, jusqu'à la limite indiquée;

Note 2 : si la limite prévue pour les dépenses totales dépasse les limites établies au tableau approprié de l'Annexe 6.4.2 : Pouvoirs généraux d'attribution des contrats, jusqu'à la limite indiquée. Dans les cas où l’on a recours à un plan d’achat formel, le directeur général ou le directeur général régional et leurs postes supérieurs ont les pleins pouvoirs d'approbation pour utiliser une offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ou un arrangement en matière d'approvisionnement, sauf pour les marchés non concurrentiels (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat [PAC]) qui dépassent sa limite d’approbation pour lesquels le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements, a pleins pouvoirs d'approbation.

Référence sur les pouvoirs :

Politique sur les marchés du CT, Appendice C - Directive sur les marchés, partie II, Répertoire ministériel sur les pouvoirs spéciaux de passation des marchés, article 32.

Colonne 56  Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement

Pouvoir d'approbation d'utiliser une offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ou un arrangement en matière d'approvisionnement lorsque le montant des commandes subséquentes ou des contrats ne dépassera pas les limites prévues par le CT :

Note 1 : conformément au tableau approprié de l'Annexe 6.4.2 : Pouvoirs généraux d'attribution des contrats jusqu'à la limite indiquée;

Note 2 : si le total des dépenses estimatives dépasse les limites établies au tableau approprié de l'Annexe 6.4.2 : Pouvoirs généraux d'attribution des contrats. Dans les cas où l’on a recours à un plan d’achat formel, le directeur général ou le directeur général régional et leurs postes supérieurs ont les pleins pouvoirs d'approbation pour utiliser une offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ou un arrangement en matière d'approvisionnement, sauf pour les marchés non concurrentiels (y compris les marchés non concurrentiels pour lesquels on émet un préavis d'adjudication de contrat [PAC]) qui dépassent sa limite d’approbation pour lesquels le sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements, a pleins pouvoirs d'approbation.

NOTA : Voir la colonne 55 pour les achats de carburants en vrac.