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AP-65U : Politique sur la surveillance de l'équité
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Archivée – Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat | AchatsCanada
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Historique : ***
L'historique des avis relatifs aux politiques est fourni pour fin de consultation seulement.
Les changements ont été incorporés dans la version indiquée ci-dessous, soit du Guide des approvisionnements (GDA) et(ou) du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA).
Une fois les changements effectués, le GDA et(ou) le guide des CCUA ont préséance sur les avis.
Pour toutes questions au sujet de cet avis, veuillez communiquer avec la « Personne ressource » telle qu'identifiée dans la « Table des matières - Historique ».
Date : Le 06 août 2009
Introduction
La Direction générale de la surveillance a annoncé récemment la publication de sa Politique sur la surveillance de l'équité (Politique ministérielle 098). La Politique entre immédiatement en vigueur.
Un Programme de surveillance de l'équité est en place depuis 2004 à la Direction générale des approvisionnements (DGA) en tant que mesure proactive pour fournir aux gestionnaires, aux ministères clients, aux fournisseurs du gouvernement, aux parlementaires et à la population canadienne une assurance indépendante selon laquelle les activités d'approvisionnement importantes ou complexes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) sont réalisées de manière équitable, ouverte et transparente. La Politique établit que la surveillance de l'équité est un mécanisme de contrôle officiel visant à faire valider de manière indépendante l'équité de toute activité ministérielle.
Politique
La Politique sur la surveillance de l'équité peut avoir des répercussions sur les achats effectués par la DGA. La Politique exige que les agents de négociation des contrats évaluent formellement les mérites du recours ou non à la surveillance de l'équité et documentent les décisions connexes pour les achats qui requièrent l'approbation ministérielle ou supérieure. Les agents de négociation des contrats peuvent aussi recommander le recours à la surveillance de l'équité en tant que mécanisme de surveillance optionnel lorsqu'on souhaite obtenir une assurance accrue de l'équité.
Les agents de négociation des contrats devraient consulter la Politique sur la surveillance de l'équité 
(accessible aux employés du gouvernement seulement).
Révision du Guide des approvisionnements
Tous les changements apparaîtront dans la Version 09-1 du nouveau Guide des approvisionnements, lequel devrait être diffusé à l'automne. Consulter l'Annexe A pour les modifications aux chapitres 1, 3 et 5 du nouveau Guide des approvisionnements.
Personne-ressource
Pour toute question, veuillez communiquer avec Susan Blakeney, Direction de la politique et du processus d'approvisionnement, par téléphone au 819-956-8235 ou par courriel à : susan.blakeney@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
Annexe A
Modification du Guide des approvisionnements
Chapitre 1 - Marchés publics
1.50 Surveillants de l'équité
- La surveillance de l'équité de TPSGC vise à certifier de façon indépendante que certaines opérations d'achat de TPSGC soient réalisées de manière équitable, ouverte et transparente.
- Un surveillant de l'équité est un tiers indépendant dont le rôle est d'observer une partie ou l'ensemble du processus d'achat, de présenter des commentaires sur les questions d'équité à l'équipe de projet et à la Direction générale de la surveillance de TPSGC et de fournir une opinion impartiale sur l'équité du processus d'achat observé.
- La participation d'un surveillant de l'équité à un processus d'achat ne libère pas les fonctionnaires de TPSGC de toute responsabilité et ne diminue aucunement leurs responsabilités à cet égard. (Voir l'article 3.140 pour plus de détails.)
Chapitre 3 – Stratégie d'approvisionnement
3.140 Surveillants de l'équité
- Pour tous les achats qui nécessitent l'approbation ministérielle ou supérieure, les agents de négociation des contrats doivent évaluer formellement, lors du choix de la stratégie d'approvisionnement, les mérites du recours aux services d'un surveillant de l'équité.
- Les agents de négociation des contrats peuvent étudier l'option de recourir aux services d'un surveillant de l'équité pendant le choix de la stratégie d'approvisionnement lorsqu'une assurance accrue de l'équité est souhaitée (p. ex., à la demande du client, un approvisionnement de nature complexe, etc.).
- Les agents de négociation des contrats doivent remplir le Formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité (accessible aux employés du gouvernement fédéral seulement) (PWGSC-TPSGC 587 PDF Version, 32Ko) (Aide sur les formats de fichier) pour le recours optionnel et obligatoire aux services d'un surveillant de l'équité et le soumettre à la sous-ministre adjointe (SMA) de la DGA aux fins de signature.
- Le formulaire signé PWGSC-TPSGC 587 est par la suite envoyé au sous-ministre adjoint de la Direction générale de la surveillance (SMA/DGS). Si la SMA/DGA ne recommande pas le recours aux services d'un surveillant de l'équité dans une situation où celle-ci est optionnelle (voir alinéa b) ci-dessus), le formulaire n'est pas transmis au SMA/DGA, mais doit être conservé dans le dossier d'achat.
- Le SMA/DGA examine la demande de recours aux services d'un surveillant de l'équité pour le compte du Comité des affaires opérationnelles (CAO) et lui transmet sa recommandation. Le CAO prendra une décision à savoir si le recours aux services d'un surveillant de l'équité est approprié et souhaitable.
- Pour plus de renseignements, consulter la Politique sur la surveillance de l'équité (accessible aux employés du gouvernement seulement). (Voir également les articles 1.50 et 5.25.)
Chapitre 5 - Évaluation et sélection de l'entrepreneur
5.25 Recours à des surveillants de l'équité
- Lorsqu'un surveillant de l'équité a été embauché pour appuyer un processus d'achat, il fournira des rapports écrits à la Direction générale de la surveillance (DGS), conformément à l'énoncé des travaux reproduit dans son contrat, attestant de l'équité du processus d'achat.
- Si le surveillant de l'équité observe une situation qui constitue ou qui pourrait constituer une lacune en matière d'équité, il doit faire part de ses inquiétudes à l'équipe du projet afin de résoudre la question. Lorsqu'il est impossible de parvenir à une résolution, le surveillant de l'équité doit immédiatement en aviser la DGS.
- Le surveillant de l'équité doit déposer un rapport définitif auprès de la DGS, lequel comprend notamment l'attestation globale d'assurance de l'équité de l'activité sous surveillance et toutes les lacunes constatées et non réglées en matière d'équité. Ce rapport sera rendu public après sa présentation à la haute gestion.