AP-59 Offres à commandes

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DATE DE SORTIE : 28 octobre 2002

Pour faire suite à une suggestion du Conseil de la politique
des approvisionnements, un groupe de travail dirigé par
le gestionnaire de la Direction de la politique opérationnelle
a été mis sur pied en mars 2001, afin d'examiner
et de réviser la politique actuelle en matière d'offres à commandes.
Ce groupe de travail, constitué de représentants
des divers secteurs et régions, a reçu le mandat
de se pencher sur les quatre questions particulières suivantes :

• Fournir des instructions claires au personnel de l'approvisionnement
  relativement à l'entrée de données, pour
  s'assurer de l'établissement approprié de la valeur
  des offres à commandes (la valeur NIL ne doit être
  utilisée que pour les offres à commandes individuelles
  et ministérielles [OCIM]);
• Fournir des procédures d'évaluation et de passation
  de commandes subséquentes claires dans les documents d'appels
  d'offres;
• Pour qu'une offre à commandes soit considérée
  concurrentielle, il doit être évident qu'il y a
  un ou plusieurs soumissionnaires gagnants;
• Ne pas reproduire une offre à commandes existante.

En plus d'examiner ces quatre questions, la politique révisée
(voir l'annexe A) tient compte de plusieurs
commentaires et préoccupations soulevés par les membres
du groupe de travail.

La politique révisée entre en vigueur immédiatement
et fera partie des modifications apportées à la prochaine
version du Guide des approvisionnements, qui doit être
publiée en décembre 2002.

Annexe A

GUIDE DES APPROVISIONNEMENTS

CHAPITRE 5 - STRATÉGIE DE SÉLECTION DES FOURNISSEURS

Offres à commandes

5.153 (13/12/02) Une offre à commandes (OC) n'est pas un
contrat. Il s'agit d'une offre faite par un offrant (un fournisseur
ou un prestataire de services) pour la fourniture de certains biens
et/ou la prestation de certains services à l'intention de
clients, à des prix ou selon une base de tarification préétablis,
de même que d'après des modalités définies,
que un ou plusieurs utilisateurs autorisés peuvent accepter
au nom du Canada pendant une durée précise. Un contrat
distinct intervient chaque fois qu'on passe une commande subséquente
pour la fourniture de biens et/ou la prestation de services dans
le cadre d'une offre à commandes. Lorsqu'on passe une commande
subséquente, le Canada s'engage sans condition à accepter
l'offre du fournisseur pour la fourniture des biens et/ou la prestation
des services décrits dans l'OC, dans la mesure précisée.
La responsabilité du Canada est limitée à la
valeur réelle des commandes subséquentes passées
par les utilisateurs autorisés en bonne et due forme représentant
le Canada, dans le délai précisé dans l'offre à commandes.

Avant de lancer une opération d'achat, l'agent de négociation
des contrats doit se demander s'il existe un instrument d'achat
comme une offre à commandes pour acheter les biens et/ou
s'assurer les services faisant l'objet de la demande d'achat. Dans
l'affirmative, il doit faire savoir au client que cet instrument
d'achat existe et lui indiquer si cet instrument est adapté à l'opération
d'achat. Si on peut y faire appel, on doit encourager le client à le
faire.

Méthodes d'approvisionnement

5.154 (13/12/02) On fait généralement
appel à la méthode d'approvisionnement de l'OC lorsque :

1. un ou plusieurs clients commandent à répétition
   la même série de biens ou de services ou les deux à la
   fois, et on ne connaît pas à l'avance la demande
   réelle (à savoir la quantité, ainsi que
   la date et le lieu de livraison);
2. les conditions suivantes sont réunies :
   
   1. les biens, les services ou les deux à la fois sont
      bien définis;
   2. on peut établir des prix ou une base de tarification à l'avance,
      et on n'a pas à les négocier et on n'a pas
      non plus l'intention de le faire à la date à laquelle
      on passe la commande subséquente;
   3. les biens, les services ou les deux à la fois sont
      facilement disponibles et doivent faire l'objet de commandes
      subséquentes lorsque les besoins sont exprimés;
   4. à la date de la commande subséquente, on
      n'a pas à renégocier les modalités et
      on n'a pas l'intention de le faire non plus.

5.155 (13/12/02) On ne peut pas faire appel à la
méthode d'approvisionnement de l'OC lorsque :

1. les prix, la base de tarification ou les modalités ne
   sont pas définis ou peuvent changer n'importe quand, à la
   discrétion du fournisseur;
2. les utilisateurs autorisés des offres à commandes
   ont l'intention de renégocier les prix et la base de tarification
   préétablis ou les modalités prédéfinies
   et l'OC;
3. on a l'intention de lancer un appel d'offres chaque fois qu'on
   a besoin de biens et/ou de services.

Dans ces cas, on doit recourir à une autre méthode
d'approvisionnement, par exemple l'arrangement en matière
d'approvisionnement (AA). (Cf. 5.165 et Section 9J).

Approximation donnée de bonne foi

5.157 (13/12/02) La quantité de biens et/ou le niveau de
service précisés dans la Demande d'offre à commandes
(DOC) et les OC qui en découlent ne constituent qu'une approximation
des besoins exprimés de bonne foi par le Canada à l'intention
des offrants.

Politiques, règlements et procédures du
gouvernement, dont les accords commerciaux

5.159 (13/12/02) L'ensemble des politiques, des règlements
et des procédures du gouvernement en ce qui a trait à l'attribution
des marchés, y compris les procédures prévues
dans les accords commerciaux, s'appliquent à la méthode
d'approvisionnement de l'offre à commandes.

On doit se servir de la dépense totale estimative des
besoins (pour l'ensemble du projet ou du programme) qu'on propose
de satisfaire grâce à la méthode d'approvisionnement
de l'offre à commandes, en tenant compte de la TPS ou de
la TVH, pour savoir si on doit appliquer les procédures
prévues dans un accord commercial dont le gouvernement du
Canada est signataire.

Lorsque les exigences administratives d'un accord commercial
s'appliquent à la méthode d'approvisionnement de
l'offre à commandes, l'ensemble du processus d'achat, y
compris toutes les offres à commandes dont on autorise l'utilisation
et les commandes subséquentes passées, fait partie
du champ de compétence du Tribunal canadien du commerce
extérieur (TCCE).

Pouvoirs d'approbation et de signature

5.162 (13/12/02) Les pouvoirs d'approbation, de signature et de
modification sont définis dans les annexes 6.1 et 6.2 du
présent guide.

On doit recourir à la procédure de la PAPC ou au
plan d'achat formel pour demander l'approbation préalable
permettant de faire appel à la méthode d'approvisionnement
de l'OC d'après la valeur totale estimative des besoins
(soit l'ensemble du projet ou du programme), TPS ou TVH comprise,
que l'on propose de satisfaire grâce à cette méthode
d'approvisionnement. Si toutefois on a l'intention d'émettre
plusieurs OC pour donner suite à une DOC, on doit utiliser
la somme de la valeur totale estimative de toutes les offres à commandes
qui en découlent, TPS ou TVH comprise, pour obtenir l'approbation
de la PAPC ou du plan d'achat formel.

Lorsqu'on autorise l'utilisation de plusieurs OC, on doit déterminer
le niveau des pouvoirs de signature d'après la valeur totale
estimative de chacune des différentes OC, et non en fonction
de la valeur totale estimative des besoins.

Limites du Conseil du Trésor pour la passation
des marchés

5.164 (13/12/02) Une commande subséquente passée
dans le cadre d'une OC constitue un contrat distinct, auquel s'appliquent
les limites fixées par le Conseil du Trésor pour
l'attribution des marchés. Les limites fixées pour
TPSGC lorsqu'il passe des commandes subséquentes pour les
clients sont définies dans la section 6A. Pour la plupart
des clients, les limites fixées pour leurs différentes
commandes subséquentes (en tenant compte de la TPS ou de
la TVH) correspondent généralement aux limites normales
fixées par le Conseil du Trésor pour l'attribution
des marchés, à savoir :

BIENS ET SERVICES DE CONSTRUCTION

Marchés concurrentiels - 400,000

Marchés non-concurrentiels - 40,000

SERVICES, SAUF L'ARCHITECTURE ET LE GÉNIE

Marchés concurrentiels - 400,000

Marchés non-concurrentiels - 100,000

SERVICES D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE

Marchés concurrentiels - 40,000

Marchés non-concurrentiels - 40,000

SERVICES DE TRANSPORTS CANADA

Marchés concurrentiels - 2 millions de dollars

Marchés non-concurrentiels - 100,000

REMARQUE : pour prendre connaissance
de la répartition détaillée des limites
fixées par le Conseil du Trésor pour l'attribution
des marchés, veuillez consulter la Politique sur les marchés
du Conseil du Trésor, Appendice C, Directive du Conseil
du Trésor sur les marchés, partie I, Pouvoirs
généraux de passation des marchés et partie II,
Pouvoirs spéciaux de passation des marchés (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_c_f.html).

Limites des commandes subséquentes de TPSGC

5.166 (13/12/02) TPSGC est habilité à imposer d'autres
limites pour la valeur des différentes commandes subséquentes.

Approbation du Conseil du Trésor

5.168 (13/12/02) Il faut demander l'approbation du Conseil du
Trésor lorsque les différentes commandes subséquentes
dépassent les limites d'attribution des marchés précisées
dans la Politique sur les marchés du CT.

Limites des dépenses

5.170 (13/12/02) Il est facultatif d'inclure une clause de limitation
des dépenses dans les offres à commandes. L'agent
de négociation des contrats déterminera si il y a
lieu d'inclure une limite selon le type d'offre à commandes
(principale ou individuelle), de même que le degré de
contrôle sur les dépenses totales et les besoins du
client.

On peut appliquer la clause M4506D (Limitation financière).

Codage dans l'Environnement automatisé de l'acheteur
(EAA)

5.172 (13/12/02) Bien que la limite des dépenses dans les
offres à commandes soit optionnelle, l'agent de négociation
des contrats doit enregistrer la dépense ou la valeur estimative
de toutes les offres à commandes dans le Résumé d'approvisionnement
de l'EAA. On ne peut pas indiquer la somme de 0 $ ou de 1 $
comme valeur du document dans la Résumé d'approvisionnement
de l'EAA.

L'exigence exprimée ci-dessus pour le codage ne s'applique
pas aux offres à commandes individuelles et ministérielles
(OCIM), puisque les renseignements financiers sur les OCIM sont
enregistrés à la date à laquelle on passe
les commandes subséquentes. Les agents de négociation
des contrats doivent donc taper la somme de 0 $ comme dépense
ou valeur estimative de l'OCIM et la valeur réelle de la
commande subséquente passée dans le cadre de l'OCIM.

Type d'offres à commandes

5.174 (13/12/02) Il existe cinq types d'offres à commandes.

1. Offre à commandes principale et nationale (OCPN) :
   cette offre s'adresse à plusieurs utilisateurs autorisés,
   qui sont désignés dans l'OCPN et qui peuvent y
   faire appel partout au Canada.
2. Offre à commandes principale et régionale (OCPR) :
   cette offre s'adresse à plusieurs utilisateurs autorisés,
   qui sont désignés dans l'OCPR et qui peuvent y
   faire appel dans une zone géographique précise.
3. Offre à commandes individuelle et nationale (OCIN) :
   cette offre s'adresse à un utilisateur autorisé en
   particulier, qui est désigné dans l'OCIN et qui
   peut y faire appel partout au Canada.
4. Offre à commandes individuelle et régionale (OCIR) :
   cette offre s'adresse à un utilisateur autorisé en
   particulier, qui est désigné dans l'OCIR et qui
   peut y faire appel dans une zone géographique précise.
5. Offre à commandes individuelle et ministérielle
   (OCIM) : seul TPSGC peut faire appel à cette offre
   pour passer des commandes pour un ou plusieurs clients dont les
   noms sont indiqués dans l'OCIM.

Utilisateurs autorisés

5.176 (13/12/02) Les utilisateurs autorisés des offres à commandes
pourraient comprendre tous les ministères et organismes énumérés
dans les annexes I, II et III de la Loi sur la gestion des
finances publiques (LGFP) (http://lois.justice.gc.ca/fr/F-11/index.html).

5.177 (13/12/02) La Demande d'offre à commandes (DOC) doit
comprendre au minimum les renseignements suivants :

1. une définition claire des besoins et la durée
   au cours de laquelle on peut passer les commandes subséquentes;
2. l'information sur le nombre d'offres à commandes dont
   on veut autoriser l'utilisation;
3. les critères d'évaluation précis;
4. la méthode précise de sélection de l'offrant;
5. la méthode précise de classement, le cas échéant;
6. les procédures précises pour la passation des
   commandes subséquentes;
7. l'avis aux soumissionnaires en ce qui concerne la divulgation
   de leurs prix unitaires (cf. la clause M0090T du guide des CCUA);
8. les instructions, l'information, les modalités applicables à la
   DOC;
9. les instructions pour la préparation des offres;
10. les modalités applicables aux commandes subséquentes à passer.

Dans toute la mesure du possible, on doit indiquer une estimation
du volume des biens ou des services à commander dans la
Demande d'offre à commandes.

Commandes subséquentes concurrentielles et non-concurrentielles

5.180 (13/12/02) Commandes subséquentes concurrentielles

La meilleure offre à commandes

Dans de nombreux cas, on autorise l'utilisation que d'une seule
OC. Pour répondre à certains besoins, on ne fait
appel qu'à l'offre qui respecte toutes les exigences de
la DOC et qui fait état du meilleur rapport qualité-prix
(offre la mieux cotée). Dans ces cas, on considère
que les commandes subséquentes qui sont passées sont
concurrentielles et on peut exercer les pouvoirs prévus
pour la passation des commandes subséquentes selon ce régime.

Offres à commandes multiples

Dans d'autres cas, on autorise l'utilisation de plusieurs OC lorsqu'on
a tout lieu de croire qu'un seul fournisseur ne serait pas en mesure
de répondre à la demande dans le cadre des activités
opérationnelles. Dans ces cas, il faut exposer clairement
les méthodes de classement et les procédures de passation
des commandes subséquentes dans la DOC, pour que les offrants
intéressés en prennent connaissance dans la préparation
de leurs offres, ainsi que dans les commandes subséquentes,
pour guider les responsables autorisés lorsqu'ils doivent
passer des commandes subséquentes. Nous décrivons
ci-après deux modèles d'offres à commandes
multiples.

1. Offre à commandes multiples comportant un droit
   de premier refus

   Selon les procédures de passation des commandes subséquentes,
   lorsqu'on définit un besoin, le responsable autorisé à passer
   les commandes subséquentes doit contacter l'offrant
   qui a déposé l'offre à commandes la mieux
   cotée pour savoir s'il peut répondre aux besoins.
   Si l'offrant qui a déposé l'offre la mieux cotée
   peut répondre aux besoins, on lui passe une commande
   subséquente dans le cadre de son offre à commandes.
   S'il ne peut pas répondre aux besoins, le responsable
   autorisé à passer des commandes subséquentes
   contacte l'offrant qui a déposé l'offre à commandes
   la mieux cotée ensuite. Le responsable autorisé à passer
   des commandes subséquentes reprend ce processus jusqu'à ce
   qu'un offrant fasse savoir qu'il peut répondre aux besoins
   exprimés dans la commande subséquente. Autrement
   dit, les commandes subséquentes sont passées
   en fonction du principe du « droit de premier refus ».
   Lorsque l'offrant qui a déposé l'offre la mieux
   cotée ne peut pas répondre aux besoins, le responsable
   autorisé à passer les commandes subséquentes
   doit verser à son dossier une note en conséquence.
   On considère quand même que les commandes subséquentes
   qui sont passées ainsi sont concurrentielles , et on
   peut faire appel aux pouvoirs de passation des commandes subséquentes
   selon le régime concurrentiel.

2. Offre à commandes proportionnelle

   Les procédures de passation des commandes subséquentes
   obligent à passer les commandes subséquentes
   proportionnellement, pour faire en sorte que l'offrant qui
   a déposé l'offre à commandes la mieux
   cotée reçoive le volume de travail préétabli
   le plus important, que l'offrant qui a déposé l'offre à commandes
   la mieux cotée ensuite reçoive le volume de travail
   préétabli le plus important ensuite, et ainsi
   de suite (par exemple, 50 % du volume de travail attribué à l'offre à commande
   la mieux cotée, 30 % à l'offre inscrite
   au deuxième rang et 20 % à l'offre inscrite
   au troisième rang). On doit décrire dans la DOC
   cette répartition préétablie du volume
   de travail, pour que les offrants intéressés
   en prennent connaissance dans la préparation de leur
   offre. C'est également ce que l'on appelle le « meilleur
   rapport qualité-prix collectif ». L'offre à commandes
   la mieux cotée représente le meilleur rapport
   qualité-prix pour le Canada, et l'offrant a droit à la
   plus grande partie du travail. Il faut donner à l'offrant
   qui a déposé l'offre à commandes la mieux
   cotée un avantage clair dans la répartition du
   volume de travail prévu (par exemple 20 % ou plus
   par rapport à la deuxième offre) et appliquer
   le même principe aux autres offrants. Il appartient à l'agent
   de négociation des contrats de définir ce qui
   constitue un avantage clair; cette notion peut varier selon
   les biens ou les services ou l'analyse de rentabilisation.
   On juge que les commandes subséquentes qui sont passées
   ainsi sont concurrentielles, et on peut exercer les pouvoirs
   de passation des commandes subséquentes selon le régime
   concurrentiel.

Les offres à commandes principales ne se prêtent
pas à cette répartition proportionnelle du volume
de travail. Lorsqu'on doit autoriser des offres à commandes
individuelles selon le principe de la répartition proportionnelle,
l'agent de négociation des contrats doit faire savoir à l'utilisateur
autorisé qu'il est obligé de surveiller les activités
de passation des commandes subséquentes pour s'assurer que
les travaux sont affectés conformément au principe
de la répartition préétablie des travaux.

Dans les cas exposés en a) et b) ci-dessus, les agents
de négociation des contrats doivent indiquer clairement,
dans la DOC, le nombre prévu d'offres à commandes
dont on devrait autoriser l'utilisation. Si on veut autoriser l'utilisation
d'offres à commandes multiples, il faut préciser,
dans la DOC, le principe selon lequel on passera les commandes
subséquentes (droit de premier refus ou répartition
proportionnelle). Si on doit passer des commandes subséquentes
dans le cadre d'offres à commandes diffusées selon
le principe de la répartition proportionnelle, on doit indiquer
cette répartition (par exemple, 50 %, 30 % et
20 %) dans la DOC.

En outre, lorsqu'on a l'intention d'autoriser l'utilisation d'offres à commandes
multiples, les agents de négociation des contrats doivent
prévoir une condition selon laquelle seules seront considérées
les offres à commandes qui accusent par exemple un écart
de moins de 10 % par rapport à l'offre la plus avantageuses
pour ce qui est du prix.

De plus, il faut mettre en place un système pour surveiller
les activités de passation des commandes subséquentes
et pour s'assurer qu'elles sont attribuées selon la répartition
préétablie du volume de travail, le classement des
offrants et les procédures de passation des commandes subséquentes
précisées dans les offres à commandes.

5.181 (13/12/02) Commandes subséquentes non-concurrentielles

Dans d'autres cas, on autorise l'utilisation de plusieurs OC,
sans toutefois établir de classement. C'est ce que l'on
ferait par exemple pour demander des prix portant sur un éventail
complet d'articles présentés dans un catalogue, lorsqu'il
est impossible de classer les offres. Le responsable autorisé à passer
les commandes subséquentes peut choisir l'OC à laquelle
on fera appel. Pour certains besoins, les agents de négociation
des contrats peuvent établir des paramètres afin
de guider les utilisateurs autorisés dans la sélection
de l'une des offres à commandes. Les commandes subséquentes
passées dans le cadre de ces offres à commandes sont
non-concurrentielles et on ne peut exercer que les pouvoirs de
passation des commandes subséquentes non-concurrentiels.

On peut attribuer une OC en régime non-concurrentiel à un
offrant pour l'éventail complet des produits et des services
présentés dans son catalogue. Les commandes subséquentes
qui lui sont passées ainsi sont non-concurrentielles, et
on ne peut exercer que les pouvoirs de passation des commandes
subséquentes non-concurrentiels.

Recoupement d'offres à commandes

5.182 (13/12/02) Les agents de négociation des contrats
ne doivent pas autoriser une deuxième OC s'il en existe
déjà une pour les mêmes produits ou services,
le même client et la même zone géographique.
Par exemple, on ne doit pas publier de demande d'OCIR ou d'OCPR
s'il existe déjà une OCPN. À l'inverse, on
ne doit pas établir d'OCPN sans consulter les régions.
(Lien avec l'Index des offres à commandes : http://soi.pwgsc.gc.ca/app/fr/index.htm)

À titre de gestionnaire des biens et des services, le
Service des approvisionnements doit coordonner l'émission
des offres à commandes. Lorsqu'un agent de négociation
des contrats propose de mettre en place une OC comparable à une
OC qui existe déjà, le gestionnaire des biens ou
des services responsable des biens ou des services visés
doit d'abord l'approuver. S'il le juge adéquat, le gestionnaire
des biens ou des services approuve l'émission de cette OC
comparable ou en double. L'agent de négociation des contrats
qui a proposé cette offre à commandes comparable
ou en double garde la responsabilité de l'élaboration
et de la mise en œuvre de la stratégie d'achat, comme pour
toute autre opération d'achat. Dans le document d'approbation
(PAPC ou plan d'achat), les agents de négociation des contrats
indiquent que l'approbation porte sur l'émission d'une OC
comparable à une OC existante, en expliquant les raisons
pour lesquelles il faut passer une autre OC et en indiquant que
le gestionnaire de biens ou de services responsable en a approuvé la
diffusion.

Formulaires d'offre à commandes

5.184 (13/12/02) Voici les formulaires qu'on peut utiliser dans
le cadre des offres à commandes.

On se sert des formulaires suivants pour les commandes subséquentes à passer
dans le cadre d'une OC : (on trouve ces formulaires dans l'application
FEL et en direct.)

Sécurité industrielle

5.186 (13/12/02) L'agent de négociation des contrats doit
déterminer, en collaboration avec le client :

1. la cote minimum de sécurité dont doivent justifier
   les offrants intéressés pour participer à la
   méthode d'approvisionnement de l'offre à commandes.

   Les exigences relatives à la sécurité doivent être
   précisées dans la DOC et dans l'APCSOC. Les commandes
   subséquentes doivent, le cas échéant,
   faire état d'exigences en matière de sécurité conformes
   aux clauses et aux conditions de l'OC. Il faut joindre à ces
   commandes la Liste de vérification des exigences relatives à la
   sécurité, dont on doit transmettre une copie à la
   Direction de la sécurité industrielle de TPSGC
   pour suivi, lorsqu'on passe ces commandes.

   OU

2. Si on ne doit PAS utiliser l'OC avec des commandes subséquentes,
   dans les cas où il faut exiger une cote de sécurité à quelque
   niveau que ce soit.

Retrait d'une offre à commandes

5.188 (13/12/02) Si l'offrant souhaite retirer son OC après
qu'on en ait autorisé l'utilisation, il doit, sauf indication
contraire dans l'OC, faire connaître à l'autorité contractante
son intention en lui donnant par écrit un préavis
d'au moins trente (30) jours. L'autorité contractante émet
alors la « Révision de l'autorisation de passer
des commandes subséquentes à une offre à commandes
(RAPCSOC) », pour faire connaître à tous
les utilisateurs autorisés et à l'offrant la date
d'entrée en vigueur du retrait. Les commandes subséquentes
passées à l'offrant avant cette date sont exécutoires
selon la loi; l'offrant doit donc les exécuter.

TERMINOLOGIE

La méthode d'approvisionnement de l'offre à commandes permet
de lancer un appel d'offres pour la fourniture de biens et/ou la
prestation de services d'après un volume d'activités
exprimé de bonne foi. On peut alors autoriser l'utilisation
de une ou de plusieurs offres à commandes, pour permettre à un
ou plusieurs utilisateurs autorisés (dans les ministères
et les organismes clients) de faire l'acquisition de biens, de
services ou des deux à la fois, selon les besoins, en passant
directement des commandes à l'offrant (soit le fournisseur
ou le prestataire, selon le cas), à des prix ou selon une
base de tarification préétablis, pendant une durée
précisée et conformément à des clauses
et à des conditions définies. Cette méthode
d'approvisionnement est parfaitement adaptée aux situations
dans lesquelles les biens et les services à fournir sont
bien définis et lorsqu'un ou plusieurs clients en ont besoin
répétitivement, mais pour lesquels on ne connaît
pas, au début, la demande réelle des différents
biens ou services nécessaires (quantité et date et
lieu de livraison). Cette méthode d'approvisionnement comporte
des avantages, puisqu'elle accroît l'efficience du processus
d'achat et réduit le fardeau administratif pour le client
et TPSGC.

L'offre à commandes n'est pas un contrat.
Selon cette méthode, un fournisseur propose de fournir à des
clients des biens et/ou des services selon des prix ou une base
de tarification préétablis et conformément à des
clauses et des conditions définies pour une durée
précisée, sur demande. On conclut un contrat distinct
chaque fois qu'on passe une commande subséquente dans le
cadre d'une offre à commandes. Lorsqu'on passe une commande
subséquente, les modalités sont déjà définies,
et le Canada doit accepter sans condition l'offre du fournisseur.
La responsabilité du Canada est limitée à la
valeur réelle des commandes subséquentes passées
au cours de la durée précisée dans l'offre à commandes.

La commande subséquente passée dans le cadre
de l'offre à commandes est émise en vertu
des pouvoirs de l'utilisateur autorisé en bonne et due
forme, pour une offre à commandes précise. Lorsqu'on
passe une commande subséquente à l'offrant dans
le cadre de l'offre à commandes, on accepte cette offre
pour les biens ou les services commandés ou pour les deux à la
fois, ce qui donne lieu à un contrat. Sa Majesté la
Reine du chef du Canada, représentée par le ministre
de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, et l'offrant
sont les parties au contrat qui entre en vigueur lorsqu'on passe
une commande subséquente dans le cadre d'une offre à commandes.

La Demande d'offre à commandes (DOC) est
un appel d'offres lancé par l'autorité contractante
pour demander des offres à commandes. Comme tout autre document
d'appel d'offres, la DOC doit indiquer clairement les besoins,
la méthode d'évaluation et les critères de
sélection des offres, les procédures de passation
des commandes subséquentes, les méthodes de classement à employer
le cas échéant pour passer les commandes subséquentes
dans le cadre des offres à commandes autorisées et
toutes les clauses et conditions applicables aux contrats créés
par les commandes subséquentes.

L'Autorisation de passer des commandes subséquentes à une
offre à commandes (APCSOC) est un document émis
par l'autorité contractante et qui répond à deux
objectifs essentiels : premièrement, elle permet
de faire savoir à l'offrant qu'on a donné à certains
utilisateurs autorisés le pouvoir de passer des commandes
subséquentes dans le cadre de l'offre à commandes;
deuxièmement, elle permet de faire savoir aux clients
qu'on leur a attribué, pour cette offre à commandes,
le pouvoir de passer des commandes subséquentes, sous
réserve des modalités qui y sont indiquées.)

1. Parce que le fournisseur est payé immédiatement
   lorsqu'on se sert d'une carte de crédit, les dispositions
   sur le délai normal de paiement et les intérêts
   sur les comptes en souffrance ne s'appliquent pas. (Cf. les clauses M3503T et M3503C du
   guide des CCUA.)
2. Les agents de négociation des
   contrats doivent faire une vérification pour savoir si
   les clients ont besoin de ces services et reproduire, dans les
   offres à commandes, les détails pertinents. Dans
   ces cas, le formulaire de commande subséquente peut être
   justifié ou non.